Bijlage 1 Businesscase - Dorpshuis 'De Blokhut' Bosschenhoofd versie 221105.pdf

Dorpshuis ‘De Blokhut’ Bosschenhoofd Businesscase

Datum 5 november 2022

Referentie 2148 LS

In opdracht van Gemeente Halderberge

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

Inhoudsopgave Inleiding 1.1 1.2

Aanleiding en onderzoeksopdracht Leeswijzer

3 3

Analyse huidige en gewenste situatie 2.1 2.2

Huidige situatie Gewenste situatie: dorpshuis De Blokhut

4 5

Beheermodellen en voorkeursvariant 3.1 3.2 3.3 3.4

Afwegingen mogelijke beheervormen Wat is een stichting? Advies juridische en fiscale vormgeving Relatie gemeente Halderberge & Stichting en Stichting & gebruiker(s)

6 7 8 9

Exploitatieopzet en -begroting 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8

Inleiding Exploitatieopzet Dorpshuis de Blokhut Exploitatiebegroting Stichting Toelichting opbrengsten Toelichting kosten Exploitatieresultaat en effect op gemeentebegroting Frictie- en opstartkosten Risicoparagraaf

11 11 13 14 15 17 18 19

Vervolgproces Bijlagen Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3

Programma van Eisen Notitie beheervormen Gemeentebegroting Dorpshuis de Blokhut

Gemeente Halderberge | Dorpshuis ‘De Blokhut’ Bosschenhoofd

22 22 22

2 / 23

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

1

Inleiding

1.1

Aanleiding en onderzoeksopdracht

De gemeente Halderberge vindt het belangrijk dat er leefbare dorpen en wijken zijn, waar het verenigingsleven bloeit en inwoners elkaar kunnen ontmoeten. Zo ook in Bosschenhoofd, waar uit een peiling bij inwoners en verenigingen blijkt dat er een grote behoefte aan een dorpshuisfunctie is. Op 29 juni 2020 heeft de gemeenteraad een budget beschikbaar gesteld voor onderzoek naar de behoefte aan een dorpshuisfunctie. Het adviesbureau Dorpslab heeft dit onderzoek uitgevoerd. Uit het onderzoek blijkt een grote behoefte aan een dorpshuisfunctie en dat de bestaande accommodatie van ouderensociëteit De Blokhut in Bosschenhoofd daarvoor de meeste kansen biedt. In de haalbaarheidsstudie wordt ingegaan op wat er nodig is om een dorpshuisfunctie te realiseren en is een voorlopige exploitatieprognose opgesteld. De gemeenteraad heeft op 14 juli 2021 – op basis van de uitgevoerde haalbaarheidsstudie – ingestemd met het uitwerken van een huisvestings- en renovatieplan voor ouderensociëteit De Blokhut ten behoeve van de realisatie van een dorpshuisfunctie; en daartoe een voorbereidingskrediet ter beschikking te stellen. De gemeente Halderberge is van plan om het bestaande gebouw (ca. 250 m2) te renoveren en een uitbreiding te realiseren van ongeveer 250 m2.

Na de verdere planuitwerking neemt de gemeenteraad een definitief besluit over het voorstel/ontwerp met bijbehorende krediet- en exploitatieopzet. De verdere planuitwerking bestaat uit het opstellen van een businesscase met het doel te komen tot een haalbare invulling van de dorpshuisfunctie. Het gewenste eindresultaat is het in fases uitwerken van een businesscase die in het 4e kwartaal van 2022 ter besluitvorming wordt voorgelegd aan de gemeenteraad. Drijver en Partners is gevraagd de genoemde businesscase en al haar facetten, waaronder het programma van eisen, verder uit te werken in samenwerking met de gemeente Halderberge en de toekomstige beoogde gebruikers. Het programma van eisen dient als uitgangspunt voor de uitwerking en realisatie van het ontwerp door Winters Bouw & Ontwikkeling.

1.2

Leeswijzer

De onderliggende businesscase is als volgt opgesteld: • Allereerst wordt in hoofdstuk 2 de huidige accommodatie en exploitatie beschreven. Ook wordt er gerefereerd naar het vooronderzoek en wordt de kern van de gewenste situatie geschetst; • Vervolgens zijn de uitgangspunten en randvoorwaarden ten aanzien van het beheer opgenomen in hoofdstuk 3 en wordt een advies uitgebracht inzake het best passende beheermodel. • Hoofdstuk 4 beschrijft de exploitatieopzet en -begroting inclusief toelichting en risicoparagraaf; • Tot slot wordt in hoofdstuk 5 het vervolgproces beschreven.

Gemeente Halderberge | Dorpshuis ‘De Blokhut’ Bosschenhoofd

3 / 23

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

2

Analyse huidige en gewenste situatie

Dit hoofdstuk beschrijft de huidige situatie (2022). Ook brengt het de gewenste situatie beknopt in kaart op basis van het Programma van Eisen (PvE) dat als bijlage is opgenomen bij deze businesscase. Het PvE bevat de functionele, ruimtelijke en technische eisen en wensen voor het realiseren van een dorpshuisfunctie in De Blokhut in Bosschenhoofd. Het document dient als uitgangspunt voor de uitwerking van deze businesscase en het uiteindelijke ontwerp.

2.1

Huidige situatie

2.1.1

Eigendom en exploitatie

Figuur 1 geeft de locatie van de Blokhut op de kaart van Bosschenhoofd. Het gebouw is na een brand herbouwd in 1993 en is eigendom van de gemeente. De grond onder (en rondom) de Blokhut is in eigendom van de Parochiële Caritas instelling H. Bernardus van Clairvaux. Het bestuur van Caritas heeft de intentie uitgesproken om nieuwe afspraken te maken over verlenging van het erfpachtrecht Figuur 1. Plattegrond Bosschenhoofd (dat eindigt op 31 mei 2023) of verkoop van de grond aan de gemeente. Dit om een dorpshuisfunctie in de Blokhut mogelijk te maken. De gemeente en Caritas hebben daartoe op 23 juni 2021 een intentieverklaring getekend. De Blokhut De Blokhut wordt op dit moment gehuurd en geëxploiteerd door de Ouderenbond Bosschenhoofd overeenkomstig een huurovereenkomst met de Bosschenhoofd gemeente. Deze overeenkomst is in 1993 voor onbepaalde tijd gesloten, maar geldt in elk geval niet langer dan de overeenkomst tussen de gemeente en Caritas inzake het erfpachtrecht. De Ouderenbond huurt de accommodatie tegen een symbolisch huurbedrag van €1,-. Het bestuur van de Ouderenbond is bereid om over een eerdere beëindiging van de huurovereenkomst in gesprek te gaan ten behoeve van de realisatie van de gewenste dorpshuisfunctie. Daartoe heeft ook zij op 19 juni 2021 een intentieovereenkomst gesloten met de gemeente.

