Bijlage 4 - 230329 Bestuursrapportage 2023 WBA.pdf
Tekst van het document
1 Maart 2023
Toelichting Financiën Vaststellingsbesluit
L. Wijnbergh, 1991 | Gemeentelijk Reinigings- en Vervoersbedrijf
De eerste bestuursrapportage WBA 2023 komt al op een vroeg moment. Directe aanleidingen om deze op te stellen zijn het effect van de hoge inflatie van 2022 en de CAO uitkomsten, die leiden tot een noodzakelijke begrotingswijziging in 2023. Daarnaast zijn de kosten van projecten voor de uitvoering van de Beleidsvisie erin verwerkt. Generieke kostenstijging door de hoge inflatie Het WBA stelt als Gemeenschappelijke Regeling zijn begroting op in februari voorafgaand aan het begrotingsjaar Daarbij maken we gebruik van de indexmatige verhogingen die in de septembercirculaire van het jaar daarvoor zijn gepubliceerd. Zodoende zijn de effecten van de extreme inflatie in 2022 niet verwerkt in de begroting van 2023. En die effecten zijn groot en evident. Zij beperken zich niet tot de energielasten, waarvoor de grootste stijging geldt. Los van specifieke, en helaas soms torenhoge kostenstijgingen, die door leveranciers vanaf 2023 worden doorberekend, is het voor het WBA veel logischer om uit te gaan van een generieke kostenstijging op basis van de septembercirculaire 2022 dan die van 2021. Daarin zijn namelijk de inflatiegevolgen (weliswaar gedeeltelijk) meegenomen. Anders gezegd: een kostenstijging van 4,9% voor de prijzen is reëel. In de verderop gepresenteerde begrotingswijziging 2023 gaan we uit van een lastenstijging met tenminste 4,9%.
Bijzondere kostenstijgingen en mutaties Stijging van de Personeelskosten: 1.
Als gevolg van de nieuwe CAO 2023
In de begroting 2023 is rekening gehouden met een indexmatige stijging van de loonkosten, volgens de septembercirculaire 2021, van 2%. De nieuwe CAO achterhaalt dit cijfer. Het principe akkoord van 22 februari 2023 voorziet in een gemiddelde loonstijging van ruim 9%. Omgerekend voor het WBA betekent dit dat er een toename van de loonkosten is ten opzichte van de oorspronkelijke begroting 2023 van ruim € 145.000. 2. Formatie uitbreiding In de beleidsvisie van het WBA is de modernisering van het archieftoezicht een belangrijk speerpunt. Het bestuur heeft in 2022 dit speerpunt vertaald in een structurele uitbreiding van de personeelsformatie met een medewerker kwaliteit en inspectie. Daarmee voldoet het WBA overigens nog steeds niet aan de toezichtnorm inspectie van minimaal 2,4 fte, die door de provincie is afgegeven. Om te beoordelen of er voor het WBA nog meer formatieve ingrepen nodig zijn zal er in 2024 een evaluatie plaats vinden. Deze formatie uitbreiding leidt tot structurele hogere loonkosten per 2023 namelijk met een bedrag van € 93.171.
2
3. Andere indeling
Kosten uitwerking Beleidsvisie
Mede op advies van onze financiële dienstverlener zijn vanaf de
In 2022 heeft het bestuur de Beleidsvisie van het WBA vastgesteld.
gewijzigde begroting 2023 de kosten voor inhuur van personeel
Ter uitwerking daarvan is eind 2022 een projectenplanning
van derden voortaan toegevoegd aan de personeelskosten. Deze
gepresenteerd, die eveneens bestuurlijke instemming kreeg. Voor
maakten in de oorspronkelijke begroting 2023 nog deel uit van de
2023 staan twee concrete projecten gepland:
exploitatiekosten. Stijging van de Huisvestingskosten
-
Migratie van de dataopslag naar het E-depot: € 30.000
-
Opstellen van een erfgoedbeleid en erfgoedplan: € 25.000
Naast een flinke toename van de kosten voor personeel, is er
De kosten voor deze twee projecten zijn incidenteel van aard en
vooral wat betreft de huisvestingskosten sprake van een
niet opgenomen in de oorspronkelijke begroting 2023.
