Quickscan inzet raadsinstrumentarium Halderberge.pdf

Quickscan inzet raadsinstrumentarium | 7|april 2025 Rekenkamer Halderberge | Quickscan inzet raadsinstrumentarium 1

Datum: 7 april 2025 Opdrachtgever: A.L. (Lauryan) Bakker – directeur Rekenkamer Halderberge lauryan@necker.nl Onderzoekers: R. L. (Ruben) Riemens ruben@necker.nl K.A. (Kirsten) Commijs kirsten@necker.nl

Rekenkamer Halderberge | Quickscan inzet raadsinstrumentarium | 2

Doelstelling ................................................................................................................................................................ 5 Afbakening ................................................................................................................................................................. 5 Vraagstelling .............................................................................................................................................................. 5

1.1 Het raadsinstrumentarium van de raad van Halderberge ................................................................................. 12 1.2 Kennis en ondersteuning ................................................................................................................................... 16

2.1 De inzet van raadsinstrumenten........................................................................................................................ 18 2.2 Verdiepende blik op de inzet van raadsinstrumenten....................................................................................... 25 2.3 Zicht op afdoening en opvolging ....................................................................................................................... 27

Moties ................................................................................................................................................................. 34 Amendementen .................................................................................................................................................. 34 Schriftelijke vragen ............................................................................................................................................. 35 Technische vragen .............................................................................................................................................. 35

Rekenkamer Halderberge | Quickscan inzet raadsinstrumentarium | 3

Rekenkamer Halderberge | Quickscan inzet raadsinstrumentarium | 4

Inleiding Raadsinstrumenten zijn het gereedschap van de raad. Ze zijn essentieel voor het invullen van de kaderstellende en controlerende rol. Welk instrument je in welke situatie gebruikt, hangt sterk af van de politieke context, het moment in het besluitvormingsproces en de ‘zwaarte’ van het onderwerp. Het is van belang een afgewogen oordeel te vormen en het juiste instrument op het juiste moment in te zetten. Op die manier weet de raad zijn instrumentarium echt effectief in te zetten. De wijze waarop met raadsinstrumenten wordt omgegaan, is in de meeste gemeenten in meer of mindere mate geformaliseerd. Het verschilt echter per gemeente op welke wijze dit gebeurt. Nu de raad over de helft van de huidige periode is, is dit een mooi moment om door middel van een rekenkameronderzoek te kijken in hoeverre de raad van Halderberge het instrumentarium optimaal benut.

Deze quickscan richt zich met name op de kennis en het gebruik van raadsinstrumenten. De opvolging ervan door het college wordt hier buiten beschouwing gelaten. Tijdens de consultatieworkshop op 12 september 2024 gaven de aanwezige raadsleden aan benieuwd te zijn naar de mate waarin de raad zijn instrumentarium inzet en welke instrumenten onbenut blijven. Deze quickscan biedt inzicht in het gebruik van het raadsinstrumentarium; de benutting én onderbenutting. Daarnaast is er aandacht voor de effectiviteit van de inzet van het instrumentarium; weet de raad de juiste instrumenten in te zetten om het gewenste doel te bereiken? In de conclusies en aanbevelingen worden lessen geformuleerd over hoe de raad het instrumentarium waar mogelijk effectiever kan inzetten.

Het instrumentarium van de raad is veelzijdig. Van een licht middel als een e-mail aan een ambtenaar tot een zwaar middel als een interpellatiedebat. Daarnaast ondersteunen ook de rekenkamer en de accountant de raad in zijn kaderstellende en controlerende rol. Gezien de omvang en doorlooptijd van deze quickscan kunnen niet alle instrumenten worden meegenomen. Daarom is de quickscan afgebakend naar de instrumenten die over het algemeen het meest door raadsleden worden ingezet: moties, amendementen, schriftelijke vragen, verzoeken om inlichtingen, initiatiefvoorstellen en het verzoek tot interpellatie.

In welke mate maakt de raad doelmatig gebruik van het raadsinstrumentarium tijdens deze raadsperiode? Om de hoofdvraag te beantwoorden zijn er deelvragen geformuleerd. De deelvragen zijn:

Rekenkamer Halderberge | Quickscan inzet raadsinstrumentarium | 5

1. Welke instrumenten heeft de gemeenteraad tot zijn beschikking en in hoeverre is dit voor de raad inzichtelijk? 2. Op welke manier ondersteunt en adviseert de griffie de raad bij de inzet van het raadsinstrumentarium? 3. In welke mate zet de raad het raadsinstrumentarium in? In welke mate is er sprake van over- of onderbenutting van bepaalde instrumenten? 4. Zet de raad het raadsinstrumentarium zo in dat het gewenste resultaat bereikt kan worden? 5. In hoeverre is er bij de raad en de griffie zicht op de afdoening van de inzet van raadsinstrumenten? Met de afgeronde quickscan heeft de raad een toekomstgerichte evaluatie van de inzet van raadsinstrumenten in handen. De inzet wordt onderzocht van 30 maart 2022 (installatie raad) tot en met 30 maart 2024. Door de eerste twee jaar van deze raadsperiode te onderzoeken, kunnen lessen getrokken worden voor het restant van de raadsperiode en wellicht ook voor de volgende. De quickscan geeft inzicht in hoe het gaat én in hoe het eventueel beter kan.

Uitvoering van het onderzoek Dit onderzoek is gestart in het najaar van 2024 en afgerond in het voorjaar van 2025. Het beginpunt van dit onderzoek was het startgesprek tussen de onderzoekers en griffier Ari Koenen, dat in november 2024 plaatsvond. In dit gesprek is de onderzoeksopzet toegelicht en hebben de onderzoekers de benodigde informatie opgevraagd. In dezelfde periode vonden ook de document- en casusanalyse plaats en zijn de onderzoekers in gesprek gegaan met de griffie. Aansluitend stond van 13 december 2024 tot en met 17 januari 2025 de vragenlijst voor raads- en burgercommissieleden open. De rapportage is opgesteld in januari en februari 2025. Daarna volgde de fase van wederhoor. Het eindrapport is op 7 april 2025 aan de gemeenteraad aangeboden. Bij de uitvoering van het onderzoek zijn twee belangrijke kanttekeningen te plaatsen. De eerste kanttekening richt zich op de respons op de enquête. Ondanks verschillende herinneringen en een verlenging van de openstelling, is de vragenlijst uiteindelijk door 14 raads- en burgercommissieleden ingevuld. Er wordt daarom voorzichtig omgegaan met de uitkomsten van het vragenlijstonderzoek. Niet alle resultaten zijn representatief, waardoor ze door de rekenkamer alleen illustratief en informatief gebruikt. De tweede kanttekening heeft betrekking op de casusanalyse.

Voorafgaand aan de uitvoering van het onderzoek, is een onderzoeksopzet opgesteld. In die opzet is ook het normenkader voor de casusanalyse opgenomen, waarin drie componenten zijn terug te vinden. Dat zijn proces, vorm en inhoud. De eerste component, proces, is met name gericht op de start van de inzet en het proces van binnenkomst bij de griffie. Omdat hier geen volledige informatie over beschikbaar was, is dit onderdeel niet beoordeeld in de casusanalyse. Wel is er in het interview met de griffie en in de documentenanalyse stilgestaan bij het procescomponent.

Leeswijzer Dit rapport bestaat uit twee delen: de bestuurlijke nota en de nota van bevindingen. De bestuurlijke nota bevat deze onderzoeksverantwoording, gevolgd door de conclusies en aanbevelingen van de rekenkamer.

Rekenkamer Halderberge | Quickscan inzet raadsinstrumentarium | 6

De nota van bevindingen bestaat uit twee hoofdstukken. In hoofdstuk 1 wordt uiteengezet welke instrumenten de gemeenteraad van Halderberge tot zijn beschikking heeft en hoe raads- en burgercommissieleden hun kennis van het raadsinstrumentarium beoordelen. In datzelfde hoofdstuk wordt ook beschreven op welke wijze de griffie de raad adviseert en ondersteunt rondom de inzet en het gebruik van het raadsinstrumentarium. Hoofdstuk 2 staat in het teken van de daadwerkelijke inzet. Eerst wordt per instrument een globaal beeld geschetst, zodat duidelijk wordt hoe vaak het instrument is ingezet, op welk domein de inzet betrekking had en wie er bij de inzet betrokken zijn geweest. Dit beeld wordt vervolgens verder uitgediept aan de hand van een casusanalyse. Tot slot is er in hoofdstuk 2 ook aandacht voor opvolging en afdoening van de ingezette instrumenten.

