Raadsvoorstel gunning accountant 2024.pdf

RAADSVOORSTEL

Raadsvergadering:

19 september 2024

Commissie:

Portefeuillehouder:

P. Schouw

Registratienummer:

Contactpersoon:

F. Scheerder/A. Koenen

Telefoonnummer:

-

Onderwerp Gunning en aanwijzing accountant Samenvatting Begin dit jaar hebben vier gemeenten, waaronder Halderberge, de accountantscontrole gezamenlijk Europees aanbesteed. Uiteindelijk is de opdracht - samen met de gemeente Rucphen - opnieuw aanbesteed, nadat de eerste aanbesteding gestaakt is, omdat de inschrijfprijs van de enige inschrijver ver boven de verwachte opdrachtwaarde lag. De auditcommissie stelt de raad voor de opdracht tot het controleren van de jaarstukken voor de jaren 2024 – 2026 aan RA 12 Registeraccountants B.V. te gunnen. De gunning omvat de optie om de opdracht twee keer met een jaar te verlengen.

Inleiding & beeldvorming Eind 2023 hebben vier gemeenten in samenwerking met Karel (voorheen: Stichting Inkoopbureau West-Brabant; hierna: inkoopbureau), de voorbereidingen voor een gezamenlijke aanbesteding van de accountantscontrole gestart. Aan deze gezamenlijke aanbesteding namen, naast Halderberge, de volgende partijen deel: de gemeenten Rucphen, Geertruidenberg en Tholen. Gezien de verwachte omvang van de opdrachtwaarde diende de opdracht voor de accountantscontrole Europees te worden aanbesteed. Het Europese drempelbedrag voor diensten bedraagt in 2024 € 221.000 excl. BTW. De huidige overeenkomst met Flynth BV loopt op 30 september 2024 af. De auditcommissie heeft, namens uw raad, de aanbesteding van de accountantscontrole voorbereid. Doelstelling Een accountant aan te wijzen voor de controle van de jaarrekening op grond van artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet. De overeenkomst met Flynth BV loopt op 30 september 2024 af. Overwegingen Uw raad heeft op 8 februari 2024, op voorstel van de auditcommissie, het programma van eisen voor de accountantscontrole 2024 – 2026 vastgesteld.

Gunning en aanwijzing accountant

Pagina 1 van 5

Procedure tot aan de beoordeling van de offertes Eerste aanbesteding Op 14 februari 2024 is de Europese aanbesteding van de accountantscontrole 2024 – 2026 op TenderNed gepubliceerd. De sluitingstermijn voor de indiening van de inschrijving was op 18 april 2024 om 10:00 uur. In totaal waren er drie inschrijvers, waarvan slechts één inschrijver zich had ingeschreven op de percelen Rucphen en Halderberge. Voor het perceel Geertruidenberg toonde geen enkele partij belangstelling, terwijl twee belangstellende partijen zich op het perceel Tholen hadden ingeschreven. Na onze beoordeling van de offertes - op basis van de gunningscriteria van het door u vastgestelde programma van eisen - is de inschrijfprijs door het inkoopbureau bekend gemaakt. De inschrijfprijs van de inschrijver op het perceel Halderberge week aanzienlijk af van de verwachte opdrachtwaarde, die reeds hoger was vastgesteld dan de opdrachtwaarde berekend op basis van de huidige jaarlijkse auditfee. De hogere inschrijfprijs werd ons oordeel niet in voldoende mate gecompenseerd door - hogere - scores op de andere gunningscriteria, de vier kwaliteitsonderdelen. Voor ons was de inschrijfprijs daarmee onaanvaardbaar hoog. Wij hebben daarop besloten de aanbesteding te staken en de opdracht niet te gunnen aan de enige inschrijver. Dezelfde inschrijver had ook ingeschreven op het perceel Rucphen.

Ook de gemeente Rucphen besloot de aanbesteding te staken, omdat de inschrijfprijs ver boven de verwachte opdrachtwaarde lag en de hoge inschrijfprijs is niet in voldoende mate gecompenseerd werd door - hogere - scores op de vier kwaliteitsonderdelen. In overleg met het inkoopbureau hebben wij vervolgens besloten de opdracht voor twee gemeenten, verdeeld in twee afzonderlijke percelen, opnieuw in de markt te zetten. Het besluit om de opdracht - samen met de gemeente Rucphen - opnieuw in de markt te zetten heeft tot gevolg gehad dat de planning, zoals opgenomen in het raadsvoorstel van 8 februari 2024 niet meer gehaald kon worden. Besluitvorming over de aanwijzing en gunning van de accountant in de raadsvergadering van 4 juli 2024 (of eerder indien mogelijk) was daarom niet meer mogelijk. Nieuwe aanbesteding Op 12 juli 2024 is de Europese aanbesteding van de accountantscontrole 2024 – 2026 op basis van het eerder door u vastgestelde programma van eisen, maar dan voor twee afzonderlijke percelen, opnieuw gepubliceerd op TenderNed. De inschrijving is gesloten op 19 augustus 2024 om 10.00 uur. Op zowel het perceel Halderberge als op het perceel Rucphen heeft een en dezelfde partij zich ingeschreven en een offerte ingediend, te weten: 1. RA 12 Registeraccountants B.V.

