Raadsvoorstel actualisatie financiele regelgeving en vaststellen normenkader 2023.pdf

RAADSVOORSTEL

Zaaknummer

494800

Contactpersoon

Pieter Doggen

Raadsvergadering d.d. 23 maart 2023

Commissie

SM&V (samenleving, middelen en veiligheid) 9 maart 2023

Portefeuillehouder

Telefoonnummer

0165 – 390791

Jan Mollen, wethouder

Onderwerp Actualisatie financiële regelgeving en vaststelling voorlopig normenkader 2023 Samenvatting Op 1 januari 2023 is de Wet versterking decentrale rekenkamers in werking getreden. Hier is onder andere in opgenomen dat het college van burgemeester en wethouders in de jaarrekening verantwoording aflegt over de financiële rechtmatigheid. Door de inwerkintreding van deze wet is een aanpassing van de lokale verordeningen en regelingen voor het financiële beleid en beheer en de controle daarop nodig. Deze gelegenheid is ook aangewend om de lokale verordeningen en regelingen te actualiseren naar aanleiding van ontwikkelingen op het gebied van gemeentefinanciën en ervaringen uit praktijksituaties en de verordeningen af te stemmen met de nieuwe modelverordeningen van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Het college stelt uw raad voor de financiële verordening, de controleverordening, het treasurystatuut, de beleidsnota rechtmatigheid en de verordening voor onderzoeken doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid vast te stellen. Tevens stelt het college voor de controle op de rechtmatigheid over het jaar 2023 uw raad voor om het voorlopig normenkader over 2023 vast te stellen.

Inleiding & beeldvorming Op 1 januari 2023 is de Wet versterking decentrale rekenkamers in werking getreden. Hier is onder meer in opgenomen dat het college in de jaarrekening verantwoording aflegt over de financiële rechtmatigheid. Door de inwerkingtreding van deze wet is een aanpassing van de lokale verordeningen en regelingen voor het financiële beleid en beheer en de controle daarop nodig. Deze gelegenheid is ook aangewend om de lokale verordeningen en regelingen te actualiseren naar aanleiding van ontwikkelingen op het gebied van gemeentefinanciën en ervaringen uit praktijksituaties en de verordeningen af te stemmen met de nieuwe modelverordeningen van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). De betreffende lokale verordeningen en regelingen zijn:  de Verordening financieel beleid, financieel beheer en inrichting financiële organisatie van de gemeente Halderberge (de Financiële verordening);

1 van 7



de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Halderberge (de Controleverordening);  het Treasurystatuut gemeente Halderberge;  de Beleidsnota rechtmatigheid gemeente Halderberge;  de Verordening onderzoeken doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van de gemeente Halderberge. U treft bij de overwegingen in dit voorstel de belangrijkste ontwikkelingen en wijzigingen aan. Kleine tekstuele aanpassingen zijn niet verder toegelicht. Voor de duidelijkheid is per document een overzicht gemaakt van alle wijzigingen. Dit treft u als bijlage bij dit voorstel aan. Met het vaststellen van de nieuwe verordeningen en regelingen worden de oude ingetrokken. Specifiek voor de rechtmatigheidscontrole over het jaar 2023 dient uw raad het normenkader vast te stellen. Dit is anders dan voorheen, toen het college het normenkader kon vaststellen. Vaststelling van het voorlopige normenkader is nodig omdat het college vanaf het jaar 2023 verantwoording aflegt voor de financiële rechtmatigheid en daar dan de interne controles op af kan stemmen. De belangrijkste uitgangspunten voor de nieuwe verordeningen zijn eerder besproken in de auditcommissie van 6 februari jl.

Mede op basis van het advies van de auditcommissie stelt het college uw raad voor de nieuwe verordeningen, regelingen en het voorlopige normenkader 2023 vast te stellen. Doelstelling Het vaststellen van lokale verordeningen en nota’s die daar in worden benoemd is een bevoegdheid van uw raad. Door de geactualiseerde verordeningen vast te stellen is de financiële regelgeving weer actueel. Overwegingen 1. Algemene overwegingen 1.1. De nieuwe verordeningen zijn afgestemd met de modelverordeningen van de VNG. Voor de benodigde wijzigingen heeft de VNG drie nieuwe modelverordeningen opgesteld. Naast de wijzigingen als gevolg van de Wet versterking decentrale rekenkamers zijn in deze nieuwe modelverordeningen ook adviezen van de commissie BBV verwerkt en zijn de modelverordeningen getoetst op schrijfstijl en opmaak. Voor zover mogelijk zijn de wijzigingen overgenomen in de verordeningen van de gemeente Halderberge (met name in de financiële verordening en de controleverordening). Dit betekent dat er veel wijzigingen zijn. Als deze tekstueel van aard zijn en de strekking van een artikel niet veranderen, dan zijn deze wijzigingen niet nader toegelicht. N.B.

