Bijlage 3b Concept Jaarstukken 2025.pdf
Tekst van het document
fte
Jaarstukken 2025
2026
Versiebeheer Versie
Publicatiedatum
Beschrijving
0.1
17-3-2026
Concept t.b.v. voorbereidend DB
0.2
23-3-2026
Concept t.b.v. DB
0.3
15-04-2026
Concept na akkoord DB
Inhoudsopgave Jaarverslag Jaarrekening Vaststellingsbesluit Roosendaal, 1974 | Carnavalsprinsen uit de regio op de fiets op het schoolplein van de Corneliusschool aan de Hulsdonksestraat 75. Ben Steffen
Jaarverslag
Aanbiedingsnota jaarverslag 2025 Met genoegen presenteren we het jaarverslag 2025 van het West-Brabants Archief. Dit verslag geeft een overzicht van alle activiteiten, prestaties en mijlpalen van het afgelopen jaar. Het afgelopen jaar hebben wij ons ingezet voor het behoud, het beheer, de digitale ontsluiting en de toegankelijkheid van archieven en collecties. Het verleden snel gevonden is ons leidend principe waar we dagelijks aan werken. In 2025 is er een start gemaakt met het opzetten van werkateliers rond de thema’s e-depot, inspectie en opleiden. Doel van deze werkateliers is om vanuit alle deelnemers én het WBA kennis te delen en planningen en processen op elkaar af te stemmen zodat de samenwerking nog optimaler wordt. Doel is om hieraan, op locatie, echt samen te werken. Extra aandacht voor (interne) communicatie was er in 2025 bijvoorbeeld tijdens het nieuw opgezette relatieoverleg. Alle collega’s delen vanuit hun eigen expertise relevante informatie met betrekking tot onze deelnemers. Dit komt de samenwerking met onze deelnemers ten goede. Op strategisch niveau is er contact gelegd tussen de directeuren van de Noord-Brabantse en Zeeuwse archiefinstellingen. Onderwerpen als de nieuwe archiefwet, de inzet van AI, de strategische personeelsplanning en de onderhandelingen met (ICT) leveranciers staan hierbij op de agenda.
We beogen hiermee vanuit een breder gremium gesprekspartner te zijn bij diverse organisaties. We hebben 2025 afgesloten met een positief resultaat van € 93.545 In dit jaarverslag over 2025 hebben wij een bondige verslaglegging op hoofdlijnen willen realiseren. West-Brabants Archief, Het Dagelijks Bestuur
Pagina 4 van 50
Kerngegevens 2025 De gemeenschappelijke regeling ‘West-Brabants Archief’ (WBA) is per 1 juli 2016 ingesteld en is een voortzetting, in de zin van een uitbreiding met nieuwe deelnemers, van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief West-Brabant (RAWB). Aan de gemeenschappelijke regeling nemen negen gemeenten
Voorzitter
deel.
dhr. A.J. Moerkerke,
Het werkgebied heeft in totaal ca. 360.000 inwoners.
vertegenwoordiger van Moerdijk
Als bestuursorganen treden op: het algemeen bestuur het dagelijks bestuur de voorzitter
DB leden dhr. J. Pals, vertegenwoordiger van Bergen op Zoom mw. E. van der Star, vertegenwoordiger van Roosendaal
Meer informatie: www.westbrabantsarchief.nl
Overige (AB) leden
info@westbrabantsarchief.nl
dhr. G. de Weert, vertegenwoordiger van Etten-Leur
Volg ons op: linkedin.com/company/West-Brabants Archief West-Brabants Archief @wbarchief @west-brabantsarchief7985
dhr. M.J.A. van der Poel, vertegenwoordiger van Woensdrecht (tot juli J.M.A. van Agtmaal) mw. S.S.J. van Ham, vertegenwoordiger van Halderberge mw. E. Prent, vertegenwoordiger van Steenbergen mw. S. Breedveld, vertegenwoordiger van Rucphen dhr. J.M.J. van Steen, vertegenwoordiger van Zundert
Secretaris mw. I.H.E. Hommel, directeur
Programmaverantwoording Archiefbeheer verleden gemaakte toegangen, in het verwerken van aanvullingen
Beheer van de archiefbewaarplaats Zowel in de archiefverordeningen van de aangesloten gemeenten als in de dienstverleningsovereenkomsten van de verbonden
(zodat er geen nieuwe achterstanden ontstaan) en in het converteren van analoge toegangen naar digitale versies. Ook materiële verzorging maakt deel uit van de beheertaak. In 2025
gemeenschappelijke regelingen is bepaald dat jaarlijks een
ondergingen alle aanwinsten een behandeling met
verslag wordt gemaakt van het beheer van de archiefbewaarplaats. Behalve een bewaarplaats voor analoge stukken heeft het WBA ook een e-depot voor de duurzame opslag van digitaal gevormde of vervangen informatieobjecten. Dit
gammastraling. Dit is bedoeld om actieve schimmels en ongedierte in de analoge bestanden te doden. Om de materiële staat van documenten verder te optimaliseren, werden geselecteerde documenten door een gespecialiseerd
verslag gaat over beide bewaarplaatsen.
restauratieatelier behandeld en hersteld. Daarnaast is, net als in
Archiefbeheer
voorgaande jaren, veel aandacht besteed aan een juiste
Het archiefbeheer heeft vooral betrekking op de toegankelijke
conserverende verpakking van archiefstukken, met name in het
staat van de archieven, de aanwinsten en verliezen en het gebruik
archiefdepot in Oudenbosch.
van de archieven door overheden en derden.
Toegankelijkheid
Er zijn achterstanden in de toegankelijkheid van de archieven. Enkele grotere archieven krijgen sinds de start van het WBA op dit punt consequent en intensief aandacht, maar er is ook een substantieel aantal kleine archieven die onvoldoende ontsloten zijn en daardoor nog niet goed te gebruiken zijn. Naast het in kaart brengen van de werkvoorraad, gaat de komende jaren veel werk zitten in het controleren en up-to-date brengen van in het
In 2025 is in totaal 71 m1 papieren archief geïnventariseerd en daarmee toegankelijk gemaakt. Dat betreft niet alleen nieuwverworven archief, maar ook achterstanden, aanvullingen of noodzakelijke bewerkingen. Daarbij zijn bijna 5700 inventarisnummers toegankelijk gemaakt. Het archief van de gemeente Woensdrecht over de periode 2007-2012 is
Pagina 6 van 50
overgebracht en verwerkt. Daarnaast zijn in het kader van de opgave erfgoed vooral veel kleinere particuliere archieven, nieuw en achterstand, geïnventariseerd.
Verwerving Archieven die verworven worden door het WBA kunnen afkomstig
digitaal zijn gevormd of gedigitaliseerde analoge documenten
zijn van zowel de deelnemers en verbonden partijen als van
waarvoor een vervangingsbesluit is genomen. Bij vervanging
particulieren. Ze kunnen in analoge of in digitale vorm
treden die scans in de plaats van de analoge documenten en
binnenkomen.
dossiers en worden de analoge originelen, na intensieve controle,
De aangesloten overheden zijn volgens de Archiefwet verplicht de archieven uiterlijk twintig jaar na afsluiting over te dragen aan een archiefbewaarplaats, in dit geval het WBA. De formele term hiervoor is overbrenging. Archieven van particulieren worden op vrijwillige basis overgedragen aan het WBA. Deze vorm van verwerven wordt acquisitie genoemd. Particuliere archieven zijn overigens niet alleen de archieven van personen, maar ook – en vooral – archieven van bedrijven en andere organisaties, zoals stichtingen, verenigingen, kerkgenootschappen etc.
Overbrenging In 2025 is 39,275 m1 analoog overheidsarchief overgebracht, voornamelijk bestaande uit het archiefblok 2007-2012 van de gemeente Woensdrecht en enkele registers burgerlijke stand van verschillende gemeenten. Daarnaast zijn een 10-tal digitale overbrengingstrajecten naar het E-depot in uitvoering. Deze bestaan uit bouw- en milieuvergunningen, videotulen en bestuurs- en beleidsarchieven. Deze trajecten zullen in 2026 worden afgerond en aan dienstverlening worden overgedragen.
