Bijlage A Controleprotocol 2025-2026

Controleprotocol 2025 - 2026

Inhoud 1.

Aanleiding & doelstelling. ............................................................................................... 3

2.

Controleprotocol............................................................................................................. 3 2.1 Reikwijdte van de accountantscontrole ........................................................................ 3 2.2 Rapportage -en goedkeuringsgrenzen ........................................................................ 4 2.2.1 Goedkeuringstolerantie ......................................................................................... 4 2.2.2 Verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens .......................................................5 2.2.3 Tolerantie -en rapportagegrenzen SiSa opgesteld door het rijk ............................ 6

3.

Normenkader................................................................................................................. 6

4.

Rapporten van de accountant ........................................................................................ 6

5.

Inwerkingtreding controleprotocol ................................................................................. 7

Bijlage 1: Communicatie en periodiek overleg ...................................................................... 8

CONTROLEPROTOCOL 2025-2026

2

1. Aanleiding & doelstelling. Het doel van dit controleprotocol is het bevorderen van de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het financieel beheer en de beleidsuitvoering van onze gemeente. Het controleprotocol vormt daarmee ook de basis voor de uitvoering van de accountantscontrole op de jaarrekening en biedt duidelijke kaders waarbinnen deze controle plaatsvindt. De belangrijkste doelstellingen van het controleprotocol zijn: • • •

Waarborgen van rechtmatigheid en het handelen binnen de wet -en regelgeving. Verhogen van transparantie en verantwoording tussen het college, de gemeenteraad en onze externe accountant. Efficiënte en effectieve samenwerking met de accountant

2. Controleprotocol In artikel 213 van de Gemeentewet staat dat de jaarrekening van de gemeente wordt gecontroleerd door een accountant. De accountant wordt altijd gekozen door de gemeenteraad. Ook moet de gemeenteraad regels vaststellen over hoe de accountantscontrole plaatsvindt, het zogenaamde controleprotocol. In het controleprotocol van de gemeenten Hardenberg staan de afspraken over hoe de accountant de jaarrekening controleert. Het protocol beschrijft onder andere welke regels en grenzen daarbij gelden (kaders). Zo wordt vastgelegd vanaf welk bedrag fouten of onduidelijkheden gemeld moeten worden (verantwoordingsgrens) en wanneer de accountant deze moet opnemen in zijn verslag (rapporteringstolerantie). Daarnaast geeft het controleprotocol aan wat de accountant precies controleert (de reikwijdte) en welke foutenmarge nog is toegestaan zonder dat dit het oordeel over de jaarrekening beïnvloedt (goedkeuringstoleranties).

2.1 Reikwijdte van de accountantscontrole De controle van de accountant is zo ingericht dat een oordeel kan worden gegeven over de getrouwheid van de jaarrekening en het financieel beheer, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording. Bij de controle van de jaarrekening gelden verschillende wetten en regels. Zo moet de accountant zich houden aan de regels die zijn vastgesteld door de overheid op basis van artikel 213, lid 6 van de Gemeentewet. Deze regels staan in het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten. Daarnaast volgt de accountant ook de Richtlijnen voor de Accountantscontrole van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) en de duidelijke uitspraken van de commissie BBV. Ook kijkt de accountant tijdens de controle naar het speciale controleprotocol dat de gemeente zelf heeft vastgesteld voor de verantwoording van de Wmo en de Jeugdwet. In artikel 213 van de

CONTROLEPROTOCOL 2025-2026

3

Gemeentewet is bepaald dat de controle van de accountant gericht is op het afgeven van een oordeel over: • • •

• •

de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; de getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording; de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening; de bijlage bij de jaarrekening met verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen, bedoeld in art 58a van het Besluit Begroting en Verantwoording.

2.2 Rapportage -en goedkeuringsgrenzen Bij de jaarrekeningcontrole dient met zich te houden aan verschillende rapportage -en goedkeuringsgrenzen. Hierbij moet gedacht worden aan de goedkeuringstolerantie, de verantwoordingsgrens en de rapportagegrens en de SiSa tolerantie -en rapportagegrenzen. 2.2.1 Goedkeuringstolerantie De accountant richt de controle zo in dat hij belangrijke fouten in de jaarrekening kan ontdekken. Daarbij kijkt hij vooral naar risico’s en gebruikt hij vaste grenzen (toleranties). Ook controleert hij een deel van de gegevens en gebruikt hij berekeningen om in te schatten of er mogelijk meer fouten zijn. Een belangrijke grens is de goedkeuringstolerantie. Deze is, in overeenstemming met het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden artikel 2 lid 1, gelijk aan 2% van de omvangsbasis. De omvangsbasis is het totaal van alle uitgaven van de gemeente, maar zonder de bedragen die zijn toegevoegd aan de reserves. De goedkeuringstolerantie geeft aan hoeveel fouten of onzekerheden maximaal in de jaarrekening mogen staan. Zolang deze grens niet wordt overschreden, kan de jaarrekening nog steeds als betrouwbaar worden beoordeeld. In dat geval geeft de accountant een goedkeurende controleverklaring. Wordt de grens wel overschreden, dan geeft de accountant een andere soort verklaring en dus geen goedkeuring.

Voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Hardenberg gelden de volgende goedkeuringstoleranties. Daarbij wordt aangesloten bij de richtlijnen die opgenomen zijn in het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten.

CONTROLEPROTOCOL 2025-2026

4

Strekking controleverklaring Materialiteit Goedkeurend Afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle

≤ 2%

Beperking > 2% < 4%

Oordeelonthouding/ Afkeurend > 4%

2.2.2 Verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens De verantwoordingsgrens is een grens die afgesproken wordt tussen de gemeenteraad en het college. Specifiek wordt met deze grens vastgesteld boven welk bedrag fouten of onduidelijkheden in de financiën nader moeten worden verklaard. Deze verklaringen dienen te worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording van de jaarrekening (Besluit Begroting en Verantwoording, artikel 58b lid 1). Volgens de regels uit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) mag deze grens niet hoger zijn dan 2% van de totale uitgaven (Besluit Begroting en Verantwoording, artikel 58b lid 4). De gemeente kiest ervoor om de grens ook op 2% te zetten, zodat dit goed aansluit bij de controlegrenzen die de accountant gebruikt. De grens geld voor fouten en onduidelijkheden tezamen. De gemeenteraad en het college spreken ook een rapporteringsgrens af. Deze grens bepaald boven welk bedrag afwijkingen nader worden toegelicht in de jaarrekening. De rapporteringsgrens wordt, in lijn met de financiële verordening artikel 12 van de gemeente Hardenberg, vastgesteld op € 100.000. De accountant is gehouden aan beroepsvoorschriften en kan daarom mogelijk tot een lagere rapporteringstolerantie komen dan € 100.000. In de paragraaf Bedrijfsvoering in het jaarverslag geeft het college een toelichting op de uitkomsten van het rechtmatigheidsonderzoek.

Het college geeft een toelichting op geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan de rapportagegrens genoemd in het vastgestelde controleprotocol. En het college noemt welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen Nadere regelgeving tussen college en gemeenteraad Verantwoordingsgrens 2% van de totale lasten excl. reservemutaties Rapporteringsgrens € 100.000

CONTROLEPROTOCOL 2025-2026

5

2.2.3 Tolerantie -en rapportagegrenzen SiSa opgesteld door het rijk Gemeenten en provincies kunnen extra geld krijgen om specifiek beleid van de Rijksoverheid uit te voeren. Dit zijn specifieke uitkeringen. De verantwoording over de besteding van dit geld verloopt via de SiSa-systematiek. Gemeenten en provincies moeten elk jaar aan de Rijksoverheid melden of en hoe ze het geld hebben besteed. Dit doen zij via de methodiek SiSa: single information, single audit. Dit betekent eenmalige informatieverstrekking, eenmalige accountantscontrole. Deze verantwoording hoort als bijlage bij de jaarstukken. Het verantwoordingsmodel wordt voorgeschreven door het ministerie van Binnenlandse Zaken. Het rijk stelt voor de rapportage ook specifieke tolerantie- en rapportagegrenzen op. De accountant controleert of de door de gemeente Hardenberg gerapporteerde informatie een waarheidsgetrouw beeld geeft.

3. Normenkader In het controleprotocol staat wat de accountant moet controleren. In het normenkader, behorend bij het controleprotocol, is opgenomen op basis van welke wetten en regels de accountant moet controleren. Dit noemen we het normenkader en deze is van belang voor het voorwaardencriterium als onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Het voorwaardencriterium binnen de rechtmatigheidscontrole toetst namelijk of financiële handelingen voldoen aan wettelijke en bestuurlijke voorwaarden. In het normenkader staan verschillende soorten regels. Het gaat om Europese regels, landelijke wetten én regels die de gemeente zelf heeft vastgesteld. Denk bijvoorbeeld aan gemeentelijke verordeningen die zijn goedgekeurd door de gemeenteraad. Bij landelijke wetten kijkt de accountant alleen naar regels die te maken hebben met geld en uitgaven, zoals de regels voor aanbesteden. Voor gemeentelijke verordeningen geldt dat ze alleen meetellen als ze gaan over hoe de gemeente met geld omgaat bijvoorbeeld de begroting, besluiten over investeringen of beleidsnota’s. Het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd op basis van de dan geldende wet -en regelgeving.

