Controleprotocol 2023 en het normenkader 2023

Controleprotocol en normenkader 2023 Doelstelling van het controleprotocol Opdracht aan de accountant, die belast is met de controle van de jaarrekening 2023. Hierin zijn hoofdlijnen vastgelegd voor de accountantscontrole. Toelichting 1. In artikel 213 van de Gemeentewet staat dat: - de accountantscontrole van de jaarrekening wordt uitgevoerd door de accountant die daarvoor door de gemeenteraad is aangewezen; - de gemeenteraad de verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie vast stelt. 2. Het controleprotocol heeft als doel aanwijzingen te geven aan de accountant over: - de reikwijdte van de accountantscontrole, - de daarvoor geldende normstellingen, - de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. 3. In dit controleprotocol is beschreven welke regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van rechtmatigheidscontrole is, het zogenaamde normenkader. Algemeen uitgangspunt voor en reikwijdte van de accountantscontrole De controle van de accountant is zo ingericht dat een oordeel kan worden gegeven over de getrouwheid van de jaarrekening en het financieel beheer, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording. Toelichting 1. In artikel 213 van de Gemeentewet is bepaald dat de controle van de accountant gericht is op het afgeven van een oordeel over: a.

de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; b. de rapportage van het college aan de gemeenteraad waarin verantwoording wordt afgelegd over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening; c. de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; d. de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. 2. Bij de controle zijn bepalend voor de uit te voeren werkzaamheden: - het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten; - de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NIVRA); - de (stellige) uitspraken van de commissie BBV. 3. Bij de controle wordt rekening gehouden met het door de gemeente van toepassing verklaarde controleprotocol financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet.

Te hanteren goedkeuringstoleranties Voor de controle van de jaarrekening gelden de volgende goedkeuringstoleranties: Strekking controleverklaring Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Afkeurend Fouten in de ≤ 1% > 1% < 3% ≥ 3% jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de ≤ 3% > 3% < 10% ≥ 10% controle *% lasten) Toelichting goedkeuringstolerantie 1. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten. Hij baseert zich op de risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties. 2. De goedkeuringstolerantie is het bedrag aan fouten of onzekerheden die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming kan worden beïnvloed. 3. Als de goedkeuringstoleranties niet worden overschreden, wordt een goedkeurende controleverklaring afgegeven. Als een of beide goedkeuringstolerantie(s) wordt/worden overschreden, zal de accountant geen goedkeurende controleverklaring verstrekken. 4. In het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Deze minimumeisen zijn overgenomen en van toepassing voor de goedkeuring van de jaarrekening 2023. Te hanteren rapporteringstoleranties De rapporteringstolerantie is € 100.000. Toelichting rapporteringstolerantie 1.

Met de rapporteringstoleranties bepaalt de raad dat geconstateerde onrechtmatigheden groter dan € 100.000 in het verslag van bevindingen worden opgenomen. Ook als die onrechtmatigheden niet direct leiden tot een nietgoedkeurende verklaring. 2. De accountant is gehouden aan beroepsvoorschriften en kan daarom mogelijk tot een lagere rapporteringstolerantie komen dan € 100.000. 3. De raad heeft de mogelijkheid om voor (delen van) de jaarrekening met de accountant lagere rapporteringstoleranties overeen te komen. Normenkader Voor de rechtmatigheidsverantwoording is het nodig om vast te stellen welke wet- en regelgeving van toepassing is. De regelgeving is vastgelegd in het normenkader (zie bijlage 1). De accountant toetst of de rechtmatigheidsverantwoording van het college een getrouwe weergave is. Toelichting Het gaat om Europese regelgeving, wettelijke bepalingen en eigen regelgeving, zoals verordeningen vastgesteld door de raad. Bij de wettelijke bepalingen zijn alleen de

financiële beheershandelingen van belang, zoals bijvoorbeeld Europese aanbestedingsrichtlijnen. Voor verordeningen geldt dat alle gemeentelijke verordeningen voor zover deze bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen onderdeel uitmaken van het normenkader. Ook andere besluiten van de raad met een kader stellend karakter en die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen, zijn een verplicht onderdeel van het normenkader (begroting, raadsbesluiten over investeringsvoorstellen, beleidsnota’s 1). Single Information Single audit (SiSa) De gemeente is verplicht voor een aantal specifieke uitkeringen verantwoordingsinformatie op te nemen in een bijlage bij de jaarrekening. De accountant moet deze informatie controleren. Daarbij gelden specifieke, door het rijk vastgestelde, tolerantie- en rapportagegrenzen. Toelichting Op grond van wettelijk voorschrift wordt voor een aantal specifieke uitkeringen verantwoordingsinformatie opgenomen in een bijlage bij de jaarrekening. Daarvoor is door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties een model voorgeschreven. Communicatie en overleg Gemeente en accountant overleggen tijdens het controlejaar met elkaar over de uitvoering van de opdracht.

