Raadsvoorstel verlenging controleprotocol.pdf

RAADSVOORSTEL

Raadsvergadering:

18 maart 2021

Commissie:

Portefeuillehouder:

J.H.A. Mollen

Registratienummer:

Contactpersoon:

F. Scheerder

Telefoonnummer

0165-390740

Onderwerp Verlenging controleprotocol Samenvatting Op grond van artikel 213 van de gemeentewet dient de jaarrekening van een gemeente jaarlijks gecontroleerd te worden door een accountant. De accountant moet een oordeel geven over zowel de getrouwheid als de (financiële) rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties. De raad geeft met het controleprotocol nadere kaders voor de accountantscontrole van de jaarrekening aan. De gemeenteraad heeft op 17 maart 2016 het (huidige) controleprotocol voor de controle van de jaarstukken van de gemeente Halderberge vastgesteld. De duur van het controleprotocol is destijds gekoppeld aan de looptijd van de overeenkomst met onze vorige accountant, BDO. Inmiddels heeft er een nieuwe aanbesteding van de accountantscontrole plaatsgevonden. Vanaf het boekjaar 2020 verricht Astrium Overheidsaccountants BV de accountantscontrole van de jaarrekening van onze gemeente. Het (huidige) controleprotocol heeft, zonder verlenging, formeel gezien geen rechtskracht meer. De auditcommissie stelt voor om het controleprotocol voor de controle van de jaarstukken van de gemeente Halderberge die door de raad is vastgesteld op 17 maart 2016 voor onbepaalde tijd te verlengen.

Inleiding & beeldvorming Wettelijk kader Het wettelijk kader van de accountantscontrole wordt gevormd door artikel 213 van de Gemeentewet en in aanvulling daarop het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten (hierna: Bado) van 28 augustus 2003. Het Bado is een algemene maatregel van bestuur. Daarnaast zijn voor de accountantscontrole ook de stellige uitspraken van de Commissie BBV en in het bijzonder de Kadernota rechtmatigheid, als het gaat om de financiële rechtmatigheid, van belang. Het controleprotocol heeft tot doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, in het bijzonder de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening. Met het controleprotocol geeft de raad, kortom, nadere kaders voor de accountantscontrole van de jaarrekening aan.

Verlenging controleprotocol

Pagina 1 van 5

Duur huidig controleprotocol De gemeenteraad heeft op 17 maart 2016 het (huidige) controleprotocol voor de controle van de jaarstukken van de gemeente Halderberge vastgesteld. Het controleprotocol is een kaderstellend document dat door de raad – met als grondslag de controleverordening – wordt vastgesteld voordat de accountantscontrole van de jaarrekening plaatsvindt. In het raadsvoorstel van 17 maart 2016 is de duur van het controleprotocol gekoppeld aan de looptijd van de overeenkomst met onze vorige accountant, BDO. Inmiddels heeft er een nieuwe aanbesteding van de accountantscontrole plaatsgevonden, aangezien de looptijd van het contract met BDO was verstreken. Bij de laatste aanbesteding van de accountantscontrole heeft het huidige controleprotocol (wederom) als input gediend. Vanaf het rekeningjaar 2020 verricht Astrium Overheidsaccountants B.V. (hierna: Astrium) de controle van de jaarrekening van onze gemeente. Het (huidige) controleprotocol is/was geldig tot en met de accountantscontrole van de jaarrekening 2019 en is daarmee formeel gezien komen te vervallen. Voor de accountantscontrole van de jaarrekening 2020 moet er of een nieuw controleprotocol worden vastgesteld of moet het huidige controleprotocol verlengd worden voor een bepaalde of onbepaalde tijd.

Rechtmatigheidsverantwoording Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf het rekeningjaar 2021 (of eventueel 2022) zal het college zelf een oordeel moeten geven over de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en de balansmutaties (financiële rechtmatigheid). De accountant blijft een oordeel geven over de getrouwheid. Op dit moment dient de accountant nog wel een oordeel te geven over de financiële rechtmatigheid. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft ook tot gevolg dat er ruimere goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor het onderdeel financiële rechtmatigheid kunnen worden vastgesteld door de raad. De accountant dient straks een getrouwheidsoordeel te geven over de baten, lasten en balansmutaties van de jaarrekening inclusief de rechtmatigheidsverantwoording. Daarbij moet hij beoordelen of de rechtmatigheidsverantwoording getrouw is met inachtneming van de door de raad vastgestelde goedkeurings- en rapporteringstoleranties. De goedkeuringstolerantie voor het getrouwheidsoordeel is - voor fouten in de jaarrekening - wettelijk gemaximeerd op 1% van de totale lasten (artikel 2 Bado).

De goedkeuringstolerantie voor het (financiële) rechtmatigheidsoordeel is - voor fouten in de jaarrekening - nu nog wettelijk gemaximeerd op 1% van de totale lasten (artikel 2 Bado), maar met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording wordt de maximale grens voor fouten in de jaarrekening – zoals het er nu naar uitziet - opgetrokken tot 3% van de totale lasten. De raad kan binnen deze grenzen zelf bepalen welke goedkeurings- en rapporteringstoleranties de accountant voor de controle van de jaarrekening moet hanteren. Hoe strenger (lees: lager) de goedkeuringstolerantie uw raad vaststelt, des te eerder er sprake kan zijn van een afwijkende accountantsverklaring (beperking, oordeelonthouding of afkeurend). Dit laatste heeft tot gevolg dat er in de organisatie meer controlewerkzaamheden verricht zullen moeten worden om ons meer zekerheid te verschaffen dat er een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven wordt. Tolerantiegrenzen huidig controleprotocol In het (huidige) controleprotocol zijn de goedkeuringstoleranties - met daarbij een onderscheid in fouten, maximaal 1% van de totale lasten, en onzekerheden, maximaal 3% van de totale lasten - uit artikel 2 Bado overgenomen. In het huidige controleprotocol zijn de rapporteringstoleranties gelijk gehouden aan de goedkeuringstoleranties.

