Raadsvoorstel Huis van Halderberge.pdf

RAADSVOORSTEL

Zaaknummer

585591

Contactpersoon

Chantal van den Heuvel

Raadsvergadering d.d. 22 juni 2023

Commissie

SM&V

Portefeuillehouder

Telefoonnummer

140165

Sharona Malfait, wethouder

Onderwerp Huis van Halderberge Samenvatting De gemeente werkt aan een huis voor Halderberge. Eerder is al geconstateerd dat de entree, centrale hal en de raadszaal niet voldoen aan de eisen die wij hier aan stellen.. Er is een voorlopig ontwerp opgesteld door de architect van het gemeentehuis. Het college wil dit voorlopig ontwerp verder laten uitwerken tot definitief en technisch ontwerp. De input die op 3 april 2023 is gegeven door de leden van de gemeenteraad wordt meegegeven aan de opdracht. Vervolgens worden de kosten van de verbouwing en inrichting nauwkeurig berekend. Voor de kosten van het maken van het definitief en technisch ontwerp vraagt het college de raad bij de besluitvorming Jaarstukken 2022 om geld ter beschikking te stellen. Op een later moment komt het college terug bij de raad om in te stemmen met het ontwerp en de bijbehorende uitvoeringskosten. De raad wordt tussentijds geïnformeerd over de voortgang en de concept ramingen.

Inleiding & beeldvorming De gemeente werkt aan een huis voor Halderberge. Eerder is al geconstateerd dat de entree, centrale hal en de raadszaal niet voldoen aan de eisen die wij stellen aan ons huis voor Halderberge. In 2022 is de opdracht verleend aan de architect van ons gebouw om een voorlopig ontwerp uit te werken van de verbouwing en aanpassingen aan de ruimtes. Dit voorlopig ontwerp heeft het college op 14 februari 2023 aangeboden aan de gemeenteraad. Het raadsvoorstel is besproken in de commissie SM&V van 9 maart 2023. In zijn vergadering van 23 maart 2023 heeft de raad besloten het voorstel van de agenda af te halen en op korte termijn een raadsinformatieavond over het Huis van Halderberge te organiseren. Deze heeft op 3 april 2023 plaatsgevonden en was goed bezocht door de raadsleden. Er zijn een aantal aandachtspunten geformuleerd die een plaats kunnen krijgen in het vervolg van de werkzaamheden die door de architect gedaan worden. Het college wil dit concept laten uitwerken tot definitief en technisch ontwerp. Vervolgens worden de kosten van de verbouwing en inrichting nauwkeurig berekend. Doelstelling De raad wordt gevraagd geld ter beschikking te stellen voor de opdracht aan de architect en voor 1 van 5

kleine aanpassingen aan de raadszaal en centrale hal, die niet kunnen wachten op de uitvoering van het project Huis van Halderberge. Dit besluit is onderdeel van het raadsvoorstel Jaarstukken 2022. Overwegingen 1.1 Het voorlopig ontwerp biedt onvoldoende basis voor het inschatten van de kosten Eind 2021 heeft het college besloten de voorbereiding van de verbouwing van het Huis van Halderberge een boost te geven. Vervolgens is voor het maken van een voorlopig ontwerp opdracht gegeven aan architect De Witte Oss. Deze architect heeft tevens het gemeentehuis ontworpen. Het voorlopig ontwerp is opgeleverd en besproken met diverse gebruikers van het gemeentehuis. Om een juiste kostenraming te kunnen maken en om inzicht te krijgen in de complete doorlooptijd van voorbereiding t/m oplevering, is er een marktconsultatie gehouden waarbij input vanuit de markt werd gevraagd voor onder andere bovenstaande punten. Uit de marktconsultatie zijn de volgende aandachtspunten aan het licht gekomen: 1. De markt wenst meer inzicht te krijgen in vooraf gemaakte keuzes (bv materiaalgebruik) om zo tot een betere kostenraming te kunnen komen. 2. Omdat er gekozen is om drie losse aanbestedingen in de markt te zetten is het advies vanuit de markt om hiervoor een onafhankelijk projectleider in te zetten die tijdens de uitvoer het gehele proces overziet, coördineert en aanstuurt. 3.

