Bijlage 3f WBA 1e Bestuursrapportage en concept begrotingswijziging 2025.pdf

Q1 2025 0

Versienummer

Wijzigingsdatum

Korte beschrijving van wijziging

1.0

28-02-2025

Concept DB – 1e versie voor voorbereidend DB

1.1

25-03-2025

Concept DB – 2e versie voor DB – kloppende paginanummers

2.0

27-03-2025

Concept na DB – Wijzigingen a.d.h.v. DB – Aangeboden aan de gemeenteraden

2

Toelichting Financiën Vaststellingsbesluit

Zevenbergen, 1982 | Basketbalwedstrijd gemengde teams in sporthal de Molenberg Thom van Amsterdam

0

Nieuw formatieplan In 2024 is een nieuw, actueel formatieplan vastgesteld. Dit houdt in dat nu vanuit het in 2024 vastgestelde formatieplan kan worden gerekend, waardoor misvattingen uit de oude De eerste bestuursrapportage van het West-Brabants Archief 2025 is mede opgesteld om proactief te voldoen aan de vraag

personeelslasten zijn verholpen. Ook is hierin rekening gehouden met nieuwe inschalingen van medewerkers die gegroeid zijn naar

aan gemeenschappelijke regelingen om te kijken waar

hogere schalen.

eventuele besparingen kunnen worden gemaakt. Hiervoor is

Inhuur van derden

een begrotingswijziging opgesteld waarin een kritische blik is opgenomen. Hieruit komen enkele besparingen voort ten opzichte van de geïndexeerde uitgaven, ondanks gestegen indices t.o.v. vorig jaar en enkele gestegen kosten.

1. Personeelskosten Subsidie voor erfgoed Om het erfgoedplan uit te voeren waren enkele wijzigingen nodig

Vanwege voorziene langdurige uitval van een collega zijn we als WBA helaas genoodzaakt om langer dan gepland de inhuur van een medewerker voor archieftoezicht voort te zetten. Daar komen relatief veel kosten bij kijken. Desalniettemin is deze inhuur nodig om de dienstverlening naar gemeenten op het gebied van toezicht op niveau te houden. Hierdoor stijgen de personele lasten licht. Dit is een incidentele stijging.

binnen het personeelsbestand van het WBA. Dit is ingepast

2. Kostenbesparingen

binnen de bestaande begroting. De personeelskosten zullen niet

Weerstandvermogen

stijgen na 2025. Eén van de nieuwe erfgoedfuncties wordt tevens

Momenteel heeft het WBA een tweedelig weerstandsvermogen.

deels gesubsidieerd door de Mastboom-Brosensstichting. De €

Enerzijds is er een algemene reserve van € 100.000 waaruit bij

50.000 subsidie wordt geheel aangewend voor de invulling van deze functie.

financiële tegenvallers kan worden geput. Anderzijds wordt een post ‘onvoorziene kosten’ van € 60.000 in de begroting gehouden. De post onvoorzien wordt in principe jaarlijks terugbetaald aan de deelnemers. Wij vinden deze situatie dubbelop. De BBV schrijft echter voor dat er een post ‘onvoorzien’ wordt opgenomen. Hierom wordt de post onvoorzien gehandhaafd, maar wel afgebouwd naar € 30.000 in 2025 en naar € 10.000 in 2026.

4

Structurele projectkosten In 2024 zijn we anders omgegaan met de kosten die voortkomen uit de projecten die bij het WBA lopen dan de jaren ervoor. Dit

4. Reserves en voorzieningen

leidde er toe dat een aantal bedragen inschattingen waren. De

Voor het pand in Oudenbosch, waar het WBA de archiefkelder

realiteit leert dat een aantal van deze bedragen te hoog zijn

huurt, is een voorziening voor vervangend onderhoud ingesteld.

ingeschat. Door dit bij te stellen wordt ongeveer € 17.000

Deze is gebaseerd op een in 2020 opgesteld meerjarig

bespaard.

onderhoudsplan voor de periode 2020-2029. Een aantal onderhouds- en vervangingswerkzaamheden in het meerjarig

Rente In 2024 ontvingen wij rente van 2022 en 2023 op de schatkistrekening via de regeling die wij met de gemeente Bergen op Zoom hebben. In 2025 ontvangen wij de rente van 2024. Dit zal ongeveer € 20.000 bedragen. Dit is terug te vinden onder overige baten. Overige lasten Een aantal andere kostenposten, zoals de doorlopende kosten voortvloeiend uit projecten, zijn in vorige begrotingen enigszins ruim ingeschat. Daarop kan dus worden bespaard. Een paar grotere voorbeelden hiervan en de besparingen zijn: -

Vrijwilligerskosten, besparing ongeveer € 5.000

-

Migratie bouwdossiers, besparing ongeveer €15.000

3. Deelnemersbijdrage

onderhoudsplan van het depot in Oudenbosch is na controle van specialisten niet nodig gebleken of significant goedkoper uitgevallen in 2024. Een aantal van deze kosten zullen echter in 2025 gemaakt worden door levertijden en drukke planningen. Voor de deelnemersbijdrage heeft dit geen effect aangezien de kosten hiervan gedekt worden door de hiervoor opgetuigde voorziening. In 2025 wordt het MJOP herijkt, wat een kleine extra kostenpost is.