Rekenkamer Halderberge | Quickscan inzet raadsinstrumentarium | 7

Conclusies 1. Raads- en burgercommissieleden zijn gematigd positief over hun kennis van het raadsinstrumentarium Kennis van het raadsinstrumentarium betekent dat raadsleden weten waarvoor een instrument is bedoeld en hoe en wanneer de inzet van het instrument passend en effectief is. Raads- en burgercommissieleden, die de vragenlijst van de rekenkamer invulden, zijn over het algemeen gematigd positief over hun eigen kennis van het raadsinstrumentarium. Het kennisniveau verschilt echter wel sterk per instrument en per raadslid. De respondenten geven aan de minste kennis te hebben van het verzoek om interpellatie, het recht op inlichtingen en het initiatiefvoorstel. Dat kan een mogelijke verklaring zijn voor het feit dat het verzoek om interpellatie en het recht op inlichtingen in de onderzochte periode niet zijn gebruikt. 2. De raad gebruikt het instrumentarium voornamelijk om invloed uit te oefenen op de planning & control cyclus Wanneer wordt ingezoomd op het gebruik van moties en amendementen, valt op dat deze inzet vooral wordt gebruikt tijdens de planning & control-cyclus (P&C-cyclus). De P&C-cyclus vormt een belangrijk onderdeel van het raadswerk, zowel in omvang als in inhoud. Het is een belangrijk moment voor de raad om te controleren, kaders te stellen en bij te sturen.

En dus ook een belangrijk moment om actief invulling te geven aan de kaderstellende en controlerende rol. De raad van Halderberge maakt van deze kans gebruik door met name op deze momenten instrumenten in te zetten. Meer dan de helft van de ingediende moties en ongeveer een derde van de ingediende amendementen richt zich namelijk op elementen uit de P&C-cyclus. Daarnaast zijn 530 van de 890 technische vragen gesteld in vergaderingen van de commissie B&O/SM&V: commissievergaderingen waarin diezelfde elementen worden besproken. 3. Raads- en burgercommissieleden ervaren matig zicht op opvolging en afdoening van het ingezette raadsinstrumentarium door beperkte kennis van Halnet Uit de respons op de vragenlijst blijkt dat een meerderheid van de invullers het zicht op opvolging en afdoening van de ingezette raadsinstrumenten als matig tot slecht ervaart. De opvolging en afdoening van instrumenten wordt in de gemeente Halderberge bijgehouden via het digitale platform Halnet. De ervaringen van raads- en burgercommissieleden met Halnet zijn wisselend. Sommige raads- en burgercommissieleden zien het gebruik van Halnet, ten opzichte van het raadsinformatiesysteem, als drempelverhogend, omdat het systeem enige handigheid vereist. Anderen kunnen volgens de griffie goed met het systeem overweg. Opvolging en afdoening is ook zichtbaar via het raadsinformatiesysteem.

4. De raad kan de ondersteuningsmogelijkheden van de griffie beter benutten

Rekenkamer Halderberge | Quickscan inzet raadsinstrumentarium | 8

Uit de quickscan blijkt dat de griffie nog niet altijd wordt gevonden door raadsleden om hen te adviseren bij de inzet van het instrumentarium. Uit de quickscan blijkt wel dat de wens bestaat om uitgebreidere ondersteuning te krijgen. De ondersteuning die de griffie kan bieden, wordt dus nog onvoldoende benut. 5. Er is weinig vastgelegd over de processen rondom de inzet van de verschillende raadsinstrumenten Er bestaan geen standaardsjablonen voor de raadsinstrumenten en de kaders voor de instrumenten zijn beperkt vastgelegd in het Regelement van Orde van de gemeenteraad van Halderberge (hierna: RvO). Technische vragen worden bijvoorbeeld niet genoemd of uitgewerkt in het RvO. De werkwijze rondom de inzet van de raadsinstrumenten is daarmee gestoeld op gebruik in de dagelijkse praktijk en niet op schriftelijk vastgelegde kaders. Dit wordt echter niet als probleem ervaren en uit de quickscan blijkt dat de inzet van een groot deel van het instrumentarium over het algemeen goed is. Het vastleggen en borgen van deze processen kan echter wel bijdragen aan een eenduidige inzet van het instrumentarium en aan continuïteit bij mogelijke veranderingen, zoals wisselingen in de samenstelling van de raad of van de griffie. 6.

De raad maakt gebruik van initiatiefvoorstellen, maar gebruikt deze niet om maatschappelijke thema's te agenderen en kaders te stellen voor deze thema's In de huidige raadsperiode zijn twee initiatiefvoorstellen ingediend, die beiden betrekking hadden op de eigen raadsorganisatie. Het instrument is niet ingezet om bepaalde maatschappelijke thema’s op de agenda te zetten en hiervoor kaders mee te geven aan het college. Een initiatiefvoorstel is een arbeidsintensief instrument dat om die reden niet vaak wordt ingezet. De keuze voor inzet hiervan dient daarom goed afgewogen te worden. Bijvoorbeeld op basis van belang en prioriteit en ook in relatie tot andere (meer maatschappelijke) onderwerpen en mogelijke andere instrumenten. De onderwerpen die nu centraal stonden in het initiatiefvoorstel hadden ook via een raadsvoorstel - voorbereid door het presidium en/of de griffie - behandeld kunnen worden.

Aanbevelingen 1. Zorg ervoor dat de processen rondom de inzet van de verschillende raadsinstrumenten zijn vastgelegd en voor iedereen duidelijk zijn Er is weinig vastgelegd over de processen rondom de verschillende raadsinstrumenten. Het Reglement van Orde van de gemeenteraad van Halderberge wordt op dit moment herzien. Dit is een mooie kans om de bestaande processen vast te leggen en de procesbeschrijvingen beter aan te laten sluiten op de praktijk. Met name op het gebied van technische vragen bestaat nu een kloof tussen de vastgelegde regels en de praktijk. Hoewel dit niet direct tot problemen leidt, is het waardevol om het proces vast te leggen. Als er dan onduidelijkheid ontstaat over het proces of de afspraken, dan kan men in ieder geval terugvallen op de vastgelegde afspraken in het Reglement van Orde. Belangrijk is om de processen ook actief bij de raad onder de aandacht te brengen.

Rekenkamer Halderberge | Quickscan inzet raadsinstrumentarium | 9

2. Maak een zorgvuldige afweging bij de inzet van initiatiefvoorstellen en overweeg om initiatiefvoorstellen ook te gebruiken om maatschappelijke thema's te agenderen Het opstellen van een initiatiefvoorstel is arbeidsintensief. De keuze om een initiatiefvoorstel in te zetten verdient dus een zorgvuldige afweging. Tegelijkertijd is een initiatiefvoorstel een krachtig instrument waarmee de raad duidelijk kan aangeven een bepaald onderwerp belangrijk te vinden. Door de inzet van een initiatiefvoorstel kan de raad heel direct invloed uitoefenen op de agenda en zo uiting geven aan zowel de kaderstellende als de volksvertegenwoordigende rol. 3. Maak als griffie duidelijke welke ondersteuning de griffie kan bieden en informeer (nieuwe) raadsleden hier over. Maak als raad actiever gebruik van de ondersteuningsmogelijkheden en expertise van de griffie. De griffie kan en wil raadsleden ondersteunen bij de inzet van raadsinstrumenten. Raadsleden willen hier ook meer gebruik van maken. Om dit verschil tussen wens en praktijk te verkleinen kunnen zowel de griffie als de raadsleden een aantal stappen zetten. De griffie kan inzetten op het opleiden van raadsleden bij aanvang van een nieuwe periode. Door in het inwerkprogramma voldoende aandacht te besteden aan het instrumentarium en de ondersteuning die de griffie hierbij kan bieden, kan de raad direct een sterke start maken.

