Raadsvoorstel Business case, exploitatiebijdrage en vaststellen eenmalige frictiekosten dorpshuis Hoeven (110424).pdf

RAADSVOORSTEL

Zaaknummer

669407

Contactpersoon

Chantal Akkermans

Raadsvergadering d.d. 18 april 2024

Commissie

SM&V, 4 april 2024

Portefeuillehouder

Telefoonnummer

14 0165

Thomas Melisse, wethouder

Onderwerp Verbouwing St. Jan de Doperkerk in Hoeven tot een nieuw dorpshuis, inzicht in de business case en vaststellen eenmalige frictiekosten. Samenvatting De gemeenteraad heeft op basis van het raadsbesluit van 14 juli 2021 het college opdracht gegeven om de locatie van de St. Jan de Doperkerk in Hoeven uit te werken als locatie voor een nieuw dorpshuis. Het plan dat eerder aan u is gepresenteerd bevat een nieuwe dorpshuis als een multifunctioneel gebouw waarin verschillende partijen hun onderkomen vinden. Er is zowel een dag- als een avondbezetting, waardoor een dynamiek ontstaat die bijdraagt aan de verlevendiging van de Sint Janstraat en het centrum van Hoeven. Op 8 februari 2024 heeft uw gemeenteraad het definitieve krediet vastgesteld voor de realisatie van het nieuwe dorpshuis. In dit voorstel wordt de bijbehorende business case en de exploitatiebijdrage over de jaren 2025, 2026 en 2027 inzichtelijk gemaakt. Aan uw raad wordt gevraagd de financiële middelen beschikbaar te stellen voor de eenmalige frictiekosten.

Inleiding & beeldvorming Op basis van het raadsbesluit van 14 juli 2021 is de locatie van de St. Jan de Doperkerk in Hoeven uitgewerkt tot een nieuw dorpshuis. Het wordt een mulitfunctioneel energiezuinig gebouw waar vele activiteiten georganiseerd kunnen worden en verenigingen hun onderdak krijgen. In een voorstel van 8 februari 2024 bent u op de hoogte gebracht van het defintieve ontwerp en bouwkosten. Uw gemeenteraad heeft op basis van dit voorstel het krediet vastgesteld. Het voorstel wat nu voorligt geeft inzicht in de bijbehorende business case en exploitatiebijdrage. Consultatiebureau De gemeente dient op grond van de Wet publieke gezondheid zorg te dragen voor uitvoering van de jeugdgezondheidszorg (JGZ). Halderberge heeft deze taak opgedragen aan GGD WestBrabant. Er is een JGZ-team met een jeugdarts en jeugdverpleegkundigen dat het landelijk vastgesteld basispakket JGZ uitvoert. Daarin is een aantal vaste contactmomenten voor screening en vaccinaties opgenomen. Naast de afspraken voor de geplande contactmomenten met

1 van 7

screening en vaccinaties zijn de bureaus ook geopend voor een inloop spreekuur. Indien nodig legt de JGZ een huisbezoek af bij een gezin. In Hoeven wordt het bureau tot nu toe gehouden in een voormalig kruisgebouw. De gemeenteraad heeft steeds aangegeven in de drie grootste dorpen een consultatiebureau te willen behouden. Dit is verwerkt in de GGD-begroting die jaarlijks om een zienswijze aan de raad wordt voorgelegd. Op basis van het plan van eisen van de GGD om kwalitatief de juiste zorg te kunnen bieden blijkt dat er knelpunten zijn tussen de uitvoerbaarheid van een volledig consultatiebureau en de voorzieningen in het nieuwe dorpshuis. Omdat de locatie van het huidige consultatiebureau in Hoeven niet meer voldoet aan de eisen die de GGD stelt, is tussen partijen gesproken over een een alternatief. Alle reguliere spreekuren worden gehouden op het consultatiebureau in Oudenbosch. En in Hoeven wordt het inloopspreekuur onder gebracht binnen het nieuwe dorpshuis. Op deze manier is en blijft de GGD zichtbaar en toegankelijk voor alle ouders met kinderen in de dorpen van de gemeente Halderberge. De verhuizing van het consultatiebureau zal plaatsvinden in 2025. Ouders van kinderen worden hier t.z.t. over geïnformeerd door de GGD.

