Raadsvoorstel toekomstbestendig Huis van Haldberge.pdf

RAADSVOORSTEL

Zaaknummer

665644

Contactpersoon

Chantal van den Heuvel

Raadsvergadering d.d. 14-03-2024

Commissie

SM&V

Portefeuillehouder

Telefoonnummer

0165-390774

Sharona Malfait, wethouder

Onderwerp Toekomstbestendig maken van het Huis van Halderberge Samenvatting Uw raad heeft op 22 juni 2023 besloten om kennis te nemen van het voorlopig ontwerp voor het Huis van Halderberge en dit als basis te gebruiken voor de technische uitwerking en het ramen van de kosten; Bij het vaststellen van de jaarrekening 2022 op dezelfde dag heeft u besloten hiervoor geld beschikbaar te stellen. Met dit voorstel informeren wij uw raad over het definitief en technisch ontwerp. En vragen wij om het benodigde investeringskrediet beschikbaar te stellen om de verbouwing van het gemeentehuis verder voor te bereiden. Onderdeel van de verbouwing zijn de entree, de centrale hal, balies en gesprekskamers en de raadszaal die tevens als trouwzaal gebruikt wordt.

Inleiding & beeldvorming De gemeenteraad heeft eerder geld beschikbaar gesteld om het ontwerp van Het Huis van Halderberge te laten opstellen. Daarbij is aangegeven dat deze uitgewerkte plannen ook een beeld moeten geven van de benodigde investeringen. De investeringen zijn nu geraamd op basis van een technisch ontwerp van de verbouwing. In de kostenraming zijn ook alle niet zichtbare technische en elektrische aanpassingen opgenomen. Ook voor de benodigde vernieuwing van de audiovisuele middelen in de raadszaal is een kostenraming gemaakt. Doelstelling Met dit voorstel informeren wij uw raad over het definitief en technisch ontwerp en de bijbehorende kostenraming en vragen wij uw raad het benodigde budget beschikbaar te stellen voor de uitvoering van deze plannen. Het uiteindelijke beoogde resultaat is een verbouwing van de entree van het gemeentehuis, zodat het een toegankelijk en duurzaam Huis van Halderberge wordt voor de publieksruimtes waaronder de raadszaal. Overwegingen 1.1 Definitief en technisch ontwerp De architect van het gemeentehuis , De Witte Oss bv (voorheen Elemans van den Hork Architecten), heeft het voorlopig ontwerp in de afgelopen periode uitgewerkt naar een definitief

1 van 6

ontwerp. Dit definitief ontwerp is eind oktober 2023 gedeeld met de gemeenteraad en heeft geen aanleiding gegeven om de opdracht dit plan uit te werken tot een technisch ontwerp in te trekken. Het technisch ontwerp is opgesteld en aangevuld met de adviezen vanuit een constructeur en installatietechnische en elektrotechnische adviseurs. Ook is op basis van dit technisch ontwerp het plan voor de audiovisuele maatregelen van de raadszaal verder uitgewerkt. Belangrijke aspecten in het ontwerp zijn een goede en inclusieve toegang. Twee open en hartelijke ontvangstbalies waar ook partners (bijvoorbeeld Werkplein, Woonkwartier of politie) gebruik van kunnen maken. Vriendelijke balies bij voor klantzaken en prettige gespreksruimtes voor gesprekken die niet in de centrale hal plaats kunnen vinden. En tenslotte een transparantere en multifunctioneel te gebruiken raadszaal. Naast raads- en commissievergaderingen kan in deze ruimte ook getrouwd worden. Op overige momenten kunnen er ook gesprekken plaatsvinden met onze inwoners, ondernemers en andere contacten. 1.2 Kostenraming Het technisch ontwerp is nu gereed. Op basis van dit ontwerp heeft de architect een kostenraming opgesteld. Ook voor de audiovisuele maatregelen is een raming opgesteld. De totale raming voor de verbouwing en nieuwe inrichting van de ruimtes inclusief audiovisuele middelen bedraagt € 1.542.975 incl. BTW.