Analoge (meestal papieren) archieven worden beheerd in het archiefdepot onder het Wilhelminaveld in Bergen op Zoom of in het archiefdepot van het voormalige Regionaal Archief WestBrabant (RAWB, een voorganger van het WBA) in Oudenbosch. Digitale archieven worden beheerd in het E-depot, waarvoor de hard- en software en de services van Preservica worden gebruikt. Onder digitale archieven verstaan we informatieobjecten die
vernietigd.
Acquisitie Met de groeiende aandacht voor erfgoed en de sterkere connectie in de regio door de netwerkspecialist zijn in het afgelopen jaar een achttiental archieven geacquireerd: 1.
Register van boerderij Nooit-Gedacht in Dinteloord;
2.
Archief van de vereniging oud-leerlingen van het SCJ;
Pagina 7 van 50
3.
Archief van de Roosendaalse tak van de familie Heerma
18. Archief van het RK Mannenkoor Laus Deo.
van Voss; 4. Archief van de bibliotheek Bergen op Zoom;
Beeld & Geluid
5. Archief van de stichting Anemoon en stichting VIDO;
Een apart onderdeel van particuliere acquisitie is de audiovisuele
6. Fotocollectie Toon Dekkers;
collectie. In 2025 zijn meer dan 40 foto- en filmcollecties
7.
Bonboek en notulenboek van de weegbrug
verworven, variërend in grootte van 1 foto op fotopapier tot dozen
Landbouwbelang te Beneden Sas, 1888-1962;
vol beeldmateriaal.
8. Kaart van het Moordenaarshoefke te Oud Gastel;
Het lopende project om negatieven van fotografen Ben Steffen en
9. Familieboek de Pottere uit Oud Gastel en Oudenbosch;
Thom van Amsterdam te beschrijven is in 2025 voortgezet. Dit jaar
10. Archief van de bibliotheek Rucphen, Sprundel, St.-
is een start gemaakt om ongeveer 75.000 foto’s te digitaliseren.
Willebrord, Rijsbergen en Zundert; 11. Een zilverbon, een distributiekaart met bonnetjes uit WOII en het identiteitsbewijs van Dhr. Van Hooijdonk uit WOII; 12. Archief van het Ziekentriduüm Halderberge-Kruisland;
Hierdoor kunnen vrijwilligers verder met het beschrijven van deze afbeeldingen. Dit project loopt gestaag richting volledige voltooiing. Er zijn in de afgelopen jaren vele tienduizenden negatieven van beide fotografen beschreven.
13. Archief van ’t Slim Buroke;
Er waren eind 2025 meer dan 150.000 audiovisuele bestanden te
14. Archief van de Protestants-Christelijke Ouderenbond
vinden op de website. Er zijn nog ruim 100.000 meer bestanden
Etten-Leur; 15. Archief van Ziekenomroep Azalea;
beschikbaar bij het WBA, maar deze kunnen vanwege
16. Archief van Jongerenkoor Fatima en combo;
auteursrechtelijke beperkingen niet worden gepubliceerd.
17. Aanvulling op het archief Aanwassen onder Fijnaart, zijnde een kaart;
Pagina 8 van 50
Dienstverlening & Relatiebeheer
E-depot
Website
onze deelnemers beschikbaar. De reden hiervoor is dat de
In 2025 zou de nieuwe website gelanceerd worden. Echter, omdat
koppeling met de leverancier van de huidige website en de
In 2025 was het e-depot van het WBA enkel voor ambtenaren van
o.a. het zoeken niet stabiel bleek tijdens het testen, is besloten dit project on-hold te zetten. Na intern en extern overleg is besloten
leverancier van het e-depot niet gemaakt kan worden. In het project webportaal is het creëren van deze koppeling een
om het project in twee delen op te splitsen. Het eerste deel, de
topprioriteit en wordt verwacht in het eerste deel van 2026.
ontsluiting van het e-depot, wordt begin 2026 verder opgepakt.
Relatiebeheer
Deel twee zal na afronding hiervan worden ingepland.
In 2025 is op professionele wijze vormgegeven aan het
Scanning on Demand
relatiebeheer van het WBA. Daarbij is niet alleen gekeken naar de
De in-huis Scanning on Demand (SoD) stelt het WBA in staat
online presentatie van het WBA, maar ook naar de organisaties in de regio. Er is intern een relatieoverleg opgestart om relevante
aangevraagde stukken snel te digitaliseren en beschikbaar te stellen. Het WBA maakt hierbij gebruik van de in 2024 ingerichte scanstraat. In 2025 zijn 1450 dossiers aangevraagd door inwoners
informatie met elkaar te delen en borgen. Ook heeft de directeur plaatsgenomen in het regionale informatie beheeroverleg van de
en bijna 300 door medewerkers van gemeenten. Deze zijn vrijwel
deelnemers om zo de communicatielijnen kort te houden.
allemaal gescand en gedigitaliseerd.
Sociale media
Bouwdossier Applicatie
Het WBA is actief op vier sociale mediakanalen, te weten LinkedIn,
Deze applicatie is het klantenportaal waarin kan worden gezocht
Facebook, Instagram en YouTube.
naar gedigitaliseerde bouwdossiers van Bergen op Zoom,
LinkedIn wordt gebruikt voor de beeldvorming rond het WBA als
Halderberge, Moerdijk, Rucphen, Woensdrecht en eind 2025 ook Zundert.
hierdoor in 2025 gegroeid. Facebook en Instagram zijn bedoeld
Het portaal wordt niet alleen door particulieren gebruikt, maar ook door zakelijk belanghebbenden (zoals makelaars, architecten, bouwbedrijven) en gemeenten.
organisatie en het plaatsen van vacatures. Ons volgersaantal is voor het delen van activiteiten en het onder de aandacht brengen van de collectie. Zowel het aantal volgers op Facebook als op Instagram is gegroeid ten opzichte van 2024. Daarbij hebben berichten van het WBA op Facebook het meeste bereik. YouTube
Pagina 9 van 50
wordt voor beide doelen gebruikt en is vooral een platform om
Verder is de deelname aan de Open Monumentendag en
eigen producties te delen. Er wordt op YouTube slechts sporadisch
bijbehorend PopMonument noemenswaardig. Om hierbij ruim
gepost. Hier hebben we bijna 50 abonnees en zo’n 11.500 totale
aandacht aan erfgoed te besteden is een vijftal erfgoedverhalen
videoweergaven.
in een bijzonder jasje gegoten. Middels de audiotour “Als de stad de adem inhoudt” werden geïnteresseerde bezoekers rond Bergen
Mediaoptredens en zichtbaarheid In 2025 is het West-Brabants Archief op enkele momenten in de (lokale) media te zien geweest.
op Zoom geleid, waarbij op verschillende plaatsen een verhaal werd verteld vanuit het perspectief van mensen die in ongewone tijden buitengewone zorg boden. Deze verhalen zijn nu terug te luisteren of lezen via https://westbrabantsarchief.nl/over-het-
Zo is er meegewerkt aan Het verhaal van Halderberge, een
wba/erfgoedverhalen.
productie van ZuidWest TV over de geschiedenis van de Halderbergse kernen als onderdeel van het 750-jarig bestaan van Oudenbosch en Oud Gastel.
Heemkundige kringen Nadat in 2024 de netwerkspecialist bij veel heemkundige kringen
In februari werd in BN DeStem uitgebreid aandacht besteed aan
is langsgegaan om de verbinding te zoeken, is dit in 2025
de schenking van het archief van de broeders van Saint Louis aan
uitgebreid. Sinds 2025 is het WBA lid van alle heemkundige kringen
het WBA. Daarnaast is in maart een uitgebreid interview
in het werkgebied. Hiermee blijven we op de hoogte van
gepubliceerd in dezelfde krant met de in 2024 gestarte directeur
ontwikkelingen en hopen we dat ze de weg richting het WBA weten
Inge Hommel over haar eerste vijf maanden als directeur en haar
te vinden als ze met vragen zitten waarbij kunnen assisteren.
plannen voor de toekomst.
