Plan van aanpak herziening evenementenbeleid

PLAN VAN AANPAK HERZIENING EVENEMENTENBELEID, mei 2024 Op weg naar Ambities en Balans Inleiding De gemeente Hardenberg heeft een evenementensector vol met plannen en ambities. Tot nu toe ging het om de economische meerwaarde van evenementen. De covid-19 crisis zorgde voor een periode van overleven voor de evenementensector. In het coalitieakkoord ‘Oog voor elkaar, blik op de toekomst’ heeft het college aangegeven dat zij evenementen ruimhartig wil blijven ondersteunen. Zij wil streven naar verbreding van de thema’s en de ontwikkeling van aansprekende evenementen, passend bij de kwaliteit en aantrekkelijkheid van de gemeente Hardenberg. Voor de korte termijn komt er een aanpassing van de evenementensubsidieregeling. Voor de lange termijn is er aanpassing nodig op onderdelen van het evenementenbeleid. In een paar evaluatierondes gaan we vaststellen wat er behouden moet worden en wat er anders kan. Twee hoofdgroepen van onderwerpen geven inhoudelijk richting aan in deze rondes: Ambities en Instrumentarium. Beide groepen vormen de thema’s die – na finetuning – onderdeel gaan uitmaken van de evaluatie. Vanuit de evaluatie komen we tot een praktische visie op aanpassing van evenementen(subsidie)beleid en de organisatie er van. Belanghebbenden en betrokkenen binnen en buiten de gemeentelijke organisatie worden betrokken in dit evaluatieproces.

Dit plan van aanpak beschrijft de ambities, het instrumentarium en zet de acties in planning, om zo tot een gerichte evaluatie voor een nieuw gebalanceerd evenementenbeleid te komen. Ambities Een aantal hoofdlijnen – ambities - voor verandering is nu al zichtbaar: • •

•

Twee grotere evenementen moeten toevoeging bieden aan het profiel van Hardenberg. Duiding van de culturele kwaliteit: soort van “Oerol aan de Vecht”. Evenementen moeten inhoudelijk breder beschouwd worden dan alleen een economische activiteit en bijdragen aan een sterkere samenleving: dus ook aspecten van cultuurbeleving, gemeenschapszin, gezondheid en maatschappelijke activering. Evenementen moeten qua schaal een bredere spreiding kennen: o Omvang: niet alleen 1000-5000 en > 5000, maar ook < 1000, o Schaal: stedelijke evenementen en kleinere buurt- en dorpsactiviteiten, o Programmering: moment en locatie

Deze hoofdlijnen gaan vooral over de inhoud van het subsidiebeleid. Veiligheid en openbare orde zijn op dit moment op orde. Neemt niet weg dat verandering en verruiming van evenementenbeleid wel een relatie hebben met openbare orde en veiligheid. In een ambtelijke sessie moet bekeken worden of de genoemde ambities compleet zijn en in hoeverre openbare orde en veiligheid onderwerpen voor evaluatie zijn. Tot slot zal nieuw evenementenbeleid balans moeten opleveren in ambities en in de invulling van de rol van onze gemeente afgezet tegen dan noodzakelijk capaciteit in geld en (ambtelijke) inzet. Ook hier moet een evaluatie duidelijkheid in bieden.

1

Instrumentarium en organisatie Naast ambities gaat het om instrumenten die, na aanpassing en aanvulling, ingezet worden. Om veranderingen te bewerkstelligen moet er op basis van geformuleerde ambities uitvoering en werkwijze geëvalueerd worden. Een aantal hoofdlijnen is nu al zichtbaar: •

•

•

•

• •

De toenemende mate van complexiteit van de organisatie rond de uitvoering van evenementen vraagt om andere antwoorden. Het gaat onder meer om veiligheid, verkeer, aansprakelijkheid, verzekering èn de hoeveelheid regels en informatie veiligheid, verkeer en aansprakelijkheid. Dit vraagt om duidelijke kaders die de basis vormen voor het nieuwe evenementenbeleid. Het gaat dan vervolgens ook om de vraag wat we zelf als gemeente organiseren wat wellicht beter buiten onze organisatie geplaatst kan worden. Het huidige subsidiebeleid (middelen, thema’s, werkwijze) is nu niet meer toereikend om de ambities te realiseren: uitgezocht moet worden wat anders moet: de aanvraagprocedure is ingewikkeld, er zijn beperkte aanvraagmomenten, doorgaans wordt alleen de onrendabele top gesubsidieerd. De aangepaste regeling voor 2023 is hopelijk al een eerste stap. Ervaringen met de eerste ronde in Q4 2023 kunnen worden meegenomen bij de evaluatie. Er is een wens voor meer ondersteuning en begeleiding bij het organiseren van evenementen. Wat dan de rol is van de gemeente en of die rol anders belegd moet worden is onderdeel van de evaluatie. Ook de systematiek van beoordelingscriteria is onderwerp voor evaluatie: omvang, aangevraagd subsidiebedrag en locatie en thema zijn aspecten daarin. Budgetten voor bijdragen aan evenementen moeten opnieuw worden afgestemd op de ambities en doel die zijn gesteld.