exorbitante kostenstijging. Het zal niet verbazen dat die zit in de stijging van de energiekosten. Ten opzichte van de oorspronkelijke begroting 2023 zijn die meer dan verdrievoudigd. En daar bovenop berekenen onze verhuurders in 2023 aanzienlijke huurverhogingen door. Het WBA heeft hiertegen bezwaar ingediend, maar ten tijde van opstellen van deze begroting hebben we nog steeds geen reactie gehad, waardoor we genoodzaakt zijn om de voorgestelde verhoging te volgen. De gemeente Bergen op Zoom verhoogt in 2023 met 12%, tandartspraktijk Halderberge met 10%. In totaal gaat het om een vermeerdering van de energie- plus de huurkosten met € 143.377. Stijging van de exploitatiekosten Het totaal aan exploitatiekosten neemt in 2023 eveneens toe ten opzichte van de oorspronkelijke begroting, weliswaar in veel mindere mate dan de kostenplaatsen hiervoor. De stijging wordt
Daarnaast is er een derde project waar in 2023 een resultaat van wordt verwacht, namelijk de innovatie van de digitale dienstverlening in de vorm van een geheel nieuwe website. Al in 2021 en 2022 stond die website vernieuwing op de agenda, maar helaas moesten we het project voortijdig beëindigen. Het leverde echter dusdanig nieuwe en betere inzichten op, dat we in 2023 een verbeterde opdracht kunnen uitschrijven. Die ook zeker haalbaar moet worden geacht. Bijkomend voordeel is dat we de kosten nu wat lager inschatten, namelijk € 105.000. De website stond in het projectenoverzicht gepland voor 2024, maar de hierboven genoemde ontwikkelingen leiden tot een verantwoorde versnelling. Hiervoor is een bestemmingsreserve beschikbaar, zodat de eenmalige kosten voor ontwerp en implementatie gedekt zijn. De structurele kosten zijn volledig gedekt in de reguliere begroting.
vooral veroorzaakt door een verhoging met bijna 10% (circa € 10.000) van de grootste kostenpost nl. de storage en hosting voor onze website. 3
uitvoering van scanning on demand. Deze dient om de Mutaties in reserves
dienstverlening naar onze deelnemers en externe klanten sneller
Voor dekking van het tekort op de jaarrekening 2022 heeft het
en efficiënter te laten verlopen. Gemeenten hadden hier specifiek
bestuur de algemene reserve aangewezen. De geraamde
om gevraagd.
onttrekking werd uiteindelijk € 2.978. Een tweede mutatie betreft de opname van een bedrag van (voorlopig) € 105.000 uit de bestemmingsreserve innovatie digitale dienstverlening (zie hiervoor). Mutaties in geactiveerde kapitaaluitgaven In 2022 zijn drie investeringen gedaan in:
Samenvatting Het WBA ontkomt er niet aan om de begroting 2023 bij te stellen. De loonkosten stijgen enerzijds door de nieuwe CAO en anderzijds door de formatie uitbreiding. Leveranciers met wie verplichtingen zijn aangegaan, berekenen de effecten van de inflatie van 2022 door en daardoor zijn vrijwel alle structurele kosten voor 2023 hoger dan oorspronkelijk begroot. Deze structurele kostenstijging
-
Laptops als working device
wordt voor een klein deel gecompenseerd door hogere baten.
