Raadsvoorstel aanbesteding nieuwe accountant 2024 .pdf

RAADSVOORSTEL

Zaaknummer:

Contactpersoon:

Raadsvergadering:

8 februari 2024

Commissie:

Portefeuillehouder:

P. Schouw 0165-390740

Telefoonnummer:

Onderwerp

A. Koenen en F. Scheerder

0165-390740

Programma van eisen accountantscontrole 2024 - 2026

Samenvatting Het contract met de huidige accountant loopt af op 30 juni 2024. De gemeente is wettelijk verplicht om een accountant aan te wijzen die de jaarstukken van de gemeente controleert. Net als in de vorige aanbesteding is er gekozen om de accountantscontrole met meerdere gemeenten regionaal aan te besteden. De totale verwachte opdrachtwaarde overschrijdt het Europese drempelbedrag voor diensten ruim, zodat een Europese aanbestedingsprocedure voorgeschreven is. De aanbesteding vindt plaats in percelen, waarbij elke aanbestedende dienst een perceel vormt. De raad wordt voorgesteld in een besloten vergadering het programma van eisen accountantscontrole 2024 - 2026 vast te stellen en de Europese aanbestedingsprocedure op te starten. De beoordeling van de inschrijvingen vindt plaats door een centrale beoordelingscommissie waarin elke gemeente door een afgevaardigde vertegenwoordigd is.

Inleiding & beeldvorming Op 24 september 2020 heeft uw raad, na een regionaal georganiseerde Europese aanbesteding, besloten om voor de jaren 2020 - 2022 Astrium overheidsaccountants BV (thans: Flynth BV) opdracht te geven tot het uitvoeren van de accountantscontrole voor de gemeente Halderberge. Vervolgens is er gebruik gemaakt van de mogelijkheid - verlengingsoptie - om het contract met de accountant onder dezelfde voorwaarden voor één jaar te verlengen. Het contract kan niet nog een keer verlengd worden. Daarom is een nieuwe (Europese) aanbesteding voorbereid voor de accountscontroles over de komende jaren. De accountant is belast met de controle van de jaarrekening, het verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van verslag van bevindingen. Rol auditcommissie Met het vaststellen van de Controleverordening gemeente Halderberge (hierna: Controleverordening) heeft uw raad besloten dat de auditcommissie - in overleg met uw raad - de aanbesteding van de accountantscontrole voorbereidt (artikel 2, tweede lid van de Controleverordening). Uw raad wordt twee keer betrokken in het proces om te komen tot een nieuwe accountant die de accountantscontrole voor de gemeente gaat verrichten. De eerste keer 1 van 6

is het vaststellen van het programma van eisen, het onderwerp van dit raadsvoorstel (conform artikel 2, derde lid van de Controleverordening), en het definitief gunnen van de opdracht en het aanwijzen van accountant voor de accountantscontrole van de gemeente (artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet). De planning is er op gericht dat in de raadsvergadering van 4 juli de opdracht definitief gegund kan worden. Gezamenlijke aanbesteding De (Europese) aanbesteding is voorbereid door een ambtelijke werkgroep, bestaande uit controllers dan wel hoofden Financiën van de vier aanbestedende diensten en een afvaardiging van de Stichting Inkoopbureau West-Brabant (thans: Wijzijnkarel.). De vier aanbestedende diensten die aan de aanbestedingsprocedure deelnemen zijn: de gemeenten Halderberge, Rucphen, Geertruidenberg en Tholen. Looptijd Er is gekozen voor een vaste looptijd van de opdracht c.q. overeenkomst van drie jaar met een verlengingsoptie om de opdracht - onder gelijkblijvende voorwaarden - twee keer met een jaar te verlengen. Indien er gebruik wordt gemaakt van de verlengingsopties dan vervalt de opdracht c.q. overeenkomst van rechtswege op 30 juni 2029. Gezien de huidige marktomstandigheden (krappe markt van de accountantscontrole voor met name de wat kleinere gemeenten) lijkt het ons verstandig om de totale contractperiode op vijf jaar te zetten.

