Bijlage 4 Artikelsgewijze toelichting Gemeenschappelijke regeling West Brabants Archief.pdf

Artikel 1 In artikel 1 zijn de begripsbepalingen opgenomen waarin de betekenis van een aantal begrippen die in de regeling voorkomen worden gedefinieerd. Artikel 2 In artikel 2 wordt het openbaar lichaam dat met deze regeling wordt ingesteld benoemd. Met de instelling hiervan verkrijgt het regeling rechtspersoonlijkheid. De vestigingsplaats en het grondgebied van waar de regeling voor geldt staan hier beschreven. Artikel 3 Het doel van de regeling is volgens deze bepaling uitdrukkelijk tweeledig zoals vastgelegd in de leden 1 en 2. Het betreft allereerst de wettelijke archieftaak en daarnaast het fungeren van het West-Brabants Archief als een regionaal-historisch centrum voor WestBrabant. Artikel 4 In dit artikel wordt in het eerste lid een omschrijving gegeven van de kerntaken die het West-Brabants Archief voor alle deelnemers uitvoert. Het gaat daarbij niet alleen om de werkzaamheden die samenhangen met het functioneren van een archiefinstelling als een archiefbewaarplaats maar ook als een publieksinstelling. In het verlengde van de doelstelling komt deze meervoudige oriëntatie ook tot uiting in de omschrijving van de kerntaken.

In lid 3 van dit artikel is aangegeven dat in het verlengde van de kerntaken en de plustaken zoals die in de leden 1 en 2 zijn benoemd, er de mogelijkheid bestaat dat derden gebruik willen maken van de expertise en/of de professionals van het WestBrabants Archief. Deze dienstverlening aan derden wordt in het derde lid in beginsel mogelijk gemaakt maar wel aan uitdrukkelijke voorwaarden verbonden, opdat deze dienstverlening nooit ten koste mag gaan van de kerntaken. Artikel 5 In dit artikel is aangegeven welke organen het openbaar lichaam kent.

1

Artikel 6 In dit artikel wordt geregeld op welke manier de benoeming van leden van het algemeen bestuur tot stand komt. De gemeenschappelijke regeling is aangegaan tussen de colleges van de deelnemende gemeenten. Het algemeen bestuur bestaat dan ook, zoals in artikel 13 lid 6 van de Wet gemeenschappelijke regelingen is aangegeven, uit (plaatsvervangende) leden van deze bestuursorganen. De zittingsduur van de leden van het algemeen bestuur is gelijkgesteld aan de zittingsduur van het college. Ieder lid van het algemeen bestuur heeft stemrecht in het algemeen bestuur. Stemrecht is immers het wezenskenmerk van het lidmaatschap van een vertegenwoordigend orgaan. Hoofdregel is dat ieder lid één stem heeft, net zoals dat ook in de gemeenteraad is (verwezen kan worden naar artikel 22 Wet gemeenschappelijke regelingen). Zoals in deze regeling het geval is, wordt een besluit bij volstrekte meerderheid genomen (artikel 22 lid 1 juncto artikel 30 Gemeentewet). Artikel 7 Met deze bepaling wordt invulling gegeven aan hetgeen is voorgeschreven op grond van artikel 18 juncto artikel 16 lid 4 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 9 Met betrekking tot de overgedragen bevoegdheden zoals in de artikel genoemd en de in artikel 4 genoemde taken bestaat de mogelijkheid om tussen het dagelijks bestuur en elk van de deelnemers afzonderlijk, schriftelijke werkafspraken te maken in de vorm van overeenkomsten. Daarmee wordt, in aanvulling op de bestaande instrumenten, een extra sturingsmogelijkheid gecreëerd voor de deelnemende gemeente. De beschrijving van de te leveren dienst, de wijze van kostenverrekening en de overige voorwaarden waaronder de diensten worden geleverd, kunnen dan worden vastgelegd in deze dienstverleningsovereenkomst tussen de betreffende partijen. Hetzelfde geldt voor de uitvoering van eventuele plustaken voor de deelnemers en taken die voor derden worden verricht. Hoewel deze mogelijkheid tot het afsluiten van dienstverleningsovereenkomsten niet expliciet in de regeling is opgenomen, betekent dit dus niet dat dit niet mogelijk is.