2.1.2

Financiele exploitatie

De Blokhut wordt op dit moment, naast de Ouderenbond Bosschenhoofd, door biljartvereniging BBV en De Stroopers en door de Bosschenhoofdse Vrouwenvereniging gebruikt voor hun activiteiten. De Ouderenbond ontvangt voor dit gebruik geen vergoeding. De consumptieprijs is €1,- met uitzondering van Trappist, hiervoor geldt een hoger tarief. Er staat voor de Blokhut ongeveer € 16.000,- aan kosten op de gemeente begroting (2021), bestaande uit: • Gas, water en elektriciteit ( ca. €3.600,-) • Huur gebouwen en terreinen ( ca. € 1.400,-) • Toevoeging voorzieningen (onderhoud gebouwen) ( ca. €7.400,-)

Gemeente Halderberge | Dorpshuis ‘De Blokhut’ Bosschenhoofd

4 / 23

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

• Overige kosten ( ca. € 3.600,-) Verder zijn er geen financiële gegevens beschikbaar inzake de exploitatie van de huidige Blokhut.

2.1.3

Vooronderzoek en behoefte

Zoals ook in paragraaf 1.1 beschreven, heeft adviesbureau Dorpslab een behoeftestudie uitgevoerd naar de behoefte in Bosschenhoofd aan een dorpshuisfunctie. Uit dit onderzoek blijkt de behoefte groot te zijn. Uit een tweede vragenlijst en druk bezochte digitale bijeenkomst op 8 maart 2021 blijkt dat inwoners, verenigingen en organisatie de Blokhut als een geschikte locatie zien en er belangstelling is om (na aanpassingen) gebruik te maken van de accommodatie. De gemeente heeft gesprekken gevoerd met de beoogde gebruikers en op basis daarvan hun wensen en eisen vertaald in het bijgevoegde Programma van Eisen.

2.2

Gewenste situatie: dorpshuis De Blokhut

Naast de Ouderenbond, die haar activiteiten als gebruiker voort wilt zetten in het toekomstig dorpshuis, zijn er verschillende verenigingen, stichtingen en andere organisaties die gebruik wensen te maken van ruimten in de nieuwe Blokhut. Het gaat dan om vaste gebruikers die wekelijks een ruimte bezetten voor hun activiteiten en incidentele gebruikers die bijvoorbeeld maandelijks of jaarlijks een activiteit of evenement organiseren. Hoofdstuk 4 gaat verder in op de beoogde exploitatie en beschrijft een voorlopige ruimtestaat en voorlopige programmering op basis van het programma van eisen. Om tot een volwaardig dorpshuis te komen op de plek van de Blokhut waarbij voldaan wordt aan de behoeften, zijn aanpassingen aan het gebouw noodzakelijk. Op hoofdlijnen bestaat de opgave uit de volgende maatregelen: 1. Renoveren van het bestaande gebouw (circa 250 m²) 2. Realiseren van een aanbod van circa 250 m² 3. Het herinrichten van de buitenruimte (circa 1.700m²) Met deze aanpassingen dient een multifunctioneel dorpshuis gerealiseerd te worden dat in de toekomst mogelijk ook meer partijen aantrekt. Het uitgangspunt is daarom een ontwerp met de mogelijkheid om later met eenvoudige ingrepen een extra uitbreiding te realiseren, zonder dat er allerlei interne verbouwingen moeten plaatsvinden.

Met deze opgave, vertaald het in het eerder genoemde programma van eisen, werkt de architect en aannemer aan een ontwerp en de voorbereiding van de realisatie van de (ver)bouw(ing).

Gemeente Halderberge | Dorpshuis ‘De Blokhut’ Bosschenhoofd

5 / 23

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

3

Beheermodellen en voorkeursvariant

Bij de verkenning en uitwerking van een best passend beheermodel voor het dorpshuis de Blokhut, is de kernvraag hoe de exploitatie van het dorpshuis optimaal kan worden ingericht? Om te komen tot een onderbouwd advies voor het best passende model, is de notitie beheermodellen (bijlage 2) getoetst aan de uitgangspunten en randvoorwaarden van - en de eerder gemaakte keuzes door de gemeente in relatie tot de lokale situatie in Bosschenhoofd. De notitie beheermodellen bevat een algemene beschouwing van mogelijke beheermodellen. Per beheermodel zijn kenmerken omschreven. Op basis van deze kenmerken zijn de mogelijke varianten beoordeeld voor de lokale situatie in Bosschenhoofd. De varianten die daarbij zijn verkend, zijn: • Gemeentelijk beheer; • Uitbesteden aan een lokale (bestaande) stichting; • Uitbesteden aan een lokale marktpartij (bijvoorbeeld een lokale horecaondernemer).

