Raadsvoorstel gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief (1).pdf

RAADSVOORSTEL

Zaaknummer

332358

Contactpersoon

Hans Böhm

Raadsvergadering d.d. 23 juni 2022

Commissie

SM&V (samenleving, middelen en veiligheid) 8 juni 2022

Portefeuillehouder

Telefoonnummer

720

Onderwerp begroting 2023 en jaarstukken 2021 West-Brabants Archief

Samenvatting De gemeente Halderberge neemt deel aan diverse gemeenschappelijke regelingen, waaronder de Gemeenschappelijke Regeling West-Brabants Archief. Het dagelijks bestuur van deze gemeenschappelijke regeling heeft de ontwerpbegroting voor 2023 vastgesteld. Voordat het dagelijks bestuur de ontwerpbegroting aanbiedt aan het algemeen bestuur stelt het de raad in de gelegenheid zijn zienswijze naar voren te brengen. Daarnaast stelt het dagelijks bestuur de raad in kennis van de jaarrekening 2021, de bestuursrapportage 2022 en de evaluatie van de GR WBA. Het college stelt de raad voor: 1. geen zienswijze kenbaar te maken op de ontwerpbegroting 2023 van de gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief; 2. geen zienswijze kenbaar te maken op de 1e begrotingswijziging 2022; 3. de jaarrekening 2021 voor kennisgeving aan te nemen; 4. de bestuursrapportage 2022 voor kennisgeving aan te nemen; 5. de evaluatie van de GR WBA voor kennisgeving aan te nemen.

Inleiding & beeldvorming De gemeente Halderberge neemt deel aan de gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief (WBA). Het dagelijks bestuur van deze gemeenschappelijke regeling heeft de ontwerpbegroting voor 2023 vastgesteld. Voordat het dagelijks bestuur de ontwerpbegroting ter vaststelling aanbiedt aan het algemeen bestuur stelt het uw raad in de gelegenheid zijn zienswijze naar voren te brengen. Daarnaast stelt het dagelijks bestuur uw raad voor kennis te nemen van de jaarrekening 2021, de bestuursrapportage 2022 en de evaluatie van de GR WBA.

1 van 5

Doelstelling Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling stuurt de ontwerpbegroting acht weken voordat deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden, naar de raden van de deelnemende gemeenten. De gemeenteraden kunnen hun zienswijzen over de ontwerpbegroting naar voren brengen bij het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur voegt de zienswijzen bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden. Dat staat in artikel 35, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijk regelingen (Wgr). Op 2 juli 2015 heeft uw raad de Nota verbonden partijen vastgesteld. In deze nota staan kader stellende spelregels voor de omgang tussen verbonden partijen en de deelnemende gemeenten. Een gemeenschappelijke regeling is een verbonden partij. De spelregels bepalen dat de verbonden partij de ontwerpbegroting en de jaarrekening uiterlijk voor 15 april naar de deelnemende gemeente stuurt. Behandeling in de raad vindt uiterlijk plaats in de raadsvergadering van juni. Financieel beleidsmatige panels, bestaande uit betrokken vakambtenaren en financieel adviseurs, stellen op basis van een vast format voor elke gemeenschappelijke regeling een advies op. Als een zienswijze gewenst is wordt die opgenomen in het format. Zo nodig kan het college de ontwerp-zienswijze aanpassen aan de lokale omstandigheden.

Daarna biedt het college het format met een voorstel aan voor behandeling in de raad. Het voorstel kan luiden: geen zienswijze indienen, de regionale zienswijze overnemen of een aangepaste zienswijze vaststellen. De deelnemende gemeenten sturen de besluiten van de raad uiterlijk voor 1 juli naar het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Indien van toepassing voegt het dagelijks bestuur de zienswijzen bij de ontwerpbegroting. Daarna stelt het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling de begroting vast. Het dagelijkse bestuur stuurt de vastgestelde begroting uiterlijk voor de wettelijk voorgeschreven termijn van 15 juli naar de provincie. Voor de ontwerpbegroting van de gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief hebben wij geen zienswijze opgesteld. Wij adviseren uw raad te besluiten geen zienswijze naar voren te brengen bij dagelijks bestuur.

Overwegingen Voor een nadere toelichting op de begroting, jaarrekening, bestuursrapportage en evaluatie volstaan wij met te verwijzen naar de aanbiedingsbrief van het dagelijks bestuur met de bijlagen en het regionale format met zienswijze (bijlagen 1 t/m 6). Financiële gevolgen Jaarrekening 2021 De jaarrekening 2021 sluit met een positief resultaat van € 69.715 en wordt bijna volledig veroorzaakt doordat de kosten van het pand in Oudenbosch fors lager uitvallen omdat dit nu wordt gehuurd en niet meer in eigendom is. Dit betreft een incidenteel voordeel. Vanaf 2022 zijn de huisvestingkosten voor dit pand structureel lager geraamd. Voor een uitgebreide toelichting hierop, verwijzen wij u naar de aanbiedingsbrief bij de jaarrekening. Voorstel tot Resultaatbestemming Er is bij de jaarrekening geen voorstel tot resultaatbestemming toegevoegd. Het voorstel tot resultaatbestemming zal worden besproken in de AB-vergadering bij vaststelling van de jaarrekening 2021. Conform de richtlijnen uit de nota Verbonden partijen gaan wij er vanuit dat het positieve resultaat over 2021 in principe terugvloeit naar de deelnemers. De overschotten komen niet terug bij de gemeente maar worden gecompenseerd middels verlaging van de bijdrage aan het WBA.

2 van 5

1e Begrotingswijziging 2022 Het WBA is in 2022 geconfronteerd met onvoorziene kosten. De belangrijkste ontwikkelingen zijn de stijging van de personele lasten als gevolg van de nieuwe CAO en de stijging van de kosten van dataopslag. Het WBA heeft op beide kostenstijgingen geen invloed aangezien deze het gevolg zijn van externe omstandigheden. Daarnaast is er een derde aanleiding tot een begrotingswijziging. Dit betreft mutaties in de reserves van het WBA. Behalve de mutatie in de algemene reserve n.a.v. het bestuursbesluit van 6 april, geldt dit specifiek in de bestemmingsreserve “digitale dienstverlening website”. Dit betreft een technische wijziging zonder financiële gevolgen. Voor een nadere toelichting op deze ontwikkelingen verwijzen wij u naar de bijgevoegde bestuursrapportage 2022. Het totaal van de begrotingswijziging bedraagt € 59.268. Hiervoor is een begrotingswijziging opgesteld. Om deze extra kosten te dekken heeft het algemeen bestuur op 6 april besloten om hiervoor de algemene reserve aan te wenden. De wijziging heeft dus geen invloed op de bijdrage 2022 van de deelnemers. Wij stellen daarom ook voor om geen zienswijze op de voorliggende begrotingswijziging 2022 in te dienen. Begroting 2023 en gemeentelijke bijdrage Conform de financiële richtlijnen 2023 heeft het WBA de begroting 2023 en meerjarenbegroting opgesteld.

Gezien met name de forse toename van de personeelslasten door de CAO 2021-2022, is het voor het begrotingsjaar 2023 niet realistisch om de deelnemersbijdrage gelijk te laten blijven. Dat zou alleen maar kunnen als het WBA mogelijkheden heeft om fors op de overige bedrijfskosten te bezuinigen. Door zorgvuldig naar de uitgaven te kijken is het WBA erin geslaagd de begroting 2023 maximaal te laten stijgen met de loonindexering en de prijsontwikkeling uit de septembercirculaire 2021. De totale deelnemersbijdrage 2023 bedraagt € 2.526.843. Dit betekent een stijging van de deelnemersbijdrage ten opzichte van de begroting 2022 met 4,3%. Gemeentelijke bijdrage Voor 2023 bedraagt de deelnemersbijdrage aan het WBA voor Halderberge € 249.496. In de meerjarenraming 2023-2025 zijn geen indexmatige verhogingen toegepast. Enkel de CAOgevolgen zijn verwerkt in de voorliggende begroting. Sinds 2020 is de BTW op archiefdiensten kostenverhogend. Dit betekent dat de werkelijke deelnemersbijdrage 2023 hoger uitvalt dan in de begroting van het WBA vermeld en uitkomt op € 251.985. In de meerjarenbegroting is voor het WBA voor 2023 een bedrag van € 249.247 geraamd. Dit betekent voor 2023 een nadeel van € 2.738. In de onderstaande tabel is de meerjarige ontwikkeling van de deelnemersbijdrage afgezet tegen de huidige meerjarenbegroting.

Meerjarenoverzicht Begroting Halderberge Deelnemersbijdrage WBA Verschil (nadeel)

2023 249.247 251.985 -2.738

2024 249.247 251.985 -2.738

2025 249.247 251.985 -2.738

De structurele bijstelling zal worden meegenomen in de zomernota 2022. Communicatie Wij informeren het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling over uw besluit. Vervolg Na ontvangst van de zienswijzen van de raden van de deelnemende gemeenten stelt het dagelijks 3 van 5

bestuur aan het algemene bestuur voor de begroting 2022 vast te stellen. Na vaststelling zendt het dagelijks bestuur de vastgestelde begroting naar de provincie. Voorstel Ons college adviseert uw raad: 1. geen zienswijze over de ontwerpbegroting 2023 van de gemeenschappelijke regeling WestBrabants Archief naar voren te brengen; 2. geen zienswijze kenbaar te maken op de 1e begrotingswijziging 2022; 3. de jaarrekening 2021 voor kennisgeving aan te nemen; 4. de bestuursrapportage 2022 voor kennisgeving aan te nemen; 5. de evaluatie van de Gemeenschappelijke Regeling WBA voor kennisgeving aan te nemen. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Halderberge.

Bijlage: 1. aanbiedingsbrief 2. ontwerpbegroting 3. jaarrekening 4. bestuursrapportage 5. evaluatie 6. regionaal format met zienswijze

4 van 5

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Halderberge; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 10 mei 2022; gelet op artikel 35 van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

BESLUIT: 1. geen zienswijze kenbaar te maken op de ontwerpbegroting 2023 van de gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief; 2. geen zienswijze kenbaar te maken op de 1e begrotingswijziging 2022; 3. de jaarrekening 2021 voor kennisgeving aan te nemen; 4. de bestuursrapportage 2022 voor kennisgeving aan te nemen; 5. de evaluatie van de GR WBA voor kennisgeving aan te nemen. Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Halderberge op 23 juni 2022, de griffier,

de voorzitter,

de heer drs. A. Koenen

de heer drs. B.J.A. Roks

5 van 5