Bijlage: Raadsbrief (incl. Kernenbeleid Hardenberg 2024 ev)

Aan de gemeenteraad van Hardenberg Postbus 500 7770 BA Hardenberg

Postadres Postbus 500 7770 BA Hardenberg Bezoekadres Stephanuspark 1 7772 HZ Hardenberg Internet www.hardenberg.nl Telefoon 14 0523

Uw kenmerk Zaaknummer

699178

Behandeld door

Mirjam van Ittersum Hardenberg, 18 juni 2024

Onderwerp

Raadsbrief Kernenbeleid Hardenberg 2024 ev

VERZONDEN 18 juni 2024

Geachte leden van de raad, Inleiding In het coalitieakkoord schreven wij dat wij geloven in de kracht van de samenleving. De tijd waarin overheden vooropliepen in de samenleving ligt al ver achter ons. Vandaag de dag is het de samenleving zelf die aan de slag gaat. Dat vraagt om een andere manier van besturen. Een manier waarmee we de kracht van de samenleving benutten. We willen daarom een kernenbeleid waarin communicatie, integraliteit, overheidsparticipatie en heldere financiële afspraken centraal staan. Hiervoor hebben wij – in afstemming met uw raad en plaatselijk belangen – het ‘Kernenbeleid Hardenberg 2024 ev’ opgesteld. Om goede voorbeelden op te halen is een aantal gemeenten bezocht waar het kernenbeleid al sterk ontwikkeld is. Hoewel de organisatievormen per gemeente sterk verschillen, herkennen we wel de noodzaak om goed te communiceren en de opgaven per kern in samenhang met elkaar te beschouwen. Dit komt de ontwikkeling van de verschillende kernen ten goede. Participatie en verbinding zorgen voor vitaliteit in onze kernen. Op dinsdag 4 juni besprak ons college het raadsvoorstel waarmee we dit beleid ter vaststelling aan uw raad wilden voorleggen. Tijdens de bespreking kwam een aantal onderwerpen naar voren. Raadsbijeenkomst 9 juli a.s. Tijdens een raadsbijeenkomst op 9 juli a.s. willen wij met uw raad in gesprek over deze onderwerpen.

De uitkomsten hiervan verwerken wij in het beleid, dat wij dan direct na de zomer ter vaststelling aan uw raad zullen aanbieden. Het belang van de dorpsvisies We stimuleren de kernen/wijken tot het opstellen van een dorps- of wijkvisie. Met een dorpsvisie bepalen kernen en wijken waar zij de komende jaren aan willen werken en wat daarvoor nodig is. Met een dorpsvisie wordt de kracht van de kernen benut en dit bevordert de sociale samenhang en leefbaarheid in de kernen. Dit is van belang voor allerlei opgaves en ambities die we als gemeente hebben. We horen graag van uw raad wat het belang is van deze dorpsvisies. Ziet uw raad ze als richtinggevend of als meer dan dat? Belangrijk ook is om te weten onder welke omstandigheden we afwijken van een dorpsvisie.

De positie van de Plaatselijk Belangen en wijkverenigingen Plaatselijk Belangen en wijkverenigingen zijn voor ons belangrijke gesprekspartners. We zien ze als partijen die namens buurtbewoners en de kern spreken. In de praktijk zien wij ook andere belangengroepen. En de rol en inbreng van een plaatselijk belang verschilt per kern. We horen graag hoe uw raad hier tegenaan kijkt. Organisatorische impact Het tot uitvoer brengen van het kernenbeleid betekent een andere manier van werken. Voor uw raad, ons college én voor de ambtelijke organisatie. Meer integraal kijken naar vraagstukken en wensen vanuit de maatschappij. De betekenis hiervan op de organisatie heeft verdere uitwerking nodig. Wij gaan ons hier de komende maanden met de organisatie op voorbereiden. Van groot belang hierbij zijn de in de nota (pagina 8) genoemde gebiedscoördinatoren. Het college wil zo snel mogelijk starten met de inzet van gebiedscoördinatoren om het integraal werken en de communicatie naar de kernen te stimuleren. Graag horen wij hoe uw raad hier tegenover staat. Burgemeester en wethouders van de gemeente Hardenberg, Loco-secretaris,

Loco-burgemeester,

F.W. van den Brink-Hendriks

D.J. Dorrestijn-Taal

Bijlage: - concept Kernenbeleid Hardenberg 2024 ev.

Kernenbeleid Hardenberg 2024 ev. Oog voor elkaar, blik op de toekomst

1

Inhoud 1.

Inleiding ......................................................................................................................... 3

2.

Waar willen we naar toe?............................................................................................... 4 Wat doen we nu al ..............................................................................................................5 Wat kan beter of anders .................................................................................................... 6

3.

