Controleprotocol en normenkader 2022

Controleprotocol en normenkader 2022 Doelstelling van het controleprotocol Opdracht aan de accountant, die belast is met de controle van de jaarrekening 2022. Hierin zijn hoofdlijnen vastgelegd voor de accountantscontrole. Toelichting 1. In artikel 213 van de Gemeentewet staat dat: - de accountantscontrole van de jaarrekening wordt uitgevoerd door de accountant die daarvoor door de gemeenteraad is aangewezen; - de gemeenteraad de verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie vast stelt. 2. Het controleprotocol heeft als doel aanwijzingen te geven aan de accountant over: - de reikwijdte van de accountantscontrole, - de daarvoor geldende normstellingen, - de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. 3. In dit controleprotocol is aangeven welke regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van rechtmatigheidscontrole is, het zogenaamde normenkader. Algemeen uitgangspunt voor en reikwijdte van de accountantscontrole De controle van de accountant is zo ingericht dat een oordeel kan worden gegeven over de getrouwheid van de jaarrekening en het financieel beheer. De accountant geeft ook een oordeel over de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties. Toelichting 1.

In artikel 213 van de Gemeentewet is bepaald dat de controle van de accountant gericht is op het afgeven van een oordeel over: a. de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; b. het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting 1 en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen; c. de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; d. de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. 2. Bij de controle zijn bepalend voor de uit te voeren werkzaamheden: - het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten; - de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NIVRA); - de (stellige) uitspraken van de commissie BBV. 3. Bij de controle wordt rekening gehouden met het door de gemeente van toepassing verklaarde controleprotocol financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet. Te hanteren goedkeuringstoleranties Voor de controle van de jaarrekening gelden de volgende goedkeuringstoleranties: Strekking controleverklaring Goedkeuringstoler Goedkeuren Beperking Oordeelonthoud 1

Zie bijlage 3: spelregels begrotingscriterium

Afkeurend

antie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle *% lasten)

d ≤ 1% ≤ 3%

> 1% < 3% > 3% < 10%

ing -

≥ 3%

≥ 10%

-

Toelichting goedkeuringstolerantie 1. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten. Hij baseert zich op de risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties. 2. De goedkeuringstolerantie is het bedrag aan fouten of onzekerheden die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming kan worden beïnvloed. 3. Als de goedkeuringstoleranties niet worden overschreden, wordt een goedkeurende controleverklaring afgegeven. Als een of beide goedkeuringstolerantie(s) wordt/worden overschreden, zal de accountant geen goedkeurende controleverklaring verstrekken. 4. In het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Deze minimumeisen zijn overgenomen en van toepassing voor de goedkeuring van de jaarrekening 2022. Te hanteren rapporteringstoleranties De rapporteringstolerantie is € 100.000. Toelichting rapporteringstolerantie 1. Met de rapporteringstoleranties bepaalt de raad dat geconstateerde onrechtmatigheden groter dan € 100.000 in het verslag van bevindingen worden opgenomen. Ook als die onrechtmatigheden niet direct leiden tot een niet-goedkeurende verklaring. 2.

De accountant is gehouden aan beroepsvoorschriften en kan daarom mogelijk tot een lagere rapporteringstolerantie komen dan € 100.000. 3. De raad heeft de mogelijkheid om voor (delen van) de jaarrekening met de accountant lagere rapporteringstoleranties overeen te komen. Rechtmatigheidstoetsing De toetsing op rechtmatigheid vindt plaats op basis van relevante wet- en regelgeving. De regelgeving is vastgelegd in het normenkader (zie bijlage 1). Toelichting Het gaat om Europese regelgeving, wettelijke bepalingen en eigen regelgeving, zoals verordeningen vastgesteld door de raad. Bij de wettelijke bepalingen zijn alleen de financiële beheershandelingen van belang, zoals bijvoorbeeld Europese aanbestedingsrichtlijnen. Voor verordeningen geldt dat alle gemeentelijke verordeningen voor zover deze bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen onderdeel uitmaken van het normenkader. Ook andere besluiten van de raad met een kader stellend karakter en die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen, zijn een verplicht onderdeel van

