Controleprotocol gemeente Halderberge 2015 ev met jaren (raad 17-03-2016).pdf

Gemeente Halderberge

Controleprotocol voor de controle van de jaarstukken 2015 - 2017 van de Gemeente Halderberge

Datum: 17 maart 2016

Controleprotocol gemeente Halderberge

1

Gemeente Halderberge

1.

Inleiding

Op grond van artikel 213 van de Gemeentewet verstrekt de gemeenteraad van de gemeente Halderberge opdracht aan een accountant voor de controle van de jaarrekening van de gemeente. In 2015 heeft uw raad aan BDO Audit & Assurance (BDO) de opdracht verstrekt om over de controlejaren 2015 tot en met 2017, met een mogelijke verlenging van 2 maal 1 jaar, deze controle uit te voeren. Dit protocol heeft betrekking op de periode dat genoemde accountant voor de gemeente Halderberge werkzaam is. Het programma van eisen dat voorafgaand aan de opdrachtverlening is opgesteld en de Accountantsovereenkomst 2015 – 2017 met BDO vormen de basis voor de accountantscontrole. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet de gemeenteraad een aantal zaken regelen, hetgeen op hoofdlijnen in het aanbestedingsdocument reeds is geschied, doch aanvullend in dit controleprotocol plaatsvindt. De aanvulling heeft met name betrekking op de invulling van de verplichte rechtmatigheidstoets van de accountant. De gemeente Halderberge beoogt een goedkeurende rechtmatigheidsverklaring te krijgen. Indien zich omstandigheden voordoen die daarvoor aanleiding geven (bijvoorbeeld een aanscherping van de goedkeuringstoleranties of een aanpassing van de kadernota), zal het controleprotocol tussentijds worden aangepast.

Als dat niet het geval is, zal dit controleprotocol gelden zoals hiervoor is aangegeven.

2.

Doel en wettelijk kader

Het wettelijk kader van de accountantscontrole wordt gevormd door artikel 213 van de Gemeentewet en in aansluiting daarop het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten van 28 augustus 2003 (hierna: Bado). Daarnaast wordt aangesloten op de geactualiseerde Kadernota rechtmatigheid 2015 van het de Commissie BBV (hierna de Kadernota 2015) en eventuele actualiseringen van deze nota. Hoewel dit geen wetgeving betreft, heeft de Commissie BBV de opdracht om stellige uitspraken en aanbevelingen uit te brengen waarvan gemeenten niet zouden moeten afwijken. Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings-en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Halderberge. De gemeenteraad heeft op 11 december 2003 de Controleverordening gemeente Halderberge ex artikel 213 Gemeentewet voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Halderberge vastgesteld. Ter concretisering van artikel 2 van de verordening stelt de raad via dit controleprotocol de goedkeurings- en rapporteringstoleranties vast, alsmede eventuele specifieke onderdelen waarop ingezoomd moet worden.

Controleprotocol gemeente Halderberge

2

Gemeente Halderberge Als bijlage bij het controleprotocol treft u het normenkader aan (bijlage 1). Het normenkader geeft u inzicht in de wet- en regelgeving die ten grondslag ligt aan de processen van de gemeente Halderberge en daarmee voor de accountant van belang is. Dat betreft zowel externe wetgeving van hogere overheden als regelgeving van de gemeente zelf. Als algemeen uitgangspunt geldt dat de volgende wet- en regelgeving tot het rechtmatigheidskader behoort:  wet- en regelgeving die van hogerhand is opgelegd (Europa, ministeries, en provincie);  verordeningen en andere kaderstellende raadsbesluiten voor zover die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen;  kaderstellende collegebesluiten betrekking hebbend op financiële beheershandelingen (in beperkte mate). Van de interne regelgeving maken alle verordeningen deel uit die bepalingen bevatten die (kunnen) leiden tot financiële beheershandelingen. Verder maken ook andere besluiten van de gemeenteraad, dus niet zijnde verordeningen, met een kaderstellend karakter en die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen deel uit van het normenkader. Collegebesluiten maken in principe geen deel uit van het normenkader met uitzondering van collegebesluiten waarvan de controle door hogere wetgeving of raadsbesluiten c.q. verordeningen verplicht is gesteld.