3.1

Afwegingen mogelijke beheervormen

Het beheermodel impliceert, vanuit de positie van de gemeente, dus de keuze tussen zelf doen, uitbesteden aan een lokale (horeca)ondernemer of beheer en exploitatie door een lokale (bestaande) stichting met maatschappelijk betrokken bestuurders. Op basis van de (gemeentelijke) uitgangspunten en randvoorwaarden is het volgende overwogen: • De gemeente blijft als eigenaar verantwoordelijk voor het groot onderhoud. Het past echter niet in het gemeentelijk beleid om ook de exploitatie van het gebouw op zich te nemen. De gemeente ambieert een regisserende rol en het uitgangspunt is dan ook de exploitatie extern onder te brengen. Gemeentelijk beheer is derhalve geen passend model. • Uitbesteding aan een lokale (horeca)ondernemer kan middels een formele aanbestedingsprocedure. In gesprekken met beoogde gebruikers is naar voren gekomen dat er mogelijk lokale (horeca)ondernemers interesse kunnen hebben in een dergelijke exploitatie. In dit model kan de gemeente aan de hand van de op te stellen overeenkomsten haar invloed uitoefenen. Daarmee is de invloed van de gemeente om bij te sturen gedurende de exploitatieperiode beperkt en mede afhankelijk van de looptijd van de overeenkomsten. De maatschappelijke doelstelling van het dorpshuis is voor horecaondernemers mogelijk minder interessant.

Deze doelstelling vertaalt zich namelijk in een horeca-exploitatie met relatief lage tarieven in combinatie met een hoge mate van vrijwillige inzet en zelfwerkzaamheid bij gebruikers. Het legt beperkingen op in het verdienmodel van de ondernemer en/of kan tot frictie leiden met de gebruikers en de vrijwilligers door eventuele prijsopdrijving. Een samenwerking met een lokale ondernemer is overigens in elk beheermodel goed mogelijk. Ook een stichting kan de horeca uitbesteden. • Binnen het stichtingsmodel kan de gemeente middels de statuten haar gewenste invloed uitoefenen. In de statuten kan worden opgenomen dat benoeming (of voordracht) van bestuursleden voorbehouden is aan het college. Of dat bijvoorbeeld de jaarrekening en de begroting jaarlijks eerst wordt voorgelegd aan het college alvorens deze wordt vastgesteld door het bestuur. Ook kan er opgenomen worden dat statuten wijzigingen slechts met instemming van de gemeente kunnen worden doorgevoerd. Daarnaast geldt, evenals bij het uitbesteden aan een ondernemer, dat afspraken ten aanzien van het beheer en de exploitatie, geborgd worden in overeenkomsten. Voor de reguliere exploitatie is de stichting verder een autonome rechtspersoon en in die hoedanigheid verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken van het dorpshuis.

• In een aantal kernen van de gemeente Halderberge worden op dit moment verschillende exploitatiestichtingen hervormd of gevormd ten behoeve van de toekomst van de dorpshuizen in de gemeente.

Gemeente Halderberge | Dorpshuis ‘De Blokhut’ Bosschenhoofd

6 / 23

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

Voorkeur beheermodel: een stichting Bovengenoemde afwegingen geven richting aan het stichtingsmodel. Het stichtingsmodel is een gebruikelijk en passend model voor de exploitatie van een het dorpshuis zoals beoogd in Bosschenhoofd. Een verdere uiteenzetting van de kenmerken van een stichting is in de volgende paragraaf opgenomen.

3.2

Wat is een stichting?

Een stichting is zelf drager van rechten en verplichtingen en is daar zelf voor aansprakelijk. In haar statuten legt ze vast waartoe het vermogen van de stichting is bestemd: een ideëel doel. Dit betekent niet dat de stichting geen commerciële activiteiten mag bedrijven; wel dat de winst niet aan derden, waaronder de oprichters of de gemeente, mag worden uitgekeerd. Eventuele exploitatieoverschotten kunnen dus niet in de vorm van dividend – zoals bij een vennootschap - worden uitgekeerd. De stichting laat grote vrijheid in de inrichting van de statuten toe. Naast het bestuur kunnen bijvoorbeeld organen worden ingesteld zoals een Raad van Toezicht (RvT), een algemeen en/of dagelijks bestuur et cetera. De samenstelling en de wijze van benoeming van het bestuur of andere organen kan de gemeente desgewenst (statutair) sturen. De gemeente kan bijvoorbeeld de gelieerdheid met de stichting vorm geven door een bindende voordracht over benoeming/ ontslag van bestuursleden of Rvt. Ook kan de gemeente haar invloed op de bevoegdheden van het bestuur of RvT statutair vormgeven. Daarnaast kunnen bepalingen in de statuten worden opgenomen dat instemming van de gemeente vereist is bij wijzigingen van de statuten het opheffen en liquideren van de stichting of bij vaststelling van de (meerjaren)begroting.

In de onderstaande tabel worden de juridische kenmerken van een stichting nogmaals overzichtelijk weergegeven. Tabel 1. Overzicht kenmerken stichting

Juridische kenmerken – Stichting Rechtspersoon • Een stichting is een rechtspersoon en treedt als zodanig op onder eigen naam en neemt zelfstandig deel aan het rechtsverkeer; Vermogen • Geen in aandelen verdeeld kapitaal; • Geen startkapitaal benodigd; • Geen gerechtigden tot het stichtingsvermogen buiten de stichting zelf. Financiële deelname in de stichting is dus uitgesloten; Doel en winst • Primair ideëel of sociaal doel • Overschotten t.b.v. de stichtingsreserves; geen uitkeringen aan oprichters of organen van de stichting; • Vennootschapsbelasting alleen voor zover ze een onderneming drijft en voor ANBI’s (waarbij een vrijstellingsdrempel geldt) Aansprakelijkheid • Aansprakelijkheid bestuur vóór inschrijving. Vervolgens is normaliter alleen de stichting tot het bedrag van haar vermogen aansprakelijk; • Bij wanbestuur en onrechtmatige daad zijn bestuurders hoofdelijk aansprakelijk; Bestuurs-/ toezichthoudende organen • Onafhankelijk bestuur; naar eigen inzicht samenstellen en benoemen (statutair te regelen); • Bestuur niet in loondienst, hooguit een onkostenvergoeding;

Gemeente Halderberge | Dorpshuis ‘De Blokhut’ Bosschenhoofd

7 / 23

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

Juridische kenmerken – Stichting • Werknemers in loondienst; • Desgewenst Raad van Toezicht (RvT) • In geval van RvT: aanstelling van directeur bestuurder in loondienst; Statuten • Opstellen statuten met grote vrijheid van inrichting. Onder meer kan worden bepaald dat: • Derden (Gemeente) benoemingsrecht bestuur en RvT krijgen; • Goedkeuring van de begroting door derden (gemeente); • Beleidsaanwijzingen door derden (gemeente). • Leent zich voor toevoegen van andere, uitvoerende taken.

