Raadsvoorstel actualisatie Beleidsnota rechtmatigheid en controleverordening vF4!.pdf

RAADSVOORSTEL

Zaaknummer

Contactpersoon

Frank Scheerder

Raadsvergadering d.d. 23-10-2025

Commissie

SM&V

Portefeuillehouder

Telefoonnummer

0165-390500

Onderwerp

1299995

Patrick Schouw, wethouder

Actualisatie Beleidsnota rechtmatigheid en Controleverordening

Samenvatting Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) zijn onlangs gewijzigd. De wijzigingen in deze (nationale) regelgeving hebben tot gevolg dat de Beleidsnota rechtmatigheid Halderberge moet worden aangepast op een aantal onderdelen. Daarnaast is het voorstel om in de Controleverordening gemeente Halderberge de (gewijzigde) goedkeuringstolerantiegrens voor fouten en onzekerheden (getrouwheid) op te nemen. Tot slot is het voorstel om naar aanleiding van de bevindingen bij de jaarrekening 2024 een bepaling in de Beleidsnota rechtmatigheid Halderberge aan te passen. Het voorstel hiervoor is om een categorie van lastenoverschrijdingen op programmaniveau toe te voegen die door de raad als acceptabel worden beschouwd.

Inleiding & beeldvorming Het BBV en het Bado zijn onlangs gewijzigd. De wijzigingen in deze nationale regelgeving hebben tot gevolg dat de beleidsnota rechtmatigheid Halderberge (beleidsnota) moet worden aangepast op een aantal onderdelen. Bovendien is het voorstel om in de controleverordening gemeente Halderberge (controleverordening) de goedkeuringstolerantiegrens voor fouten en onzekerheden (getrouwheid) op te nemen. Tot slot wordt voorgesteld om de beleidsnota op een specifiek onderdeel aan te passen naar aanleiding van de controlebevindingen over 2024. De wijzigingen zijn op hoofdlijnen: 1. de maximale goedkeuringstolerantiegrens voor fouten en onzekerheden (getrouwheid) samen bedraagt maximaal 2% van de werkelijke totale lasten, exclusief de werkelijke toevoegingen aan reserves; 2. de maximale verantwoordingsgrens voor fouten en onduidelijkheden (financiële rechtmatigheid) samen bedraagt maximaal 2% van de werkelijke totale lasten, exclusief de werkelijke toevoegingen aan de reserves. 3. De categorie lastenoverschrijdingen (op programmaniveau) die de raad als acceptabel beschouwt uit te breiden.

1 van 5

Er wordt voorgesteld om - met ingang van het rekeningjaar 2025 - de goedkeuringstolerantiegrens voor fouten en onzekerheden samen vast te stellen op 2% van de totale werkelijke lasten. Dat is exclusief de werkelijke toevoegingen aan de reserves. Wettelijk gezien is dat het maximaal toegestane percentage. Er wordt voorgesteld om de controleverordening hierop aan te passen door het toevoegen van een extra bepaling. Verder wordt voorgesteld om - met ingang van het rekeningjaar 2025 - de verantwoordingsgrens voor fouten en onduidelijkheden samen vast te laten stellen op 1,5% van de totale werkelijke lasten. Ook dit is exclusief de werkelijke toevoegingen aan de reserves. Het wettelijk maximale toegestane percentage bedraagt 2% van de werkelijke totale lasten, exclusief de werkelijke toevoegingen aan de reserves. Het voorgestelde percentage wijkt niet af van het percentage dat nu is opgenomen in de beleidsnota. Dus op dat punt wordt er geen aanpassing voorgesteld. Wel zijn er wijzigingen in het BBV doorgevoerd in de wijze waarop dit percentage wordt berekend, zodat de beleidsnota op die onderdelen moet worden aangepast. Het bedrag dat de basis vormt voor de berekening van het bedrag aan fouten en onduidelijkheden (de grondslag), wordt kleiner.

