2021 01 19 Toegevoegd achtergrondinfo Notitie Governance EHZMiz.pdf

“Notitie Governance EHZMiz-samenwerking”. Inhoud: 1. Inleiding en opdracht 2. Huidige inrichting governance EHZMiz-samenwerking 3. Voorstel governance EHZMiz-samenwerking 4. Conclusie 1. Inleiding en opdracht Het bestuur van Meerinzicht heeft de gemeentesecretarissen opdracht gegeven om door middel van een zogenaamde ‘korte klap’ de governance van Miz Domein Sociaal te vereenvoudigen. De opdracht is onder andere voortgekomen uit de wens van de portefeuillehouders Domein Sociaal om meer grip te krijgen op de bedrijfsvoeringsaspecten. De afgelopen periode (met ingang van 2018) is ervaring opgedaan met de hybride organisatie van het Domein Sociaal. De programmagelden zijn in de gemeentelijke begrotingen opgenomen en de middelen voor de uitvoering van het Domein Sociaal in de begroting van Meerinzicht. Daarnaast hebben de gemeentesecretarissen gekeken naar mogelijke vereenvoudigingen in de ambtelijke governance rondom het thema EHZ-samenwerking. In deze notitie zijn verbetervoorstellen voor zowel het bestuurlijke als het ambtelijke domein samengebracht. De afgelopen periode is het volgende waargenomen: a)

Bestuurlijk a. Het bestuur Miz heeft de gemeentesecretarissen verzocht om de governance Miz Domein Sociaal te vereenvoudigen; b. Door de portefeuillehouders domein sociaal is de wens geuit om meer grip te krijgen op de sturing van Meerinzicht Domein Sociaal wat betreft bedrijfsvoeringsaspecten; c. Portefeuillehouders Domein Sociaal hebben gevraagd om meer rechtstreeks contact met (beleids)medewerkers Miz voor bijvoorbeeld overleg op casussenniveau en businesscontrol. (Maatwerk per portefeuillehouder/gemeente); d. Door drie colleges is de ambitie uitgesproken om te investeren in de doorontwikkeling van de EHZ-samenwerking; e. Binnen het kader van de Doorontwikkeling van de EHZ-samenwerking is besloten tot een gezamenlijk Programma Dienstverlening, het opstellen van een gezamenlijke gebiedsagenda EHZ en samenwerking op onderdelen van de omgevingsvisie te verkenning.

b)

Ambtelijk Directieraad Miz versus Secretarissenoverleg EHZ a. De agenda’s van beide overleggen vloeien in elkaar over. Een actueel/spoedeisend onderwerp kan daardoor op de ‘verkeerde tafel’ worden besproken; b. Vergaderingen worden regelmatig opgeknipt, vanwege het spoedeisende karakter van onderwerpen vanuit de andere tafel; c. Regelmatig extra vergaderingen; d. Onderwerpen worden van de ene naar de andere tafel doorverwezen met als gevolg dat deze niet worden opgepakt; OGON a. b.

c)

Door vermenging van tafels op secretarissen- en directieniveau komt de rolzuiverheid van het OGON Domein Bedrijfsvoering een OGON Domein Sociaal in het geding; Het onderscheid tussen de tafels OGON Domein Bedrijfsvoering en OGON Domein Sociaal draagt niet bij aan de integraliteit van opdrachten aan Miz.

Meer algemeen: er sluipt zoetjesaan een soort van wij/zij verhouding in de relatie tussen brongemeenten en Meerinzicht.

1 Versie: 20201013 (college 20 oktober 2020)

Samenvattend: er zijn voldoende aanleidingen om de governance van de EHZ-samenwerking te verbeteren.

2. Huidige structuur governance EHZMiz-samenwerking In de onderstaande figuur is op hoofdlijnen de huidige governance structuur weergegeven.