Pagina 10 van 50
Erfgoed De Erfgoed-opgave is in de visie als volgt gedefinieerd: “We
In 2023 zijn vier hoofdthema’s ontstaan uit de bijeenkomst met
maken de geschiedenis van West-Brabant toegankelijk en
lokale erfgoedpartners. Deze thema’s zijn:
zichtbaar. We verbinden erfgoedspelers in de regio. Dat doen we graag samen met historische, educatieve en creatieve organisaties. West-Brabants erfgoed krijgt een plek op onze website en activiteiten zetten we online in de kijker. Voor een representatiever beeld van ons verleden, verrijken we doelgericht
Voor de opgave Erfgoed zijn vier strategische doelen vastgesteld: Het verhaal van West-Brabant zichtbaar maken en laten vertellen. 2.
Zichtbaarheid van de eigen collecties vergroten, online en op locatie in de regio.
3.
Actief deelnemen aan een effectief functionerend erfgoed netwerk in de regio.
4. Blinde vlekken in de collecties duiden en invullen
Ons Dorp, Onze Stad
2.
Zand & Klei
3.
Werkend West-Brabant
4. Grenzeloos West-Brabant In 2025 is, evenals in 2024, veel content geschreven voor de
onze collecties.”.
1.
1.
erfgoedwebsite die nog ontwikkeld gaat worden. De ontwikkeling van de erfgoedwebsite staat (deels) in verband met de ontwikkeling van de corporate website. Inmiddels zijn er meer dan 220 verhalen geschreven. Enkele verhalen hebben al uitwerking gehad in de hiervoor beschreven audiotour. Deze verhalen, waarmee stagiairs en de coördinator aan de slag zijn gegaan, betreffen een grote verscheidenheid aan onderwerpen binnen de vier hoofdthema’s en gaan over vrijwel alle kernen in het werkgebied.
Pagina 11 van 50
Toezicht & Advies de rapportages op basis van de nieuwe methodiek te uitgebreid
Toezicht
waren, zijn de rapporten nu bondiger en verder aangescherpt. In
Op grond van de Archiefwet en de gemeentelijke
2026 wordt de rapportage door het WBA in samenwerking met de
archiefverordening voert de archivaris van het WBA in de
deelnemers verder doorontwikkeld. De belangrijkste
hoedanigheid van de gemeentearchivaris tweejaarlijks een inspectie uit naar de staat van het informatie- en archiefbeheer bij de gemeentelijke organen. Daarbij toetst hij niet alleen de
constateringen die tijdens de inspectiegesprekken naar voren kwamen waren: 1.
uitvoering van de Archiefwet, maar ook aspecten van andere
Over het algemeen boeken de zorgdragers jaarlijks
relevante wet- en regelgeving, voor zover ze betrekking hebben
goede vooruitgang in de kwaliteit van de
op de informatievoorziening van de overheid.
informatiehuishouding. Er is zichtbaar meer aandacht
Een archiefinspectie richt zich, naast het toetsen op
voor verbeterpunten en onderlinge samenwerking. Ook
rechtmatigheid, op het geven van aanvullende zekerheid over de
zijn verdere stappen gezet in het overbrengen van
staat van de informatiehuishouding. Dat betekent dat er gekeken
analoge archieven en in de aansluiting op het e-depot.
wordt naar het niveau en de werking van de drie archivistische
2.
functies van informatie: de verantwoordingsfunctie, de
De algemene bewustwording van het belang van goed informatiebeheer is toegenomen, mede in het kader van
geheugenfunctie en de cultuurhistorische functie.
de Wet open overheid (Woo). Tegelijkertijd is verdere bewustwording op bestuurlijk niveau nodig om
Naast de inspectie beoordeelt de archivaris de vernietigingslijsten
voldoende formatie beschikbaar te houden. Met
en de handboeken voor vervanging van archiefbescheiden, welke de basis vormen voor een Vervangingsbesluit van het College van
passende budgetten kunnen achterstanden worden
B&W of een Dagelijks Bestuur.
weggewerkt en digitaliseringsprojecten worden opgepakt.
Inspecties
3.
Op het gebied van overbrenging naar het e-depot zijn
In 2025 is de nieuwe toezichtsmethodiek toegepast bij de
belangrijke stappen gezet. Deelnemers stellen bij de
deelnemers. Voor de aangesloten gemeenschappelijke
aanschaf van applicaties steeds vaker explicietere eisen
regelingen wordt de KPI-methode nog steeds gebruikt. Naar
aan archieffunctionaliteiten, zoals exportmogelijkheden.
aanleiding van de evaluatie in 2024, waarin werd vastgesteld dat
Pagina 12 van 50
Oordeel Interbestuurlijk Toezicht
Advies
De gemeenschappelijke regelingen die in 2024 de beoordeling
Het WBA adviseerde veelvuldig bij onderwerpen als selectie en
“voldoet” ontvingen van het Interbestuurlijk Toezicht van de
vernietiging, vervanging, archiefbewerkingsprojecten,
provincie Noord-Brabant (hierna: IBT), hebben in 2025 vrijstelling
digitaliseringstrajecten, migratie- en conversietrajecten,
gekregen en zijn dat jaar niet opnieuw beoordeeld. De
metadatabeheer en archiefwet- en regelgeving.
gemeenschappelijke regelingen die eerder de beoordeling
Daarnaast is in de regio een eerste start gemaakt met regionaal
“voldoet niet” of “voldoet gedeeltelijk” ontvingen, hebben inmiddels de beoordeling “voldoet” gekregen. Van de gemeenten ontving één gemeente de beoordeling “voldoet gedeeltelijk”; de overige gemeenten kregen de beoordeling “voldoet”.
samenwerken onder de noemer “werkateliers”. Deze werkateliers betreffen de onderwerpen e-depot, inspectie en opleiden. De eerste uitkomsten hiervan vormen de basis voor een gezamenlijke en meer gerichte uitvoering in het komende jaar, waarbij kennisdeling en praktische ondersteuning centraal staan. Verder staat het WBA met raad en daad de gemeenten bij die een “voldoet gedeeltelijk” oordeel van het IBT ontvingen.
Pagina 13 van 50
Recapitulatie lasten en baten Het WBA heeft slechts één programma, namelijk archiefbeheer. Samenvatting programma archiefbeheer:
Totaal
Begroting voor wijziging 2025
Begroting na wijziging 2025
Totaal programma
-3.166.068
-3.326.866
-3.099.136
Bijdrage deelnemers
3.073.915
3.062.125
3.062.125
Overige opbrengsten
92.153
174.010
130.556
Opname reserves
0
90.731
0
Totaal
0
0
93.545
Rekening 2025
Toelichting resultaat Het jaarrekeningresultaat bedroeg in 2025 € 93.545. Dit positieve saldo is met name het gevolg van lagere personeelslasten en het niet benutten van de post onvoorzien.
Pagina 14 van 50
Paragrafen nieuwe methodiek en in formatieve uitbreiding van de
Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing
inspectiefunctie. Per 1 maart 2023 trad een archiefinspecteur
Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de
(tevens kwaliteitsspecialist) in dienst die samen met de nieuwe
weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover het WBA beschikt om niet begrote kosten te dekken en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn, in relatie tot de financiële positie. Niet begrote uitgaven worden gedekt met de post “onvoorzien”.
archivaris de toezichttaken uitvoerde. De nieuwe methodiek wordt inmiddels toegepast en de uitbreiding van de capaciteit wordt nu goed benut. De scanning on demand in eigen beheer heeft de dienstverlening naar deelnemers en inwoners verbeterd. Opgevraagde dossiers
Het WBA heeft vanaf 2017 de beschikking over een algemene reserve om in te kunnen zetten ter dekking van tegenvallers. Eén van de spelregels van de Nota Verbonden Partijen is dat gemeenschappelijke regelingen hun positieve rekeningresultaat uitkeren aan de deelnemers. Hiervan kan worden afgeweken door een duidelijk en gemotiveerd voorstel voor resultaatbestemming voor te leggen aan het algemeen bestuur.
