Bijlage 4 - Beleidsnota Rechtmatigheid Halderberge.pdf

De raad van de gemeente Halderberge; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 14 februari 2023; gelet op artikel 213 van de Gemeentewet, artikel 10 van de Financiële verordening Halderberge, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV; BESLUIT vast te stellen de: Beleidsnota rechtmatigheid

Artikel 1 Begripsbepalingen Rechtmatigheidsverantwoording: verantwoording door het college dat aan de baten, lasten en balansmutaties ten grondslag liggende financiële beheershandelingen in lijn met wet- en regelgeving tot stand zijn gekomen. Begrotingscriterium: criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de baten en lasten, de mutaties van de reserves en de investeringskredieten, zoals die door de raad zijn geautoriseerd via de (bijgestelde) begroting of op een andere wijze, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten komen. Normenkader: de inventarisatie van de voor de financiële rechtmatigheid en getrouwheid relevante wet- en regelgeving, verordeningen en besluiten van hogere overheden en van de gemeente zelf. Fouten: fouten bij financiële beheershandelingen, waarbij de in het normenkader beschreven wet- en regelgeving niet correct en of onvolledig is nageleefd. Onduidelijkheden: onduidelijkheden die tijdens de controle en de vaststelling van de rechtmatigheid ontstaan door het ontbreken van controle-informatie of door mogelijke tegenstrijdige interpretaties van feiten en juridische normen. Het college kan hierdoor in het kader van de verantwoording niet aangeven of er sprake is van een rechtmatigheidsfout of niet.

Verantwoordingsgrens: een door de gemeenteraad vastgesteld percentage van de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves, waarboven het college de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording.

1/8

Rapportagegrens: een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven in een werkproces geconstateerde afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) opgenomen en toegelicht moeten worden in de paragraaf bedrijfsvoering. Artikel 2 Doelstellingen De beleidsnota rechtmatigheid van de gemeente dient tot: 1. het benoemen van de uitgangspunten voor de begrotingsrechtmatigheid; 2. het vaststellen van de verantwoordingsgrens bij de rechtmatigheidstoetsing; 3. het vaststellen van de rapportagegrens bij de rechtmatigheidstoetsing; 4. het benoemen van de verantwoordelijkheden binnen de rechtmatigheidstoetsing. Artikel 3 Uitgangspunten begrotingsrechtmatigheid Met betrekking tot de toetsing van de begrotingsrechtmatigheid en toepassing van het begrotingscriterium worden de volgende uitgangspunten bepaald: 1. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting (het gaat hierbij om de baten en lasten op programmaniveau, de investeringskredieten en de mutaties van reserves) door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5 van de financiële verordening. 2. Bij investeringskredieten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaalbedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd. 3.

Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties: a. er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren; b. er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage; c. de overschrijding gecompenseerd wordt door een onttrekking uit een bestemmingsreserve of voorziening, mits de bestemmingsreserve of voorziening ook betrekking heeft op het desbetreffende programma en de bestemmingsreserve of voorziening toereikend is. 4. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. 5. Begrotingsonrechtmatigheden op geactiveerde uitgaven (investeringen), waarvan de gevolgen zichtbaar worden via hogere kapitaallasten in het jaar zelf of in volgende jaren, zijn onrechtmatig en tellen in het jaar van investeren mee in het rechtmatigheidsoordeel. 6.

Begrotingsonrechtmatigheden geconstateerd na afloop van het verantwoordingsjaar betreffende activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing), tellen niet mee in het rechtmatigheidsoordeel. Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na afloop van het verantwoordingsjaar aan het licht komen. 7. Mutaties in reserves die niet zijn gedekt door een voor 31 december van het verslagjaar genomen raadsbesluit worden als onrechtmatig beoordeeld. Budgetoverheveling tussen begrotingsjaren De overheveling van budgetten tussen begrotingsjaren maakt ook onderdeel uit van de begrotingsrechtmatigheid en wordt bij geconstateerde afwijkingen op de hiervoor vastgestelde voorwaarden meegenomen in het rechtmatigheidsoordeel. 2/8

De overheveling van budgetten naar het volgende dienstjaar vindt plaats door middel van de vorming van een bestemmingsreserve. Daarbij gelden de volgende richtlijnen die in acht moeten worden genomen. Afwijkingen van deze richtlijnen c.q. bepalingen worden beoordeeld als rechtmatigheidsfouten (begrotingscriterium). Overheveling in het verantwoordingsjaar zelf (slotwijziging) Daarbij gaat de voorkeur uit dat het college uiterlijk in de raad van december - via de slotwijziging – aangeeft voor welke budgetten de werkzaamheden het dienstjaar overschrijden, dan wel pas in het volgende dienstjaar starten en overheveling van het budget naar het volgende begrotingsjaar gewenst is. De raad moet instemmen met de vorming van de bestemmingsreserve (autorisatie). Aan de budgetoverheveling en de vorming van een dergelijke bestemmingsreserve zijn de volgende voorwaarden verbonden: 1. de bestemmingsreserve heeft - in beginsel - een duur van één jaar, met een maximum van 2 jaar; 2. het bedrag dat per activiteit wordt overgeheveld bedraagt minimaal € 15.000; 3. het gaat om een afzonderlijk budget dat bestemd is voor een aangewezen doel of activiteit (dus niet om reguliere werkzaamheden uit een regulier budget); 4. in de onderbouwing van de budgetoverheveling wordt expliciet ingegaan op het eenmalige karakter van de activiteit en de reden van vertraging.