Het college heeft op 19 maart 2024 daarom besloten de vrije inloop in het nieuwe dorpshuis te vestigen met de toezegging van de GGD dat er maatwerk wordt geleverd voor gezinnen die geen mogelijkheid hebben om naar Oudenbosch te gaan. Mochten er in de toekomst mogelijkheden zijn voor gezamenlijke huisvesting met jeugd- of medische partners, dan kan opnieuw de optie voor een volledig bureau in Hoeven verkend worden. Doelstelling Met dit voorstel wordt de stichting in staat gesteld om de voorbereidingen op te starten voor de exploitatie van het nieuwe dorpshuis en het dorpshuis na oplevering in exploitatie te nemen. Overwegingen Op 8 februari 2024 heeft uw gemeenteraad het benodigde krediet voor de bouw van het nieuwe dorpshuis in de St. Jan de Doperkerk goedgekeurd. 1.1 Exploitatie nieuw dorpshuis Deze is vermeld in de bijgevoegde businesscase in hoofdstuk 5. 1.2 Exploitatiebijdrage stichting Door het maatschappelijk karakter van een dorpshuis is een exploitatiebijdrage nodig. Het is namelijk niet mogelijk om een onafhankelijk sluitende exploitatie te realiseren. De hoogte van de exploitatiebijdrage is nu een inschatting en wordt na de eerste twee/drie exploitatiejaren geëvalueerd. De exploitatiebijdrage wordt vanaf juli 2025 en de jaren 2026 en 2027 toegezegd aan de stichting. Vervolgens wordt de businesscase in 2027 geactualiseerd.

De actualisatie kan mogelijk gevolgen hebben voor de exploitatiebijdrage aan de stichting. 1.4 Frictiekosten nieuwe stichting Om de stichting een goede start te geven worden frictiekosten gemaakt. Dat zijn kosten die nodig zijn om uitgaven te dekken die met de opstart van het nieuwe dorpshuis te maken hebben zoals promotiekosten, notariskosten, administratiekosten, kosten voor het aangaan van diverse contracten en kosten voor inkoop van horeca. Voor een volledige onderbouwing van de frictiekosten zie blz 17 van de businesscase. 1.5 Groot onderhoud gebouw De gemeente is verantwoordelijk voor het groot onderhoud van de St. Jan de Doperkerk. Omdat het een Rijksmonument is heeft de gemeente in 2023 bij het Rijk een aanvraag voor een SIM subsidie gedaan. Er is een subsidie toegekend van € 240.980,- die in de komende 6 jaar besteed 2 van 7

moet worden. Eerste prioriteit heeft het herstel van de glas-in-lood ramen. Na deze periode kan er weer een aanvraag voor een SIM subsidie worden ingediend. Risico's 1.1. Een sluitende exploitatie blijkt niet haalbaar In de exploitatieovereenkomst is een gemeentelijke bijdrage voor de helft van 2025, 2026 en 2027 afgesproken ten behoeve van een kostendekkende exploitatie. De praktijk gaat uitwijzen of deze exploitatiebijdrage voldoende is of voor de jaren erna naar beneden of boven bijgesteld moet worden. In de exploitatieovereenkomst is vastgelegd dit te monitoren en over in gesprek te blijven. 1.2. Structurele financiële gevolgen Dit voorstel heeft structurele financiële gevolgen. Vanaf 2026 is er sprake van een negatief begrotingssaldo. Het nadeel vanaf 2026 wordt verwerkt in de meerjarenbegroting waarbij bij de Zomernota 2024 de integrale afweging gemaakt wordt hoe om te gaan met het meerjarig begrotingssaldo dat ontstaat na alle mutaties. Financiële gevolgen Kostprijsdekkende huur & huurcompensatie stichting In lijn met het vastgoed- en accommodatiebeleid gemeente Halderberge is in de huurovereenkomst met Stichting Podium van Hoeven afgesproken dat de stichting jaarlijks een kostprijsdekkende huur gaat betalen voor het gebruik van het dorpshuis, een huurprijs die de eigenaarslasten dekt.

De gemeente verstrekt aan de stichting een huurcompensatie in de vorm van een begrotingssubsidie gelijk aan het huurbedrag. Per saldo is dit voor zowel de stichting als de gemeente budgetneutraal, maar hierdoor blijven de financiële stromen goed gescheiden en inzichtelijk en werken we conform de Wet markt en overheid. De berekende huurbaten en subsidie is berekend op basis van de informatie die tot nu toe voorhanden is. Na de feitelijke realisatie van nieuwbouw en de herinrichting van de buitenruimte, zal op basis van de daadwerkelijke investeringsbedragen de huurprijs opnieuw berekend worden. Deze zal via een addendum aan de overeenkomst worden toegevoegd en worden verwerkt in de gemeentelijke begroting via de reguliere P&C cyclus. Dit is per saldo neutraal. Exploitatiebijdrage Het college heeft voor de eerste 2,5 jaar een jaarlijkse exploitatiebijdrage vastgesteld voor de stichting ten gunste van een sluitende exploitatie van het dorpshuis. De exploitatiebijdragen zijn daarbij bepaald op € 8.431 voor 2025,-, € 17.367,- voor 2026 en € 17.888,- voor 2027. In de exploitatieovereenkomst is de jaarlijkse bijdrage opgenomen die de gemeente bijdraagt in de exploitatie van de stichting voor de exploitatie van het dorpshuis. Met de stichting heeft overleg plaatsgevonden over de businesscases.