Daarnaast is het belangrijk om ook raadsleden die tussentijds toe worden gelaten tot de raad, niet te vergeten. Nodig hen als griffie bijvoorbeeld uit om langs te komen en zo duidelijk te maken wat de griffie bij de inzet van de verschillende instrumenten voor hen kan betekenen. Het kan ook helpen om bijvoorbeeld enkele routekaarten te maken voor bepaalde instrumenten. Als in deze routekaarten ook wordt beschreven wat geschikte momenten zijn om de hulp van de griffie in te roepen, wordt het voor raadsleden wellicht laagdrempeliger om van de beschikbare ondersteuning gebruik te maken. Het is dan aan raadsleden om dat dan ook daadwerkelijk te doen.

Rekenkamer Halderberge | Quickscan inzet raadsinstrumentarium | 10

Rekenkamer Halderberge | Quickscan inzet raadsinstrumentarium | 11

Dit hoofdstuk opent met een korte beschrijving van de gemeenteraad van Halderberge en beschrijft welke raadsinstrumenten de raad tot zijn beschikking heeft op basis van de Gemeentewet en hoe deze zijn verwerkt en opgenomen in het RvO. Daarnaast geeft dit hoofdstuk inzicht in hoe raads- en burgercommissieleden in Halderberge hun kennis van het instrumentarium beoordelen en hoe de griffie ondersteunt en adviseert over het instrumentarium. In dit hoofdstuk worden onderstaande deelvragen beantwoord: 1. Welke instrumenten heeft de gemeenteraad tot zijn beschikking en in hoeverre is dit voor de raad inzichtelijk? 2. Op welke manier ondersteunt en adviseert de griffie de raad bij de inzet van het raadsinstrumentarium?

Kernbevinding: Vrijwel alle onderzochte raadsinstrumenten worden in het RvO nader uitgewerkt. Uitzondering hierop zijn technische vragen. Dit instrument wordt in de praktijk wel gebruikt, maar vindt geen basis in het RvO. Voor de onderzochte raadsinstrumenten bestaan geen sjablonen of vastgestelde werkprocessen, los van de afspraken uit het RvO. 1.1.1 De coalitie in Halderberge heeft een ruime meerderheid van het aantal zetels De gemeenteraad van Halderberge bestaat uit 23 raadsleden verdeeld over zes fracties. De coalitie (VVD, Lokaal Halderberge en WOS) heeft een ruime meerderheid met 18 zetels. De oppositiepartijen (CDA, D66 en PvdA-GroenLinks) bezetten de overige vijf zetels. De raadsleden worden binnen de fractie ondersteunt door burgercommissieleden. Het aantal burgercommissieleden verschilt per partij en heeft gefluctueerd over de eerste twee jaar van de huidige raadsperiode. 1.1.2 Instrumentarium vindt zijn grondslag in Gemeentewet en gebruikerspraktijk Onderstaand overzicht van de instrumenten die de raad tot zijn beschikking heeft, komt uit een onderzoek in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties uit 2019 naar het raadsinstrumentarium. Niet alleen instrumenten die in de wet zijn vastgelegd zijn hierin opgenomen, maar ook instrumenten die in de praktijk worden gebruikt.

Een voorbeeld van een niet in de wet opgenomen instrument is de motie.

Rekenkamer Halderberge | Quickscan inzet raadsinstrumentarium | 12

Ten behoeve van kaderstelling

Ten behoeve van controle

Budgetrecht: vaststellen begroting (art. 189)

Mondelinge vragen (art. 155 lid 1)

Verordende bevoegdheid (art. 127)

Schriftelijke vragen (art. 155 lid 1)

Initiatiefvoorstellen (art. 147a lid 2 en 3)

Interpellaties (art. 155 lid 2)

Amendementen (art. 147b)

Overige vragen vallend onder vragenrecht: technische vragen (art. 155 lid 1)

Moties

Overige vragen vallend onder vragenrecht: informele vragen (art. 155 lid 1)

Beleidskaders en overige kaders

Raadsonderzoeken of -enquêtes (art. 155a lid 1) Budgetrecht: vaststellen jaarrekening en financiële controle in de bredere zin (art. 189 en 213) Rekenkamer (art. 81a) Instelling van en controle op verbonden partijen (art. 160 lid 2) Verplicht doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek (art. 213a) Recht op informatie en recht op inlichtingen (art. 169 en 180)

Tabel 1: Overzicht van de raadsinstrumenten. 1

Zoals in de inleiding aangegeven, richt dit onderzoek zich op de meest gebruikte raadsinstrumenten: moties, amendementen, schriftelijke vragen, technische vragen, het recht op inlichtingen, initiatiefvoorstellen, en interpellatie. Dit zijn ook de instrumenten die actief inzet van de raad vragen. De raad gebruikt natuurlijk ook het budgetrecht en de verordende bevoegdheid regelmatig. Deze instrumenten kunnen echter niet zonder initiatief van het college óf gebruik van een ander instrument (initiatiefvoorstel/amendement) worden ingezet. Ook de rekenkamer is een bijzonder instrument. De raad stelt deze namelijk in, maar de rekenkamer opereert verder onafhankelijk van de raad. Deze instrumenten worden dus verder niet meegenomen in dit onderzoek. 1.1.3 Alle onderzochte instrumenten worden nader uitgewerkt in het Reglement van Orde van de gemeente Halderberge Vijf van de zes instrumenten waarop dit onderzoek zich richt, vinden hun basis in de Gemeentewet en worden nader uitgewerkt in het RvO. Dat geldt niet voor de motie. Moties vinden geen basis in de

1

K. Peters en P Castenmillder. (maart 2019). Om de controle door de raad. Een onderzoek naar de toepassing van het raadsinstrumentarium voor controle en kaderstelling in de gemeentelijke praktijk.

Rekenkamer Halderberge | Quickscan inzet raadsinstrumentarium | 13

Gemeentewet, maar worden wel beschreven in het RvO van de gemeente Halderberge. Dit Regelement van Orde wordt in 2025 herzien. Het huidige RvO is als bijlage 3 bij dit rapport gevoegd. Moties Hoewel moties geen basis vinden in de Gemeentewet, worden ze in alle gemeenteraden ingezet.2 Een motie is een uitspraak, verzoek, of opdracht van de gemeenteraad. Moties richten zich meestal op het college, maar kunnen ook aan de raad zelf of andere partijen gericht zijn. Moties kunnen gebruikt worden om de kaderstellende rol in te vullen, maar zijn ook belangrijk voor de volksvertegenwoordigende rol. Moties worden immers vaak gebruikt om te profileren en dienen zo ook als politiek signaal. Vaak wordt er bij moties onderscheid gemaakt tussen moties die gaan over onderwerpen die op de agenda staan, en moties die gaan over andere onderwerpen. Moties vreemd aan de orde van de dag (hierna: motie vreemd) zijn ook een manier om aandacht voor iets te vragen en een onderwerp politiek te agenderen. Daarnaast zijn er de zogeheten bestuurlijke moties. Dit zijn de moties van treurnis, afkeuring en wantrouwen. Deze moties worden ingezet om een bestuurder tot de orde te roepen of het vertrouwen in een bestuurder op te zeggen. In het RvO worden in artikel 33 enkele praktische afspraken gemaakt over het indienen van moties.

Amendementen Raadsleden hebben op basis van artikel 147b van de Gemeentewet het recht om een amendement in te dienen. Een amendement is een wijziging in een officieel document, zoals een voorstel voor een verordening of een raadsbesluit. Op basis van amendementen kunnen raadsleden direct wijzigingen doorvoeren en hiermee wordt het besluit gewijzigd vastgesteld door de gemeenteraad. In beginsel zijn amendementen daarmee onmiddellijk in de besluitvorming verwerkt. Het is daarmee een zwaarder instrument dan een motie. Soms komt het voor dat met het amendement ook het onderliggende stuk moet worden aangepast, zoals een beleidsdocument. In dat geval zal het amendement niet direct, maar later worden verwerkt. Artikel 32 van het Reglement van Orde bevat enkele procesafspraken met betrekking tot amendementen. Schriftelijke vragen Artikel 155 (lid 1) biedt raadsleden de mogelijkheid om mondeling of schriftelijk vragen te stellen aan het college of de burgemeester. De wet geeft verder weinig kaders: deze worden lokaal in het RvO gesteld. Zo ook in Halderberge. Artikel 38 van het Reglement van Orde beschrijft hoe vragen geformuleerd en ingediend, en wanneer ze beantwoord dienen te worden.