Directeur Domein Sociaal

Directeur Domein Bedrijfsvoering

Uit deze figuur blijkt dat er een onderscheid is tussen de governance van de EHZ-samenwerking (linkerzijde) en de formele in de gemeenschappelijke regeling vastgelegde governance structuur van Meerinzicht (rechterzijde). Beide OGON-tafels worden in voorkomende gevallen als adviesorganen ingezet. Dat kan vanuit de Directieraad Miz of het Secretarissenoverleg EHZ worden geïnitieerd. De OGON-tafels zijn ingericht om (gezamenlijke) nieuwe opdrachten aan Meerinzicht te adresseren of bestaande (gezamenlijke) opdrachten bij te stellen. De OGON-tafels hebben daarmee primair geen adviestaak richting secretarissenoverleg EHZ of Directieraad Miz. De leden van beide OGON-tafels ondersteunen inmiddels de gedachte om beide tafels te integreren, zodat (nieuwe) opdrachten integraal kunnen worden geadresseerd binnen Miz. Het gele ei stelt het gezamenlijke portefeuillehoudersoverleg sociaal domein voor waar afstemming plaatsvindt over beleidsonderwerpen. Deze tafel is gemeentelijk georiënteerd, omdat de programmagelden (Jeugd, Wmo en Participatiewet) in de begrotingen van de gemeenten zijn opgenomen. Hiertoe is in 2017 bewust besloten om te voorkomen dat het bestuur van Meerinzicht inhoudelijk over het beleid domein sociaal gaat en er een SDV nieuwe stijl zou kunnen ontstaan.

Keerzijde van het gekozen model is dat de portefeuillehouders domein sociaal op dit moment onvoldoende grip ervaren op de bedrijfsvoeringsaspecten van Miz DS. In de structuur van de EHZ-samenwerking is een Breed afstemmingsoverleg (Bao) opgenomen. Deze tafel, bestaande uit OGON-leden en sleutelfiguren uit de vier organisaties, heeft als taak om de doorontwikkeling van de EHZ-samenwerking mede vorm te geven. Aan het Bao worden samenwerkingsvoorstellen vanuit het Secretarissenoverleg EHZ voorgelegd met afhankelijk van het voorstel als doel het bereiken van overeenstemming, afstemming en/of het creëren van draagvlak.

2 Versie: 20201013 (college 20 oktober 2020)

3. Voorstel governance EHZMiz-samenwerking

Directeur Domein Sociaal & Directeur Domein Bedrijfsvoering

Het voorstel is om de governance van de EHZ-samenwerking, inclusief Meerinzicht, zodanig vorm te geven dat het onderdeel Meerinzicht Domein Sociaal beter aansluit bij de informatie- en sturingsbehoeften van portefeuillehouders van de brongemeenten (maatwerk) Het breder oppakken van het governancevraagstuk leidt tot eenduidigheid in de governance van de EHZMiz-samenwerking. Daarmee komt de regie in handen van de drie gemeentesecretarissen, waardoor de rollen van de overige tafels zuiverder kunnen worden ingevuld. Processen om te komen tot integrale voorstellen worden eveneens geborgd. Bovendien is hiermee de EHZ-governance up to date en toekomstbestendig. Ten opzichte van de huidige governance structuur worden de volgende wijzigingen voorgesteld: a)

Inregelen van portefeuillehoudersoverleggen sociaal domein. Tijdens het afstemmingsoverleg tussen de bestuurder Miz en portefeuillehouders Domein Sociaal op 3 september jongstleden is afgesproken dat portefeuillehoudersoverleggen tussen medewerkers Miz Domein Sociaal en wethouders Domein Sociaal worden ingeregeld. Hier is maatwerk per brongemeente mogelijk. Het gezamenlijk portefeuillehoudersoverleg Domein Sociaal wordt in stand gehouden.

b)