In overleg met het stichtingsbestuur zijn de exploitatiebijdragen berekend op de bedragen zoals hierboven aangegeven. De bijdrage voor 2025 valt uiteindelijk lager uit dan geraamd omdat het dorpshuis pas op de helft van het jaar opengaat. In 2027 vindt een evaluatie van de businesscase plaats en worden de exploitatiebijdrage / subsidie voor de jaren erna bepaald. Met dit voorstel wordt de exploitatiebijdrage voor 2025 t/m 2027 aan Stichting Podium van Hoeven beschikt. Frictie- en opstartkosten Aan uw gemeenteraad wordt voorgesteld om de stichting een eenmalig bedrag van € 185.000,inclusief btw voor de frictie- en opstartkosten beschikbaar te stellen, welke wordt gedekt door een onttrekking aan de algemene reserve.

3 van 7

Deze bedragen worden ter beschikking gesteld aan Stichting Podium van Hoeven. Uw gemeenteraad wordt gevraagd deze als incidentele subsidies te beschikken aan de stichting. De frictiekosten in dit voorstel wijkt af van het bedrag zoals opgenomen in de business case. Vooruitlopend op het vaststellen van de frictiekosten heeft de stichting in 2023 een bedrag van € 3.000,- ontvangen ten behoeve van de voorbereidingen. Deze frictiekosten zijn gedekt uit het reguliere exploitatiebudget wat voor het dorpshuis Hoeven beschikbaar is. Gevolgen gemeentelijke exploitatie In de volgende tabel zijn de gevolgen voor de gemeentelijke begroting in beeld gebracht.

Gevolgen begrotingssaldo 2024 en meerjarig saldo Dit voorstel heeft gevolgen voor het saldo van de meerjarenraming. Uit bovenstaand totaaloverzicht blijkt een jaarlijks tekort. Voorgesteld wordt om dit tekort te dekken uit het saldo van de meerjarenraming. De gevolgen voor de begrotingssaldo’s zijn in de tabel op pagina 5 in beeld gebracht. Hierbij is reeds rekening gehouden met andere raadsbesluiten die in de raad van april worden behandeld.

4 van 7

Vanaf 2026 is er sprake een negatief saldo. Het nadeel vanaf 2026 wordt verwerkt in de meerjarenbegroting waarbij bij de Zomernota 2024 de integrale afweging gemaakt wordt hoe om te gaan met het meerjarig begrotingssaldo dat ontstaat na alle mutaties. Duurzaamheid In het nieuwe dorpshuis zijn hoge duurzaamheidseisen toegepast. Na de verbouwing is er geen gasaansluiting meer en is sprake van een bijna energieneutraal gebouw (BENG). Het dorpshuis voldoet hiermee ruimschoots aan de duurzaamheidsdoelstellingen van de gemeente. Burger-& overheidsparticipatie Er is regelmatig overleg met de stichting en de huidige en toekomstige gebruikers over het nieuwe dorpshuis. De business case en de huur- en exploitatieovereenkomst is tot stand gekomen in samenwerking met Stichting Podium van Hoeven. Communicatie Over de voortgang van het project wordt gecommuniceerd op de gemeentelijke website en in (digitale) nieuwsbrieven die periodiek verstuurd worden. Over de verhuizing van de reguliere zorg van het consultatiebureau is een persbericht opgesteld. Deze wordt gepubliceerd voorafgaand aan de commissie van 4 april 2024. Vervolg Na goedkeuring door de gemeenteraad gaat het stichtingsbestuur in de komende periode de gebruikers- of huurovereenkomsten sluiten met alle vaste gebruikers. Ook kan zij starten met de voorbereidingen voor de invulling en inrichting van het nieuwe dorpshuis.

5 van 7

Verbouwing De planning is erop gericht om het dorpshuis in juli 2025 in gebruik te nemen. Dat betekent een start van de bouwwerkzaamheden medio mei 2024, echter zullen enkele voorbereidende werkzaamheden al starten vanaf april 2024. Voorstel Wij stellen u voor; 1. een bedrag van € 185.000,- beschikbaar te stellen voor een incidentele subsidie voor de frictiekosten aan Stichting Het Podium van Hoeven voor de exploitatie van het nieuwe dorpshuis in Hoeven; 2. het budget voor de subsidie frictiekosten te dekken door een incidentele onttrekking aan de algemene reserve; 3. de financiële gevolgen van dit voorstel voor de jaren 2025 en verder te dekken uit het saldo van de meerjarenraming; 4. de 12e begrotingswijziging 2024 vast te stellen. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Halderberge.

Bijlage: Bijlage 1: Business case (Vertrouwelijk)

6 van 7

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Halderberge; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 19 maart 2024,

BESLUIT:

1.

2. 3. 4.

een bedrag van € 185.000,- beschikbaar te stellen voor een incidentele subsidie voor de frictiekosten aan Stichting Het Podium van Hoeven voor de exploitatie van het nieuwe dorpshuis in Hoeven; het budget voor de subsidie frictiekosten te dekken door een incidentele onttrekking aan de algemene reserve; de financiële gevolgen van dit voorstel voor de jaren 2025 en verder te dekken uit het saldo van de meerjarenraming; de 12e begrotingswijziging 2024 vast te stellen.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Halderberge op 18 april 2024 ,

de griffier,

de voorzitter,

drs. A. Koenen

drs. B.J.A. Roks

7 van 7