Een langere contractperiode kan aantrekkelijker zijn voor een marktpartij om in te schrijven. Aanbesteding in percelen Wij stellen voor een gezamenlijke (Europese) aanbesteding in vier percelen op te starten. Elke gemeente zal een afzonderlijke overeenkomst afsluiten met de inschrijver die op het perceel heeft ingeschreven met de economisch meeste voordelige inschrijving op basis van de beste prijskwaliteit verhouding (artikel 2.114, tweede lid onder a van de Aanbestedingswet 2012). In het voorgestelde programma van eisen vormt elke aanbestedende dienst een afzonderlijk perceel. Inschrijvers kunnen ervoor kiezen om voor alle percelen, meerdere percelen of slechts één enkel perceel in te schrijven. De verwachting is dat met gebruikmaking van percelen het aantrekkelijker is voor accountantsorganisaties om in te schrijven. Daarbij is expliciet rekening gehouden met de huidige marktomstandigheden. De markt voor accountscontroles bij - met name de wat kleinere gemeenten staat al enige jaren onder druk. Het aantal geïnteresseerde partijen (accountantsorganisaties) om bij de wat kleinere gemeenten accountantscontroles te verrichten is in de afgelopen jaren afgenomen. Met andere woorden, de markt is kleiner geworden. Door de aanbesteding in percelen te knippen kunnen ook de minder grote accountantsorganisaties inschrijven.

Tolerantiegrenzen getrouwe beeld jaarrekening In artikel 2, derde lid van de Controleverordening is opgenomen dat de raad bij het vaststellen van het programma van eisen ook de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole en indien gewenst afwijkende rapportagegrenzen worden vastgesteld. Wij hebben ervoor gekozen om de goedkeuringskeuringstoleranties van de accountantscontrole in dit raadsvoorstel op te nemen. Daarbij stellen wij voor om de goedkeuringstoleranties van de accountantscontrole vast te stellen op de maximale toegestane goedkeuringstolerantiegrenzen conform artikel 2 van het Besluit accountcontrole decentrale overheden (hierna: Bado).Concreet betekent dat de gemeente een goedkeurende accountsverklaring ontvangt, wanneer de eventueel geconstateerde getrouwheidsfouten onder 1% van de totale (werkelijke) lasten van de gemeente blijven én wanneer de eventueel geconstateerde onzekerheden onder 3% van de totale (werkelijke) lasten van de gemeente blijven. Met het vaststellen van deze goedkeuringstolerantiegrenzen wordt er zowel voldaan aan de controleverordening als aan het Bado. Uw raad heeft de mogelijkheid om de goedkeuringstolerantiegrenzen lager vast te stellen (maar niet hoger). Dat is echter niet gewenst, omdat dit leidt tot meer controlewerkzaamheden en dus tot hogere kosten, zowel intern als extern.

2 van 6

Omdat vanaf 2023 het college zelf een verklaring c.q. verantwoording moet afleggen over de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties over het afgelopen jaar (lees: 2023), hebben de goedkeuringstolerantiegrenzen alleen betrekking op het getrouwe beeld van de jaarrekening inclusief de rechtmatigheidsverantwoording door het college die namelijk onderdeel uitmaakt van de jaarrekening. Voor de financiële rechtmatigheid (onderwerp van de rechtmatigheidsverantwoording) heeft uw raad in de Beleidsnota rechtmatigheid gemeente Halderberge, die in de raadsvergadering van 23 maart 2023 is vastgesteld, goedkeuringstolerantiegrenzen en rapportagegrenzen vastgesteld. Wij stellen uw raad voor de goedkeuringstolerantiegrenzen voor onbepaalde duur vast te stellen. Mocht er in de komende tijd een wetswijziging volgen waarbij deze goedkeuringstolerantiegrenzen zullen worden aangepast, dan zullen wij - voor zover nodig en/of wenselijk - met een nieuw voorstel naar uw raad komen. Overleg Wij hebben het programma van eisen voor de accountantscontrole 2024 - 2026 - in het bijzijn van de concerncontroller van de gemeente Halderberge die als ambtelijke vertegenwoordiger zitting neemt in de ambtelijke werkgroep - besproken in onze vergadering van 11 december 2023. Op ons voorstel zijn er enkele wijzigingen aangebracht, waarvan de belangrijkste is de looptijd, in totaal 5 jaar.

