Bijlage 1 Zienswijze nota verbonden partijen DEF 26 oktober 2023.pdf

Bijlage 1 De6 zienswijze concept Nota verbonden partijen Algemene zienwijze a. Scherp de nota aan op basis van het instrumentarium van de Wgr Na de evaluatie van de Nota Verbonden Partijen in 2021 is afgesproken de nota aan te passen na de invoering van de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen. Doel van deze wetswijziging is het versterken van de positie van de raden bij besluitvorming door gemeenschappelijke regelingen. Daarnaast beoogt het wet ook de controlerende rol van de gemeenteraad te versterken. In de voorliggende Nota Verbonden Partijen worden de mogelijkheden van de wet benoemd. Er zijn echter geen concrete toepassingen van deze mogelijkheden opgenomen. De gemeenteraad roept de werkgroep daarom op om de Nota Verbonden Partijen aan te scherpen met een wijze waarop het nieuwe instrumentarium dat in de Wgr wordt geboden (in het bijzonder adviesraden) in de praktijk tot meer grip op de verbonden partijen leidt. Zo kan bijvoorbeeld de beschreven indeling in drie risicocategorieën op basis waarop de aandacht voor een verbonden partij wordt bepaald ook als vertrekpunt kunnen dienen voor het instellen van adviesraden. Ook zouden in de Nota afspraken gemaakt kunnen worden over de wijze waarop de deelnemende gemeenten besluiten tot het instellen van een adviesraad.

Dit zou bijvoorbeeld kunnen als een (gekwalificeerde) meerderheid van de deelnemende gemeenten hiertoe de wens uitspreekt. b. Zie de nota niet als een eindproduct maar een startpunt voor verdere optimalisering De opbouw van de nota verdient nog veel aandacht. Diverse onderdelen kunnen beknopter en helderder worden weergegeven. Geef duidelijk aan wat een afspraak is, wat een toelichting daarop is en wat de lokale invulling van het instrumentarium. Deze verdeling komt nu nog onvoldoende naar voren. Daardoor is het niet altijd duidelijk wat precies moet worden nageleefd en gecontroleerd door gemeenten en verbonden partijen wanneer gemeenteraden de nota hebben vastgesteld. Dit geldt met name voor de risicobepaling van de verbonden partijen (categorieën), het instellen van adviesraden en regionale bijeenkomsten van de raden. Het niet altijd duidelijke onderscheid tussen een toelichtende tekst, concrete afspraken en wat zich leent voor een mogelijke lokale invulling, is een gemis. Er wordt gerealiseerd dat het geheel omwerken van de Nota Verbonden Partijen naar een meer handzame versie tijd kost. Dit wordt niet op korte termijn verwacht, maar leidt dit binnen de looptijd van de herijkte nota wel tot een tussentijdse aanpassing. c.

De schaal van gemeenschappelijke regeling is leidend voor schaal raadsbijeenkomsten In de conceptnota wordt aangegeven dat ten aanzien van de raadsbijeenkomsten wordt afgestemd op welke schaal deze bijeenkomsten gehouden worden. Het uitgangspunt is dat we hierin de schaal van de gemeenschappelijke regeling volgen ten aanzien van de schaal waarop de afstemming plaatsvindt. Het is vervolgens een praktische uitwerking hoe dit wordt georganiseerd. d. Borg de integrale afstemming ten aanzien van bepalen maatschappelijke en financiële impact Het uitgangspunt, zoals onder afspraak 2.1. benoemd, wordt onderschreven dat hoe meer impact een regeling heeft, hoe zwaarder het te hanteren toezichtregime is. Dat betekent dat in die situaties ook meer informatievoorziening is gewenst. In de conceptnota is aangegeven dat dit maatwerk per gemeente en per verbonden partij is. Dit onderdeel vraagt nog een verduidelijking: hoe brengen we de individuele keuzes van gemeenten hierin samen tot een integraal beeld? Of heeft het niet juist de voorkeur dit integraal aan de voorzijde al af te stemmen? Kortom, wij missen in het concept de borging van de integrale afstemming. e. Zorg over de uitvoerbaarheid van alle afspraken Het is goed dat er in de nieuwe nota voor wordt gekozen om afspraken ten aanzien van privaatrechtelijke samenwerkingsverbanden op te nemen.

