Document · PDF

2022_tweede bestuursrapportage.docx

Raadsvergadering 22 december 2022, gemeente HarderwijkBij agendapunt: Tweede management- en bestuursrapportage8.243 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Tweede Bestuursrapportage 2022

1 Inhoudsopgave 1

Inhoudsopgave .........................................................................................................................................1

Inleiding.....................................................................................................................................................2

Samenvatting ............................................................................................................................................3

Financiële recapitulatie .............................................................................................................................4

Programma’s.............................................................................................................................................5

5.1

Programma 0 Bestuur en ondersteuning ........................................................................................5

5.2

Programma 1 Veiligheid ..................................................................................................................5

5.3

Programma 2 Verkeer, vervoer en waterstaat ................................................................................5

5.4

Programma 3 Economie..................................................................................................................6

5.5

Programma 4 Onderwijs..................................................................................................................6

5.6

Programma 5 Sport, cultuur en recreatie ........................................................................................6

5.7

Programma 6 Sociaal domein .........................................................................................................7

5.8

Programma 7 Duurzaamheid en milieu...........................................................................................8

5.9

Programma 8 Ruimte en wonen....................................................................................................10

Overige onderwerpen .............................................................................................................................10 01 Bedrijfsvoering ...................................................................................................................................10 02 Analyse kapitaallasten .......................................................................................................................12 03 Overige aandachtspunten..................................................................................................................12 04 Kredietverantwoording .......................................................................................................................13 05 Update aandachtspunten accountant ................................................................................................15

2 Inleiding Hierbij bieden wij u de tweede Bestuursrapportage (Berap) 2022 aan met als peildatum 01 september 2022. Wij stellen u voor de tweede Berap 2021 en de hierbij behorende begrotingswijziging voor kennisgeving aan te nemen en de begroting overeenkomstig te wijzigen. Aan de taakveldverantwoordelijken is gevraagd een doorkijk te geven in de ontwikkeling van de beschikbaar gestelde budgetten. Daarnaast is gevraagd om inzicht te geven in, afwijkende, beleidsmatige ontwikkelingen. Het uitgangspunt voor de verantwoording is, evenals voorgaande jaren, “management by exception”. Geconstateerde financiële afwijkingen ten opzichte van de begroting (inclusief wijzigingen) zijn veelal incidenteel van aard. Meerdere taakveldverantwoordelijken verwachten, op basis van informatie van budgethouders en inzichten primo september (inclusief de prognose tot en met ultimo 2022), geen significante financiële of beleidsmatige afwijkingen voor 2022. De energiecrisis heeft ook effect op de begroting van gemeente Harderwijk zelf. Verschillende taakveldverantwoordelijken hebben aangegeven hierdoor een nadeel te ondervinden op het taakveld. Uiteraard is de gemeente ook bezig om energiebesparende maatregelen door te voeren. Een volledig beeld van de invloed van de energielasten is momenteel nog niet beschikbaar per 1-9-2022.

Naast bovengenoemde afwijkingen zien we ook dat er sprake is van prijsstijgingen en mogelijke problemen bij de levering van materialen. De kans is aanwezig dat hierdoor de uitvoering van projecten vertraging oploopt, dat projecten later kunnen worden opgestart of dat projecten duurder worden. In dat laatste geval zal er aanvullende advisering plaats moeten vinden. Indien deze ontwikkelingen van substantiële invloed zijn op het taakveld of op een bepaald project, is dit in deze rapportage op het taakveld weergegeven.

3 Samenvatting De tweede managementrapportage 2022 presenteert vooralsnog een nadelig saldo van, afgerond, € 1.774.862,- Hiermee komt het begrotingssaldo voor 2022 uit op € 2.710.754,- voordelig.

Taakveld/onderwerp

Voordeel/Nadeel

Bedrag

Saldo na eerste Marap/Berap

€ 2.570.517,00

Effecten raadsbesluiten (o.a. meicirculaire en ov. raadsbesluiten)

€ 1.915.099,00

Programma 0

€

71.000,00

Programma 1

€

25.000,00

Programma 2

€

209.500,00

Programma 5

€

131.000,00

Programma 6

€

899.000,00

Programma 7

€

395.362,00

Programma 8

€

80.000,00

Analyse kapitaallasten

€

375.000,00

Bedrijfsvoering

€

339.000,00

Totaal effect 2de Marap/Berap

€ 1.774.862,00

Begrotingssaldo na 2de Marap/Berap

€ 2.710.754,00

Effect Tweede Marap/Berap per programma:

NB (V) is voordeel, (N) is nadeel

4 Financiële recapitulatie

Taakveld/onderwerp

Voordeel/ Nadeel

2022

2023

2024

2025

0.1 Bestuur

€

41.000,00

€

41.000,00

€

41.000,00

€

41.000,00

0.4 Overhead 0.7 Algemene uitkering en overige uitkeringen gemeentefonds

€

100.000,00

€

65.000,00

€

65.000,00

€

65.000,00

€

130.000,00

€

0.8 Algemene baten en lasten

€

200.000,00

1.2 Openbare orde en veiligheid

€

25.000,00

€

2.1 Verkeer en Vervoer

€

300.000,00

€

2.3 Recreatieve Havens

€

14.500,00

€

2.4 Economische havens en waterwegen

€

76.000,00

€

5.2 Sportaccommodaties

€

131.000,00

€

6.1 Samenkracht Burgerparticipatie

€

90.000,00

€

6. Sociaal Domein programmakosten

€

809.000,00

€

7.2 Riolering

€

73.362,00

€

7.4 Milieubeheer

€

282.000,00

€

7.5 Begraafplaatsen

€

40.000,00

€

8.1 Ruimtelijk ordening

€

80.000,00

€

Analyse kapitaallasten

€

375.000,00

€

Bedrijfsvoering

€

339.000,00

€

Saldo 2de Marap/Berap

€ 1.774.862,00

Begrotingssaldo 1ste Marap/Berap

€ 2.570.517,00

Overige besluitvorming (o.a. meicircu.)

€ 1.915.099,00

Begrotingssaldo 2022 na 2de Marap/Berap

€ 2.710.754,00

25.000,00 14.500,00

€ 116.500,00

€ € € €

€

25.000,00 14.500,00

116.500,00

€ € € €

€

NB (V) is voordeel, (N) is nadeel

1) Bij het geprognosticeerde saldo 2022 wordt uitdrukkelijk opgemerkt dat dit is gebaseerd op de gegevens over de eerste acht maanden van het jaar. Dit zal afwijken van het uiteindelijk saldo van de jaarrekening 2022, maar geeft wel inzicht in de huidige stand van zaken. Er zijn meerdere factoren die de komende maanden nog een rol spelen. Te denken valt o.a. aan de uitkomst van de decembercirculaire Gemeentefonds, de herziening van de grondexploitaties. 2) Het begrotingssaldo voor 2023 t/m 2026 is niet weergegeven. Op het moment van opmaken van de tweede bestuursrapportage is de begroting 2023-2026 alsmede het collegeprogramma en de septembercirculaire nog in besluitvorming. Gezien de waarschijnlijke effecten van deze stukken, wordt er hier geen saldo weergegeven voor 2023 en verder. Het saldo wat we hier momenteel kunnen presenteren zal zeer achterhaald zijn wanneer de tweede bestuursrapportage in december in de gemeenteraad komt en geen goed beeld weergeven.