het normenkader (begroting, raadsbesluiten over investeringsvoorstellen, beleidsnota’s2). Single Information Single audit (SiSa) De gemeente is verplicht voor een aantal specifieke uitkeringen verantwoordingsinformatie op te nemen in een bijlage bij de jaarrekening. De accountant moet deze informatie controleren. Daarbij gelden specifieke, door het rijk vastgestelde, tolerantie- en rapportagegrenzen. Toelichting Op grond van wettelijk voorschrift wordt voor een aantal specifieke uitkeringen verantwoordingsinformatie opgenomen in een bijlage bij de jaarrekening. Daarvoor is door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties een model voorgeschreven. Communicatie en overleg Gemeente en accountant overleggen tijdens het controlejaar met elkaar over de uitvoering van de opdracht. Toelichting Voor een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole is het gewenst dat periodiek overleg plaats vindt tussen de accountant, de raad, het college van burgemeester en wethouders, de concerncontroller, concernmanager bedrijfsvoering en eventueel anderen binnen de ambtelijke organisatie. In bijlage 2 is een overzicht opgenomen van de overleggen. Rapportering accountant De accountant doet verslag van zijn werkzaamheden in rapporten voor gemeenteraad, college en management. Toelichting 1. Interim-controles. Door de accountant wordt een zogenaamde interim controle uitgevoerd.

Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt in november een verslag uitgebracht aan het management. Bestuurlijk relevante zaken worden door het management aan het college gerapporteerd. 2. Jaarrekeningcontrole. Na de controle wordt door de accountant een verslag van bevindingen uitgebracht aan de gemeenteraad en in afschrift aan het College van Burgemeester en Wethouders. In dat verslag rapporteert de accountant over zijn bevindingen bij overschrijding van de rapporteringstolerantie. En over onderwerpen waarvan hij meent dat deze voor het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad relevant zijn. Daartoe behoort in ieder geval: - Een oordeel over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie. 2

Het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid is niet opgenomen in het normenkader. Dit is door de raad op 25 januari 2022 besloten op grond van de adviezen van de Commissies BBV en BADO.

-

Analyses van de informatie in de jaarrekening en het geven van eventueel aanvullende toelichtingen. - De vermelding van eventuele bevindingen. 3. Controleverklaring. In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. Deze verklaring is bestemd voor de gemeenteraad en wordt opgenomen bij de door het college van burgemeester en wethouders opgemaakte jaarrekening. Bijlagen 1. Normenkader 2. Communicatie en periodiek overleg. 3. Spelregels begrotingscriterium 4.

Bijlage 1: Normenkader Het normenkader voor een rechtmatigheidscontrole betreft de inventarisatie van de relevante regelgeving van hogere overheden en de door de raad vastgestelde regelgeving. Het gaat om de financiële beheershandelingen in de regelgeving. Het normenkader moet actueel worden gehouden en wordt aangepast op basis van nieuwe wet- en regelgeving. Daarom wordt het elk jaar geactualiseerd. Het normenkader is vooral voor het voorwaardencriterium van belang. NB: Collegebesluiten vallen niet onder de rechtmatigheidscontrole, tenzij de controle hiervan verplicht is op basis van hogere regelgeving of raadsbesluiten c.q. verordeningen. Proces Financiële administratie

Extern / Intern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Intern Intern Intern Intern

Regelgeving / Verordening Gemeentewet Besluit Begrotingen VerantwoordingProvincies en Gemeenten (BBV) Besluit accountantscontrole decentrale overheden Wet financieringdecentrale overheden (FIDO) Wet Houdbare overheidsfinanciën (Hof) Besluit Leningsvoorwaarden lagere overheid Financiële-verhoudingswet Wet gemeentelijke schuldsanering Wet op de omzetbelasting Wet BTW compensatiefonds Wet op de Vennootschapsbelasting Verordening op de heffingen invorderingvan leges 2022 Tarieventabel behorende bij de legesverordening Financiële verordening2017 Teasurystatuut 2017

Extern Extern Extern Extern Extern Extern Intern

Besluit Begrotingen VerantwoordingProvincies en Gemeenten (BBV) Wet op het BTW compensatiefonds (BCF) Wet op de Omzetbelasting Europese richtlijnen aanbestedingswet Aanbestedingswet 2012 Wet markt en overheid Financiële verordening2017

Personeel en salarisadministratie

Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Intern Intern Intern Intern

Ambtenarenwet Wet op de loonbelasting Sociale verzekeringswetten Wet normaliseringrechtspositie ambtenaren (wnra) CAO gemeenten 1-1-2021 tot 1-1-2023 Wet verbeteringpoortwachter Arbowet Wet zorg en arbeid Wet Normering Topinkomens (WNT) Regelingcontroleprotocol WNT 2022 Bezoldigingsregeling Werkkostenregeling Verordening outplacement gewezen wethouders Gedragscode integriteit bestuurders Verordening rechtspositie raads- en schaduwfractieleden 2019 Regelingrechtspositie burgemeester en wethouders 2019