In een ambtelijke sessie moet vastgesteld worden of deze hoofdlijnen aangevuld moeten worden. Dat komt dan daarna uiteraard ook weer terug in de gesprekken met de organisatoren.

Planning en proces In dit plan van aanpak is het goed om vast te stellen wat we met wie en wanneer bespreken. Waar praten we over? Hoe preciezer de definitie van evaluatie-onderwerpen hoe hoger de kwaliteit van de waarde van de evaluatie, en hoe beter de evaluatie, hoe meer draagvlak voor een visie en nieuw beleid. Een voorlopige definitie luidt: Definitie: Een evenement is in de breedste zin van het woord een gebeurtenis die verplaatsbaar is en waarbij muziek, kunst, cultuur, sport, wetenschap of een combinatie van deze centraal staat. Dit vergt nadere precisering, maar wel goed om zo kort en krachtig te beginnen Het voorstel is dat we in drie blokken van aspecten (ambities, instrumentarium, organisaties) gaan praten in verschillende settings met verschillende deelnemers aan de hand van drie SWOT-analyses met deze thema’s (zie aanzet in de bijlage). Motto zou kunnen zijn: Integraal beleid waarbij activiteiten op een goede plek, op een goed moment in goede afstemming kunnen plaats vinden waarbij ambitie en capaciteit in evenwicht zijn.

2

Blok 1 Ambities die iets zeggen over: missie, visie, uitgangspunten en identiteit: -

-

Evenementen horen bij onze gemeente. Gevarieerd evenementenaanbod: verscheiden en divers, voor de meeste doelgroepen. Minimaal 2 grote projecten per jaar, toevoeging aan het profiel van Hardenberg. Aandacht voor duurzaamheid: maatschappelijk verantwoord ondernemerschap. Economisch rendement blijft, maar nevengeschikt worden cultuurbeleving, gemeenschapszin, gezondheid en maatschappelijke activering. Evenementen moeten een bredere spreiding kennen: - Omvang: niet alleen 1000-5000 en > 5000, maar ook < 1000, - Schaal: stedelijke evenementen en over kleinere buurt- en dorpsactiviteiten, - Programmering: moment en locatie Er moet meer reuring komen. Bereik jongeren (verworvenheid uit de coronatijd) blijven uitbouwen

Blok 2 Instrumentarium dat iets zegt over: transparantie, doeltreffendheid, effect: -

-

-

Maximumstellen aan aantal jaren subsidie. Vernieuwend karakter en meerwaarde benoemen en laten scoren. Optimaliseren Subsidietraject - Mogelijke vereenvoudiging van de aanvraag zoeken, - Indienings- en afhandelingstermijn, - Vragen voor financieel regime: begrotingsaanvraag, buffers, garantstelling gemeente, entreegelden, fysieke bijdragen gemeente, andere wijze van afrekenen Waarborgen van veiligheid: waarborgen van veiligheid en openbare orde - omvang aantal bezoekers - locatie - tijdstip - parkeren - handhaving Diensten van de gemeente: hekken, vegen, opruimen, etc: afspraken en planning Wat zijn basis(rand)voorwaarden (wet- en regelgeving) en wat kan (nog) anders

Blok 3 Organisatie dat een vorm en werkwijze biedt voor: rol, verantwoordelijkheid, doeltreffendheid, balanseffect: - Rolneming van belang: organisatie en coördinatie - Delegeren: - Uitvoering door onafhankelijke organisatie buit de gemeente met een evenementen coördinator/accountmanager - Rol van de promotieorganisaties - Stelsel vereenvoudiging bijvoorbeeld verdelen voor een bedrag tot €1000,-- Rol van vrijwilligers duiden - Andere indienings- en verantwoordingstermijn. - Intake en afhandeling, transparantie en objectiviteit staan in een nieuw afwegingskader dat het gevoel van willekeur wegneemt. - Waarborgen van veiligheid: (controle) check op waarborgen van veiligheid en openbare orde - Laadvermogen van een stad: maximale draagkracht op een aantal locaties in relatie tot de wens voor meer ruimte voor nieuwe initiatieven. Balans leefbaarheid en levendigheid. - Ruimtelijke procedure om dit voor een aantal locaties goed te bestemmen. 3