De controle op collegebesluiten kan op drie manieren plaatsvinden:  de accountant toetst of het besluit is genomen;  de accountant toetst of in het besluit de in de wet- en regelgeving voorgeschreven bepalingen zijn opgenomen;  de accountant toetst inhoudelijk of de bepalingen in het besluit adequaat zijn opgevolgd. Welke controle wordt uitgevoerd, wordt bepaald door de hogere wet- en regelgeving. Collegebesluiten die van invloed zijn op het financiële beheer, zoals besluiten over de toepassing van delegatie en mandaat, zijn eveneens opgenomen in het normenkader. Andere collegebesluiten die wel worden betrokken bij de interne controles, maar die geen deel uitmaken van de rechtmatigheidstoets door de accountant, zijn opgenomen in bijlage 2. Het controleprotocol wordt nu voor meerdere jaren vastgesteld. Het normenkader is nu vastgesteld en moet jaarlijks geactualiseerd worden. Dit geactualiseerde normenkader zal ter kennisname van de raad gebracht worden in de vorm van een brief met bijlage. Op het gebied van getrouwheid zal de accountant, evenals voorgaande jaren, zelf vaststellen of dit in orde is. Inzake rechtmatigheid ligt dit iets anders. Rechtmatigheid is een verantwoordelijkheid van de organisatie zelf en de organisatie dient dan ook zelf te constateren of dit in orde is met behulp van een financieel beheerssysteem.

De accountant toetst dit systeem en stelt op die wijze vast of er rechtmatig gehandeld is.

Controleprotocol gemeente Halderberge

3

Gemeente Halderberge Om de reikwijdte van de accountantscontrole en meer specifiek van het rechtmatigheidsbegrip in te kaderen, is dit controleprotocol opgesteld. Het geeft de accountant een praktische richtlijn inzake de kaders en de aandachtsgebieden die door de raad aan de rechtmatigheidstoets worden toegekend.

3.

Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole

In het kader van de controle door de accountant wordt in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) onderscheid gemaakt tussen het juridische begrip rechtmatigheid en rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole. Het juridische begrip rechtmatigheid heeft betrekking op alle geldende wetten en regels waar de gemeente zich aan dient te houden. Het juridische begrip rechtmatigheid heeft betrekking op alle geldende wetten en regels. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole is minder omvattend. Hiermee worden alle handelingen bedoeld waar financiële gevolgen uit voortkomen die als baten, lasten en/of balansmutaties in de jaarrekening moeten worden verantwoord. Er wordt dan ook wel gesproken over financiële rechtmatigheid. Bij financiële rechtmatigheid moet worden vastgesteld of de baten, lasten en/of balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dat wil zeggen in overeenstemming zijn met de begroting en de van toepassing zijnde wettelijke regelingen w.o. gemeentelijke verordeningen. De accountant hoeft dus niet te controleren of alle handelingen conform de geldende wetten en regels tot stand zijn gekomen. Slechts de handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen, vallen hieronder. Het Bado onderschrijft dan ook dat rechtmatigheid de baten, lasten en balansmutaties betreft.

Naast de financiële rechtmatigheid zijn er twee zaken van niet–financiële aard die wel meegenomen dienen te worden in de rechtmatigheidcontrole van de accountant:  handelingen en beslissingen van niet-financiële aard die (op termijn) een financieel risico met zich meebrengen dienen beoordeeld te worden bij de inschatting van de risico’s die de gemeente daarbij loopt. Wellicht dat de vorming van een voorziening noodzakelijk is om de risico’s af te dekken; én  eventuele tegenstrijdigheden in het jaarverslag ten opzichte van de jaarrekening.

4.

