1. VIC plan HDW
Tekst van het document
Plan verbijzonderde interne controle Harderwijk 2025
VIC-plan 2025
Versie: 20250728
Inhoudsopgave 1.
2.
3.
4.
Inleiding
3
1.1
Waarom dit plan?
3
1.2
Doelstelling controleplan
4
1.3
Leeswijzer
4
Actualiteiten 2025
5
2.1
Ontwikkelingen
5
2.2
Speerpunten VIC 2025
5
2.3
Rechtmatigheidsverantwoording
6
Kaders voor de controle
7
3.1
Normenkader van de gemeente
7
3.2
De toleranties voor de controle
7
Organisatie van interne controle VIC
9
4.1
Begrip interne controle
9
4.2
Controleaanpak
9
4.3
Materialiteit
10
4.4
Rapportering
10
Bijlage 1: Het controleproces nader toegelicht
11
Uitgangspunten uitvoering en vastlegging
11
Significante posten en processen
11
Gemeentebrede risicoanalyse
11
Aanpak controle per proces
12
Bijlage 2: Verbijzonderde Interne Controlefunctie
16
Inleiding
16
Rollen en verantwoordelijkheden
16
Tijdschema
17
Waarom verbijzonderde interne controle
17
Samenhang verbijzonderde interne controle en externe (accountants)controle
18
Bijlage 3: Significante transactiestromen en gemeente brede risicoanalyse Risico op fouten
VIC-plan 2025
20 21
Versie: 20250728
pagina 2
1.
Inleiding
1.1
Waarom dit plan?
Als gemeente hebben we maatschappelijk doelen, legio activiteiten en veel bedrijfsprocessen. We bekostigen die met publiek geld en moeten voldoen aan wet- en regelgeving. Hierover verantwoordt het college zich aan de gemeenteraad. In de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet staat dat de gemeente ervoor moet zorgen dat “aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan” en dat “de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst“. Deze opdracht is uitgewerkt in de Financiële verordening, die door de gemeenteraad is vastgesteld. Voor de uitvoering van het onderzoek naar de rechtmatigheid is dit controleplan voor 2025 geschreven. Het primaire doel van interne controle is om een beeld te krijgen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Verbijzonderde Interne Controle (hierna: VIC) is een middel om de kwaliteit van de bedrijfsvoering (continu) onafhankelijk te beoordelen. Met de bevindingen van de VIC kunnen processen tijdig worden bijgestuurd en kan de bedrijfsvoering continue worden verbeterd. Bij deze interne controle wordt zichtbaar vastgesteld of processen beheerst worden, zoals dat met de inrichting van de administratieve organisatie beoogd was. De uitkomsten van de interne controle tonen aan) in welke mate aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan.
De gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde (hierna: EHZ) hebben een belangrijk deel van de bedrijfsvoering ondergebracht bij de gemeenschappelijke regeling Meerinzicht (hierna: Meerinzicht). MIZ is in de Wet op Gemeenschappelijke regelingen, gedefinieerd als een bedrijfsvoeringsorganisatie. Dat betekent dat de gemeenten eindverantwoordelijk blijven voor de taken die door MIZ in opdracht van de gemeente worden uitgevoerd. Daarom dienen colleges van B&W verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad over de uitvoering van deze taken. Om die reden is het van belang dat er duidelijkheid bestaat over en goede afspraken worden gemaakt tussen gemeenten en Meerinzicht. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van taken door MIZ, kunnen de colleges dragen door het hanteren van de volgende instrumenten: 1. Deelname in het bestuur van Meerinzicht (een lid van B&W Harderwijk heeft tevens een zetel in bestuur MIZ). 2. Deelname in de directieraad (de algemeen directeur/gemeentesecretaris van Harderwijk heeft tevens een zetel in de directieraad van MIZ, de directieraad is ambtelijke eindverantwoordelijk voor het handelen binnen MIZ). 3.
Deelname in de netwerkdirectie (de netwerkdirectie heeft geen formele status, het is een overleg waarin de directeuren van zowel de gemeenten in hun rol als opdrachtgever als ook de directeuren van MIZ in hun rol als opdrachtnemer, gezamenlijk met elkaar vergaderen over dezelfde agenda en in goed gezamenlijk overleg hun besluiten op elkaar afstemmen). 4. Het formaliseren van de afspraken tussen de gemeenten en Meerinzicht door bijvoorbeeld de PDO, de Product Dienstverlenings Overeenkomst, maatwerk afspraken etc. 5. Verbijzonderde Interne Controle. De VIC medewerkers die de interne controle uitvoeren voor Harderwijk zijn in dienst bij MIZ en voeren hun werkzaamheden voor de gemeente Harderwijk uit, op basis van het VIC-Plan dat door de concerncontroller van Harderwijk, tezamen met de VIC is voorbereid. Het college van Harderwijk stelt het plan vast. Het doel van de verbijzonderde interne controle, is het vaststellen van de getrouwheid en rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties. 6. De reguliere P&C-producten uit de Planning & Control Cyclus van MIZ en de gemeente. Het harmoniseren van de controleplannen en de uitvoering van de interne controlewerkzaamheden wordt nagestreefd ten behoeve van een doelmatige uitvoering van werkzaamheden door ons gezamenlijke VIC-team.
De concerncontrollers van de 4 organisaties (EHZM) hebben tezamen met de senior van het VIC team de basis
VIC-plan 2025
Versie: 20250728
pagina 3
van het VIC plan opgesteld. Per organisatie zijn hieraan lokale aandachtspunten toegevoegd. Daarmee is geharmoniseerd wat kan en blijft specifiek lokaal, wat moet of wenselijk is in het betreffende onderzoeksjaar. Dit controleplan is de basis voor de onderzoekscyclus 2025. Het is de basis waarop het team VIC haar onderzoeken zal gaan uitvoeren om aan het einde van het boekjaar (in het voorjaar van 2026) de bevindingen te kunnen doen. Deze bevindingen vormen onderdeel van de jaarrekening van 2025 en worden aan het college ter besluitvorming voorgelegd. Middels de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening, eventueel nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering, verantwoordt het college zich richting de gemeenteraad.
1.2
Doelstelling controleplan
In dit controleplan 2025 is beschreven welke onderzoeken het VIC-team zal gaan uitvoeren voor Harderwijk, de wijze waarop de onderzoeken zullen worden uitgevoerd, wat er wordt gecontroleerd en wanneer onderzoeken worden uitgevoerd. Het is feitelijk de opdracht die het college verstrekt aan MIZ inzake de VIC-werkzaamheden 2025. Het doel van de VIC is het vaststellen van de getrouwheid en rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties. Het controleplan sluit aan op het controleprotocol 2025 en het normenkader 2025 dat door de gemeenteraad wordt vastgesteld. Het controleprotocol heeft als doel om vanuit de raad, nadere aanwijzingen aan de accountant te geven over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeuringstolerantie voor getrouwheid, de verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid en de rapporteringstoleranties voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid voor de controle van de jaarrekening. Het controleplan bevat een uitwerking van de VIC-werkzaamheden binnen onze organisatie. Naast deze “standaard werkzaamheden” kan de VIC, op verzoek van raad, college, directie en/of concerncontroller, onderzoeken uitvoeren naar specifieke onderwerpen of processen op het gebied van doelmatigheid of doeltreffendheid.