Kerngericht werken ....................................................................................................... 6 Definitie van kerngericht werken .................................................................................. 6 Uitgangspunten en doelen van kerngericht werken ....................................................... 7 Werken vanuit de bedoeling ........................................................................................... 7 De rol van de wethouders ............................................................................................... 7 De rol van de gebiedscoördinator.................................................................................. 8 De rol van de contactambtenaar ................................................................................... 8 Plaatselijk Belangen en wijkverenigingen zijn onmisbaar.............................................. 8 Dorpsvisies .................................................................................................................... 8 Samenwerken ............................................................................................................... 9 Financiën: duidelijkheid over geld ................................................................................. 9

4.

Regeling Daadkrachtig Hardenberg .............................................................................. 9

Bijlage 1

Handreiking overheidsparticipatie ..................................................................... 11

Bijlage 2 Regeling Daadkrachtig Hardenberg Voorwaarden, verplichtingen en weigeringsgronden .............................................................................................................. 15

2

1. Inleiding In het coalitieakkoord staat geschreven dat wij bij onze ontdekkingsreis naar de toekomst van de gemeente Hardenberg, geloven in de kracht van de samenleving. De tijd waarin overheden vooropliepen in de samenleving ligt al ver achter ons. Vandaag de dag is het veelal de samenleving zelf die aan de slag gaat. Dat vraagt regelmatig om een andere manier van besturen. Een manier waarop we de kracht van de samenleving benutten. Al een lange tijd hanteren wij daarom een open houding naar onze inwoners, ondernemers en het verenigingsleven. Een houding die aansluit bij initiatieven uit de samenleving en waarbij de gemeente vanuit een positieve ‘ja, mits’-benadering de ruimte biedt aan initiatieven. Zonder deze ruimte in te vullen met onnodig beperkende regels. Maar ook een houding die oprechte ruimte biedt voor participatie van betrokken inwoners bij gemeentelijke initiatieven. Wij nodigen inwoners, ondernemers, instellingen, partners en medeoverheden uit om ons te helpen om onze ambities te realiseren. We organiseren samenwerking rond opgaven die ertoe doen. Daarbij maken wij gebruik van positieve ervaringen die wij in de afgelopen periode hebben opgedaan met specifieke participatietrajecten in het ruimtelijke domein, zoals bij Broeklanden-Zuid en het Spindegebied.

Maar ook met maatschappelijke akkoorden in het sociaal domein, zoals het lokale sport- en beweegakkoord, het ouderenakkoord en het preventieakkoord. Deze open houding en de ruimte om te participeren willen wij ook zoveel mogelijk laten zien in de contacten met de verschillende kernen in de gemeente Hardenberg. Natuurlijk komt dat op een hele hoop plekken al goed tot uiting. Toch worden de contacten met de gemeente soms als moeilijk ervaren. Een ander belangrijk aspect is de samenhang tussen verschillende opgaven en ontwikkelingen. We zien steeds breder in de samenleving het belang van deze samenhang in. Immers, wanneer initiatieven of ontwikkelingen niet op elkaar worden afgestemd kan dat leiden tot gemiste kansen. Die samenhang zien we veelal al wel terug in de dorps- of toekomstvisies van de verschillende kernen. De gemeente juicht deze dorps- en toekomstvisies enorm toe. Binnen de gemeentelijke organisatie dient er echter nog een stap in die samenhang gemaakt te worden. Het vraagt om de ontwikkeling van nieuw kernenbeleid. Tot slot kijken we naar de wijze waarop de gemeente Hardenberg Plaatselijk Belangen faciliteert. We doen een voorstel voor een vereenvoudigde wijze van financiële ondersteuning van kleinschalige zaken.

Daarnaast gaan wij het Fonds Maatschappelijke Initiatieven beter benutten door bredere communicatie over de mogelijkheden van het fonds en klemmende voorwaarden los te laten. Een toegankelijk fonds moet initiatieven vanuit de samenleving verder aanjagen.

3

Dorpsvisies kunnen richtinggevend zijn voor bestedingen vanuit het fonds. (Coalitieakkoord 2022-2026) Dit alles is niet van vandaag op morgen gerealiseerd. Zowel de inwoners als de gemeentelijke organisatie zullen zich hierin moeten ontwikkelen. Naast het kernenbeleid zal dan ook een uitvoeringplan gemaakt worden waarin stap voor stap de uitvoering van het kernenbeleid wordt beschreven.

