2021 01 26 concept raadsvoorstel proces kadernota en bestuursrapportages.docx

Routeformulier raad Onderwerp:

Proces Kadernota en bestuursrapportages

NIET INVULLEN Registratienummer:

02430000055157 / 02430000171388

Paraaf secretaris: Algemeen Datum:

26 januari 2021

Opsteller:

J. Kooij

Telefoon:

0341 411 309

Domein

raadsgriffie

Raadsgriffier

H.R. Lanning

Tekst voorstel openbaar:

ja

Eventuele uitzonderingen: Indien niet openbaar, redenen: Is het voorstel inhoudelijk besproken met de portefeuillehouder:

nee

Met wie is overleg gepleegd en wat is het resultaat:

auditcommissie heeft overlegd met MIZ financiën, akkoord

College Portefeuillehouder: Is het een besluit ingevolge de WKPB:

nee

Begrotingswijziging:

nee

Op lijst ingekomen stukken:

nee

Wijziging productraming:

nee

Vindt er communicatie over het besluit plaats? Zo ja, hoe?

Raadsbesluit is openbaar

Raad Gewenste datum in commissie: Naam commissie: Gewenste datum in raad:

18 februari 2021

Voorstel aan de raad Nummer: Datum: Opsteller: Portefeuillehouder: Onderwerp:

02430000055157 14 januari 2021 J. Kooij Proces Kadernota en bestuursrapportages

Inleiding Aanleiding De auditcommissie van de gemeenteraad van Harderwijk bestaat uit leden van de gemeenteraad en vertegenwoordigers van politieke fracties. De commissie adviseert onder meer over de kwaliteitsverbetering van de beleids en begrotingscyclus binnen de gemeente Harderwijk en de manier waarop de gemeenteraad daar over beslist. Dit wordt ook wel planning- en controlcyclus genoemd. In dit voorstel adviseert de auditcommissie aan de raad om te besluiten om: 1. Jaarlijks de kadernota voor het zomerreces te ontvangen en na het zomerreces te bespreken in de raad; 2. jaarlijks twee bestuursrapportages te ontvangen van het college van burgemeester en wethouders: na 1 mei en na 1 september. Kader De raad heeft het budgetrecht en stelt de begroting vast (art. 189 Gemeentewet) en gaat over de financiële controle (art 213 Gemeentewet). Verder heeft het college van burgemeester en wethouders een informatieplicht naar de raad (art. 169 en 180 Gemeentewet). Kadernota In de kadernota staan de plannen en de financiële consequenties daarvan voor de komende 4 jaar. De kadernota is het middel voor de gemeenteraad om te sturen, en kaders te stellen over waar wel en geen geld aan wordt besteed, waar uiteindelijk in de begroting over wordt besloten. Op dit moment is het gebruikelijk dat het college in het voorjaar de kadernota aanbiedt.

De meicirculaire, met de laatste wijzigingen vanuit het rijk is dan vaak nog niet verwerkt. Voorgesteld wordt om dit moment te verplaatsen, en voor het zomerreces (juni/juli) te laten plaatsvinden. Dan kan de meicirculaire wel verwerkt worden. Na het zomerreces (september) kan de kadernota door de gemeenteraad worden behandeld, en in het najaar (oktober) worden de acties en bijbehorende middelen voor het eerste jaar concreet gemaakt bij het vaststellen van de begroting voor het komende jaar. Het zomerreces voor de raad loopt gelijk met de schoolvakanties regio midden. Jaarrekening In de jaarrekening wordt teruggekeken op het vorige jaar, en controleert de raad of de doelen zijn behaald en of het geld is besteed zoals afgesproken was bij de begroting. Doordat de kadernota nu na het zomerreces wordt besproken worden deze onderdelen in de tijd iets verder uit elkaar getrokken. Debat over beide onderwerpen is overigens de laatste jaren al uit elkaar gehaald, de debatten vinden niet meer plaats in dezelfde vergadering. De gemeenteraad kan dan ook aan het college meegeven hoe met het resultaat van de jaarrekening moet worden omgegaan bij het opstellen van de kadernota. Bestuursrapportages Het college informeert de raad nu 1 x per jaar conform de financiële verordening, in het najaar, door een bestuursrapportage.

Een bestuursrapportage gaat over de voortgang van zaken die niet volgens planning -2-

verlopen. Het is een moment waarop de raad kan controleren hoe het college het beleid uitvoert. Het gaat dan om zowel het behalen van doelen als om de besteding van geld. Voorgesteld wordt om deze rapportages voortaan 2 x per jaar te doen, zowel in het voorjaar over de eerste 4 maanden (mei) als in het najaar over de eerste 8 maanden (september).