In alle gevallen hebben de uitkomsten van de VIC tot doel de bedrijfsvoering van de gemeente te verbeteren. In de uitvoering van de VIC-werkzaamheden trachten wij een maximale aansluiting te realiseren tussen de uitgevoerde verbijzonderde interne controle (VIC) en door de extern accountant te verrichten werkzaamheden. Het controleplan biedt de basis om jaarlijks te bezien welke processen onderdeel van de verbijzonderde interne controle uitmaken en wat de diepgang van de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden zal zijn. Het controleplan bevat zowel verplichte wettelijke aspecten als specifieke, risicogebaseerde onderwerpen.
1.3
Leeswijzer
Het controleplan is als volgt opgebouwd: In hoofdstuk 2 zijn de actuele ontwikkelingen beschreven, die belangrijk zijn op het gebied van de verantwoording en de interne controle. Vervolgens wordt in hoofdstuk 3 het kader voor de controle toegelicht. In hoofdstuk 4 is het controleproces uiteengezet, waaronder de uit te voeren werkzaamheden, het object van de controle, de rapportering en de planning. In de bijlagen zijn het controleproces, een beschrijving van de rol, de significante transactiestromen en risicoanalyse nader toegelicht.
VIC-plan 2025
Versie: 20250728
pagina 4
2.
Actualiteiten 2025
2.1
Ontwikkelingen
Op 16 april 2025 is in het Staatsblad het Besluit van 21 maart 2025 tot wijziging van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) gepubliceerd. Dit heeft tot gevolg dat vanaf begrotingsjaar 2025 een nieuw kader van toepassing is voor de rechtmatigheidsverantwoording. Voor fouten en onduidelijkheden tezamen is dat 2% op basis van daadwerkelijk gerealiseerde lasten (exclusief dotaties aan reserves). Tot en met boekjaar 2024 was dit 3% (inclusief de dotaties aan de reserve) waarbij onderscheid werd gemaakt tussen fouten en onduidelijkheden. Ook voor de accountantscontrole geldt een gewijzigde tolerantie van 2% van de lasten (exclusief dotaties aan reserves). Dit heeft, naar verwachting, gevolgen voor de accountantscontrole. De accountant kan met een hogere tolerantie met grotere controlestappen door de jaarrekening heen. Dat zou kunnen betekenen: ● mogelijk minder significante processen; ● mogelijk lagere aantallen voor wat betreft steekproeven; ● mogelijk een lastenverlichting voor de ambtelijke organisatie: de controle hoeft immers minder diepgaand uitgevoerd te worden. Daar staat tegenover dat ● het onderscheid tussen fouten en onzekerheden verdwijnt. Dit geeft een extra noodzaak om de controle op prestatielevering (met name in het sociaal domein) goed te organiseren.
● De grondslag wijzigt naar de lasten exclusief reservemutaties (was: inclusief toevoegingen aan de reserves). Deze ontwikkelingen zijn kaderstellend beschreven in het controleprotocol die door de gemeenteraad wordt vastgesteld.
2.2
Speerpunten VIC 2025
Vanuit de controlebevindingen uit 2024 zijn enkele aandachtspunten naar voren gekomen, die met extra aandacht worden gecontroleerd in 2025: ● Aanbestedingen: De grootste onrechtmatigheden in Harderwijk ontstaan op het gebied van EU aanbestedingen. Door juridische uitspraken worden de regels steeds verder aangescherpt. Mede daarom worden aanbestedingen ook in 2025 als een hoger risico gezien en zal dit uitvoerig en intensief gecontroleerd worden. Voor de controle op rechtmatigheid van aanbestedingen 2025 wordt door de VIC een integrale controle uitgevoerd op crediteuren met bestedingen groter dan 50.000 euro per jaar. De accountant maakt gebruik van de werkzaamheden die uitgevoerd zijn door de VIC en zal onze interne analyse integraal beoordelen. ● Subsidieproces uitgaande subsidies: in zowel de rapportage van VIC 2024 als ook in de managementletter van de accountant 2024 is de uitvoering van het subsidieproces een risicovol proces genoemd. Het risico doet zich met name voor op het niet naleven van de ASV als wettelijke grondslag voor de verstrekking van de subsidies. Hierdoor ontstaan er onrechtmatigheden die toegelicht dienen te worden in de jaarrekening. Voor de jaarrekening 2025 wordt wederom een 100% controle op uitgaande subsidies uitgevoerd (groter dan 50.000 euro). De bevindingen worden opgeleverd aan de concerncontroller.
● Subsidieproces inkomende subsidies: Voor de inkomende subsidies wordt het proces beoordeeld en zullen aanbevelingen worden opgeleverd voor procesverbeteringen. Het risico doet zich met name voor in de volledigheid en tijdigheid van het opleveren van de verantwoording. ● Begrotingsafwijkingen: samen met de financieel adviseurs wordt onderzocht hoe de informatieverstrekking en -besluitvorming rondom begrotingsafwijkingen in 2025 heeft plaatsgevonden.
VIC-plan 2025
Versie: 20250728
pagina 5
In de VIC rapportages 2025 (oktober 2025 en mei 2026) zullen wij specifiek ingaan op de voortgang en de uitkomsten van deze controles.
2.3
Rechtmatigheidsverantwoording
De VIC is voor het college een instrument om de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties te toetsen. De inzet van de VIC is daarmee gericht op de volgende doelen: ● Controle rechtmatigheid: controle van de rechtmatigheidseisen. Deze controle is met name gericht op het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording door het college. ● Controle getrouwheid: controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Deze controle is met name gericht op het toetsen van de getrouwheid. Voor de rechtmatigheidsverantwoording zijn door de wetgever criteria genoemd. Dit zijn de rechtmatigheidscriteria die buiten de controle van de accountant vallen. De accountant beperkt zich tot getrouwheidscontroles. In onderstaande tabel is dit onderscheid in beeld gebracht: Verantwoording
Accountant
College van B&W
Rechtmatigheidscriterium
Toelichting
1. Calculatiecriterium
Er wordt vastgesteld dat de gepresenteerde bedragen juist berekend zijn. 2. Valuteringscriterium De juistheid van het tijdstip van betaling en van de verantwoording van verplichtingen wordt vastgesteld. 3. Adresseringscriterium De juistheid van de adressering van de rechthebbende waar een financiële stroom naar toe is gegaan, is vastgesteld. 4. Volledigheidscriterium De volledigheid van alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantwoord. 5. Aanvaardbaarheidscriterium De financiële beheershandelingen passen bij de activiteiten van de gemeente en in relatie tot de kosten is een aanvaardbare tegenprestatie overeengekomen. 6. Leveringscriterium De juistheid van de ontvangen levering heeft plaatsgevonden. 7. Begrotingscriterium De financiële handelingen passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. 8. Voorwaardencriterium Voorwaarden in wet- en regelgeving worden nageleefd, zoals subsidievoorwaarden of EU aanbestedingsvoorwaarden. 9. Misbruik- en oneigenlijk Er is een toetsing op juistheid en volledigheid van Gebruik criterium gegevens die door derden zijn verstrekt met het oog op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen (M&O).