Doelstelling Op basis van artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet moet iedere gemeente een accountant aanwijzen die zijn jaarrekening controleert. Door middel van het doorlopen van deze Europese aanbestedingsprocedure verwachten we uiterlijk in de raadsvergadering van 4 juli 2024 uw raad een accountant te kunnen laten aanwijzen en zodoende te voldoen aan onze wettelijke verplichting. Uw raad moet op grond van de Controleverordening bij het vaststellen van het programma van eisen ook de goedkeuringstolerantiegrenzen voor fouten en onzekerheden voor het getrouwe beeld van de jaarrekening vaststellen. Overwegingen 1. Door gezamenlijk aan te besteden kan gezamenlijk kennis en ervaringen worden gedeeld Door gezamenlijk de opdracht aan te besteden kunnen kennis en ervaring over de uitvoering van de opdracht met elkaar gedeeld worden. 2. De auditcommissie heeft een rol in de aanbestedingsprocedure voor de accountantscontrole Wij stellen voor om de leden van auditcommissie plaats te laten nemen in de lokale beoordelingscommissie, zodat wij ook invulling kunnen geven aan de taak die uw raad aan ons heeft opgedragen in de Controleverordening. 3.

Uit praktisch oogpunt en in het belang van een vlotte aanbestedingsprocedure en efficiency is het wenselijk dat de beoordelingscommissies gemachtigd zijn om namens de raad de aanbesteding uit te voeren en het voorlopige gunningsbesluit te nemen De centrale beoordelingscommissie bestaat uit maximaal vier personen (één persoon per aanbestedende dienst). De inschrijvingen worden door elke aanbestedende dienst in een lokale beoordelingscommissie (in ons geval de auditcommissie) beoordeeld. Bij de presentaties van de inschrijvende partijen is er uit efficiency-overwegingen voor gekozen om maximaal twee vertegenwoordigers per aanbestedende dienst de presentaties te laten bijwonen. Het uiteindelijke oordeel van de lokale beoordelingscommissie wordt in de centrale beoordelingscommissie door de afgevaardigde van de aanbestedende dienst ingebracht. De afgevaardigde vanuit de gemeente Halderberge die deelneemt in de centrale beoordelingscommissie is de voorzitter van de auditcommissie.

3 van 6

4. Het aanwijzen van accountant is een raadsbevoegdheid en zal in een afzonderlijk raadsvoorstel aan uw raad worden voorgelegd Wij verwachten dat wij u in de raadsvergadering van 4 juli 2024 een voorstel voor de aanwijzing van de accountant kunnen aanbieden. 5. Het is voor de gemeente van economisch en financieel belang dat deze procedure correct verloopt er geen sprake is van onevenredige bevoordeling of benadeling van een van de inschrijvende partijen Het bijgevoegde programma van eisen accountantscontrole 2024 - 2026 dient tot de publicatie van de aanbesteding geheim te blijven, zodat alle mogelijke inschrijvende partijen gelijktijdig over het programma van eisen beschikken en ieders concurrentiepositie niet onevenredig wordt bevoordeeld of benadeeld in deze aanbestedingsprocedure door voorkennis. Het kan de gemeente schade en financieel nadeel berokkenen als informatie voortijdig bekend is en de aanbestedingsprocedure hierom wordt doorkruist. Daarom stellen wij uw raad voor om geheimhouding op te leggen in het kader van artikel 87 van de Gemeentewet en het belang van artikel 5.1, eerste lid onder b (de economische en financiële belangen van de gemeente) van de Wet open overheid. De geheimhouding vervalt op het moment van publicatie van het programma van eisen, het moment waarop de termijn van inschrijving start. 6.

