Presentatie herziening evenementenbeleid

Herziening Evenementenbeleid

Herziening Evenementenbeleid Plan van Aanpak

Herziening Evenementenbeleid

04 – 6 - 2024

Doel en agenda • Doel • In deze raadssessie maken we gezamenlijk een eerste opmaat voor nieuw beleid. • We schetsen de te volgen procedure, geven overzicht van de aspecten die een rol spelen bij evenementenbeleid en • inventariseren de wensen van de gemeenteraad. • Agenda 1. Opening en vaststelling van de agenda 2. Inleiding door Werner ten Kate 3. Presentatie van het plan van aanpak door Fred Pals / Harry Hendriks 4. Gedachtenwisseling met de Raad en inventariseren van suggesties en wensen 5. Rondvraag 6. Sluiting

Herziening Evenementenbeleid

04 – 6 - 2024

Vertrekpunt Raadsbrief 14 maart 2023: • Coalitieakkoord: evenementen ruimhartige steun, ambitie voor opschaling • Update beleid nodig, nu al praktische aanpassing: maatwerk, 2 aanvraag momenten, begrotingssubsidie • 2024 evaluatie en fundamentele discussie met organisatoren en promotiestichtingen. • Komen tot integraal evenementen beleid Plan van aanpak herziening evenementenbeleid: op weg naar ambities en balans: • Vertrekpunt raadsbrief en praktisch aangepast beleid • Er zijn al gedachten over ambities, instrumentarium en organisatie verzameld en benoemd • Deze gaan we delen in drie blokken: Ambities, Instrumentarium en Organisatie • Om vervolgens te bespreken via SWOTs • Doelgroepen zijn: belanghebbenden, beslissers en adviseurs/toezichthouders

Herziening Evenementenbeleid

04 – 6 - 2024

Planning Actie

Moment

Bespreking in drie blokken met belanghebbenden

Q2/3 Zomer 24 Q3

Bespreking drie blokken met een delegatie van de raad met voorstel voor onderstaand traject

De uitkomst van de gesprekken worden (ambtelijk) in beeld gebracht in een SWOT dat de basis voor een missie (waar staat Hardenberg voor) en een visie (wat heeft Hardenberg voor ogen)

4 juni

Reikwijdte en diepgang van plan van aanpak ambtelijk toetsen bij: vergunningen, cultuur, sport, communicatie & pr en arbeidsmarkt en maatschappelijke zaken

Q3

Formuleren nieuw beleid inclusief een “balanstoets” voor ambitie en capaciteit

Q4

Evenementenbeleid in college Advies van college aan raad voor discussie in de raad Afronding definitief college- en raadsvoorstel Vaststelling in de raad

Q 1 2025 Q1 Q1 Q2

Herziening Evenementenbeleid

4 – 6 - 2024

2025

Huidig beleid

• Huidig beleid staat op internet:

• Aspecten in drie blokken: 1 ambitie, 2 instrumentarium, 3 organisatie

Herziening Evenementenbeleid

04 – 6 - 2024

Financieel overzicht Budgetten

Bedrag

Geoormerkt aan

Grote evenementen

€

Strawberry fields

€

50.000,00

€

50.000,00 €

Festival de Vecht

€

50.000,00

€

50.000,00

Dirty Monkey Run

€

22.000,00

€

22.000,00 €

22.000,00

SCSH/SHP

€

50.000,00

€

50.000,00 €

50.000,00

Ballonfestival en drakenboot

€

25.000,00

€

25.000,00 €

25.000,00

Aanvraagmoment 1

€

75.000,00

€

50.000,00 €

Aanvraagmoment 2

€

75.000,00

€

50.000,00 €

Hardenberg

€

27.000,00

€

27.000,00

Dedemsvaart

€

8.000,00

€

8.000,00

Balkbrug

€

7.000,00

€

7.000,00

€

389.000,00

€

Begrotingssubsidies (ovb begroting) €

Evenementensubsidie

Promotiestichtingen

totaal Thema/onderwerp

€

€

€

100.000,00

97.000,00

150.000,00

42.000,00

389.000,00 9-8-2024

2024

2025

2026 50.000,00

2027 €

50.000,00

50.000,00

€

75.000,00

50.000,00

€

75.000,00

339.000,00 € 247.000,00

€ 200.000,00

Aspecten huidig beleid: 1 Ambities Ambities die iets zeggen over: missie, visie, uitgangspunten en identiteit: • Evenementen horen bij onze gemeente. • Gevarieerd evenementenaanbod: verscheiden en divers, voor de meeste doelgroepen. • Minimaal 2 grote projecten per jaar, toevoeging aan het profiel van Hardenberg, regionaal • Aandacht voor duurzaamheid: maatschappelijk verantwoord ondernemerschap. • Economisch rendement blijft, maar naast cultuurbeleving, gemeenschapszin, gezondheid en maatschappelijke activering. • Evenementen moeten een bredere spreiding kennen: - Omvang: niet alleen 1000-5000 en > 5000, maar ook < 1000, - Schaal: stedelijke evenementen en over kleinere buurt- en dorpsactiviteiten, ▪ Programmering: moment en locatie • Er moet meer reuring komen. • Bereik jongeren (verworvenheid uit de coronatijd) blijven uitbouwen

Herziening Evenementenbeleid

4 – 6 - 2024

Aspecten huidig beleid 2 Instrumentarium Instrumentarium dat iets zegt over: transparantie, doeltreffendheid, effect: • Maximumstellen aan aantal jaren subsidie. • Vernieuwend karakter en meerwaarde benoemen en laten scoren. • Passend beleid bij toenemende mate van complexiteit en nieuwe doelen • Optimaliseren subsidietraject - Mogelijke vereenvoudiging van de aanvraag zoeken - Indienings- en afhandelingstermijn, - Vragen voor financieel regime: begrotingsaanvraag, buffers, garantstelling gemeente, entreegelden, fysieke bijdragen gemeente, andere wijze van afrekenen • Waarborgen van veiligheid: waarborgen van veiligheid en openbare orde: omvang, locatie, tijdstip • Diensten van de gemeente: hekken, vegen, opruimen, etc: afspraken en planning • Wat zijn basis(rand)voorwaarden (wet- en regelgeving) en wat kan (nog) anders

Herziening Evenementenbeleid

4 – 6 - 2024

Aspecten huidig beleid 3 Organisatie Organisatie dat een vorm en werkwijze biedt voor: rol, verantwoordelijkheid, doeltreffendheid, balans: • Rolneming van belang: organisatie en coördinatie • Delegeren: - Uitvoering onafhankelijke buiten de gemeente coördinator/accountmanager - Rol van de promotiestichtingen • Rol van vrijwilligers duiden • Aanpassing systematiek indiening, verantwoording en beoordeling • Richting nieuw afwegingskader met transparantie, objectiviteit en voorkomen willekeur. • Check op waarborgen van veiligheid en openbare orde en voorkomen overlast • Balans leefbaarheid en levendigheid: “Laadvermogen” van een stad: maximale draagkracht op een aantal locaties in relatie tot de wens voor meer ruimte voor nieuwe initiatieven. • Ruimtelijke procedure (bestemmingsplan) om dit voor een aantal locaties goed te bestemmen. • Optimaliseren vergunningen- en veiligheidstraject • Wat kan volgens regelgeving en capaciteit gemeentelijke organisatie

Herziening Evenementenbeleid

4 – 6 - 2024

Koers nieuw beleid: vragen voor de raad • Weging en aanvullingen op aspecten en thema’s rond - Ambities - Instrumentarium - Organisatie Andere doelgroepen die betrokken worden • Beslissers: - Gemeenteraad; - College • Belanghebbenden - Evenementenorganisatoren: opgesplitst naar schaal - Bewoners (binnenstad Hardenberg, omwonenden evenementenlocaties), - Ondernemers(collectieven),ondernemers binnenstad, warenmarkt - Overige

Herziening Evenementenbeleid

4 – 6 - 2024

SWOTs: aanvullen op de papieren versie in de zaal BLOK 1 Sterktes

AMBITIES Zwaktes

BLOK 2 Sterktes

Waar zijn we goed in?

Waar zijn we niet goed in?

Waar zijn we goed in?

Waar zijn we niet goed in?

Wat loopt goed?

Wat werkt niet?

Wat loopt goed?