25.000,00 14.500,00

116.500,00

5 Programma’s 5.1 Programma 0 Bestuur en ondersteuning Per saldo wordt op programma 0 vooralsnog een nadelig resultaat verwacht van € 71.000,-. In hoofdlijnen wordt dit saldo gevormd door: • •

• •

•

Conform het besluit van het AB van de VNG is de contributie 2022 € 11.000,- verhoogd. Daarnaast is ook de gemeentelijke bijdrage aan het Fonds GGU met € 30.000,- verhoogd. Het budget voor klein onderhoud op Huis van de Stad wordt met € 100.000,- overschreden. Dit wordt veroorzaakt door het onderzoek voor de aansluiting van het stadhuis op het te realiseren warmtenet en het realiseren van een extra (wethouders)kamer en aanpassingen aan de kamer van de burgemeester. Het budget is voor € 65.000,- structureel te laag geraamd blijkt de afgelopen jaren. We stellen voor dit bij te stellen en mee te nemen bij de herziening van het MJOP. Door een vertraging op inkomsten is er wellicht een kasgeldlening nodig voor ca. 3 maanden (o.a. door het doorschuiven van inkomsten uit Grexen, Dit brengt mogelijk een extra last van € 30.000,met zich mee. Bij het opstellen van de begroting 2022 is een te verwachtte opbrengst van € 130.000,- abusievelijk dubbel begroot dit betreft een opbrengst vanuit de AZC gelden (faciliteitenbesluit 2022-2026) deze is zowel binnen de bedrijfsvoering als ook binnen het taakveld 0.7 begroot, voor 2022 is dit een incidenteel nadeel. Over 2021 is een hoger bedrag uit het BTW compensatiefonds ontvangen. Dit leidt in 2022 tot een incidenteel voordeel van € 200.000,-

5.2 Programma 1 Veiligheid Per saldo wordt op programma 1 vooralsnog een nadelig resultaat verwacht van € 25.000,-. GGD verzorgt de lijkschouw in alle deelnemende gemeenten als onderdeel van de taken voor de forensische geneeskunde. Bij het vermoeden van een niet – natuurlijke dood of lijkvinding doet de GGD – arts onderzoek en rapporteert zo nodig aan de Officier van Justitie. De gemeentelijke bijdrage geeft in ieder geval de laatste jaren geen reëel beeld meer van de werkelijke kosten, die verband houden met de uitvoering van deze wettelijke taak.

5.3 Programma 2 Verkeer, vervoer en waterstaat Per saldo wordt op programma 2 vooralsnog een nadelig resultaat verwacht van € 209.500,-. In hoofdlijnen wordt dit saldo gevormd door: • De lopende verplichtingen voor wegenonderhoud bedragen reeds € 250.000,- meer als gevolg van stijgende kosten. Tevens verwachten we een overschrijding op het budget straatmeubilair van € 10.000,- als gevolg van stijgende kosten. Voor wat betreft de stijgende energielasten en netwerkkosten wordt vooralsnog uitgegaan van een nadeel van € 30.000,-. Dit betreft dan voornamelijk de verlichting van de wegen. • Tevens is er meerwerk voor onderzoek centrumroute. Deze kosten zijn geschat op € 10.000,• Op 31 maart 2020 heeft het college besloten het gastheerschap Havens en het Havenbeheerplan vast te stellen. Voor het Gastheerschap Havens betekent dit dat de tijdelijke aanstelling van 2 jaar voor 3 nieuwe havenmeesters (besluit college 20-3-2018) omgezet wordt in een definitieve aanstelling. Van twee havenmeesters is het urencontract verminderd en is besloten een flexibele schil in de zomerperiode toe te voegen. Die nieuwe collega zal ook veel onderhoudszaken oppakken in samenwerking met het onderhoudsbedrijf. De nog beschikbare middelen zijnde € 14.500,- kunnen structureel vrijvallen. • Opbrengstenstijging naar 60% is nog niet opgenomen in de begroting 2022. Excl.

Waterfront en woonschepen (besluitvorming dat deze niet geïndexeerd mogen worden) is dit € 76.000,- hogere opbrengsten. Betreft een incidenteel voordeel in de begroting.

5.4 Programma 3 Economie Fysieke bedrijfsinfrastructuur Voor 2022 ligt de nadruk op de verwachte gronduitgifte op Lorentz III en Sypel. 5

Ten opzichte van de huidige grex Lorentz III wordt 70% (4,0 ha.) gerealiseerd van de in de grondexploitatieberekening verwachte gronduitgifte in 2022 (5,8 ha.). Voor de rest grex Sypel is de verwachting dat de verwachte gronduitgifte in de grex volledig wordt gerealiseerd.

5.5 Programma 4 Onderwijs Er worden vooralsnog geen substantiële afwijkingen ten opzichte van de vastgestelde begroting (inclusief wijzigingen) en voorgenomen beleid voorzien.

5.6 Programma 5 Sport, cultuur en recreatie Per saldo wordt op programma 5 vooralsnog een nadelig resultaat verwacht van € 131.000,-. Exploitatie Sypel • De nieuwbouw van het zwembad wordt later opgeleverd, dan oorspronkelijk beoogd was. In de exploitatie van de Sypel was in de begroting van 2022 rekening gehouden met lagere energielasten, lagere onderhoudskosten en hogere inkomsten. Daarnaast zijn de energielasten substantieel toegenomen door de energiecrisis. Dit leidt tot een tekort voor 2022. Conform besluitvorming begroting en jaarrekening 2021 is voor de jaarschijf 2022 € 335.000,- beschikbaar gesteld ter dekking van het bovengenoemd exploitatie te kort Sypel 2022. Hierdoor wordt het netto een nadeel verwacht op exploitatie van de Sypel van € 63.000,• Het zwembad is in maart 2022 gedurende een aantal weken volledig gesloten geweest ten gevolge van ernstige stormschade. Hier zijn extra herstelkosten voor gemaakt en er is inkomstenderving. Het is nog onbekend wat de verzekeraar al dan niet vergoedt en welke impact de totale schade van € 77.500,- heeft op de omzet en de kosten. Schade is geclaimd bij verzekeraar, echter nog niet duidelijk of deze kosten vergoed worden. Deze wordt daarom nog niet financieel bijgesteld. • O.a.

doordat het opleveren van de Sypel later is geweest dan gepland, zijn er minder huuropbrengsten geweest plus een compensatie aan de horeca-exploitant uitgegeven. Dit resulteert in een nadeel van € 10.000,-. Daarnaast heeft de stormschade en COVID-19 ook een nadelig effect gehad op minder huuropbrengsten voor zowel het zwembad als voor de gymzalen. Deze laatste resulteerde in een tekort van € 30.000-,. Sporthallen zijn door de effecten van Corona ook geraakt. Hierdoor is een nadelig resultaat ontstaan van € 50.000,- op huuropbrengsten sporthallen. Van rijkswege is, ter dekking van de effecten COVID-19 2021 een bijdrage ontvangen van, afgerond, € 47.000,-. Per saldo is voor dit onderdeel sprake van een nadelig resultaat van, afgerond € 43.000,-. • In een eerder stadium is al gemeld dat het automatiseringssysteem van de Sypel (verhuur binnensport-accommodaties, kassa-/toegang- en lesregistratiesysteem zwembad) sterk verouderd is. Het systeem moet vervangen worden, ook omdat de huidige leverancier stopt met de dienstverlening. Zij heeft het contract per 31-12-2023 opgezegd. Komende periode start het vooronderzoek voor een nieuw systeem, waarna de aanbesteding start. Dit leidt waarschijnlijk tot een structureel nadeel van ca. € 50.000. Hierover zal in 2023 meer duidelijkheid zijn.