Huidige proces afspraken mei

Beschikbaarheid kadernota

mei

Beschikbaarheid jaarrekening

Nieuwe proces afspraken

Beschikbaarheid jaarrekening

mei

Beschikbaarheid Bestuursrapportage t/m maand 4 (uitloop aanlevering naar juni)

juni

Besluitvorming Bestuursrapportage t/m maand 4 (uitloop besluitvorming naar juli)

juni

Besluitvorming jaarrekening in raad

juni

Besluitvorming kadernota in raad

Besluitvorming jaarrekening in raad

juli

Beschikbaarheid kadernota

september

Besluitvorming kadernota in raad

september

Beschikbaarheid Bestuursrapportage

Beschikbaarheid Bestuursrapportage t/m maand 8 (uitloop aanlevering naar okt ivm verwerken septembercirculaire)

oktober

Besluitvorming Bestuursrapportage

Besluitvorming Bestuursrapportage t/m maand 8 (uitloop besluitvorming naar nov)

oktober

Beschikbaarheid begroting

Beschikbaarheid begroting

november

Besluitvorming begroting

Besluitvorming begroting

Alternatieven 1. Het moment van het agenderen van de kadernota kan ook op een ander moment in het jaar, het is ook mogelijk om de kadernota te schrappen, en enkel jaarlijks de begroting vast te stellen. Omdat wordt gehecht aan de mogelijkheid voor de raad om vooraf te sturen via de kadernota wordt door de auditcommissie geadviseerd deze mogelijkheid niet te schrappen. 2.

De raad kan bepalen hoeveel bestuur rapportages aan de raad gewenst zijn nu wordt voorgesteld dit van 1 naar 2 x per jaar te wijzigen. In de toekomst wordt het wellicht mogelijk om in een database te checken wat de stand van zaken is, dat kan dan op ieder moment. Voorwaarde is dan wel dat deze database actueel gehouden wordt.

Beoogd effect. De gemeenteraad houdt goed grip op het beleid en de bedrijfsvoering van de gemeente. Daarnaast is er voor de gemeenteraad sprake van goed inzicht in de mate waarin de doelstellingen zijn bereikt en is ook -3-

tussentijds informatie beschikbaar over de besteding van de beschikbaar gestelde budgetten.. Argumenten 1. Door de kadernota voor het zomerreces te ontvangen kunnen de uitkomsten van de meicirculaire en de eerste bestuursrapportage worden betrokken bij de kaderstelling. De uitkomst van de 1e bestuursrapportage en de uitkomst van de meicirculaire zullen betrokken worden bij een op te stellen notitie waaruit het financiële perspectief blijkt. Deze notitie geeft dan bij aanvang van het kadernota proces het meest actuele beeld van de financiële situatie van Harderwijk. Zowel de advisering over de eerste bestuursrapportage, de meicirculaire en het financiële perspectief zal de raad tegelijktijdig in de laatste vergadering voor het zomerreces ter besluitvorming/informatie worden voorgelegd. Door twee maal per jaar een bestuursrapportage te ontvangen in plaats van eenmaal per jaar is de raad vaker geïnformeerd en wordt de controlefunctie versterkt. Tot nog toe werd de uitkomst van de bestuursrapportage niet verwerkt in de begroting middels een begrotingswijziging. Gezien de komende rechtmatigheidsverklaring is het wenselijk dit vanaf nu wel te doen. Op deze manier kan de begroting nog aangepast worden aan de ontwikkelingen gedurende het jaar waardoor er geen, of minder snel, een probleem ontstaat bij het afgeven van een rechtmatigheidsverklaring door het college.

De uitkomsten van de septembercirculaire zullen niet meer met de begroting meegenomen worden maar betrokken worden bij de 2e bestuursrapportage (gevolgen lopende jaar) en bij de eerste bestuursrapportage in het nieuwe jaar (gevolgen volgende jaren) Verder is er sprake van meer harmonisering met Zeewolde en Ermelo, wat de efficiency Meerinzicht ten goede komt. Omgevingswet nvt Financiën nvt Duurzaamheid nvt Communicatie De besluitvorming is openbaar. Uitvoering . Na het raadsbesluit zijn de afspraken van kracht. Evaluatie De auditcommissie monitort dit proces, en kan voorstellen doen voor aanpassing. Bijlagen . -raadsbesluit

-4-