Raadsvoorstel Huis van Halderberge.pdf

RAADSVOORSTEL

Zaaknummer

504075

Contactpersoon

Chantal van den Heuvel

Raadsvergadering d.d. 23 maart 2023

Commissie

SM&V

Portefeuillehouder

Telefoonnummer

140165

Sharona Malfait, wethouder

Onderwerp Huis van Halderberge Samenvatting De gemeente werkt aan een huis voor Halderberge. Eerder is al geconstateerd dat de entree, centrale hal en de raadszaal niet voldoen aan de eisen die wij stellen aan ons huis voor Halderberge. Inmiddels is de opdracht verleend aan de architect van ons gebouw om een voorlopig ontwerp uit te werken van de verbouwing en aanpassingen aan de ruimtes. Het college biedt de raad het concept aan om er kennis van te nemen en te bespreken tijdens de raadscommissie. Het college wil dit voorlopig ontwerp daarna verder laten uitwerken tot definitief en technisch ontwerp. Vervolgens worden de kosten van de verbouwing en inrichting nauwkeurig berekend. Voor de kosten van deze uitwerking vraagt het college de raad om geld ter beschikking te stellen. Op een later moment komt het college terug bij de raad om in te stemmen met het ontwerp en de bijbehorende uitvoeringskosten.

Inleiding & beeldvorming De gemeente werkt aan een huis voor Halderberge. Eerder is al geconstateerd dat de entree, centrale hal en de raadszaal niet voldoen aan de eisen die wij stellen aan ons huis voor Halderberge. Inmiddels is de opdracht verleend aan de architect van ons gebouw om een voorlopig ontwerp uit te werken van de verbouwing en aanpassingen aan de ruimtes. Het college biedt de raad het concept aan om er kennis van te nemen en het gesprek te voeren of dit de basis kan zijn van de verdere uitwerking. Het college wil dit concept vervolgens laten uitwerken tot definitief en technisch ontwerp. Vervolgens worden de kosten van de verbouwing en inrichting nauwkeurig berekend. Voor de kosten van deze uitwerking vraagt het college de raad om geld ter beschikking te stellen.

Doelstelling Het voorlopig ontwerp bespreken of dit (al dan niet met aanpassingen) de basis is voor de verdere uitwerking. En de raad wordt gevraagd geld ter beschikking te stellen voor de opdracht aan de architect. 1 van 5

Overwegingen 1.1 Het voorlopig ontwerp biedt onvoldoende basis voor het inschatten van de kosten Eind 2021 heeft het college besloten de voorbereiding van de verbouwing van het Huis van Halderberge een boost te geven. Ook zijn er diverse inschattingen gemaakt van kosten van de verbouwing, de inrichting en de audiovisuele middelen. Vervolgens is voor het maken van een voorlopig ontwerp opdracht gegeven aan architect De Witte Oss. Deze architect heeft tevens het gemeentehuis ontworpen. Het voorlopig ontwerp is opgeleverd en besproken met diverse gebruikers van het gemeentehuis. Om een juiste kostenraming te kunnen maken en om inzicht te krijgen in de complete doorlooptijd van voorbereiding t/m oplevering, is er een marktconsultatie gehouden waarbij input vanuit de markt werd gevraagd voor onder andere bovenstaande punten. Uit de marktconsultatie zijn de volgende aandachtspunten aan het licht gekomen: 1. De markt wenst meer inzicht te krijgen in vooraf gemaakte keuzes (bv materiaalgebruik) om zo tot een betere kostenraming te kunnen komen. 2. Omdat er gekozen is om drie losse aanbestedingen in de markt te zetten is het advies vanuit de markt om hiervoor een onafhankelijk projectleider in te zetten die tijdens de uitvoer het gehele proces overziet, coördineert en aanstuurt. 3.