De grondslag wordt namelijk de werkelijke totale lasten exclusief de werkelijke toevoegingen aan de reserves in plaats van de huidige grondslag. De huidige grondslag is de werkelijke totale lasten inclusief de werkelijke toevoegingen aan de reserves. Het effect van de wettelijke verlaging van de grondslag is naar verwachting redelijk beperkt. De werkelijke toevoegingen aan de reserves waren in 2024 nog geen 10% van de totale werkelijke lasten. Daarnaast leidt het optellen van onduidelijkheden en fouten ertoe dat de ruimte om de verantwoordingsgrens te overschrijden wat kleiner wordt. In de praktijk is het bedrag aan onduidelijkheden - meestal - vrij beperkt. Het gaat dan vooral om onduidelijkheden op het gebied van het aanbestedingsrecht en het staatssteunrecht en vooral om de uitleg van jurisprudentie. Met het vasthouden aan het huidige, het door uw raad vastgestelde, percentage voor de hoogte van de verantwoordingsgrens wordt benadrukt dat het voldoen aan wet- en regelgeving in het kader van de financiële rechtmatigheid een belangrijk uitgangspunt is en blijft. Uw raad heeft bij de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording bewust besloten de verantwoordinggrens niet vast te stellen op het – destijds geldende - wettelijke maximum (3%).

Met uw besluit en de wijzigingen in de wet- en regelgeving in gedachten (maximale verantwoordingsgrens wordt 2%) is dit voorstel tot stand gekomen. Doelstelling De wijzigingen in de nationale wet- en regelgeving en de controlebevindingen over het rekeningjaar 2024 in onze beleidsnota rechtmatigheid en controleverordening doorvoeren. Overwegingen 1. Wijzigingen nationale wet- en regelgeving Door de wijziging van het BBV en het Bado moet de gemeente Halderberge de beleidsnota’s en verordeningen die betrekking hebben op deze wijzigingen opnieuw tegen het licht houden. Aangezien de wijzigingen niet alleen invloed hebben op de hoogte van percentage, maar ook op de grondslag waarop het percentage moet worden berekend, is een wijziging van de beleidsnota nodig. Aanpassing van de controleverordening is ook wenselijk. 2. Besluitvorming in het verleden over de verantwoordingsgrens Er wordt voorgesteld om de hoogte van de verantwoordingsgrens, zoals nu is opgenomen in de beleidsnota, niet te wijzigen. Dit omdat uw raad op 23 maart 2023 - op advies van de auditcommissie - bewust gekozen heeft om te kiezen voor een lager percentage (1,5%) en niet het (wettelijk) maximale toegestane percentage van 3% voor fouten en 3% voor onduidelijkheden. Met de wijzigingen van het BBV wordt het wettelijk maximaal toegestane percentage verlaagd. Er wordt 2 van 5

rekening gehouden met de wijziging van de grondslag en dat fouten en onduidelijkheden bij elkaar moeten worden opgeteld. 3. Goedkeuringstolerantiegrens getrouwheid in controleverordening Bij de herziening van de controleverordening op 23 maart 2023 is ervoor gekozen om de goedkeuringstolerantiegrenzen voor fouten en onzekerheden voor het oordeel van de accountant over de getrouwheid van de jaarstukken niet expliciet op te nemen in de controleverordening. Deze is meegenomen bij elke nieuwe aanbesteding van de accountant. Meestal stellen gemeenten deze grenzen vast op wat wettelijk maximaal toegestaan is (ook in relatie tot de administratieve lasten, zie ook onder risico’s). Het is transparanter en duidelijker om de (gewijzigde) goedkeuringstolerantiegrens - voortaan - in de controlevordering op te nemen in plaats van de aanbestedingsstukken. Bij nader inzien kan de goedkeuringstolerantiegrens voor fouten en onzekerheden voor de getrouwheid van de jaarstukken, waarover de accountant een expliciet oordeel heeft beter worden opgenomen in de controleverordening. Op die manier hoeft de raad dit percentage niet elke keer expliciet vast te stellen bij elke nieuwe aanbesteding van de accountant. 4. Uitbreiding categorie acceptabele lastenoverschrijdingen Naar aanleiding van de jaarrekening 2024 wordt voorgesteld om de beleidsnota op een specifiek onderdeel aan te passen.

Het gaat om de uitbreiding van de categorie lastenoverschrijdingen op programmaniveau die door de raad als acceptabel worden geacht. Bij de controle op de toepassing van het begrotingscriterium is geconstateerd dat er tegenover een lastenoverschrijding op het ene programma lastenonderschrijdingen op een of meerdere andere programma’s hebben plaatsgevonden. De kostensoort is hetzelfde. Daarom wordt voorgesteld om dit soort lastenoverschrijdingen voortaan als acceptabel aan te merken. Dit betekent overigens niet dat ze niet als rechtmatigheidsfout moeten worden aangemerkt. Het betekent wel dat ze niet afzonderlijk hoeven te worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Hiermee geeft uw raad aan dat dit soort programmaoverschrijdingen weliswaar onrechtmatig zijn, maar dat uw raad het college niet meer van het college verlangt dat ze afzonderlijk toegelicht worden in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken. De gemeentelijke organisatie hoeft hiervoor dan ook geen afzonderlijke beheersmaatregelen te treffen. Risico's Het voorstel om de goedkeuringstolerantiegrens op de wettelijk maximaal toegestane 2% vast te laten stellen resulteert in een zo klein mogelijk risico op een niet goedkeurende accountantsverklaring. Hierbij wordt rekening gehouden met de wettelijke wijzigingen.