3.3

Advies juridische en fiscale vormgeving

Gegeven de huidige situatie in de gemeente Halderberge en de ontwikkelingen in de andere kernen, zijn er ten aanzien van het stichtingsmodel twee denkrichtingen: 1. Oprichten van een nieuwe stichting met primair lokale bestuurders uit Bosschenhoofd; 2. Aansluiten bij een beheerstichting in een van de andere kernen in Halderberge. Ad. 1 Oprichting van een nieuwe stichting Bij het oprichten van een nieuwe stichting zijn er verschillende stichtingsmodellen denkbaar waaronder: 1.1 Standaard bestuursmodel Bij een standaard bestuursmodel kan het bestuur worden geformeerd uit vertegenwoordigers van het maatschappelijk veld in de kern Bosschenhoofd of indien gewenst gemeente breed. De beheerder/ coördinator en eventueel zijn/ haar team, zijn in dienst bij de stichting. De beheerder/ coördinator legt dan ook in die hoedanigheid verantwoording af aan het stichtingsbestuur. Dit model kent geen directiefunctie. Het bestuur is in deze hoedanigheid ook belast met werkgeverstaken (financieel/administratief, werving en selectie, arbeidsovereenkomsten, beoordeling functioneren etc.). Het stichtingsbestuur wordt idealiter gevormd door bestuursleden met ieder specifieke, elkaar completerende expertises. Het stichtingsbestuur is eindverantwoordelijk voor het bepalen en uitvoeren van het beleid.

1.2 Bestuur en directiemodel In een bestuur en directiemodel is de directeur in dienst van de stichting en legt in die hoedanigheid rekening en verantwoording af aan het stichtingsbestuur. Het stichtingsbestuur draagt de eindverantwoordelijkheid. De mate waarin taken en verantwoordelijkheden zijn belegd bij de directie kan variëren en wordt vastgelegd in een reglement. Bij een maximale delegatie door het bestuur aan de directie formuleert de directie het inhoudelijke en het zakelijk beleid en stelt het bestuur dat vervolgens vast. Bij een minder vergaande delegatie of bij een éénhoofdige (programma-inhoudelijke) directie, heeft het bestuur een grotere, directe bestuurlijke verantwoordelijkheid. 1.3 Raad van Toezicht In het Raad van Toezicht-model is sprake van een directeur-bestuurder. Deze is verantwoordelijk voor het beleid en de uitvoering daarvan. De RvT houdt vervolgens toezicht op het bestuur van de stichting. Dit kan bijvoorbeeld door in de statuten vast te leggen dat bepaalde bestuursbesluiten vooraf goedkeuring vereisen van de RvT, of dat bepaalde andere besluiten uitsluitend aan de RvT zijn voorbehouden. Naast een toezichthoudende rol heeft de RvT een adviserende rol. Daarmee fungeert zij als klankbord voor de directie bij het ontwikkelen van beleid.

Gemeente Halderberge | Dorpshuis ‘De Blokhut’ Bosschenhoofd

8 / 23

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

Gezien de aard en omvang van de exploitatie is het standaard bestuursmodel voor het dorpshuis in Bosschenhoofd het best passend. Het voordeel van een nieuwe stichting, is dat het volledig naar wens ingericht kan worden met nieuw op te stellen statuten. Daarentegen gaat het oprichten van een nieuwe stichting ook gepaard met opstartkosten en zal er een nieuw bestuur gevorm moeten worden. Ad. 2 Aansluiten bij een bestaande beheerstichting in de gemeente Halderberge Een tweede optie is het aansluiten bij een bestaande exploitatiestichting, bijvoorbeeld de beheerstichting voor het nieuwe dorpshuis in Hoeven of stichting Cultuurcluster in Oudenbosch. Er wordt dan weliswaar een nieuwe stichting opgericht maar deze wordt bestuurlijk, organisatorisch en administratief gekoppeld aan de bestaande stichting. Daarmee kunnen schaalvoordelen worden gerealiseerd maar is de lokale betrokkenheid beperkt(er). In beide varianten wordt voor de betrokkenheid van de (hoofd)gebruikers een gebruikerscommissie geformeerd Beide varianten zijn ook in gesprek met stichting Groet en Ontmoet verkend. Op basis van hetgeen hiervoor genoemd, is het advies een nieuwe stichting op te richten en bestuursleden te werven uit het ‘Boschenhoofdse’.

De bestuursleden hebben uitvoerende taken (zie 1.1 ) Middels het stichtingsmodel kan de gemeente de door haar gewenste invloed uitoefenen en wordt door het formeren van een bestuur met vertegenwoordigers uit Bosschenhoofd maximaal lokale betrokkenheid gerealiseerd. Mocht dat vanwege onverhoopte beperkte interesse in het vervullen van een bestuursfunctie, niet mogelijk zijn, kan aangesloten worden bij een bestaande beheersstichting in Halderberge.

3.4

Relatie gemeente Halderberge & Stichting en Stichting & gebruiker(s)

De gewenste gemeentelijke invloed wordt vastgelegd in de stichtingsstatuten en in de overeenkomsten. Statuten Door in de statuten van de stichting op te nemen dat gemeentelijke instemming noodzakelijk is bij het benoemen van bestuursleden, het wijzigingen van de statuten en eventueel overige onderdelen, behoudt de gemeente Halderberge de gewenste invloed en sturing, ook zonder direct zitting te nemen in het stichtingsbestuur. Vormgeving overeenkomsten Tussen de gemeente en de stichting worden verschillende overeenkomsten opgesteld om de wederzijdse randvoorwaarden, uitgangspunten en bepalingen vast te leggen, bijvoorbeeld: • Subsidiebesluit/ uitvoeringsovereenkomst; • Huurovereenkomsten. In het vastgoed- en accommodatiebeleid van de gemeente Halderberge is geregeld dat we voor huurovereenkomsten van gebouwen uitgaan van het ROZ-model. In de huurovereenkomsten worden onder andere afspraken gemaakt omtrent aanschaf, onderhoud en vervanging van inventaris. Tevens wordt daarin een kostprijdekkende huur geregeld. Ook wordt daarbij bekeken of er een subsidie tegenover gesteld kan worden en daar een exploitatieovereenkomst voor nodig is. Niet alleen tussen de gemeente en de stichting worden overeenkomsten opgesteld, maar ook tussen stichting en de gebruikers. De relatie tussen de gemeente, de stichting en gebruikers is onderstaand schematisch weergegeven.