De commissie BBV zorgt voor een eenduidige uitvoering en toepassing van de regelgeving voor de begroting en verantwoordingsstukken voor provincies en gemeenten, het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (het BBV) 1.2.

Met ingang van het boekjaar 2023 legt het college verantwoording af over de rechtmatigheid en vervalt de rechtmatigheidsverklaring van de accountant. Door de inwerkingtreding van de Wet versterking decentrale rekenkamers legt het college vanaf het boekjaar 2023 in de jaarrekening verantwoording af over de financiële rechtmatigheid. Hierdoor vervalt de rechtmatigheidsverklaring van de accountant.

1.3.

Alle bepalingen over de rechtmatigheid zijn opgenomen in een nieuwe Beleidsnota rechtmatigheid. Gezien het belang is ervoor gekozen om alle bepalingen over rechtmatigheid vast te leggen in een aparte nota, de Beleidsnota rechtmatigheid. Als er te zijner tijd wijzigingen nodig zijn, volstaat het actualiseren van deze nota.

2 van 7

2. Belangrijkste opmerkingen over de Financiële verordening 2.1. In de financiële verordening zijn bepalingen verwijderd die al in het BBV zijn opgenomen. Herhaling achten wij niet nodig. 2.2. Zowel de hoogte als de regels voor het gebruik van de post voor onvoorziene uitgaven zijn gewijzigd. Volgens de huidige verordening bedroeg de post € 50.000, maar vanaf de begroting 2021 is deze verhoogd tot € 100.000. Ook dit is echter vrij beperkt en om de volgende reden is verruiming gewenst. Met name in de eerste helft van het jaar, tussen de start van de begroting in januari en de eerste bijstelling van de begroting in de zomernota (onderdeel voorjaarsnota) in juli, komt het voor dat wij besluiten financiële gevolgen van een besluit mee te nemen in de eerstvolgende bestuursrapportage, de zomernota of najaarsnota. Dit geeft echter geen concrete zekerheid over de dekking van de uitgaven. Het saldo van de bestuursrapportage is namelijk pas bekend na het opstellen ervan en kan ook negatief zijn. In dat geval is er formeel geen dekking aanwezig van de uitgaven van een besluit waarin is aangegeven dat het wordt meegenomen in de eerstvolgende bestuursrapportage. Wij achten deze handelswijze niet langer gewenst. Wij stellen daarom voor de post voor onvoorziene uitgaven te verruimen.

Daardoor ontstaat voor het college meer ruimte voor de dekking van incidentele uitgaven die niet gedekt kunnen worden uit de bestaande posten in de begroting en die niet kunnen wachten tot de eerstvolgende bestuursrapportage. Vanzelfsprekend legt het college in de jaarrekening verantwoording af over het gebruik van de post voor onvoorziene uitgaven. Structurele uitgaven kunnen niet gedekt worden uit de post voor onvoorziene uitgaven. Daarvoor is in principe alleen het resterende saldo van de begroting beschikbaar. Als dat niet voldoende is en er dus geen dekking is voor het voorstel, kan het college niet besluiten een structurele uitgave te doen. Dan is een besluit van de raad nodig via een separaat raadsvoorstel of, als dit niet haalbaar is, via een bestuursrapportage. Het bovenstaande leidt tot ons voorstel om de financiële verordening als volgt te wijzigen: Artikel 4, tweede lid wordt: Bij het vaststellen van de begroting stelt de raad een post voor incidentele onvoorziene uitgaven vast. Deze bedraagt tenminste € 200.000 en ten hoogste 0,5% van het lastentotaal, exclusief mutaties in de reserves van de begroting.

Artikel 5, vijfde lid wordt: Het college kan overschrijdingen van de geautoriseerde lasten en onderschrijdingen van de geautoriseerde baten dekken uit de post voor onvoorziene uitgaven in geval van een incidentele gebeurtenis of handeling, waarvoor geen of een ontoereikend budget is opgenomen in de begroting en die naar het oordeel van het college niet uitgesteld kan worden tot na de eerstvolgende tussentijdse rapportage. Uit deze definitie is de bepaling verdwenen dat er geen sprake mag zijn van een beleidswijziging. Toegevoegd is dat er sprake moet zijn van een incidentele gebeurtenis of handeling en dat die volgens het college niet uitgesteld kan worden tot na de eerstvolgende bestuursrapportage 2.3.