Energie Overige binnensportaccommodaties • Tevens verwachten we een nadeel voor gas en energie bij zaal stadsweide, Toussaintstraat, Biezenplein, Huygenslaan en Deventerweg i.v.m. de stijgende prijzen, de verwachting is dat we een nadeel van € 10.000,- voor Stadsweide en € 15.000,- voor de andere gymzalen krijgen. Krediet(en) Nieuwbouw Sypel In 2019 is door uw Raad een bedrag van € 181.000 ter beschikking gesteld voor herstel en vernieuwing van de hekwerken Groot Sypel fase 3. De werkzaamheden zijn met uitzondering van de hekwerken bij zwembad en sporthallen de Sypel opgeleverd. De tot op heden gemaakte kosten bedragen € 140.622,77 zodat een restant krediet resteert van € 40.377,23. Voorgesteld wordt het restant toe te voegen aan het beschikbaar gestelde krediet Renovatie Sypel Terreininrichting (administratief verwerkt als INV0123) ter dekking van de nog uit te voeren werkzaamheden aan de hekwerken van het zwembad bij het fietspad en verdere inrichting van de grasstrook naast het fietspad. Er is hiervoor niets opgenomen binnen het krediet van de nieuwbouw Sypel. De realisatie van het nieuwbouw zwembad de Sypel nadert zijn eindfase. Na de aanbesteding van het nieuwbouw project (januari 2021) zijn er een aantal bijzondere en niet voorziene ontwikkelingen geweest, die financieel en qua planning gevolgen hebben.

Allereerst de gevolgen van de corona-crisis, vervolgens de oorlog in Oekraïne. Er loopt een traject met de aannemer over de stijgende prijzen. Hierna zal nadere advisering volgen.

5.7 Programma 6 Sociaal domein Per saldo wordt op programma 6 vooralsnog een nadelig resultaat verwacht van € 899.000,-. Samenkracht en burgerparticipatie De afgelopen jaren werkten verschillende zorgpartijen samen in de Aanleg aan het Albert Verweyplein aan het aanbod van dagbesteding. Als gevolg van de nieuwe aanbesteding dagbesteding hebben een aantal van deze partijen hun plannen moeten herzien en hebben hun huurdeel opgezegd per 1 april 2022. De resterende partners, het Odensehuis en ZorgDat, konden niet op zo’n korte termijn andere huisvesting vinden. Bestuurlijk is toen besloten het huurcontract bij Uwoon voor rekening van de gemeente te nemen en op zoek te gaan naar nieuwe partijen die in de Aanleg activiteiten kunnen bieden. Het leegstandsrisico ligt dus nu bij de gemeente en bedraagt voor 2022 waarschijnlijk € 90.000,- nadelig. Deze zullen ten laste komen van de budgetten Welzijn. Sociaal Domein programmakosten Op basis van de 2e prognose programmagelden 2022 vanuit Meerinzicht Domein Sociaal worden de volgende financiële afwijkingen gerapporteerd: Jeugd Wmo Participatie Lagere rijksbijdrage Buig Dekking vanuit circulaires Gemeentefonds Totaal

-/- € 2.807.000,€ 181.000,€ 1.257.000,-/- € 1.400.000,€ 260.000,-/- € 2.509.000,-

Het geprognosticeerde tekort kan voor € 1,7 miljoen opgevangen worden vanuit de reserve sociaal domein. Daarna is de reserve sociaal domein leeg. Wel zullen we bij de jaarrekening 2022, net als in 2021, voorstellen het overschot van Beschermd Wonen/Maatschappelijke Opvang 2022 toe te voegen aan de reserve, waardoor deze weer gevoed wordt. Dit betekent dat afgerond € 0,8 miljoen uit het begrotingssaldo gedekt moet worden. Ter volledigheid, in het weerstandsvermogen is een risico voor het sociaal domein opgenomen van € 4 miljoen. Jeugdzorg We zien het afgelopen half jaar nog steeds een toename van de uitgaven. Er zijn verschillende beleidsinterventies ingezet om de transformatie te versnellen en om de uitgaven te beperken: o.a. actieve regie, kaders voor afbakening jeugdhulp/passend onderwijs, versterken van het CJG, om de stijgende trend af te laten buigen. De CJG-subsidie is daarom in 2022 verhoogd en dit zal in 2023 nogmaals plaatsvinden tot een bedrag van € 1,4 miljoen in 2023 ten opzichte van de begroting 2022. Deze extra kosten hebben niet direct een verhogend effect op de totaalbegroting omdat deze investeringen in mindering worden gebracht op de begroting van het maatwerk. In de begroting van 2022 was daartoe al € 600.000,- van het maatwerk naar het CJG gedaan.

Door deze nieuwe versterking van het CJG, wordt nog eens € 1,2 miljoen van achteren (maatwerk) naar voren gebracht (CJG). Doordat het CJG moeite heeft met het invullen van de vacatures zal niet de gehele subsidie ingezet worden. Wat niet ingezet wordt, zal dan ook teruggevorderd worden. De toename is met name te verklaren door complexere problematiek bij de cliënten die in zorg zijn en de verschuiving naar hoog specialistische zorg. De effecten van COVID-19 zijn concreet lastig te herleiden, maar uit landelijke onderzoeken blijkt steeds meer dat er veel jongeren met depressieve klachten rondlopen, zeer waarschijnlijk ten gevolge van de Corona maatregelen. Enerzijds zien we een afname van het aantal aanvragen, anderzijds in een aantal gevallen uitbreiding van de ingezette ondersteuning. Daarnaast pakt het gewijzigde woonplaatsbeginsel nadelig uit voor de gemeente Harderwijk. Dit levert een nadeel op van ongeveer € 400.000,- over 2022. De tweede prognose, opgeleverd door Meerinzicht, over de ontwikkelingen in de zorgkosten (programmagelden) laat een tekort zien van ongeveer € 2,8 miljoen ten opzichte van de begroting 2022. In de rekenmethode gebruikt voor de prognose is geen rekening gehouden met de beleidsinterventies en lokale ontwikkelingen die impact kunnen hebben op het zorggebruik. Wmo De uitgaven voor Hulp bij Huishouden komen lager uit dan begroot.

De sterke stijging van de afgelopen jaren als gevolg van de invoering van het abonnementstarief lijkt zich te stabiliseren. Binnen de productgroep ‘voorzieningen’ zijn de uitgaven hoger dan begroot als gevolg van relatief veel dure woonvoorzieningen.

Participatie/rijksbijdrage BUIG In de begroting 2022 was gerekend met een sterke stijging van het aantal uitkeringen als gevolg van de corona pandemie. Deze stijging heeft zich niet voorgedaan. Ook de rijksbijdrage BUIG is naar beneden bijgesteld vanwege de lagere werkloosheid dan eerder geraamd. Dekking vanuit circulaires Gemeentefonds Gemeenten worden gecompenseerd voor de hogere salarislasten in het zorgdomein. Voor Harderwijk een bedrag van € 195.000,-. In de meicirculaire 2022 heeft een bijstelling plaatsgevonden van de integratieuitkeringen Participatie en Voogdij 18+ voor een totaalbedrag van € 65.000,-. Genoemde bedragen staan nog geparkeerd op de stelpost taakmutaties Gemeentefonds en kunnen worden ingezet ter dekking van de programmagelden. Energietoeslag Het bedrag aan energietoeslag dat huishoudens met een laag inkomen in 2022 ontvangen is in de zomer door het kabinet opgehoogd naar € 1.300,-. Huishoudens met een laag inkomen, die bekend zijn bij Meerinzicht hebben de toeslag automatisch ontvangen. Andere groepen die in aanmerking komen, maar niet automatisch kunnen worden bereikt, kunnen een verzoek doen voor uitbetaling van de energietoeslag. Tot en met 1 september is er voor een totaalbedrag van € 1.185.500,- aan energietoeslag uitbetaald. In de meicirculaire Gemeentefonds 2022 is er een compensatie vanuit het Rijk ontvangen van € 1.877.750,.