Technische vragen Hoewel de Gemeentewet geen specifiek verschil aanbrengt tussen politieke en technische vragen, wordt dat onderscheid in veel gemeenten wel degelijk gemaakt.3 Waar schriftelijke vragen om een politiek antwoord van het college vragen, zijn technische vragen juist gericht op het ontvangen van feitelijke

2 3

Ibid. Ibid.

Rekenkamer Halderberge | Quickscan inzet raadsinstrumentarium | 14

informatie van geringe omvang. Het Reglement van Orde van de gemeente Halderberge maakt geen onderscheid tussen technische of politieke vragen. Recht op inlichtingen Het college van B&W moet de raad alle inlichtingen geven die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft. Daarom heeft de raad het recht op informatie (ook wel de actieve informatieplicht genoemd, zie artikel 169 en artikel 180 Gemeentewet) en het recht op inlichtingen (ook wel de passieve informatieplicht genoemd, zie artikel 155, 169 en 180 Gemeentewet). Als duidelijk is wat het raadslid precies wil weten, dan is het stellen van mondelinge of schriftelijke vragen het meest voor de hand liggend. Wanneer er nog niet genoeg informatie is om de vraag te formuleren en te kunnen stellen, dan is een inlichtingenverzoek logischer. Daarmee kan een breder verzoek tot inlichtingen worden gedaan. Het college moet dan de benodigde inlichtingen aan de verzoeker verstrekken. In Halderberge wordt het recht op inlichtingen verder uitgewerkt in artikel 40 van het Reglement van Orde. Initiatiefvoorstellen De meeste voorstellen aan de gemeenteraad komen van het college. Een raadslid kan echter zelf op basis van artikel 147a van de Gemeentewet ook een uitgewerkt voorstel doen en dit voorstel voorleggen aan de gemeenteraad. In Halderberge zijn hierover regels opgesteld in artikel 35 van het RvO.

Het college heeft dan de rol van adviseur en voorziet het voorstel van een tijdige en onderbouwde bestuurlijke reactie, zoals de Gemeentewet ook verplicht. Dit instrument wordt niet vaak ingezet, omdat het opstellen van een initiatiefvoorstel een tijdrovende klus is voor raadsleden. Interpellatie Raadsleden kunnen op basis van artikel 155 (2e lid) van de Gemeentewet een verzoek tot interpellatie indienen aan de raad. Interpellatie is een zwaar middel om informatie te krijgen van (een lid van) het college over een politiek, actueel en gevoelig onderwerp. In Halderberge zijn procesregels omtrent interpellatie opgenomen in artikel 37 van het RvO. 1.1.4 In Halderberge wordt in de praktijk onderscheid gemaakt tussen technische en politieke vragen, terwijl dit onderscheid niet expliciet in het RvO wordt gemaakt Voor het stellen van technische vragen geldt een ander proces dan voor schriftelijke politieke vragen op basis van artikel 38 uit het RvO. Dit proces voor technische vragen staat echter niet beschreven in het RvO of in een ander vastgesteld document. Raads- en burgercommissieleden stellen in Halderberge voorafgaand aan commissievergaderingen technische vragen over onderwerpen die in de desbetreffende commissievergadering worden behandeld. Deze technische vragen zijn niet politiek van aard.

Het gaat dan om vragen over feitelijke informatie of om een toelichting van geringe omvang. De griffie doet bij het uitsturen van de agenda van de commissievergaderingen het verzoek om technische vragen op tijd in te dienen. De afspraak is dat de technische vragen voor maandag 9:00 uur in de week van de commissievergadering bij de griffie zijn ingediend. De griffie zet de vragen vervolgens uit. Het college draagt zorg voor de beantwoording van de gestelde technische vragen voorafgaand aan de commissievergadering en de griffie plaatst de vragen en antwoorden dinsdag aan het eind van de dag op het raadsinformatiesysteem. Technische vragen die onafhankelijk van een commissievergadering worden gesteld, worden niet op het raadsinformatiesysteem geplaatst.

Rekenkamer Halderberge | Quickscan inzet raadsinstrumentarium | 15

1.1.5 De gemeenteraad van Halderberge maakt geen gebruik van vaste sjablonen of vaste procesafspraken voor het indienen van moties en amendementen Waar sommige gemeenteraden een vast sjabloon gebruiken voor moties en amendementen dat door de griffie aan de raad beschikbaar wordt gesteld, geldt dit niet voor de gemeenteraad van Halderberge. Zowel bij de griffie als bij de raad is hier ook niet direct behoefte aan. Ook voor het indienen van moties en amendementen bestaan geen harde procesafspraken. Wel is het gebruikelijk dat moties en amendementen voor aanvang van de raadsvergadering met de griffie en overige raadsleden gedeeld zijn. In het gesprek geeft de griffie aan dat met name amendementen bij voorkeur zo vroeg mogelijk met de griffie worden gedeeld, zodat de griffie de kans heeft een juridische toets uit te (laten) voeren. Deze toets wordt niet standaard uitgevoerd, maar dit gebeurt wel als raadsleden hier om vragen. Indien de griffie zelf niet de benodigde expertise heeft, kan via de griffie ook om ambtelijke bijstand worden gevraagd.

Kernbevinding: Raads- en burgercommissieleden hebben gedegen kennis van het raadsinstrumentarium. Fracties spelen, naast de griffie, een belangrijke rol in het overdragen van kennis. Raads- en burgercommissieleden maken beperkt gebruik van de ondersteuning die de griffie aanbiedt. Tegelijkertijd zien raad en griffie ontwikkelmogelijkheden als het gaat om ondersteuning. 1.2.1 Raads- en burgercommissieleden zijn gematigd positief over hun eigen kennis van het raadsinstrumentarium, maar dat geldt niet voor iedereen en voor alle instrumenten De raads- en burgercommissieleden die de vragenlijst hebben ingevuld, geven over het algemeen aan dat zij het raadsinstrumentarium goed kennen. 4 Ook zeggen de meeste raads- en burgercommissieleden dat zij mede dor de inzet van hun instrumentarium hun politieke doelen kunnen bereiken. Hierbij dient wel de kanttekening te worden geplaatst dat een zeer ruime meerderheid van de invullers deel uitmaakt van de coalitie, waardoor de slagingskans van het ingezette instrument over het algemeen hoger is, gezien de ruime meerderheid. Uit de respons blijkt ook dat het kennisniveau over de verschillende raadsinstrumenten tussen de invullers verschilt. Raads- en burgercommissieleden zijn het minst bekend met het verzoek om interpellatie.

Een overgrote meerderheid van de invullers geeft aan relatief weinig kennis te hebben over hoe en wanneer het interpellatierecht ingezet kan worden. Een kleiner deel van de respondenten geeft ook aan dat zij minder goed in beeld heeft hoe zij gebruik kunnen maken van een verzoek om inlichtingen en een initiatiefvoorstel. Slechts een enkeling geeft aan relatief weinig kennis te hebben over moties, amendementen, en schriftelijke en technische vragen.

4

De vragenlijst is naar alle raads- en burgercommissieleden uitgestuurd en heeft van 13 december 2024 tot 2o januari 2025 opengestaan om in te vullen. Ondanks verschillende herinneringen en verzoeken om de vragenlijst in te vullen, is deze uiteindelijk door 14 raads- en/of burgercommissieleden ingevuld. Hierdoor zijn de resultaten niet representatief en worden ze door de rekenkamer illustratief en informatief gebruikt.