In artikel 169, vierde lid, van de Gemeentewet is bepaald dat het college de raad in bepaalde gevallen in de gelegenheid moet stellen om wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen. Dit is het geval als de raad daarom verzoekt of indien de uitoefening ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente. In de financiële verordening is dit voor enkele gevallen concreter aangegeven. Dit is het geval bij het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties. Voorheen stonden er nog twee andere bepalingen in dit artikel waarbij de raad in de gelegenheid moest worden gesteld om wensen en bedenkingen in te brengen. Dat was bij de aankoop van onroerende goederen met een financiële omvang van € 100.000 of meer 3 van 7

die niet in de begroting waren opgenomen, en bij het verstrekken van kapitaal aan instellingen en organisaties. Hierbij was aangegeven dat er dan sprake moest zijn van een besluit dat ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente. Bij grondaankopen zal er altijd sprake zijn van een investering die sowieso met een voorstel aan uw raad moet worden aangeboden. De bepaling was dus overbodig. Ook de aparte vermelding van kapitaalverstrekking aan instellingen en organisaties was overbodig. Hiervoor kan worden aangesloten op de hoofdregel uit artikel 169, vierde lid van de Gemeentewet, waarin een soortgelijke bepaling staat. Zoals aangegeven waren in de financiële verordening en het treasurystatuut (wat onderdeel uitmaakt van de financiële verordening) bepalingen opgenomen over de besluitvorming en informatievoorziening bij het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties. Hierbij werd onderscheid gemaakt in de financiële omvang. Dat onderscheid is vervallen en er is één lijn getrokken in de wijze van besluitvorming en informatievoorziening. Deze werkwijze sluit aan bij de uitgangspunten van het dualisme.

Het vernieuwde artikel luidt nu: In het kader van de actieve informatieplicht beslist het college niet over het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties, dan nadat de raad is geïnformeerd over het voornemen en hiertoe in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.

2.4.

Het bovenstaande neemt niet weg dat het college ook buiten de procedure voor wensen en bedenkingen een actieve informatieplicht heeft richting de raad. In artikel 10 is een verwijzing opgenomen naar de nieuwe beleidsnota rechtmatigheid.

3. Belangrijkste opmerkingen over de Controleverordening 3.1. De verordening is aangepast aan de nieuwe situatie dat de accountant geen verklaring over de rechtmatigheid meer hoeft af te geven. 3.2. De auditcommissie is genoemd als gremium dat de aanbesteding van de accountantsdiensten voorbereidt. 3.3. Toegevoegd aan het programma van eisen is dat dit ten minste ook de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door het college en afwijkende rapportagegrenzen moet bevatten. 3.4. De verordening is verder tekstueel geheel herzien. 4. Belangrijkste opmerkingen over het Treasurystatuut 4.1. Bij het verstrekken van geldleningen zijn de grensbedragen voor een besluit door het college of de raad verwijderd. Het college is bevoegd tot het verrichten van privaatrechtelijke handelingen, maar moet voor het verstrekken van geldleningen altijd de raad in de gelegenheid stellen wensen en bedenkingen kenbaar te maken. Deze werkwijze sluit aan bij de bevoegdheden zoals bedoeld bij de dualisering van het gemeentebestuur. Voor het indienen van verzoek voor een geldlening gelden nu grotendeels dezelfde voorwaarden als bij de aanvraag van een borgstelling. 4.2. Uit informatie is gebleken dat het verstrekken van geldleningen onder niet-markconforme voorwaarden en het verstrekken van borgstellingen gezien moet worden als het verstrekken van subsidies.

Dit stond niet als zodanig in het treasurystatuut. De wettelijke bepalingen voor het verstrekken van subsidies zijn geregeld in de Algemene wet bestuursrecht (Awb). In de twee artikelen over het verstrekken van geldleningen (artikel 5) en borgstellingen (artikel 13) zijn nu verwijzingen opgenomen naar de Awb, is aangegeven dat de Algemene subsidieverordening van de gemeente Halderberge niet van toepassing is en zijn bepalingen opgenomen over voorwaarden en termijnen. De aparte bijlage met voorwaarden voor het verstrekken van borgstellingen is verdwenen en geheel ondergebracht in het betreffende artikel. 4.3. Het aantal verplichte offertes voor nieuwe langlopende geldleningen is teruggebracht van drie naar twee. In de praktijk worden nagenoeg altijd alleen maar offertes uitgebracht door de twee sectorbanken: de BNG Bank en de Nederlandse Waterschapsbank. Overige 4 van 7

4.4.

4.5.

banken of financiële instellingen geven meestal aan dat ze niet geïnteresseerd zijn. Het grensbedrag voor het opvragen van wensen en bedenkingen bij de raad bij verzoeken voor een borgstelling is verwijderd. Het college moet bij iedere borgstelling of garantie de raad in de gelegenheid stellen wensen en bedenkingen kenbaar te maken. Verder is het artikel tekstueel geredigeerd. De tabel met bevoegdheden is in lijn gebracht met de andere wijzigingen.