Inrichten van een escalatiemodel Tijdens het afstemmingsoverleg tussen bestuurders op drie september jongstleden is ook gesproken over de inrichting van een escalatiemodel. In voorkomende gevallen vindt er overleg plaats tussen de portefeuillehouders Domein Sociaal en het bestuur van Meerinzicht om geschillen te beslechten. Het uitgangspunt is dat de uitvoering van (gezamenlijke) opdrachten als gevolg van nieuw beleid, inclusief middelen voor de uitvoering, via het gecombineerde OGON in Meerinzicht landen. Uitdrukkelijk is bepaald dat het verbreden van het bestuur Meerinzicht met portefeuillehouders Domein Sociaal niet plaatsvindt, omdat de programmamiddelen (Jeugdwet, Wmo en Participatiewet) bewust vanaf 2017 in de gemeentebegrotingen zijn opgenomen. Hiertoe is destijds besloten om de gemeenteraden ten opzicht van het functioneren van de voormalige Sociale Dienst Veluwerand in een zuivere kaderstellende en controlerende rol te kunnen plaatsen. De GR-Meerinzicht is een bedrijfsvoeringsregeling. Dit is de meest lichte samenwerkingsvorm volgens de Wet gemeenschappelijke regelingen. Toevoegen van de programmagelden zou vragen om een nieuw juridisch construct. Dit past niet bij het uitgangspunt om de regie van alle elementen van de EHZMiz-samenwerking bij de gemeentesecretarissen te positioneren. Vanuit bestuurlijk

3 Versie: 20201013 (college 20 oktober 2020)

perspectief zou een ten opzicht van 2017 tegenstrijdige koers worden ingezet, namelijk het meer op afstand plaatsen van de gemeenteraden rond de Jeugdwet, Wmo en Participatiewet. c)

Samenvoegen Directieraad Miz en Secretarissenoverleg EHZ Door deze gremia samen te voegen is er geen onduidelijkheid meer over de tafel waar dossier waarop de gemeenten samenwerken. Dit geldt voor dossiers vanuit Miz en de overige EHZsamenwerkingsonderwerpen, zoals de gebiedsagenda EHZ, Dienstverlening enzovoorts. In de vorm van een specifiek agendaonderdeel Meerinzicht wordt invulling gegeven aan de juridische voorschriften die in de GR Meerinzicht aan de Directieraad Miz zijn gesteld.

d)

Samenvoegen van OGON Domein Sociaal en OGON Domein Bedrijfsvoering Miz Deze samenvoegen heeft tot doel de integraliteit van voorstellen te verbeteren. Met name als er sprake is van nieuw beleid binnen het sociaal domein met consequenties voor de bedrijfsvoering (bijvoorbeeld extra formatie) kan binnen dit gezamenlijke gremium worden afgestemd. De primaire taak van het OGON is het afstemmen van (gezamenlijke) opdrachten aan Miz, dan wel wijzigingen van bestaande opdrachten.

e)

Breed afstemmingsoverleg (Bao) Deze tafel, bestaande uit OGON-leden en sleutelfiguren uit de vier organisaties, heeft als taak om de doorontwikkeling van de EHZ-samenwerking mede vorm te geven. Aan het Bao worden samenwerkingsvoorstellen vanuit het Secretarissenoverleg EHZ voorgelegd met afhankelijk van het voorstel als doel het bereiken van overeenstemming, afstemming en/of het creëren van draagvlak. Het Bao kan in voorkomende gevallen over voorstellen adviseren.

f)

Inrichten Agenderingsfunctie (niet in de figuur opgenomen) Het secretarissenoverleg EHZ en het Bao worden ondersteund vanuit het Ontwikkelteam EHZ. In dit Ontwikkelteam EHZ zijn medewerkers uit de vier organisaties werkzaam. Het Ontwikkelteam EHZ heeft ook een rol bij de agenda van het secretarissenoverleg EHZ. Dit betreft bijvoorbeeld het voorbereiden van de agenda en het monitoren van dossiers op voortgang.

Tot slot Wijzigingen in de structuur is de eerste stap. De volgende stap is het inrichten en volgen van werkprocessen en tot slot gewenning. 4. Conclusie. Met de aangedragen oplossing ontstaat ruimte voor maatwerk voor individuele portefeuillehouders Domein Sociaal, zijn afspraken gemaakt over een escalatiemodel in de relatie beleid en uitvoering Domein Sociaal en vindt de regie over de aansturing van de EHZMiz-samenwerking integraal op één tafel plaats door de gemeentesecretarissen, waardoor de overige tafels beter in positie komen.

4 Versie: 20201013 (college 20 oktober 2020)