Rekenkamer Halderberge | Quickscan inzet raadsinstrumentarium | 16

Alle respondenten geven in de vragenlijst aan dat zij het raadsinstrumentarium hebben leren gebruiken via de fractie. Daarnaast heeft ook de griffie volgens hen een belangrijke rol gespeeld in de kennisontwikkeling over de verschillende instrumenten. 1.2.2 Raads- en burgercommissieleden maken beperkt gebruik van de ondersteuning van de griffie bij de inzet van het instrumentarium De griffie speelt een centrale rol in het indieningsproces van de verschillende raadsinstrumenten. Uit het gesprek met de griffie en uit de resultaten van de vragenlijst, blijkt echter dat raadsleden maar beperkt gebruik maken van de inhoudelijke ondersteuning die de griffie kan bieden. De griffie leest of denkt, rond de voorbereiding van de inzet van een instrument, niet standaard mee. Of toetsing plaatsvindt, is onder meer afhankelijk van het moment waarop het instrument naar de griffie wordt gestuurd. Het komt namelijk voor dat moties en amendementen vlak voor de aanvang van de raadsvergadering bij de griffie binnenkomen, waardoor de griffie geen tijd meer heeft om te toetsen. Waar dit bij moties niet als een probleem wordt ervaren, verdient het de voorkeur om zeker amendementen (juridisch) te laten toetsen. Dit gebeurt nu af en toe en is ook afhankelijk van het betreffende raadslid. Als het raadslid op tijd om een toetsing vraagt, dan vindt deze plaats.

In dergelijke gevallen kan de griffier zelf of via ambtelijke bijstand hulp bieden. Hetzelfde geldt voor initiatiefvoorstellen. Voor wat betreft ondersteuning bij het vragenrecht geldt dat de griffie incidenteel assisteert bij het formuleren van vragen. 1.2.3 Raads- en burgercommissieleden geven aan (meer) ondersteuning van de griffie te waarderen Uit de respons op de vragenlijst blijkt dat slechts een kleine minderheid van de invullers geen behoefte heeft aan ondersteuning van de griffie. De invullers zijn verdeeld over de manier waarop de griffie (meer) ondersteuning zou kunnen bieden. Een meerderheid geeft aan vooral behoefte hebben aan ondersteuning op proces of kennis. Dit kan bijvoorbeeld door het organiseren van een cursus, het creëren van een routekaart die helpt bij het kiezen van een instrument, of door procesadvies over het kiezen van het juiste instrument bij het achterliggende doel.5 Een deel van de invullers geeft aan behoefte te hebben aan ondersteuning op inhoud door de griffie en zou conceptversies van instrumenten graag inhoudelijk willen laten checken. Ook geven enkele invullers aan behoefte te hebben aan ondersteuning bij de opvolging en stand van zaken met betrekking tot moties en amendementen. Voor een enkeling is niet duidelijk wanneer de hulp van de griffie ingeroepen kan worden.

5

In de enquête is uitgevraagd op welke manier de griffie raads- en burgercommissieleden (meer) zou kunnen ondersteunen bij de inzet van het raadsinstrumentarium. De antwoordopties waren: De griffie doet een inhoudelijke check op concepten (4), cursus om raadsinstrumentarium (beter) te leren inzetten (5), routekaart die helpt welk instrument ik op welke manier kan inzetten (5), anders (2), ik heb geen behoefte aan ondersteuning (2).

Rekenkamer Halderberge | Quickscan inzet raadsinstrumentarium | 17

In dit hoofdstuk wordt per instrument een globaal beeld geschetst van de inzet van het raadsinstrumentarium door de gemeenteraad van Halderberge. Er wordt beschreven hoe vaak een instrument is gebruikt, op welk domein het instrument zich heeft gericht en wie er bij de inzet van het instrument betrokken zijn geweest. Het gebruik van de instrumenten wordt daarna verder uitgediept met een analyse van 27 casussen. Tot slot wordt beschreven in welke mate de raad zicht heeft op de afdoening en opvolging van de ingezette instrumenten. In dit hoofdstuk worden onderstaande deelvragen beantwoord: 3. In welke mate zet de raad het raadsinstrumentarium in? In welke mate is er sprake van over- of onderbenutting van bepaalde instrumenten? 4. Zet de raad het raadsinstrumentarium zo in dat het gewenste resultaat bereikt kan worden? 5. In hoeverre is er bij de raad en de griffie zicht op de afdoening van de inzet van raadsinstrumenten?

Kernbevinding: De drie meest ingezette instrumenten tussen 30 maart 2022 en 30 maart 2024 zijn moties, amendementen en (schriftelijke en technische) vragen. Een groot gedeelte van de moties en amendementen is ingediend in een vergadering waar elementen uit de P&C-cyclus op de agenda stonden. De kans dat moties en amendementen worden aangenomen is het grootst wanneer coalitie- en oppositiepartijen deze instrumenten samen indienen. Raadsleden zijn gemiddeld 48 keer betrokken geweest bij de inzet van een raadsinstrument. 2.1.1 De raad heeft 64 moties ingediend, waarvan het grootste gedeelte gericht is op elementen uit de P&C-cyclus De gemeenteraad van Halderberge heeft in de onderzochte periode 64 moties ingediend. Meer dan de helft van moties (37) is ingediend bij vergaderingen waarin elementen uit P&C-cyclus op de agenda stonden. 15 moties zijn gekoppeld aan onderwerpen uit het fysiek domein, 10 uit het sociaal domein. Oppositie en coalitie maken ongeveer even vaak gebruik van dit instrument. Wel valt op dat de oppositie bijna twee keer zo vaak betrokken was bij een motie die zich richt op een onderwerp dat valt binnen het fysiek domein. Het feit dat moties zich voornamelijk richten op elementen uit de P&C-cyclus kent een logische verklaring. De P&C-cyclus vormt een belangrijk onderdeel van het raadswerk, zowel in omvang als in inhoud.

Het is een belangrijk moment voor de raad om te sturen en kaders te stellen. De raad maakt van deze kans gebruik door op deze momenten moties in te zetten.

Rekenkamer Halderberge | Quickscan inzet raadsinstrumentarium | 18

Domein

Moties

Coalitie

Oppositie

Samen

Totaal aantal moties

64

18

28

18

P&C cyclus

37

12

15

10

Fysiek

15

3

8

4

10

3

5

2

2

0

0

2

Sociaal 6

Overig

Tabel 2: Aantal ingediende moties per domein in de periode 30 maart 2022 - 30 maart 2024.

2.1.2 De ingediende moties hebben een wisselend resultaat Van de 64 ingediende moties zijn 19 moties ingetrokken, 18 moties verworpen, 14 moties aangenomen, en 13 moties overgenomen door het college. De ingetrokken en overgenomen worden niet in stemming gebracht, waardoor over de helft van de ingediende moties dus niet door de raad is gestemd. Van de moties die wel in stemming zijn gebracht (32), is net iets minder dan de helft (14) aangenomen. Samen met de moties die door het college werden overgenomen, bereikte een motie in 42% van de gevallen het gewenste resultaat.

19

Ingetrokken

18

Verworpen

14

13

Aangenomen

Overgenomen door college

Grafiek 1: Resultaten moties periode 30 maart 2022 - 30 maart 2024.

6

Dit betreft moties die niet te classificeren zijn in één van de overige categorieën en gaat bijvoorbeeld om een motie (Raden in verzet) die gericht is aan de Rijksoverheid.

Rekenkamer Halderberge | Quickscan inzet raadsinstrumentarium | 19

2.1.2 De raad heeft 14 moties vreemd ingediend, waarvan de helft gericht is op een onderwerp uit het fysiek domein Van de 64 ingediende moties gaat het om 50 ‘gewone’ moties en 14 moties vreemd. De moties vreemd hebben vooral betrekking op thema’s uit het fysiek domein (7). 5 moties vreemd richten zich op het sociaal domein, 2 vallen onder de categorie overig. De moties vreemd werden 7 keer ingediend door een combinatie van coalitie- en oppositiepartijen, 4 keer door de coalitie ingediend en 3 keer door de oppositie. 2.1.3 De raad heeft 19 amendementen ingediend, waarvan een groot gedeelte is gericht op elementen uit de P&C-cyclus In totaal zijn er in eerste helft van de raadsperiode 19 amendementen ingediend. Deze amendementen hebben betrekking op wisselende domeinen: 6 op de P&C-cyclus, 4 op het fysiek domein en 5 op het sociaal domein. Ook zijn er 4 amendementen ingediend onder de categorie overig.7 Bijna eenderde van het aantal van de amendementen is gericht op producten uit de P&C-cyclus, bij de moties is dat meer dan de helft. Hierbij geldt weer dat de P&C-cyclus een belangrijk moment is om te sturen voor de raad. Het is dus een geschikt moment om amendementen in te dienen. Op basis van de resultaten van dit onderzoek, lijkt de raad zich hier bewust van te zijn.