worden hierdoor sneller en effectiever aangereikt. Hiermee voldoet het WBA aan de verwachtingen van deelnemers. Het veiligheidsrisico betreft het niet of onvoldoende kunnen voldoen aan de privacywetgeving en de eisen voor informatiebeveiliging zoals die worden gesteld in wet- en regelgeving en door de deelnemende gemeenten. Het WBA heeft sinds november 2018 een juridisch medewerker die tevens Functionaris Gegevensbescherming is. Zij is een deskundige
Risico’s
vraagbaak en adviseur in de wet- en regelgeving, specifiek op het
Qua risico’s heeft het WBA te maken met drie categorieën, zijnde imagorisico, veiligheidsrisico en bedrijfsvoeringsrisico. Het imagorisico heeft betrekking op het niet (kunnen) voldoen aan de verwachtingen van de deelnemers. Het gaat dan specifiek om het uitoefenen van het archieftoezicht en de dienstverlening. Om het archieftoezicht tijdig en kwalitatief voldoende te kunnen (blijven) uitoefenen, heeft het WBA in 2023 geïnvesteerd in een
terrein van archief- en informatiebeheer. Het WBA onderscheidt zich nadrukkelijk van vrijwel alle andere archiefinstellingen in Nederland door een eigen juriste in dienst te hebben. Het WBA beschikt over een eigen informatieveiligheidsbeleid en een informatieveiligheidsplan. Sinds medio 2024 heeft het WBA een CISO. Met hulp van de juridisch medewerker, de kwaliteitsspecialist, de adviseur bestuur en financiën en ITspecialisten voert de CISO het informatieveiligheidsbeleid en -
Pagina 15 van 50
plan uit. Het WBA heeft hiermee voldoende kennis van en grip op
•
informatiebeveiliging.
netto schuldquote & netto schuldquote is gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen;
Het bedrijfsvoeringsrisico behelst het niet kunnen leveren van overeengekomen dienstverlening ten gevolge van een hoog ziekteverzuim. In 2025 was sprake van een significant hoger ziekteverzuim dan in voorgaande jaren, namelijk 8,88%. Dit is in het
•
solvabiliteitsratio;
•
grondexploitatie;
•
structurele exploitatieruimte;
•
belastingcapaciteit
geheel te verklaren door de langdurige uitval van twee collega’s
De kengetallen voor de grondexploitatie en de belastingcapaciteit
(7,74 procentpunt van de 8,88), waarvan één inmiddels terug is
zijn voor het WBA niet van toepassing.
gekeerd en een ander zal ook in 2026 grotendeels uitvallen. Om het ziekteverzuim zoveel mogelijk te beperken reageert het management direct op ziektemeldingen. Langdurig verzuim krijgt extra aandacht door middel van zorgvuldig ingezette re-
Netto schuldquote De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de druk van de
integratieprocessen en persoonlijke aandacht.
rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Hoe lager de netto schuldquote hoe beter.
Financiële kengetallen
Solvabiliteitsratio Het kengetal solvabiliteitsrisico geeft inzicht in de mate waarin een
In het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en
gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële
provincies (BBV) is bepaald dat gemeenten, provincies en
verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt
gemeenschappelijke regelingen in de paragraaf
verstaan het eigen vermogen als percentage van het
weerstandsvermogen en risicobeheersing in zowel de
balanstotaal. Hoe hoger de solvabiliteitsratio hoe beter.
jaarrekening als in de meerjarenbegroting een set van vijf financiële kengetallen dienen op te nemen. Deze kengetallen
Structurele exploitatieruimte
zullen altijd in samenhang moeten worden bezien omdat ze alleen
Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van
gezamenlijk en in hun onderlinge verhouding een goed beeld
de begroting wordt onderscheid gemaakt tussen structurele en
kunnen geven van de financiële positie.
incidentele lasten. Een begroting waarvan de structurele baten
Het betreft de volgende kengetallen:
hoger zijn dan de structurele lasten is meer flexibel dan een begroting waarbij structurele baten en lasten in evenwicht zijn. Pagina 16 van 50
Een uitkomst van 0% geeft aan dat de structurele baten en lasten in evenwicht zijn.
deelnemers. Thom van Amsterdam
De inhoud van de tabel is bij ministeriële regeling voorgeschreven en bevat ook de ontwikkeling van de kengetallen voor de drie jaren volgend op het begrotingsjaar. De financiële kengetallen zijn als volgt: Jaarrek. Kengetallen
2024
Begroting
Jaarrek.
2025
2025
Begroting Begroting Begroting Begroting 2026
2027
2028
2029
gewijzigd Netto schuldquote
Etten-Leur, 1991 | Halve marathon trekt 3.600
-17,93%
-6,39%
-6,76%
-2,77%
-3,71%
-4,31%
-2,32%
Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Solvabiliteitsratio
61,80%
36,26%
48,42%
22,46%
22,56%
22,51%
22,46%
exploitatieruimte
6,00%
0,77%
1,77%
0,31%
-1,56%
0,30%
0,29%
Grondexploitatie
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Belastingcapaciteit
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Structurele
Beoordeling kengetallen en financiële positie Op basis van de kengetallen kan worden geconcludeerd dat het WBA financieel gezond is. De negatieve netto schuldquote geeft aan dat er geen problematische schuldenlast is, wat vertaald wordt in een laag risico. Een solvabiliteitsratio van 50% of hoger valt in de laagste risicocategorie. De structurele exploitatieruimte is ook te categoriseren als laag qua risico.
Pagina 17 van 50
schatkistrekening zijn ook renteopbrengsten gemoeid. Voor 2025
Paragraaf Financiering In deze paragraaf wordt inzicht gegeven in de wijze waarop het WBA zijn activiteiten heeft gefinancierd.
werd het schatkist drempelbedrag aangehouden van € 1.000.000. Als gevolg van gelijktijdige ontvangsten van deelnemersbijdragen heeft dit kortstondig (enkele dagen) geleid tot banksaldi die
Financieringsrisico’s
boven dit drempelbedrag uitkwamen. Het banktegoed (rekening
Kasgeldlimiet
courant én bedrijfsspaarrekening) bedroeg per 31 december 2025
De kasgeldlimiet is het maximale bedrag waarmee een financieringstekort met een kortlopende lening gefinancierd mag worden (Wet fido). Voor 2025 betrof dit 8,2% van het begrotingstotaal oftewel een bedrag van ongeveer € 275.000. Het WBA ontvangt het merendeel van zijn inkomsten vooruit,
een bedrag van € 285.304; het saldo op de schatkistrekening was € 350.000 Rentekosten en renteopbrengsten De over 2025 geïnde rente bedraagt in totaal € 17.600. De
waardoor er geen financieringstekort is.
rentekosten bedroegen in 2025 € 560.
Renterisiconorm De renterisiconorm beperkt het renterisico op de vaste schuld. De norm bepaalt dat de jaarlijkse verplichte aflossing en rente niet meer mogen bedragen dan 20% van het begrotingstotaal, wat in 2025 neerkomt op ongeveer € 675.000. Het totaal aan aflossingsen rentekosten eind 2025 betrof € 4.560, waardoor een
Financieringsbehoefte De wijze waarop het WBA omgaat met investeringen en gehanteerde limieten is vastgelegd in de Nota Investeren en Afschrijven 2023. Daarin is onder andere bepaald dat investeringen in vaste activa onder de € 10.000 niet worden geactiveerd, dat investeringen tussen € 10.000 en € 25.000
overschrijding van deze norm niet aan de orde is.
kunnen worden geactiveerd wanneer het algemeen bestuur hiertoe besluit en investeringen vanaf € 25.000 altijd worden
Liquiditeitsplanning
geactiveerd en een bestuursbesluit behoeven. Deze nota is
De exploitatielasten van het West-Brabants Archief worden
bekrachtigd door het algemeen bestuur op 10 juli 2023 en is met
gedekt door bijdragen van de deelnemers. De in de begroting opgenomen gemeentelijke bijdragen worden elk kwartaal bij de deelnemers in rekening gebracht. Omdat de exploitatielasten merendeels gelijkmatig over het kalenderjaar worden betaald ontstaat gedurende het begrotingsjaar een liquiditeitsoverschot.
terugwerkende kracht ingegaan op 1 januari 2023. Bij de gemeente Bergen op Zoom loopt sinds 2017 een geldlening voor de financiering van meubilair in het Koetshuis (vijftien jaar).
