Raadsvoorstel Vastgoed- en accommodatiebeleid en professionalisering vastgoedorganisatie.pdf

RAADSVOORSTEL

Zaaknummer

327706

Contactpersoon

Hans Huijsmans

Raadsvergadering d.d. 14 juli 2022

Commissie

B&O (beheer en ontwikkeling) 29 juni 2022

Portefeuillehouder

Telefoonnummer

705

Thomas Melisse, wethouder

Onderwerp Vastgoed- en accommodatiebeleid en professionalisering vastgoedorganisatie

Samenvatting Door het project religieus erfgoed Oudenbosch, de ontwikkeling van nieuwe dorpshuizen, de verduurzamingsopgave en de energietransitie worden de uitdagingen waar de gemeentelijke vastgoedorganisatie voor staat groter en complexer. Om te kunnen sturen op de gewenste meerjarige ontwikkeling van de vastgoedportefeuille en alle uitdagingen aan te kunnen blijven gaan, stelt het college voor het vastgoed- en accommodatiebeleid vast te stellen en de vastgoedorganisatie te professionaliseren. Het vastgoed- en accommodatiebeleid geeft de spelregels voor een doelmatige en doeltreffende inzet van het gemeentelijk vastgoed en helpt bij het realiseren van onze doelen. Het ondersteunt in transparante besluitvorming en communicatie over strategische en financiële keuzes tussen maatschappelijke taken, een financieel gezonde exploitatie en het efficiënt organiseren van het beheer, onderhoud en verduurzamen van onze vastgoedportefeuille. Op basis van het organisatieplan wordt de vastgoedorganisatie geprofessionaliseerd en wordt formatie toegevoegd voor strategische en tactische vastgoedvraagstukken, formatie uitgebreid op gebied van gebouwbeheer en wordt ingezet op het verbeteren van de centrale registratie van vastgoedinformatie.

Inleiding & beeldvorming Onder andere door het plan religieus erfgoed, de ontwikkeling van nieuwe dorpshuizen (uitbreiding portefeuille), de verduurzamingsopgave en de energietransitie worden de uitdagingen waar de gemeentelijke vastgoedorganisatie voor staat groter en complexer. In 2021 heeft ons college aan een adviesbureau de vraag gesteld hoe Halderberge haar vastgoedorganisatie efficiënter kan inrichten en welke capaciteit nodig is voor een professionele aanpak van het vastgoedmanagement binnen de gemeente Halderberge. Het advies is uitgewerkt in de rapportage ‘Professionalisering Gemeentelijk Vastgoed Halderberge’ van 19 juni 2021. De belangrijkste conclusies uit het onderzoek zijn: 1 van 7

1. Het huidige accommodatiebeleid is gedateerd, alleen gericht op (beleidsondersteunende) accommodaties en bevat niet alle kaders die nodig zijn voor professioneel vastgoedmanagement. 2. Het ontbreekt aan een beleids- en afwegingskader om op een transparante manier te komen tot een integrale afweging wanneer we wel en niet initiatieven accommoderen. 3. Een afweging van kosten en opbrengsten van het vastgoed wordt niet gemaakt. In het kader van de wet Markt en Overheid is het daardoor lastig om te bepalen of alle kosten in de kostprijsdekkende huur worden doorberekend. 4. Onduidelijk is wie de rol van eigenaar/verhuurder vervult en wat de rol is van de verschillende beleidsmedewerkers binnen het vastgoedmanagement. 5. Het ontbreekt aan een systeem voor centrale registratie van alle vastgoedinformatie. 6. Uit het benchmark onderzoek en de gesprekken met de betrokken medewerkers blijkt dat er te weinig formatie is om de taken professioneel en goed uit te voeren. Hierdoor is er onvoldoende aandacht voor strategische en tactische vastgoedvraagstukken en is er geen tijd voor taken als controle en verduurzaming. Aan de hand van deze conclusies is gestart met het opstellen van een nieuw vastgoed- en accommodatiebeleid en een organisatieplan voor het professionaliseren van de vastgoedorganisatie.

Door te professionaliseren en het vaststellen van heldere beleidskaders, houden we grip op de kwaliteit van het vastgoed en de dienstverlening, de kosten, opbrengsten en de risico’s van de vastgoedportefeuille.