2. Waar willen we naar toe? Voorop staat dat we vitaliteit en leefbaarheid in onze kernen willen stimuleren en faciliteren. We participeren graag in initiatieven uit de samenleving en andersom nodigen we de samenleving uit om te participeren in projecten en plannen vanuit de gemeente. Naast lokale initiatieven krijgt de gemeente er steeds meer taken vanuit het Rijk bij. Op het gebied van zorg, werk en inkomen, asielopvang, jeugdzorg enzovoort. In de kernen waar de sociale cohesie groot is, doen inwoners minder snel een beroep op de gemeentelijke hulp en ondersteuning. De inwoners van deze kernen zijn zelfredzaam. Om deze zelfredzaamheid te behouden vraagt dat ook om ondersteuning van vitale en leefbare kernen. De gemeente Hardenberg wil graag een kernenbeleid waarin communicatie, integraliteit, overheidsparticipatie en heldere financiële afspraken centraal staan. Om goede voorbeelden op te halen heeft een ambtelijk/bestuurlijke werkgroep een aantal gemeenten bezocht waar het kernenbeleid al sterk ontwikkeld is. Hoewel de organisatievormen per gemeente sterk verschillen, herkennen we wel de noodzaak om goed te communiceren en de opgaven per kern in samenhang met elkaar te beschouwen. Dit komt de ontwikkeling van de verschillende kernen sterk ten goede. Participatie en verbinding zorgen voor vitaliteit in onze kernen.

We spreken voor een aantal onderwerpen een specifieke wens uit: • Communicatie • Samenhang • Organisatie • Financiën. Communicatie Inwoners, Plaatselijk Belangen en wijkverenigingen worden actief gevraagd deel te nemen aan verschillende participatietrajecten bij projecten en/of plannen van de gemeente (burgerparticipatie). Dat vraagt om heldere en duidelijke communicatie en om goede informatie over de wijze van participeren. De gemeente werkt de wijze van participeren bij gemeentelijke projecten/plannen (burgerparticipatie) uit in een participatiebeleid. Andersom hebben initiatiefnemers ook vaak de gemeente nodig voor de uitvoering van plannen (overheidsparticipatie). De samenleving mag hierin heldere en tijdige communicatie verwachten, ook wanneer het antwoord minder positief is. Duidelijke afspraken (servicerichtlijnen) over mogelijkheden en onmogelijkheden, waarbij het

4

verwachtingspatroon helder is en het beperken van het aantal aanspreekpunten kunnen bijdragen aan een communicatie die als goed ervaren wordt. Bij de interne communicatie is het belangrijk dat medewerkers geïnformeerd worden over de veranderende manier van samenwerken. Wat verwachten wij van elkaar in de samenwerking. En welke rol heeft de contactambtenaar en de gebiedscoördinator hierin. Het uitvoeringsplan wat onlosmakelijk verbonden is met de implementatie van dit kernenbeleid moet voorzien in een heldere communicatie. Samenhang Samen met onze inwoners willen we integraal kijken naar verschillende initiatieven, opgaven en ontwikkelingen. Deze mogen niet langs elkaar lopen. Een goede afstemming en een integrale benadering zorgen juist voor sterkere ontwikkelingen en extra kansen. Dat vraagt ook van de kant van de gemeente om regie en daadkracht. Bureaucratie of gebrek aan samenhang kosten onnodig energie en tijd en dragen niet bij aan een goed toekomstperspectief. Organisatie Bij de wens voor minder aanspreekpunten en meer samenhang tussen de opgaven kijken we natuurlijk naar de gemeentelijke organisatie. We willen dat er méér en betere coördinatie komt op verschillende opgaven per kern. Dat vraagt om extra capaciteit in de vorm van gebiedscoördinatoren en om specifieke kwaliteiten van medewerkers. Het betekent ook dat de rol van de gebiedscoördinator t.o.v.

de huidige werkwijze met teamleiders en medewerkers voor iedereen duidelijk moet zijn. We gaan op een andere manier samenwerken aan de opgaven vanuit bijvoorbeeld de dorpsvisies. Financiën We vinden het belangrijk dat Plaatselijk Belangen en wijkverenigingen voldoende financiële middelen hebben om zich te organiseren. Daarnaast willen we dat er een bepaalde mate van zelfredzaamheid is wanneer het gaat om een financiële bijdrage voor kleine zaken die bijdragen aan de vitaliteit en leefbaarheid van de kern. Tot slot is in het coalitieakkoord afgesproken dat het Fond Maatschappelijke Initiatieven (FMI) wordt herzien en gekoppeld aan het nieuwe kernenbeleid.

Wat doen we nu al Binnen de gemeente werken 2 contactambtenaren vanuit het domein Openbaar Gebied. Contactambtenaren zijn het eerste aanspreekpunt voor de Plaatselijk Belangen, wijkverenigingen en bewonersvertegenwoordigers. Zij zijn de spin in het web in de communicatie tussen de kernen/buurtschappen en de gemeentelijke organisatie. Dit betreft niet alleen het verzorgen van een reactie op de vragen van de Plaatselijk Belangen, wijkverenigingen en bewonersvertegenwoordigers maar ook de interne afstemming en advisering bij zowel burgerparticipatie als overheidsparticipatie. Ook hebben zij een signalerende functie wanneer processen niet lopen zoals ze zouden moeten lopen. Een aantal van de 29 kernen die Hardenberg kent, heeft al eens een dorps- of toekomstvisie geschreven. Dorpsvisies zijn waardevol en verdienen een serieuze aanpak met bijpassende