Toetsingscriteria

Het begrip rechtmatigheid omvat 9 rechtmatigheidscriteria. De eerste 6 spelen reeds in het kader van het getrouwheidsonderzoek een rol. Dat zijn:  het calculatiecriterium;  het valuteringscriterium;  het adresseringscriterium;  het volledigheidscriterium;  het aanvaardbaarheidscriterium; en  het leveringscriterium. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer zijn dat de 3 volgende criteria:  het voorwaardencriterium;

Controleprotocol gemeente Halderberge

4

Gemeente Halderberge  

het begrotingscriterium; en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium;

Van alle criteria wordt hieronder aangegeven wat er mee bedoeld wordt. De eerste 6 heel kort via een tabel, aangezien ze reeds getoetst worden door de accountant in het kader van getrouwheid. De laatste 3 wat uitgebreider omdat die speciaal zijn toegevoegd voor de controle op rechtmatigheid. Tevens wordt aangegeven hoe hier mee omgegaan moet worden.

Criterium Calculatiecriterium

Doel Juistheid van het vastgestelde bedrag Valuteringscriterium Verantwoorden van baten en lasten in het jaar waarop ze betrekking hebben Volledigheidscriterium Volledigheid van de opbrengsten en heffingen Adresseringscriterium Betaling aan de (juiste) rechthebbende Aanvaardbaarheidscriterium Activiteiten en baten en lasten passen binnen de doelstellingen van de organisatie Leveringscriterium De juiste tegenprestatie is geleverd/ontvangen

Getrouwheidsaspect Juistheid Tijdigheid

Volledigheid Juistheid Juistheid

Juistheid

Het voorwaardencriterium Besteding en inning van gelden door een gemeente is aan bepaalde voorwaarden verbonden waarop door de accountant kan worden getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) gemeentelijke regelgeving. De gestelde voorwaarden hebben in het algemeen betrekking op:  de omschrijving van de doelgroep respectievelijk het project;  de heffings- en/of declaratiegrondslag;  normbedragen (denk aan hoogte en duur);  de bevoegdheden;  het voeren van een administratie;  het verkrijgen en bewaren van bewijsstukken;  aan te houden termijnen besluitvorming, betaling, declaratie e.d. Gezien de omvang van de wet- en regelgeving en de veelheid aan voorwaarden die in de diverse wetten en regels gesteld worden, is het niet haalbaar om alles te betrekken in de rechtmatigheidscontrole. Inzake het voorwaardencriterium gelden daarom de volgende uitgangspunten:  Voorwaarden zoals gesteld in hogere wetgeving behoren vanzelfsprekend tot het normenkader;  Voorwaarden zoals gesteld in eigen interne regelgeving behoren alleen tot het normenkader voor zover het bepalingen betreft inzake recht, hoogte en duur. Hiermee worden bepalingen bedoeld die aangeven voor wie een subsidie, bijdrage of uitkering bedoeld is, hoe hoog die moet zijn en voor welke periode die

Controleprotocol gemeente Halderberge

5

Gemeente Halderberge geldt. Nevenvoorwaarden zoals de termijn van aanlevering van verantwoordingen, de vorm van de verantwoording en allerlei andere formele vereisten worden hiermee buiten het normenkader gehouden. Dat wil overigens niet zeggen dat hier niets mee gedaan wordt. De accountant neemt deze echter niet mee in zijn controle. Enkele voorbeelden illustreren het bovenstaande. o Voorbeeld 1: verenigingen die een subsidie aanvragen bij de gemeente moeten diverse zaken aanleveren om de subsidie te verkrijgen. De rechtmatigheidscontrole spitst zich met name toe op het recht op de subsidie, het tijdvak en de hoogte ervan en niet op de uiterste datum van aanlevering van bijlagen, de volledigheid ervan en allerlei vormvereisten. o Voorbeeld 2: de gemeente krijgt voor diverse projecten steun van de provincie en de centrale overheid. Het recht op de bijdrage, de hoogte ervan en het tijdvak worden meegenomen in de rechtmatigheidscontrole, maar ook vereisten zoals de verantwoording binnen de gestelde termijn, de wijze van verantwoording e.d., omdat dit voortkomt uit hogere wetgeving. Enkele zaken uit het voorwaardencriterium verdienen nog een nadere toelichting. Contracten en investeringen die vóór het begrotingsjaar voor meerdere jaren zijn afgesloten of verricht, vallen niet onder de rechtmatigheidstoets over het begrotingsjaar.