Belasting en heffingen

Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern

Gemeentewet Financiële-verhoudingswet Algemene wet inzake Rijksbelastingen Wet waarderingonroerende zaken Invorderingswet 1990 Kostenwet invorderingrijskbelastingen Algemene termijnwet Besluit Begrotingen VerantwoordingProvincies en Gemeenten (BBV) Verordening onroerendezaakbelasting 2022 Verordening compensatieregeling OZB maatschappelijke objecten Verordening op de heffingen invorderingvan leges 2022 Verordening rioolheffing 2022 Verordening afvalstoffenheffing2022 Verordening toeristenbelasting2022 t/m2025 Verordening forensenbelasting2022 Verordening hondenbelasting2022 Verordening parkeerbelastingen 2022 Verordening lijkbezorgingsrechten 2022 Verordening reclamebelastingDedemsvaart 2022 Verordening bedrijveninvesteringszone centrumHardenberg2022-2026

d Inkopen en aanbestedingen

Proces Uitkeringen inkomensondersteuning participatiewet

Extern / Intern

Regelgeving / Verordening

Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern

Participatiewet Wet Maatschappelijke Ondersteuning IOAW en IOAZ Wet BRP Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers (TOZO) Regelingopvangontheemden Oekraïne Bekostigingsregeling opvangontheemden Oekraïne Verordening begeleid werken Wet sociale werkvoorziening Verordening plaatsingsvolgorde Wsw Verordening individuele inkomenstoeslag2015 Verordening tegenprestatie Participatiewet 2015 FraudeverordeningParticipatiewet, Ioaw en Ioaz 2015 e.v. Verordening loonkostensubsidie 2020 Verordening individuele studietoeslag2015 (ingetrokken per 1 juli 2021) Verordening re-integratie Participatiewet, IOAW en IOAZGemeente Hardenberg2018 Afstemmingsverordening Participatiewet, IOAW en IOAZ2022 Verordening Leerlingenvervoer

Extern Extern Intern

Wet Maatschappelijke Ondersteuning Wet BRP Verordening maatschappelijk ondersteuningen jeugdhulp 2020

Jeugdzorg

Extern Extern Extern Extern Intern

Algemene Wet Bestuursrecht Gemeentewet Jeugdwet Wet gemeenschappelijke regelingen Verordening maatschappelijk ondersteuningen jeugdhulp 2020

Subsidieverstrekkingen

Extern Extern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern

Algemene Wet Bestuursrecht Gemeentewet Algemene subsidieverordening2018 Tijdelijke subsidieregeling scholingVE-certificering2022 Subsidieverordeninggecertificeerde instellingen Regio IJsselland 2020-2022 Subsidieregelingkinderopvangsociaal medische indicatie 2020 Subsidieregelingprogrammalijn Maatschappelijke Domein 2020 Regelingleningen gemeentelijke monumenten 2008 Subsidieregelingpeuteropvangen voorschoolse educatie gemeente Hardenberg2021 SubsidieregelingSociaal Cultureel Fonds gemeente Hardenberg SubsidieregelingPak je kans-fonds gemeente Hardenberg Subsidieregelingevenementen Subsidieregelingzorg en waarderingvoor natuur 2019-2022 Subsidieregelingondersteuninglogopedische problematiek op scholen gemeente Hardenberg 2019

Wet ondersteuning

en en

maatschappelijke

Proces Grondexploitatie

Extern / Intern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Intern

Regelgeving / Verordening Gemeentewet Financiële-verhoudingswet Besluit Begrotingen VerantwoordingProvincies en Gemeenten (BBV) Wet op de Vennootschapsbelasting Woningwet Wet ruimtelijke ordening Besluit ruimtelijke ordening Nota grondbeleid

Omgevingsvergunning

Extern Extern Extern Extern Extern Extern Intern

Gemeentewet Financiële-verhoudingswet Besluit Begrotingen VerantwoordingProvincies en Gemeenten (BBV) Woningwet Wet Ruimtelijke Ordening Wabo Legesverordening 2022

Inkomende subsidies (incl SISA)

Extern Extern Extern Extern

Algemene SubsidieverordeningOverijssel 2005 Gemeentewet Financiële-verhoudingswet Besluit Begrotingen VerantwoordingProvincies en Gemeenten (BBV)