Er is voldoende interesse vanuit de markt om deel te nemen aan de aanbestedingen wanneer er een duidelijke uitvraag wordt weggezet. Om tot een concrete aanbesteding te kunnen komen is ervoor gekozen om het voorlopig ontwerp verder uit te werken tot een technisch en definitief ontwerp. Op basis van dit definitief ontwerp willen we ook de architect vragen om een uitgebreide kostenraming te maken. Dit geeft ons inzicht in de te verwachten kosten. Het definitief ontwerp met kostenraming leggen we terug voor aan de raad met de vraag het daarbij behorende (uitvoerings)budget beschikbaar te stellen. Tussentijds informeren we de raad over de stappen die gezet worden. Op basis van het definitief ontwerp verwacht de architect een kostenraming te kunnen maken met een marge van 15-20%. Op basis van deze raming kan bepaald worden of alle vooraf bepaalde wensen en uitgangspunten, in de vervolgstappen worden uitgewerkt. 1.2 In de begroting is een PM post opgenomen voor het Huis van Halderberge Wij willen graag zo snel mogelijk duidelijkheid geven over de impact van de kosten van de verbouwing op de (meerjaren)begroting. Om deze duidelijkheid te geven hebben we externe hulp nodig van een architect. De kosten van deze voorbereiding zijn niet opgenomen in de begroting.

De kostenraming gaat inzicht geven in de incidentele kosten, maar ook in de kosten waarover we de komende jaren gaan afschrijven. Uitgangspunt is dat investeringen boven € 20.000 worden geactiveerd met kapitaallasten als gevolg. Afhankelijk van de soort investering wordt de afschrijvingstermijn bepaald. Zo worden de bouwkundige aanpassingen aan het gemeentehuis in 25 jaar afgeschreven en worden incidentele kosten onder € 20.000 direct ten laste van de exploitatie gebracht. Voor bijvoorbeeld de audiovisuele middelen kan worden gekozen om deze in eigen beheer aan te schaffen of onder te brengen in een leaseconstructie. Als wordt gekozen voor eigen beheer, dan zullen hier volgens de vastgestelde afschrijvingstermijn kapitaallasten uit voortvloeien. Naast de kapitaallasten zal rekening moeten worden gehouden met budget voor onderhoud e.d. Als gekozen wordt voor een leaseconstructie dan worden de jaarlijkse kosten volgens de looptijd van het leasecontract in de begroting opgenomen. Alle kosten en risico’s blijven daarbij voor rekening van de leverancier. Op voorhand is niet te zeggen wat de beste optie is. Deze keuze moet nog

2 van 5

onderzocht worden en is afhankelijk het definitieve ontwerp. 1.3 Het voorlopig ontwerp als basis voor de verdere uitwerking Wij vragen u om het voorlopig ontwerp goed te keuren als basis voor de technische uitwerking. Op 3 april jl. heeft een raadsinformatieavond plaatsgevonden. Tijdens deze avond is het voorlopig ontwerp doorgenomen en zijn er meerdere aandachtspunten benoemd. Deze aandachtspunten zijn opgenomen in bijlage 4 en worden toegevoegd aan de opdracht aan de architect. Ook is de behoefte uitgesproken om tussentijds meer informatie te delen tussen college en gemeenteraad. Dit wordt opgenomen in het proces. Het echte besluit voor de uitvoering van Huis van Halderberge neemt u pas als het technisch ontwerp is uitgewerkt en de kosten inzichtelijk zijn . Op dat moment kunnen we ook inzichtelijk maken wat de exacte kosten zijn, hoe de kosten in de begroting worden opgenomen en wat de uiteindelijke financiële gevolgen voor de exploitatie zijn. Risico's We vragen een gedetailleerde kostenraming als product van de architect. De uiteindelijke kosten bij aanbestedingen in het vervolgproces kunnen zowel positief als negatief uitvallen. Hierover informeren wij u bij besluitvorming over de uitvoering van Huis van Halderberge, later dit jaar. Financiële gevolgen Offerte architect In de begroting 2023 is voor het Huis van Halderberge een PM-post opgenomen.