Domein

Totaal

Coalitie

Oppositie

Samen

Totaal aantal

19

6

5

8

P&C cyclus

6

2

1

3

Fysiek

4

1

0

3

Sociaal

5

1

3

1

Overig

4

2

1

1

amendementen

Tabel 3: Aantal ingediende amendementen per domein in de periode 30 maart 2022 – 30 maart 2024.

7

Dit betreft amendementen die niet direct in een andere categorie te plaatsen waren en gaat bijvoorbeeld om amendementen met betrekking tot zienswijzen op GR’en en amendementen op initiatiefvoorstellen over burgercommissieleden.

Rekenkamer Halderberge | Quickscan inzet raadsinstrumentarium | 20

2.1.5 Meer dan de helft van de ingediende amendementen is aangenomen De meeste van de ingediende amendementen (19) zijn aangenomen (11). Zeven keer gebeurde dit zelfs unaniem. Slechts drie amendementen werden verworpen en vijf amendementen werden ingetrokken.

11 5

3 Aangenomen

Ingetrokken

Verworpen

Grafiek 2: Resultaten amendementen periode 30 maart 2022 – 30 maart 2024.

2.1.6 Oppositie en coalitie zoeken bij het indienen van moties en amendementen actief en effectief de samenwerking met elkaar op In totaal zijn 28 moties ingediend door de oppositie en 18 door de coalitie. De overige 18 moties zijn ingediend door een combinatie van coalitie- en oppositiepartijen. Ook bij amendementen wordt relatief veel samenwerking gezocht tussen coalitie- en oppositiepartijen. Deze samenwerking betaalt zich ook uit. Het slagingspercentage van moties en amendementen die ingediend zijn door partijen uit zowel de coalitie als de oppositie ligt een stuk hoger dan voor moties en amendementen waarbij dit niet het geval is. Zeker voor oppositiepartijen vergroot deze route de kans op een aangenomen of overgenomen motie/amendement enorm, maar ook voor coalitiepartijen vergroot samenwerken met oppositiepartijen de kans op succes.

Domein

Totaal

Coalitie

Oppositie

Samen

Totaal aantal

64

18

28

18

19

6

5

8

46%

58%

9%

81%

moties Totaal aantal amendementen Slagingspercentage

Tabel 4: Totaal aantal ingediende moties en amendementen periode 30 maart 2022 – 30 maart 2024.

2.1.7 De raad heeft 890 technische vragen gesteld, waarvan het overgrote deel betrekking had op elementen uit de planning & control cyclus

Rekenkamer Halderberge | Quickscan inzet raadsinstrumentarium | 21

In totaal heeft de raad van Halderberge in de onderzochte periode 890 technische vragen gesteld. Deze vragen zijn afzonderlijk geteld, dus niet per set waarin ze oorspronkelijk zijn ingediend. De meeste vragen werden gesteld in de gecombineerde vergaderingen van de commissie B&O en SM&V. Deze commissies worden gecombineerd bij de behandeling van producten uit de P&C-cyclus. Om de verhouding per type commissievergadering in beeld te kunnen brengen, is ook het aantal vergaderingen waarbij deze vragen zijn gesteld in beeld gebracht. Waar we eerder zagen dat ook moties en amendementen met name worden ingezet op P&C-producten, zien we dit ook bij de technische vragen. Bij de P&C-producten is het stellen van vragen een belangrijk onderdeel, ook als voorbereiding op het indienen van een motie of amendement. Om een goede motie of goed amendement op te kunnen stellen, is het van belang om over alle relevante informatie te beschikken. Technische vragen zijn hier een passend instrument voor. Uit het interview met de griffie blijkt dan ook dat, ondanks het hoge aantal vragen, er geen sprake is van overbenutting van dit instrument. Sterker nog: om het debat in de raad niet te verstoren met technische vragen, zou dit instrument bij reguliere vergaderingen zelfs nog vaker ingezet kunnen worden.

Type vergadering

Aantal

Aantal

Coalitie

Oppositie

vergaderingen8 vragen Commissie B&O

10

151

104

47

Commissie SM&V

9

205

169

36

Commissie B&O/SM&V

8

530

359

171

Raadsvergadering

1

4

0

4

Tabel 5: Aantal ingediende technische vragen per commissie periode 30 maart 2022 – 30 maart 2024.

2.1.8 De raad heeft 36 schriftelijke vragen gesteld, die met name gericht zijn op onderwerpen binnen het fysiek domein De meeste schriftelijke vragen worden gesteld door de coalitiepartijen (25). Oppositiepartijen stelden in totaal 10 schriftelijke vragen, die allemaal gericht zijn op onderwerpen binnen het fysiek domein. Opvallend is ook de set vragen die ingediend is door een combinatie van oppositie- en coalitiepartijen (Lokaal Halderberge en PvdA-GroenLinks).

Domein

Totaal

Coalitie

Oppositie

Samen

Totaal aantal schriftelijke

36

25

10

1

Fysiek

24

14

10

0

Sociaal

11

10

0

1

Overig

1

1

0

0

vragen

Tabel 6: Aantal ingediende schriftelijke vragen per domein periode 30 maart 2022 – 30 maart 2024.

8

Het gaat hier om het aantal vergaderingen waarin in de onderzochte periode technische vragen zijn gesteld.

Rekenkamer Halderberge | Quickscan inzet raadsinstrumentarium | 22

2.1.9 In de huidige raadsperiode is er tweemaal gebruik gemaakt van recht om initiatiefvoorstellen in te dienen In de huidige raadsperiode zijn twee initiatiefvoorstellen ingediend én aangenomen in de raad in Halderberge. Eenmaal gebeurde dat ook unaniem. Uit de respons op de vragenlijst blijkt dat een meerderheid van de invullers vindt dat dit instrument onderbenut wordt. Daarbij wordt in de open antwoorden aangegeven dat het gebruik van initiatiefvoorstellen kan bijdragen aan de invloed op de raadsagenda. In plaats van te reageren op de onderwerpen die vanuit het college op de agenda komen, kan de raad dan zelf onderwerpen aandragen. 2.1.10 Er is geen gebruik gemaakt van het interpellatierecht in de huidige raadsperiode In 2013 is voor het laatst gebruik gemaakt van het interpellatierecht in de gemeenteraad van Halderberge. Interpellatie is een zwaar middel, dus het is niet opvallend dat in de huidige raadsperiode geen gebruik is gemaakt van dit instrument. Zoals hierboven beschreven wordt, is er wel veel gebruik gemaakt van het vraagrecht. Alleen zodra dit recht niet meer voldoet in een bepaalde situatie, kan het interpellatierecht uitkomst bieden. Uit de respons op de vragenlijst blijkt echter ook dat een meerderheid van de invullers een beperkte kennis heeft van dit instrument.

Het is dus niet volstrekt duidelijk of er bewust een afweging is gemaakt om het interpellatierecht niet te gebruiken, of dat dit komt omdat een deel van de raad het instrument niet weet te vinden of te gebruiken. 2.1. 11 Er is geen gebruik gemaakt van het verzoek om inlichtingen De raad heeft geen gebruik gemaakt van het verzoek om inlichtingen. De raad en griffie gaan uit van de actieve informatieplicht van het college en dat levert zelden problemen op. Soms benadrukt de griffier deze plicht aan de ambtelijke organisatie, waardoor er voor raadsleden minder noodzaak bestaat om gebruik te maken van het inlichtingenrecht. De respondenten geven aan dat het vragenrecht in veel gevallen voldoet.