Gemeente Halderberge | Dorpshuis ‘De Blokhut’ Bosschenhoofd

9 / 23

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

De overeenkomsten in de bovenstaande figuur bevatten de volgende belangrijke onderwerpen (niet limitatief): Overeenkomst / beschikking

Item

Belangrijkste onderwerpen

Huurovereenkomst gebouw

a.

Duur, verlenging en opzegging

Gemeente - Stichting

b.

Bestemming en gebruik

c.

Betalingsverplichting en betaalperiode

d.

Omzetbelasting

e.

Staat van accommodatie en onderhoud

f.

Aansprakelijkheid en verzekering

g.

Bijzondere bepalingen

Exploitatie- of uitvoeringsovereenkomst

a.

Duur, verlenging en opzegging

Of subsidiebesluit

b.

Doelstellingen

Gemeente – Stichting

c.

Subsidie en financiële bepalingen

d.

Beschrijving activiteiten

e.

Kwantitatieve en kwalitatieve prestaties

f.

Bijzondere bepalingen

Gebruikers- of terbeschikkingstellings-

a.

Duur, verlening en opzegging

Overeenkomst

b.

Bestemming en gebruik

Stichting – Gebruiker

c.

Gebruikersvergoeding en omzetbelasting

d.

Verrekening en doorbelastingen

e.

Bijzondere bepalingen

Gemeente Halderberge | Dorpshuis ‘De Blokhut’ Bosschenhoofd

10 / 23

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

4

Exploitatieopzet en -begroting

4.1

Inleiding

Het voorgaande hoofdstuk beschrijft de juridische en bestuurlijke structuur van dorpshuis de Blokhut. Dit hoofdstuk staat stil bij de gebruikers en de voorlopige programmering. Vervolgens worden de algemene uitgangspunten voor de exploitatie en bijbehorende begroting beschreven. Tot slot is de financiële uitwerking van het dorpshuis vertaald in een exploitatiebegroting voor het eerste jaar. De begroting wordt per begrotingspost toegelicht.

4.2

Exploitatieopzet Dorpshuis de Blokhut

4.2.1

Gebruikers

Het onderstaande weekrooster toont de vaste (wekelijkse) bezetting van het dorpshuis. Er kunnen zich meer verenigingen of organisaties melden die belangstelling hebben om ruimtes structureel (wekelijks) te gebruiken. Met de vaste gebruikers zijn concept samenwerkingsovereenkomsten opgesteld. De verwachting is dat de voorwaarden en afspraken in de conceptovereenkomsten akkoord bevonden gaan worden door zowel gemeente als toekomstig gebruiker. Het programma van eisen en bijbehorende bijlagen geven een verdere uiteenzetting van de activiteiten per gebruiker. De finale bezetting en zaalindeling dient nog te worden geactualiseerd en met gebruikers te worden afgestemd zodra het definitief ontwerp gereed is. maandag O M A

dinsdag O M A

woensdag O M A

donderdag vrijdag zaterdag O M A O M A O M A

zondag

1. Biljartruimte

1.

2. Huiskamer (incl. foyer/bar) 3. Kantoorruimte Met name voor beheerder en Groenhuysen 4. Vergaderruimte 5. Multifunctionele ruimte Overige Ruimten 6. Entreegebied en toiletvoorziening 7. Berging en technische ruimte 8. Keuken

2. 3. 4. 5. 6.

Vaste gebruikers Ouderenbond Bosschenhoofd Biljartver. BBV & De Stroopers Stichting Groenhuysen Dartver. The Triples Bosschenhoofdse Vrouwenver. Prikpost

Naast de vaste (wekelijkse) gebruikers zoals hierboven opgenomen, zijn er ook partijen die incidenteel gebruik wensen te maken van de toekomstige Blokhut. In het voortraject zijn in ieder geval de volgende partijen verkend: • Jongerenwerk • Bosschenhoofdse Midzomerfeesten • De Kruisvereniging Bosschenhoofd • Protestant Christelijke Ouderenbond • De Zonnebloem • Stichting Homico • Toneelvereniging ’t Gordijntje • Heemkundekring • Stichting Carnaval de Smoorfreters • Kinderopvang ’t Toverbosch • Groet en Ontmoet • Stichting Kinderfeesten • IVN Dintel- en Marklanden • Dementieplatform Halderberge Het gaat dan om activiteiten zoals (niet limitatief); vergaderingen, evenementen, lezingen, cursussen en toneelvoorstellingen en -repetities.

Gemeente Halderberge | Dorpshuis ‘De Blokhut’ Bosschenhoofd

11 / 23

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

4.2.2

Beheer en toezicht

De exploitatieopzet houdt rekening met een deeltijd beheerder in dienst van de stichting (0,7fte). Deze beheerder is het aanspreekpunt voor de gebruikers en is verantwoordelijk voor onder andere verhuur en inroostering. Tevens is in de exploitatieopzet rekening gehouden met wekelijkse inzet van schoonmakers. Een aantal van de (vaste) wekelijkse gebruikers heeft aangegeven dat vrijwillige inzet (van hun leden) tijdens hun gebruik van het dorpshuis goed mogelijk is. Hier staan de lage(re) huur- en consumptietarieven tegenover. Naast de inzet van de beheerder, wordt dus een grote mate van zelfwerkzaamheid en vrijwillige inzet verwacht. Hierbij kan gedacht worden aan bardiensten, het open en sluiten van de accommodatie en het verwelkomen van bezoekers. Ook kunnen er afspraken gemaakt worden tussen de gebruikers en de beheerder als het gaat om schoonmaak. Zo kan de inzet van betaalde krachten worden beperkt en leveren de gebruikers ook op die manier een bijdrage in de exploitatie. Het is hierbij essentieel dat er goede en duidelijke afspraken gemaakt en vastgelegd worden tussen de stichting en de gebruiker(s). De gewenste inzet van en samenwerking tussen de gebruikers (bestaand en nieuw) is een afbreukrisico. Vrijwilligheid kan bijvoorbeeld omslaan naar vrijblijvendheid en protocollen m.b.t. voorraadbeheer, kasafdrachten, schoonmaak en opruimen worden niet nageleefd.