Wat werkt niet? Wat kan beter

Wat kan beter Evenementen horen bij onze gemeente Ambitie voor groter en meer reuring

Waar zitten onze zwakke plekken? Onvoldoende zicht op nieuw beleid komende tijd Niet in beeld hoe dit te realiseren

Minimaal 2 grote projecten per jaar Profiel moet vastgesteld worden Redelijk gevarieerd evenementenaanbod Vooral economisch getint, verscheidenheid onvoldoende

Duurzaamheidsaspecten zijn deels bekend

Kansen

Welke kansen zien we door externe factoren (markt/politiek/tendensen)? Events worden steeds populairder: festivallisering: van binnen- naar buitenpodia Jongeren bereiken via nadere kanalen Eventbezoek leidt tot “herhaalbezoek” Evenementen zijn belangrijke kapstok voor stads- en regiomarketing “Secundary cities” steeds populairder: Meer bekendheid Vecht en Harderberg in de regio en Oost-Nederland

Niet voor alle doelgroepen toegankelijk Cultuurbeleving niet optimaal Gezondheid onderbelicht Maatschappelijke activering niet benoemd in evenementenbeleid Afstemming in de regio Kleine evenementen onvoldoende belicht Duurzaamheid staat in de kinderschoenen

Bedreigingen

Welke bedreigingen zien we voor ons door externe factoren (markt/politiek/tendensen?) Schaalvergroting en intensivering vergroten risico op calamiteiten Achterblijven in de programmering leidt tot imagoschade Accommodatiebeleid (hotels/B&B) moet wel meegroeien Overlast grotere evenementen Onvoldoende aandacht voor afstemming

Herziening Evenementenbeleid

BLOK 3 Sterktes

INSTRUMENTARIUM Zwaktes

Waar zijn we goed in?

Waar zijn we niet goed in?

Wat loopt goed?

Wat werkt niet? Wat kan beter

Waar zitten onze zwakke plekken?

Huidig instrumentarium werkt

Voor nieuwe beleid zijn ambitie en capaciteit niet in evenwicht < 1000 onvoldoende aanwezig

Subsidie: > 1000 en > 5000 vertegenwoordigd Successen behaald in coronatijd qua bereik jongeren Veel stedelijk Goed zomerprogramma

Aparte bijdrage voor kansrijkheid Veiligheid en openbare orde gewaarborgd.

Vergunningensysteem op orde Overlast is beperkt en in beeld

Kansen

Begrotingssubsidie Nieuwe locaties zijn in trek, bijvoorbeeld buiten de bebouwde kom Social Media spelen steeds meer een rol

Financieel beleid op orde

Weinig dorps Voor en naseizoen onderbelicht Geen maximalisering aantal jaren subsidiering

Financiële ruimte is aanwezig Gemeente staat open voor aanpassing

Geen score op innovatie, vernieuwing en meerwaarde Laadvermogen van een stad: maximale draagkracht op een aantal locaties in relatie tot de wens voor meer ruimte voor nieuwe initiatieven

Beoordeling is transparant Integraal beleid waarbij activiteiten op een goede plek, op een goed moment in goede afstemming kunnen plaats vinden

Bewoners ervaren in toenemende mate overlast

Kansen

Welke bedreigingen zien we voor ons door externe factoren (markt/politiek/tendensen?) Vrijwilligersinzet onder druk, betaald personeel) krijgen is opgave voor hele hospitality sector Complexiteit in regelen kan leiden tot onbeheersbaarheid

Eten staat steeds meer centraal Klimaatbewustzijn zorgt voor vraag naar regionaal/lokaal vertier

Waar zitten onze zwakke plekken?

Verdwenen in het nieuwe normaal

Bedreigingen

Welke kansen zien we door externe factoren (markt/politiek/tendensen)?

Evenementen in de conservatieve stijl onder druk

4 – 6 - 2024

ORGANISATIE Zwaktes

Welke kansen zien we door externe factoren (markt/politiek/tendensen)?

Subsidiebeleid kost veel ambtelijke inzet Huidig beleid staat geen uitbreiding toe Financieel huishouden is voor veel evenementen een zware taak Rolneming van alle stakeholders is onvoldoende verkend Beoordeling ligt geheel bij de gemeente

Bedreigingen

Welke bedreigingen zien we voor ons door externe factoren (markt/politiek/tendensen?) Schaalvergroting zorgt voor groter Prijsstijgingen zorgen voor onzekere wordende impact markt voor evenementen Kader opstellen en modern organiseren Onvoldoende professionalisering betekent een boost voor de sector Onvoldoende begeleiding/coördinatie kan leiden tot willekeur Evaluatie biedt de optie coördinatie anders in te richten Rol en inzet van vrijwilligers

Bedankt voor de aandacht

Herziening Evenementenbeleid

4 – 6 - 2024