Fouten en onzekerheden worden voortaan bij elkaar opgeteld én de grondslag wordt het bedrag aan totale werkelijke lasten exclusief de werkelijke toevoegingen aan de reserves. Het voorstel om de verantwoordingsgrens te handhaven op 1,5% levert mogelijk ten opzichte van de huidige situatie een iets groter, maar aanvaardbaar risico op. Door de wetswijziging daalt het wettelijk maximaal toegestane percentage van de verantwoordingsgrens van 3% naar 2%. Zoals vermeld onder het kopje argumenten is het risico, rekening houdend met de wettelijke wijzigingen, ten opzichte van de huidige situatie naar verwachting redelijk beperkt. De fouten en onduidelijkheden worden bij elkaar opgeteld en de grondslag is het bedrag aan werkelijke lasten exclusief de werkelijke toevoegingen aan de reserves. Daarbij is het overschrijden van de verantwoordingsgrens een zaak tussen de raad en het college. De accountant geeft vanaf het rekeningjaar 2023 geen afzonderlijke accountantsverklaring meer af over (financiële) rechtmatigheid. Financiële gevolgen Aan de voorstellen zelf zijn geen - directe - financiële gevolgen verbonden. Mocht de raad kiezen voor lagere grenzen zoals voorgesteld, dan zorgt dat voor extra werkzaamheden voor de organisatie en de accountant. Een lager percentage resulteert namelijk in meer zekerheid. Meer 3 van 5

zekerheid betekent dat er meer dossiers moeten worden gecontroleerd. Dit gaat naar verwachting zorgen voor hogere lasten, die vooraf lastig in te schatten en te kwantificeren zijn. Met het instemmen van onze voorstellen nemen de administratieve lasten en de lasten en de accountantslasten niet toe. Duurzaamheid n.v.t. Burger-& overheidsparticipatie Burger- en overheidsparticipatie op dit voorstel is niet mogelijk. Communicatie Er is geen verdere communicatie nodig over dit besluit. Het gaat vooral om een administratieve wijziging. Vervolg Nadat de raad de - geactualiseerde - beleidsnota en controleverordening heeft vastgesteld treedt deze in werking op de dag na de bekendmaking. Beiden hebben wel betrekking op het gehele rekeningjaar 2025. Met andere woorden, de wijzigingen treden in de praktijk - met terugwerkende kracht - in werking op 1 januari 2025. Voorstel Wij stellen u voor: 1. de Controleverordening gemeente Halderberge, zoals vastgesteld door de raad in zijn vergadering van 23 maart 2023, in te trekken; 2. de Controleverordening gemeente Halderberge vast te stellen; 3. de Beleidsnota rechtmatigheid Halderberge, zoals vastgesteld door de raad in zijn vergadering van 14 maart 2024, in te trekken; 4. de Beleidsnota rechtmatigheid Halderberge vast te stellen; Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Halderberge.

Bijlagen: 1. Beleidsnota rechtmatigheid gemeente Halderberge 2. Controleverordening gemeente Halderberge 3. Toelichting op de wijzigingen van het BBV, het Bado en de controlebevindingen over 2024

4 van 5

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Halderberge; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 16 september 2025; gelet op artikel 212 en artikel 213 van de Gemeentewet

BESLUIT: Het college besluit: 1. de Controleverordening gemeente Halderberge, zoals vastgesteld door de raad in zijn vergadering van 23 maart 2023, in te trekken; 2. de Controleverordening gemeente Halderberge vast te stellen; 3. de Beleidsnota rechtmatigheid Halderberge, zoals vastgesteld door de raad in zijn vergadering van 14 maart 2024, in te trekken; 4. de Beleidsnota rechtmatigheid Halderberge vast te stellen. Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Halderberge op 23 oktober 2025,

de griffier,

de voorzitter,

Ari Koenen

Anne Mulder

5 van 5