Aanbestedingsprocedure in percelen en looptijd Door de aanbestedingsprocedure in percelen op de markt te zetten en de looptijd inclusief verlengingsopties op vijf jaar te zetten is het aantrekkelijker voor inschrijvers om in te schrijven op een of meerdere percelen. Door de aanbestedingsprocedure op deze manier vorm te geven kunnen ook de wat kleinere accountantsorganisaties inschrijven en wordt er meer zekerheid aan hen geboden. 7. Maximaal toegestane tolerantiegrenzen Door de goedkeuringstolerantiegrenzen vast te stellen op de - wettelijk gezien - maximaal toegestane goedkeuringstolerantiegrenzen wordt er enerzijds voldaan aan artikel 2, derde lid van de Controleverordening en anderzijds aan artikel 3 van het Bado. Het is gebruikelijk om de goedkeuringstolerantiegrenzen voor het getrouwe beeld van jaarrekening vast te stellen op hetgeen - wettelijk gezien - maximaal toegestaan is. Lagere goedkeuringstolerantiegrenzen zijn weliswaar toegestaan, maar resulteren in hogere controlelasten, zowel intern als extern. Immers meer zekerheid betekent, meer controlewerkzaamheden. Risico's 1. De mogelijkheid kan niet worden uitgesloten dat er geen enkele partij inschrijft op het perceel Halderberge of meerdere percelen Mocht dit scenario zich voordoen, dan zullen wij u zo spoedig mogelijk informeren over de mogelijke vervolgscenario's. 2.

Indien het programma van eisen openbaar wordt behandeld kunnen partijen voor de publicatie er kennis van nemen en daarmee een onevenredig voordeel verkrijgen De huidige accountant zou hiermee bijvoorbeeld een voordeel kunnen verkrijgen, aangezien onze huidige accountant ervan op de hoogte is dat wij de opdracht voor de accountantscontrole opnieuw moeten aanbesteden, aangezien het contract met de huidige accountant op 30 juni 2024 afloopt. 3. Hogere jaarlijkse kosten Wij achten de kans zeer reëel dat de jaarlijkse auditfee (jaarlijkse accountantskosten) hoger uitvalt dan in de vorige aanbesteding. Dat heeft enerzijds te maken met stijgende kosten in zijn algemeenheid en in de tweede plaats de krappe markt (marktomstandigheden). Vooralsnog schatten wij de nieuwe jaarlijkse auditfee op zo'n € 90.000. Het is echter niet uitgesloten dat de jaarlijkse auditfee nog hoger uitvalt.

4 van 6

Financiële gevolgen In de begroting 2024 is een jaarlijks budget aan controlekosten (hierna: auditfee) opgenomen van afgerond € 70.000. Dit bedrag zal naar verwachting niet toereikend zijn na de aanbesteding. Gezien de krapte op de arbeidsmarkt en de vrij hoge inflatie, zal de jaarlijkse auditfee naar verwachting hoger gaan uitvallen. Vooralsnog wordt er rekening gehouden met een jaarlijkse auditfee van zo'n € 90.000 voor onze gemeente. Mocht het huidige budget niet toereikend zijn, wat dus naar verwachting het geval zal zijn, dan zal dat als mutatie worden meegenomen in de eerstvolgende tussentijdse rapportage in onze P&C-cyclus. Duurzaamheid n.v.t. Burger-& overheidsparticipatie Dit voorstel leent zich niet voor burgerparticipatie. Communicatie De ambtelijke werkgroep zal in samenwerking met een afgevaardigde van Wijzijnkarel. zorgdragen voor de publicatie van het programma van eisen voor de accountantscontrole 2024 - 2026. Vervolg De Europese aanbestedingsprocedure kent de volgende stappen/fasen: 1. het vastgestelde programma van eisen in de markt zetten (februari); 2. de ontvangen offertes beoordelen en scores toekennen op basis van de in het programma van eisen opgenomen gunningscriteria en de daarbij behorende wegingsfactoren door de beoordelingscommissies (maart/april); 3. de (voorlopige) opdrachtgunning (mei); 4. de aanwijzing van de accountant door de raad (juli).

