Bijlage 6; Bestuurlijk Jaarverslag Informatie- en archiefbeheer 2023 def.pdf

Bestuurlijk Jaarverslag Informatie- en Archiefbeheer 2023

Juni 2024

Aan: De colleges en raden van de gemeenten die deelnemen in de Gemeenschappelijke Regeling Schoolverzuim en Voortijdig Schoolverlaten regio West-Brabant Onderwerp: Bestuurlijk Jaarverslag Informatie- en Archiefbeheer RBL 2023 Bijlagen: 1. Verbeterplan Archiefbeer RBL West-Brabant 2. Verslag toezicht Informatie- en archiefbeheer RBL 2023

Inhoud Inleiding......................................................................................................................................................... 2 Toezichtoordeel Interbestuurlijk Toezicht (IBT)............................................................................................. 2 Toezichtoordeel gemeente archivaris 2023 .................................................................................................. 3 Wijzigingen gemeentearchivaris en Kwaliteitsadviseur Documentmanagement......................................... 3 Aanschaf archiveringsmodule klantregistratiesysteem ................................................................................ 3 Verbeterplan ................................................................................................................................................. 4 Behaalde resultaten in 2023 ......................................................................................................................... 4

Inleiding Het bestuur van de GR moet op basis van wet- en regelgeving minstens tweejaarlijks verslag doen aan de besturen van de deelnemende gemeenten van de GR over het informatie- en archiefbeheer. Over 2022 is een voortgangsbericht op dit onderwerp opgesteld. Dat maakt dat over 2023 weer een jaarverslag gemaakt dient te worden. In dit jaarverslag leest u de belangrijkste conclusies en aanbevelingen van zowel het oordeel van de archivaris als van het interbestuurlijk toezicht (provincie). Daarnaast wordt u op de hoogte gebracht van het actuele Verbeterplan en de belangrijkste acties die in 2023 zijn uitgevoerd op het gebied van Informatie- en Archiefbeheer.

Toezichtoordeel Interbestuurlijk Toezicht (IBT) Het toezichtoordeel van het IBT (provincie) over 2023 is op het moment van schrijven van dit jaarverslag nog niet bekend. Het oordeel over 2022 was ‘voldoet’. Dit oordeel is met name tot stand gekomen omdat naast de inhoudelijke acties die het RBL uitvoert om het toezicht vorm te geven, het RBL nu ook aan de randvoorwaardelijke zaken (zoals tijdig en op juiste manier informeren van het IBT en het bestuur) voldoet. In het jaar 2023 hebben we de verbeteringen die we in 2022 hebben ingezet, voortgezet. Daarnaast hebben we ook gehoor gegeven aan het advies van het IBT om het bestaande Verbeterplan meer SMART te maken. In bijlage 1 vindt u de meest recente versie van dit Verbeterplan.

Naast de gesprekken met het IBT over het toezichtoordeel over 2022, heeft er in 2023 ook een dialooggesprek plaatsgevonden tussen de toezichthouder (IBT) en toezichtontvanger (RBL). Doel van dit gesprek was enerzijds een

nadere kennismaking. Anderzijds was het doel om de relatie te versterken en over en weer de dagelijkse praktijk beter te leren kennen. Tot slot heeft het RBL in samenwerking met gemeente Breda het IBT geïnformeerd over de stand van zaken en resultaten van het overzicht archiefbescheiden.

Toezichtoordeel gemeente archivaris 2023 Het archieftoezicht over 2023 is toegespitst op de voortgang van de aanbevelingen en verbeterpunten zoals die waren geformuleerd in de verslaglegging over 2022, het opgestelde Verbeterplan door de GR en de informatie die de GR op verzoek heeft toegestuurd. Voor de inhoud van dit toezichtverslag verwijzen wij u naar bijlage 2. De aanbevelingen uit dit verslag zijn overgenomen in het Verbeterplan inclusief beschrijving van de te ondernemen acties en prioritering.

De meeste aanbevelingen en verbeterpunten liggen in lijn met de aanbevelingen die al eerder gedaan zijn en nog lopend zijn qua oplossen. Daarnaast zijn door de archivaris ook een aantal nieuwe onderwerpen aangesneden waar aandacht voor gevraagd wordt. Zo wordt aandacht gevraagd voor het duurzaam archiveren van de website van het RBL en het voldoen van metadata aan het Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie (MDTO).

Wijzigingen gemeentearchivaris en Kwaliteitsadviseur Documentmanagement In 2023 hebben er wijzigingen plaatsgevonden in voor het RBL sleutelposities binnen de ondersteuning op Informatie – en Archiefbeheer vanuit gemeente Breda. In de eerste plaats is de gemeentearchivaris in het voorjaar van 2023 met pensioen gegaan. Deze functie is opnieuw ingevuld rond de zomer van 2023. Daarnaast is in het najaar van 2023 de bestaande Kwaliteitsadviseur Documentmanagement van functie veranderd en is deze vacature opnieuw ingevuld. Met deze laatstgenoemde functionaris vinden periodiek de gesprekken plaats tussen de afdeling Documentmanagement van gemeente Breda en het RBL. Vanuit alle betrokkenen is in 2023 geïnvesteerd in het kennismaken en opnieuw vormgeven van de interne samenwerking.

Aanschaf archiveringsmodule klantregistratiesysteem In 2023 is het bestuur akkoord gegaan met de aanschaf van de nieuw ontwikkelde archiveringsmodule voor het klantregistratiesysteem JVS. Met deze module wordt automatisch voldaan aan de eisen die vanuit de Archiefwet, AVG en WPG worden gesteld aan de archivering van klantdossiers. Hiermee wordt invulling gegeven aan de bewaartermijnen en vernietiging van de dossiers. De module is door de leverancier (MetaObjects) net na de zomer van 2023 beschikbaar gesteld. Sindsdien werkt het RBL aan de implementatie van deze module. Een belangrijke stap, omdat met de ingebruikname van de module een aantal acties uit het Verbeterplan worden ingevuld. Daarnaast wordt dan ook invulling gegeven aan het vernietigen van (klant)dossiers. Iets wat tot op heden sinds het bestaan van de GR nog niet gebeurd is. Een aantal punten moeten nog worden uitgewerkt en een besluit over genomen worden door het bestuur RBL. Deze punten omvatten onder andere: - Welke bewaartermijnen worden gehanteerd? Uitgangspunt is de Selectielijst 2020 van VNG. Zijn er gemotiveerde redenen om hiervan af te willen wijken?

- Doorlopende machtiging vanuit de deelnemende gemeenten aan RBL / gemeente Breda voor het accorderen van de vernietigingslijsten en het vernietigen van de dossiers De verwachting is dat de archiveringsmodule zo rond de zomerperiode van 2024 in gebruik genomen kan worden. Vanaf dat moment kan er ook een start gemaakt worden met het daadwerkelijk vernietigen van dossiers waarvan de bewaartermijn reeds verstreken is.

Verbeterplan In 2023 is op advies van het IBT geïnvesteerd om het bestaande Verbeterplan meer SMART te maken. Er is gebruik gemaakt van een format dat door het IBT is aangereikt. Het Verbeterplan is een overzicht van alle aanbevelingen en knelpunten afkomstig uit de toezichtoordelen van het IBT en de gemeentearchivaris, de prioritering hiervan, een omschrijving van zowel het gewenste eindresultaat als de aanpak op hoofdlijnen, de actiehouder, start- en geplande einddatum, voortgang per aanbeveling en eventuele toelichting op de voortgang. Voor de inhoud van het Verbeterplan verwijzen wij u naar bijlage 1.

Behaalde resultaten in 2023 De grootste resultaten van 2023 zijn het verder bestendigen en professionaliseren van de verantwoordingscyclus op gebied van informatie- en archiefbeheer en de aanschaf van de module archivering voor het klantregistratiesysteem.

Zoals in het Verbeterplan te zien is, is er op de overige verbeterpunten wel voortgang geboekt, maar is het nog niet vaak gelukt om de verbeterpunten ook echt af te ronden. De wisselingen in de functies van gemeentearchivaris en kwaliteitsmedewerker documentmanagement hebben geleid tot de aanstelling van nieuwe medewerkers. Deze nieuwe functionarissen hebben zich zorgvuldig ingewerkt in hun nieuwe rollen en werkomgeving. Hoewel de intensiteit van de inhoudelijke samenwerking met de GR daardoor tijdelijk is verminderd, biedt deze overgang nu de gelegenheid voor verfrissende inzichten. Anderzijds heeft ook de GR te maken gehad met een vertrekkende Kwaliteitsmedewerker. Deze is niet vervangen waardoor de nog overgebleven Kwaliteitsmedewerker de beschikbare tijd moet verdelen over alle onderwerpen die spelen.

De verwachting is dat in 2024 concrete stappen gezet kunnen worden in het daadwerkelijk afronden van een aantal verbeterpunten.

Met vriendelijke groet,

A.M.A. van Drunen Voorzitter Bestuur Regionaal Bureau Leren West-Brabant