5

gemeentelijke steun. We stimuleren alle kernen om een dorpsvisie te maken. Deze bieden namelijk een goede leidraad voor de uitvoering van de wensen van een kern in relatie tot het gemeentelijk beleid, de ambities en ontwikkelingen. Voor de korte, middellange en lange termijn Iedere wethouder is voor een aantal kernen gebiedswethouder. Iedere kern heeft een wethouder als aanspreekpunt. De wethouder is op de hoogte van wat er in de toegewezen kernen speelt aan maatschappelijke en ruimtelijke opgaven en wensen van de inwoners. Vanuit de verschillende domeinen betrekken wij inwoners bij het ontwikkelen van beleid. Dit gebeurt op het gebied van verschillende projecten en op uiteenlopende thema’s. We werken, los van elkaar, al voor een groot deel kerngericht. Een doel van het kernenbeleid is om meer samenhang te creëren wanneer we werken vanuit de visie van kerngericht werken.

Wat kan beter of anders Integraliteit Samenhang tussen projecten in een kern is belangrijk, ook in het kader van bijvoorbeeld de omgevingsvisie. Het is belangrijk dat duidelijk is welke rollen en taken de wethouders, inwoners, contactambtenaren, gebiedscoördinatoren en de ambtenaren in de domeinen hebben. Een meer leidende rol van bijvoorbeeld een gebiedscoördinator moet het mogelijk maken zowel opgaves vanuit de gemeente als wensen vanuit de kernen (dorpsvisies) tot een samenhangend geheel te brengen. Faciliteren van initiatieven Het moet duidelijk zijn wat er nodig is om een initiatief te realiseren. Soms is dat een financiële bijdrage, maar het kan ook expertise of inzet van mensen zijn. Het is afhankelijk van wat het initiatief zelf doet en wat de gemeente kan en wil doen.

3. Kerngericht werken Definitie van kerngericht werken Er zijn verschillende definities van kerngericht werken. Onderstaand de definitie die van toepassing kan zijn voor kerngericht werken in gemeente Hardenberg. Kerngericht werken bestaat uit drie onderdelen: inwonersparticipatie, overheidsparticipatie en maatwerk naar de kernen. Inwonersparticipatie (ook wel burgerparticipatie) is een manier van werken waarbij inwoners direct of indirect, de kans krijgen om invloed uit te oefenen op de ontwikkeling, uitvoering en/of evaluatie van beleid van de gemeente. Bij overheidsparticipatie nemen inwoners een initiatief en doet de overheid daaraan mee, bijvoorbeeld door kennis te delen. Maatwerk naar de kernen is erop gericht om verschillen tussen kernen te zien en op basis daarvan verschil maken (door de gemeente) of laten maken (door inwoners ruimte te geven). (Gemeente Buren)

6

Uitgangspunten en doelen van kerngericht werken Uitgangspunten bij kerngericht werken zijn: Inwoners en de gemeente werken samen als partners. Inwonersinitiatieven krijgen ruimte en we leveren maatwerk naar de kernen. We streven naar een integrale aanpak van projecten in de kernen en nemen hierin de dorpsvisies mee als input. We hanteren daarbij vijf doelen: • We maken heldere afwegingen en blijven leren in de praktijk; • We benaderen inwoners actief en inclusief om mee te denken over veranderingen en ontwikkelingen in de eigen leefomgeving; • Inwoners hebben meer zeggenschap over hun leefomgeving; • Inwoners ervaren de gemeente als partner en andersom. • Bij het ontwikkelen van plannen bekijken we deze in samenhang met andere projecten in het gebied. Werken vanuit de bedoeling Om met kerngericht werken aan de slag te gaan, maken we een aantal keuzes: • We hanteren een handreiking voor overheidsparticipatie, zoals opgenomen in bijlage 1. • Het ondersteunen van inwonersinitiatieven zetten we voort via onder meer het kernbudget en het (financieel) ondersteunen en betrekken van plaatselijk belangen en wijkverenigingen. • We kijken integraal naar een gebied. Concreet betekent dit onder meer: ✓ We blijven werken met contactambtenaren en gebiedswethouders. ✓ Aanvullend gaan we werken met gebiedscoördinatoren.

Zij vormen samen met de contactambtenaren een belangrijke verbinding tussen inwoners en de gemeentelijke organisatie. ✓ We onderzoeken of we kunnen werken met kernnetwerken waarin de gemeente, maatschappelijke organisaties en inwoners samen kunnen werken. ✓ We gaan de kennis over kernen beter gebruiken. Dit doen we door actief aanwezig te zijn in kernen via bijvoorbeeld de gebiedscoördinatoren, maar ook door gebruik te maken van data. ✓ Voor contacten met de kernen is kerngericht werken uitgangspunt; we sluiten zoveel mogelijk aan op bestaande netwerken en kanalen. ✓ We leggen de verbinding met het provinciaal programma landelijk gebied (PPLG) van Overijssel. ✓ Dit kernenbeleid wordt uitgewerkt in een uitvoeringsplan voor de implementatie. ✓ Jaarlijks evalueren we de uitvoering van het beleid.