De gemeente Halderberge heeft als uitgangspunt dat de rechtmatigheid van de investering valt in het jaar van de investering. De rechtmatigheid van de afschrijvingen valt in het jaar waarin de afschrijving wordt geboekt. De rechtmatigheid van een meerjarig contract wordt éénmalig meegenomen in de eerste jaarrekening waarin het contract zijn uitwerking heeft (waarin dus voor de eerste maal lasten zijn geboekt). Inzake in het begrotingsjaar verstrekte subsidies of ontvangen uitkeringen kan het zijn dat nog niet aan alle voorwaarden is voldaan. Het ontbreken van stukken op zich is geen reden voor een rechtmatigheidsfout. Wel dient er een onderbouwing te zijn van de ontbrekende stukken, zodat de verwachting gerechtvaardigd is dat er geen twijfel is over de getrouwheid en de rechtmatigheid. Ervaringen uit het verleden kunnen bijdragen aan het vaststellen van de zekerheid omtrent de getrouwheid en rechtmatigheid (bijv. vorig jaar een prima verantwoording). Ontbreekt een onderbouwing van ontbrekende stukken en zijn ervaringen uit het verleden negatief, dan kan de subsidie of uitkering alsnog als onrechtmatig worden aangemerkt.

Het begrotingscriterium In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden wordt dit omschreven als: “Financiële beheershandelingen die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s. In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn. De baten en lasten van de gemeente Halderberge moeten passen in de door de raad vastgestelde begroting (inclusief begrotingswijzigingen). Afwijkingen ten opzichte van

Controleprotocol gemeente Halderberge

6

Gemeente Halderberge de begroting (incl. wijzigingen) moeten goed herkenbaar worden opgenomen en toegelicht in de jaarrekening. Niet alle overschrijdingen tellen echter mee in het oordeel van de accountant over het al dan niet rechtmatig handelen. Uitgaven waarbij het college heeft gehandeld binnen het door de raad gestelde beleid worden niet meegenomen in het oordeel. Wel dient het college tijdig overschrijdingen toe te lichten, begrotingswijzigingen voor te stellen of aanvullende verklaringen te geven. De accountant zal vervolgens vaststellen of de afwijkingen al of niet (on-)rechtmatig zijn. Besluiten tot wijziging van de begroting kunnen conform artikel 192 lid 1 Gemeentewet alleen voor het einde van het begrotingsjaar worden genomen. Voor het toetsen van de begrotingsrechtmatigheid gelden nog enkele aanvullende bepalingen. In principe zijn overschrijdingen onrechtmatig, behoudens enkele uitzonderingen die met het vaststellen van de jaarrekening door de raad alsnog worden geautoriseerd. Het gaat hierbij in alle gevallen om overschrijdingen waarbij het college binnen het door de raad uitgezette beleid is gebleven. Deze worden dus niet betrokken in de beslissing van de accountant om al dan niet een goedkeurende accountantsverklaring te geven.

De volgende tabel, overgenomen uit de kadernota, geeft aan welke specifieke overschrijdingen wel en welke niet meetellen in het oordeel van de accountant. Soorten begrotingsafwijkingen

Onrechtmatig, maar telt niet mee voor het oordeel

Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men tegen beter weten in geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij de accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn gesignaleerd. Kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels X ** worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet. Kostenoverschrijdingen bij open einde X ** (subsidie)regelingen. Vaak blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding. Kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door extra inkomsten die niet direct gerelateerd zijn. Over de aanwending van deze extra inkomsten heeft de raad nog geen besluit genomen. Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker,

Controleprotocol gemeente Halderberge

Onrechtmatig en telt wel mee voor het oordeel X

X

X

7

Gemeente Halderberge belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing). Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na het verantwoordingsjaar aan het licht komen. Er zijn dan geen rechtmatigheidsgevolgen voor dat verantwoordingsjaar. Wel zal de gemeente er voor moeten zorgen dat de overschrijdingen getrouw in de jaarrekening worden weergegeven. Ook kunnen er gevolgen zijn voor het lopende jaar.  geconstateerd tijdens verantwoordingsjaar X  geconstateerd na verantwoordingsjaar X Kostenoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren.  jaar van investeren X  afschrijvings- en financieringslasten in latere X jaren ** Deze overschrijdingen moeten duidelijk zichtbaar in de jaarrekening worden opgenomen. Een aparte situatie betreft kostenoverschrijdingen die weliswaar in financiële zin binnen de begroting blijven, maar waarbij zeer duidelijk is dat aanzienlijk minder prestaties zijn geleverd c.q. activiteiten zijn ontplooid dan in de begroting specifiek als doelstelling was aangegeven: hoewel de accountant hier niet specifiek op zal toetsen, kan het gebeuren dat hij ze tijdens zijn werkzaamheden waarneemt.

Als deze ‘begrotingsoverschrijdingen’ niet duidelijk worden toegelicht, zullen ze door de accountant worden gemeld in het verslag van bevindingen. Deze overschrijdingen worden echter niet meegenomen bij de goedkeurings- en rapporteringstoleranties en hebben geen gevolgen voor de strekking van de controleverklaring. Mutaties in bestemmingsreserves Dit kan alleen tot het door de gemeenteraad goedgekeurde bedrag, met uitzondering van bestemmingsreserves waarbij de mutaties afhankelijk zijn van de werkelijke baten en/of lasten (zoals de Egalisatiereserve rente). Mutaties in de reserves die niet zijn gedekt door een voor 31 december van het verslagjaar genomen raadsbesluit zijn onrechtmatig en wegen mee in het oordeel van de accountant. Budgetoverheveling tussen begrotingsjaren De overheveling van uitgaven c.q. budgetten naar het volgende dienstjaar kan bij de gemeente Halderberge op twee manieren plaatsvinden:  Door middel van de vorming van een bestemmingsreserve. Dit houdt in dat de budgethouders uiterlijk in de raad van december (via de najaarsrapportage) aangeven voor welke budgetten de werkzaamheden het dienstjaar overschrijden dan wel pas in het volgende dienstjaar starten en overheveling van het budget naar het volgende begrotingsjaar gewenst is. De raad stemt met de vaststelling

Controleprotocol gemeente Halderberge

8

Gemeente Halderberge



van de najaarsrapportage in met de vorming van de bestemmingsreserve. Aan de vorming van deze bestemmingsreserve zijn wel enkele voorwaarden verbonden: 1. de bestemmingsreserve heeft een duur van één jaar. Deze voorwaarde is bedoeld om te voorkomen dat budgetten een reeks van jaren gereserveerd blijven. In uitzonderingsgevallen kan hiervan worden afgeweken, mits goed gemotiveerd. 2. het bedrag dat wordt overgeheveld bedraagt minimaal € 15.000 voor werkzaamheden die wel zijn begroot in het betreffende dienstjaar maar die pas starten in het volgende dienstjaar en minimaal € 10.000 voor werkzaamheden die zijn begroot en gestart in het betreffende dienstjaar, maar die om wat voor reden dan ook slechts ten dele in het betreffende dienstjaar zijn uitgevoerd en dus nog doorlopen in het volgende dienstjaar. Deze voorwaarde is bedoeld om de hoeveelheid over te hevelen budgetten te beperken. Ook hier kan in uitzonderingsgevallen gemotiveerd van worden afgeweken. Door middel van de resultaatbestemming. Dit geldt voor uitgaven waarbij de budgethouder in de laatste maanden van het dienstjaar niet tijdig heeft kunnen voorzien dat de werkzaamheden uitgesteld zouden worden naar het volgende jaar. In deze situatie is overheveling via de methode van de vorming van een bestemmingsreserve niet meer mogelijk.

Op voorstel van het college kan bij de resultaatbestemming alsnog worden besloten tot overheveling van de betreffende budgetten.

Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Dit criterium spitst zich toe op de toetsing van de juistheid en volledigheid van de gegevens die door belanghebbenden, waaronder de gemeente zelf, verstrekt moeten worden om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. Misbruik is het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of –uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. Misbruik kan gelijkgesteld worden aan fraude, omdat er bewust onrechtmatig of onwettig gehandeld wordt om daar voordeel uit te behalen. Daarentegen is oneigenlijk gebruik niet onrechtmatig. In feite wordt hier gehandeld in overeenstemming met de wet- en regelgeving, echter met een ander doel dan met de wet- regelgeving wordt beoogd. Bij een getrouwe vastlegging van oneigenlijk gebruikte middelen is dus geen sprake van onrechtmatigheid.

Het beleid van de gemeente Halderberge op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik is niet vastgelegd in een aparte overkoepelende beleidsnotitie. In veel processen zijn echter wel maatregelen genomen die misbruik en oneigenlijk gebruik tegen moeten gaan. Voorbeelden hiervan zijn het proces van bijstandverlening en subsidieverstrekking. Als er naar aanleiding van de interne controle bevindingen zijn

Controleprotocol gemeente Halderberge

9

Gemeente Halderberge die duiden op misbruik of oneigenlijk gebruik, zal dit in de jaarrekening nader worden toegelicht.

5.

Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties

Bij de controle kan de accountant bepaalde toleranties accepteren. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde lasten, baten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een groter belang dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle tevens in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op een risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties. In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen die gehanteerd worden bij de controle van de jaarrekening. De percentages komen overeen met wat landelijk wordt gehanteerd en in de Kadernota rechtmatigheid is opgenomen.

Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Strekking accountantsverklaring: Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding ≤ 1% >1%<3% ≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

Afkeurend ≥ 3%

-

Fouten (of het totaal van fouten) die groter zijn dan 1% en/of onzekerheden die groter zijn dan 3% worden in vaktermen “van materieel belang” genoemd. Fouten (of het totaal van de fouten) die groter zijn dan 3% en/of onzekerheden die groter zijn dan 10% worden “van wezenlijk belang” genoemd. De definitie van de goedkeuringstolerantie is: De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven accountantsverklaring. Naast de goedkeuringstoleranties zijn er de rapporteringtoleranties, die het uitgangspunt voor het verslag van bevindingen van de accountant zijn. Deze zijn in de gemeente Halderberge gelijk aan de goedkeuringstoleranties. Uitgangspunt bij de rapporteringstoleranties is dat geconstateerde fouten en onzekerheden in principe in het verslag van bevindingen vermeld worden zodra deze de vermelde percentages

Controleprotocol gemeente Halderberge

10

Gemeente Halderberge overschrijden. Het staat de accountant daarnaast vrij om naar eigen inzicht ‘belangrijke’ bevindingen in het verslag op te nemen.

6.

Communicatie

Om onduidelijkheid te voorkomen en openheid te bevorderen is een goede communicatie tussen alle betrokken partijen noodzakelijk. De accountant rapporteert schriftelijk over de uitgevoerde controles. De gewenste wijze van rapportering door de accountant is in het aanbestedingsdocument gedefinieerd. De accountant heeft dit in zijn offerte verder uiteengezet. De belangrijkste afspraken zijn hieronder in het kort weergegeven. Interim-controle In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interimcontrole uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt gerapporteerd via een managementletter aan het college van burgemeester en wethouders en een samenvatting op hoofdlijnen aan de gemeenteraad. In de managementletter worden concrete en heldere adviezen gegeven, die voortvloeien uit de beoordeling van de interne beheersing. Ook over specifiek door de gemeente Halderberge aangegeven aandachtsgebieden zal worden gerapporteerd. Verslag van bevindingen Overeenkomstig de Gemeentewet wordt inzake de jaarrekeningcontrole een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders.

In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgt. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. Accountantsverklaring In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van getrouwheid als rechtmatigheid. Deze accountantsverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

Controleprotocol gemeente Halderberge

11