Met de rente op spaartegoeden en de gunstige rente op de
Pagina 18 van 50
Voor zover de financiële situatie het toelaat worden nieuwe investeringen zoveel mogelijk met eigen middelen gedaan. De liquiditeitspositie van het WBA laat dit ook toe. Bergen op Zoom, 1986 | Speedsailingwedstrijden (windsurfen op land) op het strand van het Markiezaatsmeer Thom van Amsterdam
Pagina 19 van 50
pensioneringen. Daarvan vond er één plaats op 1 januari en één in
Paragraaf Bedrijfsvoering
december. Die laatste medewerker blijft nog 8 maanden langer in
Personeel In 2025 zijn twee medewerkers, waaronder de archivaris, langdurig uitgevallen. Dit heeft ertoe geleid dat er voor een lange periode inzet nodig was van een extern ingehuurde archiefinspecteur. Hierdoor hebben de archiefinspecties een reguliere doorloop gehad. Om te voorkomen dat processen stil kwamen te liggen is door de directeur een waarnemend archivaris aangewezen.
dienst vanwege de langdurige uitval van een andere collega. Dit alles maakt dat in 2025 27 personen (22,69 fte) bij het WBA werkzaam waren. Daarnaast worden voor verschillende activiteiten derden ingehuurd. Maandelijks vergadert de Personeelsvertegenwoordiging met de bestuurder van het WBA. Daarin komen onderwerpen aan de orde
Bovenstaande geeft een inkijk in de fragiliteit van de functie van archivaris. Met een snel krapper wordende arbeidsmarkt wat betreft voldoende gekwalificeerde archivisten, is besloten twee jonge medewerkers de kans te bieden de opleiding archivistiek te gaan volgen. Door nieuwe archivisten op te leiden vanuit het eigen personeelsbestand wordt de continuïteit van de taken ook op lange termijn geborgd. Tevens voldoen we hiermee aan de opleidingseisen voor de archivaris zoals opgenomen in de
als de nieuwe CAO, de organisatiestructuur, diverse projecten, een RI&E onderzoek, het vitaliteitsbeleid en het klimaat binnen het Koetshuis. De personeels- en salarisadministratie werd verzorgd door de afdeling P&O van de gemeente Bergen op Zoom. De dienstverleningsovereenkomst daarvoor is in 2025 herijkt en hernieuwd. Op het gebied van de financiële administratie biedt een administratiekantoor ondersteuning.
archiefwet. In 2025 waren er enkele personele mutaties. Twee medewerkers wilden na hun pensioendatum langer blijven. Dit betreft onder andere de waarnemend archivaris, waardoor een goede overdracht mogelijk is als de langdurige uitval van de archivaris
Huisvesting Het WBA maakte in 2025 gebruik van drie huisvestingslocaties: 1.
dienstverlening en het kantoor
voortduurt. Daarnaast is een medewerker die voorheen gedetacheerd werd vanuit het WVS na zijn pensioen in tijdelijke loondienst gekomen. Verder is in juli, na afloop van een
het Koetshuis in de Hofstraat te Bergen op Zoom voor de
Dit pand is in 2016 geheel verbouwd en geschikt gemaakt voor ‘bewoning’ door het WBA. De gemeente Bergen op Zoom is
stageperiode, een organisatieondersteuner in dienst gekomen. Er
eigenaar en verhuurt het aan het WBA. Het reguliere onderhoud
waren in de loop van 2025 geen uitdiensttredingen anders dan
komt grotendeels voor rekening van de verhuurder.
Pagina 20 van 50
2.
het ondergronds depot aan het Wilhelminaveld in Bergen
Automatisering
op Zoom
Het WBA is een moderne organisatie die zoveel mogelijk digitaal
Dit depot met een capaciteit van ruim 10 strekkende kilometer wordt eveneens gehuurd van de gemeente Bergen op Zoom. Het depot is gebouwd in 2008 als gezamenlijke opslag voor zowel archief als museum. Deze functie vervult het nog steeds, maar de afzonderlijke bewaarruimtes zijn nu specifiek toegewezen aan
en plaatsonafhankelijk werkt. Dit vereist onder andere een moderne en flexibele ICT-inrichting, welke het mogelijk maakt om op elke werkplek aan te sluiten en in te loggen. De ICT-leverancier, die sinds de aanbesteding in 2022 voor het WBA de ICT-inrichting regelt, zorgt voor een degelijke en moderne (cloud)omgeving waarin de medewerkers kunnen werken. De technische
deze beide gebruikers. De exploitatie is in de loop van 2017 overgegaan van de afdeling vastgoed van de gemeente Bergen op Zoom naar het WBA. De exploitatiekosten worden volgens een
ondersteuning van het netwerk van het WBA is deels uitbesteed en deels in eigen handen.
vaste verdeelformule (5/8 WBA en 3/8 gemeente) verrekend met
Mede naar aanleiding van de bevindingen uit het KPI-verslag van
het Cultuurbedrijf.
het WBA zijn, middels de implementatie van het nieuwe
3.
het pand van het voormalig RAWB aan de Beukenlaan te Oudenbosch
zaaksysteem, goede stappen gezet met betrekking tot het interne verbetertraject van de eigen archivering
Vanaf 2021 huurt het WBA de kelder met de drie archiefdepots van de nieuwe eigenaar. Over de huurprijs, de servicekosten en energiekosten zijn goede afspraken gemaakt met de eigenaar. De onderhoudskosten werden in voorgaande jaren gedekt uit een onderhoudsvoorziening. Omdat er echter weinig onderhoudskosten zijn, is In overleg met de accountant besloten de voorziening per ultimo 2025 te laten vrijvallen.
Pagina 21 van 50
Rechtmatigheidsverantwoording
Er wordt op een structurele, toetsbare wijze gecontroleerd en
Het dagelijks bestuur legt via de jaarrekening verantwoording af
bijgehouden welke inkopen en betalingen worden goedgekeurd
over de rechtmatigheid. De rechtmatigheidsverantwoording
en worden uitgevoerd, en of de prestatie wordt geleverd door de
toetst financiële handelingen aan de hand van drie afzonderlijke
leverancier.
criteria: het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het M&O criterium (Misbruik en Oneigenlijk gebruik).
Salarisadministratie
De opzet van de salarisadministratie is geactualiseerd. In
Voorwaardencriterium Dit criterium beoordeelt of een financiële handeling voldoet aan alle inhoudelijke voorwaarden uit wet- en regelgeving.
samenwerking met de afdeling P&O zijn concrete controles uitgevoerd op het indiensttredingsproces en op een selectie van kostendeclaraties.
Een WBA controle team heeft de controles uitgevoerd op twee processen, zijnde “Inkopen en betalingen” en “salarisadministratie”. Voor het toetsen van de rechtmatigheid maakt het WBA gebruik van de door de accountant aangedragen checklists en modellen voor verslaglegging. •
•
Met behulp van een checklist is getoetst of de verwerking in de salarisadministratie correct en rechtmatig heeft plaats gevonden. Er zijn geen verbeterpunten geconstateerd bij P&O Bergen op Zoom. In 2025 is toegewerkt naar de implementatie van een nieuw
Inkopen en betalingen
salaris- en personeelssysteem per 1 januari 2026.
De opzet van dit bedrijfsproces is geactualiseerd. Middels een lijncontrole is in 2023 het bestaan van zogenoemde key-controls vastgesteld die daarna op effectieve werking zijn getoetst. De methode hiervoor is doorontwikkeld in 2024 en 2025.Hiervoor is een willekeurige steekproef van 10% uitgevoerd en is de checklist ingevuld. Vastgesteld is dat de gecontroleerde uitgaven zijn gedaan binnen de budgetten die in de begroting zijn opgenomen en dat het daarbij horende werkproces is gevolgd. Er zijn geen
Begrotingscriterium Dit criterium toetst of de lasten, baten en balansmutaties passen binnen de door het bestuur vastgestelde begroting, inclusief wijzigingen. In 2025 was geen sprake van overschrijding van budgetten of investeringskredieten.
fouten geconstateerd.
Pagina 22 van 50
Misbruik en Oneigenlijk gebruik Dit criterium beoordeelt of de organisatie voldoende maatregelen heeft genomen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. In 2025 was geen sprake van misbruik en oneigenlijk gebruik. De bestaande maatregelen om dit tegen te gaan waren afdoende. De rechtmatigheidsverklaring is opgenomen aan het einde van de jaarrekening.