Voor veel gemeenten is dat op dit moment nog niet vanzelfsprekend en zijn organisaties daarmee nauwelijks bekend. De vraag is of er wel voldoende oog is voor de uitvoerbaarheid van al deze nieuwe afspraken. Is het aantal afspraken die nu in het conceptdocument zijn opgenomen ten aanzien van privaatrechtelijke samenwerkingsverbanden, wel wenselijk als startpunt? f.

Vul de financiële richtlijnen aan voor resultaatbestemming en beperking van de algemene reserve

De financiële richtlijnen bieden de mogelijkheid om een beperkte algemene reserve aan te houden om bedrijfsvoering in een lopend boekjaar te kunnen continueren. Enkele gemeenschappelijke regelingen houden op dit moment hiervoor al een reserve aan. Vanuit praktische overwegingen kunnen we ons dit voorstellen. Echter om een te grote algemene reservevorming te voorkomen is het voorstel om dit te beperken tot 3% van de begroting. Om verder grip te houden op de reservevorming is het voorstel de bestemming van de positieve resultaatrekening voor zienswijzen voor te leggen aan de raden. (Het voorleggen voor zienswijzen is opgenomen in de Nota Verbonden Partijen blz 14, laatste alinea.) g. Breng diverse tekstuele aanpassingen aan in de Nota. Op enkele onderdelen is de tekst niet volledig. Daarom worden diverse aanvullingen ten aanzien van de tekst gedaan (zie bijlage 1). Deze aanvullingen hebben voornamelijk betrekking op het onderdeel AVG en hoofdstuk 3. Het zijn nadere toelichtingen op de tekst maar wijzigen de inhoud niet. h. Laat Hoofdstuk 4 samenwerking buiten de Wgr of het BW vervallen Onder een verbonden partij wordt verstaan een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin een gemeente een bestuurlijk én een financieel belang heeft.

De beschreven samenwerkingen in hoofdstuk 4 voldoen niet aan deze definitie en daarom moeten ze niet worden opgenomen in de Nota Verbonden Partijen. Als hieraan behoefte is kan worden voorgesteld een separate nota op te stellen waarbij nadrukkelijk wordt ingegaan op de taak- en rolverdeling tussen de raad en college voor deze vormen van samenwerking.

Bijlage 1 tekstuele suggesties en aanpassingen Nota Verbonden Partijen

Onderdeel

Opmerking •

Bladzijde 2, derde alinea

Na ‘Nota Verbonden’ ontbreekt het woord partijen

Bladzijde 4, Good Governance

Good governance: toevoegen zich heeft verzekerd tegen onrechtmatig handelen. In de laatste zin staat: ‘De gemeenten gaan er dan ook vanuit dat de verbonden partij een klachtregeling op grond van de Algemene wet bestuursrecht heeft en zich houdt aan de behoorlijkheidsnormen van de Nationale Ombudsman’. De vraag is natuurlijk wel in hoeverre alle verbonden partijen gebonden zijn aan de Awb. Aanvullen met voor zover de verbonden partijen gebonden zijn aan de Awb.

Bladzijde 4, laatste alinea

Bladzijde 7, tweede alinea

De laatste zin luidt: ‘Hierbij wordt uitgegaan van het feit dat er geen structurele aanpassing plaatsvindt van de GR Regio West-Brabant’. De toevoeging van deze zin heeft geen meerwaarde en leidt tot onduidelijkheid. Immers de GR RWB is al enige tijd geen overkoepelend regionaal samenwerkingsverband meer maar een samenwerkingsverband ten behoeve van de economische structuurversterking in West-Brabant. Voorstel is zin verwijderen.

Bladzijde 7 Raadsleden adviescommissies

De eerste drie alinea’s onder dit kopje vormen een wat warrig verhaal. Uiteindelijk komt in de vierde alinea een concreet uitgangspunt. De nota is bedoeld om daarin uitgangspunten op te nemen en daarom kan hetgeen in de

voorafgaande alinea’s is opgenomen compacter en concreter worden geformuleerd. Dan hoeft ook niet naar een afwegingskader voor het wel of niet instellen van een raadsleden adviescommissie worden verwijzen. In bijlage 2 met het afwegingskader staat GR met gemeenschappelijk orgaan niet vermeld. En waarom is deze bijlage niet toegevoegd aan het document zelf net als bijlage 1? Bladzijde 10, bovenaan en bij te kiezen invulling per gemeente

