Bijlage 3f WBA Bestuursrapportage en concept begrotingswijziging 2024.pdf
Tekst van het document
maart 2024 0
Toelichting Financiën Vaststellingsbesluit
Mw. Wezelaar, 1967 | Plaatsing standbeeld Johannes de Doper, Roosendaal
1
kunnen dekken. De stijging van de personele lasten is hierdoor beperkt. Voor de RVU kosten wordt een voorziening ingesteld.
2. Kostendalingen Sinds het vaststellen van de begroting 2024, in juli 2023, zijn er
Energiekosten
ontwikkelingen die een wijziging ervan nodig maken.
In de loop van 2023 bleek dat de leverancier van elektriciteit per 1
Uiteindelijk leidt dit tot een lagere begroting, zodat de bijdragen
januari 2024 ging stoppen met levering. Dit betekende niet alleen
van de deelnemende gemeenten naar beneden gaan.
voortijdige contractontbinding, maar eveneens het zoeken naar
Nieuwe en verbeterde contracten met belangrijke leveranciers
een opvolger. Het WBA kon hiervoor gelukkig aanhaken bij een
liggen hieraan ten grondslag. Ook een heroverweging van
collectief van West-Brabantse gemeenten onder de paraplu van
geplande projecten (waar gemeenten in de richtlijnen
het inkoopbureau West-Brabant (nu KAREL geheten). Resultaat
begroting 2025 om hebben gevraagd) heeft gunstige effecten
van het complexe en intensieve proces is een nieuwe
op de kostenramingen. Daarnaast zijn er relevante mutaties in
energieleverancier per 2024 met als bijkomend voordeel dat de
de reserves en voorziening voor 2024. Een en ander wordt
tarieven voor 2024 aanmerkelijk lager zijn dan in het oude
hieronder toegelicht en verderop in deze bestuursrapportage,
contract.
als begrotingswijziging, cijfermatig verwerkt in bijgevoegde tabellen.
Kosten datastorage Het WBA beheert vele Terabytes aan data die hoofdzakelijk
1. Personeelskosten Gevolgen van de nieuwe CAO 2024-2025 De loonkosten zullen in 2024 hoger zijn dan in de begroting voorzien omdat het CAO resultaat procentueel hoger is dan het gehanteerde indexcijfer. Daarnaast krijgen we, eveneens als gevolg van de nieuwe CAO, te maken met kosten met betrekking tot de Regeling voor Vervroegde Uittreding (RVU).
worden opgeslagen (storage) en beheerd in een opslagomgeving bij een externe partij. Eind 2023 slaagde het WBA erin om met die partij tot een nieuw contract te komen. Huurkosten De huurkosten zijn in de begrotingswijziging aangepast aan de werkelijke stijging, die lager uitvalt.
Het WBA verwacht de gevolgen van de nieuwe CAO SGO 20242025 met de bestaande personeelsbegroting grotendeels te
2
3. Kosten uitwerking Beleidsvisie In 2022 heeft het bestuur de beleidsvisie van het WBA vastgesteld. Ter uitwerking daarvan is eind 2022 een projectenplanning gepresenteerd, die eveneens bestuurlijke instemming kreeg. De uitwerking van het erfgoedplan is eind 2023 goedgekeurd. Geïnspireerd door de richtlijnen vanuit de gemeenten voor de begroting 2025, heeft het WBA de projecten en hun kosten opnieuw tegen het licht gehouden. Resultaat daarvan is dat we
leverancier over de opslagkosten. (hierboven uitgelegd) En we schrappen de tweejaarlijkse inventarisatie van digitale bestanden bij deelnemers (de MDI onderzoeken). Deze gaan we integreren in reeds bestaande werkprocessen. Tenslotte gaan we een beoogd CRM systeem voorlopig niet aanschaffen en implementeren. Concreet betekent dit voor de wijziging van de begroting 2024 dat: 1.
(migratie) en gaat het restant van 25k naar de
feitelijk nog maar twee zuivere projecten op de agenda hebben staan: 1.
De ontwikkeling van een nieuw webportaal incl. corporate website én erfgoedwebsite in 2023 en 2024.
2.
De implementatie van een nieuw Collectie Beheer Systeem in 2026.
Voor beide projecten is een bestemmingsreserve beschikbaar. De website c.s. stond voor 2023 op de planning om al te worden opgeleverd, maar dat is niet gelukt. In 2024 zal dat wel het geval zijn. De te maken kosten in 2024 worden uit de
Van de eerdere projectkosten van 55k vervalt 30k exploitatiekosten;
2.
De kosten voor de website (corporate én erfgoed) staan nu als projectkosten voor ruim 97k. Deze worden geheel gedekt door opname uit de bestemmingsreserve.
4. Deelnemersbijdrage Bovenstaande mutaties leiden uiteindelijk tot een daling van de deelnemersbijdragen voor 2024 met ruim € 117.000. In de bijlage staan de nieuwe bedragen.
bestemmingsreserve gedekt.