Deze compensatie is nog gebaseerd op een uit te keren bedrag van € 800,- per huishouden. In de septembercirculaire ontvangen gemeenten een aanvullende compensatie. De verwachting is dat deze middelen voldoende zijn om de uitgaven te dekken. De minister heeft de garantie gegeven dat de gemeenten voldoende gecompenseerd krijgen voor de uitgaven van de energietoeslag. De prognose is dat er eind 2022 voor een bedrag van € 3,35 miljoen aan energietoeslag is uitgekeerd. Leefgeld Oekraïense vluchtelingen Als gevolg van de oorlog in Oekraïne is er een enorme vluchtelingenstroom op gang gekomen. Een deel van deze vluchtelingen is en zal naar Nederland reizen. De vluchtelingen verblijven zowel in de gemeentelijke opvang als bij particulieren. Gemeenten verstrekken leefgeld aan de Oekraïense ontheemden. De gemeenten worden door het Rijk gecompenseerd voor de kosten. Tot en met 1 september 2022 is er totaal van € 92.400,- aan leefgeld betaald. Kosten opvang Oekraïners en vergoeding vanuit het Rijk Voor de opvang van Oekraïners ontheemden in de gemeentelijke opvang ontvangt de gemeente een vast bedrag per dag per bed zijnde € 100,-. Vanaf april worden er Oekraïense ontheemde opgevangen in Sonnevanck. De oorspronkelijke 20 opvangplekken zijn inmiddels uitgebreid naar 64. De financiële vergoeding (voor de periode tot 1 september 2022) die hier tegenover staat bedraagt € 451.600,-.

Uit deze vergoeding worden de gemaakte kosten gedekt zoals de huur van de accommodatie, inrichten van de kamers, loonkosten van de locatiemanagers en de ambtelijke capaciteit. Wet Inburgering De Wet Inburgering bestaat uit een uitvoeringsdeel en een programmadeel. De uitvoeringskosten zijn meegenomen in de begroting van de GR Meerinzicht. Via de algemene uitkering ontvangen gemeenten hiervoor middelen. Het programmadeel maakt deel uit van de prognose programmagelden Meerinzicht. Voor het programmadeel ontvangen gemeenten een specifieke uitkering (SPUK). Voor 2022 is dit € 298.000,-. Hierover moet jaarlijks, door middel van de SISA, verantwoording worden afgelegd. Dit onderdeel wordt budget neutraal in de begroting opgenomen.

5.8 Programma 7 Duurzaamheid en milieu Per saldo wordt op programma 7 vooralsnog een nadelig resultaat verwacht van € 395.362,-. In hoofdlijnen wordt dit saldo gevormd door: •

Door een calamiteit aan het riool in de Graaf Ottolaan (verzakte bestrating als gevolg van rattengangen en enkele kapotte voegverbindingen, is de geplande re-lining naar voren gehaald. Door de re-lining ligt er min of meer weer een 'nieuw' riool met een levensduur van tenminste 50 jaar. Dus geen vervangingskosten op korte termijn voor de te re-linen riolen. Lijkt erop dat toegezegde onderhoudsbijdragen aan herinrichtingsprojecten lager uit gaan vallen. Dit biedt de mogelijkheid om die 'winst' weg te strepen tegen de uitgaven voor de re-lining. Ook lijkt er bij de aannemer al ruimte om de Vondellaan dit jaar nog uit te gaan voeren en kan dit werk nog worden uitgevoerd tegen de kosten van het dit jaar aflopende raamcontract. Verwacht wordt dat een nieuw 8

•

raamcontract duurder uit zal vallen door o.a. gestegen kosten van grondstoffen etc. Indien uitvoering nog dit jaar kan, dan zijn de kosten voor re-lining Graaf Ottolaan en Vondellaan samen ca. € 135.000,In 2020 is er € 175.000,- onttrokken uit de algemene reserve op het tarief rioolheffing te dempen. Deze onttrekking is niet voor de jaren 2021 en 2022 meegenomen in de tariefberekening hierdoor is het tekort opgelopen tot € 150.000,-. Dit kan, gedeeltelijk, gedekt worden door een onttrekking van € 76.638,- uit de voorziening egalisatie riolering. Per saldo is dan nog sprake van een nadelig resultaat van € 73.362,-. Op basis van het afvalaanbod en de prijzen in de eerste helft van 2022 is de verwachting dat het taakveld afval per saldo binnen de begroting blijft. Wel zijn er stevige verschillen met de begroting. Dat is niet vreemd, want er moest voor de begroting van 2022 effecten worden geraamd zonder eigen ervaringscijfers. De belangrijkste verschillen voor de begroting 2022 zijn: De variabele opbrengst is lager dan begroot (mensen bieden iets minder vaak afval aan dan ingeschat). Dit is voordelig voor de inwoners en nadelig voor de gemeentekas. In totaal is er € 326.000 minder inkomsten uit heffingen. Uitbreiding openingstijden milieustraat kost € 95.000 extra. Extra (transport)kosten PMD a € 25.000.

De poortinkomsten milieupark zijn afgenomen van € 229.000 (2021) tot € 65.000 (verwachting 2022). Dat is € 25.000 lager dan begroot. De verwerking en inzameling van restafval kost meer dan begroot. Dit wordt ruimschoots gecompenseerd door lagere kosten voor gft. Per saldo € 100.000 voordeel De papierprijs is hoog gebleven. Dat geeft een voordeel van ongeveer € 100.000 ten opzichte van de compensatieregeling. Gft-hoogbouw kost € 270.000. Dat was niet begroot. Er is niet-begroot dividend van Omrin ontvangen over 2020 en 2021 dit resulteert in een voordeel van € 86.000. De raad heeft op 15 september 2022 besloten omtrent de zienswijze van twee (concept) begrotingswijzigingen van de ODNV. De concept begrotingswijziging m.b.t. Uitvoeringskosten 2022 heeft een incidenteel effect in 2022. In het advies is derhalve vermeld dat er een incidenteel nadeel van, afgerond, € 282.000,- meegenomen wordt in deze tweede managementrapportage. Wederom is dit jaar (waarschijnlijk) als gevolg van corona een druk jaar op de begraafplaatsen. We lopen ver voor op de prognoses van de aantal overleden personen. Dit betekent echter wel dat het personeel minder tijd heeft voor het reguliere groenwerk waardoor we extra in moeten huren. Tevens is dit voorjaar en begin zomer een zeer groeizaam weer geweest dus was extra inzet ook nodig.

Deze twee factoren met name zorgen voor de forse overschrijding van de budgetten van, afgerond, € 40.000,-. Deze hogere kosten komen niet terug in de leges. Deze worden namelijk al een jaar van tevoren vastgesteld. Echter hebben we voor 2022 vermoedelijk ook meer inkomsten dan begroot omdat het aantal begrafenissen hoger is dan begroot. Vanuit voorzichtigheidsprincipe zijn de verwachte hogere inkomsten niet meegenomen. Wanneer deze worden gerealiseerd, zullen deze onderdeel uitmaken van het jaarrekeningresultaat 2022.