De accountant verstrekt een getrouwheidsoordeel. De rechtmatigheidsverantwoording van het college beslaat alleen het begrotingscriterium, voorwaardencriterium en M&O-criterium. Er blijft wel een zekere overlap tussen het doel van de accountantscontrole en het doel van de (verbijzonderde) interne controle. De accountant controleert de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording, die op basis van de VIC bevindingen, wordt opgesteld. Het is daarom van belang dat er afstemming plaatsvindt tussen de accountant over de werkzaamheden van de VIC en de werkzaamheden van de accountant. Uitgangspunt is dat dubbele werkzaamheden en dubbele uitvraag binnen de organisatie zoveel mogelijk wordt voorkomen.
VIC-plan 2025
Versie: 20250728
pagina 6
3.
Kaders voor de controle
3.1
Normenkader van de gemeente
Het normenkader (voor een rechtmatigheidscontrole) bevat de externe wetgeving en de eigen regelgeving (o.a. verordeningen) waaruit handelingen met financieel gevolg tot stand komen. Ook andere besluiten van de raad met een kaderstellend karakter en die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen, zijn een verplicht onderdeel van het normenkader (begroting, raadsbesluiten over investeringsvoorstellen, beleidsnota’s). Het normenkader wordt minimaal jaarlijks vastgesteld door de raad. Het normenkader dient als controlekader voor de interne controlewerkzaamheden.
3.2
De toleranties voor de controle
Het controleplan ziet toe op zowel de controle van rechtmatigheid als getrouwheid. Met de ontwikkeling ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording zijn er een tweetal toleranties relevant geworden, namelijk de goedkeuringstolerantie voor de controle op getrouwheid en de verantwoordingsgrens voor de controle op de rechtmatigheid. Deze toleranties worden hieronder nader toegelicht. Goedkeuringstolerantie getrouwheid De goedkeuringstolerantie (voor de accountant) wordt gesteld op 2% voor fouten en onzekerheden van de gerealiseerde lasten, exclusief dotaties aan de reserves. Dit komt overeen met de standaard toleranties die zijn vastgesteld voor accountants (conform Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden). Doel van de controle is om met een redelijke mate van zekerheid, vastgesteld op 95%, een oordeel te vormen dat de jaarrekening geen fouten of onzekerheid boven de gestelde goedkeuringstolerantie bevat. In onderstaande tabel is de relatie tussen goedkeuringstolerantie en het oordeel van de accountant weergegeven:
Bevindingen
Goedkeurend
Met beperking
Oordeelonthouding / Afkeurend
Fouten en onzekerheden in de jaarrekening (% van lasten)
≤ 2%
> 2% < 4%
≥ 4%
De verantwoordingsgrens rechtmatigheidsverantwoording voor het college Voor de rechtmatigheidsverantwoording door het college wordt gebruikgemaakt van de zogeheten verantwoordingsgrens. De raad stelt deze grens vast door vaststelling van het controleprotocol 2025. Op basis van het controleprotocol wordt de verantwoordingsgrens voor 2025 op 2% aangehouden*. De verhouding tussen de goedkeuringstolerantie en de verantwoordingsgrens Om de uniformiteit in de uitvoering van de controlewerkzaamheden te borgen zal de VIC zich in de controle eveneens richten op 2%. Dit zorgt ervoor dat zowel de getrouwheid als rechtmatigheidswerkzaamheden met een vergelijkbare tolerantie worden uitgevoerd om op deze wijze de controle zo efficiënt mogelijk vorm te kunnen geven.
*Onder voorbehoud vaststelling verantwoordingsgrens door de Raad, bandbreedte voor de verantwoordingsgrens bedraagt 0% tot 2%. We zullen te allen tijde de vastgestelde verantwoordingsgrens aanhouden.
VIC-plan 2025
Versie: 20250728
pagina 7
Uitkomst goedkeuringstolerantie en verantwoordingsgrens Voor onze 4 organisaties, betekent dit op begrotingsbasis 2025 een goedkeuringstolerantie en verantwoordingsgrens van:
Harderwijk Totaal lasten programma’s Goedkeuringstolerantie in € (2%) Verantwoordingsgrens (2%)
Ermelo
Zeewolde
Meerinzicht
223.131.000
101.759.000
93.696.000
51.603.000
4.462.000
2.035.000
1.873.000
1.032.000
4.462.000
2.035.000
1.873.000
1.032.000
De exacte omvang van de goedkeuringstolerantie en de verantwoordingsgrens worden bepaald na het sluiten van de boeken en de daadwerkelijk gerealiseerde omvang van lasten. De goedkeuringstolerantie en verantwoordingsgrens worden derhalve gedurende de controle bijgesteld op basis van de werkelijke gerealiseerde lasten.. Bovenstaande bedragen zijn daarmee een indicatie op basis van de begroting 2025. Rapporteringstolerantie Waar de goedkeuringstolerantie wat zegt over de diepgang van de controle, is de rapporteringstolerantie de grens waarboven gerapporteerd wordt richting de gemeenteraad. Richting college en raad zal het over het algemeen zo zijn dat niet alle fouten gerapporteerd hoeven te worden. Op grond van artikel 5 lid 1 van het Bado volgt de rapporteringstolerantie uit de goedkeuringstolerantie. De rapporteringstolerantie wordt jaarlijks vastgesteld in het controleprotocol.
VIC-plan 2025
Versie: 20250728
pagina 8
4.
Organisatie van interne controle VIC
4.1
Begrip interne controle
Interne controle is een verzamelnaam voor activiteiten die horen bij het beheersen van de beleids- en bedrijfsprocessen. Deze interne beheersing (IB) bestaat uit de uitvoering van de processtappen en de zichtbare interne controle op deze uitvoering (IC). Zo wordt vastgesteld of: ● in opzet sprake is van een goede procesbeschrijving (Administratieve Organisatie); ● de processen worden uitgevoerd conform de beschreven opzet; ● de interne controlemaatregelen worden uitgevoerd conform de vereisten; ● de uitkomst van het werkproces rechtmatig of getrouw is weergegeven. Binnen een proces onderkennen we 3 lijnen. In schema zijn dit de volgende:
In het schema is te zien dat het uitgangspunt is dat de interne beheersing is geborgd in de eerste lijn en de tweede lijn dit ondersteunt. De derde lijn (VIC) toetst vervolgens de mate waarin de organisatie ’in control’ is en geeft een onafhankelijk en objectief oordeel over de AO/IB. Dit controleplan richt zich specifiek op de werkzaamheden van de derde lijn.