De rol van de wethouders De huidige rol van de wethouder verandert in het nieuwe kernenbeleid niet. We blijven werken met gebiedswethouders. Wel komt er een portefeuillehouder kernenbeleid.

7

De rol van de gebiedscoördinator. De gebiedscoördinatoren zijn, samen met de contactambtenaren, de spinnen in het web, oren, ogen, smeerolie enzovoort. Zij zorgen samen voor een goede communicatie tussen de Plaatselijke Belangen, wijkverenigingen en de gemeente. Zij zijn het eerste aanspreekpunt en zorgen voor korte lijnen naar de ambtelijke organisatie. Gebiedscoördinatoren hebben een coördinerende rol ten aanzien van gebiedsgerichte opgaven en een gebiedsgerichte aanpak. De gebiedscoördinatoren stimuleren het ontwikkelen van dorpsvisie door de kernen en zorgen voor een goed samenspel tussen de gemeentelijke domeinen. Waar nodig helpt de gebiedscoördinator de Plaatselijk Belangen en wijkverenigingen bij het ontwikkelen van projecten en het organiseren van verschillende bijeenkomsten en bij het vinden of contact leggen met de juiste instanties voor bijvoorbeeld ondersteuning of subsidiemogelijkheden. Al deze opgaven maakt het wenselijk om de gebiedscoördinatoren en de contactambtenaren los van domeinen te positioneren. Dit maakt het ook mogelijk om de korte lijnen met het bestuur te waarborgen. De rol van de contactambtenaar De rol van de contactambtenaar verandert in het nieuwe kernenbeleid niet. Zoals in hoofdstuk 1 omschreven blijft hij/zij de spin het web en eerste aanspreekpunt voor de kernen/buurtschappen.

Plaatselijk Belangen en wijkverenigingen zijn onmisbaar Plaatselijk Belangen en wijkverenigingenzijn voor de gemeente belangrijke gesprekspartners. We zien hen als de partij die het contact met haar buurtbewoners goed geregeld heeft en mandaat heeft om namens de kern te spreken. De gemeente is bereid te helpen om dit goed te organiseren. We betrekken de Plaatselijk Belangen en wijkverenigingen bij het voorbereiden van beleid en het uitvoeren van projecten en informeren ze over alles wat het aangaat. We verwachten op onze beurt dat de Plaatselijk Belangen en wijkverenigingen meedenken over leefbaarheid en ons daarover adviseren. Met de Plaatselijk Belangen en wijkverenigingen worden eenvoudige procedureafspraken gemaakt, voor iedere kern of wijk op maat. Het kan in de praktijk voorkomen dat een aantal kernen geen belangenbehartiger of aanspreekpunt heeft, omdat het Plaatselijk Belang heeft besloten niet die partij te zijn. Aan de gemeente is dan de zoektocht hoe dit in te vullen. Dorpsvisies Met een dorpsvisie bepalen kernen en wijken waar zij de komende jaren aan willen werken en wat daarvoor nodig is. Met een dorpsvisie wordt de kracht van de kernen benut en dit bevordert de sociale samenhang en leefbaarheid in de kernen. Dit is van belang voor allerlei opgaves en ambities die we als gemeente hebben.

We willen het mogelijk maken voor alle kernen om een dorpsvisie te maken en/of te actualiseren

8

Dit betekent niet dat we als gemeente de dorpsvisies 1 op 1 uitvoeren. Het is van belang om een dorpsvisie te bespreken met gebiedswethouder en gebiedscoördinator om afstemming met gemeentelijke plannen en ambities te bespreken en verwachtingen te managen. Samenwerken Naast de gemeente en de Plaatselijk Belangen/wijkverenigingen zijn andere organisaties een onmisbare partner bij het werken aan leefbaarheid. Denk hier bijvoorbeeld aan scholen, kerken, woningbouwcorporaties, maatschappelijke instanties en vrijwilligers. De gemeente stimuleert samenwerken aan leefbaarheid tussen vrijwilligers onderling en tussen vrijwilligers en professionals. Het is aan de gebiedscoördinator hoe deze afstemming georganiseerd wordt, dit kan verschillen. Bijv. jaarlijkse afstemmingsmomenten, netwerkbijeenkomsten of anders. Financiën: duidelijkheid over geld Uitgangspunt is dat als het een goed initiatief is, er ook gelden beschikbaar komen. Plaatselijk Belangen en wijkverenigingen ontvangen een reële vergoeding voor vergaderkosten. Het huidige Fond Maatschappelijke Initiatieven (FMI) wordt voortgezet in de regeling Daadkrachtig Hardenberg en krijgt een plek in dit kernenbeleid. En er komt een kernbudget beschikbaar. Een kernbudget bestaande uit een bedrag van €1,15 per inwoner (2025) voor kleinschalige initiatieven.