Stand van zaken van het project windmolens: Stand van zaken van het project windmolens: Waterschap en Gemeente zijn bezig met het voorbereiden van de plaatsing van drie windturbines bij Lorentz haven. De kosten van het project worden voor 2/3 door de gemeente en voor 1/3 door het waterschap gedragen. In 2016 is een voorbereidingskrediet door de raad verstrekt, hetgeen rekening houdende met ontvangen provinciale subsidie en bijdragen van het Waterschap tot 2022 toereikend was. Na aanvraag van de SDE-subsidie heeft het project heeft forse vertraging opgelopen doordat een tweetal partijen in beroep gegaan zijn bij de Raad van State. Naar verwachting zal de uitspraak van de Raad van State aanvullende kosten met zich mee brengen. Onze inspanningen waren er tot op heden op gericht deze extra kosten (en de normale voortgangskosten van het project) mee te nemen met het verzoek om ophoging van het voorbereidingskrediet, zodra de uitspraak van de Raad van State er was. De RvS heeft deze datum echter meermaals opgeschoven, waardoor de behandeling pas medio 2023 of zelfs later zal plaatsvinden. De werkzaamheden naar de realisatie lopen ondertussen wel door. Door deze inschatting lopen bestedingen in 2022 en beschikbaar krediet niet meer gelijk. Voorgesteld wordt dit voor 2022 als hieronder beschreven te corrigeren.

Het krediet dient administratief te worden opgehoogd aan de uitgavenkant met € 610.000,- en aan de inkomstenkant met - € 350.000,-. De inkomsten volgen uit de samenwerking met het Waterschap. Per saldo betekent dit een ophoging van € 260.000,-. Deze ophoging zal worden ingebracht in de nog definitief vast te stellen businesscase conform het oorspronkelijke raadsbesluit in 2016. Er zal nadere separate advisering plaatsvinden richting de Raad. 9

5.9 Programma 8 Ruimte en wonen Per saldo wordt op programma 8 vooralsnog een nadelig resultaat verwacht van € 80.000,-. Vanwege de diverse ruimtelijke projecten en de hieruit voortkomende forse werkvoorraad heeft het DT op 26 januari 2022 ingestemd om de formatie van het Ruimtelijk Projectenbureau uit te breiden. De beschikbare formatie is inmiddels grotendeels ingevuld. Bij het werken vanuit projectteams hoort ook een meer project gestuurde administratie. Hier wordt in 2022 hard aan gewerkt. Er wordt veel tijd gestoken in ruimtelijke ontwikkelingen van derden die via Faciliterend grondbeleid mogelijk kunnen worden gemaakt. Het kostenbudget bestaat voornamelijk uit interne doorbelasting van formatie als externe doorberekening van inhuurkosten. Verwachting is dat deze kosten in 2022 niet volledig kunnen worden doorberekend naar de initiatiefnemers waardoor een nadelig resultaat ontstaat van € 80.000,-. Grondexploitatie (niet- bedrijventerrein) Drielanden In de grex Drielanden is de 1e gronduitgifte van fase 2 en 3 in Harderweide geraamd in 2022. Door vertraging in de uitwerking van de koopovereenkomst met de ontwikkelaars zal deze uitgifte vermoedelijk doorschuiven naar 2023. Dit geldt ook voor de geraamde kosten voor de aanleg van het geluidsscherm langs de A28. Waterfront In de grex Waterfront is de uitgifte van fase 3 deelgebied 2 geraamd.

De uitgifte van de grondgebonden woningen zal dit jaar plaatsvinden. De uitgifte van de appartementen schuift echter door naar 2023. Wonen en bouwen De huidige woonvisie wordt momenteel uitgevoerd maar is, vanwege de ontwikkelingen op de Woningmarkt, toe aan herziening. In het najaar van 2022 worden hiervoor de voorbereidingen getroffen. Ambtelijk zijn in 2022 de voorbereidingen getroffen om een vraag gestuurde woningbouw programmering op te stellen, hier wordt het komende jaar verder uitvoering aan gegeven: doel is sturing op de woningbouwopgave, bouwen voor de behoefte. In 2022 is de Woon- en Bouwagenda van het ministerie van VRO vastgesteld. Op basis daarvan is aan de provincies gevraagd om per regio afspraken te maken over de woningbouwopgave. Op 1 september 2022 hebben de regiogemeenten op de Noord-Veluwe hun aanbod ingediend bij de provincie. Uiterlijk 30 januari 2023 gaat de regio in Woondeal met de provincie afspraken vastleggen over de uitvoering. In het najaar van 2022 wordt gestart met het actualiseren van de huisvestingsverordening, de wettelijke termijn van vier jaar verloopt in 2023. In 2022 is gestart met het locatieonderzoek woonwagens.

6 Overige onderwerpen 01 Bedrijfsvoering Met ingang van 2022 heeft de ambtelijke organisatie van de gemeente Harderwijk een nieuwe vorm gekregen. Eén van de grootste wijzigingen is de overgang naar slechts twee domeinen en de nieuwe positionering van de teams, die zijn ondergebracht binnen de domeinen “Stad en Omgeving” en “Mens en Maatschappij”. De personele budgetten zijn ook onderverdeeld naar de teams. Hierdoor kunnen de personeelslasten per team geanalyseerd worden en beter geduid worden waar de voor- en nadelen in zitten. Per saldo wordt op dit onderdeel een nadelig resultaat verwacht van € 339.000,-. Bedrijfsvoeringskosten Domein Stad en Omgeving Domein Mens en Maatschappij Overige organisatieonderdelen

€ 233.000,- V € 277.000,- N € 63.000,- V

Het voordelige resultaat van domein Stad en Omgeving wordt met name veroorzaakt door het team ruimtelijk beleid waar nog geen volledige invulling van de formatie is en het team stadsbedrijf waar de salarislasten ook lager zullen zijn door het binnen de formatie te blijven, daarnaast ontvangen zij een aantal loonkostensubsidies die niet begroot zijn. De overschrijding binnen domein Mens en maatschappij wordt grotendeels veroorzaakt door de externe inhuur binnen de teams Bestuur &Organisatie en Samenleving, daarnaast blijven binnen Samenleving de inkomsten uit detachering achter op de begroting. Het verwachte resultaat van de overige organisatieonderdelen valt binnen de door de gemeenteraad vastgestelde afwijkingspercentages en wordt derhalve niet verder toegelicht. Overige personele budgetten Dit voordelige resultaat kan in hoofdlijnen als volgt worden verklaard: Als gevolg van de door de Rijksoverheid getroffen corona maatregelen en het thuiswerken zijn er minder reiskosten aan medewerkers uitbetaald € 65.000,- daarnaast is in de nieuwe cao een netto vergoeding van € 2,- per gewerkte thuiswerkdag afgesproken de totale kosten van € 16.000,- moeten hierbij gesaldeerd worden, totale voordeel komt dan uit op € 49.000,-.

Ook wordt verwacht dat het geraamde bedrag voor de werkkostenregeling (die zich richt op personele budgetten in de vorm van diverse personele vergoedingen, zoals kostenvergoedingen, cafetariaregeling, kerstpakketten etc..) kan vrijvallen omdat de totale vergoedingen en verstrekkingen niet boven de vrije ruimte van 1,2% van de fiscale loonsom uitkomt voordeel van € 95.000,-. Vanuit de nieuw afgesloten cao is er naast de indexatie ook afgesproken dat het minimum uurloon € 14,wordt, dit leidt tot een aanzienlijk hoger uurloon bij de medewerkers die een garantiebaan hebben, voor 2022 is dit een nadeel van € 42.000, maar kan gedekt worden uit het budget cao-ontwikkelingen voordeel € 71.000,-. Naast het budget Werving en selectie die door de vele vacatures in 2022 met € 30.000,- wordt overschreden, is er ook door een hoger ziekteverzuim en begeleiding van langdurige ziektegevallen meer beroep gedaan op het budget bedrijfsgezondheidszorg verwacht nadeel is € 23.000,Op de overige posten resteert nog een saldo van € 65.000,- hieronder valt ook een niet in te delen stelpost die voor 2022 niet opgelost kan worden. Overige onderdelen Het betreft hier de voorzieningen voormalig personeel inclusief de wachtgeldvoorziening van de wethouders en de uitbreiding van het aantal wethouders.