Bij afspraak 2.1 (p.10) zijn voorwaarden opgenomen tav AVG en de WOO: Het is echter geen verplichting om gebruik te maken van een volwassenheidsmodel van een bepaalde organisatie (zoals VNG, CIP, NOREA, etc.). Die modellen zijn ook nog steeds sterk in ontwikkeling en zullen nog vaak wijzigen. De verbonden partijen maken (zolang dit niet in wetgeving is vastgelegd) zelf de keuze hoe zij aantonen dat ze voldoen aan de Avg/Uavg. Bovendien zegt het volwassenheidsniveau niet zo veel en is het subjectief, afhankelijk van wie de zelfevaluatie invult. Aantoonbaar voldoen aan de Avg/Uavg is voldoende. Bij het aangaan van een Verbonden Partij is het van belang dat de verschillende betrokken organisaties afspraken maken over het afhandelen van datalekken, het afhandelen van verzoeken in het kader van de rechten van betrokkenen en klachtafhandeling. Verder is niets opgenomen ten aanzien van rechtmatigheidsvereisten. Daarom wordt voorgesteld het volgende op te nemen bij te kiezen invulling per gemeente:

Bladzijde 10 Te kiezen invulling per gemeente

•

Jaarlijks informeren verbonden partijen in hun jaarstukken op welke manier of op basis van welk normenkader en in welke mate ze aantoonbaar voldoen aan de Avg, de informatieveiligheid, Woo en de rechtmatigheidsvereisten.

•

Deelnemende partijen van bestaande verbonden partijen en nog op de richten verbonden partijen stellen op transparante wijze hun verantwoordelijkheden voor de nakoming van de verplichtingen uit hoofde van de AVG vast, zoals het afhandelen van datalekken, afhandelen verzoeken in het kader van de rechten van betrokkenen en klachtafhandeling.

Valt t.a.v. punt 4 per gemeente nog iets te kiezen in relatie tot eerder al wordt gemeld over dit onderwerp in de nota?

En is punt 5 eigenlijk niet een herhaling van hetgeen op bladzijde 7 wordt gemeld en daarom vervallen. Mogelijk dat bij deze opsomming hierover een standpunt kan worden ingenomen. Dit om te voorkomen dat dit in praktijk niet wordt uitgevoerd. Bladzijde 11 Invulling

Punt 2: zoals dat wordt omschreven is nog niet de praktijk de afgelopen jaren. Is daarvoor draagvlak bij gemeenten? Punt 4: De rol van de griffie(rs) om dit te realiseren aangeven zodat duidelijk is wie waar verantwoordelijk voor is.

Bladzijde 12 Beleidsmatig (richtlijnen)

In de tekst wordt aangegeven dat er een verschil wordt gemaakt voor gemeenschappelijke regelingen die een vierjarenbeleidsplan opstellen en regelingen die dat niet doen. In dat geval moeten er afspraken over producten en diensten worden gemaakt. Voor welke termijn is dat dan? En kan dat onderscheid in gemeenschappelijke regelingen in praktijk goed worden gemaakt? Is het verder mogelijk de evaluatie de regeling hieraan te koppelen?

Bladzijde 12 toelichting

Er staat: de richtlijnen worden in de gemeenteraden behandeld bij de behandeling van de gemeentebegroting die uiterlijk 15 november plaatsvindt. Dit is praktijk echter niet zo. Voorstel is daarom de zin te laten vervallen.

Bladzijde 15 Beleidsregels

De terminologie (zoals ‘beleidsregels’) wijkt af van hoofdstuk 2. Dit is niet wenselijk. Redactioneel moet er nog eens naar worden gekeken of dit gestroomlijnd kan worden.

Bladzijde 15 afspraak 3.1.

Het eerste deel van deze afspraak staat ook opgenomen in de laatste zin van artikel 160 lid 2 Gemeentewet en is geen aanvulling of afwijking daarvan. Is het dan wel zinvol om dit als afspraak op te nemen?