Voorstel Wij stellen voor 1. te besluiten dat het programma van eisen voor de accountantscontrole 2024 - 2026 op grond van artikel 23, vierde lid van de Gemeentewet achter gesloten deuren wordt behandeld; 2. op het programma van eisen accountantscontrole 2024 - 2026, de beraadslagingen hieromtrent en het afzonderlijke verslag hiervan geheimhouding te leggen op grond van artikel 87 van de Gemeentewet jo. artikel 5.1, eerste lid onder b van de Wet open overheid; 3. de opgelegde geheimhouding te laten vervallen op het moment van publicatie van het programma van eisen accountantscontrole 2024 - 2026 op TenderNed; 4. het programma van eisen voor de accountantscontrole 2024 - 2026 vast te stellen; 5. de centrale en lokale beoordelingscommissie namens de gemeenteraad te machtigen om de aanbesteding uit te voeren; 6. de lokale beoordelingscommissie te laten bestaan uit de leden van de auditcommissie; 7. in de raadsvergadering van 4 juli 2024 de accountant aan te wijzen; 8. de goedkeuringstolerantiegrenzen voor het getrouwe beeld van de jaarrekening vast te stellen op de - wettelijk gezien - maximaal toegestane goedkeuringstolerantiegrenzen, 1% respectievelijk 3% voor getrouwheidsfouten respectievelijk onzekerheden, voor onbepaalde duur. De auditcommissie

Bijlage (geheim): Programma van eisen accountantscontrole 2024 – 2026 inclusief bijlagen 5 van 6

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Halderberge; gezien het voorstel van de auditcommissie van 8 januari 2024 gelet op: artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet; artikel 87 van de Gemeentewet jo. artikel 5.1 Wet open overheid; artikel 3 van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden; en artikel 2 van de Controleverordening gemeente Halderberge. BESLUIT: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

te besluiten dat het programma van eisen voor de accountantscontrole 2024 -2026 op grond van artikel 23, vierde lid van de Gemeentewet achter gesloten deuren wordt behandeld; op het programma van eisen accountantscontrole 2024 - 2026, de beraadslagingen hieromtrent en het afzonderlijke verslag hiervan geheimhouding te leggen op grond van artikel 87 van de Gemeentewet jo. artikel 5.1, eerste lid onder b van de Wet open overheid; de opgelegde geheimhouding te laten vervallen op het moment van publicatie van het programma van eisen accountcontrole 2024 - 2026 op TenderNed; het programma van eisen voor de accountantscontrole 2024 - 2026 vast te stellen; de centrale en lokale beoordelingscommissie namens de gemeenteraad te machtigen om de aanbesteding uit te voeren; de lokale beoordelingscommissie te laten bestaan uit de leden van de auditcommissie; in de raadsvergadering van 4 juli 2024 de accountant aan te wijzen; de goedkeuringstolerantiegrenzen voor het getrouwe beeld van de jaarrekening vast te stellen op de - wettelijk gezien - maximaal toegestane goedkeuringstolerantiegrenzen, 1% respectievelijk 3% voor getrouwheidsfouten respectievelijk onzekerheden, voor onbepaalde duur.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Halderberge op 8 februari 2024,

de griffier,

de voorzitter,

drs. A. Koenen

drs. B.J.A. Roks

6 van 6