-

-

-

Optimalisering vergunningen- en veiligheidstraject - Maatwerk - Begeleiding Overlast beperken door: - Programmeren - Handhaven. Wat zijn basis(rand)voorwaarden (wet- en regelgeving) en wat kan (nog) anders Meer evenementen betekent andere werkwijze en grotere capaciteitsvraag voor de gemeente

Met wie praten we daarover? Gezien de verscheidenheid in belangen en de verschillen in schaal (stad, dorp, buurt) is een analyse wenselijk dat het speelveld met belanghebbenden in beeld brengt. Het gaat dan om de volgende categorieën die min of meer dezelfde onderwerpen voorgelegd krijgen. -

-

-

Beslissers: o Gemeenteraad; o College o CMT Belanghebbenden o Bewoners (binnenstad Hardenberg, omwonenden evenementenlocaties), o Ondernemers(collectieven),ondernemers binnenstad, warenmarkt o Bezoekers waaronder specifieke doelgroepen als mindervaliden o Evenementenorganisatoren: opgesplitst naar schaal; o Natuur en milieuorganisaties; o lokale, gemeentelijke en regionale marketingorganisaties. Externe adviseurs zoals de omgevingsdienst, GGD en veiligheids- en hulpdiensten (wo veiligheidsregio). Diverse interne disciplines van de gemeente: (Samen Doen , sport, cultuur, economie, verkeer, beheer & onderhoud, duurzaamheid, vergunningen, openbare orde en veiligheid, handhaving, communicatie; bijna iedereen dus). NB enkele vertegenwoordigers van de gemeente zijn ook welkom bij gesprekken van belanghebbenden en extern adviseurs.

Het voorstel is dat er in ieder geval gesproken wordt met: -

Collega’s die bezig zijn of een relatie hebben met evenementenbeleid (een delegatie van) de gemeenteraad Evenementenorganisatoren Bewoners/ondernemers die te maken hebben met de gevolgen van evenementen Veiligheidsdiensten

In principe komen in iedere bijeenkomst alle drie blokken met aspecten naar voren. Een mooie werkvorm is de SWOT-analyse (zie de opzet daarvoor in de bijlage) NB 1: niet iedereen hoeft over alle blokken even intensief mee te praten NB 2: niet alle bijeenkomsten hoeven even lang te duren

4

Opzet van de planning Actie Bevestiging PvA met PH Bespreking drie blokken met een delegatie van de raad met voorstel voor onderstaand traject Bespreking drie blokken met belanghebbenden.

Moment 27 mei 4 juni

De uitkomst van de gesprekken worden (ambtelijk) in beeld gebracht in een SWOT dat de basis voor een missie (waar staat Hardenberg voor) en een visie (wat heeft Hardenberg voor ogen) Reikwijdte en diepgang van plan van aanpak ambtelijk toetsen bij: vergunningen, cultuur, sport, communicatie & pr en arbeidsmarkt en maatschappelijke zaken Formuleren nieuw beleid inclusief een “balanstoets” voor ambitie en capaciteit Evenementenbeleid in college Advies van college aan raad voor discussie in de raad Afronding definitief college- en raadsvoorstel Vaststelling in de raad van mei 2024

Rond de zomer

Rond de zomer

september

oktober november december januari 2025 februari 2025

Organisatie van het traject Voorstel is de evaluatie uit te laten voeren door een projectleider, bijgestaan door een projectgroep en (op afroep) beleidsadviseurs. Inschatting voor twee fasen: 1 evaluatie: inzet projectleider ongeveer 200 uur, ambtelijke inzet 100 uur, samen ongeveer 300 uur. 2 beleidsontwikkeling: inzet projectleider 100 uur, ambtelijk 50 uur, samen ongeveer 150.

5

Bijlage: eerste uitwerking voor Sterkte-Zwakte- Analyse

BLOK 1 Sterktes

AMBITIES Zwaktes

Waar zijn we goed in? Wat loopt goed?