Op de investeringen is een BTW- mengpercentage van toepassing. Hierdoor is slechts een klein gedeelte van de BTW kostenverhogend. Het voorstel gaat uit van de aanschaf van de audiovisuele middelen en de inrichting. Dit is een kostenbesparing ten opzichte van leasecontracten. In de aanbesteding wordt van de leverancier geëist dat garantie, ondersteuning en vervanging wordt geboden gedurende de levensduur van de apparatuur. Risico's. 2.1 Bezwaar op omgevingsvergunning Na akkoord door uw raad wordt een omgevingsvergunning door de architect voorbereid en ingediend. Het kan gebeuren dat er bezwaar wordt gemaakt tegen deze omgevingsvergunning. Dit kan het proces om tot realisatie over te gaan vertragen. 2.2 Er ontstaat een voordeel of tekort op de kostenraming Ondanks dat de kostenraming voor de verschillende aspecten zorgvuldig is opgesteld, kan het gebeuren dat de kosten lager of hogere zijn dan geraamd. Er worden namelijk nog 3 aanbestedingen opgestart (voor de verbouwing en alle vaste inrichtingselementen, voor de losse inrichting en voor alle audiovisuele middelen). Het is gebruikelijk om in deze fase van het project een marge van 5 – 10% te hanteren. Er is een post onvoorzien toegevoegd aan de raming, zodat kleine afwijkingen binnen het project toch gerealiseerd kunnen worden. Uw raad wordt geïnformeerd over afwijkingen van de kostenraming.

2.3 Dit voorstel heeft structurele financiële gevolgen. Dit voorstel heeft structurele financiële gevolgen. Vanaf 2026 is er sprake van een negatief begrotingssaldo. Het nadeel vanaf 2026 wordt verwerkt in de meerjarenbegroting waarbij bij de Zomernota 2024 de integrale afweging gemaakt wordt hoe om te gaan met het meerjarig begrotingssaldo dat ontstaat na alle mutaties. Financiële gevolgen In de voorbereiding van dit project is geen voorbereidingskrediet beschikbaar gesteld. Wel zijn de kosten beschikbaar gesteld om het technisch ontwerp en de bijbehorende kostenraming op te laten stellen. Investeringen verbouw, inventaris en audiovisuele middelen. De totale raming voor de verbouwing, de nieuwe (vaste en losse) inventaris en alle audiovisuele middelen bedraagt € 1.542.975 en is als volgt opgebouwd:  Verbouwing: € 1.020.748 2 van 6

 

Inrichting/inventaris: Audiovisuele middelen:

€ €

241.037 280.919

Jaarlijkse kosten De aanschaf van de nieuwe audiovisuele middelen geeft ook structurele exploitatielasten zoals extra licenties, klein onderhoud en vervanging van onderdelen (bijvoorbeeld accu’s van de discussieposten voor de raadsleden). De jaarlijkse kosten worden geraamd op € 10.000. Overzicht totale kosten per jaar Samenvattend zijn de totale kosten voor de jaren 2025 en verder als volgt:

Financiële dekking Op basis van de kostenraming voor het toekomstbestendig maken van het Huis van Halderberge zijn de gevolgen voor de gemeentelijke exploitatie in beeld gebracht. In de volgende tabel zijn de gevolgen voor de gemeentelijke begroting in beeld gebracht.