4.2
Controleaanpak
De controleaanpak is uitgewerkt in bijlage 1. Daarin is een toelichting opgenomen op het volgende: ● Uitgangspunten voor de uitvoering en vastlegging. ● Selectie van de posten en processen die in de controle zitten. ● Risicoanalyse: hoe wordt de risicoanalyse opgebouwd.
VIC-plan 2025
Versie: 20250728
pagina 9
●
Aanpak van de controle per proces: een nadere toelichting op de werkzaamheden die per proces worden uitgevoerd.
Vanwege het technische karakter van deze onderwerpen zijn deze in een bijlage opgenomen.
4.3
Materialiteit
In paragraaf 3.2 zijn de kaders voor de toleranties opgenomen. Deze toleranties bepalen de goedkeuringsmaterialiteit (= diepgang controle en marge voor fouten) en de rapporteringstolerantie (= grens waarboven fouten gerapporteerd moeten worden). De goedkeuringstolerantie (2%, BADO) wordt gebruikt voor het uiteindelijke oordeel van de accountant. Voor de uitvoering van de controle (w.o. steekproeven) wordt echter gebruikgemaakt van een lagere grens, om zo het risico op afwijkingen op totaalniveau (goedkeuringstolerantie) tot een passend laag niveau te brengen. Hierbij speelt mee dat een controle niet integraal plaatsvindt, maar op basis van steekproeven en analyses, waardoor er ‘ruimte’ moet zijn voor onontdekte fouten. De controlestandaarden voor de accountants schrijven daarom – aanvullend op de BADO - ook voor dat bij een controle een uitvoeringsmaterialiteit vastgesteld moet worden (COS 3201). De uitvoeringsmaterialiteit wordt vastgesteld op 75% van de goedkeuringstolerantie. Met deze grens wordt aangesloten bij een percentage dat door meerdere grote accountantskantoren wordt gebruikt. Indien de accountant de uitvoeringsmaterialiteit lager vaststelt, dan zal de uitvoeringsmaterialiteit van de accountant gevolgd worden om optimaal aan te sluiten bij de accountantscontrole.
4.4
Rapportering
De VIC–werkzaamheden over het eerste halfjaar worden uitgevoerd in de periode juni – september ter voorbereiding op de interimcontrole van de accountant. In oktober wordt door de VIC voor het eerst gerapporteerd over de procesbeheersing voor de materiële processen. Dit zal initieel teruggekoppeld worden naar de procesbeheerders, om deze uiteindelijk samen te voegen in een rapportage aan de concerncontroller. In de rapportages worden onder meer eventueel gebleken tekortkomingen als bevindingen opgenomen. De tussentijdse rapportage geeft een beeld van de kwaliteit van de procesbeheersing en bereidt ons voor op de bevindingen in de interim accountantscontrole. De controle over de uitvoering van de werkzaamheden in het tweede halfjaar vindt plaats in de periode oktober – februari, voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole van de accountant. De rapportage over deze bevindingen zal meer gericht zijn op de financiële rechtmatigheid. In deze rapportage worden de uitkomsten gedeeld van de financiële rechtmatigheidscontrole, de geconstateerde fouten en de evaluatie van de fouten. Na afronding van de jaarrekening, wordt door de VIC een conclusie getrokken over de mate waarin de gemeente rechtmatig gehandeld heeft in het gecontroleerde boekjaar. De rapportage met bevindingen wordt samen met een concept rechtmatigheidsverantwoording aangeboden aan de concerncontroller en aan het college.
Het controledossier, de rapportage VIC en de rechtmatigheidsverantwoording worden aan de accountant aangeboden ter controle. De accountant toetst vervolgens in hoeverre de rechtmatigheidsverantwoording getrouw is.
1 Deze regeling behandelt de verantwoordelijkheid van de accountant met betrekking tot het toepassen van het begrip materialiteit bij de
planning en uitvoering van een controle van financiële overzichten.
VIC-plan 2025
Versie: 20250728
pagina 10
Bijlage 1: Het controleproces nader toegelicht In deze bijlage is de controleaanpak voor een proces uitgewerkt.
Uitgangspunten uitvoering en vastlegging Belangrijke uitgangspunten van de controleaanpak zijn: ● Zoveel mogelijk controles te integreren. ● Maximale aansluiting zoeken bij de accountantscontrole, zodat de controle efficiënt verloopt en de belasting voor de organisatie beperkt wordt. ● Uitgebreide vastlegging. Controles worden zichtbaar vastgelegd, zodat deze ook gebruikt kunnen worden in een accountantscontrole. Onderliggende documenten worden zoveel mogelijk digitaal vastgelegd (bijvoorbeeld subsidiebeschikkingen, facturen, etc.). ● Zoveel mogelijk applicatie controls vastleggen met printscreens. ● Aantonen betrouwbaarheid lijstwerk. ● Duidelijke aansluiting tussen de controlestukken en de financiële administratie. ● Een aantal controles worden uitgevoerd in het voorjaar om de werklast gedurende het jaar te verdelen en voldoende spreiding over het jaar te realiseren.
Significante posten en processen Wij toetsen jaarlijks de kwaliteit van de opzet, de invoering (het bestaan), en de werking van de belangrijkste interne controlemaatregelen voor alle significante (materiële) financiële bedrijfsprocessen en financiële bedrijfsprocessen met een hoog inherent risico. Een bedrijfsproces is in dit verband een afgebakend geheel van eenduidige maatregelen van administratieve organisatie en interne controle. Op grond van de gestelde goedkeuringstolerantie kan bepaald worden welke processen als financieel kritisch worden aangemerkt. Hierbij is met name de omvang in termen van bedragen van belang: ● Omvang van de post en onderliggend proces. Object van de controle is de verantwoording in de jaarrekening. Dat betekent dat primair het niveau van de balans en van de baten en lasten van belang zijn voor deze grens. In de praktijk nemen we de stromen zoals deze in de IV3matrix gerapporteerd worden.