Leges burgerzaken

Extern Extern Extern Extern Extern Intern Intern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Intern

Gemeentewet Financiële-verhoudingswet Besluit Begrotingen VerantwoordingProvincies en Gemeenten (BBV) Paspoortwet Wet BRP Legesverordening 2022 Tarieventabel behorende bij de legesverordening Gemeentewet Financiële-verhoudingswet Besluit Begrotingen VerantwoordingProvincies en Gemeenten (BBV) Woningwet Huurwet Huisvestingswet Leegstandwet Legesverordening 2022

Marktgelden

Extern Extern Extern Intern Intern

Gemeentewet Financiële-verhoudingswet Besluit Begrotingen VerantwoordingProvincies en Gemeenten (BBV) Marktverordening Verordening marktgelden 2022

Parkeergelden

Intern

Besluit privaatrechtelijke parkeertarieven 2021

Huren en Pachten

Bijlage 2: Communicatie en periodiek overleg Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd. Uit oogpunt van doelmatigheid kunnen gesprekken gecombineerd worden. Onderwerp

Wie

Auditplan

Concerncontroller, Auditor, Teamleider F&C, Concernmanager Bedrijfsvoering Bespreken concept versie: Concerncontroller, Auditor, Teamleider F&C, Concernmanager Bedrijfsvoering

Managementletter

Verslag van bevindingen en Accountantsverklarin g

Bespreken definitieve versie: Portefeuillehouder Financiën, Gemeentesecretaris , Concerncontroller, Concernmanager Bedrijfsvoering Bespreken concept versie: Concerncontroller, Auditor, Teamleider F&C, Concernmanager Bedrijfsvoering

Wannee r Juni

Wat

Oktober

Jaarlijks wordt een interim-controle gehouden, gericht op de werking van de administratieve organisatie en interne beheersing. De definitieve rapportage met de bevindingen uit de interim-controle moet jaarlijks uiterlijk 15 november aan het management zijn aangeboden.

Novemb er

Voorjaar

Bespreken definitieve versie: Portefeuillehouder Financiën, Gemeentesecretaris , Concerncontroller, Concernmanager Bedrijfsvoering

Voorjaar

Presentatie aan en gesprek met de raad

Juni

Aanpak en planning van de dienstverlening in het controlejaar

Het verslag van bevindingen gaat in ieder geval in op de fouten en onzekerheden met betrekking tot de getrouwheid en de rechtmatigheid (in relatie tot de controletoleranties), de inrichting van het financieel beheer en eventueel door de raad benoemde specifieke punten.

Bijlage 3: Spelregels begrotingscriterium Algemeen Alle gerealiseerde baten en lasten moeten in overeenstemming te zijn met de door de raad vastgestelde programmabegroting, inclusief alle goedgekeurde begrotingswijzigingen. Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de raad is gerespecteerd. De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn op hoofdlijnen door de wetgever (gemeentewet) bepaald en worden door de raad nader ingevuld door middel van de programmabegroting en de verordening financieel beheer. Iedere begrotingsoverschrijding aan het einde van het boekjaar is onrechtmatig. Echter bepaalde soorten begrotingsoverschrijdingen wegen niet mee in het rechtmatigheidsoordeel van de accountant. In onderstaande tabel zijn de soorten begrotingsoverschrijdingen met de bijbehorende consequentie voor het accountantsoordeel weergegeven. soorten begrotingsoverschrijdingen

Kostenoverschrijdingen die niet passen binnen het bestaand beleid en waarvoor men tegen beter weten in geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaand beleid, maar waarbij de accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn gesignaleerd. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid en die niet eerder konden worden gesignaleerd. Kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten. Kostenoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen. Vaak blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding. Kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door extra inkomsten die niet direct gerelateerd zijn. Over de aanwending van de extra inkomsten heeft de raad geen besluit genomen. Kostenoverschrijdingen die achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit b.v. bij nader onderzoek door de subsidieverstrekker, belastingdienst of toezichthouder blijkt. Het gaat om interpretatieverschillen van wet- en

Telt niet mee voor oordeel van de accountant

Telt wel mee voor oordeel van de accountant X

X

X X

X

X X

regelgeving die geconstateerd worden:  Tijdens het verantwoordingsjaar  Na afloop van het verantwoordingsjaar. Kostenoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen) waarvan de gevolgen zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in het jaar zelf of pas in volgende jaren.  In het jaar van investeren zelf  In de volgende jaren.

X

X X