Pagina 23 van 50
Verbetering van de informatiehuishouding
Paragraaf Wet Open Overheid (Woo)
Het WBA volgt het stappenplan van de VNG ter verbetering van de
Wet open Overheid (WOO) De Wet open overheid is sinds 1 mei 2022 van kracht. De wet heeft als doel de overheid transparanter te maken en de
ook aan op de KPI eisen die gelden voor de informatievoorziening bij overheidsinstellingen. Sinds enkele jaren werkt het WBA met
De Woo kent drie hoofdonderdelen: Actieve openbaarmaking
•
Passieve openbaarmaking (behandeling van Woo
een concrete verbeteragenda op basis van de aanbevelingen uit het KPI-inspectierapport van de eigen informatievoorziening. Dit verbeterproces wordt geleid door de adviseur kwaliteit van het
verzoeken •
meegenomen in het informatiebeleids- en beheersplan dat het WBA in 2026 zal vaststellen. De belangrijkste onderdelen sluiten
toegankelijkheid van overheidsinformatie te verbeteren.
•
informatiehuishouding. De aanbevolen punten worden
WBA, in samenwerking met onder andere de FG en de CISO.
Verbetering van de informatiehuishouding
In 2025 is het nieuwe zaaksysteem volledig in gebruik genomen.
Actieve en passieve openbaarmaking Het WBA voldoet aan alle openbaarmakingsverplichtingen die gelden per 1 november 2024. Publicaties vinden plaats in het blad gemeenschappelijke regelingen en via de website maakt het WBA de overige categorieën openbaar. De organisatiegegevens
Dit systeem vormt een belangrijk onderdeel van de informatiehuishouding en draagt bij aan een gestructureerde, efficiënte en controleerbare verwerking van documenten en processen. Daarmee versterkt het WBA de borging van zowel de kwaliteit van de informatievoorziening als de naleving van
worden daarnaast regelmatig geüpdatet in het GR-register.
wettelijke eisen, waaronder de Wet open overheid.
Tot op heden heeft het WBA geen Woo-verzoeken ontvangen.
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
In 2025 heeft het WBA, samen met een aantal deelnemers en
Het WBA verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar
verbonden partijen, meegedaan met de Woo-match, geïnitieerd door het WBA en georganiseerd door de VNG. Tijdens deze middag kregen de organisaties een goed beeld over hoe zij er op dit moment voor staan en welke verbeterpunten er zijn. Voor het WBA betekende dit met name de schriftelijke vastlegging van het proces, waar wij in 2026 mee aan de slag zullen gaan.
wettelijke taken en activiteiten. Hierbij staat de bescherming van persoonsgegevens centraal. De FG van het WBA ziet toe op de naleving van de vereisten van de AVG. Aan de hand van het AVG Borgingsproduct van de Informatiebeveiligingsdienst (IBD) wordt jaarlijks beoordeeld in hoeverre de AVG wordt gewaarborgd binnen het WBA. Ook over 2025 is deze toets uitgevoerd, waarbij
Pagina 24 van 50
het WBA een score van 84% behaalde. Volgens de aangepaste meting in Borgingsproduct 3.1 komt dit overeen met volwassenheidsniveau 3. Deze score geeft weer dat de processen rondom het verwerken van persoonsgegevens goed zijn ingericht en dat maatregelen voor bescherming van privacy consequent worden toegepast. Daarnaast biedt de meting inzicht in verdere verbeterpunten. De belangrijkste aandachtspunten betreffen het uitvoeren van de DPIA’s, het vaststellen van het AI beleid en het herzien van het informatiebeveiligingsbeleid. Deze zijn opgepakt door het Privacy- en Informatiebeveiligingsteam van het WBA,
Baseline Informatiebeveiliging Overheden (BIO) In 2025 zijn er geen nieuwe interne maatregelen of wijzigingen doorgevoerd ten aanzien van de BIO. Het WBA handhaafde de bestaande procedures en richtlijnen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van informatie te waarborgen en blijft de ontwikkelingen en aanbevelingen binnen de BIO nauwgezet volgen. De CISO houdt daarbij contact met collegaCISO’s van deelnemende gemeenten om kennis en ervaringen op het gebied van informatiebeveiliging uit te wisselen. Het Privacy- en Informatiebeveiligingsteam gaat het komende
waarin de FG, de CISO en de adviseur kwaliteit samenwerken. In 2025 heeft het team een geactualiseerd overzicht opgesteld van de nog te realiseren acties, met als doel de privacybescherming en informatiebeveiliging verder te versterken en de naleving van wet- en regelgeving optimaal te borgen. Daarnaast zijn nieuwe richtlijnen en beleidskaders vastgesteld ter borging van de interne privacy. Ook is het Data Protection Impact Assessment (DPIA)proces herzien en in overeenstemming
jaar weer aan de slag met de uitvoering en naleving van de BIO maatregelen. Voor 2026 staat onder andere de herziening van het informatiebeveiligingsbeleid gepland, evenals de ontwikkeling van AI-beleid. Het WBA zal hierbij de BIO-richtlijnen als uitgangspunt blijven gebruiken om de informatiebeveiliging structureel te versterken en de organisatie voor te bereiden op toekomstige uitdagingen.
gebracht met de Handreiking van de IBD. Het WBA is voorts enkele nieuwe samenwerkingen en overeenkomsten aangegaan, waarbij de vereiste verwerkersovereenkomsten zijn afgesloten. Tot slot is een start gemaakt met een structureel bewustwordingsprogramma voor medewerkers. Dit programma wordt in 2026 verder uitgewerkt en organisatiebreed uitgerold. Op deze wijze werkt het WBA continu aan verdere versterking van privacybescherming en informatiebeveiliging binnen een duurzaam en toekomstbestendig kader. Pagina 25 van 50
Jaarrekening Pagina 26 van 50
Inleiding Jaarrekening 2025 geconcludeerd dat de vrijstellingsbepaling van artikel 11 lid 1 letter
Opzet van de jaarrekening
u van de wet omzetbelasting niet op het RAWB van toepassing is.
Evenals in 2024 zijn aan de jaarrekening 2025 geen bijlagen
Het RAWB maakt fiscaal gezien winst of verlies doordat de
toegevoegd. Desgewenst kan en wil het WBA uiteraard, op
bijdrage van de deelnemers niet wordt beperkt tot het aandeel in
verzoek, inzage geven in alle financiële informatie.
de kosten van de exploitatie. Dat houdt in dat het RAWB belast ondernemer is voor de omzetbelasting en als gevolg daarvan alle
Verantwoording resultaat 2025 Met deze jaarrekening leggen wij verantwoording af over het in 2025 gevoerde financiële beheer. Het boekjaar 2025 sluit af met een saldo van € 93.545 Dit positieve saldo is met name het gevolg van lagere personeelslasten en het niet benutten van de post
in rekening gebrachte omzetbelasting mag verrekenen. Deze stellingname is in een brief van 28 oktober 2015 door de fiscus herbevestigd specifiek voor de nieuwe archieforganisatie WBA.
Vennootschapsbelasting
onvoorzien.
Vanaf 1 januari 2016 zijn ook gemeenschappelijke regelingen VPBplichtig. Bij de oprichting van het WBA is door “Gert Vos BTW-
Rechtmatigheid In 2025 voert het WBA een eigen rechtmatigheidscontrole uit. Voor de methodiek en wijze van verslaglegging wordt gebruik gemaakt van voorstellen en modellen die de accountant heeft aangereikt. De uitkomsten van de controles leiden tot de rechtmatigheidsverklaring die in deze jaarrekening is opgenomen.
Advies” een VPB advies uitgebracht. In dit advies is geconcludeerd dat de activiteiten van het WBA niet te kwalificeren zijn als onderneming in fiscale zin. Hoewel er de afgelopen jaren steeds sprake was van een positief resultaat, geldt nog steeds dat het WBA geen winstoogmerk kent.
Hierin zijn ook de toelichting en de verantwoording opgenomen.
