Raadsvoorstel Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning.pdf

RAADSVOORSTEL

Zaaknummer

428723

Contactpersoon

Pim Wilde

Raadsvergadering d.d. 23 maart 2023

Commissie

SM&V

Portefeuillehouder

Telefoonnummer

14 0165

Burgemeester

Onderwerp Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Samenvatting In de Gemeentewet staat dat de raad en de raadsleden recht hebben op ambtelijke bijstand. De fracties hebben recht op financiële ondersteuning. De raad stelt over deze onderwerpen een verordening vast. Die moet regels bevatten over de wijze waarop de bedragen die zijn verbonden aan de fractieondersteuning worden besteed en verantwoord. De huidige Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning dateert uit 2018. Sindsdien zijn de inzichten gewijzigd over hoe ambtelijke bijstand kan worden verleend en fractieondersteuning wordt gegeven. Het college van burgemeester en wethouders stelt daarom voor een nieuwe verordening vast te stellen. Deze is gebaseerd op een model van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) maar is toegesneden op de Halderbergse situatie. Inleiding & beeldvorming Artikel 33, eerste lid, van de Gemeentewet bepaalt dat de raad en zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand. Volgens het tweede lid van deze bepaling hebben de fracties in de raad recht op ondersteuning. Het derde lid schrijft voor dat de raad over deze onderwerpen een verordening vaststelt. Die verordening moet regels bevatten over de besteding en de verantwoording van de bedragen die zijn verbonden aan de ondersteuning van de fracties.

Ter uitvoering van deze bepalingen stelde uw raad op 11 oktober 2018 de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning vast. (bijlage 1) Doelstelling In 2018 promoveerde dr. J.W.M.M.W. (Jos) Hessels, burgemeester van Echt – Susteren, aan de Radboud Universiteit Nijmegen op een proefschrift over ambtelijke bijstand en fractieondersteuning. De aanbevelingen uit dat proefschrift waren niet meegenomen in het VNGmodel, waarop uw raad in 2018 de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning vaststelde. In 2019 publiceerde de VNG een nieuw model, waarin die aanbevelingen zijn verwerkt. De nu voorliggende Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning is gebaseerd op dat laatste VNG-model.

1 van 7

Met de recent geopende mogelijkheid om burgercommissieleden te benoemen kan paragraaf 4 over de fractiemedewerkers komen te vervallen. De nieuwe raads- en collegeperiode is daarom een goed moment om de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning te herzien. Met de vaststelling van de voorliggende verordening voldoet uw raad aan de eisen die de Gemeentewet stelt. Overwegingen Met het raadsbesluit van 10 februari 2022 opende uw raad de mogelijkheid om met ingang van de nieuwe raadsperiode burgercommissieleden te benoemen. Zij hebben dezelfde rechten als raadsleden. Wij achten het daarom niet nodig in de verordening de burgercommissieleden apart te benoemen. Daar waar staat ‘raadsleden’ kunt u ook lezen ‘burgercommissieleden’. Hieronder treft u een overzicht aan van de belangrijkste wijzigingen. Voor een meer uitgebreid overzicht verwijzen wij u naar de vergelijking oud–nieuw (bijlage 2) en de artikelsgewijze toelichting (bijlage 3) Definities De ontwerp-verordening maakt een onderscheid tussen: - bijstand: ondersteuning van raadsleden door de griffier bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning; en - ambtelijke bijstand: bijstand aan raadsleden door (onder het college werkzame) ambtenaren.

Artikel 3 In de huidige verordening is het zo geregeld dat als de secretaris geen medewerking verleent aan het verzoek om ambtelijke bijstand de griffier of het raadslid de burgemeester kan verzoeken de ambtelijke bijstand alsnog te laten verlenen. In de nieuwe verordening is een actievere rol weggelegd voor de secretaris. Als de secretaris een verzoek om ambtelijke bijstand weigert, moet zij of hij dit gemotiveerd mededelen aan de griffier en aan het raadslid. De griffier of het raadslid kan vervolgens de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris (en zo nodig het raadslid) in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. Artikel 4 In de huidige verordening staat dat als een raadslid niet tevreden is over de verleende ambtelijke bijstand zij of hij hierover in overleg treedt met de secretaris. Als dat overleg niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing kan het raadslid de zaak aan de burgemeester voorleggen. In de nieuwe verordening hoeft het raadslid niet zelf in overleg met de secretaris, maar kan zij of hij de griffier verzoeken dat overleg aan te gaan. Als dat niet leidt tot een, ook voor het raadslid, bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris (en zo nodig het raadslid) in overleg te treden over de verleende ambtelijke bijstand.

Deze werkwijze houdt beter rekening met de rolverdeling tussen betrokkenen. Artikelen 9 t/m 12 Met de benoeming van burgercommissieleden kunnen de bepalingen over de fractiemedewerkers vervallen. De ontwerp-Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning is afgestemd binnen de bestuurlijke driehoek van burgemeester, secretaris en griffier. Risico's Aan de vaststelling van deze verordening zijn geen bijzondere risico’s verbonden.