Overheveling in het jaar volgend op het verantwoordingsjaar (jaarrekening) De over te hevelen budgetten kunnen door het college ook meegenomen worden in het bestemmingsvoorstel bij de jaarrekening, onder de bovengenoemde voorwaarden, met dien verstande dat pas na instemming van de raad het college de over te hevelen budgetten mag besteden. Bovendien zal het college als toelichting op het voorstel gemotiveerd moeten aangeven waarom de overheveling niet in het verantwoordingsjaar zelf nog kon worden meegenomen. Artikel 4 Verantwoordingsgrens De verantwoordingsgrens voor afwijkingen (zowel fouten als onduidelijkheden) is 1,5% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Fouten en onduidelijkheden worden daarbij niet bij elkaar opgeteld. Artikel 5 Rapportagegrens In de jaarrekening worden afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) gerapporteerd en nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering voor zover deze in het betreffende werkproces de rapportagegrens van € 100.000 te boven gaan. Fouten en onduidelijkheden worden daarbij niet bij elkaar opgeteld. Artikel 6 Verantwoordelijkheden rechtmatigheidstoetsing De verantwoordelijkheden met betrekking tot de rechtmatigheidstoetsing van de gemeente staan in de volgende tabel gedefinieerd.

3/8

Functie Gemeenteraad

Auditcommissie

Accountant

College van B&W

Control

Verantwoordelijkheden  stelt jaarlijks het normenkader vast  stelt de te hanteren uitgangspunten begrotingscriteria vast  stelt de verantwoordingsgrens vast  stelt de rapporteringsgrens vast  adviseert de gemeenteraad over de uitgangspunten, te hanteren kaders en vastleggingen in de beleidsnota rechtmatigheid  beoordeelt bij de jaarrekeningcontrole een juiste totstandkoming en onderbouwing van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording  zorgt voor een systeem van (verbijzonderde) interne controles waarin de rechtmatigheidstoetsing is geborgd  rapporteert aan de gemeenteraad over de uitkomsten van de rechtmatigheidstoetsing  neemt een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening  voert in opdracht van het college de (verbijzonderde) interne controles uit waar de rechtmatigheidstoetsing onderdeel van uitmaakt  stemt met de accountant de uitkomsten en bevindingen van de in de (verbijzonderde) interne controles opgenomen rechtmatigheidstoetsing af  adviseert het managementteam en het college over de uitkomsten en bevindingen van de rechtmatigheidstoetsing

Artikel 7 Intrekken van het controleprotocol Het ‘Controleprotocol gemeente Halderberge, zoals vastgesteld door de raad in zijn vergadering van 17 maart 2016, wordt ingetrokken. Artikel 8 Inwerkingtreding Deze Beleidsnota rechtmatigheid treedt in werking op de dag na bekendmaking. Artikel 9 Citeertitel Deze nota wordt aangehaald als ‘Beleidsnota rechtmatigheid gemeente Halderberge’.

4/8

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Halderberge op 23 maart 2023, de griffier,

de voorzitter,

drs. A. Koenen

drs. B.J.A. Roks

5/8

Bijlage 1 Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Begripsbepalingen Hier worden de belangrijkste begripsbepalingen uit deze beleidsnota nader toegelicht. Artikel 2 Doelstellingen De belangrijkste doelstellingen van de beleidsnota rechtmatigheid zijn als volgt benoemd:  Lid 1: Het benoemen van de te hanteren uitgangspunten bij de toetsing van het begrotingscriterium, zoals deze nader toegelicht wordt in artikel 3.  Lid 2: Het vaststellen van een totaalbedrag, waarboven het college de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) verplicht moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening, zoals nader toegelicht wordt in artikel 4.  Lid 3: Het vaststellen van een totaalbedrag, waarboven het college de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) binnen een werkproces moet toelichten in de paragraaf bedrijfsvoering, zoals nader toegelicht wordt in artikel 5.  Lid 4: Het vastleggen en nader toelichten van de verschillende verantwoordelijkheden die de verschillende partijen hebben rondom de toepassing en toetsing van de rechtmatigheid, zoals nader toegelicht wordt in artikel 6. Artikel 3 Uitgangspunten begrotingsrechtmatigheid De te toetsen criteria voor de rechtmatigheid betreffen: 

Het voorwaardencriterium: dit heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wetten en regels en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Vooral de bepalingen recht, hoogte en duur hebben een directe impact op de financiële rechtmatigheid van de last, bate of balansmutatie en zodoende worden de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) op de bepalingen recht, hoogte en duur opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.



