VERVALT Manifest Dienstverlening.pdf

MANIFEST DIENSTVERLENING Inleiding In dit manifest leest u de uitgangspunten van de dienstverlening van de gemeente Halderberge. Wij zijn goed bereikbaar en willen u graag op een klantvriendelijke manier snel helpen met onze producten en diensten. Ons motto is “Hartelijk Halderberge”! Wat mag u van ons verwachten? • • • • •

De medewerker geeft u juiste informatie die voor u van belang is. De medewerker is discreet en gaat zorgvuldig met uw gegevens om. De medewerker benadert u met respect en begrip voor uw situatie. We zijn duidelijk over wat u van ons mag verwachten in het contact. Wij zijn duidelijk over wat wij van u verwachten in het contact. Dienstverlening algemeen • Wij luisteren goed naar u en vragen door als dat nodig is. Zo krijgen we uw complete vraag duidelijk. • U kunt aangeven op welke wijze u geïnformeerd wilt worden (digitaal / telefonisch / schriftelijk / afspraak). • Wij houden u tussentijds op de hoogte van de voortgang. • Wilt u meer privacy bij uw afspraak in het gemeentehuis? Geef dat vooraf aan. Dan zorgen wij dat het gesprek kan plaatsvinden in een aparte ruimte. • Heeft u tips voor onze dienstverlening? Geef dat bij ons aan, dat kan telefonisch / schriftelijk / mondeling of via een e-mail.

Website • Op onze website www.halderberge.nl staat bovenaan wat onze inwoners en ondernemers belangrijk vinden. • Onze website is zo ingericht dat informatie snel en eenvoudig te vinden is. • De informatie op onze website is veilig, actueel en begrijpelijk. Telefoon • Het gemeentehuis is telefonisch bereikbaar onder nummer 0165-390500 van maandag tot en met vrijdag van 8.30 uur tot 17.00 uur. • We streven ernaar om u direct met de juiste medewerker door te verbinden. • Bij een terugbelafspraak nemen we zo snel mogelijk en maximaal binnen 2 werkdagen telefonisch contact met u op. Brief/e-mail/aanvraag • We beantwoorden uw aanvraag of verzoek voor een product of dienst (zoals een vergunning/ontheffing/subsidie) zo snel mogelijk. We doen dit uiterlijk binnen de wettelijke termijn. • We beantwoorden de overige brieven en e-mails inhoudelijk zo snel mogelijk. Afhankelijk van uw verzoek is dit tot uiterlijk 6 weken na ontvangst. • Is de afhandeling niet binnen de (wettelijke) termijn mogelijk? Dan krijgt u binnen de termijn een tussenbericht. Hierin staat waarom de beantwoording meer tijd in beslag neemt en wanneer wij uw aanvraag of verzoek gaan afhandelen. • We zijn via e-mail bereikbaar op gemeente@halderberge.nl.

Afspraak • Het gemeentehuis is geopend van maandag tot en met vrijdag van 8.30 uur tot 17.00 uur en op donderdagavond tot 19.30 uur. • U wordt hartelijk ontvangen door een gastheer of gastvrouw. • De wachttijd aan de balie is maximaal 15 minuten. Burgerzaken • Uw paspoort, identiteitskaart of rijbewijs kunt u 7 werkdagen na uw aanvraag zonder afspraak afhalen bij de snelbalie. U kunt er ook voor kiezen om uw paspoort of identiteitskaart thuis te laten bezorgen. Dit thuisbezorgen kost 7,00 euro. U kunt de volgende producten via onze website aanvragen: o Aangifte van verhuizing binnen de gemeente o Aangifte van verhuizen naar de gemeente o Aangifte van vertrek naar het buitenland o Doorgeven vermissing reisdocument o Aanvraag uittreksel Basisregistratie Personen (BRP) o Aanvraag uittreksel Burgerlijke Stand o Aangifte van geboorte o Aangifte van overlijden o Wijzigen aanschrijfnaam o Wijzigen verstrekking beperking o Vervangen stempas o Volmacht verkiezingen o eDienst Huwelijk & Geregistreerd partnerschap. o U kunt uw rijbewijs via de website van het RDW digitaal verlengen of een categorie laten toevoegen. Communicatie & participatie • We informeren u actief op verschillende manieren, zoals onze digitale nieuwsbrief, website www.halderberge.nl , de gemeentelijke informatiepagina in de Halderbergse Bode en social media (X, Facebook, Instagram).

• We informeren u over de voortgang van uw melding of aanvraag. Dat kan digitaal / telefonisch/ schriftelijk of met een afspraak. • Heeft u een idee voor uw buurt? Neem dan contact op met onze ambassadeurs. U leest hier meer over hen www.halderberge.nl/ambassadeurs • Heeft u als ondernemer of vereniging een idee of een mooi initiatief? Neem dan contact met ons op via een e-mail. • Voor ondernemers en verenigingen • Verenigingen kunnen terecht bij het verenigingenloket. Zij zijn te bereiken via gemeente@halderberge.nl. • Ondernemers kunnen terecht bij de medewerkers van economie. • Bent u ondernemer en op zoek naar advies? Via de website www.De6voorondernemers.nl kunt u kosteloos advies krijgen.