Een verdere toelichting en onderbouwing voor de personeelsinzet is beschreven in de toelichting op de begroting (4.5).

4.2.3

Tarieven

Gebruikerstarieven Voor de verhuur van ruimten aan (nieuwe) gebruikers zijn tarieven per dagdeel opgesteld. De tarieven zijn gebaseerd op de tarieven in de andere kernen in Halderberge, omgerekend op basis van vierkante meters. Er is gekozen voor een tarief per dagdeel omdat een ruimte die voor één uur gebruikt wordt, over het algemeen het betreffende dagdeel verder niet meer beschikbaar is voor derden. Dit laat overigens onverlet dat maatwerk in verhuur altijd bespreekbaar is de beheerder. Daarnaast is er onderscheid gemaakt tussen maatschappelijke en commerciële gebruikerstarieven. De onderstaande tabel toont de tarieven per ruimte. Tabel 2. Gebruikerstarieven dorpshuis de Blokhut, Bosschenhoofd (2022)

Ruimte

Nvo (m²)

Tarief per dagdeel Maatschappelijk

Commercieel

Biljartruimte

121

€

47,50

€

95,00

Multifunctionele ruimte

108

€

45,00

€

90,00

Combi (biljartruimte / huiskamer)

198

€

70,00

€

140,00

Kantoorruimte

9

€

10,00

€

20,00

Vergaderruimte

26

€

12,50

€

25,00

Keuken

37

€

20,00

€

40,00

Huiskamer / foyer

90

€

25,00

€

50,00

Voor de vaste (wekelijkse) bezetting worden gebruikersovereenkomsten opgesteld. In overleg met de betreffende gebruiker wordt, indien van toepassing, de gebruikersvergoeding op jaarbasis afgesproken. De hoge mate van zelfwerkzaamheid en vrijwillige inzet wordt hierin meegenomen. Zie ook de toelichting op de begroting.

Gemeente Halderberge | Dorpshuis ‘De Blokhut’ Bosschenhoofd

12 / 23

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

Consumptie/ horecatarieven De huidige consumptieprijs is € 1,-. Om het dorpshuis voor iedereen toegankelijk te houden, is een maatschappelijk consumptietarief vereist. Een stijging van de huidige prijs is echter te rechtvaardigen doordat er sprake zal zijn van professioneel beheer en gebruik door diverse partijen. In de exploitatieopzet is daarom rekening gehouden met een gemiddeld consumptietarief van €2,- per consumptie.

4.3

Exploitatiebegroting Stichting

De algemene uitgangspunten voor onderstaande begroting voor de toekomstige exploitatiestichting zijn: • Prijspeil 2022; • Er wordt een kostprijs dekkende huur in rekening gebracht, ter hoogte van de totale eigenaarslasten, bestaande uit o.a. kapitaallasten, verzekeringen en WOZ-lasten. Voor de in deze businesscase opgenomen begroting is uitgegaan van de kapitaallasten op basis van de investeringskosten uit de begroting voor het definitief ontwerp (DO) d.d. 2-11-2022 (afgrond € 1.686.500 incl. btw) aangevuld met een raming voor kosten voor inventaris (€ 147.000,- incl. btw); • Voor de exploitatielasten zijn o.a. kengetallen gehanteerd per m² bruto vloeroppervlakte (Bvo). Hierbij is uitgegaan van de m² conform de DO d.d. 2-11-2022 (betreft totaal 517 m2 excl. buitenruimte); • Alle posten op de begroting zijn inclusief btw (tenzij anders vermeld).

Begroting Dorpshuis de Blokhut 4-11-2022

Baten Huur vaste (wekelijkse) gebruikers Huur overige gebruikers (incl incidenteel) Horeca Overige opbrengsten Totaal opbrengsten

€ € € € €

24.093 2.663 49.956 2.500 79.211

Inkoopkosten Brutoresultaat

€ €

18.734 60.478

Personeelskosten Huisvestingskosten Huur Kantoor en ICT Bestuur en administratie Erfpacht Overige kosten Totaal lasten

€ € € € € pm € €

71.887 36.615 69.574 3.630 13.915 4.235 199.856

Resultaat

€

-139.379

37,5%

Lasten

Gemeente Halderberge | Dorpshuis ‘De Blokhut’ Bosschenhoofd

13 / 23

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

4.4

Toelichting opbrengsten

4.4.1

Huuropbrengsten Stichting

De biljartverenigingen, Ouderenbond Bosschenhoofd, Bosschenhoofdse vrouwenvereniging (linedancen) en de dartvereniging hebben aangegeven in de huidige situatie geen gebruikersvergoeding te betalen. In de raming voor de huuropbrengsten is hiermee voor de structurele (wekelijkse) activiteiten rekening gehouden. Daartegenover staat het uitgangspunt van een hoge mate van zelfwerkzaamheid en vrijwillige inzet, wat zich vertaalt in de lage(re) personele inzet (zie 4.5.1). Met de Ouderenbond Bosschenhoofd is wel een gebruikersvergoeding overeengekomen en voor de incidentele activiteiten wordt gerekend met het tarief per dagdeel. Voor Stichting Groenhuysen is gerekend met het maatschappelijk tarief per dagdeel per ruimte maal het (ingeschatte) aantal dagdelen per jaar. Voor Stichting Groenhuysen leidt dit tot een gebruikersvergoeding van € 12.500,- per jaar. Met Stichting Groenhuysen zal uiteindelijk een packagedeal moeten worden gesloten (inclusief de lunchservice en afkoop (eigen) consumpties voor haar cliënten). In de exploitatiebegroting heeft de gebruiksvergoeding van Groenhuysen een relatief groot aandeel. Groenhuysen en de gemeente zijn nog in gesprek over subsidieafspraken. De uiteindelijke afspraken hebben een directe weerslag op de begroting. Voor de Prikpost is het commerciële tarief gehanteerd.