Duurzaamheidsaspecten zijn deels bekend

Waar zijn we niet goed in? Wat werkt niet? Wat kan beter Waar zitten onze zwakke plekken? Onvoldoende zicht op nieuw beleid komende tijd Niet in beeld hoe dit te realiseren Profiel moet vastgesteld worden Vooral economisch getint, verscheidenheid onvoldoende Niet voor alle doelgroepen toegankelijk Cultuurbeleving niet optimaal Gezondheid onderbelicht Maatschappelijke activering niet benoemd in evenementenbeleid Afstemming in de regio Kleine evenementen onvoldoende belicht Duurzaamheid staat in de kinderschoenen

Kansen

Bedreigingen

Welke kansen zien we door externe factoren (markt/politiek/tendensen)? Events worden steeds populairder: festivallisering: van binnen- naar buitenpodia Jongeren bereiken via nadere kanalen

Welke bedreigingen zien we voor ons door externe factoren (markt/politiek/tendensen?) Schaalvergroting en intensivering vergroten risico op calamiteiten Achterblijven in de programmering leidt tot imagoschade Accommodatiebeleid (hotels/B&B) moet wel meegroeien Overlast grotere evenementen

Evenementen horen bij onze gemeente Ambitie voor groter en meer reuring Minimaal 2 grote projecten per jaar Redelijk gevarieerd evenementenaanbod

Eventbezoek leidt tot “herhaalbezoek” Evenementen zijn belangrijke kapstok voor stads- en regiomarketing “Secundary cities” steeds populairder: Meer bekendheid Vecht en Harderberg in de regio en Oost-Nederland

Onvoldoende aandacht voor afstemming

6

BLOK 2 Sterktes

INSTRUMENTARIUM Zwaktes

Waar zijn we goed in? Wat loopt goed?

Waar zijn we niet goed in? Wat werkt niet? Wat kan beter Waar zitten onze zwakke plekken? Voor nieuwe beleid zijn ambitie en capaciteit niet in evenwicht < 1000 onvoldoende aanwezig

Huidig instrumentarium werkt Subsidie: > 1000 en > 5000 vertegenwoordigd Successen behaald in coronatijd qua bereik jongeren Veel stedelijk Goed zomerprogramma

Verdwenen in het nieuwe normaal Weinig dorps Voor en naseizoen onderbelicht Geen maximalisering aantal jaren subsidiering

Aparte bijdrage voor kansrijkheid

Geen score op innovatie, vernieuwing en meerwaarde Laadvermogen van een stad: maximale draagkracht op een aantal locaties in relatie tot de wens voor meer ruimte voor nieuwe initiatieven

Veiligheid en openbare orde gewaarborgd.

Vergunningensysteem op orde Overlast is beperkt en in beeld

Bewoners ervaren in toenemende mate overlast

Kansen

Bedreigingen

Welke kansen zien we door externe factoren (markt/politiek/tendensen)? Begrotingssubsidie Nieuwe locaties zijn in trek, bijvoorbeeld buiten de bebouwde kom

Welke bedreigingen zien we voor ons door externe factoren (markt/politiek/tendensen?) Vrijwilligersinzet onder druk, betaald personeel) krijgen is opgave voor hele hospitality sector Complexiteit in regelen kan leiden tot onbeheersbaarheid

Social Media spelen steeds meer een rol Eten staat steeds meer centraal Klimaatbewustzijn zorgt voor vraag naar regionaal/lokaal vertier

Evenementen in de conservatieve stijl onder druk

7

BLOK 3 Sterktes

ORGANISATIE Zwaktes

Waar zijn we goed in? Wat loopt goed?

Waar zijn we niet goed in? Wat werkt niet? Wat kan beter Waar zitten onze zwakke plekken? Subsidiebeleid kost veel ambtelijke inzet Huidig beleid staat geen uitbreiding toe Financieel huishouden is voor veel evenementen een zware taak

Financieel beleid op orde Financiële ruimte is aanwezig Gemeente staat open voor aanpassing

Rolneming van alle stakeholders is onvoldoende verkend Beoordeling ligt geheel bij de gemeente

Beoordeling is transparant Integraal beleid waarbij activiteiten op een goede plek, op een goed moment in goede afstemming kunnen plaats vinden

Kansen

Bedreigingen

Welke kansen zien we door externe factoren (markt/politiek/tendensen)? Schaalvergroting zorgt voor groter wordende impact Kader opstellen en modern organiseren betekent een boost voor de sector

Welke bedreigingen zien we voor ons door externe factoren (markt/politiek/tendensen?) Prijsstijgingen zorgen voor onzekere markt voor evenementen Onvoldoende professionalisering Onvoldoende begeleiding/coördinatie kan leiden tot willekeur

Evaluatie biedt de optie coördinatie anders in te richten Rol en inzet van vrijwilligers

8