Gemeentebrede risicoanalyse Naast identificatie van de relevante processen op basis van omvang, wordt een analyse gedaan op het risico dat er een fout zit in een bepaalde post van de jaarrekening. De omvang is een randvoorwaarde. Processen die qua financiële omvang groter zijn dan de uitvoeringsmaterialiteit, zijn in principe materieel: in deze processen is een afwijking van materieel belang mogelijk. Of anders gezegd: processen met een financiële omvang die kleiner is dan de uitvoeringsmaterialiteit, kunnen geen afwijking van materieel belang veroorzaken (daarbij rekening houdend met een volledigheidsaspect). Voor de nadere toelichting op de risico’s verwijzen we naar bijlage 3. Vervolgens is het van belang in hoeverre een post/proces een inherent risico kent, of er significante risico’s bestaan en in hoeverre deze zaken intern beheerst worden: ● Inherent risico op onjuistheden - het risico op fouten in een post, zonder dat er controle of beheersing op plaatsvindt. Dit hangt vaak samen met het volgende: o complexiteit van de regelgeving: complexe regelgeving geeft inherent een hogere kans op een afwijking o bevindingen van voorgaand jaar; o wijzigingen in wet en regelgeving; o mate waarin IT-hulpmiddelen worden benut; o eventuele andere overwegingen (bijv. politieke focus).
VIC-plan 2025
Versie: 20250728
pagina 11
●
●
Significant risico - verder wordt beoordeeld in hoeverre er sprake is van een significant risico op afwijkingen binnen een proces, bijvoorbeeld vanwege: o Eventueel andere overweging (bijv. politieke focus). o Macro-economische factoren, zoals een crisis. Controlerisico - is het risico dat een onjuistheid niet wordt voorkomen of tijdig ontdekt en hersteld door de interne beheersingsmaatregelen van de huishouding. Hierin onderscheiden we de volgende mogelijkheden: o Nee: er zijn geen effectieve beheersmaatregelen o Ja met opmerkingen: er zijn effectieve beheersmaatregelen die deels borgen dat de financiële beheershandelingen getrouw en rechtmatig verlopen. Echter dekken de beheersmaatregelen het risico niet volledig af: er zijn aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden nodig o Ja: er zijn beheersmaatregelen die het risico op een afwijking van materieel belang waarborgen en deze zijn naar verwachting effectief.
Op basis van deze analyse wordt de aanpak per post/proces bepaald. Hoe hoger de omvang en risico, hoe hoger de steekproeven zullen zijn. En omgekeerd: als er een laag risico bestaat en de beheersing op orde is (controlerisico laag), dan is een lagere steekproef nodig. Deze inschatting zal na de interim controle en bij de jaarrekeningcontrole geactualiseerd worden, zodat bij jaarrekeningcontrole een conclusie getrokken kan worden op procesniveau. De analyse van significante posten en processen is opgenomen in bijlage 3. Controleaanpak IT Op grond van de beoordeling van de interne beheersing is tevens inzicht verkregen waar in de controle gesteund zal worden op geautomatiseerde of IT-afhankelijke beheersmaatregelen. Voor deze applicaties zal, indien er tijdens de controle blijkt dat er maatregelen zijn opgenomen die wij als onderdeel van de controleaanpak willen toetsen, zowel de algemene IT-beheersing als de werking van de specifieke beheersmaatregel getest worden. Samengevat zijn de volgende applicaties relevant voor de controle: Applicatie Unit4 Suite Motion Key2belastingen
Overwegingen om in scope te nemen Betreft de financiële administratie van de gemeente. Op basis van deze applicatie komt o.a. de jaarrekening tot stand, worden inkoopfacturen en verplichtingen verwerkt alsmede betalingen uitgevoerd. In deze applicatie worden de processen met betrekking tot de participatiewet uitgevoerd. Zowel de totstandkoming van de beschikking als de afwikkeling van de facturering. In deze applicatie worden de salarissen van de gemeenten geregistreerd alsmede de eventuele declaraties voor zover deze via de salarisadministratie lopen. Key2belastingen is de applicatie waarin de belastingen worden verwerkt.
De randvoorwaarde met betrekking tot een procesgericht controleren is dat gesteund kan worden op de ITbeheersing van deze applicaties. Voor 2025 is het voorstel om in nauwe samenwerking met de accountant te bepalen welke werkzaamheden eventueel verricht moeten worden op bovenstaande applicaties.
Aanpak controle per proces Jaarlijks starten we met de actualisering van de significante posten en processen en de risicoanalyse. Vervolgens worden per proces de opzet, het bestaan en de werking van de AO/IC beoordeeld. Met de (verbijzonderde) interne controle wordt gekeken naar de opzet (hoe staat het op papier), het bestaan (wat is er werkelijk) en de werking (toetsing) van de beheersingsmaatregelen op procesniveau. De uitvoering van een (verbijzonderde interne controle) op een bedrijfsproces zal plaatsvinden in vijf verschillende fases, namelijk:
VIC-plan 2025
Versie: 20250728
pagina 12
Fase 1: Het in kaart brengen van het bedrijfsproces (opzet)
In deze fase wordt het bedrijfsproces in kaart gebracht door een (beknopte) procesbeschrijving op te stellen of te actualiseren. De procesbeschrijvingen worden gebruikt voor het beschrijven van de verrichte activiteiten c.q. handelingen, de daarbij betrokken (verantwoordelijke) functionarissen en de in- en uitgaande informatiestromen van het bedrijfsproces. De beschrijving is gericht op de AO/IB. Het streven is om de processen niet te gedetailleerd te beschrijven. Wel zal de essentie van de processen worden vastgelegd.
Fase 2. Risicoanalyse en controle opzet
Risico-inschatting is het (continue) proces waarin de organisatie zich bezighoudt met het identificeren en analyseren van risico’s (zowel interne als externe risico’s). In de risicoanalyse staat de vraag centraal: wat kan er fout gaan in het proces, met financiële (nadelige) gevolgen. In deze fase wordt de risicoanalyse met de belangrijkste functionarissen geactualiseerd en worden de functionarissen gevraagd aan te geven wat de belangrijkste risico’s binnen het proces zijn en hun visie op deze risico’s. In 2025 wordt per relevant proces (zie bijlage 3) een gesprek gepland met de proceseigenaren om de risico’s en beheersmaatregelen binnen een proces te beoordelen en de risicoanalyse te actualiseren. Fase 1 en fase 2 worden hiermee in één sessie samen genomen. Hierin wordt de risicoanalyse ook verwerkt.
Fase 3: Lijncontrole (bestaan)
Om vast te stellen of het proces in werkelijkheid ook daadwerkelijk verloopt zoals is beschreven, wordt een lijncontrole uitgevoerd. Dat betekent dat het proces van start tot afronding integraal doorlopen wordt. Het doel van de lijncontrole is vast te stellen of de procesbeschrijvingen juist zijn en dat de in de eerste fase geïdentificeerde controlemaatregelen daadwerkelijk bestaan. Eventueel worden aanvullend op de lijncontrole testwerkzaamheden uitgevoerd op de belangrijkste interne beheersingsmaatregelen.