Door de samenstelling van het nieuwe college inclusief de uitbreiding van 4 naar 5 wethouders (effect 2022, ca. € 41.000,-), en het beroep doen op de wachtgeldregeling (effect 2022 ca. €143.000,-), is de verwachting dat de extra incidentele lasten voor 2022 stijgen met € 184.000,- . De hoogte van de te vormen voorziening wordt bepaald bij de jaarrekening. Uren Instroom Grondbedrijf Voorafgaand aan een nieuw jaar wordt per grex een overzicht opgesteld van de verwachte interne en externe urenbesteding. Dit wordt vertaald naar meerdere plankostenkredieten. Het monitoren of de werkelijke urenbesteding in lijn ligt met de raming vindt tussentijds globaal plaats. Aan zowel het extra formatiebudget, dat in de periode 2019-2022 beschikbaar is gesteld, als de structurele formatie-uitbreiding in het team Ruimtelijk Projectenbureau is ter gedeeltelijke dekking een hogere doorbelasting aan de grondexploitaties geraamd. Doordat formatie/inhuur niet volledig is ingezet, is de totale doorbelasting aan grondexploitaties onrealistisch hoog geworden het verwachte nadelig resultaat is dan ook € 225.000,-. Budgetneutraal is er echter sprake van € 40.000- nadelig dit vanwege de relatie met de formatie/Inhuur van met name het team Ruimtelijk beleid waar nog vacatureruimte beschikbaar is.

02 Analyse kapitaallasten Analyse Kapitaallasten Door het later afronden, c.q. afsluiten van geplande investeringen is sprake van een voordelig resultaat van € 466.000,-. In hoofdlijnen betreft dit de volgende investeringen: Havendam/Openbare ruimte de Roef, Visie de Welle/Vlot strandeiland, Elzenhof, Tijdelijke woningen Oud Struikterrein en vrijval van kapitaallasten voor de geraamde VANG investering (betreft oorspronkelijk aanschaf ondergrondse containers, deze zijn alsnog opgenomen in het leasecontract). Daarnaast is sprake van een nadelig resultaat van, afgerond, € 91.000,-. Dit betreft de extra afschrijving op de kunstgrasvelden in 2022 in verband met vervroegde vervangen. Per saldo is dus sprake van een voordelig resultaat van, afgerond, € 375.000,-

03 Overige aandachtspunten Herschikking budgetten • In het kader van het integraal veiligheidsplan heeft er een herschikking van budgetten plaatsgevonden. € 40.000,- gaat van het budget asielzoekerscentrum (programma 6) naar het integraal veiligheidsplan (programma 1). Omdat deze verschuiving door middel van een neutrale wijziging over programma’s heen gaat is hier een formeel raadsbesluit voor nodig. •

Geconstateerd is dat de bijdrage aan Stichting Stad als Podium en Stichting Podia Harderwijk niet op het juiste taakveld geraamd. Deze omissie wordt middels besluitvorming van deze managementrapportage hersteld. Betreft mutatie van taakveld 5.6 naar taakveld 5.3. Betreft een budgettair neutrale mutatie van € 220.000,-.

•

Abusievelijk is op taakveld 7.2 Afval dividend Omrin verantwoord, dit had echter geraamd moeten worden op taakveld 0.5 Treasury. Voor 2022 gaat het om een bedrag van € 31.000,-. Door middel van een begrotingswijzing dient dit in de administratie verwerkt te worden.

•

Tijdens het invoeren van het nieuw financieel systeem is het budget voor stadsidee onder taakveld 5.7 openbaar groen per abuis verschoven naar taakveld 1.2 Uitvoeringskosten. Dit is in 2021 incidenteel gecorrigeerd. Echter betreft dit een structureel budget, dus moet het vanaf 2022 structureel overgeheveld worden naar het juiste taakveld 5.7 (6507020/43834). Dit gaat om € 45.000. Omdat dit over programma’s heen gaat, is hiervoor een raadsbesluit nodig.

•

De exploitatielasten voor de heetwatermachine onttrekken uit budget meerjaren Verkeer en vervoer (taakveld 2.1) en dit bij ramen bij Onkruid op verharding – heetwatermachine (taakveld 0.4 Overhead). Het gaat hier om een bedrag van € 8.500,-.

•

Begroting voor Vitale vakantieparken is in 2022 geraamd op taakveld 5.7 (Openbaar groen) dit moet echter geraamd worden op taakveld 8.3 (Wonen en Bouwen). Wijziging betreft een budgettair neutrale wijziging.

•

Op 7 maart heeft de gemeenteraad besloten € 100.996,- beschikbaar te stellen voor het project “Samen verder – Harderwijk zijn wij samen; Evaluatie en vooruitblik Burgerschap 2022 – 2026”. Voor de dekking van de lasten van burgerschapsactiviteiten 2022 is dekking gevonden in meerdere incidentele budgetten 2021. Abusievelijk zijn deze budgetten niet meegenomen in het overzicht “onderhanden werk 2021” en zijn derhalve vrijgevallen in het jaarrekeningresultaat 2021 en als saldo gemuteerd met de Algemene Reserve. Middels deze Marap wordt deze omissie hersteld en worden de middelen geraamd door een onttrekking van € 100.996,- aan de Algemene Reserve.

•

In het overzicht budgettair neutrale onderhanden werk, jaarrekening 2021, is € 94.935,- ten laste gebracht van de Algemene Reserves. Dit had echter ten laste gebracht moeten worden van de voorziening Havenwerken.

Formatie In de afgelopen maanden is meerdere advisering voorgelegd met personele consequenties. Voor de invulling van deze besluiten worden reeds beschikbaar gestelde middelen ingezet. De financiële rechtmatigheid van deze besluiten is onderdeel van deze managementrapportage. De mutaties van de financiële middelen zijn opgenomen in de door de raad vast te stellen begrotingswijziging van de tweede bestuursrapportage 2022. Het betreft onderstaande besluiten: •

Vanuit de diverse onderhoudsbudgetten uit het programma verkeer en vervoer zijn middelen beschikbaar voor de functie Strategisch medewerker Afval, Reiniging en Grondstoffen (1,2 FTE). Voor 2022, periode van twee maanden, afgerond, € 16.000,-. Voor 2023 zal er een dekking plaats vinden van, afgerond, € 96.000,-.

•

Creëren formatie vergunningverlener groen/grijs. Dekking voor deze formatie wordt gevonden door 0,25 FTE, schaal 9, over te hevelen van team Ruimtelijk Beleid naar team Ruimtelijke Dienstverlening. De overige 0,25 FTE wordt gedekt door ca. €19.205 vanuit het onderhoudsbudget openbaar groen.

•

Voor de vijfde wethouder en de bijbehorende secretariële ondersteuning is bij de begroting 2023 een stelpost opgenomen van € 140.000,-. Eind 2022 wordt de formatie van het bestuurssecretariaat met 0,8 fte uitgebreid. Hiervoor wordt een claim gelegd op deze stelpost van ca. € 42.000,-.