Ondernemerschap voor de omzetbelasting Naar aanleiding van een ingesteld boekenoverzicht over de jaren 2001 – 2005 heeft de inspectie omzetbelasting in januari 2006
Pagina 27 van 50
Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening 2025 In onderstaande tabel is gekozen voor een compactere verantwoording van de inkomsten en uitgaven van het WBA in 2025. In de laatste kolom wordt de afwijking tussen de gewijzigde begroting 2025 en de jaarrekening 2025 getoond. Deze afwijking leidt een jaarrekeningsaldo van € 93.545. Omschrijving
Begroting 2025
Begroting na wijziging 2025
Rekening 2025
Verschil jrk tov begr. 2025
Personeelslasten
2.112.179
2.249.472
2.150.023
-99.449
Huisvestingslasten
567.795
569.403
566.148
-3.255
Exploitatielasten
420.849
382.015
382.965
950
Onvoorzien
60.000
30.000
0
-30.000
5.245
5.245
0
-5.245
0
90.731
0
-90.731
Totaal Lasten
3.166.068
3.326.866
3.099.136
-227.730
Bijdragen Deelnemers
3.073.915
3.062.125
3.062.125
0
92.153
174.010
130.556
-43.454
0
0
3.166.068
3.236.135
3.192.681
Totaal saldo Baten en Lasten
0
-90.731
93.545
Onttrekking aan reserves
0
90.731
0
90.731
Resultaat na verwerking reserves
0
0
93.545
93.545
Toevoeging aan voorziening Projecten ter uitvoering beleidsvisie
Overige Baten Onttrekking aan voorziening Totaal Baten
Pagina 28 van 50
-
0 -43.454
Alleen verschillen groter dan € 10.000 of van bijzondere aard
De inhuur van derden is significant duurder uitgevallen wegens de
worden toegelicht.
langdurige uitval van de archivaris van het WBA. Als gevolg hiervan is voor een groot deel van het jaar een extern
Personeelskosten
Personeel
archiefinspecteur ingehuurd. Primitieve begroting Begrotingswijziging Jaarrekening Verschil jrk 2025
2025
2025
tov begr. 2025
Huisvestingskosten
Omschrijving lasten Salarissen en sociale lasten
1.918.039
2.057.582
1.874.311
-183.271
Opleidingskosten
17.153
17.339
31.722
14.383
Overige personeelskosten
46.812
47.167
63.828
16.661
Inhuur van derden
130.175
127.384
180.162
52.778
Totaal
2.112.179
2.249.472
2.150.023
-99.449
Binnen de personele lasten zijn enkele verschillen zichtbaar. De afwijking op de post salarissen en sociale lasten is te verklaren
Huisvesting
Primitieve begroting Begrotingswijziging Jaarrekening Verschil jrk 2025
2025
2025
tov begr. 2025
Omschrijving lasten Huurkosten
447.438
452.378
459.993
7.615
Energiekosten
66.040
59.103
70.213
11.110
Onderhoudskosten
36.170
39.979
-1.088
-41.067
Overige kosten Totaal
18.147
17.943
37.030
19.087
567.795
569.403
566.148
-3.255
doordat alle functies begroot worden op de hoogste periodiek in de desbetreffende schaal. Hierdoor ontstaat flexibiliteit in de begroting terwijl de totale personeelskosten beheersbaar blijven. Het verschil op opleidingskosten wordt vrijwel geheel veroorzaakt
De grootste afwijking op de huisvestingslasten betreft de post onderhoudskosten. Dit wordt veroorzaakt door de vrijval van de voorziening onderhoud gebouw Oudenbosch.
door de investering die het WBA doet in het opleiden van nieuwe archiefprofessionals. Twee medewerkers zijn in 2025 gestart aan de opleiding archivistiek. De kosten hiervoor zijn €6.500 per medewerker. De overige personeelslasten betreffen onder andere reis- en verblijfskosten, personeelsbijeenkomsten, abonnementskosten en overige kosten. De afwijking ten opzichte van de begroting is verspreid over deze verschillende componenten.
Pagina 29 van 50
Exploitatiekosten
De overige kosten binnen de exploitatie zijn hoger uitgevallen door onder andere de digitaliseringskosten van de laatste batch foto’s
Exploitatie
Primitieve begroting Begrotingswijziging Jaarrekening Verschil jrk 2025
2025
2025
tov begr. 2025
Omschrijving lasten Software & Hardware
van persfotografen Thom van Amsterdam en Ben Steffen. Projecten ter uitvoering beleidsvisie In 2025 kende het WBA enkel het websiteproject. Dit project heeft
146.010
145.199
136.071
-9.128
161.439
148.613
125.750
-22.863
Accountantskosten
16.725
16.906
40.407
23.501
Onvoorzien
Overige kosten
96.675
71.297
80.737
9.440
Totaal
420.849
382.015
382.965
950
De post onvoorzien is bedoeld als ‘buffer’ om eventuele
helaas wederom vertraging opgelopen.
Communicatie, internet & abonnementen
De totale exploitatiekosten zijn bij de jaarrekening bijna gelijk aan
onvoorziene tegenslagen op te vangen. In 2025 zijn geen kosten geboekt onder de post onvoorzien. Alle in 2025 gemaakte kosten
de gewijzigde begroting. Niettemin zijn er een tweetal grotere
zijn gedekt uit de daarvoor bestemde budgetten.
afwijkingen zichtbaar. De meest significante afwijking betreft de
Baten
post accountantskosten. Als gevolg van de uitgelopen controle van de jaarrekening 2024 is een erg hoge meerwerkrekening
De baten van het WBA zijn iets lager uitgevallen dan begroot. Dit heeft deels te maken met een correctie op de baten uit verhuur
ontvangen. Na overleg met de accountant is deze meerwerkrekening neerwaarts bijgesteld. Desalniettemin is nog steeds sprake van een aanzienlijke kostenoverschrijding.
van de gemeente Zundert. Omdat de kosten van het depot aan het Wilhelminaveld lager uitvielen dan begroot, is ook de doorbelasting van de kosten aan het Markiezenhof lager.
Doordat enkele zaken omtrent erfgoed pas in 2025 goed en wel op gang begonnen te komen, is hier nog niet het volledige budget benut. Ook zijn er minder doorontwikkelkosten op de website
Onttrekking aan reserves Doordat de ontwikkeling van de nieuwe website vertraging heeft opgelopen, heeft de hiervoor beoogde onttrekking aan de reserve
omdat de oplevering op zich laat wachten. Vooralsnog vallen reguliere ontwikkelkosten van de website onder de projecten ter
niet plaatsgevonden.
uitvoering beleidsvisie.
Pagina 30 van 50
Overzicht van incidentele baten en lasten Incidentele baten en lasten
Begroting 2025
Begroting na wijziging 2025
Realisatie 2025
lasten
baten
lasten
baten
lasten
baten
Archiefopleiding
0
0
0
0
13.000
0
Subsidie erfgoedmedewerker
0
0
0
50.000
0
50.000
Totaal
0
0
0
50.000
13.000
50.000
Programma archiefbeheer
Met het oog op een grote uitstroom van opgeleide archiefmedewerkers en archivarissen is ervoor gekozen om te investeren in een opleiding archivistiek voor twee medewerkers. Voor de functie coördinator erfgoedverhalen is een subsidie verstrekt door de MastboomBrosens Stichting
Pagina 31 van 50
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Inleiding
formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden
Onderstaande samenvatting van de grondslagen, waarop de
uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeid gerelateerde
financiële verslaglegging is gebaseerd, is bedoeld als leidraad
verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige
voor een juiste interpretatie van de financiële overzichten. De
personele lasten verantwoord in het jaar dat uitbetaling plaats
jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften
vindt. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een
zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording
jaarlijks vergelijkbaar volume wordt dan ook geen voorziening
provincies en gemeenten (BBV) en de verordening ex artikel 212
getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. Daarbij
Gemeentewet, waarin door het algemeen bestuur op 10 juli 2023
moet worden gedacht aan overlopende vakantiegeld- en
de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede de regels
(spaar)verlofaanspraken.
voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie zijn vastgesteld.