Rekenkamer Halderberge | Quickscan inzet raadsinstrumentarium | 23

2.1.12 Raadsleden zijn gemiddeld 48 keer betrokken geweest bij de inzet van een raadsinstrument Eerder is al gebleken welke instrumenten met welke frequentie zijn ingezet en hoe de betrokkenheid van de coalitie en oppositie zich hiertoe heeft verhouden. Om die betrokkenheid nog wat verder uit te diepen, wordt in onderstaande tabel de betrokkenheid op fractieniveau gepresenteerd. Ook wordt duidelijk wat de gemiddelde betrokkenheid per raadslid van die betreffende fractie is.

Instrument

VVD

LH

WOS

CDA

D66

PvdA/GL

Totaal

Technische vragen

393

111

128

127

118

13

890

Schriftelijke vragen

10

9

7

4

6

0

36

Moties9

22

21

21

24

27

15

130

Amendementen

12

11

6

8

11

6

54

Initiatiefvoorstel

0

1

1

0

0

1

3

Verzoek om

0

0

0

0

0

0

0

Aantal raadsleden

8

6

4

2

2

1

23

Totaal aantal keer

437

153

163

163

162

35

1113

55

26

41

82

81

35

48

Inlichtingen

betrokken bij instrument

Gemiddelde betrokkenheid per raadslid

Tabel 7: Gemiddelde betrokkenheid per fractie en per raadslid periode 30 maart 2022 – 30 maart 2024.

Een raadslid van de gemeenteraad van Halderberge is gemiddeld 48 keer betrokken geweest bij de inzet van de onderzochte raadsinstrumenten. Wanneer die betrokkenheid verder wordt uitgesplitst, valt op dat raadsleden van coalitiepartijen gemiddeld 41 keer betrokken zijn geweest en raadsleden van

9

Bij moties en amendementen gaat het per fractie om totalen, dus als hoofd- en als mede-indiener. Omdat meerdere moties en amendementen zijn ingediend door meerdere partijen gaat het hier om een groter aantal dan het totaal aantal ingediende moties of amendementen.

Rekenkamer Halderberge | Quickscan inzet raadsinstrumentarium | 24

oppositiepartijen gemiddeld 72 keer betrokken zijn geweest. Dit verschil tussen oppositie en coalitie kent een logische verklaring. Aangezien coalitiepartijen samen een bestuursakkoord hebben gesloten en het college dit bestuursakkoord uitvoert, zullen zij zich minder vaak genoodzaakt zien collegevoorstellen aan te passen dan oppositiepartijen. Daar komt bij dat de coalitiepartijen grotere fracties met meer raadsleden kennen. In de kleinere oppositiefracties kan de inzet van instrumenten verdeeld worden over minder raadsleden, waardoor individuele raadsleden vaker betrokken zijn bij de inzet van een instrument.

Kernbevinding: De kwaliteit van de ingezette raadsinstrumenten is over het algemeen goed, wel zijn er bij veel instrumenten verbeterpunten aan te wijzen. Initiatiefvoorstellen worden alleen ingezet om de positie van de raad te versterken. 2.2.1 Moties in Halderberge zijn goed leesbaar en bevatten een duidelijk dictum, maar zijn niet altijd voorzien van een duidelijke afdoeningstermijn Uit een steekproef van zeven moties blijkt dat een groot deel van de moties goed leesbaar en duidelijk geformuleerd is. Ook bevatten de moties een duidelijk dictum, waarin een begrijpelijke en heldere opdracht of verzoek wordt geformuleerd. In de meeste gevallen is dit een opdracht of een verzoek aan het college en gebruikt de raad moties om de kaderstellende rol in te vullen. Een aandachtspunt bij het opstellen van moties voor de raad in Halderberge is het opnemen van duidelijke termijnen waarin de opdracht voldaan moet worden. Ook stellen de moties regelmatig niet vast wanneer de raad terugkoppeling over de opvolging van de motie wil. Hierdoor ontstaat het risico dat opvolging lang op zich laat wachten én dat de raad de motie uit het oog verliest.

2.2.2 Amendementen zijn over het algemeen goed onderbouwd en gemotiveerd, maar de nauwkeurigheid van het dictum vormt een aandachtspunt De 5 amendementen die voor deze steekproef zijn geanalyseerd, zijn over het algemeen zeer goed uitgewerkt, onderbouwd en gemotiveerd. Dit is bijvoorbeeld terug te zien bij amendementen die zijn ingediend bij door het college voorgestelde zienswijzen over begrotingswijzigingen van gemeenschappelijke regelingen (GR). Met een nauwkeurig opgesteld dictum met duidelijke verzoeken lukt het de raad unaniem om de kaderstellende rol op te pakken richting het college, maar ook om positie in te nemen ten opzichte van de GR. Gezien de GR op meer afstand staat van de raad, kan dit soms lastig zijn. Door via amendementen invloed uit te oefenen op de zienswijzen, stuurt de raad actief op meer grip op de GR. Ook bij andere amendementen valt de gedegen uitwerking op, waarbij in enkele gevallen uitgewerkte dekkingsvoorstellen als bijlage bij het amendement zijn gevoegd. Een aandachtspunt bij het opstellen van amendementen is wel de nauwkeurigheid van het dictum. Bij twee van de vijf onderzochte amendementen is het onduidelijk op welke manier het amendement de beslispunten wijzigt of wijzigt het amendement niet één van de beslispunten, maar alleen een bijlage.

In een dergelijk geval wijzigt er dus niks in het raadsbesluit, terwijl dit wel nodig is om het gewenste resultaat te bereiken. In een enkel geval was het amendement niet het geschikte instrument, maar was een motie of initiatiefvoorstel geschikter geweest om het gewenste resultaat te bereiken. Het betreffende amendement mist precisie in het dictum waardoor niet duidelijk wordt op welke manier het

Rekenkamer Halderberge | Quickscan inzet raadsinstrumentarium | 25

amendement betrekking heeft op het voorliggende raadsvoorstel. Bovendien wijzigde dit amendement geen van de beslispunten. Dit amendement werd uiteindelijk ook ingetrokken. 2.2.3 De raad maakt effectief gebruik van de mogelijkheid om technische vragen te stellen, maar bij het indienen van politieke vragen zijn verbeterpunten aan te wijzen Voor wat betreft de technische vragen, geldt dat deze over het algemeen kort en duidelijk worden geformuleerd. In alle onderzochte casussen waren de vragen ook daadwerkelijk technisch van aard: ze hadden betrekking op feitelijke informatie van geringe omvang. Een enkele keer was de vraag niet als vraag geformuleerd, maar werd door de context duidelijk welke informatie gewenst was. Bij het indienen van schriftelijke vragen zijn meer verbeterpunten aan te wijzen. Zo wordt de vereiste uit het RvO (artikel 38) dat vragen ‘kort en duidelijk’ worden geformuleerd bij politieke vragen minder goed nageleefd. Uit de vraagstelling wordt het bij twee van de vijf onderzochte vragen niet direct duidelijk dat de vragen politiek van aard zijn. De vragen bevatten weliswaar een toelichting die politiek van aard is en waaruit het standpunt van de indiener blijkt, maar de gestelde vragen kunnen technisch beantwoord worden. Er wordt niet direct een standpunt van het college gevraagd.

In een dergelijk geval hadden de vragen dus als technische vragen gesteld kunnen worden. 2.2.4 De raad in Halderberge gebruikt initiatiefvoorstellen in de huidige raadsperiode om zijn eigen positie te versterken De raad van Halderberge gebruikt initiatiefvoorstellen in de huidige raadsperiode om de positie en de ondersteuning van de raad te versterken. Initiatiefvoorstellen werden niet ingezet om beleidskaders te stellen voor gemeentelijk beleid dat niet direct gericht was op de eigen raadsorganisatie. In de huidige raadsperiode zijn namelijk twee initiatiefvoorstellen ingediend én aangenomen in de raad in Halderberge. Beide initiatiefvoorstellen hadden betrekking op de regels rondom het benoemen en belonen van burgercommissieleden. In januari 2022 (einde vorige raadsperiode) nam de raad een voorstel van het college aan dat het mogelijk maakte voor fracties om burgercommissieleden te benoemen.10 In de daaropvolgende 2,5 jaar volgden dus twee initiatiefvoorstellen (één in 2023 en één in 2024) die de regels voor het benoemen en belonen van burgercommissieleden op basis van de opgedane ervaringen aanpasten. De initiatiefnemers hadden ook kunnen kiezen voor een alternatieve route om dit doel te bereiken. Zij hadden bijvoorbeeld eerst in het presidium overeenstemming kunnen zoeken over de inhoud en de opzet van het stuk.