Het zorgt ervoor dat het noaberschap en de leefbaarheid in de kern of wijk verbeteren. Met dit budget stimuleren we de burgerkracht. De gebiedscoördinatoren beheren het budget en kennen aanvragen toe. De verantwoording houden wij eenvoudig met behulp van een verantwoordingsformulier. Voor grotere projecten komt subsidie beschikbaar in de regeling Daadkrachtig Hardenberg (voorheen: Fonds Maatschappelijke Initiatieven).

4. Regeling Daadkrachtig Hardenberg Deze regeling is de voortzetting van het fonds maatschappelijke initiatieven en bied de inwoner ruimere mogelijkheden. De regeling heeft als doel om de participatie van inwoners van de gemeente Hardenberg in de samenleving te vergroten door meer ruimte te bieden aan initiatieven van inwoners. De rol van de gemeente is dan vooral die van samenwerkingspartner. De gemeente ondersteunt, denkt mee, zoekt mogelijkheden, schept voorwaarden en legt verbindingen. Deze initiatieven dienen de leefbaarheid, de sociale vitaliteit en/of de sociale infrastructuur van (een kern binnen) de gemeente Hardenberg te vergroten dan wel te versterken. Per kalenderjaar is er voor de hele gemeente maximaal € 330.000 subsidie beschikbaar. De subsidie bedraagt maximaal €50.000 per activiteit of project. Alleen kosten voor de

9

activiteit of het project zelf komen in aanmerking voor subsidie. Bijkomende kosten zoals leges-, onderzoeks- en veiligheidskosten komen niet voor subsidie in aanmerking. Aanvragen kunnen het hele jaar worden ingediend met het aanvraagformulier Daadkrachtig Hardenberg. Aanvraagformulieren worden 4 keer per jaar beoordeeld. (febr, mei, sept, nov). Voorwaarden, verplichtingen en weigeringsgronden zijn opgenomen in bijlage 2.

10

Bijlage 1

Handreiking overheidsparticipatie

De samenleving van Hardenberg is ondernemend en zit boordevol ideeën. Vaak hebben inwoners de gemeente niet nodig of komen ze de gemeente niet tegen bij het realiseren van hun initiatief. Maar zeker bij initiatieven die meerdere inwoners aangaan heeft de gemeente op de een of andere manier een rol. Wanneer inwoners het initiatief nemen en de overheid participeert, noemen we het: overheidsparticipatie. Net als bij inwonersparticipatie is het daarbij van belang dat van tevoren rollen en verwachtingen over en weer helder zijn. In de doelen en kaders schetsten we al randvoorwaarden, ook voor overheidsparticipatie. De handreiking inwonersparticipatie is ook deels toepasbaar voor initiatieven vanuit inwoners. In deze bijlage gaan we iets nader in op wat specifiek is voor overheidsparticipatie. De Nationale Ombudsman gaf voor de rol van de overheid hierbij drie aanbevelingen: 1. Een constructieve houding; 2. Heldere en kenbare keuzes; 3. Optreden als één overheid. Deze aanbevelingen krijgen hieronder verder vorm. De handreiking overheidsparticipatie is net als de handreiking inwonersparticipatie een handvat voor ambtenaren. De vijf stappen van de participatieaanpak overheidsparticipatie zijn: 1. Ken de geschiedenis; 2. Bepaal je houding; 3. Bepaal je rol; 4. Zorg voor duidelijkheid; 5. Evalueer en leer.

STAP 1 Ken de geschiedenis Om een initiatief goed in context te kunnen plaatsen is het belangrijk de ontstaansgeschiedenis te kennen. De kans is groot dat inwoners al een keer infinitief namen, of dat we ervaring hebben met een bepaald onderwerp. Deze lessen kunnen dan meegenomen worden. ❖ Wat is het initiatief? De meest duidelijke vraag is natuurlijk de vraag waar het initiatief over gaat. Het is goed dit van tevoren duidelijk te hebben. ❖ Wat is de aanleiding? Waarom nemen de initiatiefnemers dit initiatief? En wie zijn ze? Hebben we al eerder contact met ze gehad?