Doelstelling Het doel is om een helder beleidskader en een toekomstbestendige organisatie neer te zetten voor de exploitatie, het beheer, onderhoud en de verduurzamen van het gemeentelijk vastgoed. Zodat de organisatie in staat is de taken gestructureerd en goed uit te voeren en voorbereid is op de uitbreiding van de taken, de verduurzamingsopgave en energietransitie van onze gebouwen. Door het vaststellen van het vastgoed- en accommodatiebeleid geeft de raad invulling aan zijn kaderstellende bevoegdheid. Het college werkt het vastgoed- en accommodatiebeleid uit in een (strategisch) portefeuilleplan en beheerplan (tactisch) inclusief meerjarenonderhouds- en investeringsplan. Door het beschikbaar stellen van budget door de raad om de formatie uit te breiden en het vastgoed- en accommodatiebeleid te implementeren, kan het college de gewenste professionalisering van de vastgoedorganisatie uitvoeren en de centrale registratie van vastgoedinformatie verbeteren.

Overwegingen 1.

a) Het nieuwe vastgoed- en accommodatiebeleid is actueel, gericht op alle gebouwen in de gemeentelijke vastgoedportefeuille en bevat alle benodigde spelregels nodig voor professioneel vastgoedmanagement. Er zijn onder andere spelregels opgenomen over aanen verkoop, verhuur en bruikleen, kostprijsdekkende huurprijs en hoe om te gaan met leegkomende gebouwen. Er is financiële kader opgenomen en een toelichting op de werkwijze voor onderhoud, verduurzaming en het gewenste kwaliteitsniveau. Daarnaast zijn er aanvullende spelregels voor accommodaties opgenomen, waaronder een nieuwe beleidslijn voor het privatiseren van accommodaties. b) Het uitvoeren van het vastgoed- en accommodatiebeleid, sturen op de realisatie van maatschappelijke doelen en de gewenste ontwikkeling van de vastgoedportefeuille kan alleen als ook de organisatie van het gemeentelijk vastgoed wordt geprofessionaliseerd door onder andere het toevoegen van formatie voor strategische en tactische vastgoedvraagstukken, uitbreiding van de formatie op gebied van gebouwbeheer, scheiding van de publieke en private taken en rollen voor vastgoed en het verbeteren de centrale registratie van vastgoedinformatie.

2 van 7

2.

a) Het vaststellen van een nieuw beleidskader is de bevoegdheid van de raad. b) Door gebrek aan voldoende formatie worden op dit moment niet alle taken gestructureerd en goed uitgevoerd. Dit is een risico voor de veiligheid, kwaliteit en uitstraling van de gebouwen en de tevredenheid van huurders en gebruikers. Daarnaast is er te weinig formatie en kennis beschikbaar voor de meer strategische- en tactische vastgoedvragen. Ook uitbreiding van de portefeuille naar aanleiding van het plan religieus erfgoed Oudenbosch en de nieuwe dorpshuizen leidt tot een extra formatievraag. c) Voor een goede implementatie van het vastgoed- en accommodatiebeleid en verantwoording naar de raad is het noodzakelijk dat alle vastgoedinformatie betrouwbaar en eenvoudig beschikbaar is. Het ontbreken van een centrale vastgoedregistratie is een risico in de bedrijfsvoering. Hierdoor kan de gemeente inkomsten mislopen omdat kosten mogelijk niet doorbelast worden naar huurders en gebruikers of niet worden meegerekend in de kostprijsdekkende huur.

Risico's Het ontbreken van voldoende duidelijke kaders/beleid, legt extra druk op het operationele proces omdat er noodgedwongen strategische en tactische afwegingen en keuzes tijdens de uitvoering moeten worden gemaakt. Zonder uitbreiding van de formatie is het professionaliseren van de vastgoedorganisatie en uitvoering van het vastgoed- en accommodatiebeleid niet mogelijk. Dit heeft consequenties voor de kwaliteit en verduurzaming van het vastgoed, tevredenheid van huurders en gebruikers en de uitbreiding van de werkzaamheden als gevolg van onder andere het plan religieus erfgoed.

Financiële gevolgen Het uitbreiden van de formatie met een vastgoedregisseur en voor gebouwbeheer heeft structurele consequenties voor de gemeentelijke begroting. Formatie vastgoedregisseur Op basis van de in het advies opgenomen beschrijving van de nieuwe functie vastgoedregisseur (1,0 fte) worden de kosten geraamd op € 98.000 per jaar. Formatie gebouwbeheerder De huidige formatie van gebouwbeheerder wordt ingevuld door 0,6 fte vaste formatie en 0,2 fte externe inhuur. Op basis van het onderzoek dient de formatie voor het gebouwbeheer te worden uitgebreid naar 1,6 fte. Om te komen tot deze formatie wordt de 0,2 fte inhuur omgezet naar 0,2 fte vaste formatie, wordt bestaande 0,3 fte Facilitair beheer omgezet naar 0,3 fte gebouwbeheerder en wordt de formatie voor het gebouwbeheer uitgebreid met 0,5 fte. De kosten van de omzetting van inhuur naar vaste formatie bedragen € 15.600 per jaar. De kosten kunnen gedekt worden door een structurele verlaging van het budget “advieskosten gebouwenbeheer” met € 15.600 en is hiermee budgettair neutraal. De kosten voor uitbreiding van de formatie van gebouwbeheerder met 0,5 fte zijn begroot op € 39.000 per jaar. De jaarlijkse kosten zijn in de volgende tabel weergegeven.