Beoordelingen offertes en presentaties In het programma van eisen is in hoofdstuk 4.5 beoordeling van de inschrijvingen aangegeven wat, naast de prijs, de andere gunningscriteria zijn. Er zijn vier kwaliteitsonderdelen opgenomen: visie en aanpak jaarlijkse accountantscontrole, kennis en kunde, communicatie en presentatie. In het programma van eisen is een bepaalde weging tussen de gunningscriteria prijs en kwaliteit opgenomen. De scores op de vier kwaliteitsonderdelen met ieder een bepaalde weging resulteren in een fictieve korting op de ingeschreven prijs. Hoe hoger de scores op de kwaliteitsonderdelen des te lager de fictieve prijs. De inschrijving met de laagste fictieve prijs is de inschrijving met de beste kwaliteitprijsverhouding en daarmee de inschrijving met de economisch meest voordelige inschrijving. Op 26 augustus jl. heeft de (enige) inschrijver via Teams een presentatie (een van de vier kwaliteitsonderdelen) gehouden. Wij hebben in onze vergadering van 27 augustus 2024 jl. de inschrijving beoordeeld op basis van de vier kwaliteitsonderdelen. Daarna is de inschrijfprijs door het inkoopbureau bekend gemaakt. Vervolgens zijn de scores van de deelnemende partijen (de gemeenten Rucphen en Halderberge) verzameld en gewogen.

Pagina 2 van 5

Voor een nadere detaillering van de beoordeling verwijzen wij u naar de bijgevoegde beoordelingsmatrix (bijlage 1) en de onderbouwing van de scores op de kwaliteitsonderdelen (bijlagen 2). De beoordelingsmatrix en de motivering c.q. onderbouwing van de scores op de kwaliteitsonderdelen bevat concurrentiegevoelige informatie. Vandaar dat wij voorstellen om hierop geheimhouding te leggen. Onder het onderdeel communicatie gaan wij daar nader op in. Wij stellen voor de opdracht voor de accountantscontrole 2024 – 2026 aan RA 12 Registeraccountants B.V. (hierna: RA 12) te gunnen onder voorbehoud van besluitvorming en definitieve gunning door uw raad. De opdracht wordt gegund voor een periode van drie jaar: de controle over de boekjaren 2024 - 2026 met de optie om de opdracht onder gelijkblijvende condities twee keer met een jaar te verlengen. Als de opdrachtgever - de gemeenteraad - gebruik wenst te maken van de optie tot verlenging dan eindigt de overeenkomst op 30 juni 2028. In de eerste twee contractjaren liggen de prijzen vast. In de daarop volgende jaren worden de prijzen geïndexeerd. Voorlopige gunning Op 29 augustus 2024 is de opdracht voorlopig gegund onder voorbehoud van besluitvorming en definitieve gunning door uw gemeenteraad. Omdat slechts één partij zich heeft ingeschreven geldt er geen bezwaartermijn.

Juridisch kader Op grond van artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet wijst de raad de accountant aan. Volgens artikel 160, eerste lid, onder b van de Gemeentewet besluit het college van burgemeester en wethouders tot het aangaan van de overeenkomst met RA 12. Risico's Aan uw besluit zijn geen bijzondere risico’s verbonden. Financiële gevolgen In de bijgestelde begroting 2024 is een bedrag aan jaarlijkse controlekosten opgenomen van afgerond € 70.000 excl. BTW. Uiteindelijk bedraagt de auditfee voor de gemeente Halderberge € 74.760 excl. BTW per jaar voor de eerste twee jaren van het contract. Daarna wordt de auditfee jaarlijks verhoogd met een index. Duurzaamheid n.v.t. Burger-& overheidsparticipatie Dit besluit leent zich niet voor burgerparticipatie. Communicatie Geheimhouding Volgens artikel 87 van de Gemeentewet kan een commissie een verplichting tot geheimhouding opleggen ten aanzien van informatie waarover wij beschikken. Geheimhouding kan alleen worden opgelegd op grond van één van de belangen die zijn opgenomen in artikel 5.1 van de Wet open overheid (Woo). Wij hebben gebruik gemaakt van deze bevoegdheid en geheimhouding opgelegd op de beoordelingsmatrix en de onderbouwing van de scores op de kwaliteitsonderdelen (bijlagen 1 en 2).