11

❖ Breng andere ambtenaren op de hoogte. Gebiedscoördinatoren weten vaak wat er speelt of speelde in een kern. Het is van belang hem of haar vroegtijdig op de hoogte te brengen van een initiatief in een kern. Zo kan de gebiedscoördinator goed adviseren, ook als er vergelijkbare initiatieven zijn of initiatieven met elkaar kunnen schuren. Resultaat van deze stap is dat eerdere ervaringen gedeeld kunnen worden en fouten voorkomen kunnen worden. STAP 2 Bepaal je houding Hoe nadrukkelijk de gemeente betrokken kan en wil zijn, hangt af van het belang van het initiatief en de slagingskans. ❖ Hoe kijk je aan tegen de initiatiefnemers? Wie stelt de vraag/heeft het idee? Gaat het om inwoners of een professionele partij? Wat is het belang en de motivatie van de initiatiefnemers? Wat drijft hen? ❖ Hoe kijken anderen tegen het initiatief aan? Naast het belang van de initiatiefnemers heeft een initiatief vaak ook effect op anderen. Hoe kijken andere inwoners (in een kern) aan tegen het initiatief? Schuurt het met andere initiatieven? En heeft iedere belanghebbende dezelfde verwachtingen? Ook hierbij kan een analyse gemaakt worden, zoals bij stap 3 van de handreiking inwonersparticipatie. ❖ Welke formele rol heeft de gemeente? Voor bijvoorbeeld evenementen gelden regels rond vergunningen.

Wat zijn de rollen en bevoegdheden die de gemeente heeft op het onderwerp? En hoe gaan we hier normaal mee om? ❖ Wat vragen initiatiefnemers van de gemeente? Wat vraagt een initiatiefnemer eigenlijk? Gaat het om geld, kennis, ruimte in (gemeentelijk) beleid, een vaste contactpersoon of inzet van jouw netwerk? Kun je hierin meedenken en/of meedoen? Hebben de initiatiefnemers voldoende het gevoel dat ze worden gehoord en dat er serieus wordt gereageerd op wat ze vragen? ❖ Hoever is het initiatief uitgedacht? Zijn er al ideeën over een aanpak? In hoeverre is die aanpak gezamenlijk besloten met de betrokken partijen en is er bewust stilgestaan bij de risico’s die deze aanpak met zich mee brengt? ❖ Hoe kijk je aan tegen het initiatief? Hoe erg is het als een initiatief mislukt (op korte of langere termijn)? En weegt dat op tegen de voordelen? In hoeverre sluit het initiatief aan op ambities van de gemeente? Past het initiatief bij de politieke agenda van de gemeenteraad en het college en staan zij achter het initiatief? Resultaat van deze stap is dat helder is of we achter het initiatief en de initiatiefnemers kunnen staan. STAP 3 Bepaal je rol Bij inwonersinitiatieven zijn inwoners eigenaar van het initiatief. Maar vaak heeft de gemeente ook een rol. Van tevoren moet nagedacht worden hoe ver die rol gaat.

12

❖ Hebben we de middelen om te ondersteunen? Zijn er voldoende middelen om bij te dragen als gemeente? Kunnen en willen we ondersteunen met faciliteiten, budget, menskracht of op een andere manier? Voor veel initiatieven hebben we bijvoorbeeld een leefbaarheidsbudget. Of zijn er andere organisaties die dat ook kunnen, aanvullend kunnen en/of beter en logischer kunnen, bijvoorbeeld opbouwwerk? ❖ Welke rol neem je in dit vraagstuk in? Per fase van een onderwerp kan de rol van de gemeente verschillen. Maar bekijk van tevoren op hoofdlijnen wat je houding en rol is. Daarbij zijn er in hoofdlijnen vier rollen: loslaten, stimuleren, faciliteren en coproduceren. Bij loslaten past initiatief niet bij de ambities van de gemeente. En/of we hebben geen middelen om te ondersteunen. We kunnen dan wel aandachtspunten meegeven. Bij stimuleren schuurt het initiatief niet met de doelen van de gemeente. We geven ruimte, maar pakken verder geen rol. Bij faciliteren bieden we bijvoorbeeld budget, kennis of menskracht. Bij coproduceren worden we mede-initiatiefnemer. Hier zijn we voorzichtig mee, want te veel bemoeienis kan de kracht van een inwonersinitiatief ook tenietdoen. Resultaat van deze stap is dat onze rol bij het onderwerp goed is afgewogen. STAP 4 Zorg voor duidelijkheid Zeg wat je doet en doe wat je zegt.