-
Vervanging van alle overige hardware
-
Boekscanner voor scanning on demand
De incidentele kostenstijging betreft de lasten voor projecten ter
De laptops en overige hardware waren voorzien en al verwerkt in de staat van geactiveerde kapitaaluitgaven in de begroting 2023. In deze begrotingswijziging zijn nu de werkelijke investeringsbedragen opgenomen. De boekscanner maakt
uitwerking van de in 2022 vastgestelde Beleidsvisie van € 160.000. De kosten van het grootste project, een nieuwe website, zijn gedekt door een bestemmingsreserve. De kosten voor de twee andere projecten krijgen dekking uit een verhoging van de deelnemersbijdrage.
onderdeel uit van de in 2022 ingerichte scanstraat voor de
4
Voor het Programma Archiefbeheer hebben deze ontwikkelingen onderstaande gevolgen:
Programma Archiefbeheer Overzicht 2023
Begroting 2023
Begroting na
Verschil
wijziging 2023
LASTEN Personele lasten
1.850.920
2.110.486
-259.566
Huisvestingslasten
502.416
645.793
-143.377
Overige exploitatielasten
356.467
374.248
-17.781
Storting in voorziening
5.245
5.245
0
160.000
-160.000
2.715.048
3.295.772
-580.724
188.205
226.098
37.893
2.526.843
2.964.674
437.831
0
105.000
105.000
2.715.048
3.295.772
580.724
Kosten projecten Beleidsvisie Totaal lasten BATEN Variabele baten Deelnemersbijdrage Opname bestemmingsreserve website Totaal Baten
5
De staat van geactiveerde kapitaaluitgaven wordt aangepast als volgt:
Omschrijving van de
Oorspronkelijk
Vermeerderingen
Vermindering
Oorspronkelijk
Percentage en
kapitaaluitgaven
bedrag der kapitaaluitgav
2023
(anders dan door aflossing/afschrijvi
bedrag der kapitaaluitgaven
maatstaf van afschrijving
ng 2023)
31-12-2023
en 2023 Meubilair
60.000
0
0
60.000
Lin 15jr
archiefst.
48.910
0
0
48.910
Lin 10jr
Laptops
22.483
0
0
22.483
Lin 3jr
Overige Hardware
43.615
0
0
43.615
Lin 6jr
22.725
0
0
21.950
Lin 6jr
Elektronische aandrijving
Boekscanner voor scanning on demand TOTAAL Omschrijving van de kapitaaluitgaven
197.733
0
0
196.958
Totaal
Vermeerderingen
Afschrijving op
Boekwaarde
Boekwaarde
afschrijving op kapitaal
2023
kapitaaluitgaven 2023
01-01-2023
31-12-2023
uitgaven tot 2023 Meubilair
24.000
0
4.000
36.000
32.000
archiefst.
14.673
0
4.891
34.237
29.346
Laptops
0
0
7.494
22.483
14.989
Overige Hardware
0
0
7.269
43.615
36.346
0
0
3.788
22.725
18.938
38.673
0
27.442
159.060
131.618
Elektronische aandrijving
Boekscanner voor scanning on demand Totaal
6
De mutaties in de reserve zijn als volgt: Naam reserve of voorziening
Saldo per 1-1-2023
Vermeerderingen
Verminderingen
Saldo per 31-12-2023
Reserves Algemene reserve
128.073
0
2.978
125.095
Reserve innovatie digitale dienstverlening
134.715
0
105.000
29.715
Totaal
262.788
0
107.978
154.810
Onderhoud gebouw en inventaris
32.117
5.245
0
37.362
Totaal
32.117
5.245
0
37.362
Voorzieningen
De bijdragen van de deelnemers wijzigen eveneens: Deelnemers
Begroting 2023
Begroting 2023 na
Verschil
wijziging Bergen op Zoom
877.857
1.029.965
152.108
Etten-Leur
129.368
151.784
22.416
Halderberge
249.496
292.727
43.231
Moerdijk
266.822
313.055
46.233
Roosendaal
554.436
650.504
96.068
Rucphen
103.957
121.970
18.013
Steenbergen
140.457
164.794
24.337
Woensdrecht
102.802
120.614
17.813
Zundert
101.647
119.259
17.613
Totaal
2.526.843
2.964.674
437.831
7
Vastgesteld in het algemeen bestuur van het West-Brabants Archief van 10 juli 2023 de voorzitter,
de secretaris,
A.J. Moerkerke
M.H.M. Korving
8
Westbrabantsarchief.nl