04 Kredietverantwoording Tussentijdse kredietverantwoording In dit hoofdstuk wordt aandacht besteed aan het verloop van de door de raad beschikbaar gestelde kredieten voor de realisatie van uiteenlopende investeringen in de sociaal maatschappelijke en economische infrastructuur van de gemeente. Investeringen, die we terugzien binnen de diverse programma’s van de begroting. Conform het raadsbesluit, d.d. 18 februari 2021, betreffende het proces kadernota en bestuursrapportages, worden met ingang van 2021 twee management- en bestuursrapportages opgesteld. De kredietverantwoording maakt deel uit van de 2e managementrapportage. Verantwoording en (financiële) afsluiting Voor het verkrijgen van inzicht in de voortgang en afwikkeling van investeringskredieten wordt tweemaal per jaar informatie verstrekt (bij de 2e Managementrapportage en de Jaarrekening). Daarbij legt het college verantwoording af over de realisatie van de in de begroting opgenomen investeringen, alsmede de afwikkeling van investeringen die nog doorliepen van voorgaande jaren. Bij de jaarrekening wordt een overzicht verstrekt van alle (lopende) investeringskredieten en er wordt duidelijk aangegeven welke kredieten kunnen worden afgesloten. Af te sluiten kredieten In onderstaande tabel wordt een opsomming gegeven van de tussentijds bij de managementrapportage af te sluiten kredieten.

Daarvoor is bij de krediethouders de benodigde informatie opgevraagd en aangeleverd. Nr.

Krediet

1 2 3 4

Nominale omvang

Geboekt t/m 2021

Geboekt in 2022

INV0194 Verv. Zandfilters Zwembad Sypel INV0180 hellingbaan in Strandhaven aan boulevard INV0214 Tractor (groot)

233.900

202.407

Te besteden ruimte 31.493

80.000

7.601

74.600

-2.201

80.000

82.350

-2.350

INV0209 Verv. Opslagsysteem bewakingscamera’s Totalen

55.000

448.900

210.008

156.950

81.942

Afsluiten ja

Toelichting bij advies tot tussentijdse afsluiting 1. INV194 Verv. Zandfilters Zwembad Sypel In 2021 is door de raad een krediet van € 233.900,- beschikbaar gesteld voor de vervanging van zandfilters zwembad de Sypel. Het werk is inmiddels gereed en het krediet kan derhalve worden afgesloten per 01-072022. 2. INV0180 hellingbaan in Strandhaven aan boulevard De werkzaamheden zijn conform planning afgerond en het krediet kan derhalve worden afgesloten per 0107-2022. 3. INV0214 Tractor (groot)

Op basis van het Wagenparkbeheerplan worden jaarlijks voertuigen en ander werkmaterieel vervangen en aangeschaft. Het tractiemiddel is geleverd. Er is sprake van een lichte overschrijding vanwege de algehele prijsstijging in machines. Het krediet kan worden afgesloten per 01-07-2022. 4. INV0209 Verv. opslagsysteem bewakingscamera’s Er is een efficiëntieslag gemaakt door twee bestaande camerasystemen samen te voegen tot één systeem. Hierdoor is het krediet niet meer nodig. Overig af te sluiten kredieten Naast bovenstaande kredieten worden een aantal kredieten afgesloten en omgezet naar een budget. Dit betreft een technische wijziging op grond van bevindingen van de accountant bij de jaarrekeningcontrole. Het gaat om de kredieten INV0045 ‘Duurz.maatr. Energieke stad’, INV0046 ‘Inzet duurzh.makelaar Lorentz III’ en INV0197 ‘Subs. Regeling duurzaamheidmaatregelen’ m.b.t. duurzaamheid Lorentz en subsidieregeling duurzaamheidsmaatregelen. Dit betreft het verstrekken van subsidies die allen gedekt zijn vanuit de bestemmingsreserve Duurzaamheidsmaatregelen Lorentz III. Er is geen sprake van financiële gevolgen. Het krediet INV0188 Reconstructie Scheepssingel is op basis van de kredietverantwoording bij de jaarrekening 2021 reeds afgesloten per 31-12-2021, echter is deze per abuis niet in de tabel van de jaarrekening 2021 opgenomen.

Afwijkingen kredieten De kredieten zijn bij de tussentijdse verantwoording tevens getoetst op afwijking in de tijd en financiële afwijking. Bij een financiële afwijking van 10% of 25.000,- is vastgesteld dat er aanvullende advisering dient plaats te vinden. Hiervoor kan ook de advisering omtrent de Marap dienen. Hieronder de conclusies uit de toetsing op afwijkingen kredieten. Voor de volgende kredieten dient er aanvullende advisering plaats te vinden: - INV0010 Routekaart windenergie Lorentz (projectontwikkelkosten) - INV0069 Herinrichting Havendam Opmerking kredieten tractie: De verwachting is dat verschillende tractiekredieten overschreden zullen worden dit jaar wegens stijgende kosten, dit zijn relatief kleine kredieten waardoor de absolute overschrijding waarschijnlijk mee zal vallen maar snel over de 10% grens gaat. Bij de jaarrekening zullen deze kredieten afgesloten worden en de kapitaallasten opnieuw berekend. De volgende afwijkingen in tijd zijn gemeld: - Voor het krediet INV0210 duurz. Veilig 30 en 60km zones is er sprake van vertraging bij de uitvoering door gebrek aan personeel bij de uitvoerders. - Voor het krediet INV0211 kantoormeubilair stadhuis. De levertijden zijn enorm lang en het meubilair kan pas in 2023 geleverd kunnen worden. - Wat betreft het krediet VANG-inzamelsyst. Huishoudelijk afval is er sprake uitstel door wijzigingen m.b.t.

afvalbeleid en personeelstekort.

05 Update aandachtspunten accountant Groen = kan afgesloten worden. Lichtgroen = kan waarschijnlijk bij volgende controle afgesloten worden Oranje = opgestart maar nog niet afgerond. Rood = nog niet opgestart Bevindingen eerdere jaren en opvolging Reactie gemeente 3. Aanbestedingen Binnen de gemeente heeft de inkoopcoördinator een ondersteunende rol ten aanzien van de aanbestedingen. Er is intern wel een procedure dat alle contracten met een omvang > EUR 100.000 via de inkoopcoördinator moeten lopen, maar er zijn geen controles ingebouwd die waarborgen dat dit ook gebeurt anders dan het achteraf vaststellen dat het is gebeurd (repressief). Hierdoor bestaat een restrisico dat bij aanbestedingen clustering van opdrachten niet plaatsvindt, waar dit wel wenselijk of verplicht zou zijn. Hierdoor loopt u mogelijk inkoopvoordelen mis, maar daarnaast loopt u ook een rechtmatigheidsrisico.

01-12-2020: In 2020 is het startformulier inkoop in leven geroepen. MIZ Financiën is gevraagd kredieten slechts beschikbaar te stellen bij het overleggen van een getekend inkoopformulier. N.a.v. de bevinding van de accountant is MIZ gevraagd dit proces te implementeren.

Verantw. domein B&O

Update 01-09-2021: Er zijn bevindingen op dit punt geconstateerd die voortkomen uit de situatie vóórdat de werkwijze is aangepast. De bevindingen leiden niet tot een aangepast oordeel. Wij gaan er voorts vanuit dat het startformulier het gewenste effect heeft en dat dit punt voor toekomstige aanbestedingen is opgelost. Update 10-10-2022: Het is gebleken dat de inzet van een (niet in het proces afgedwongen) inkoopstartformulier onvoldoende bescherming biedt tegen eventuele onrechtmatige aanbestedingen. Niet in het proces afgedwongen betekent in dit verband overigens dat indien er geen inkoopstartformulier aanwezig is, het proces ‘gewoon’ doorloopt. De beheersmaatregel is inmiddels over een andere boeg gegooid. Het inkoopregister wordt up-to-date gebracht en dit gaat bewaakt worden op dat er de juiste procedure gevolgd gaat worden.

4. Memoriaalboekingen Er vindt geen (formele) controle plaats door een tweede functionaris bij het maken van memoriaalboekingen. Hiermee loopt uw gemeente het risico dat onjuiste boekingen gemaakt worden en daardoor posten of baten/lasten onjuist verantwoord worden.