2

Artikel 12 De leden van het dagelijks bestuur worden gekozen uit het algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur bestaat uit een voorzitter en twee leden. De zittingsduur is gelijkgesteld met de zittingsduur van het algemeen bestuur waaruit het dagelijks bestuur is samengesteld. Er is uitdrukkelijk voor gekozen de directeur te benoemen als secretaris van het algemeen en dagelijks bestuur van het West-Brabants Archief (zie artikel 18 lid 3 van de regeling). Deze keuze ligt voor de hand, omdat deze functionaris optreedt als vaste adviseur van deze bestuursorganen met betrekking tot de doelstelling en taken van het West-Brabants Archief. De directeur is bij uitstek de inhoudelijke en organisatorische deskundige om deze bestuursorganen bij te staan. Artikel 14 Een aantal bevoegdheden van het dagelijks bestuur staan beschreven in dit artikel. Deze bevoegdheden zijn deels een aanvulling op de bevoegdheden van het dagelijks bestuur zoals die in artikel 33b van de Wet gemeenschappelijke regelingen zijn opgesomd. Om duidelijkheid te geven over alle bevoegdheden van het dagelijks bestuur, worden de bevoegdheden op grond van de genoemde wet hieronder alsnog vermeld:

1. Het dagelijks bestuur is in ieder geval bevoegd: a. het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam te voeren, voor zover niet bij of krachtens de wet of de regeling het algemeen bestuur hiermee is belast;

b. beslissingen van het algemeen bestuur voor te bereiden en uit te voeren; c. regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie van het openbaar lichaam; d. ambtenaren aan te wijzen, te schorsen en te ontslaan; e. tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van het openbaar lichaam te besluiten, met uitzondering van privaatrechtelijke rechtshandelingen als bedoeld in artikel 31a;

f.

te besluiten namens het openbaar lichaam, het dagelijks bestuur of het algemeen bestuur rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, tenzij het algemeen bestuur, voor zover het het algemeen bestuur aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist.

3

2. Het dagelijks bestuur neemt, ook alvorens is besloten tot het voeren van een rechtsgeding, alle conservatoire maatregelen en doet wat nodig is ter voorkoming van verjaring of verlies van recht of bezit. Artikel 16 en 17 Deze artikelen regelen de aanwijzing en de taken en bevoegdheden van de voorzitter. De voorzitter is, op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen, zowel voorzitter van het algemeen bestuur als van het dagelijks bestuur. Het algemeen bestuur wijst hem uit zijn midden aan. De voorzitter is verantwoordelijk voor de uitvoering van besluiten van het dagelijks bestuur. Hij ondertekent alle stukken en vertegenwoordigt het West-Brabants Archief in en buiten rechte. In 2003 heeft het algemeen bestuur besloten de taken en bevoegdheden van het dagelijks bestuur te delegeren aan de voorzitter. De reden hiervoor was dat toentertijd de omvang van het dagelijks bestuur nagenoeg gelijk was aan het algemeen bestuur. Door de komende uitbreiding van het aantal deelnemers aan de regeling verandert de omvang van het algemeen bestuur ten opzichte van het dagelijks bestuur Het ligt daarom voor de hand om dit delegatiebesluit in te trekken. Het algemeen bestuur moet daarover wel een formeel besluit nemen. Artikel 18 De functie van secretaris is niet in de Wet gemeenschappelijke regelingen opgenomen.

Voorheen werd de functie van secretaris toebedeeld aan een lid van het dagelijks bestuur. Er is nu voor gekozen om deze functie niet langer onder te brengen bij het bestuur maar deze op ambtelijk niveau te laten invullen. Daarom is in lid 3 van dit artikel bepaald dat de functie van secretaris wordt uitgeoefend door de directeur. Artikel 19-24 Voor het goed functioneren van de regeling is het van belang dat op een adequate wijze inlichtingen verstrekt worden en verantwoording afgelegd wordt aan de deelnemers. In de artikelen 16 en volgende van de Wet gemeenschappelijke regelingen is aangegeven dat de regeling bepalingen dient te bevatten over het verstrekken van inlichtingen en afleggen van verantwoording. Er zou voor gekozen kunnen worden om in de regeling ook nog bepalingen op te nemen met betrekking tot de inlichtingen- en verantwoordingsplicht van de voorzitter jegens zijn eigen college en raad en jegens het algemeen bestuur. Omdat dit niet wettelijk