Uitgangspunt bij de rapporteringstoleranties is dat de geconstateerde fouten en onzekerheden in beginsel in het verslag van bevindingen van de accountant vermeld worden, zodra deze de vermelde percentages c.q. grenzen overschrijden. Zoals eerder aangegeven, geeft de accountant op dit moment een oordeel/verklaring af voor zowel de getrouwheid als de financiële

Pagina 2 van 5

rechtmatigheid. In het huidige controleprotocol gelden voor zowel getrouwheid als financiële rechtmatigheid dezelfde goedkeurings- en rapporteringstoleranties, te weten 1% van de totale lasten voor fouten respectievelijk 3% van de totale lasten voor onzekerheden. Strekking controleverklaring Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Goedkeurend Beperking ≤ 1% ≤ 3%

OordeelAfkeurend onthouding > 1% < 3% ≥ 3% > 3% < ≥ 10% 10%

Met het verlengen van het huidige controleprotocol blijven de huidige goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor getrouwheid en financiële rechtmatigheid ongewijzigd. Daarmee blijft het (huidige) controleprotocol geldig zolang de controleverordening en/of bovenliggende regelgeving en/of andere veranderingen geen aanleiding geven dit protocol te wijzigen. De auditcommissie ziet op dit moment geen aanleiding om aan de accountant aanvullende aanwijzingen mee te geven voor de accountantscontrole van de jaarrekening. Doelstelling Voorafgaand aan de accountantscontrole van de jaarrekening 2020 het huidige controleprotocol voor onbepaalde tijd te verlengen. Het (verlengde) controleprotocol blijft geldig zolang de controleverordening en/of bovenliggende regelgeving en/of andere veranderingen geen aanleiding geven het protocol te wijzigen. Overwegingen De auditcommissie stelt voor om het (huidige) controleprotocol dat 17 maart 2016 is vastgesteld door uw raad nu voor onbepaalde tijd te verlengen. Dit betekent concreet dat de accountant bij zijn controle rekening moet houden met de door raad vastgestelde aanwijzingen in dit controleprotocol. De verwachting is wel dat met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording het controleprotocol gewijzigd/geactualiseerd moet worden.

Op het moment van schrijven is het echter nog niet (helemaal) zeker dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college vanaf het rekeningjaar 2021 wordt ingevoerd, omdat het wetstraject nog niet is afgerond. De minister van BZK neemt de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording mee met het wetsvoorstel versterking decentrale rekenkamers. Dit voorstel bevindt zich weliswaar op het moment van schrijven in een afrondende fase, maar het wetsvoorstel is nog niet behandeld in de Tweede en Eerste Kamer. Ook is niet zeker of de invoering door de vertraging in het wetstraject nog ingaat voor het rekeningjaar 2021. Mocht de rechtmatigheidsverantwoording met terugwerkende kracht worden ingevoerd per 1 januari 2021, dan zal er - naar verwachting - dit jaar een nieuw controleprotocol (en/of een nieuwe controleverordening) ter vaststelling aan uw raad worden aangeboden. Het huidige controleprotocol blijft dan alleen gelden voor het rekeningjaar 2020. Risico's Zonder controleprotocol zijn er formeel gezien geen nadere aanwijzingen van uw raad waarmee de accountant bij zijn controle van de jaarrekening rekening moet houden. Het Bado bevat evenwel minimumeisen voor de accountantscontrole. Zonder controleprotocol gelden de eisen in het Bado.

In het huidige controleprotocol zijn de goedkeurings- en rapporteringstoleranties van artikel 2 Bado en de rechtmatigheidscriteria, zoals vermeld in de Kadernota rechtmatigheid, opgenomen, zodat voldaan wordt aan de wettelijke minimale eisen. Financiële gevolgen n.v.t.

Pagina 3 van 5

Duurzaamheid n.v.t. Burger-& overheidsparticipatie n.v.t. Communicatie Met het verlengen van het huidige controleprotocol blijven de huidige goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor getrouwheid en financiële rechtmatigheid ongewijzigd. Het (verlengde) controleprotocol blijft gelden zolang de controleverordening en/of bovenliggende regelgeving en/of andere veranderingen geen aanleiding geven dit protocol te wijzigen (onbepaalde tijd). De auditcommissie ziet op dit moment geen aanleiding om aan de accountant aanvullende aanwijzingen mee te geven voor de accountantscontrole van de jaarrekening. Vervolg Mocht de rechtmatigheidsverantwoording met terugwerkende kracht worden ingevoerd per 1 januari 2021, dan zal er dit jaar – naar verwachting - een nieuw controleprotocol (en/of nieuwe/gewijzigde controleverordening) ter vaststelling aan de raad worden aangeboden. Het huidige controleprotocol blijft dan alleen gelden voor het rekeningjaar 2020. Voorstel Het controleprotocol dat op 17 februari 2016 door de raad is vastgesteld voor onbepaalde tijd te verlengen. Auditcommissie van de gemeente Halderberge.

Bijlage:

Pagina 4 van 5

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Halderberge; gelet op - de controleverordening van de gemeente Halderberge; - het Besluit accountantscontrole decentrale overheden; - de Kadernota rechtmatigheid 2020; BESLUIT: Het controleprotocol dat op 17 februari 2016 door de raad is vastgesteld voor onbepaalde tijd te verlengen. Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Halderberge op 18 maart 2021,

de griffier,

de voorzitter,

drs. A. Koenen

drs. B.J.A. Roks

Verlenging controleprotocol

Pagina 5 van 5