Raadsvoorstel gemeenschappelijke regeling WBA.pdf

RAADSVOORSTEL

Zaaknummer

220009

Behandeld door

Hans Böhm

Raadsvergadering d.d. 24-06-2021

Commissie

SM&V

Portefeuillehouder

Telefoonnummer

270

Jan Mollen, wethouder, wethouder

Onderwerp Gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief: ontwerpbegroting 2022 en jaarrekening 2020. Samenvatting De gemeente Halderberge neemt deel aan diverse gemeenschappelijke regelingen, waaronder de Gemeenschappelijke Regeling West-Brabants Archief. Het dagelijks bestuur van deze gemeenschappelijke regeling heeft de ontwerpbegroting voor 2022 vastgesteld. Voordat het dagelijks bestuur de ontwerpbegroting aanbiedt aan het algemeen bestuur stelt het de raad in de gelegenheid zijn zienswijze naar voren te brengen. Daarnaast stelt het dagelijks bestuur de raad in kennis van de jaarrekening 2020. Het college stelt de raad voor: 1. geen zienswijze kenbaar te maken op de ontwerpbegroting 2022 van de gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief. 2. de jaarrekening 2020 voor kennisgeving aan te nemen. Inleiding & beeldvorming De gemeente Halderberge neemt deel aan de gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief (WBA). Het dagelijks bestuur van deze gemeenschappelijke regeling heeft de ontwerpbegroting voor 2022 vastgesteld. Voordat het dagelijks bestuur de ontwerpbegroting ter vaststelling aanbiedt aan het algemeen bestuur stelt het uw raad in de gelegenheid zijn zienswijze naar voren te brengen. Daarnaast stelt het dagelijks bestuur uw raad voor kennis te nemen van de jaarrekening 2020.

Doelstelling Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling stuurt de ontwerpbegroting acht weken voordat deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden, naar de raden van de deelnemende gemeenten. De gemeenteraden kunnen hun zienswijzen over de ontwerpbegroting naar voren brengen bij het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur voegt de zienswijzen bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden. Dat staat in artikel 35, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijk regelingen (Wgr). Op 2 juli 2015 heeft uw raad de Nota verbonden partijen vastgesteld. In deze nota staan kader stellende spelregels voor de omgang tussen verbonden partijen en de deelnemende gemeenten. Een gemeenschappelijke regeling is een verbonden partij. De spelregels bepalen dat de

1 van 4

verbonden partij de ontwerpbegroting en de jaarrekening uiterlijk voor 15 april naar de deelnemende gemeente stuurt. Behandeling in de raad vindt uiterlijk plaats in de raadsvergadering van juni. Financieel beleidsmatige panels, bestaande uit betrokken vakambtenaren en financieel adviseurs, stellen op basis van een vast format voor elke gemeenschappelijke regeling een advies op. Als een zienswijze gewenst is wordt die opgenomen in het format. Zo nodig kan het college de ontwerp-zienswijze aanpassen aan de lokale omstandigheden. Daarna biedt het college het format met een voorstel aan voor behandeling in de raad. Het voorstel kan luiden: geen zienswijze indienen, de regionale zienswijze overnemen of een aangepaste zienswijze vaststellen. De deelnemende gemeenten sturen de besluiten van de raad uiterlijk voor 1 juli naar het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Indien van toepassing voegt het dagelijks bestuur de zienswijzen bij de ontwerpbegroting. Daarna stelt het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling de begroting vast. Het dagelijkse bestuur stuurt de vastgestelde begroting uiterlijk voor de wettelijk voorgeschreven termijn van 15 juli naar de provincie. Voor de ontwerpbegroting van de gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief hebben wij geen zienswijze opgesteld.

Wij adviseren uw raad te besluiten geen zienswijze naar voren te brengen bij dagelijks bestuur. Overwegingen Voor een nadere toelichting op de begroting en jaarrekening volstaan wij met te verwijzen naar de aanbiedingsbrief van het dagelijks bestuur, de ontwerpbegroting, de jaarrekening en het regionale format met zienswijze (bijlagen 1 t/m 4). Financiële gevolgen Jaarrekening 2020 Het boekjaar 2020 sluit met een positief resultaat van € 245.296 Het saldo is toe te schrijven aan het niet benutten van de bestemmingsreserve voor de verhuizing van archieven uit het archiefdepot in Oudenbosch, de vrijval van de onderhoudsvoorziening als gevolg van de verkoop van het pand Oudenbosch en het behaalde exploitatieresultaat over 2020. Voor een uitgebreide toelichting hierop, verwijzen wij u naar de aanbiedingsbrief bij de jaarrekening. Voorstel tot Resultaatbestemming Voorgesteld wordt om een bedrag van € 180.296 in 2021 terug te storten naar de deelnemende gemeenten. Terugstorting vindt plaats als een korting op de bijdrage derde of vierde kwartaal 2021. Dit is fiscaal toegestaan. Voor onze gemeente betekent dit een bedrag van € 16.509. Het terug te ontvangen bedrag zal worden verwerkt bij de zomernota 2021.