Bladzijde 14, Privaatrechtelijke verbonden partijen

Tweede zin, na “deelnemingen” en toevoegen hoofdzakelijk kapitaalvennootschappen

Bladzijde 15 en 16, Governance

De paragraaf op diverse punten aanvullen zodat de tekst komt te luiden: Bij governance staan de volgende (cyclische) activiteiten centraal: sturen en beheersen, verantwoorden en toezicht houden. In het geval van vennootschappen bepalen de bevoegdheden van de aandeelhouder de mate waarop er gestuurd en toezicht gehouden kan worden. De bevoegdheden van de aandeelhouder en de andere organen van een vennootschap worden in het Burgerlijk Wetboek (BW) beschreven. Op grond van het BW komt een aantal bevoegdheden exclusief aan de algemene vergadering van aandeelhouders(bij kapitaalvennootschappen) toe. De belangrijkste zijn:

•

het benoemen, schorsen en ontslaan van het bestuur; • het vaststellen van de beloning van het bestuur, naast het vaststellen van het beloningsbeleid voor het bestuur en het vaststellen van de vergoeding van de commissarissen; • het vaststellen van de begroting, de jaarrekening en het goedkeuren van de voorgestelde winstuitkering/reservering; • het benoemen, het schorsen en ontslaan van een commissaris (indien betreffende kapitaalvennootschap een raad van commissarissen al of niet verplicht heeft; bij een structuurvennootschap zijn deze bevoegdheden overigens beperkter)1; • het vaststellen/wijzigen van de statuten; • het ontbinden en omzetten van de vennootschap; • het goedkeuren van ingrijpende besluiten (besluiten over de identiteit of het karakter van de vennootschap); • het uitgeven van aandelen (hieronder valt het laten toetreden van ander gemeente tot de overheidsnv of -bv). Een stichting kent formeel één bestuursorgaan, het bestuur. Het is evenwel mogelijk om een raad van toezicht(RvT) of een raad van commissarissen(RvC) te vormen. Ook is het mogelijk om een zogeheten one-tier board te vormen (bestuur en toezicht in één bestuursorgaan i.p.v. twee organen: bestuur en RvT/RvC). In sommige gevallen is het verplicht een RvC in te stellen (structuurvennootschap), als de kapitaalvennootschap voldoet aan drie cumulatieve criteria.

In dat geval komen er aan de RvC dwingendrechtelijk een aantal bevoegdheden toe. Echter bij een 100% overheidsnv of -bv is het zogeheten zwakke structuurregime van toepassing, d.w.z. dat het benoemen, schorsen en ontslaan van het bestuur een bevoegdheid blijft van de AvA. Privaatrechtelijke en publiekrechtelijke rechtspersonen zich te houden aan wetgeving die op hen van toepassing is, in het bijzonder de Aanbestedingswet 2012, voor zover deze van toepassing is (betreffende rechtspersoon kwalificeert zich als een aanbestedende dienst cf. de criteria in artikel 1 Aw 2012). De reden is tweeledig:

1.

als de gemeente onder het mom van quasi-inbesteding een-op-een opdrachten verstrekt aan de betreffende verbonden partij dan moet er voldaan worden aan drie cumulatieve criteria (als hier niet aan voldaan wordt is er sprake van een rechtmatigheidsfout die de gemeente wordt aangerekend);

De criteria zijn: • informatieplicht; de betreffende verbonden partij dient in de jaarstukken hierover te rapporteren of er voldaan wordt aan alle drie criteria; • er kan toezicht worden uitgeoefend op de verbonden partij door de gemeente(n) alsof het een eigen dienst is); • Geen directe participatie van privékapitaal in de gecontroleerde rechtspersoon. Meer dan 80% van de omzet wordt gerealiseerd door de deelnemende gemeenten/deelnemers,. 2.

de gemeente dient als onderdeel van de overheid erover te waken dat verbonden partijen waaraan zij deelnemen zich houden aan de wetgeving die voor hen geldt.

Bladzijde 16-17 afspraak 3.2

In de toelichting op deze afspraak wordt aangegeven dat de colleges van B&W via de aandeelhoudersvergadering en/of een dienstverleningsovereenkomst per verbonden partij afspraken maken over de mate van contact en de mate van informatie-uitwisseling. Moet dit niet opgenomen worden in de afspraak zelf in plaats van in de toelichting?

Bladzijde 18 afspraak 3.5

In de toelichting bij het onderdeel Beloningsbeleid bestuurders wordt in de laatste zin aangegeven dat in het jaarverslag van de gemeenten in paragraaf verbonden partijen inzicht gegeven welke verbonden partijen aan de WNT voldoen en welke hiervan afwijken. Als dit een aanvullende afspraak is – en dus geen reeds bestaande verplichting – dan is het logisch om dit in de afspraak zelf op te nemen in plaats van in de toelichting.