1. Conceptverslag Auditcommissie d.d. 17 november 2025 (geanonimiseerd)

_________________________________ INGEKOMEN STUK 1 RAAD d.d. 16 december 2025 _________________________________

GeMeente Hardelllberg

Concept verslag Auditcommissie Vergaderdatum: 17 november 2025 Aanwezig:

Marjo de Greef-Moes (raadslid/voorzitter), Romano Boshove (raadslid), Henri Lennips (raadslid), - (concerncontroller),

(mdw.

financieel beleid), - (accountant), (raadsadviseur/verslag) Afwezig:

Gijs Schuurman, Gerrit van den Berg, Annie Kelder-Ranter (raadsleden).

Nr. Agendapunten 1.

Opening, vaststelling agenda Marjo opent de vergadering om 19 uur. De agenda wordt conform vastgesteld.

2.

Managementletter De accountant zegt verheugt te zijn met de komst van de AC. Hierdoor kan het contact tussen raad en accountant worden aangehaald. De AC is een passend gremium om thema's en/of documenten - zoals vandaag de Managementletter - met elkaar te bespreken en (technische) vragen te stellen. Ook bij veel andere gemeenten is dit gebruikelijk en wordt de toegevoegde waarde onderkend. De accountant geeft een toelichting op de Managementletter, waarna er vragen worden gesteld. De AC concludeert met tevredenheid dat de gemeente Hardenberg wat betreft de interne beheersing van de belangrijkste processen goed in control is. De accountant geeft aan dat een aantal processen nog wel de nodige actie vereisen van de organisatie, maar dat de risico's die dit mogelijk met zich meebrengt aanvaardbaar worden geacht. De verwachting van de accountant is dat op basis van de huidige stand van zaken een waarheidsgetrouwe jaarrekening kan worden vastgesteld. In het bijzonder zijn besproken: - Implementatie nieuwe belastingapplicatie: de accountant geeft aan dat het hier betreft een betrouwbare software leverancier en dat met het op orde hebben van het conversiedossier hier geen noemenswaardige risico's worden gelopen. - de SiSa-verantwoording, uniformiteit subsidieproces en zicht op subsidieboten:.

de Sisa­ verantwoording blijft vooralsnog een uitdaging door de vele SPUK-regelingen waarmee het rijk werkt. Dit is een probleem waar alle gemeenten tegenaan lopen. Door de intern versnipperde verantwoording van subsidiebaten kan het zicht op subsidiebaten worden belemmerd, waardoor subsidies kunnen worden misgelopen. De AC onderschrijft het

advies van de accountant om een uniform proces in te richten waarmee subsidiebaten eenduidig worden verantwoord. Dit bevordert de transparantie richting raad en inwoners en de kwaliteit van de financiële sturing. De AC begrijpt dat wordt nagedacht over een centraal subsidieloket voor zowel inkomende als uitgaande subsidies. Vooralsnog constateert de AC dat alleen

subsidieregelingen (uitgaande subsidies) zijn ondergebracht in het subsidieloket. Overigens is het loket nog niet ‘in de lucht’. IT-beheersing , informatiebeveiliging en cybersecurity: de accountant constateert dat nu de ontvlechting Ommen-Hardenberg een feit is , het momentum daar is om flink door te pakken op de eigen IT-omgeving. De organisatie heeft volgens de accountant goed in beeld welke stappen moeten worden gezet en aan welke vereisten moet worden voldaan (denk aan de a. s. Cyberbeveiligingswet) en zet daarin ook al stappen. De accountant beoordeeld de IT als voldoende in control. Genoemd zijn de adviezen van de accountant m. b. t. het belang van een actuele en gedetailleerde autorisatiematrix voor kernapplicaties en het leveranciersmanagement. Ook de kwaliteit van interne beheersprocessen van leveranciers moet zijn geborgd. Op dit moment is m. n. de monitoring op bestaande leveranciers nog beperkt. -

Inkopen en aanbesteden: i. v. m. nieuwe software is het niet mogelijk om een zgn. spendanalyse uit te voeren. Door de korte periode van beperkt inzicht (sept-okt) wordt het risico dat er zaken over het hoofd worden gezien klein geacht. -

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole: gewezen wordt op de goede samenwerking tussen de accountant en de organisatie en in dat verband de zgn. pre-auditdag in november waar de controlewerkzaamheden verder worden voorbereid. -