4

noodzakelijk is en de voorzitter daarnaast ook deel uitmaakt van het dagelijks en algemeen bestuur waarvoor deze verplichtingen wel zijn opgenomen in de regeling, is besloten hier vanaf te zien. De informatieverstrekking als bedoeld in artikel 20 lid 5 dient bij voorkeur via de digitale weg plaats te vinden. Artikel 26 Burgerparticipatie vindt over het algemeen plaats via online enquêtes. Artikel 27-28 Omdat de uitvoering van collegetaken op grond van de Archiefwet zijn overgedragen aan de gemeenschappelijke regeling, is het noodzakelijk dat er een archivaris wordt aangewezen. Deze bevoegdheid is voorbehouden aan het algemeen bestuur, overeenkomstig het bepaalde in artikel 32 van de Archiefwet. Ten behoeve van de organisatie kan daarnaast een directeur worden aangewezen die zich bezighoudt met de bedrijfsvoeringsaspecten. Deze functie heeft echter geen andere wettelijke grondslag dan boek 7 van het Burgerlijk Wetboek zoals dat voor alle ambtelijke medewerkers geldt van het West-Brabants Archief. In artikel 33b van de Wet gemeenschappelijke regelingen is bepaald dat het dagelijks bestuur bevoegd is besluiten te nemen ten aanzien van aanwijzing, schorsing en ontslag van ambtenaren. Hoewel voor beide functies een uiteenlopend regime geldt, kan er voor gekozen worden om deze door dezelfde persoon te laten uitvoeren.

Artikel 30 Er is in dit artikel geen inhoudelijke bepaling opgenomen over de maatstaf die gehanteerd wordt voor de verdeling van de bijdragen. De gemeenteraden kunnen immers via de jaarlijkse begrotingsprocedure hun zienswijze over de verschuldigde bedragen inbrengen. Artikel 32 De grondslag van dit artikel is te vinden in artikel 33 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Artikel 39, 40 en 41 De omschrijving in artikel 39 lid 1 is bewust globaal gehouden omdat naast gemeenten ook andere organisaties kunnen toetreden. Niet valt te voorzien welke organisaties in de toekomst zullen toetreden. In artikel 39 lid 2 is aangegeven dat wanneer een

5

bestuursorgaan van een gemeente of andere organisatie wil toetreden, het algemeen bestuur hierover niet eerder een besluit neemt, dan nadat de deelnemers in de gelegenheid zijn gesteld hierover een zienswijze in te dienen bij het algemeen bestuur. De gemeenteraden moeten de mogelijkheid krijgen een zienswijze naar voren te brengen bij toetreding, uittreding en wijziging van de gemeenschappelijke regeling. Dit betekent dat in al deze gevallen het ontwerpbesluit aan de raden gestuurd moet worden. De raden kunnen hun zienswijzen over het ontwerpbesluit binnen acht weken na ontvangst naar voren brengen. Wensen zij dit niet te doen, dan brengen zij B&W hierover zo spoedig mogelijk op de hoogte. De regeling kan pas worden getroffen (lees: wijzigen, toe- of uittreden) na verkregen toestemming van de raden. Deze toestemming kan echter slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang. Artikel 43 Hoewel deze gemeenschappelijke regeling voor onbepaalde tijd is aangegaan, is het wenselijk dat periodiek aandacht wordt besteed aan het functioneren van de regeling en of het doel waarvoor de regeling is aangegaan nog steeds opportuun is. In de ‘Nota Verbonden Partijen’ wordt daartoe voorgesteld om gemeenschappelijke regelingen vierjaarlijks een meerjarenbeleidsplan te laten opstellen.

Dit meerjarenbeleidsplan, dat bij aanvang van een nieuwe raadsperiode wordt opgesteld, vormt dan samen met de jaarrekening de basis om de resultaten van de gemeenschappelijke regelingen over een periode van vier jaar te evalueren.

6