Toelichting Voor een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole is het gewenst dat periodiek overleg plaats vindt tussen de accountant, de raad, het college van burgemeester en wethouders, de concerncontroller, concernmanager bedrijfsvoering en eventueel anderen binnen de ambtelijke organisatie. In bijlage 2 is een overzicht opgenomen van de overleggen. Rapportering accountant De accountant doet verslag van zijn werkzaamheden in rapporten voor gemeenteraad, college en management. Toelichting 1. Interim-controles. Door de accountant wordt een zogenaamde interim controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt in november een verslag uitgebracht aan het management. Bestuurlijk relevante zaken worden door het management aan het college gerapporteerd. 2. Jaarrekeningcontrole. Na de controle wordt door de accountant een verslag van bevindingen uitgebracht aan de gemeenteraad en in afschrift aan het College van Burgemeester en Wethouders. In dat verslag rapporteert de accountant over zijn bevindingen bij 1

Het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid is niet opgenomen in het normenkader. Dit is door de raad op 25 januari 2022 besloten op grond van de adviezen van de Commissies BBV en BADO.

overschrijding van de rapporteringstolerantie. En over onderwerpen waarvan hij meent dat deze voor het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad relevant zijn. Daartoe behoort in ieder geval: - Een oordeel over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie. - Analyses van de informatie in de jaarrekening en het geven van eventueel aanvullende toelichtingen. - De vermelding van eventuele bevindingen. 3. Controleverklaring. In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. Deze verklaring is bestemd voor de gemeenteraad en wordt opgenomen bij de door het college van burgemeester en wethouders opgemaakte jaarrekening. Bijlagen 1. Normenkader 2. Communicatie en periodiek overleg.

Bijlage 1: Normenkader Het normenkader voor een rechtmatigheidscontrole betreft de inventarisatie van de relevante regelgeving van hogere overheden en de door de raad vastgestelde regelgeving. Het gaat om de financiële beheershandelingen in de regelgeving. Het normenkader moet actueel worden gehouden en wordt aangepast op basis van nieuwe wet- en regelgeving. Daarom wordt het elk jaar geactualiseerd. Het normenkader is vooral voor het voorwaardencriterium van belang. NB: Collegebesluiten vallen niet onder de rechtmatigheidscontrole, tenzij de controle hiervan verplicht is op basis van hogere regelgeving of raadsbesluiten c.q. verordeningen.

Proces Financiële administratie

d Inkopen en aanbestedingen

Personeel salarisadministratie

Weten regelgeving Extern / Intern Regelgeving / Verordening Extern Gemeentewet Extern Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) Extern Besluit accountantscontrole decentrale overheden Extern Wet financiering decentrale overheden (FIDO) Extern Wet Houdbare overheidsfinanciën (Hof) Extern Besluit Leningsvoorwaarden lagere overheid Extern Financiële-verhoudingswet Extern Wet gemeentelijke schuldsanering Extern Wet op de omzetbelasting Extern Wet BTW compensatiefonds Extern Wet op de Vennootschapsbelasting Intern Verordening op de heffing en invordering van leges 2023 Intern Tarieventabel behorende bij de legesverordening 2023 Intern Financiële verordening 2023 Intern Teasurystatuut 2023 Extern Extern Extern Extern Extern Extern Intern en Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Intern Intern Intern Intern

Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) Wet op het BTW compensatiefonds (BCF) Wet op de Omzetbelasting Europese richtlijnen aanbestedingswet Aanbestedingswet 2012 Wet markt en overheid Financiële verordening 2023 Ambtenarenwet Wet op de loonbelasting Sociale verzekeringswetten Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (wnra) CAO gemeenten 2023 Wet verbetering poortwachter Arbowet Wet zorg en arbeid Wet Normering Topinkomens (WNT) Regeling controleprotocol WNT 2022 Bezoldigingsregeling Werkkostenregeling Verordening outplacement gewezen wethouders Gedragscode integriteit bestuurders Verordening rechtspositie raads- en schaduwfractieleden 2019 Regeling rechtspositie burgemeester en wethouders 2019

Belasting en heffingen

Uitkeringen inkomensondersteuning participatiewet

Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern

Gemeentewet Financiële-verhoudingswet Algemene wet inzake Rijksbelastingen Wet waardering onroerende zaken Invorderingswet 1990 Kostenwet invordering rijskbelastingen Algemene termijnwet Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) Verordening onroerendezaakbelasting 2023 Verordening compensatieregeling OZB maatschappelijke objecten Verordening op de heffing en invordering van leges 2023 Verordening rioolheffing 2023 Verordening afvalstoffenheffing 2023 Verordening toeristenbelasting 2022 t/m 2025 Verordening forensenbelasting 2023 Verordening hondenbelasting 2023 Verordening parkeerbelastingen 2023 Verordening lijkbezorgingsrechten 2023 Verordening reclamebelasting Dedemsvaart 2023 Verordening bedrijveninvesteringszone centrum Hardenberg 2022-2026

Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern

Participatiewet Wet Maatschappelijke Ondersteuning IOAW en IOAZ Wet BRP Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers (TOZO) Regeling opvang ontheemden Oekraïne Bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne Verordening begeleid werken Wet sociale werkvoorziening Verordening plaatsingsvolgorde Wsw Verordening individuele inkomenstoeslag 2015 Verordening tegenprestatie Participatiewet 2015 Fraudeverordening Participatiewet, Ioaw en Ioaz 2015 e.v. Verordening loonkostensubsidie 2020 Verordening individuele studietoeslag 2015 (ingetrokken per 1 juli 2021) Verordening re-integratie Participatiewet, IOAW en IOAZ Gemeente Hardenberg 2018 Afstemmingsverordening Participatiewet, IOAW en IOAZ 2022 Verordening Leerlingenvervoer

en en

Wet maatschappelijke ondersteuning Extern Extern Intern

Wet Maatschappelijke Ondersteuning Wet BRP Verordening maatschappelijk ondersteuning en jeugdhulp 2020

Jeugdzorg

Extern Extern Extern Extern Intern

Algemene Wet Bestuursrecht Gemeentewet Jeugdwet Wet gemeenschappelijke regelingen Verordening maatschappelijk ondersteuning en jeugdhulp 2020

Grondexploitatie

Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Intern

Gemeentewet Financiële-verhoudingswet Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) Wet op de Vennootschapsbelasting Woningwet Wet ruimtelijke ordening Besluit ruimtelijke ordening Nota grondbeleid

Subsidieverstrekkingen

Omgevingsvergunning

Intern Intern

Algemene Wet Bestuursrecht Gemeentewet Algemene subsidieverordening 2018 Tijdelijke subsidieregeling scholing VE-certificering 2022 Subsidieverordening gecertificeerde instellingen Regio IJsselland 2020-2022 Subsidieregeling kinderopvang sociaal medische indicatie 2020 Subsidieregeling programmalijn Maatschappelijke Domein 2020 Regeling leningen gemeentelijke monumenten 2008 Subsidieregeling peuteropvang en voorschoolse educatie gemeente Hardenberg 2021 Subsidieregeling Sociaal Cultureel Fonds gemeente Hardenberg Subsidieregeling Pak je kans-fonds gemeente Hardenberg Subsidieregeling evenementen Evenementensubsidieregeling gemeente Hardenberg (vanaf 1 september 2023) Subsidieregeling zorg en waardering voor natuur 2019-2022 Subsidieregeling ondersteuning logopedische problematiek op scholen gemeente Hardenberg 2019

Intern Intern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Intern

Subsidieregeling verduurzamen maatschappelijk vastgoed Verordening stimuleringslening verduurzamen maatschappelijk vastgoed Financiële-verhoudingswet Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) Woningwet Wet Ruimtelijke Ordening Wabo Legesverordening 2023

Extern Extern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern Intern

Inkomende subsidies (incl SISA) Extern

Algemene Subsidieverordening Overijssel 2005

Extern Extern Extern

Gemeentewet Financiële-verhoudingswet Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV)

Extern Extern Extern Extern Extern Intern Intern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Intern

Gemeentewet Financiële-verhoudingswet Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) Paspoortwet Wet BRP Legesverordening 2023 Tarieventabel behorende bij de legesverordening Gemeentewet Financiële-verhoudingswet Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) Woningwet Huurwet Huisvestingswet Leegstandwet Legesverordening 2023

Marktgelden

Extern Extern Extern Intern Intern

Gemeentewet Financiële-verhoudingswet Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) Marktverordening Verordening marktgelden 2023

Parkeergelden

Intern

Besluit privaatrechtelijke parkeertarieven 2021

Leges burgerzaken

Huren en Pachten

Bijlage 2: Communicatie en periodiek overleg Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd. Uit oogpunt van doelmatigheid kunnen gesprekken gecombineerd worden. Onderwerp Auditplan

Managementletter

Verslag van bevindingen en Accountantsverklaring

Wie Concerncontroller, Auditor, Teamleider F&C, Concernmanager Bedrijfsvoering Bespreken concept versie: Concerncontroller, Auditor, Teamleider F&C, Concernmanager Bedrijfsvoering Bespreken definitieve versie: Portefeuillehouder Financiën, Gemeentesecretaris, Concerncontroller, Concernmanager Bedrijfsvoering Bespreken concept versie: Concerncontroller, Auditor, Teamleider F&C, Concernmanager Bedrijfsvoering

Wanneer Juni

Wat Aanpak en planning van de dienstverlening in het controlejaar

Oktober

Jaarlijks wordt een interim-controle gehouden, gericht op de werking van de administratieve organisatie en interne beheersing. De definitieve rapportage November met de bevindingen uit de interim-controle moet jaarlijks uiterlijk 15 november aan het management zijn aangeboden.

Voorjaar

Bespreken definitieve versie: Portefeuillehouder Financiën, Gemeentesecretaris, Concerncontroller, Concernmanager Bedrijfsvoering

Voorjaar

Presentatie aan en gesprek met de raad

Juni

Het verslag van bevindingen gaat in ieder geval in op de fouten en onzekerheden met betrekking tot de getrouwheid en de rechtmatigheid (in relatie tot de controletoleranties), de inrichting van het financieel beheer en eventueel door de raad benoemde specifieke punten.