Actuele ontwikkelingen: de wijzigingen als gevolg van de aanpassing van het BADO en BBV worden of zijn verwerkt in het controleprotocol en de Financiële verordening. De zgn. Realisatiestimulans van het ministerie van VRO is door het college opgepakt. De raad wordt hierover nader geïnformeerd in de meibrief. Dan kan ook de discussie worden gevoerd over algemene reserve of bestemmingsreserve. Tenslotte is genoemd de overdracht van wethouderspensioenen naar het ABP. Dit kan leiden tot extra kosten voor de gemeente c. q. invloed op de begroting/risicoparagraaf. De accountant schat het risico laag in. Mogelijk volgt reparatie. De accountant houdt de gemeente op de hoogte. -

3.

Doorontwikkeling Auditcommissie Besproken is de rol , taak en de mogelijke invulling van de AC aan de hand van o. a. het zgn. groeimodel van PwC. Insteek: wat wil de huidig AC de nieuwe raad c. q. nieuwe AC meegeven? De accountant geeft een korte toelichting op (de voordelen van!) het werken met een AC en wat hij terugziet aan variaties bij andere gemeenten. Zowel qua vorm en inhoud 2 van 4

kunnen raden daarin hun eigen keuzes maken. Ook de relatie tussen de AC en de accountant kwam aan bod. De accountant ziet tenminste 3 natuurlijke momenten om aan te schuiven: bij de behandeling van de jaarstukken , het auditplan (de raad kan speerpunten aandragen) en de managementletter. Desgewenst is de accountant ook breder inzetbaar. Zowel de accountant als de AC neigen naar zgn. niveau 3 van het groeimodel: controlerend en adviserend met als focus financiële beheersing en verslaggeving en een vaste jaarplanning afgestemd met de accountant en de organisatie. Qua onderwerpen wil de AC iets verder gaan en wordt ingestoken op: P&C stukken en P&C-cyclus (proces en instrumenten) , Financiële verordening/kadernota’s , rekenkamerrapporten , beheersing verbonden partijen (vooralsnog alleen GR-en IJsselland , klankbordgroep regio Zwolle en RES/RSAB: coördineren/monitoren afvaardiging namens de raad , agenderen strategische documenten zoals kadernota’s en begrotingen incl. zienswijzeprocedures). Opgemerkt wordt dat een stukje commitment en continuïteit van belang is voor het goed functioneren van een AC. Er wordt waarde aan gehecht dat iedere fractie iemand afvaardigt , die tenminste affiniteit heeft met de onderwerpen van de AC en wil bijdragen aan een stukje deskundigheidsbevordering van de raad. Een beknopt ‘inwerkprogramma’ past daarbij.

Besloten wordt mede aan de hand van deze bijeenkomst een overdrachtsdocument vast te stellen en aan te bieden aan de nieuwe raad dan wel nieuwe AC. De voorzitter en de secretaris bereiden een concept voor (ter vaststelling agenderen d. d. 9 februari 2026). 4.

Ingekomen stukken Alle ingekomen stukken v. k. a. I. v. m. gebrek aan deelname is de digitale bijeenkomst ‘gezondheid’ en ontmoeting raden en GR-en van 19 nov. geannuleerd. Dit valt te betreuren. Afvaardiging van de raad naar dergelijke bijeenkomsten vraagt om blijvende aandacht van de AC. Om betrokkenheid van de raad/AC bij de GR-en IJsselland , regio Zwolle en RES/RSAB te monitoren is besloten uitnodigingen , verslagen , etc. zoveel mogelijk als ingekomen

stukken te blijven agenderen. 5.

Verslag en actielijst 6 oktober jl. Verslag ongewijzigd vastgesteld en actielijst wordt geactualiseerd.

6.

Rondvraag/afsluiting Niks voor de rondvraag. De vergadering wordt gesloten om 20. 31 uur.

3 van 4

Actielijst Actiehouder__\

(geanonimiseerd) CC (geanonimiseerd) m Concept-overdrachtsdocument nieuwe raad/AC

nn

Desdine

Q1 26 AE

4 van

4

Toelichting grondslagen In dit document kunt u secties vinden die onleesbaar zijn gemaakt. Deze informatie is achterwege gelaten op basis van de Wet open overheid (Woo). De letter die hierbij is vermeld correspondeert met de bijbehorende grondslag in onderstaand overzicht.

J Art. 5.1 lid 2 sub e Het belang van de openbaarmaking van deze informatie weegt niet op tegen het belang van de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen