Bijlage 6. Notitie Grip op Verbonden partijen.pdf

4 februari 2020

Grip op Verbonden Partijen HOOFDSTUKKEN

1. Inleiding

2. Huidige stand van zaken

3. Rapport "Grip en sturing op Regio West-Brabant (RWB)"

4. Aanbevelingen: Aanbevelingen voor de gemeenteraad! raadsleden Raadsrapporteurs/ adoptieraadsieden Regionale samenwerking: raadsinformatie bijeenkomst

5. Advies: 5.1 Nota Verbonden partijen 5.2 Rapport Berenschot 53 Vast agendapunt regionale samenwerking Cie's B&O en SM&V 5.4 Raadsrapporteurs 5.5 Bijeenkomst over regionale samenwerking 5.6 Wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR) 5.7 Evaluatie Nota Verbonden Partijen

2

1.

Inleiding:

Een gemeente werkt, om bepaalde taken te kunnen uitvoeren, samen met andere gemeenten, de provincie of private partijen, in een zogenaamde verbonden partij. In een Verbonden Partij (hierna ook: VP) heeft een gemeente een bestuurlijk of financieel belang. Dat kan een gemeenschappelijke regeling (hierna GR) zijn of een privaatrechtelijke samenwerking. Hierin wordt regionaal samengewerkt, de ene keer beleidsmatig, de andere keer in uitvoering van taken. Voorbeelden zijn het "Werkplein Hart van West-Brabant" en "Regio West-Brabant". Aan de ene kant is een gemeentelijke taak zo 'op afstand' gezet maar aan de andere kant blijft de deelnemende gemeente wel betrokken bij het in gezamenlijkheid gevoerde beleid. Dit wordt ook wel verlengd lokaal bestuur genoemd. Soms bestaat het gevoel dat men onvoldoende grip heeft op deze samenwerkingen. In het collegeprogramma 2018-2022 is over regionale samenwerking opgenomen dat in informerende zin in De6 verband onderzoek wordt gedaan naar verbeteringen op grip op verbonden partijen. Deze notitie is gemaakt met het doel om als inventarisatie te dienen en om suggesties te doen over mogelijke verbeteringen op dit gebied zo mogelijk in samenwerking met De6 gemeenten. De6 is overigens een lossere manier van regionale samenwerking (netwerk samenwerking) vrijblijvender en zonder formele structuur zoals een verbonden partij.

Deze notitie gaat over de gestructureerde manier van regionale samenwerking in gemeenschappelijke regelingen (GR'en). In deze notitie wordt beschreven wat er op dit moment wordt gedaan op het gebied van grip op verbonden partijen, op welke wijze de Nota verbonden partijen in dit kader wordt uitgevoerd en welke mogelijkheden er zijn grip op verbonden partijen te versterken. Er wordt gelet op de huidige stand van zaken een advies gegeven hoe we hieraan, gelet op de huidige ontwikkelingen en stand van zaken, het beste uitvoering geven. 2.

Huidige stand van zaken:

Webpagina: Om de informatie rondom regionale samenwerking overzichtelijk te krijgen zijn op de gemeentelijke webpagina alle verbonden partijen beschreven en zijn linken naar de websites vermeld. Tevens zijn in een Infociraphic de gegevens (een korte beschrijving en kosten) in 2019 opgenomen. De griffiers hebben een Raadsinformatie systeem (RIS West-Brabant) met info over de P en C cyclus. Vast agendapunt regionale samenwerking: Op de agenda's van de commissies SM&V en B&O is als vast agendapunt opgenomen 'regionale samenwerking". Dit is bedoeld om vragen te stellen, toelichting te geven om de communicatie over de regionale samenwerking tussen college en de raad ook op deze manier vorm te geven. De invulling van dit agendapunt zou wellicht beter benut kunnen worden. Nota Verbonden partijen: Een belangrijk instrument om de mogelijkheid te bieden grip te houden op verbonden partijen is de Nota Verbonden Partijen. Vanaf 2016 vindt toepassing plaats van de hierin opgenomen spelregels (zie bijlage 1). Het betreft de samenwerkingsafspraken tussen gemeenten om gezamenlijk sturing te geven op verbonden partijen in het algemeen (dus inclusief privaatrechtelijke samenwerking zoals Brabant Water, SAVER, REWIN en dergelijke) en gemeenschappelijke regelingen in het bijzonder.

3

De6: Er wordt in regelmatige nieuwsbrieven toegelicht wat er door het samenwerkingsverband op dit vlak gezamenlijk wordt gedaan. Er is sprake van gezamenlijke De6 voorbereiding bij het vormgeven van de richtlijnen voor de ontwerpbegrotingen van de regelingen, bij het beoordelen van de kaderbrieven en bij het formuleren van zienswijzen op de ontwerp begrotingen. Er zijn ter voorbereiding hiervan ambtelijk financieel-beleidsmatige panels. De informatievoorziening is zo meer gestructureerd. Er worden gezamenlijk bijeenkomsten georganiseerd om de raadsleden bij de inhoud te betrekken. Er is een aantal zaken in De6 verband bereikt: Er is een De6 kwartet (stuurgroep met 1 burgemeester. 1 secretaris, 1 griffier en 1 ambtenaar voor ambtelijke ondersteuning), een werkgroep Grip op Verbonden Partijen (met 6 bestuursadviseurs) en De6 griffiers-overleg. De procesbeschrijving richtlijnen, zienswijzen en kaderbrieven is op voorstel van de werkgroep vastgesteld door colleges! raden. Regionale samenwerking staat als vast agendapunt op de agenda van commissie/raadsvergaderingen van een aantal gemeenten. Beleidscontactambtenaren zijn toegevoegd aan de financiële panels om zienswijzen en richtlijnen voor te bereiden. Het gesprek over de kaderbrieven wordt gevoerd tussen de gemeenteraad en GR'en. Gespreksnotities worden daarvoor ambtelijk opgesteld en in De6-verband afgestemd.

Ambtelijk worden zienswijzen en andere reacties in De6-verband afgestemd. Voor de belangrijkste GR'en zijn adoptiecontactambtenaren in De6-verband. Er is (structureel) overleg tussen kwartet, werkgroep en De6 griffiers. -

-

-

-

-

-

-

-

Aanbevelingen De6 werkgroep Grip op Verbonden partijen: Er zijn in De6 verband een aantal aanbevelingen gedaan: a. Betere toepassing van de Nota Verbonden partijen: Processen zijn ingebed maar verdienen aandacht en een nieuwe impuls. Ambtelijk wordt opnieuw geïnvesteerd in een verbetering van de ambtelijke processen bij voornbeeld bij de PenC cyclus. b. Evaluatie Nota Verbonden partijen: Inmiddels is de nota Verbonden Partijen vier jaar oud en is het wenselijk om, zoals door de colleges van B&W met de gemeenteraden is afgesproken, de werking van de nota te evalueren. Op basis van deze evaluatie wordt de governance zoals opgenomen in de nota Verbonden Partijen waar nodig verbeterd en in het verlengde daarvan wordt de nota geactualiseerd. Er is een projectgroep samengesteld om de Nota Verbonden partijen binnen de 17 West Brabantse gemeenten te evalueren met een aantal griffiers, secretarissen en bestuursadviseurs. Er is enige achterstand ontstaan maar er is inmiddels een plan van 2e helft van 2020. aanpak. Een integraal voorstel van de projectgroep wordt verwacht in de c. Raadsrapporteurs: Gesuggereerd wordt aan de griffiers/ raden om te gaan werken met afvaardigingen van gemeenteraden (zie hieronder bij raadsrapporteurs). De uitwerking hiervan is aan de afzonderlijke raden en de griffiers hebben hierin een voorname rol.

Wetsontwerp Wet gemeenschappelijke regelingen (WG R) Om grip van de gemeenteraden op gemeenschappelijke regelingen te versterken is er een wetsontwerp in procedure tot wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR). Dit heeft tot doel de democratische legitimiteit van gemeenschappelijke regelingen te vergroten en meer ruimte te bieden voor lokaal maatwerk bij de inrichting van gemeenschappelijke regelingen.

4

De voorgestelde wijzigingen zijn grofweg op te delen in drie categorieën: 1. Versterking van de positie van gemeenteraden bij besluitvorming in de GR; 2. Aanvullende controle-instrumenten voor de gemeenteraden; 3. Aanpassingen ten aanzien van de governance van een GR. Het wetsontwerp is begin januari 2020 vastgesteld door de ministerraad en gaat voor advies naar de Raad van State. Als deze wetgeving definitief is vastgesteld zal over de voor de raad relevante zaken zo mogelijk in De6 of regionaal verband een voorstel worden gedaan. 3. Rapport "Grip en sturing op Regio West-Brabant (RWB)" In opdracht van de gezamenlijke gemeenteraden en in directe opdracht van de gemeenteraad van Breda is door bureau Berenschot een onderzoek ingesteld naar Grip en Sturing op Regio West-Brabant (RWB). Dit is in begin 2019 door de griffie van Breda naar de 17 deelnemende gemeenteraden verspreid. Berenschot geeft aan dat de resultaten en de suggesties ook kunnen gelden voor andere gemeenschappelijke regelingen. De aanbevelingen (zie bijlage 2 Berenschot rapport blz. 21) voor de raden, griffiers, colleges en gemeenschappelijke regeling worden regionaal bezien en worden betrokken bij de genoemde evaluatie van de Nota VP. Het Berenschot rapport bevindt zich thans bij de griffiers / raden en is ter kennis gebracht aan het college.

Hieronder volgt een korte samenvatting: Rapport Berenschot "Grip en sturing op regio West-Brabant" In 2015 stelde de raad de 'Nota verbonden partijen, zes kaderstellende spelregels' vast. Onderdeel van deze spelregels is een verdiepende evaluatie naar de gemeenschappelijke regelingen. Er is gekozen voor een verdiepende evaluatie van de gemeenschappelijke regeling Regio West-Brabant (GR RWB). De opdracht voor de evaluatie is verstrekt aan het adviesbureau Berenschot. De griffiers van de samenwerkende gemeenten in West-Brabant zijn namens de gemeenteraden opdrachtgever geweest. De verdiepende evaluatie is in opdracht van de negentien West-Brabantse gemeenten uitgevoerd en heeft als hoofdvraag "Hoe kan de grip en sturing van de gemeenteraden van de in Regio West-Brabant samenwerkende gemeenten worden geoptimaliseerd?" Dit heeft geresulteerd in het onderzoeksrapport 'Grip en sturing op Regio West-Brabant' dat begin 2019 aan de gemeenteraden in West-Brabant en Tholen is aangeboden. Het rapport bevat een advies over hoe grip en sturing van de gemeenteraden van de in Regio West-Brabant samenwerkende gemeenten kan worden geoptimaliseerd. De conclusies uit het rapport op hoofdlijnen 1. Het formele kader biedt voldoende mogelijkheden voor grip en sturing, maar functioneert niet optimaal; 2. Er zijn grote verschillen tussen gemeenten in de wijze waarop zij omgaan met grip en sturing; 3.

Raden zijn op zoek naar een wenselijke én werkbare vorm van betrokkenheid bij Regio West-Brabant; 4. Raden zouden zich meer moeten richten op inhoudelijke beleidsopgaven in plaats van strikt op de P&C cyclus; 5. De context van de samenwerking verandert. Dit vraagt om een andere houding van de betrokkenen als het gaat om grip en sturing. Berenschot heeft de conclusies vertaald in gerichte aanbevelingen voor alle betrokkenen bij de samenwerking nl. de gemeenteraden en individuele raadsleden, de colleges en het lid van het AB, aan de griffies en aan de RWB zelf. Zie hiervoor pagina 21 en 22 van het bijgevoegde onderzoeksrapport (zie bijlage 2).

Het is aan de diverse actoren om een vertaalslag te maken van de aanbevelingen in het rapport naar concrete uitvoeringsmaatregelen, zodat de positie van de raad als kaderstellend en controlerend orgaan ten aanzien van Regio West-Brabant en verbonden partijen in zijn algemeenheid ook echt verbetert. 4. Aanbevelingen: Bij de evaluatie van de Nota Verbonden Partijen worden de resultaten uit het rapport Berenschot meegenomen. Geadviseerd wordt de adviezen over de aanbevelingen in dat kader af te wachten. In algemene zin kan worden ingestemd met het overnemen van een belangrijk deel van de aanbevelingen die soms al worden uitgevoerd en betrekking hebben op het beter informeren van de gemeenteraden. Het vast agendapunt 'regionale samenwerking" op de commissieagenda's zou hiervoor wellicht beter kunnen worden benut Aanbevelingen voor de gemeenteraad / raadsleden De aanbevelingen voor de gemeenteraad zijn in eerste instantie een zaak van de raden zelf en ook de griffier kan hierin een rol spelen. Ten aanzien van de instelling van zogenaamde raadsrapporteurs/ -ambassadeurs of adoptie raadsleden willen wij nog het navolgende opmerken. Raadsrapporteurs/ adoptieraadsleden In de aanbevelingen voor de raadsleden in het Berenschot rapport is opgenomen dat een mogelijkheid voor raadsleden om de grip op verbonden partijen i.c.

gemeenschappelijke regelingen te verstevigen het instellen is van zogenaamde raadsrapporteurs. Dit geeft de mogelijkheid om een aantal taken m.b.t. de gemeenschappelijke regelingen onderling te verdelen zodat niet alle fracties zelf alle informatie hoeven te verzamelen en te bestuderen, maar dat over kunnen laten aan een aantal raadsleden die dat voor de hele raad doen. Bij enkele gemeenten in de regio wordt gewerkt met het zgn. 'rapportagemodel / adoptiemodel'. (bijvoorbeeld Etten-Leur). Per gemeenschappelijke regeling zijn dan twee raadsleden aangewezen als rapporteurs / verkenners. Zij verdiepen zich dus namens de raad overigens zonder mandaat in de betreffende regeling. -

-

Wat wordt verwacht van deze afgevaardigden? Kort gezegd: dat zij zich dieper oriënteren op "hun" verbonden partij. De rapporteurs kunnen onder andere hun visie geven op de kadernota en op de (concept zienswijzen bij de) ontwerpbegroting. Ook kunnen zij aan de raadsleden over werkbezoeken en over regiobijeenkomsten inzake gemeenschappelijke regelingen terugkoppelen. Meerdere keren per jaar kunnen zij worden bijgepraat door de portefeuillehouder, contactambtenaar en eventueel een beleidsambtenaar over de gang van zaken bij de gemeenschappelijke regeling. Een aantal rapporteurs uit de betreffende regiogemeenten heeft inmiddels ook samen met de portefeuillehouder een werkbezoek gebracht aan de gemeenschappelijke regeling en gesproken met de directie. Om te komen tot rapporteurs is het van belang om te weten dat de rol gezien kan worden als een vorm van specialisme, zoals andere raadsleden dat op andere terreinen / commissies hebben. Vanuit de rapporteurs moet er vooral enthousiasme en betrokkenheid zijn bij de betreffende gemeenschappelijke regeling. In het rapport "Wisselwerking" (Dec 2015) van de Raad voor het Openbaar Bestuur is vermeld: "Door binnen de gemeenteraad werkzaamheden te verdelen kan de werklast van bovengemeentelijke samenwerking voor de gemeenteraad worden beperkt.

Enkele gemeenteraadsleden zouden rapporteur kunnen zijn over een samenwerkingsverband en op deze wijze een zinvol raadsdebat op het goede moment kunnen uitlokken. Raadsgriffiers kunnen zorgen voor een klimaat van aanspreekbaarheid, verantwoording, en daarmee voor een transparante, open cultuur. Griffiers hebben bij het opzetten van zo'n werkwijze een cruciale rol."

Dit systeem functioneert al in de gemeente Woensdrecht, maar ook binnen De6 b.v. in EllenLeur. In Zundert en Roosendaal wil men hiermee ook gaan werken. Lokaal draagvlak in de raad is absoluut noodzakelijk. De mogelijkheid bestaat om, als daarvoor draagvlak bestaat in de Halderbergse gemeenteraad, een pilot op dit gebied te doen met een of enkele verbonden partijen waarbij b.v. twee raadsleden van verschillende politieke partijen voor een bepaalde periode een bepaalde verbonden partij 'adopteren'. De griffier speelt hier zoals aangegeven een belangrijke rol. Er is een toezegging gedaan aan de gemeenteraad dat de griffie in het eerste kwartaal met een voorstel over raadsrapporteurs richting de raad komt. Deze ontwikkeling wordt ondersteund. Regionale samenwerking: raadsinformatie bijeenkomst Tenslotte wordt In De6 verband (kwartet Grip op samenwerking) bekeken om voor de raadsleden nog eens overzichtelijk op een rij te krijgen wat het fenomeen regionale samenwerking qua mogelijkheden en beperkingen inhoudt. Bezien wordt of een training door een extern instituut georganiseerd kan worden. Dit b.v. in de vorm van een raadsinformatieavond. Hierbij zouden op deze avond ook een griffier en/of raadsleden die met rapporteurs werken hun visie op het fenomeen raadsrapporteurs kunnen delen.

5. Advies: 5.1 Nota Verbonden partijen: De Nota Verbonden partijen is een goede basis voor de mogelijkheid om grip te realiseren. In de uitvoering zijn mogelijk nog verbeteringen mogelijk waarbij de evaluatie een voorname rol speelt. 5.2 Rapport Berenschot: Het is aan de gemeenteraden om een vertaalslag te maken van de aanbevelingen in het rapport naar concrete uitvoeringsmaatregelen, zodat de positie van de raad als kaderstellend en controlerend orgaan ten aanzien van Regio West-Brabant en verbonden partijen in zijn algemeenheid ook echt verbetert. De conclusies en aanbevelingen uit het rapport worden betrokken bij de evaluatie van de Nota VP. 5.3 Vast agendapunt 'regionale samenwerking in commissies B&O en SM&V Het college kan op korte termijn de inhoudelijke invulling van de informatievoorziening aan de commissie wellicht nog verbeteren. Dit geeft de mogelijkheid aan de commissieleden om aan het college vragen te stellen en aan het college om informatie te verstrekken en eventueel de discussie aan te gaan. 5.4 Raadsrapporteurs De raad wordt de suggestie gedaan over te gaan tot het instellen van raadsrapporteurs. De griffie zal in het eerste kwartaal van 2020 hierover aan de raad een concreet voorstel doen.

5.5 Bijeenkomst over regionale samenwerking Het De6 kwartet beziet of een bijeenkomst / training in het kader van regionale samenwerking in De6 verband voor de raadsleden van de deelnemende gemeenten georganiseerd kan worden.

5.6 wijziging Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR): Het wetsontwerp wijziging Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR) is begin januari 2020 vastgesteld door de ministerraad en is inmiddels voor advies naar de Raad van State gezonden. Als deze wetgeving definitief is vastgesteld zal over de voor de raad relevante zaken zo mogelijk in De6 of regionaal verband een voorstel worden gedaan. 5.7 Evaluatie Nota Verbonden partijen: Brief proiectgroep Evaluatie Nota VP dd 16 december 2019: De evaluatie van de Nota Verbonden partijen vindt plaats in een regionale projectgroep. Er is na een aarzelend begin nu een plan van aanpak met tijdpad (zie brief d.d. 16 december 2019 in bijlage 3). De aanbevelingen uit het Berenschot rapport "grip en sturing op RWB" worden bij de evaluatie meegenomen. Het streven van de projectgroep is om na de zomer van 2020 een advies richting de gemeenteraden te geven waarin praktische verbeteringen en een mogelijke aanpassing van de spelregels in de Nota Verbonden Partijen worden voorgesteld. De evaluatie is een belangrijk gegeven en het samen optrekken met de andere De6 gemeenten is aan te raden. Met de andere De6 gemeenten is overleg geweest.

Veelal is of wordt kennis genomen van de adviezen en conclusies uit het onderzoeksrapport "Grip en Sturing op regio WestBrabant" van het onderzoeksbureau Berenschot en worden deze conclusies en adviezen betrokken bij de actualisatie van de Nota Verbonden Partijen. Het verdient daarom sterke aanbeveling gezamenlijk met de De6 gemeenten en de regionale gemeenten op te trekken om grip te verstevigen. Advies: kennis te nemen van deze notitie met de stand van zaken op het gebied van grip op verbonden partijen. In regionaal verband (De6) de praktische conclusies, aanbevelingen en uitvoeringsmaatregelen van de projectgroep evaluatie van de Nota Verbonden Partijen te betrekken bij de actualisatie en uitvoering van de Nota Verbonden partijen.

Bijlagen: 1.Nota Verbonden Partijen 2.Berenschot rapport RWB 3.Brief en pva Evaluatie Nota VP dd 16 december 2019

E;1