5. Belangrijkste opmerkingen over de Beleidsnota rechtmatigheid 5.1. In de beleidsnota rechtmatigheid zijn de uitgangspunten en normen aangegeven voor de rechtmatigheid. De belangrijkste doelen van de beleidsnota rechtmatigheid zijn: a. het benoemen van de uitgangspunten begrotingsrechtmatigheid; b. het vaststellen van de verantwoordingsgrens bij de rechtmatigheidstoetsing; c. het vaststellen van de rapportagegrens bij de rechtmatigheidstoetsing; d. het benoemen van de verantwoordelijkheden binnen de rechtmatigheidstoetsing. Het begrotingscriterium is een criterium dat de grenzen aangeeft waarbinnen baten en lasten rechtmatig tot stand komen. In de nota is aangegeven hoe met bepaalde mutaties moet worden omgegaan. Dat geldt ook voor de vaststelling van de normen voor opname van fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording (de verantwoordingsgrens) en de paragraaf bedrijfsvoering (de rapporteringsgrens). Tenslotte blijkt uit de nota hoe de verantwoordelijkheden zijn geregeld met betrekking tot de financiële rechtmatigheid. 6. Belangrijkste opmerkingen over de Verordening onderzoeken doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van de gemeente Halderberge 6.1. Artikel 3: de verwijzing naar de Rekenkamer West-Brabant is veranderd in een verwijzing naar een door de raad aangestelde rekenkamer. 7. Voorlopig normenkader 2023 7.1.

Het normenkader betreft de inventarisatie van de voor de financiële rechtmatigheid en getrouwheid relevante wet- en regelgeving, verordeningen en besluiten van hogere overheden en van de gemeente zelf. Omdat wet- en regelgeving aan veranderingen (wijzigingen) onderhevig zijn, wordt het normenkader jaarlijks geactualiseerd. Het verschil met voorgaande jaren is, dat het normenkader vanaf 2023 wordt vastgesteld door uw raad in plaats van door het college. Bij de vaststelling van de Beleidsnota rechtmatigheid wordt daarom gelijk het voorlopige normenkader 2023 aan uw raad ter vaststelling aangeboden. Op basis van het voorlopige normenkader kan het college de interne controle uitvoeren over de financiële rechtmatigheid in 2023. Het voorlopige normenkader 2023 is een actualisatie van het normenkader 2022. Na afloop van het boekjaar 2023 (als alle wijzigingen met betrekking tot wet- en regelgeving die van invloed zijn op de financiële beheershandelingen van 2023 volledig in beeld zijn), zal het definitieve normenkader 2023 ter vaststelling aan uw raad worden aangeboden. Risico's Aan de actualisatie van de verordeningen en regelingen zijn geen specifieke risico’s verbonden. Financiële gevolgen Dit voorstel heeft geen financiële consequenties. Duurzaamheid Niet van toepassing Burger-& overheidsparticipatie Niet van toepassing

5 van 7

Communicatie Na vaststelling van de nieuwe verordeningen en regelingen door de raad worden de financiële verordening, controleverordening en verordening onderzoeken doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid volgens artikel 214 van de Gemeentewet binnen twee weken naar Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Brabant gestuurd. Ook worden deze bekend gemaakt via Overheid.nl Vervolg De financiële wet- en regelgeving wordt continu gemonitord. Indien noodzakelijk worden voorstellen ingediend om de lokale verordeningen en regelingen aan te passen. Voorstel Wij stellen u voor: 1. de Verordening financieel beleid, financieel beheer en inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Halderberge; 2. de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Halderberge; 3. het Treasurystatuut gemeente Halderberge; 4. de Beleidsnota rechtmatigheid gemeente Halderberge; 5. de Verordening onderzoeken doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van de gemeente Halderberge; 6. het voorlopig Normenkader 2023 vast te stellen. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Halderberge.

Bijlagen: 1. Verordening financieel beleid, financieel beheer en inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Halderberge (de Financiële verordening); 2. Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Halderberge (de Controleverordening); 3. Treasurystatuut gemeente Halderberge; 4. Beleidsnota rechtmatigheid gemeente Halderberge; 5. Verordening onderzoeken doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van de gemeente Halderberge; 6. Overzicht met wijzigingen in de verordeningen en regelingen; 7. Voorlopige normenkader 2023.

6 van 7

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Halderberge; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 14 februari 2023; gelet op de artikelen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet;

BESLUIT: 1. de Verordening financieel beleid, financieel beheer en inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Halderberge; 2. de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Halderberge; 3. het Treasurystatuut gemeente Halderberge; 4. de Beleidsnota rechtmatigheid gemeente Halderberge; 5. de Verordening onderzoeken doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van de gemeente Halderberge; 6. het voorlopig Normenkader 2023 vast te stellen. Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Halderberge op 23 maart 2023,

de griffier,

de voorzitter,

drs. A. Koenen

drs. B.J.A. Roks

7 van 7