Wij beroepen ons concreet op het volgende belang: de economische of financiële belangen van de gemeente Halderberge en een derde partij. Artikel 89, vierde lid van de Gemeentewet, bepaalt dat de verplichting tot geheimhouding op de overgelegde stukken geldt totdat de raad deze opheft. Wij stellen voor nu reeds te besluiten dat de geheimhouding kan komen te vervallen. Op 30 september a.s. eindigt de

Pagina 3 van 5

huidige overeenkomst met Flynth BV. Overeenkomstig dit voorstel zal de opdracht tot accountantscontrole worden gegund aan een ander kantoor met ingang van 1 oktober 2024. Wij stellen voor de geheimhouding te laten vervallen op het moment dat de overeenkomst door beide partijen is ondertekend. Door deze handelswijze wordt voorkomen dat de raad over enige tijd een separaat besluit moet nemen over de opheffing van de geheimhouding. Dit past in het beleid om geheimhouding zoveel mogelijk te vermijden of, als dit niet anders kan, de geheimhouding te beperken in tijd. Overigens staat het uw raad vrij de geheimhouding onmiddellijk op te heffen. Het is uw raad, die op grond van artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet, de accountant aanwijst. Vervolgens dient u het college opdracht te geven tot uitvoering van uw raadsbesluit (op grond van artikel 160, eerste lid 1 onder b van de Gemeentewet). Dit houdt in dat het college de accountant benoemt en besluit tot het aangaan van de overeenkomst met RA 12 BV. Vervolg Na uw besluit zal het college de opdracht definitief gunnen aan RA 12 B.V. Voorstel Wij stellen voor: 1. kennis te nemen van het aanbestedingsresultaat van de Europese aanbesteding Accountantscontrole 2024 - 2026. 2. de opdracht voor de accountantscontrole 2024 - 2026 te gunnen aan RA 12 Registeraccountants BV. 3. RA 12 Registeraccountants B.V.

conform artikel 213, lid 2 van de Gemeentewet aan te wijzen als accountant. 4. het college opdracht te geven dit aanwijzingsbesluit uit te voeren door de accountant te benoemen en te besluiten de overeenkomst met RA 12 Registeraccountants B.V. aan te gaan. 5. de geheimhouding op bijlagen 1 en 2 (de beoordelingsmatrix en de onderbouwing van de scores op de kwaliteitsonderdelen) op te heffen op het moment dat de overeenkomst met RA 12 Registeraccountants BV is ondertekend door beide partijen.

De Auditcommissie

Bijlage:

1. Beoordelingsmatrix aanbesteding perceel Halderberge (geheimhouding) 2. Onderbouwing van de scores op de kwaliteitsonderdelen (geheimhouding)

Pagina 4 van 5

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Halderberge; gezien het voorstel van de auditcommissie van 29 augustus 2024; gelet op artikelen 160, 169 en 213, tweede lid, van de Gemeentewet; gelet op artikel 87, van de Gemeentewet en artikel 5.1 van de Wet open overheid; overwegende dat de beoordelingsmatrix en de onderbouwing van de scores op de kwaliteitsonderdelen de motivering van de kwaliteit van de dienstverlening van de inschrijver bevat, waaronder de sterke en zwakke punten van een inschrijver; overwegende dat als die informatie openbaar is dit ertoe kan leiden dat bedrijven daarmee in de toekomst concurrentievoordeel behalen ten koste van andere inschrijvers; overwegende, dat de auditcommissie op grond van deze belangen geheimhouding heeft opgelegd op de informatie die is opgenomen in de beoordelingsmatrix en de motivatie van de scores over de kwaliteitsonderdelen;

BESLUIT: 1. kennis te nemen van het aanbestedingsresultaat van de Europese aanbesteding Accountantscontrole 2024 - 2026. 2. de opdracht voor de accountantscontrole 2024 - 2026 te gunnen aan RA 12 Registeraccountants BV. 3. RA 12 Registeraccountants B.V. conform artikel 213, lid 2 van de Gemeentewet aan te wijzen als accountant. 4. het college opdracht te geven dit aanwijzingsbesluit uit te voeren door de accountant te benoemen en te besluiten de overeenkomst met RA 12 Registeraccountants B.V. aan te gaan. 5. de geheimhouding op bijlagen 1 en 2 (de beoordelingsmatrix en de motivatie van de scores op de kwaliteitsonderdelen) op te heffen op het moment dat de overeenkomst met RA 12 Registeraccountants BV is ondertekend door beide partijen.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Halderberge op 19 september 2024, de griffier,

de voorzitter,

drs. A. Koenen

drs. B.J.A. Roks

Gunning en aanwijzing accountant

Pagina 5 van 5