Het M&O criterium: Onder misbruik wordt verstaan: Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Misbruik van overheidsgelden wordt geregeld aangeduid met het plegen van fraude om zich onrechtmatig overheidsgelden toe te eigenen. Misbruik van overheidsregelingen moet echter wel duidelijk worden onderscheiden van fraude waarbij één of meerdere medewerkers van de organisatie betrokken zijn. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. Misbruik is onrechtmatig, oneigenlijk gebruik niet. Indien de omvang van het misbruik samen met andere financiële rechtmatigheidsfouten bij de gemeente de verantwoordingsgrens heeft overschreden moet dit misbruik worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.



Het begrotingscriterium: dit is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting, mutaties van de reserves en de investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.

6/8

In dit artikel is vastgelegd op welke wijze wordt omgegaan met begrotingsonrechtmatigheden en welke uitgangspunten de raad hierbij hanteert, gegeven de ruimte die hiervoor geboden wordt in de wet en de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV. Artikel 4 Verantwoordingsgrens De verantwoordingsgrens voor afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) in de rechtmatigheid wordt voor de gemeente Halderberge na inwerkingtreding van deze nota vastgesteld op 1,5% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Voor zowel fouten als onduidelijkheden afzonderlijk geldt hetzelfde percentage. Fouten en onduidelijkheden mogen niet bij elkaar opgeteld worden. Onduidelijkheden in de controle en vaststelling van de rechtmatigheid ontstaan door het ontbreken van controle-informatie of door mogelijke tegenstrijdige interpretaties van feiten en juridische normen. Dit laatste kan bijvoorbeeld het geval zijn bij tegengestelde opvattingen van specialisten onderling. Voorbeelden hiervan zijn staatssteun en (Europese) aanbestedingen. Als het totaal aan fouten en onduidelijkheden (ieder afzonderlijk) ten aanzien van het begrotings-, voorwaarden- en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium boven de verantwoordingsgrens komt, worden alle geconstateerde onrechtmatigheden vermeld in de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening.

Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het door de raad vastgestelde beleid worden bij de toelichting op de baten en lasten in de jaarrekening en bij de programma’s en investeringen meer uitgebreid toegelicht. In de rechtmatigheidsverantwoording wordt daarnaar dan verwezen. Alle resterende begrotingsonrechtmatigheden en alle onrechtmatigheden met betrekking tot het voorwaarden- en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium worden afzonderlijk in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. Als het totaal aan fouten en onduidelijkheden (ieder afzonderlijk) ten aanzien van het begrotings-, voorwaarden- en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium onder de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens blijft, dan hoeven de geconstateerde onrechtmatigheden niet te worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening. Deze fouten en of onduidelijkheden worden wel toegelicht in de jaarrekening bij de paragraaf bedrijfsvoering voor zover deze afzonderlijk de rapportagegrens, zoals toegelicht in artikel 5 overschrijden. De verantwoordingsgrens is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven rechtmatigheidsverantwoording door het college. Fouten en onduidelijkheden worden daarbij niet bij elkaar opgeteld.

Artikel 5 Rapportagegrens In de jaarrekening worden de in de rechtmatigheidstoetsing geconstateerde afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) gerapporteerd en nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering voor zover deze (ieder afzonderlijke) in het betreffende werkproces de rapportagegrens van € 100.000 te boven gaan. Fouten en onduidelijkheden worden daarbij niet bij elkaar opgeteld. In tegenstelling tot de verantwoordingsgrens is er geen verplichting om voor fouten en onduidelijkheden dezelfde rapportagegrens te hanteren. In de paragraaf bedrijfsvoering wordt tevens toegelicht welke maatregelen worden genomen om de rechtmatigheidsfouten in de bedrijfsvoering van het betreffende werkproces voortaan te voorkomen.

7/8

Artikel 6 Verantwoordelijkheden rechtmatigheidstoetsing In de bij dit artikel opgenomen tabel zijn de verantwoordelijkheden van de bij de rechtmatigheidsuitvoering en toetsing direct en indirect betrokken partijen vastgelegd. Artikel 7 Intrekken van het controleprotocol Gelijktijdig met de inwerkingtreding van deze beleidsnota, wordt het controleprotocol van de gemeente Halderberge van 17 maart 2016 ingetrokken. Artikel 8 Inwerkingtreding Dit artikel bepaalt met ingang van welke datum deze beleidsnota rechtmatigheid van kracht wordt. Artikel 9 Citeertitel In documenten en taalgebruik kan dit statuut worden aangehaald als Beleidsnota rechtmatigheid gemeente Halderberge.

8/8