4. Rapporten van de accountant De gemeenteraad geeft opdracht aan de accountant om een jaarrekeningcontrole uit te voeren met inachtneming van het controleprotocol en het bijbehorende normenkader. Voor een efficiënte en effectieve uitvoering van deze controle is het noodzakelijk dat er tussentijdse afstemming plaatsvindt tussen de gemeente en de accountant. In bijlage 1 is een overzicht opgenomen van de overleggen.

CONTROLEPROTOCOL 2025-2026

6

De accountant doet logischerwijs ook verslag van zijn werkzaamheden in rapporten aan de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie. De accountant brengt minimaal de volgende verslagen uit ten aanzien van haar werkzaamheden: •

Managementletter Door de accountant wordt een zogenaamde Interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt in november een verslag uitgebracht aan het management. Bestuurlijk relevante zaken worden door het management aan het college gerapporteerd.

•

Verslag van bevindingen Na de controle wordt door de accountant een verslag van bevindingen uitgebracht aan de gemeenteraad en in afschrift aan het College van Burgemeester en Wethouders. In dat verslag rapporteert de accountant over zijn bevindingen bij overschrijding van de rapporteringstolerantie. En over onderwerpen waarvan hij meent dat deze voor het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad relevant zijn. Daartoe behoort in ieder geval: - Een oordeel over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie. - Analyses van de informatie in de jaarrekening en het geven van eventueel aanvullende toelichtingen. - De vermelding van eventuele bevindingen.

•

Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. Deze verklaring is bestemd voor de gemeenteraad en wordt opgenomen bij de door het college van burgemeester en wethouders opgemaakte jaarrekening.

5. Inwerkingtreding controleprotocol Voorliggend controleprotocol en normenkader treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2025. Het controleprotocol toepassing op het verslagjaar 2025 en 2026. Dit sluit aan bij de resterende looptijd van het contract wat de gemeente heeft met de accountant. Bijlage 1. Communicatie en periodiek overleg.

CONTROLEPROTOCOL 2025-2026

7

Bijlage 1: Communicatie en periodiek overleg Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd. Uit oogpunt van doelmatigheid kunnen gesprekken gecombineerd worden. Onderwerp VIC-plan (ambtelijk)

Managementletter (ambtelijk)

Hoofdlijnen managementletter (bestuurlijk)

Wie Concerncontroller, Auditor, Teamleider F&C, Concernmanager Bedrijfsvoering Bespreken conceptversie: Concerncontroller, Auditor, Teamleider F&C, Concernmanager Bedrijfsvoering Bespreken definitieve versie: Portefeuillehouder Financiën, Gemeentesecretaris, Concerncontroller, Concernmanager Bedrijfsvoering Auditcommissie

CONTROLEPROTOCOL 2025-2026

Wanneer Juni (gereed)

Wat Aanpak en planning van de dienstverlening in het controlejaar.

Oktober

Jaarlijks wordt een interimcontrole gehouden, gericht op de werking van de administratieve organisatie en interne beheersing. De definitieve rapportage met de bevindingen uit de interim-controle moet uiterlijk 15 november aan het November college zijn aangeboden.

November Jaarlijks wordt een interimcontrole gehouden, gericht op de werking van de administratieve organisatie en interne beheersing. De samenvatting van de uitkomsten hiervan wordt aan de auditcommissie gepresenteerd door de accountant.

8

Verslag van bevindingen en Controleverklaring (bestuurlijk)

Bespreken conceptversie: Concerncontroller, Auditor, Teamleider F&C, Concernmanager Bedrijfsvoering

Bespreken definitieve versie: Portefeuillehouder Financiën, Gemeentesecretaris, Concerncontroller, Concernmanager Bedrijfsvoering Presentatie aan en gesprek met de raad

CONTROLEPROTOCOL 2025-2026

Mei

Het verslag van bevindingen gaat in ieder geval in op de fouten en onzekerheden met betrekking tot de getrouwheid (in relatie tot de controletoleranties), de inrichting van het financieel beheer en eventueel door de raad benoemde specifieke punten.

Mei/Juni

Juni

9