De griffie kan die inhoud vervolgens omvormen en vertalen tot een raadsvoorstel. Dat is niet de enige denkbare route: het staat elk raadslid natuurlijk vrij om op individueel niveau tot een initiatiefvoorstel te komen. Beide ingediende initiatiefvoorstellen zijn behandeld volgens de in artikel 35 van het RvO vastgestelde procedure en de vereisten die de gemeentewet stelt. De voorstellen zijn met een brief schriftelijk bij de voorzitter ingediend en het college is in gelegenheid gesteld om zijn wensen en bedenkingen kenbaar te

10

Gemeente Haldserberge. (2022, 10 januari). Raadsvoorstel benoeming commissieleden; Dit voorstel van het college werd gedaan naar aanleiding van een aangenomen motie. Het oorspronkelijk initiatief lag dus ook bij de raad zelf.

Rekenkamer Halderberge | Quickscan inzet raadsinstrumentarium | 26

maken. In één geval heeft het college gebruik gemaakt van deze mogelijkheid en heeft de indiener het voorstel aangepast op basis van de wensen en bedenkingen.

Kernbevinding: Raad en griffie kunnen via Halnet zicht houden op de afdoening en opvolging van raadsinstrumenten, maar in de praktijk blijkt dat de raad hier niet altijd goed gebruik van weet te maken. 2.3.1 De opvolging en afdoening van instrumenten wordt bijgehouden via het digitale platform Halnet Alle ingediende instrumenten worden bijgehouden op het platform Halnet. De griffie vult ze hier in, waarna het college en de ambtelijke organisatie op Halnet kunnen aangeven wat de stand van zaken is voor wat betreft afdoening en opvolging. Op deze manier hebben de raad, griffie, ambtelijke organisatie en het college een gedeeld overzicht van de stand van zaken. Het systeem vereist wel enige handigheid, maar dit is snel te leren. Naast het overzicht op Halnet worden instrumenten ook op het raadsinformatiesysteem geplaatst. Technische vragen worden geplaatst bij de commissievergadering waarvoor ze zijn gesteld. Moties, amendementen en initiatiefvoorstellen worden geplaatst bij de raadsvergadering waarin ze zijn ingediend. Schriftelijke vragen staan los van vergaderingen geplaatst op het raadsinformatiesysteem.

2.3.2 Raads- en burgercommissieleden ervaren beperkt zicht op de opvolging en afdoening van raadsinstrumenten Uit de respons op de vragenlijst blijkt dat een meerderheid van de invullers matig tot slecht zicht op de opvolging en afdoening van ingezette raadsinstrumenten ervaart. In de open antwoorden op de vragenlijst wordt aangegeven dat het platform Halnet als drempelverhogend wordt ervaren, doordat het niet binnen het bekende raadsinformatiesysteem gebeurt. Dit geldt echter niet voor alle invullers. De griffie geeft aan dat een deel van de raad goed overweg kan met Halnet en dat raadsleden zelf ook de griffie opzoeken als afdoening of opvolging (te) lang op zich laat wachten. Hieruit blijkt dat raadsleden ingezette instrumenten na indiening blijven volgen.

Rekenkamer Halderberge | Quickscan inzet raadsinstrumentarium | 27

1. Moties In het onderzoek onderscheiden we moties aan de orde van de dag en moties vreemd aan de orde van de dag. Een motie aan de orde van de dag (ofwel gewone motie) is een motie die wordt ingediend over een onderwerp dat op de agenda staat. Een motie vreemd aan de orde van de dag (ofwel motie vreemd) wordt ingediend over een onderwerp dat niet op de agenda staat. Waar gewone moties een wijziging/aanvulling of oproep zijn binnen het kader van een beleidsdocument of besluit, vragen moties vreemd over het algemeen om nieuw beleid, extra activiteiten of een onderzoek. Door deze twee typen moties los te koppelen, ontstaat er een beter beeld over de daadwerkelijke redenen van vertraging of beperkte opvolging. Een type motie dat niet mee is genomen in het onderzoek zijn de bestuurlijke moties. Dit zijn moties van treurnis, afkeuring en wantrouwen. Deze moties worden ingezet om een bestuurder of raadslid tot de orde te roepen of het vertrouwen op te zeggen. Omdat dergelijke moties geen inhoudelijke oproep doen aan het college (of raad), heeft de rekenkamer deze buiten beschouwing gelaten. Proces

Voldaan

De motie is tijdig aangeleverd bij de griffie en verspreid onder raadsleden. De griffie heeft de kans gehad te adviseren over de motie en gebruik gemaakt van deze kans. (eventueel) Er heeft een ambtelijke toets plaatsgevonden op de moties en deze zijn in overweging genomen. Vorm

Voldaan

Er is gebruik gemaakt van het daarvoor bestemde format. De motie is goed leesbaar en duidelijk geformuleerd. Inhoud

Voldaan

De motie is voorzien van een duidelijke toelichting en motivering. De motie heeft een duidelijk dictum, waarin een duidelijke opdracht of duidelijk verzoek wordt geformuleerd. In het dictum wordt een duidelijke termijn gesteld waarbinnen de opdracht voldaan moet worden. In het dictum wordt afgesproken dat een terugkoppeling over de motie volgt binnen een duidelijke termijn. De motie wordt gebruikt voor de vervulling van de kaderstellende, controlerende, of volksvertegenwoordigende rol. Het gekozen instrument is passend voor het bereiken van het gewenste resultaat.

Rekenkamer Halderberge | Quickscan inzet raadsinstrumentarium | 28

2. Amendementen Een amendement is een wijziging in een officieel document, zoals een voorstel voor een verordening of een raadsbesluit. Op basis van amendementen kunnen raadsleden direct wijzigingen doorvoeren en hiermee wordt het besluit gewijzigd vastgesteld door de gemeenteraad. In beginsel zijn amendementen daarmee onmiddellijk in de besluitvorming verwerkt. Soms komt het voor dat amendementen ook onderliggende stukken aanpassen (zoals beleidsdocumenten) waarmee ze later worden verwerkt. Adequate opvolging is dan een belangrijk aandachtspunt. Het is goed om te onderzoeken of hiervoor de juiste processen zijn ingericht en worden gehanteerd. Proces

Voldaan

Het amendement is tijdig aangeleverd bij de griffie en verspreid onder raadsleden. De griffie heeft de kans gehad te adviseren over het amendement en gebruik gemaakt van deze kans. (eventueel) Er heeft een ambtelijke toets plaatsgevonden op het amendement en deze is in overweging genomen. Vorm

Voldaan

Er is gebruik gemaakt van het daarvoor bestemde format. Het amendement is goed leesbaar en duidelijk geformuleerd. Inhoud

Voldaan

Het amendement is voorzien van een duidelijke toelichting en motivering. Het amendement heeft een duidelijk dictum. Het amendement wijzigt het (of de) beslispunt(en). Het gekozen instrument is passend voor het bereiken van het gewenste resultaat. 3. Schriftelijke vragen De gemeenteraad heeft de mogelijkheid om schriftelijke vragen te stellen aan het college. Dit staat in het Reglement van Orde voor de vergaderingen en overige werkzaamheden van de raad van de gemeente Halderberge (hierna: RvO) beschreven onder artikel 38. Schriftelijke vragen worden gesteld aan het college en zijn politiek van aard. Deze vragen moeten binnen 30 dagen beantwoord worden. De gemeenteraad kan ook op informele wijze informatie vragen aan de ambtelijke organisatie. Dit worden technische vragen genoemd. Er is hierover geen proces afgesproken in de wet. In sommige gemeenten kijken bestuurders mee op de beantwoording, in andere gemeenten is dit een volledig ambtelijke aangelegenheid. De beantwoording hiervan is niet altijd openbaar, en wordt ook niet bijgehouden in een register. Schriftelijke vragen – politiek