•

• •

Openbare ruimte Heeft u een melding over de openbare ruimte? Geef deze dan door via www.halderberge.nl/meteen-melden of de BuitenBeterApp. Dan krijgt u binnen 5 werkdagen te horen wat er met uw melding gaat gebeuren. Kost het meer tijd? Dan houden we u op de hoogte van de voortgang. We zijn voor spoedeisende problemen in de openbare ruimte dag en nacht bereikbaar op 0165 312872. Bij gevaarlijke situaties belt u 112. Voor vragen of meldingen over afvalinzameling of ongedierte kunt u terecht bij Saver via www.saver.nl/

Ruimtelijke plannen en vergunningen • Wordt uw omgevingsvergunningsaanvraag behandeld met de reguliere procedure, zoals bouw, kleine afwijkingen Omgevingsplan (voorheen bestemmingsplan)? Dan nemen wij binnen 8 weken een beslissing. Deze termijn kan éénmalig met 6 weken worden verlengd. Dit doen we alleen als het echt nodig is. • Wordt uw omgevingsvergunningsaanvraag behandeld met de uitgebreide procedure (bijv. milieu, grote afwijkingen bestemmingsplan/Omgevingsplan)? Dan nemen wij binnen 26 weken een beslissing. Deze termijn kan éénmalig met 6 weken worden verlengd. Dit doen we alleen als het echt nodig is. • Heeft u een ruimtelijk of maatschappelijk initiatief ingediend wat impact heeft op de omgeving? Dan komt één van onze medewerkers op locatie bij u langs voor een intake gesprek. • Als er instemming nodig is van een andere organisatie, dan wordt de termijn met vier weken verlengd. Evenementen • U kunt de aanvraag digitaal indienen. Heeft u hulp nodig bij het indienen van uw aanvraag? Laat het ons weten. • U kunt een eenvoudig evenement (bijvoorbeeld een buurtbarbecue) digitaal via onze website melden. Binnen twee weken krijgt u bericht van ons. • Binnen twee weken na ontvangst van de aanvraag voor andere evenementen hoort u van ons of uw aanvraag compleet is.

• Op een aanvraag van een evenement met weinig tot geen risico wordt binnen 8 weken een beslissing genomen • Op een aanvraag van een evenement met risico's wordt binnen 16 weken een beslissing genomen. • Wij houden u tijdens de afhandeling van uw aanvraag op de hoogte van de voortgang • Heeft u last van geluid bij een evenement? Neem dan contact op met de klachtenlijn van de Omgevingsdienst Midden- en West Brabant (OMWB) via 073-681 28 21.

Subsidies • U kunt uw subsidieaanvraag bij ons indienen via de website onder het kopje welzijnssubsidie. U vindt hier ook de voorwaarden en indieningstermijnen per regeling. • Als er geen bijzonderheden zijn, dan nemen wij binnen zes weken na indiening van uw aanvraag voor een subsidie contact met u op. Zorg en ondersteuning • Heeft u hulp nodig door fysieke of psychische problemen of geldzorgen van uzelf of een bekende? Dan kunt u bij ons terecht via onze website of telefonisch. U hoort binnen een week van ons. • Iedere jongere is welkom bij onze jongerenwerkers, die een luisterend oor bieden en er voor hen zijn. Kijk voor meer informatie en contactgegevens op www.halderberge.nl/jongerenwerk. • Heeft uw kind hulp nodig door fysieke of psychische problemen of met vervoer van en naar school? Dan kunt u bij ons terecht via onze website of telefonisch. Wij helpen u binnen een week met een advies. • Wilt u als vrijwilliger aan de slag in de gemeente Halderberge? Hier koppelen wij vraag en aanbod gelijk aan elkaar op www.halderbergevoorelkaar.nl. Bij vragen kunt u contact opnemen met de vrijwilligerscentrale via info@halderbergevoorelkaar.nl of via telefoonnummer 0165-313100.

Zorg en ondersteuning • De wijkteams van Zorg en Jeugd hebben elke werkdag telefonisch spreekuur van 9 uur tot 12 uur. U kunt hen bereiken via 0165 390 500. • Bij een onveilige situatie voor kinderen of jongeren in onze gemeente waarbij binnen 24 uur actie nodig is, moet er binnen kantoortijden contact opgenomen worden met telefoonnummer 0165-390 500. Buiten kantoortijden kan dat met meldpunt crisiszorg via telefoonnummer 0800-5099.

Klachtenafhandeling • Bent u niet tevreden over de manier waarop een medewerker of bestuurder van de gemeente zich in een bepaalde aangelegenheid heeft gedragen, dan kunt u mondeling of schriftelijk een klacht indienen bij de gemeente via www.halderberge.nl/klachten. Als u een klacht indient, dan gaan wij altijd met u in gesprek in het kader van Passend Contact met de Overheid.

Openbaarheid en privacy • De gemeente geeft allerlei informatie via onder andere brieven, de Halderbergse bode en de website. Als u nog iets anders wilt weten, dan kunt u een verzoek doen tot openbaarmaking van bepaalde overheidsinformatie via een Wet Open Overheid (WOO) verzoek. U kunt dit verzoek bij ons indienen via www.halderberge.nl/inzage-openbare-stukken-en-een-woo-verzoek-indienen. • De gemeente gebruikt veel persoonlijke informatie voor de uitvoering van haar taken. Daar gaan wij goed mee om. Uw privacy is belangrijk voor ons. Via deze link leest u hoe wij omgaan met uw privacy en gegevens beschermen: www.halderberge.nl/privacy.

Wat mogen wij van u verwachten? • U toont respect voor onze medewerkers. • We hebben begrip voor uw emoties, maar accepteren geen grensoverschrijdend gedrag zoals agressie of intimidatie (fysiek of verbaal).