2021-10-13 Advies bestuur vaststellen BERAP 2021 en 1e BW 2021.pdf

ermelo gemeente harderwijk

Zeewolde

Advies Bestuur

Aan:

Bestuur

Communicatie:

Ja

Datum:

7 september 2021

Vertrouwelijk:

Zaaknr.

99990000011697

Stuk(ken) bijgevoegd:

Documentnr.

99990000041687

Behandeld:

A. Lammers 1 H. van 't Hul

Te volgen procedure:

Bestuur, DR

Afdeling:

Directie

Behandelwijze:

Ter besluitvorming

Ja

Onderwerp Bestuursrapportage 2021 en ontwerp 1e begrotingswijziging 2021 Voorstel Het bestuur besluit: 1. in te stemmen met de bestuursrapportage Meerinzicht 2021; 2. in te stemmen met het, in lijn met de verwerking bij de gemeenten, volledig laten vrijvallen van de verwachte lagere reiskosten. Waarmee een eventuele alsnog met terugwerkende kracht in te voeren thuiswerkvergoeding tot meerkosten in de jaarrekening zal leiden; 3. in te stemmen het opnemen van de extra Covid-19 gerelateerde lasten van C 116.000 in de 1e begrotingswijziging 2021 ten behoeve van het verhogen van de capaciteit cloudsoftware ten behoeve van digitale overleggen, extra accountskosten en inhuur voor aanvullende werkzaamheden; 4. De bestuursrapportage ter informatie aan te bieden aan de brongemeenten en de ontwerp 1e begrotingswijziging 2021 gebaseerd op verwerking van bestaande besluiten, opdrachten en Covidgerelateerde lasten aan te bieden aan de deelnemende gemeenten en deze de gelegenheid bieden tot het indienen van zienswijzen. Dit leidt tot de volgende mutatie in de bijdrage van de deelnemende gemeenten:

Bijdrage per gemeente uniforme en specifieke dienstverlening

Harderwijk

Ermelo Bijdrage per gemeente (bedragen x ť 1.000,-}

Begroting primitief 2021 (ind. effect Ie BW 2020)

Wijziging Begroting vanuit 2021 naar Bestuurswijziging rapportage 2021

Begroting primitief 2021 (ind. effect Ie BW 2020)

Zeewolde

Wijziging Begroting vanuit 2021 naar Bestuurswijziging rapportage 2021

Begroting primitief 2021 (ind. effect Ie BW 2020)

Wijziging Begroting vanuit 2021 naar Bestuurswijziging rapportage 2021

Uniforme dienstverlening - Domein Bedrijfsvoering

8.745

204

8.949

9.546

230

9.776

6.215

151

- Domein Sociaal

2.070

208

2.278

6.147

463

6.610

1.828

138

1.966

Totaal uniform

10.815

412

11.227

15.693

693

16.386

8.043

289

8.332

- Extra ondersteuning facilitair

29

29

- Extra HRM ondersteuning

23

23

- Extra formatie communicatie

BB

65

-Applicatie Moor

2

2

0

122

122

0

14

14

0

0

0

756

73

829

0

0

0

0

0

0

756

73

829

10.815

534

11.349

15.693

707

16.400

8.799

362

9.161

6.366

Specifieke dienstverlening Domein Bedrijfsvoering:

- Bekendmakingen Totaal specifiek bedrijfsvoering Domein Sociaal: - Toegang Jeugd Zeewolde Totaal specifiek sociaal Eindtotaal

5. om in het boekjaar 2021 een dotatie te doen aan de voorziening ''Voormalig- en bovenformatief personeel'' van C 405.666 in lijn met directieraadbesluit; 6. om per 01-08-2021 C 58.000 vrij te laten vallen uit de voorziening ''Voormalig- en bovenformatief personeel'' in verband met de beëindiging van het dienstverband van een voormalig medewerkster en deze middelen in te zetten voor de ontslagregeling van een medewerker in lijn met directieraadbesluit; 7. ten aanzien van de volgende investeringswijzigingen: a. in te stemmen met de overlopende kredieten vanuit 2020 naar 2021 vanuit de jaarrekening 2020 voor een totaalbedrag van C 93.000; b. in te stemmen met het bijstellen van het krediet Airco Ermelo 2020 en Decade 2020 vanuit de jaarrekening 2020 voor een totaalbedrag van C 122.000; c. in te stemmen met het afsluiten van het krediet actieve componenten 2021 (C 27.000); d. in te stemmen met het desinvesteren van de Airco Ermelo 2019 in verband met vroegtijdige vervanging vanwege technische gebreken voor een totaalbedrag van C 12.000; e. in te stemmen met het aanschaffen van 100 extra bureaustoelen als gevolg van thuiswerken voor een totaalbedrag van C 22.000 en in te stemmen met een afschrijvingstermijn van 10 jaar voor bureaustoelen; f. in te stemmen met het aanschaffen van extra AV-middelen voor C 72.000 voor de drie gemeentehuizen vanuit het secretarissenoverleg.

Besluit

Pagina 2/5 Zaaknummer 99990000011697/99990000041687

Inleiding De bestuursrapportage Meerinzicht (Berap) is onderdeel van de jaarlijkse planning ä control cyclus. De rapportage heeft betrekking op de werkelijke baten en lasten van het eerste halfjaar van 2021 en aanvullend hierop is de prognose verwerkt ten aanzien van de tweede helft van het boekjaar. Op basis hiervan wordt ten opzichte van de primitieve begroting, aangevuld met verwerking van eerder genomen besluiten (o.a. bij Jaarrekening en meerjarenbegroting) en aanvullende opdrachten een saldo voor het boekjaar 2021 geprognotiseerd. De bestuursrapportage geeft daarnaast een beleidsmatige verantwoording van organisatiekosten van het domein sociaal en domein bedrijfsvoering en de kosten van de dienstverlening van het domein bedrijfsvoering. Argumenten 1.1 Door de bestuursrapportage vindt verantwoording plaats en wordt begroting geactualiseerd Door vaststelling van de bestuursrapportage wordt verantwoording afgelegd naar de brongemeenten over de uitvoering binnen de twee programma's domein bedrijfsvoering en domein sociaal. Daarnaast worden bestaande opdrachten ver verwerkingen vertaald naar de ontwerp 1e begrotingswijziging 2021, zodat deze ter zienswijze voorgelegd kan worden aan de gemeenten. 2.1 Meerinzicht sluit hierbij aan op de werkwijze van de gemeenten Zowel landelijk als in de lokale OR-en is het een thema het al dan niet verstrekken van een thuiswerkvergoeding.

Dit omdat thuiswerken kosten voor bijvoorbeeld energie en koffie voor medewerkers met zich meebrengt die zij anders niet zouden hebben gehad. Hoewel anderzijds ook gesteld kan worden dat er bijvoorbeeld als gevolg van niet of minder reizen daar extra (vrije) tijd tegenover staat, en wellicht bijvoorbeeld kosten voor kleding lager zijn en dergelijke. Dit onderwerp is in structurele zin ook een aspect van de projectgroep die een advies voorbereid over hoe het werken in het "nieuwe normaal" (c.q. na Covidbeperkingen) er uit zou kunnen zien. Het voordeel op reiskosten valt nu in lijn met de werkwijze van de gemeenten vrij in het saldo. Het eventueel met terugwerkende kracht in voeren van een thuiswerkvergoeding leidt dan tot meerkosten in de jaarrekening. 3.1 Covid-19 kosten kunnen ten laste van de gelden daarvoor bij gemeenten worden gebracht. Gemeenten zijn (indirect) gecompenseerd voor de meerkosten in de bedrijfsvoering als gevolg van Covid. Als uitvoeringsorganisatie slaat een deel van die kosten neer binnen Meerinzicht en dient op vergelijkbare wijze via gemeenten verrekend te worden. 4.1 Ontwerp-1e begrotingswijziging betreft diverse onderdelen In de ontwerp-1e begrotingswijziging 2021 zijn diverse componenten opgenomen. Ten eerste is de 1e begrotingswijziging 2020 met bijbehorende technische wijzigingen voor jaarschijf 2021 verwerkt.

Daarnaast zijn "besluiten/nog te verwerken opdrachten" verwerkt, o.a. aanvullende opdrachten van de gemeenten (o.a. OG-ON besluiten). Tenslotte zijn Covid-19 gerelateerde lasten (C 116.000) verwerkt in de ontwerp-1e begrotingswijziging ten behoeve van het verhogen van de capaciteit cloudsoftware voor digitale overleggen, extra accountantskosten en inhuur voor aanvullende werkzaamheden. 4.2 Op basis van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (Wgr) hebben de deelnemende gemeenten de mogelijkheid een zienswijze te geven op de door het bestuur vastgestelde ontwerp begrotingswijziging Na besluitvorming wordt de Berap (ter informatie) inclusief begrotingswijziging (voor eventuele zienswijze) aangeboden aan de brongemeenten.

Kanttekeningen

Pagina 3/5 Zaaknummer 99990000011697/99990000041687

1.1 Geprognosticeerd nadelig concern saldo kan leiden tot voordelen of nadelen bij brongemeenten De prognose van de exploitatie van Meerinzicht komt op dit moment op een nadeel van C 30.000. Dit bedrag wordt in deze bestuursrapportage wel gemeld, maar niet in de begrotingswijziging opgenomen. Echter, bij het geprognosticeerde nadeel bij domein Bedrijfsvoering van C 659.000 en het voordeel van C 629.000 bij domein Sociaal, zal er op basis van de geldende verdeelsleutels de bijdragen van afzonderlijke gemeenten toe- of afnemen. In de bijdragen van de gemeenten is hier nog geen rekening mee gehouden. Bij de huidige saldo's van de twee domeinen zou de verdeling het volgende effect hebben: Domein

Saldo Domein

Saldo

Effect verdeel­ sleutel

Bedrijfsvoering

659 Sociaal

-629

Ermelo

230 Ermelo

-162

69

Harderwijk

260 Harderwijk

-360

-100

Zeewolde

169 Zeewolde

-107

62

4.1 Incidentele meevallers verzachten extra lasten van extern personeel In het boekjaar zijn er een aantal incidentele meevallers, o.a. vrijval van stelpost prijsmutaties, eenmalige voordelig saldo van meerjarige subsidie en vrijval van kapitaallasten in 2021. Dit compenseert de extra uitgaven aan externe medewerkers voor o.a. moeilijk in te vullen vacatures en de opvang van ziekteverzuim. Inmiddels is door de vernieuwde directie ingezet op een aangescherpte werkwijze rond de beheersing van de personele kosten. Financiële toelichting In de bijlage van de bestuursrapportage staat de 1e begrotingswijziging 2021, waarin de afzonderlijke posten zijn benoemd. Hieronder is een samenvatting van deze onderdelen opgenomen en is de bijdrage per gemeente verwerkt. Bijdrage per gemeente uniforme en specifieke dienstverlening Harderwijk

Ermelo Bijdrage per gemeente (bedragen xE 1.000.-}

Begroting primitief 2021 (ind. effect Ie BW 2020)

Wijziging Begroting vanuit 2021 naar Bestuurs­ wijziging rapportage 2021

Zeewolde

Begroting primitief 2021 (ind. effect Ie BW 2020)

Wijziging vanuit Bestuurs­ rapportage 2021

Begroting 2021 naar wijziging

Begroting primitief 2021 (ind. effect Ie BW 2020)

Wijziging vanuit Bestuurs­ rapportage 2021

Begroting 2021 naar wijziging

9.546

230

9.776

6.215

151

6.366

Uniforme dienstverlening - Domein Bedrijfsvoering

8.745

.204

8.949

- Domein Sociaal

2.Ū7Ū

208

2.278

6.147

463

6.610

1.828

138

1.966

Totaal uniform

10.815

412

11.227

15.693

693

16.386

8.043

289

8332

- Extra ondersteuning facilitair

0

29

29

- Extra HRM ondersteuning

0

23

23

- Extra formatie communicatie

0

68

68

-Applicatie Moor

0

2

2 0

14

14

0

122

122

0

14

14

0

0

0

756

73

829

0

0

0

0

0

0

756

73

829

10.815

534

11.349

15.693

707

16.400

8.799

362

9.161

Specifieke dienstverlening Domein Bedrijfsvoering:

- Bekendmakingen Totaal specifiek bedrijfsvoering Domein Sociaal: - Toegang Jeugd Zeewolde Totaal specifiek sociaal Eindtotaal

Pagina 4/5 Zaaknummer 99990000011697 / 99990000041687

Planning/proces Behandeling in MT bedrijfsvoering 13 september 2021; Behandeling in MT sociaal 14 september 2021; Behandeling directieraad 27 september 2021; Besluitvorming ontwerp 1e begrotingswijziging 2021 bestuur 13 oktober 2021; Aanbieden brongemeenten (zo spoedig mogelijk na het bestuursbesluit); Reactie zienswijze brongemeenten 6 weken na verzending van ontwerp 1e begrotingswijziging; Definitieve besluitvorming na behandeling eventuele zienswijzen 1e begrotingswijziging 2021 op 16 december 2021. Communicatie Betrokken ambtenaren van de brongemeenten ontvangen vooraf de te agenderen stukken voor het bestuur en na besluitvorming de vastgestelde stukken. Overige ondersteunende diensten en OR Niet van toepassing Heeft een relatie met Planning en control cyclus van de gemeente. Integraal afgestemd met MT domein bedrijfvoering en MT domein sociaal Bijlage(n) Bestuursrapportage 2021 Meerinzicht

Pagina 5/5 Zaaknummer 99990000011697 / 99990000041687