Het belang hiervan kwam tijdens het project kerngericht werken en in de onderzoeken duidelijk naar voren. Bespreek daarom van tevoren wat inwoners van de gemeente kunnen verwachten en andersom. ❖ Wees bewust van je rol. Kies je voor ‘stimuleren’ of ‘faciliteren’, neem dan het initiatief niet over. Je rol kan veranderen in een verdere fase. Houd je aan je afspraken. Sluit zoveel mogelijk aan bij de motivatie van initiatiefnemers. ❖ Wees open en zorgt voor contact. Uit het onderzoek blijkt dat inwoners nog te vaak missen dat de gemeente vanuit henzelf contact opneemt, terwijl inwoners dit wel waarderen. Heb daarom aandacht voor het onderlinge contact. Zorg dat je contact onderhoudt op een manier die past bij de rol die je hebt gekozen. Bespreek zaken die stroef lopen snel in een persoonlijk contact. ❖ Zie kansen. Breng waar nuttig inwoners, organisaties en vergelijkbare initiatieven met elkaar in contact. Stimuleer initiatiefnemers om van andere initiatieven te leren. Leg verbindingen met andere initiatieven en andere inwoners die kunnen helpen. Verwijs ook naar sociaal werk, fondsen en andere subsidiemogelijkheden. ❖ Maak afspraken met elkaar. Zorg ervoor dat iedereen weet wat hij of zij van de gemeente kan verwachten. Dit hoef je niet altijd vast te leggen. Maar het is wel goed dit van tevoren duidelijk te maken aan elkaar.

Zijn er bijvoorbeeld regels of kaders van toepassing? Geef ook duidelijk aan wat de gemeente kan bieden en wat niet. ❖ Zorg voor een goede organisatie. Een initiatief heeft behoefte aan een vaste contactpersoon. Dit is in principe de inhoudelijk meest betrokken medewerker. De kernambtenaar is daarbij ondersteunend. Bevorder bij collega’s een flexibele

13

toepassing van regels en procedures. Laat gemeentelijke procedures, planning van vergaderingen en beschikbaarheid optimaal aansluiten op beschikbaarheid van de initiatiefnemers. Maak heldere afspraken over de rol van het college en de gemeenteraad bij inwonersinitiatieven. Resultaat van deze stap is helderheid bij de gemeente en initiatiefnemers. STAP 5 Evalueer en leer Participatie is steeds het maken van afwegingen en daarover helder communiceren, ook als inwoners het initiatief nemen. Bij ieder traject valt er wel iets te leren. Doe dat ook en deel je ervaringen. ❖ Evalueer je proces. Van tevoren zijn er verschillende doelen gesteld. Zijn deze gehaald? Wat waren de succesfactoren en leerpunten? Liep je tegen bepaalde knelpunten aan, bijvoorbeeld in regels? Wat vonden initiatiefnemers van het traject en de rol van de gemeente? En andere betrokkenen, zoals het college of de gemeenteraad? Leg deze evaluatie ook vast. ❖ Deel je ervaringen. Hoe kun je jouw/jullie ervaringen binnen dit traject delen binnen en buiten de gemeentelijke organisatie? En vier successen, zet inwoners en ambtenaren in het zonnetje! Resultaat van de laatste stap, is dat het een eerste stap is naar nog betere trajecten.

14

Bijlage 2 Regeling Daadkrachtig Hardenberg Voorwaarden, verplichtingen en weigeringsgronden Om in aanmerking te kunnen komen voor subsidie moet worden voldaan aan de volgende voorwaarden: a. De aanvrager moet laten zien hoe de mede-inwoners betrokken zijn geweest. (draagvlak) b. Het initiatief mag niet ten goede komen aan een besloten groep, het initiatief dient een algemeen belang; c. De aanvrager moet aangegeven hoe de financiële duurzaamheid van het initiatief zal worden gewaarborgd na afloop van de subsidie. Indien er sprake is van een project gaat het om de vraag hoe het beheer en onderhoud is geregeld. Indien er sprake is van een activiteit gaat het om de vraag hoe de activiteit in de toekomst voortgezet kan worden zonder subsidie vanuit Daadkrachtig Hardenberg; d. Er moet sprake zijn van cofinanciering. Cofinanciering kan ook bestaan uit inzet van arbeidskracht. De subsidie vanuit deze regeling bedraagt maximaal 50% van de totale kosten van het project of activiteit. De ontvanger van de subsidie heeft ook een aantal verplichtingen: 1. De aanvrager voert een zodanig ingerichte administratie, dat daaruit altijd de voor de vaststelling van de subsidie van belang zijnde rechten en verplichtingen evenals de betalingen en de ontvangsten kunnen worden nagegaan. 2. De financiële administratie en het inhoudelijk verslag worden gedurende vijf jaar bewaard. 3.

De aanvrager legt binnen 8 weken na afronding van de activiteit dan wel het project verantwoording af over de activiteiten en financiën middels het door het college vastgestelde Verantwoordingsformulier Daadkrachtig Hardenberg. 4. Bij veranderingen in de projectopzet en –uitvoering informeert de aanvrager de gemeente. De gevraagde subsidie wordt geweigerd: 1. Wanneer de activiteit of het project niet bijdraagt aan het doel van de regeling. 2. Wanneer en sprake is van regulier beheer- en onderhoudsbudgetten waaruit de activiteit bekostigd kan worden of 3. Als er sprake is van de mogelijkheid om gebruik te maken van algemene en voorliggende, gemeentelijke voorzieningen.

15