Algemene grondslagen voor de Rechtmatigheidsverantwoording
Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening Waardering van passiva en activa alsmede de bepaling van het resultaat vinden in principe plaats op basis van historische kosten. Activa en passiva zijn opgenomen tegen nominale waarde, tenzij in deze grondslagen anders is vermeld. Baten en lasten worden
De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals besloten in de financiële verordening en op basis van de kadernota rechtmatigheid 2024. Dat betekent dat: -
financiële rechtmatigheid van baten, lasten,
toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben,
balansmutaties, alsmede de baten en lasten inzake de
onverschillig of zij tot inkomsten of uitgaven in dat jaar hebben
specifieke uitkeringen op grond van art. 17 Financiële-
geleid. Baten en lasten, worden daarbij verantwoord tot hun brutobedrag. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar worden genomen als zij voor het
De rechtmatigheidsverantwoording toeziet op de
verhoudingswet; -
opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden.
De financiële rechtmatigheid waaronder het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium omvat:
Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het
Pagina 32 van 50
o
o
Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit
o
Een goedkeuringstolerantie van 2%, zijnde € 66.500;
het normenkader zoals op 19 november 2025 door
o
Een verantwoordingsgrens van 1 % (zijnde € 33.250)
het algemeen bestuur voorlopig is vastgesteld;
is gehanteerd waarboven cumulatieve fouten en
Voor het begrotingscriterium geldt dat alle
onduidelijkheden in de
overschrijdingen van lasten en
rechtmatigheidsverantwoording worden
investeringskredieten onrechtmatig zijn, waarbij
opgenomen;
voor een aantal scenario’s in de financiële
o
verordening is beschreven wanneer deze
€ 16.600) is gehanteerd waarboven fouten en
overschrijdingen acceptabel zijn. Voor over- en
onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering
onderscheidingen van baten, onderschrijdingen
worden opgenomen.
van lasten en onderschrijdingen van investeringskredieten geldt dat deze als onrechtmatig zijn aangemerkt indien ze niet tijdig aan de raad zijn gemeld. o
Ten aanzien van het M&O (misbruik en oneigenlijk gebruik) criterium is de notitie in het Controleprotocol 2025 over M&O van onze organisatie leidend bij het voorkomen en opsporen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Omdat alleen bij misbruik sprake is van een onrechtmatigheid zijn eventuele gevallen van misbruik (mits cumulatief met andere fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens) opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.
-
Een rapporteringstolerantie van 0,5% (zijnde
De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de Kadernota rechtmatigheid 2025 van de Commissie BBV alsmede onze eigen financiële verordeningen. Dit betekent dat:
Pagina 33 van 50
Balans
waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen.
Vaste activa
De op de oorspronkelijke verkrijgings- of vervaardigingsprijs
Materiële vaste activa Materiële vaste activa zijn fysiek aanwezige activa. Het BBV kent de volgende soorten materiële vaste activa: •
investeringen met een economisch nut;
•
investeringen met een economisch nut, waarvoor ter
stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur (kortste van de geschatte economische levensduur óf technische gebruiksduur) van de geactiveerde objecten en
bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven; •
toegepaste jaarlijkse afschrijvingen corresponderen met een
voorzieningen.
investeringen in de openbare ruimte met een
De gehanteerde afschrijvingstermijnen zijn opgenomen in de Nota
maatschappelijk nut.
Investeren en Afschrijven, zoals vastgesteld door het algemeen bestuur in haar vergadering van 10 juli 2023. De afschrijvingen
Investeringen hebben een economisch nut indien ze
worden berekend volgens de lineaire methode en starten in het
verhandelbaar zijn en/of indien ze kunnen bijdragen aan het
eerste jaar na investering. Afschrijvingen geschieden daarnaast
genereren van middelen. Conform de Nota Investeren en Afschrijven 2023 worden investeringen in vaste activa onder de € 10.000 niet geactiveerd. Investeringen tussen € 10.000 en € 25.000 kunnen worden geactiveerd wanneer het algemeen bestuur
onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. Alle huidige investeringen en bijbehorende afschrijvingen voldoen aan de gestelde maximale afschrijvingstermijnen
hiertoe besluit en investeringen vanaf € 25.000 worden altijd
De gehanteerde afschrijvingstermijnen van bestaande
geactiveerd en behoeven geen bestuursbesluit.
investeringen bedragen in jaren:
Alle materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de
Meubilair Koetshuis
15 jaar lineair
oorspronkelijke verkrijgingsprijs (de inkoopprijs en de bijkomende
Elektronische aandrijving archiefstellingen
10 jaar lineair
kosten) of vervaardigingsprijs (de aanschaffingskosten van de
Hardware kantoorautomatisering
6 jaar lineair
gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige directe kosten
Laptops
3 jaar lineair
(waaronder overheadkosten), verminderd met de ontvangen subsidies en bijdragen die direct gerelateerd zijn aan het actief, de jaarlijkse afschrijvingslasten en afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen. Duurzame
Pagina 34 van 50
Vlottende activa
Voorzieningen worden op grond van artikel 44 BBV gevormd wegens:
Vorderingen en overlopende posten De vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde.
•
Verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten is.
Liquide middelen
•
Bestaande risico’s op balansdatum ter zake van bepaalde
De liquide middelen worden gewaardeerd tegen nominale
te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de
waarde.
omvang redelijkerwijs te schatten is. •
Overlopende activa
Kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong
De overlopende activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde.
mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand
Voor verwachte oninbaarheid wordt een voorziening in mindering
begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige
gebracht. Deze voorziening wordt statisch bepaald.
verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren.
Vaste passiva
•
De bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor een heffing wordt geheven.
Eigen vermogen Reserves maken, samen met het gerealiseerde resultaat, deel uit
Voorzieningen worden niet gevormd voor jaarlijks
van het eigen vermogen. Onderscheid wordt gemaakt tussen de
terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van
algemene reserve en de bestemmingsreserves.
vergelijkbaar volume.
Bestemmingsreserves omvatten reserves waaraan een specifieke bestemming is gegeven. Het eigen vermogen kent geen waarderingsgrondslag. Feitelijk vormt het eigen vermogen een resultante van alle overige in de balans opgenomen posten die wel een eigen waarderingsgrondslag kennen. Vreemd vermogen
Langlopende schulden Langlopende schulden betreffen de vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer. Deze gewaardeerd tegen de nominale waarde verminderd met gedane aflossingen. Vlottende passiva De vlottende passiva betreffen de kortlopende schulden met een
Voorzieningen Voorzieningen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.
rentetypische looptijd korter dan één jaar en worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.
Pagina 35 van 50
Balans per 31 december 2025
Pagina 36 van 50
Toelichting op de balans Activa Materiële vaste activa Afschrijvingstermijn
Boekwaarde Boekwaarde Investeringen Afschrijvingen Desinvesteringen 01-01-2025 31-12-2025
Meubilair
15 jaar lineair
28.000
-
4.000
-
24.000
Elektronische aandrijving archiefsysteem
10 jaar lineair
24.453
-
4.891
-
19.562
Laptops
3 jaar lineair
7.495
-
7.495
-
-
Hardware kantoorautomatisering
6 jaar lineair
29.077
-
7.269
-
21.808
Boekscanner
6 jaar lineair
15.149
-
3.788
-
11.361
104.174
-
27.443
-
76.731
Totaal
Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar 1-1-2025 Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen Vordering op rijkschatkist Totaal
Voorziening oninbaarheid
31-12-2025
46.529
-
42.904
11.186
-
-
650.000
-
350.000
707.715
-
392.904
Pagina 37 van 50
Vordering op rijksschatkist In 2025 voldeed het WBA aan de gestelde voorwaarden voor schatkistbankieren. In de praktijk betekent dit dat er tijdig wordt afgeroomd naar de schatkistrekening van de gemeente Bergen op Zoom en dat daardoor het gemiddeld bedrag aan liquide middelen per kwartaal onder de limiet van € 1.000.000 blijft. Ultimo 2025 had het WBA een tegoed van € 350.000 op de schatkistrekening. Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1000) Verslagjaar (1)
Drempelbedrag
1.000
1.000
1.000
1.000
Kwartaal 1
Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
(2)
Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
631
375
391
190
(3a) = (1) > (2)