Verordening controle financiële beheer en inrichting van de financiële organisatie

Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet)

1

Inhoud

Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie....... 1 Artikel 1. Definities.............................................................................................................................. 3 Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole ........................................................................... 3 Artikel 3. Overige controles en opdrachten ....................................................................................... 4 Artikel 4. Inrichting accountantscontrole ........................................................................................... 4 Artikel 5. Informatieverstrekking door het college ............................................................................ 5 Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant ........................................................................... 5 Artikel 7. Rapportering door accountant ............................................................................................ 6 Artikel 8. Intrekking oude regeling ..................................................................................................... 6 Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel ........................................................................................... 6

2

Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: Accountant: een door de raad aangewezen accountant, die de opdracht heeft de jaarrekening te controleren. (Zie artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet). College: het college van burgemeester en wethouders. Deelverantwoording: een in opdracht van de raad opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening; Jaarrekening: het document waarin het college verantwoording aflegt aan de gemeenteraad over de baten en lasten in het begrotingsjaar. (Zie artikel 197 van de Gemeentewet). Managementletter: verslag van de accountant gericht aan het management en het college met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen; Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het college aan de gemeenteraad waarin verantwoording wordt afgelegd over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen externe

accountant. Het aantal jaren waarvoor de benoeming geldt wordt per opdracht bepaald en vastgesteld. 2. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor door het opstellen van een programma van eisen voor de jaarlijkse accountantscontrole. 3. In het programma van eisen voor de jaarlijkse accountantscontrole staan: a. de toe te passen goedkeuringstoleranties 1 bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens2 die door het college moet worden toegepast en afwijkende rapportagegrenzen 3;

1

De grens van fouten of onzekerheden, die maximaal in een jaarrekening mogen voorkomen om een goedkeurende accountantsverklaring te ontvangen. 2 Deze grens geeft aan boven welk bedrag het college een fout of onduidelijkheid moeten rapporteren aan de raad in de rechtmatigheidsverantwoording. 3 Deze informatie wordt uitgewerkt en toegelicht in het Controleprotocol dat geldt voor het betreffende controlejaar. Daarin worden de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties genoemd en wordt de reikwijdte van de accountantscontrole beschreven.

3

b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen

omvangsbasis4, goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties; c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; d. de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles; e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapporten zoals de managementletter; f. de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht moet besteden; g. de gemeentelijke producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht moet besteden. 4. In afwijking van het derde lid kan in het programma van eisen worden opgenomen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt. 5. De raad stelt op voorstel van het college de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

Artikel 3. Overige controles en opdrachten 1. Het college kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke

werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid. Bij die werkzaamheden is de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet) van toepassing. Deze opdrachten mogen geen invloed hebben op de onafhankelijkheid van de accountant. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. 2. Het college draagt zorg voor de uitvoering van het beleid met betrekking tot de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. 3. Het college draagt zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, als dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:

a. de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht en de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op; b. de uitvoering van de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan de concerncontroller. 4

De omvangsbasis is gelijk aan de totale lasten in een jaar van die deelverantwoording.

4

2. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek

overleg plaats tussen de accountant, de raad en vertegenwoordigers van de gemeente. De overlegmomenten en de deelnemers aan de overleggen zijn vastgelegd in een communicatiematrix in het Controleprotocol 5.

Artikel 5. Informatieverstrekking door het college 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, inclusief de

rechtmatigheidsverantwoording, in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. De jaarrekening wordt aan de accountant aangeboden voor accountantscontrole. 2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende stukken 6 voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn. 3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle bij het college bekende informatie, die van belang is voor de oordeelsvorming van de accountant, is verstrekt 7. 4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 15 juni aan de raad. 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt direct door het college aan de raad en de accountant gemeld. 6. Voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording van het college maakt de accountant zo veel mogelijk gebruik van het namens het college uitgevoerde (onafhankelijke) onderzoek door de interne auditfunctie. 7. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente.

De accountant stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering. ambtelijke organisatie.

Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant 1. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn

controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente. 2. De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen. 5

In het controleprotocol zijn kaders vastgelegd voor de accountantscontrole. Bijvoorbeeld verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten en berekeningen 7 Deze verklaring wordt een Letter of Representation (LOR) genoemd. 6

5

Artikel 7. Rapportering door accountant 1. Als de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de

rechtmatigheidsverantwoording van het college niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij dit oordeel direct schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college. 2. In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de gemeentesecretaris en de concerncontroller. 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant met het college besproken. Het college heeft de mogelijkheid om op deze stukken te reageren. 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van het jaarverslag en de jaarrekening de controleverklaring en het verslag van bevindingen met de raad.

Artikel 8. Intrekking oude regeling 1. De Controle Verordening 2017 gemeente Hardenberg wordt ingetrokken.

Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking op de eerste dag nadat de raad deze verordening heeft vastgesteld. 2. Deze verordening is van toepassing op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later. 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening gemeente Hardenberg.

Vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Hardenberg van 7 november 2023. De raad voornoemd,

de griffier,

de voorzitter,

F.G.S. Droste

M.W. Offinga

6