Fase 4: Testwerkzaamheden (werking)
Op basis van de lijncontrole wordt bepaald welke beheersmaatregelen ook daadwerkelijk getoetst kunnen worden. Voor een beheersmaatregel is daarbij het volgende van belang: ● In hoeverre is het een routinematige handeling. ● Welke altijd op dezelfde wijze werkt / wordt uitgevoerd (gedurende de verslagperiode). ● Zijn er vastleggingen waarmee de werking vastgesteld kan worden. Door het uitvoeren van testwerkzaamheden kan een oordeel worden gegeven over de werking van deze interne beheersingsmaatregelen. Binnen procesgericht controleren onderkennen we de volgende strategieën: ● Systeemgerichte controle: testen van beheersmaatregelen, op basis van analyse van het proces (opzet en bestaan) wordt bepaald in hoeverre er beheersmaatregelen bestaan binnen het proces waarop gesteund kan worden. Indien er effectieve beheersmaatregelen bestaan binnen het proces (minimaal 2 voor een specifiek risico), kan gekozen worden voor controle van de effectiviteit van beheersmaatregelen. ● Gegevensgerichte werkzaamheden worden uitgevoerd om afwijkingen van materieel belang op beweringniveau (richting) te ontdekken en omvatten detailcontroles van transactiestromen, posten in het financiële overzicht en onderdelen van de toelichting bij het financiële overzicht, alsmede gegevensgerichte cijferanalyse.
Gegevensgerichte werkzaamheden worden uitgevoerd om in te kunnen spelen op het ingeschatte risico van een afwijking van materieel belang. Deze methode wordt gevolgd indien blijkt dat niet gesteund kan worden op beheersingsmaatregelen. Om de werking van de procesgang vast te stellen wordt, in geval niet gesteund kan worden op interne beheersingsmaatregelen, een transactiegerichte test uitgevoerd (gegevensgericht): hierbij wordt vastgesteld dat voor het proces de relevante transacties werken conform verwachting en deze juist en volledig worden verwerkt in de financiële administratie.
VIC-plan 2025
Versie: 20250728
pagina 13
De doelstelling van het uitvoeren van systeemgerichte werkzaamheden is beoordelen of een interne beheersingsmaatregel effectief heeft gewerkt. Het doel van een gegevensgerichte detailcontrole is om afwijkingen van materieel belang op beweringniveau te ontdekken. Omdat regelmatig blijkt dat de interne beheersingsmaatregelen niet alle (specifieke) risico’s afdekken, kunnen beide doelstellingen (werking beheersingsmaatregel en afwijkingen op beweringniveau) tegelijkertijd worden bereikt door onderzoek van de interne beheersingsmaatregelen en gegevensgerichte detailcontrole van dezelfde transacties, ook wel bekend als de "dual-purpose test": hierbij wordt een transactie(stroom) getest op effectiviteit van beheersing en worden gegevensgerichte detailcontroles uitgevoerd. Voor een transactiegerichte test geldt hetzelfde: hierbij wordt vastgesteld dat voor het proces de relevante transacties werken conform verwachting en deze juist en volledig worden verwerkt in de financiële administratie. Hiermee kan de omvang van de aanvullende gegevensgerichte controle beperkt worden. Voor een systeemgerichte controle is de mate (aantal) waarin een interne beheersingsmaatregel wordt uitgevoerd bepalend voor het aantal testen dat uitgevoerd zal worden. Voor een transactiegerichte test is de mate van optreden van de procesgang bepalend voor het aantal deelwaarnemingen.
Om een dual purpose test uit te voeren, wordt de hoogste van beiden genomen. Bij detailcontroles (gegevensgerichte controle) wordt waar mogelijk gebruikgemaakt van key-items, waarbij de grootste transacties als key-item geselecteerd zullen worden (om zo veel mogelijk zekerheid te verkrijgen over de verantwoorde bedragen). De toereikendheid van de aantallen voor de gegevensgerichte controle moet in overleg met de accountant bepaald worden. Steekproeven De belangrijkste methoden voor het trekken van steekproeven zijn aselecte trekking, systematische trekking en willekeurige trekking. De steekproeven zullen overwegend a-select getrokken worden op basis van een eurosteekproef, waarbij tendentie in de selectie vermeden dient te worden. Hierbij wordt rekening gehouden met voldoende spreiding van de waarnemingen over het jaar heen en het feit dat alle euro’s onderdeel zijn van de steekproef (gelijke kans op selectie). In een aantal processen worden interne controlewerkzaamheden al standaard uitgevoerd op grond van organisatorische overwegingen. Voorbeelden hiervan zijn het bijhouden van het standenregister en het opstellen van aansluiting tussen de financiële administratie en de salarisadministratie door de adviseur interne controle / kwaliteit.
Fase 5: Evaluatie en vastlegging
In de laatste fase van de uitgevoerde interne controle vindt de evaluatie van de interne beheersingsmaatregelen binnen het proces plaats en wordt de rapportage gevuld. Geconstateerde financiële fouten kunnen in drie categorieën worden ingedeeld: ● Structurele fouten; fouten waarvan de oorzaak bekend is en waarvan de financiële gevolgen concreet kunnen worden vastgesteld en hersteld. Wanneer de impact van de fout op basis van analyse volledig in beeld is, is extrapolatie van de fout niet nodig. ● Incidentele fouten; van deze fouten is de oorzaak niet bekend, zodat de accountant er rekening mee moet houden dat zij zich in de gehele massa kunnen voordoen. Extrapolatie is daarom nodig. ● Unieke fouten; deze fouten zijn van dien aard dat ze verder niet in de massa voorkomen. In feite zijn het fouten die zich eenmalig voordoen. Aangetoond moet worden dat de oorzaak van de fout zodanig van aard is dat deze ook daadwerkelijk verder niet meer voorkomt. Extrapolatie is niet nodig.
VIC-plan 2025
Versie: 20250728
pagina 14
Er wordt altijd uitgezocht hoe de fout is ontstaan. Dit kan bijvoorbeeld door het uitvoeren van een aanvullende steekproef of het inkaderen van de massa waarin de fout kan plaatsvinden. Als de fout is ontstaan in het boekjaar waarover verantwoording wordt afgelegd dan kan deze vaak worden hersteld. Als de fout wordt geconstateerd in een volgend boekjaar, dan moet na het herstellen van de fout deze alsnog worden meegenomen in de foutenevaluatie. Als de extrapolatie van incidentele fouten leidt tot een onacceptabel grote financiële (hoger dan de tolerantie) fout, dan wordt er aanvullend onderzoek uitgevoerd. De steekproef wordt uitgebreid op het aspect van de geconstateerde fout. Geconstateerde onrechtmatigheden kunnen vaak worden hersteld door de gemeenteraad of het college. De volgende methodes zijn beschikbaar: ● De gemeenteraad is bevoegd om een voorwaarde buiten werking te stellen. Deze voorwaarde heeft dan geen interne en externe werking en leidt dan niet tot een rechtmatigheidsfout. ● De gemeenteraad is bevoegd om een werkwijze goed te keuren. Bijvoorbeeld als subsidieaanvragen niet tijdig zijn ingediend maar toch zijn behandeld, kan de raad besluiten dat dit rechtmatig is. Deze procedure heet de indemniteitsprocedure. ● Op basis van een hardheidsclausule kan het college bevoegd zijn om per geval een onrechtmatigheid goed te keuren.