De opbrengsten van overige huurders en incidentele verhuur/ evenementen zijn gebaseerd op de eerder uitgevoerde inventarisatie onder geïnteresseerde partijen. Zie ook de ruimtestaat en concept weekrooster bij het programma van eisen. Vaste (wekelijkse) huurders Ouderenbond Bosschenhoofd Biljartverenigingen BBV en De Stroopers Stichting Groenhuysen Dartvereniging The Triples Bosschenhoofdse Vrouwenvereniging Prikpost Diagnovum Prikpost SHL Subtotaal vaste (wekelijkse) huurders

Huurinkomsten € 8.428 € 225 € 12.500 € 270 € 470 € 1.100 € 1.100 € 24.093

Overige huurders (inclusief incidenteel/evenementen) Kruisvereniging Bosschenhoofd De Zonnebloem Toneelver. 't Gordijntje Stichting Carnaval de Smoorfreters Stichting Kinderfeesten Groet & Ontmoet IVN Dintel- en Marklanden Bosschenhoofdse Midzomerfeesten Protestant Christelijke Ouderenbond (Gem.Halderberge) Stichting Homico Heemkundekring Dementie platform Halderberge Jongerenwerk Kinderopvang 't Toverbosch Subtotaal overige huurders Totaal huurinkomsten

Huurinkomsten € 173 € 270 € 700 € 215 € 165 € 240 € 270 € 150 € 75 € 165 € 240 € € ntb € 2.663 € 26.755

Gemeente Halderberge | Dorpshuis ‘De Blokhut’ Bosschenhoofd

14 / 23

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

4.4.2

Horeca en overige opbrengsten

Horecaopbrengsten De horecaopbrengst ad € 49.956,- inclusief btw is geraamd op basis van een inschatting van de bezoekersaantallen per activiteit per jaar. Deze raming gaat ervan uit dat er geen horeca inkomsten vanuit Groenhuysen zullen zijn. De huurprijs van Groenhuysen is inclusief afkoop eigen consumpties. Het aantal bezoekers per activiteit is deels gebaseerd op de input van gebruikers en deels op basis van kennis en ervaring. De uiteindelijke deelname aan de activiteiten en het consumptiegebruik kan afwijken. Bij de raming horecaopbrengsten zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: • Gemiddeld 2 consumpties per bezoeker per keer; • Gemiddeld consumptietarief € 2,- (inclusief btw) De inkoopmarge is begroot op 37,5%, gebaseerd op een assortiment en tarifering die aansluiten bij het maatschappelijke karakter van het dorpshuis. Het assortiment en de consumptietarieven dienen in de implementatiefase verder te worden uitgewerkt. Zoals gesteld betalen de huidige gebruikers in de huidige situatie € 1,- per consumptie op basis van zelfwerkzaamheid. Indien met hogere consumptieprijzen en huurtarieven wordt gewerkt, neemt de bereidheid tot vrijwillige inzet mogelijk af met als risico dat er meer professionele krachten moeten worden ingezet. Dit gaat gepaard met hogere personeelskosten. Overige opbrengsten Voor overige opbrengsten is een stelpost opgenomen van € 2.500,-.

Hierbij kan gedacht worden aan bijvoorbeeld sponsoring.

4.5

Toelichting kosten

4.5.1

Personeelskosten

De personeelskosten, waarover geen btw wordt gerekend, zijn gebaseerd op een raming van de ureninzet van een professioneel beheerder en schoonmaakwerkzaamheden, aangevuld met flexibele inzet bij de grotere incidentele evenementen. Omdat het dorpshuis op weekdagen vrijwel elk dagdeel bezet is, is uitgegaan van een openstelling van maandag tot en met vrijdag van 09:00 tot 23:00 uur gedurende 46 weken. In de weekenden is de openstelling op basis van de incidentele activiteiten en verhuur. De raming voor de inzet van de beheerder (0,71 fte) is gebaseerd op een grote mate van zelfwerkzaamheid en vrijwillige inzet van de vaste (wekelijkse) gebruikers. Hierbij kan gedacht worden aan bardiensten, het open en sluiten van de accommodatie en het verwelkomen van bezoekers. De professionele inzet van bijvoorbeeld schoonmakers (in de raming 12 uur per week) of flex inzet tijdens evenementen, kan in overleg met de beheerder worden gereduceerd als ook hiervoor (deels) gewerkt wordt met vrijwillige inzet door (leden van) gebruikers. Indien, zoals in de vorige paragraaf geschetst is, gewerkt wordt met hogere huur- of consumptietarieven, kan de bereidheid tot vrijwillige inzet afnemen, waardoor meer professionele krachten nodig zijn.

De professioneel beheerder is in deze raming aanwezig op die momenten dat het dorpshuis door meerdere gebruikers gelijktijdig in gebruik is en in de avonden of de weekenden dat er activiteiten of evenementen plaatsvinden. Daarnaast is gerekend met twee dagdelen per week om bijvoorbeeld administratieve werkzaamheden te verrichten. De loonkosten zijn begroot op courante salariskosten o.b.v. de cao horeca. Ook kan er in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen overwogen worden mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in te zetten.