Daarnaast wordt voorgesteld om het resterende bedrag van € 65.000 te storten in nieuw te vormen reserve voor de ontwikkeling van een nieuwe website en de verbetering van de digitale dienstverlening. Met beide voorstellen kan worden ingestemd. Dit standpunt zal door het AB-lid ingebracht worden bij de besluitvorming over de resultaatbestemming van de jaarrekening 2020. Begroting 2022 en gemeentelijke bijdrage Conform de financiële richtlijnen 2022 heeft het WBA de begroting 2022 en meerjarenbegroting opgesteld. De meerderheid van de deelnemers heeft daarbij aangegeven dat voor de begroting 2022 de gelijkblijvende bijdrage van de deelnemers ten opzichte van de begroting 2021 het uitgangspunt is. Door zorgvuldig te kijken naar het kostenpatroon van de afgelopen jaren en door het benutten van het financiële voordeel uit de verkoop van het WBA pand in Oudenbosch (zoals ook aangeduid in de Kaderbrief) slaagt het WBA erin om de deelnemersbijdragen zowel in 2022 als meerjarig lager te laten zijn dan in 2021.

2 van 4

De totale deelnemersbijdrage 20212 bedraagt € 2.422.579 . Dit betekent een daling van de deelnemersbijdragen ten opzichte van de begroting 2021 met 0,09%. Gemeentelijke bijdrage Voor 2022 bedraagt de deelnemersbijdrage aan het WBA voor Halderberge € 239.201. In de meerjarenraming 2023-2025 zijn geen indexmatige verhogingen toegepast, conform de wensen van de gemeenten zoals vermeld in de richtlijnen kaderbrief begroting 2022. Dit betekent dat de deelnemersbijdrage in deze periode gelijk blijft aan de bijdrage over 2022. Sinds 2020 is de BTW op archiefdiensten kostenverhogend. Dit betekent dat de werkelijke deelnemersbijdrage 2022 hoger uitvalt en uitkomt op € 249.247. In de meerjarenbegroting is voor het WBA voor 2022 een bedrag van € 245.849 geraamd. Dit betekent voor 2022 een nadeel van € 3.398. In de onderstaande tabel is de meerjarige ontwikkeling van de deelnemersbijdrage afgezet tegen de huidige meerjarenbegroting. Meerjarenoverzicht Begroting Halderberge Deelnemersbijdrage WBA Voor-/nadeel

2022 245.849 249.247 -3.398

2023 249.814 249.247 567

2024 255.282 249.247 6.035

De structurele bijstelling zal worden meegenomen in de zomernota 2021 Communicatie Wij informeren het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling over uw besluit. Vervolg Na ontvangst van de zienswijzen van de raden van de deelnemende gemeenten stelt het dagelijks bestuur aan het algemene bestuur voor de begroting 2022 vast te stellen. Na vaststelling zendt het dagelijks bestuur de vastgestelde begroting naar de provincie. Voorstel Ons college adviseert uw raad: 1. geen zienswijze over de ontwerpbegroting 2022 van de gemeenschappelijke regeling WestBrabants Archief naar voren te brengen; 2. de jaarrekening 2020 voor kennisgeving aan te nemen. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Halderberge. Bijlagen: 1. aanbiedingsbrief 2. ontwerpbegroting 3. jaarrekening 4. regionaal format met zienswijze

3 van 4

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Halderberge; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 18 mei 2021; gelet op artikel 35 van de Wet gemeenschappelijke regelingen; BESLUIT:

1. geen zienswijze over de ontwerpbegroting 2022 van de gemeenschappelijke regeling WestBrabants Archief naar voren te brengen; 2. de jaarrekening 2020 voor kennisgeving aan te nemen.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Halderberge op 24 juni 2021,

de griffier,

de voorzitter,

drs. A. Koenen

drs. B.J.A. Roks

4 van 4