Het college kan dit enkel voor specifieke gevallen en mag niet een gehele massa goedkeuren, dit recht is voorbehouden aan de raad. Deze mogelijkheden bestaan voor afwijkingen op eigen regelgeving (door de raad bepaald). Voor afwijkingen van externe regelgeving (w.o. aanbestedingen) is dit niet mogelijk.
VIC-plan 2025
Versie: 20250728
pagina 15
Bijlage 2: Verbijzonderde Interne Controlefunctie Inleiding In dit hoofdstuk behandelen wij de inhoud van de verbijzonderde interne controlefunctie. We gaan achtereenvolgens in op de rollen en verantwoordelijkheden, waarom verbijzonderde interne controle, het normenkader van de verbijzonderde interne controle, de samenhang tussen de interne controle en de externe controle en de positionering van de VIC functie. De informatie uit de interne controles en de inbedding van de interne controlemaatregelen in de organisatie helpen om de kwaliteit van de bedrijfsvoering te verbeteren.
Rollen en verantwoordelijkheden Het College van B&W is verantwoordelijk voor de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening en voor het daaraan ten grondslag liggende (financiële) beheer. De opdrachtverstrekking aan de accountant vindt plaats door de raad. De raad stelt in het controleprotocol het normenkader en de goedkeurings- en rapportagetoleranties vast. De accountant controleert de jaarrekening en verstrekt een verklaring waarin hij een oordeel geeft over het getrouwe beeld. De accountant is verantwoordelijk voor een degelijke en begrijpelijke onderbouwing van zijn oordeel in het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert zijn constateringen aan raad. De raad heeft bij het vaststellen van de jaarrekening de mogelijkheid om met betrekking tot bepaalde onrechtmatigheden een indemniteitsprocedure te starten. Indien onrechtmatigheden voortkomen uit eigen regelgeving heeft de raad de bevoegdheid om bij voldoende uitleg deze onrechtmatige handelingen achteraf te sanctioneren. Indien de regel goed is maar de naleving onvoldoende dan is de raad verantwoordelijk om het college op te dragen maatregelen te nemen die een adequate naleving verzekeren. Het college is verantwoordelijk voor de getrouwheid en de rechtmatigheid van de uitvoering van het financiële en niet-financiële beheer.
Het college moet zodanige maatregelen treffen dat de getrouwheid en rechtmatigheid van de complete uitvoering gewaarborgd is. Een onderdeel hiervan is het laten opstellen van het normenkader en toetsingskader. Het college legt verantwoording af aan de raad over de uitvoering van de werkzaamheden / werkprocessen en adequate vastlegging hiervan. Het college geeft een schriftelijke bevestiging af aan de accountant waarin het college verklaart de juiste en volledige informatie te verstrekken en de zaken benoemt die in het kader van de getrouwheid en rechtmatigheid van belang kunnen zijn. De accountant verklaart dat de jaarrekening een getrouw beeld van de werkelijkheid geeft. Tussen de gemeente (team VIC) en de accountant vindt regelmatig afstemming plaats over het op elkaar afstemmen van werkzaamheden. Ook in het licht van de rechtmatigheidsverantwoording zal er afstemming met de accountant plaatsvinden.
VIC-plan 2025
Versie: 20250728
pagina 16
Tijdschema
Waarom verbijzonderde interne controle Het in beeld brengen van de procesrisico’s en de beheersingsmaatregelen zijn de basis voor een effectieve en efficiënte uitvoering van de (verbijzonderde) interne controle. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen ‘interne controle’ en verbijzonderde interne controle. Interne controle De basis van de interne controle is een goede administratieve organisatie en daarin ingebouwde interne beheersing. Elke proceseigenaar binnen onze gemeente heeft inzicht nodig in “wat kan er fout gaan in mijn proces” en “welke maatregel heb ik getroffen om te voorkomen dat deze fout wordt gemaakt”. Het management zorgt ervoor dat de procesinrichting en het risicomanagement in de uitvoering van het proces zichtbaar en aantoonbaar is. Deze interne controle in de 1e lijn moet geborgd zijn in het werkproces. Dit betekent niet dat alle afdelingen jaarlijks controles op basis van een steekproef moeten uitvoeren. In het werkproces moeten de beheersmaatregelen zijn ingeregeld. De uitvoering van de beheersmaatregel dient zichtbaar vastgelegd te worden. Naast interne controle in de 1e lijn is er ook interne controle in de 2e lijn. De 2e lijn wordt gevormd door interne controlemedewerkers2. Zij controleren (steekproefsgewijs) de juiste inrichting, uitvoering en beheersing van de processen.
Deze controle richt zich met name op het toetsen van de financiële uitkomsten van de processen en voert werkzaamheden uit om de volledigheid van de opbrengstenverantwoording en juistheid van de kostenweergave vast te stellen. De interne controlemedewerkers bespreken de resultaten met de 1e lijn en doen verbetervoorstellen over de inrichting en uitvoering van processen. De interne controlemedewerkers zijn in principe niet betrokken bij de uitvoering van de processen; zij werken wel nauw samen met de 1e lijn. Verbijzonderde interne controle Naast de interne controle is de verbijzonderde interne controle (VIC) te onderkennen. De verbijzonderde interne controle heeft als doel om vast te stellen dat processen beheerst worden, maar ook om tekortkomingen in de procesbeheersing en de uitvoering tijdig te onderkennen. Zodat ook tijdig actie kan worden ondernomen om correcties door te voeren. De VIC toetst waar mogelijk systeemgericht: de kwaliteit
2 Dit kunnen ook externen zijn die op specifieke onderdelen bijdragen aan de interne controle, bv IT, fiscaliteiten, informatiebeveiliging.
VIC-plan 2025
Versie: 20250728
pagina 17
van de opzet, de invoering (het bestaan) en de werking van de belangrijkste interne controlemaatregelen voor alle significante processen. In eerste instantie is de controle gericht op processen met een grote financiële omvang. De controle is mede op basis van de rapportages van de interne controlemedewerkers (2e lijn) en eigen onderzoek. De VIC beoordeelt ook de samenwerking tussen de 1e en 2e lijn en doet verbetervoorstellen. De uitkomst van de VIC is een rapport aan het college waarin met name wordt ingegaan op de getrouwheid en rechtmatigheid van de uitvoering van de processen. Op basis van dit rapport stelt het college een rechtmatigheidsverantwoording vast en biedt die aan de gemeenteraad aan. De VIC richt zich voornamelijk op de zogenaamde getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van (financiële) beheerhandelingen.