5. Reserves en voorzieningen
Van alle andere, in de planning en in de begroting 2024 nog als
Bij de voorlopige vaststelling van de jaarrekening 2023 zijn
project aangemerkte activiteiten en investeringen, vervalt de projectstatus. De kosten ervan zijn niet (exclusief) eenmalig maar structureel van aard en passen beter in de exploitatiekosten. Maar we laten ook eerder benoemde projecten vervallen, zoals de migratie van DAM naar E depot, voorzien in 2024. Dat is niet meer nodig gezien de gunstige uitkomst van het overleg met de
afspraken gemaakt die aanpassingen noodzakelijk maken in de staat van reserves en voorzieningen. De bestaande algemene reserve is conform bestuursbesluit overgeheveld naar een bestemmingsreserve voor een nieuwe Collectie Beheer Systeem. Tegelijkertijd is n.a.v. de herijkte Nota Verbonden Partijen wederom een algemene reserve ingesteld. 3
Daarnaast is op verzoek van de deelnemers vanaf 2024 een reserve voor externe evaluatie van de GR. Voor het pand in Oudenbosch, waar het WBA de archiefkelder huurt, is een voorziening voor vervangend onderhoud ingesteld. Deze is gebaseerd op een in 2020 opgesteld meerjarig onderhoudsplan voor de periode 2020-2029. Intussen blijkt anno 2024 dat de voorziening de komende jaren ontoereikend wordt. In de praktijk blijkt dat er eerder vervangend onderhoud nodig is dan in het plan opgenomen. De vervanging van de regelkast in de technische ruimte is acuut en de vervanging van armaturen (die los beginnen te raken) kan niet zonder eveneens vervanging
6. Samenvatting Recente ontwikkelingen vragen om bijstelling van de begroting 2024. De effecten zijn positief voor WBA én voor de deelnemende gemeenten. Het WBA heeft door deze begrotingswijziging nog steeds voldoende middelen om de opgaven die voortkomen uit de beleidsvisie, daadkrachtig op te pakken en door te ontwikkelen. De deelnemende gemeenten gaan minder betalen in 2024 en de door hen gevraagde acties (Nota Verbonden Partijen en richtlijnen begroting) worden adequaat en kostenneutraal al in 2024 uitgevoerd.
(en modernisering) van de lichtbron (nu TL, straks LED). Dit laatste heeft een positief effect op duurzaamheid, milieu en kosten. De commissie BBV heeft tevens richtlijnen gegeven omtrent het optuigen van een voorziening om de kosten te dekken voor de Regeling Vervroegd Uittreden. Hiervoor wordt een deel van het resultaat over 2023 gebruikt. De exacte bedragen zijn hieronder opgenomen in de tabellen
4
Voor het Programma Archiefbeheer hebben deze ontwikkelingen onderstaande gevolgen:
Programma Archiefbeheer Overzicht 2024
Begroting 2024
Begroting na wijziging 2024
Verschil
LASTEN Personele lasten
2.190.212
2.208.872
-18.660
Huisvestingslasten
657.096
600.008
-57.088
Overige exploitatielasten
383.141
402.225
19.084
Onvoorzien
60.000
60.000
0
Storting in voorziening
5.245
5.245
0
Kosten projecten Beleidsvisie
55.000
97.685
42.685
3.350.694
3.374.034
23.340
Totaal lasten BATEN
0
Variabele baten
233.652
233.652
0
Deelnemersbijdrage
3.103.488
2.985.808
-117.680
0
97.685
97.685
13.554
39.434
25.880
0
17.456
17.456
3.350.694
3.374.034
23.340
Opname bestemmingsreserve website Opname onderhoudsvoorziening Opname voorziening RVU Totaal Baten
5
De mutaties in de reserve zijn als volgt: Naam reserve of voorziening
Saldo per 1-12024
Verminderingen
Vermeerderingen
Saldo per 31-122024
Reserves Algemene reserve
125.095
100.000
125.095
100.000
Reserve digitale dienstverlening website
97.685
0
97.685
0
Reserve nieuw Collectie Beheer Systeem
0
125.095
0
125.095
Reserve Evaluatie Gemeenschappelijke Regeling
0
30.000
0
30.000
222.780
255.095
222.780
255.095
37.362
30.245
39.434
28.173
0
25.536
17.456
8.080
37.362
55.781
56.890
36.253
Totaal Voorzieningen Onderhoud gebouw en inventaris Regeling Vervroegde Uittreding Totaal
6
De bijdragen van de deelnemers wijzigen eveneens: Deelnemers
Begroting 2024
Begroting 2024
Verschil
na wijziging Bergen op Zoom
961.421
924.965
-36.456
Etten-Leur
181.411
174.533
-6.879
Halderberge
301.766
290.323
-11.443
Moerdijk
359.086
345.469
-13.617
Roosendaal
683.831
657.901
-25.930
Rucphen
130.097
125.165
-4.932
Steenbergen
194.039
186.681
-7.359
Woensdrecht
153.415
147.598
-5.817
Zundert
138.422
133.173
-5.248
Totaal
3.103.488
2.985.808
-117.680
7
Het resultaat over 2023 wordt als volgt verdeeld: Resultaatbestemming 2023 Resultaat
€
234.381
Storting Voorziening RVU
€
25.536
Storting Algemene reserve
€
100.000
Storting bestemmingsreserve Evaluatie GR
€
30.000
Storting Onderhoudsvoorziening pand Beukenlaan
€
25.000
Restitutie aan deelnemers
€
53.845
Restitutie per deelnemer Deelnemer
Bedrag
Bergen op Zoom
€
18.707
Etten-Leur
€
2.757
Halderberge
€
5.317
Moerdijk
€
5.686
Roosendaal
€
11.815
Rucphen
€
2.215
Steenbergen
€
2.993
Woensdrecht
€
2.191
Zundert
€
2.166
8
Vastgesteld in het algemeen bestuur van het West-Brabants Archief van 3 juli 2024 de voorzitter,
de secretaris,
A.J. Moerkerke
M.H.M. Korving
9
Westbrabantsarchief.nl
1