Er is voldoende interesse vanuit de markt om deel te nemen aan de aanbestedingen wanneer er een duidelijke uitvraag wordt weggezet. Om tot een concrete aanbesteding te kunnen komen is ervoor gekozen om het voorlopig ontwerp verder uit te werken tot een technisch en definitief ontwerp. Op basis van dit definitief ontwerp willen we ook de architect vragen om een uitgebreide kostenraming te maken. Dit geeft ons inzicht in de te verwachten kosten. Het definitief ontwerp met kostenraming leggen we terug voor aan de raad met de vraag het daarbij behorende (uitvoerings)budget beschikbaar te stellen. 1.2 In de begroting is een PM post opgenomen voor het Huis van Halderberge Wij willen graag zo snel mogelijk duidelijkheid geven over de impact van de begroting op de (meerjaren)begroting. Om deze duidelijkheid te geven hebben we externe hulp nodig van een architect. De kosten hiervan zijn niet opgenomen in de begroting. Om u te informeren over de voortgang, met u het voorlopig ontwerp te bespreken en om uw besluit deze kosten beschikbaar te stellen, leggen we dit raadsvoorstel aan u voor. 1.3 Het concept ontwerp als basis voor de verdere uitwerking Wij vragen u om het voorlopig ontwerp goed te keuren als basis voor de technische uitwerking. Wij zijn benieuwd of u ons nog aanbevelingen wil meegeven die we mee kunnen geven aan de architect.

Het echte besluit voor de uitvoering van Huis van Halderberge neemt u pas als dit verder is uitgewerkt en de kosten inzichtelijk zijn gebracht. U kunt dit dus zien als een tussenstap in het proces. Risico's We vragen een gedetailleerde kostenraming als product. De uiteindelijke opdrachtverlening kan zowel positief als negatief uitvallen. Financiële gevolgen In de begroting 2023 is voor de realisatie van het Huis van Halderberge een PM-post opgenomen. De eerste stap om te komen de realisatie van het Huis van Halderberge zullen door de architect diverse tekening en ontwerpen worden uitgewerkt. Vervolgens zal op basis van deze ontwerpen een bouwkostenraming worden opgesteld en zal het benodigde budget aan de gemeenteraad worden aangevraagd,

2 van 5

De offerte van de Witte Oss bedraagt € 88.280 incl. BTW voor het uitwerken van de diverse ontwerpen Er wordt nog onderzocht in hoeverre de BTW over deze kosten compensabel zijn. Voorgesteld wordt om het benodigde budget te onttrekken aan de algemene reserve. Duurzaamheid Duurzaamheid, vergroening en circulariteit maken onderdeel uit van de ontwerpopgave. Burger-& overheidsparticipatie Aan gebruikers van de ruimten is vooraf geïnventariseerd welke wensen en eisen er zijn. Het concept ontwerp is met hen doorgenomen om te vragen of deze ook goed zijn verwerkt. Er zijn hierbij nog 2 opmerkingen gemaakt die zijn meegenomen om aan te passen in deze opdracht aan de architect. Dit betreft het zichtbaarder maken van het zitgedeelte van de voorzitter en griffier van de raadsvergadering en de aandacht voor de maatvoering bij de balies van burgerzaken. Communicatie De communicatie gaat actief van start nadat de raad (later dit jaar) een besluit neemt over de uitvoering van de plannen. Vervolg De architect krijgt de opdracht voor de verdere uitwerking. Zodra dit gereed is en de geraamde kosten inzichtelijk zijn, wordt het opnieuw geagendeerd voor de raad om een besluit te nemen over een vervolg. Voorstel Wij stellen u voor 1. kennis te nemen van het voorlopig ontwerp voor het Huis van Halderberge en dit als basis te gebruiken voor de technische uitwerking en het ramen van de kosten; 2.

Een budget van € 88.280 beschikbaar te stellen om daarmee opdracht te verlenen aan de architect voor Huis van Halderberge, bestaande uit een definitief ontwerp, technisch ontwerp, prijs en contractvorming, uitvoeringsfase - tekeningen. 3. Het benodigde budget te onttrekken aan de algemene reserve; 4. De 8e begrotingswijziging vast te stellen. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Halderberge.

Bijlage: 1. Voorlopig ontwerp Huis van Halderberge 2. Offerte De Witte Oss 3. 8e begrotingswijziging 2023

3 van 5

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Halderberge; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 14 februari 2023;

BESLUIT: 1. kennis te nemen van het voorlopig ontwerp voor het Huis van Halderberge en dit als basis te gebruiken voor de technische uitwerking en het ramen van de kosten; 2. Een budget van € 88.280 beschikbaar te stellen om daarmee opdracht te verlenen aan de architect voor Huis van Halderberge, bestaande uit een definitief ontwerp, technisch ontwerp, prijs en contractvorming, uitvoeringsfase - tekeningen. 3. Het benodigde budget te onttrekken aan de algemene reserve; 4. De 8e begrotingswijziging vast te stellen. Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Halderberge op 23 maart 2023,

de griffier,

de voorzitter,

de heer drs. A. Koenen

de heer drs. B.J.A. Roks

5 van 5