5. Samenvatting Met het oog op de aankomende korting op het gemeentefonds voor onze deelnemers, creatief zoekend naar mogelijkheden voor financiële middelen bij fondsen en een kritische blik werpend op begrote uitgaven, is de begroting 2025 bijgesteld. Dit levert positieve effecten op voor het WBA en een kleine lastenverlichting

Bovenstaande mutaties en andere kleine besparing leiden

voor de gemeenten in 2025. We geven hiermee invulling aan de

uiteindelijk, ondanks hogere indexering van kosten, tot een daling

richtlijnen van de deelnemers zonder aan dienstverlening of

van de deelnemersbijdragen voor 2025 met ruim € 11.000. Onder

kwaliteit in te hoeven boeten.

‘Financiën” staan de nieuwe bedragen.

5

0

Voor het Programma Archiefbeheer hebben deze ontwikkelingen onderstaande gevolgen: Programma Archiefbeheer

2025 Begroting 2025 na wijziging

Verschil

LASTEN Personele lasten

2.120.259

2.257.552

137.293

Huisvestingslasten

596.058

602.675

6.617

Overige exploitatielasten

420.849

382.015

-38.834

Storting in voorziening

5.245

5.245

0

Onvoorzien

60.000

30.000

-30.000

0

90.731

90.731

3.202.411

3.368.218

165.807

Kosten projecten Beleidsvisie Totaal lasten BATEN Variabele baten

0 92.153

174.010

81.857

3.073.915

3.062.125

-11.790

Onttrekking innovatie website

0

90.731

90.731

Onttrekking innovatie CBS

0

0

0

Onttrekking innovatie evaluatie GR

0

0

0

Onttrekking voorziening RVU

8.080

8.080

0

Onttrekking voorziening onderhoud

28.263

33.272

5.009

3.202.411

3.368.218

165.807

Deelnemersbijdrage

Subtotaal Baten

4

De mutaties in de reserve zijn als volgt: Naam reserve of voorziening

Saldo per 1-1-2025

Vermeerderingen Verminderingen

Saldo per 31-12-2025

Reserves Algemene reserve

100.000

0

0

100.000

Reserve digitale dienstverlening website

90.731

0

90.731

0

Reserve nieuw Collectie Beheer Systeem

125.095

0

0

125.095

Reserve Evaluatie Gemeenschappelijke Regeling

30.000

0

0

30.000

345.826

0

90.731

255.095

56.326

5.245

33.272

28.299

Totaal Voorzieningen Onderhoud gebouw en inventaris Regeling Vervroegde Uittreding Totaal

8.080

0

8.080

0

64.406

5.245

41.352

28.299

Halsteren, 1990 | Halsteren geeft pover Anderlecht (met in het midden Luc Nilis) goed partij | Thom van Amsterdam

8

De bijdragen van de deelnemers wijzigen als volgt: 2025 begroting 2025 wijziging Deelnemers

bijdragen

bijdragen

Verschil bijdragen

Bergen op Zoom

€ 828.627

€ 825.449

- € 3.178

Etten-Leur

€ 199.507

€ 198.742

- € 765

Halderberge

€ 291.062

€ 289.946

- € 1.116

Moerdijk

€ 382.116

€ 380.650

- € 1.466

Roosendaal

€ 706.601

€ 703.891

- € 2.710

Rucphen

€ 129.775

€ 129.278

- € 497

Steenbergen

€ 210.914

€ 210.105

- € 809

Woensdrecht

€ 176.573

€ 175.895

- € 678

Zundert

€ 148.740

€ 148.169

- € 571

Totaal

€ 3.073.915

€ 3.062.125

- € 11.790

Etten-Leur, 1989 | Gewichtheffer geeft demonstratie tijdens zijn benoeming tot sportman van het jaar 1988 | Ben Steffen

8

Vastgesteld in het algemeen bestuur van het West-Brabants Archief van 9 juli 2025

8

De voorzitter,

De secretaris,

A.J. Moerkerke

I.H.E. Hommel

8

Westbrabantsarchief.nl