Dit betekent dat de VIC vooral gericht is op vaststellen van bijdragen aan: ● het juist gebruik van gedelegeerde bevoegdheden; ● het opvolgen van de wet- en regelgeving, gemeentelijke verordeningen, voorschriften, instructies, procedures; ● betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, tijdigheid) en rechtmatigheid van transacties en de daarbij behorende gegevensverwerking; ● betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, tijdigheid) en rechtmatigheid van informatievoorziening en verantwoordingrapportages; ● te waarborgen dat wij onze processen beheersen en financiële risico’s voldoende zijn afgedekt door adequate beheersmaatregelen; ● te waarborgen dat de interne beheersmaatregelen werken; ● aanbevelingen te kunnen geven voor het verbeteren van de kwaliteit van de processen. De verbijzonderde interne controle richt zich daarbij (ook) op: ● Zowel de 1e lijn als 2e lijn van interne controle. ● IT-audit. De focus gericht op de algemene IT-beheersmaatregelen en beheersmaatregelen in de afzonderlijke applicaties. Het primaire doel is het verbeteren van de kwaliteit van de bedrijfsvoering; de informatie uit de interne controles en de inbedding van de interne controlemaatregelen in de organisatie helpen om de kwaliteit van de bedrijfsvoering te verbeteren.
Het secundaire doel is een maximale aansluiting te realiseren tussen de werkzaamheden van de externe accountant en de verbijzonderde interne controle zodat de accountant optimaal gebruik kan maken van de werkzaamheden van de verbijzonderde interne controlefunctie. De uitvoering van de interne (lijn)controles is in 2025 in bepaalde gevallen nog onvoldoende ontwikkeld om als basis voor de rechtmatigheidsverantwoording erop te kunnen steunen. Daarom zijn de werkzaamheden van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) nog grotendeels gegevensgericht. Ook de accountant heeft in de afgelopen jaren voornamelijk gegevensgerichte controles uitgevoerd. Het doel is om de lijncontroles te versterken en uit te breiden naar een bredere set van processen, zodat deze in de toekomst een stevigere basis vormen voor zowel interne verantwoording als externe controle.
Samenhang verbijzonderde interne controle en externe (accountants)controle Een doelstelling van gemeenten is een maximale aansluiting te realiseren tussen de uitgevoerde (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden en de door de accountant te verrichten (externe) werkzaamheden. Daarom is het belangrijk om onze accountant als adviseur te betrekken bij de aanpak van de VIC en de uitvoering van de VIC, waarbij het college wel de eigen verantwoordelijkheid blijft houden.
VIC-plan 2025
Versie: 20250728
pagina 18
Volgens de nadere voorschriften controle en overige standaarden (ook wel NV COS genoemd) toetst de accountant jaarlijks de kwaliteit van de opzet, de invoering (het bestaan), en de werking van de belangrijkste interne controlemaatregelen voor alle significante financiële bedrijfsprocessen. De mate waarin de accountant gebruik maakt van de werkzaamheden van de VIC in het kader van de verbijzonderde interne controle is afhankelijk van ● de mate waarin de organisatorische positie en relevante beleidslijnen en procedures van de VIC de objectiviteit ondersteunen; ● het competentieniveau van de VIC; en ● de wijze waarop de VIC-functie een systematische en gedisciplineerde benadering hanteert, inclusief kwaliteitsbeheersing (w.o. reviewfunctie). Het is aan de accountant om een keus te maken in het gebruik van de VIC-functie. Normaal gesproken zijn 3 varianten mogelijk in het gebruikmaken van de werkzaamheden van de verbijzonderde interne controle door de accountant: 1. Steunen op de VIC conform Standaard 610 (COS); 2. Deels gebruik maken van de werkzaamheden van de VIC, door de VIC als verlengstuk te gebruiken (voorbereiden, organiseren, verzamelen); 3. Niet steunen op de werkzaamheden van de VIC. De controle van de accountant vindt plaats op basis van variant 2. Het al dan niet op basis van COS 6103 gebruik maken van de VIC is een inschatting / keuze van de externe accountant.
Accountantskantoren zijn erg terughoudend in het gebruikmaken van COS 610. In het gemeentelijke landschap komt dit niet of nauwelijks voor.
3 In deze regeling staat beschreven hoe je als accountant moet handelen wanneer je gebruikmaakt van de werkzaamheden
van een interne auditfunctie.
VIC-plan 2025
Versie: 20250728
pagina 19
Bijlage 3: Significante transactiestromen en gemeente brede risicoanalyse Voor de verbijzonderde interne controle lenen zich op basis van omvang voor het controlejaar 2025 de volgende processen (keuze van de organisaties): Ermelo Harderwijk Zeewolde Meerinzicht Aanbestedingen V V V V Betalingsverkeer V V V V Grondopbrengsten en overige o/g transacties N.v.t. V V N.v.t. Subsidieverlening (lasten) V V V N.v.t. Inkopen (factuurverwerking en prestatielevering) V V V V Sociaal domein (participatiewet, jeugd en WMO) * * * V Personeelsproces * * * V Belastingen * * * V Beschermd wonen en maatschappelijke opvang N.v.t. V N.v.t. N.v.t. * De uitvoering van deze processen liggen bij Meerinzicht en zullen in die hoedanigheid ook gecontroleerd worden vanuit Meerinzicht. Daarnaast wordt op basis van ervaringen vanuit vorige jaren en de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording B&W opgenomen:
Begrotingswijzigingen/kredietvotering Uitvoeren frauderisicoanalyse Mutaties reserves Leges omgevingsvergunningen Parkeeropbrengsten
Ermelo V V V V N.v.t.
Harderwijk V V V V V
Zeewolde V V V V N.v.t.
Meerinzicht V V V N.v.t. N.v.t.
De volgende procedures worden, op basis van de huidige inrichting van de organisatie en het financieel systeem op advies van de accountant jaarlijks gecontroleerd:
Memoboekingen Stamgegevens crediteuren
Ermelo V V
Harderwijk V V
Zeewolde V V
Meerinzicht V V
Daarnaast zijn er nog de processen waarbij de verbijzonderde interne controle – in afstemming met de accountant – vooral de accountantscontrole voorbereid en toeziet op een volledige aanlevering van het dossier. Dit betreft: Ermelo Harderwijk Zeewolde Meerinzicht Inkomende subsidies (incl. SISA) V V V n.v.t. Per proces is een risicoanalyse uitgevoerd om inzicht te krijgen in verhoogde risico’s op fouten. De uitkomsten van deze risicoanalyse bepalen de diepgang en in sommige gevallen de aanpak van de controle.
VIC-plan 2025
Versie: 20250728
pagina 20
De risicoanalyses zijn uitgevoerd langs het volgende model:
Risico op fouten Onderstaand zijn alleen de verhoogde risico’s op een afwijking > goedkeuringstolerantie als gevolg van fouten opgenomen. Normale (lage) risico’s zijn daarom niet opgenomen.
VIC-plan 2025
Versie: 20250728
pagina 21