3 van 6

Dekking De kosten voor 2025 kunnen worden gedekt uit het de begrotingssaldo’s van de betreffende jaren. Vanaf 2026 is er sprake van een negatief begrotingssaldo. Het nadeel vanaf 2026 wordt verwerkt in de meerjarenbegroting waarbij bij de Zomernota 2024 de integrale afweging gemaakt wordt hoe om te gaan met het meerjarig begrotingssaldo dat ontstaat na alle mutaties. Gevolgen financiële kengetallen Als één miljoen euro extra wordt geleend, dan stijgen de schuldquotes met ca. 1% en daalt de solvabiliteit met ca. 0,09% (in beide gevallen dus een verslechtering). Hierbij wordt er dan wel van uit gegaan dat alle andere parameters gelijk blijven (maar dat is eigenlijk nooit het geval). In dit specifieke geval betekent dit dat de schuldquote stijgt met 1,7% en de solvabiliteit omlaag gaat met 0,14%. Duurzaamheid Het toekomstbestendig maken van het Huis van Halderberge wordt zo duurzaam mogelijk aangepakt. Onderdeel van het definitief ontwerp is bijvoorbeeld het gebruiken van hout voor de trapbedekking dat vrijgespeeld wordt in andere gebouwen waar verbouwd wordt in Oudenbosch of omgeving. Burger-& overheidsparticipatie Het ontwerp is opgesteld met de gebruikers van het Huis van Halderberge: een raadswerkgroep, en diverse collega’s en andere gebruikers van de centrale ruimte. Communicatie Het besluit om het gemeentehuis te verbouwen is een openbaar besluit.

Met name richting de periode van de start van de verbouwing wordt goed gecommuniceerd over de impact van de verbouwing op de bereikbaarheid van de verschillende diensten van de gemeente.

4 van 6

Vervolg Als uw raad positief besluit op dit voorstel, worden de verdere stappen gezet om de verschillende onderdelen van het project aan te besteden en de omgevingsvergunning aan te vragen. De verwachting is dat de 3 verschillende aanbestedingen in totaal 3 maanden in beslag nemen. In deze periode wordt ook de omgevingsvergunning aangevraagd. Afhankelijk van de beschikbaarheid van leveringen kunnen de leveranciers/aannemers starten met werkzaamheden in Q4 van 2024. We willen in de aanbestedingsstukken aandacht vragen voor een zo kort mogelijke doorlooptijd van de verschillende onderdelen. Dit betekent dat we liever starten als alles in 1x snel uitgevoerd kan worden in plaats van tussentijds wachten op (bepaalde) materialen. Tijdelijke huisvesting Uitgangspunt is dat zoveel mogelijk diensten plaats blijven vinden vanuit het gemeentehuis, maar dan op andere plaatsen dan nu. Bijvoorbeeld door de dienstverlening van burgerzaken tijdelijk vanuit de raadszaal te laten plaatsvinden zodat inwoners niet voor gesloten loketten komen te staan. Voor de gemeenteraadsvergaderingen wordt tijdelijk een andere ruimte gezocht, bijvoorbeeld in 1 van de gemeentelijke gebouwen. Mochten hier extra kosten aan verbonden zijn, nemen we dat mee in de reguliere P&C-cyclus.

Voorstel Wij stellen u voor: 1. een krediet van € 1.020.748 beschikbaar te stellen voor de verbouwing van de raadszaal en centrale hal 2. een krediet van € 241.037 beschikbaar te stellen voor de aanschaf van de inventaris; 3. een krediet van € 280.919 beschikbaar te stellen voor de aanschaf van audiovisuele apparatuur; 4. de exploitatielasten voor de audiovisuele apparatuur structureel in de begroting op te nemen; 5. de financiële consequenties te dekken uit het begrotingssaldo 2025 en het saldo van de meerjarenbegroting; 6. de 10e begrotingswijziging 2024 vast te stellen. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Halderberge.

Bijlage: Bijlage 1. Definitief en technisch ontwerp Huis van Halderberge Bijlage 2. Kostenraming

5 van 6

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Halderberge; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 6 februari 2024;

BESLUIT: 1. een krediet van € 1.020.748 beschikbaar te stellen voor de verbouwing van de raadszaal en centrale hal 2. een krediet van € 241.037 beschikbaar te stellen voor de aanschaf van de inventaris; 3. een krediet van € 280.919 beschikbaar te stellen voor de aanschaf van audiovisuele apparatuur; 4. de exploitatielasten voor de audiovisuele apparatuur structureel in de begroting op te nemen; 5. de financiële consequenties te dekken uit het begrotingssaldo 2025 en het saldo van de meerjarenbegroting; 6. de 10e begrotingswijziging 2024 vast te stellen. Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Halderberge op 14 maart 2024,

de griffier,

de voorzitter,

drs. A. Koenen

drs. B.J.A. Roks

6 van 6