01-12-2020: Op dit moment wordt er binnen financiën volop gewerkt aan de implementatie van een nieuwe financiële applicatie. Dit punt zal hierin worden meegenomen. Deze implementatie zal op 1 januari 2021 zijn voltooid. Op dit moment is in het ontwerp een scheiding aangebracht tussen de functies inlezen en goedkeuren van een memoriaal. Deze zijn niet in dezelfde rol ondergebracht, waardoor het dus niet mogelijk is om een memoriaal door 1 persoon te laten inlezen en goedkeuren.

B&O

Update 01-09-2021: vanaf 1 januari 2021 is het nieuwe financiële systeem in gebruik genomen. De implementatie van de nieuwe processen is daarmee nog niet volledig afgerond. Dit zal in het najaar 2021 volledig zijn geïmplementeerd. Tot die tijd zal deze actie nog op deze lijst staan. Update 10-10-2022: Bij tussentijdse verbijzonderde interne controle is inmiddels gebleken dat er bij relevante memoriaalboekingen wel controle door een andere functionaris plaatsvindt. Met een nieuwe release van het financiële pakket zal er ook een logging van gemaakt kunnen worden, zodat ook deze controle beter aantoonbaar gemaakt kan worden. 01-12-2020: Op dit moment wordt er binnen financiën volop gewerkt aan de implementatie van een nieuwe financiële applicatie. Dit punt zal hierin worden meegenomen. Deze implementatie zal op 1 januari 2021 zijn voltooid. Dit wordt in een workflow vastgelegd. De persoon die een bankrekening bij een crediteur aanmaakt kan deze niet goedkeuren. Dit moet door een tweede persoon gedaan worden. Dit is overigens begin dit jaar in Decade ook al aangepast.

5. Stamgegevens crediteuren: autorisatie invoer en wijziging Wij hebben geconstateerd dat voor het invoeren of wijzigen van stamgegevens (waaronder bankrekeningnummers) van crediteuren geen autorisatie door een tweede functionaris plaatsvindt. Hierdoor bestaat het risico dat betalingen op het verkeerde bankrekeningnummer plaatsvinden en daardoor gelden ten onrechte aan de organisatie onttrokken worden.

B&O

Update 01-09-2021: vanaf 1 januari 2021 is het nieuwe financiële systeem in gebruik genomen. De implementatie van de nieuwe processen is daarmee nog niet volledig afgerond. Dit zal in het najaar 2021 volledig zijn geïmplementeerd. Tot die tijd zal deze actie nog op deze lijst staan. Update 10-10-2022: Tot nu toe werd vertrouwd op de controle bij betaling van de facturen door de 2e handtekeninghouder. Deze functionaris controleert facturen op juistheid van bankrekeningnummer en bedrag. Boven een bepaald bedrag worden alle betalingen gecontroleerd en daaronder vindt steekproefsgewijs controle plaats. Het lijkt vooral efficiënter om deze controle (minder controlewerk) voor in het proces in te bedden bij mutatie/invoer van bankrekeningnummers, maar er zal wel geborgd moeten worden dat er daarna geen aanpassingen meer gemaakt kunnen worden voordat de betaling plaatsvindt. Dit proces zal in de toekomst nog nader onderzocht worden. 01-12-2020: Op dit moment wordt er binnen financiën volop gewerkt aan de implementatie van een nieuwe financiële applicatie. Dit punt zal hierin worden meegenomen. Deze implementatie zal op 1 januari 2021 zijn voltooid. Dit wordt in

6. Stamgegevens crediteuren: Functievermenging Wij hebben geconstateerd dat twee medewerkers die stamgegevens crediteuren kunnen muteren ook budgethouder zijn voor enkele kostenplaatsen, waardoor

B&O

Bevindingen eerdere jaren en opvolging

Reactie gemeente

mogelijk sprake is van functievermenging. Hierdoor loopt uw gemeente een verhoogd risico dat betalingen op het verkeerde bankrekeningnummer plaatsvinden en daardoor gelden ten onrechte aan de organisatie onttrokken worden.

een workflow vastgelegd. De persoon die een bankrekening bij een crediteur aanmaakt kan deze niet goedkeuren. Dit moet door een tweede persoon gedaan worden. Dit is begin 2020 in Decade ook aangepast. Tevens zijn gebruikersrechten vastgelegd in rollen in een autorisatiematrix, welke tot stand is gekomen in overleg met de clusters op de afdeling en AOIB. In deze matrix is ook functiescheiding vastgelegd. Er wordt een audit-trial ingesteld op het wijzigen van autorisaties.

Verantw. domein

Update 01-09-2021: vanaf 1 januari 2021 is het nieuwe financiële systeem in gebruik genomen. De implementatie van de nieuwe processen is daarmee nog niet volledig afgerond. Dit zal in het najaar 2021 volledig zijn geïmplementeerd. Tot die tijd zal deze actie nog op deze lijst staan. Update 10-10-2022: Tot nu toe werd vertrouwd op de controle bij betaling van de facturen door de 2e handtekeninghouder. Deze functionaris controleert facturen op juistheid van bankrekeningnummer en bedrag. Boven een bepaald bedrag worden alle betalingen gecontroleerd en daaronder vindt steekproefsgewijs controle plaats. Het lijkt vooral efficiënter om deze controle (minder controlewerk) voor in het proces in te bedden bij mutatie/invoer van bankrekeningnummers, maar er zal wel geborgd moeten worden dat er daarna geen aanpassingen meer gemaakt kunnen worden voordat de betaling plaatsvindt. Dit proces zal in de toekomst nog nader onderzocht worden.

7. Inkopen: mandaatbesluit Wij hebben vastgesteld het (onder)mandaatbesluit niet op een juiste wijze is geïmplementeerd in de organisatie, concreet doordat wij hebben geconstateerd dat een inkoop is aangegaan en inkoopfactuur is geautoriseerd door een medewerker die niet in het (onder)mandaatbesluit voorkomt. Hierdoor loopt uw gemeente het risico op onrechtmatige inkopen.

01-12-2020: Alle kredieten zijn inmiddels voorzien van een rechtmatig aangewezen krediethouder. Het project besluitvorming is opgestart om dit structureel te borgen en wordt vanuit de 3 gemeenten in samenspraak met Meerinzicht nu vormgegeven.

B&O

Update 01-09-2021: Het project besluitvorming is nog niet afgerond, maar de scherpte op dit proces is reeds verbeterd. Dit uit zich in het feit dat er geen incidenten zijn geconstateerd waarbij het (onder)mandaat niet op de juiste wijze is toegepast. Wij beschouwen dit punt als afgerond wanneer het project besluitvorming gereed is. Update 10-10-2022: De belangrijkste tekortkoming ligt in de constatering dat de budgethoudersregeling wat verouderd is. Er wordt gewerkt aan het up-to-date brengen van de budgethoudersregeling. 01-12-2020: Op dit moment wordt er binnen financiën volop gewerkt aan de implementatie van een nieuwe financiële applicatie. Dit punt zal hierin worden meegenomen. Deze implementatie zal op 1 januari 2021 zijn voltooid.

8. Inkopen: autorisatie inkoopfacturen Uw gemeente kent geen functiescheiding tussen prestatieakkoordverklaarder (PAV-er) en budgethouder. Bij de autorisatie van de inkoopfacturen door de budgethouder is niet zichtbaar welke controle de budgethouder uitvoert en welke documenten hiervoor gebruikt worden. Hierdoor is niet zichtbaar hoe de prestatielevering is vastgesteld. Bovendien merken wij dat het voor de gemeente lastig is om de documenten of toelichtingen hoe de prestatielevering is gecontroleerd (tijdig) boven tafel te krijgen.

B&O

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Harderwijk&id=f51df92d-3647-43c7-b613-77ab2c5f2f8e