3 van 7

Vastgoedregisseur (1,0 fte)

98.000

Gebouwenbeheer 0,5 fte formatie-uitbreiding 0,2 fte formatieomzetting inhuur naar vast Dekking budget “advieskosten gebouwenbeheer”

39.000 15.600 -15.600 39.000 137.000

Totaal

Voorgesteld wordt om de structurele kosten voor uitbreiding en omzetting van de formatie met ingang van 1 juli 2022 op te nemen in de zomernota 2022. Software Vastgoedinformatie en software meerjarenonderhoudsplanning en -begroting (MJOP) Voor de implementatie van het vastgoed- en onderhoudsbeleid is in 2022 en 2023 budget nodig voor onder andere de aanschaf en inrichting van software voor het centraal registreren van alle vastgoedinformatie (huur- en gebruiksovereenkomsten, afspraken, vergunningen, energielabels, keuringen, financiële waarden, etc.) en software voor het opstellen en actualiseren van meerjarenonderhoudsplanningen en -begroting van onze gebouwen. Beide softwareapplicaties zijn zogenaamde SaaS applicaties (software as a service) en werken webbased. De kosten zijn in onderstaande tabel weergegeven. Module Vastgoedinformatie Implementatiekosten Jaarlijkse SaaS-kosten

Module MJOP’s Implementatiekosten Jaarlijkse SaaS-kosten

8.000 7.000 15.000

5.000 5.000 10.000

Voorgesteld wordt om bij de zomernota 2022 voor 2022 een eenmalig budget op te nemen van € 8.000 voor de implementatie en inrichting van het vastgoedregistratiesysteem en een structureel budget van € 7.000 op te nemen voor de jaarlijkse SaaS-kosten. Voor de aanschaf en inrichting van software voor meerjarenonderhoudsplanningen en begrotingen wordt bij de zomernota 2022 in 2023 een eenmalig budget van € 5.000 bijgeraamd voor de implementatiekosten en een structureel budget van € 5.000 voor de jaarlijkse SaaSkosten.

Duurzaamheid Het duurzaam, professioneel en efficiënt beheren en onderhouden van kwalitatief goede en veilige gebouwen binnen de financiële en wettelijke kaders vraagt om een helder vastgoed- en accommodatiebeleid en een professionele vastgoedorganisatie.

Burger-& overheidsparticipatie Niet van toepassing.

Communicatie Het accommodatiebeleid wordt op de gebruikelijke wijze bekend gemaakt via Overheid.nl.

4 van 7

Vervolg Na goedkeuring door de raad op het extra budget kan de nieuwe functie vastgoedregisseur definitief worden gewaardeerd en ingeschaald op basis van HR21 en kan het wervingstraject (intern/extern) voor de functie vastgoedregisseur en uitbreiding van de functie gebouwbeheerder worden gestart. Na goedkeuring door de raad van het vastgoed- en accommodatiebeleid wordt gestart met het uitwerken van een portefeuilleplan en het analyseren van alle bestaande huur- en bruikleenovereenkomsten, huurprijzen en gemaakte afspraken over onderhoudsverplichtingen en verantwoordelijkheden, subsidies en andere exploitatiebijdragen. De analyse en daaruit voortvloeiende gevolgen en opties zullen worden besproken met alle betrokken organisaties. De resultaten zullen worden besproken met het college en indien nodig ter besluitvorming voorgelegd aan de raad. Tussentijds zullen wij de raad informeren.

Voorstel Wij stellen u voor: 1. het vastgoed- en accommodatiebeleid gemeente Halderberge vast te stellen; 2. voor de extra benodigde formatie en de aanschaf van de softwareapplicaties de benodigde financiële middelen beschikbaar te stellen; 3. de financiële gevolgen te verwerken in de zomernota 2022. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Halderberge.

Bijlage: 1. Vastgoed- en accommodatiebeleid gemeente Halderberge 2. Advies Vastgoedorganisatie, 28 april 2022

5 van 7

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Halderberge; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 10 mei 2022;

BESLUIT:

1. het vastgoed- en accommodatiebeleid gemeente Halderberge vast te stellen; 2. voor de extra benodigde formatie en de aanschaf van de softwareapplicaties de benodigde financiële middelen beschikbaar te stellen; 3. de financiële gevolgen te verwerken in de zomernota 2022. Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Halderberge op 14 juli 2022,

de griffier,

de voorzitter,

de heer drs. A. Koenen

de heer drs. B.J.A. Roks

7 van 7