2 van 7

Financiële gevolgen De fracties ontvangen jaarlijks een financiële vergoeding. Deze bestaat uit een basisbedrag van € 500 en een variabel deel van € 70 per raadszetel. Wij achten dat bedrag voldoende om het fractiewerk te ondersteunen. De vaststelling van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning heeft daarom geen financiële gevolgen. De fractieondersteuning is aan te merken als een subsidie. De verordening verschaft de vereiste wettelijke basis voor deze subsidie. Het VNG-model gaat er van uit dat bij aanvang van een raadsperiode een subsidie verleend wordt voor vier jaar. De griffier heeft aangegeven dat het zijn voorkeur heeft om, zoals nu gebeurt, de fractieondersteuning jaarlijks te verlenen. De modelbepalingen over het verstrekken van voorschotten en het vormen van reserves hoeven in dat geval niet te worden overgenomen. Gelet op de geringe financiële omvang van de fractieondersteuning achten wij een accountantscontrole niet vereist. Wij stellen daarom voor die bepaling uit het VNG-model niet over te nemen. Burger-& overheidsparticipatie Aangezien het een intern werkende regeling betreft leent de vaststelling van deze verordening zich niet voor burger- en overheidsparticipatie.

Communicatie De verordening wordt opgenomen in de digitale raadsinformatiemap, zodat deze is te raadplegen voor de raadsleden, burgercommissieleden, leden college, secretaris en medewerkers van de griffie. Vervolg De verordening treedt in werking nadat deze op de gebruikelijke wijze is gepubliceerd op Overheid.nl. Voorstel Wij stellen uw raad voor: 1. de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning, zoals vastgesteld door de raad in zijn vergadering van 11 oktober 2018, in te trekken; 2. de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning vast te stellen.

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Halderberge.

1. Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning (2018) 2. vergelijking oud – nieuw 3. artikelsgewijze toelichting

3 van 7

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Halderberge; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 24 maart 2023; gelet op artikel 33 van de Gemeentewet; BESLUIT: 1. de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning, zoals vastgesteld door de raad in zijn vergadering van 11 oktober 2018, in te trekken; 2. de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning vast te stellen. Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Paragraaf 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: - ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door onder het gezag van het college werkzame ambtenaren; - bijstand: ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie. Paragraaf 2 Verzoeken om informatie of ambtelijke bijstand Artikel 2 Verzoek om informatie 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in, of afschrift van bij de raad, het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat. 2. De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken.

Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken. Artikel 3 Verzoeken om bijstand en ambtelijke bijstand 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om bijstand. 2. De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. 3. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt zij of hij de secretaris om een of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen.

5 van 7

4. De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als: a. naar haar of zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden; b. dit naar haar of zijn zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden, of; c. het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand naar haar of zijn oordeel in redelijkheid niet kan worden gevergd. 5. Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt zij of hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek. Artikel 4 Geschil over ambtelijke bijstand 1. Een raadslid dat niet tevreden is over de door een ambtenaar aan hem verleende ambtelijke bijstand kan de griffier verzoeken hierover in overleg treden met de secretaris. 2. Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan haar of hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 5 Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand Als het college, of een of meer leden van het college, informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid. Paragraaf 3 Fractieondersteuning Artikel 6 Recht op financiële bijdrage 1. De raad verstrekt een in de raad vertegenwoordigde fractie jaarlijks op declaratiebasis een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie. 2. De financiële bijdrage bestaat uit een basisbedrag van € 500,- per fractie en een variabel bedrag van € 70,- per raadszetel van de fractie. Artikel 7 Besteding financiële bijdrage 1. De financiële bijdrage wordt uitsluitend besteed aan ondersteuning die er toe strekt om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken. 2. De financiële bijdrage mag in ieder geval niet gebruikt worden ter bekostiging van: a. uitgaven die in strijd zijn met enige wettelijke bepaling; b.

betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst; c. giften, leningen, beleggingen en voorschotten; d. uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten.

Artikel 8 Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie 1. Als een of meer raadsleden van een of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel van de financiële bijdrage ter ondersteuning van de fractie waarvan zij uittreden, toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt. 2. Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage met ingang van de maand volgend op de maand waarin de fractie hiervan kennisgeving heeft gedaan aan de raad. Artikel 11 Administratieve verplichtingen 1. De financiële administratie wordt gevoerd op basis van het stelsel van baten en lasten. Deze administratie wordt op een zodanige wijze gevoerd dat deze steeds een volledig en juist inzicht geeft in alle bezittingen en schulden, verplichtingen, reserves, baten en lasten, alsmede overige gegevens die voor de financiële verantwoording van belang zijn. 2. Andere inkomensbronnen dan de financiële bijdrage worden afzonderlijk geadministreerd. 3. De administratie wordt zodanig ingericht dat op eerste aanvraag van de raad nadere informatie kan worden gegeven en bescheiden of bewijsstukken met betrekking tot de uitgaven kunnen worden overgelegd.

Bij uitgaven worden de onderliggende bescheiden door ten minste twee personen geautoriseerd. Artikel 9 Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage 1. De fractie legt uiterlijk drie maanden na het einde van een kalenderjaar aan de raad verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalenderjaar, onder overlegging van een financieel verslag. 2. De raad stelt na controle van het financieel verslag de hoogte vast van de financiële bijdrage. Paragraaf 4 Slotbepalingen Artikel 10 Intrekking De Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning, zoals vastgesteld door de raad in zijn vergadering van 11 oktober 2018, wordt ingetrokken. Artikel 11 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking. Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Halderberge op 23 maart 2023, de griffier,

de voorzitter,

de heer drs. A. Koenen

de heer drs. B.J.A. Roks