Als eerste stap worden door de architect diverse tekening en ontwerpen uitgewerkt. Vervolgens zal op basis van deze ontwerpen een bouwkostenraming worden opgesteld. Gezien de huidige ontwikkelingen in de markt moet bij de bouwkostenraming rekening worden gehouden met een marge van 15-20%. Mocht na het definitief ontwerp besloten worden onderdelen niet nader uit te werken of er op basis van de globale kostenraming van dat moment een rem op het proces worden gezet, stopt op dat moment de opdrachtverlening aan de Witte Oss. In de opdrachtverlening wordt dit “go/no go” moment toegevoegd. Als laatste stap zal het benodigde budget voor de realisatie van het Huis van Halderberge aan de gemeenteraad worden aangevraagd. De offerte van de Witte Oss bedraagt € 82.280 incl. BTW voor het uitwerken van de diverse ontwerpen, tekeningen en bouwkostenraming. Er wordt nog onderzocht in hoeverre de BTW over deze kosten compensabel zijn. Kleine aanpassingen raadszaal en centrale hal Bij de behandeling van het eerdere raadsvoorstel is gesproken over de beschikbaarheid van geld voor aanpassingen in de raadszaal en/of hal die niet kunnen wachten op de uitvoering van het project Huis van Halderberge. Hier is nu geen post voor opgenomen in de begroting. Daarom wordt voorgesteld om een bedrag van € 30.000 te bestemmen voor benodigde uitgaven aan de raadszaal en/of hal.

Dekking Zowel de kosten voor de architect als het budget voor de aanpassingen aan de raadszaal en centrale hal worden conform het raadsbesluit over de jaarrekening op 22 juni 2023, gedekt uit het jaarrekeningresultaat 2022. Duurzaamheid Duurzaamheid, vergroening en circulariteit maken onderdeel uit van de ontwerpopgave.

3 van 5

Burger-& overheidsparticipatie Bij gebruikers van de ruimten is vooraf geïnventariseerd welke wensen en eisen er zijn. Het concept ontwerp is met hen doorgenomen om te vragen of deze ook goed zijn verwerkt. Er zijn hierbij nog 2 opmerkingen gemaakt die zijn meegenomen om aan te passen in deze opdracht aan de architect. Dit betreft het zichtbaarder maken van het zitgedeelte van de voorzitter en griffier van de raadsvergadering en de aandacht voor de maatvoering bij de balies van burgerzaken. De aandachtspunten die op 3 april jl. door raadsleden zijn benoemd worden ook meegenomen door de architect in de opdracht. Communicatie De communicatie gaat actief van start nadat de raad (eind dit jaar) een besluit neemt over de uitvoering van de plannen. Vervolg De architect krijgt de opdracht voor de verdere uitwerking. Zodra het technisch ontwerp gereed is en de geraamde kosten inzichtelijk zijn, wordt het opnieuw geagendeerd voor de raad om een besluit te nemen over een vervolg. Tussentijds wordt de raad geïnformeerd over het definitief ontwerp en de globalere kostenraming.

Wat Beschikbaar stellen krediet opdracht verlening Architect Opstellen definitief ontwerp met kostenraming (marge 15-20%) Extra informatiemoment college gemeenteraad (go/no go – op onderdelen of op basis van ) op basis van definitief ontwerp Bij GO: vervolg opdracht architect bouwkostenraming op basis van raadsbesluit Definitieve besluitvorming Huis van Halderberge en beschikbaar stellen uitvoeringsbudget. Aanbesteding in 3 opdrachten

Wie Gemeenteraad

Wanneer 22 juni 2023

Architect

Gereed 1 oktober 2023

College en gemeenteraad

Oktober/november 2023

Architect

November/december 2023

Gemeenteraad

Q1 2024

College van B&W

Start aanbesteding Q2 2024

Voorstel Wij stellen u voor 1. kennis te nemen van het voorlopig ontwerp voor het Huis van Halderberge en dit als basis te gebruiken voor de technische uitwerking en het ramen van de kosten; Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Halderberge

Bijlage: 1. Voorlopig ontwerp Huis van Halderberge 2. Offerte De Witte Oss 3. Aandachtspunten raadsinformatieavond 3 april 2023.

4 van 5

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Halderberge; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 16 mei 2023;

BESLUIT: 1. kennis te nemen van het voorlopig ontwerp voor het Huis van Halderberge en dit als basis te gebruiken voor de technische uitwerking en het ramen van de kosten; Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Halderberge op 22 juni 2023,

de griffier,

de voorzitter,

de heer drs. A. Koenen

de heer drs. B.J.A. Roks

5 van 5