Gemeente Halderberge | Dorpshuis ‘De Blokhut’ Bosschenhoofd

15 / 23

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

Openstelling

Tijd

maandag t/m vrijdag zaterdag zondag Totaal wekelijks (maandag t/m zondag) Festiviteiten (meervoudige bezetting) Totaal personeelsuren (netto)

09.00 - 23.00 10.00 - 22.00 10.00-18.00

46 15 15

30 uur flex

15

Inzet beheerder

Tijd

2 dagdelen per week 2 avonden per week 1 zaterdag per maand 1 zondag per maand Totaal Fte

N.o.t. 16:00-23:00 10:00-22:00 10:00-18:00 1 Fte

Bezetting

Weken

Uren

3.220 180 120 3.520 450 3.970

Uren/jaar 4 7 12 8

352 616 144 96 1.208 0,71

1.700 uur/ jaar

Basis uren fte netto Uren p/jaar

Openstellingsuren Meewerkend beheerder (50% algemeen) Resterend vereiste vrijwilligers inzet

Loonkosten

3.520 1.208 2.312

1700

Fte

Loonkosten

Beheerder operationeel Schoonmaak/ vrijwilligersvergoeding Flex (Horeca)/ vrijwilligersvergoeding Totaal loonkosten Overige personeelskosten Totaal personeelskosten Totaal personeelskosten

4.5.2

Uren p/jaar

0,71 € 0,35 € 0,26 € 1,33 € 5% € € 1,10 €

41.442 12.865 7.933 62.239 3.112 65.351 71.887

Huisvestingskosten en huur

Huisvestingskosten De huisvestingskosten zijn geraamd op basis van kengetallen per m² of in een percentage van de investeringskosten. De kengetallen per m² zijn in onderstaande tabel opgenomen. Uitgangspunten bij de begroting van de huisvestingskosten zijn: • Investeringskosten excl. inventaris incl. btw conform begroting DO 2-11-2022 ad € 1.686.543,- ; • Totaal oppervlakte verbouw en nieuwbouw: 517 m² bvo (exclusief buitenterrein); Huisvestingskosten Energiekosten (g/w/e) Belastingen OZB Heffingen Verzekeringen Dagelijks onderhoud Beveiliging

eenheid per m2 bvo Totaal € 25,00 € 12.925 0,30% € 5.060 pm € 2.500 € 5,50 € 2.844 € 13,00 € 6.721 pm € 1.500

Vuilafvoer

€

Btw (energie, dagelijks onderhoud, beveiliging en vuilafvoer) Totaal huisvesting (incl. btw)

Gemeente Halderberge | Dorpshuis ‘De Blokhut’ Bosschenhoofd

1,00 € 517 € 32.066 € 4.549 € 36.615

16 / 23

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

Huur De gemeente Halderberge is eigenaar van het dorpshuis en verhuurt de accommodatie aan de stichting. Het huurbedrag is gebaseerd op een kostprijs dekkende huur en is daarmee gelijk aan de totale eigenaarslasten, bestaande uit o.a. de verzekeringen en WOZ-lasten. Voor de in deze businesscase opgenomen begroting is uitgegaan van de kapitaallasten. De kapitaallasten zijn gebaseerd op de begroting DO (d.d. 2-11-2022) en raming kosten inventaris inclusief btw. De kapitaallasten ad € 69.574,- zijn gebaseerd op de volgende uitgangspunten: • Een afschrijvingstermijn van 40 jaar voor de bouwkosten (gebouw en installaties); • Een afschrijvingstermijn van 10 jaar op de inventaris; • Annuïtaire afschrijving met een rekenrente van 1,25%. Kapitaallasten obv annuiteiten

Totale investering excl. inventaris incl. btw. Inventaris incl. btw Totaal

looptijd in jaren rente

40 10

1,25% 1,25%

Investering

€ € €

Afschrijving en rente

1.686.543 € 147.076 € 1.833.619 €

53.837 15.738 69.574

Bij de afschrijvingstermijn moet worden opgemerkt dat de levensduur van installaties (vaak) geen 40 jaar is. Er dient derhalve rekening gehouden te worden met eerdere vervanging van de installaties en de daarmee samenhangende kosten.

4.5.3

Overige exploitatiekosten

Overige exploitatiekosten Voor de overige exploitatiekosten (Kantoor & ICT, bestuur en administratie, erfpacht en overige kosten) zijn stelposten opgenomen op basis van kengetallen en ervaringscijfers. Fiscaliteit De exploitatiebaten en -lasten zijn begroot inclusief btw, met uitzondering van de horecabaten en -lasten (inkoop). Er vindt op dit moment overleg plaats tussen Gemeente Halderberge en de Belastingdienst inzake dit onderwerp. Zodra hierover meer duidelijkheid is, kan de dan eventueel in aftrek te nemen btw worden opgenomen in de exploitatie- en investeringsbegroting.

4.6

Exploitatieresultaat en effect op gemeentebegroting

Het exploitatieresultaat De begroting zoals in de voorgaande paragrafen toegelicht, resulteert in een exploitatietekort van € 139.379,inclusief huur. In de gemeentebegroting is rekening gehouden met een bijdrage in de exploitatie van circa € 29.000,bestaande uit: • Bijdrage in de exploitatie van € 25.000,• Overheveling van posten in gemeentebegroting naar stichting (energie en telefoonkosten) van circa € 4.000,De bijdrage zoals voorzien in de begroting van de gemeente is daarmee niet toereikend om het tekort te dekken. Het advies is de kostendekkende huur uiteindelijke te verrekenen met de subsidie. Voor zowel gemeentebegroting als de exploitatiebegroting is dit immers budgetneutraal. Inclusief compensatie voor de huur, is aanvullende dekking vereist van circa € 110.000,-. Daarbij moet worden opgemerkt dat de exploitatie- en investeringsbegroting is opgesteld inclusief btw. Indien na ruling van de belastingdienst blijkt dat de btw geheel of gedeeltelijk in vooraftrek kan worden genomen, dan leidt dit tot een lagere bijdrage.

Gemeente Halderberge | Dorpshuis ‘De Blokhut’ Bosschenhoofd

17 / 23

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

Effect op de gemeentebegroting Op basis van de exploitatiebegroting ( d.d. 4-11-2022 ) is een aanvullend op de reeds voorziene bijdrage vanuit de gemeente, circa € 110.000,- nodig ter dekking van het exploitatietekort. Onderstaande tabel geeft het effect op de gemeentebegroting weer.

Baten Huur Stichting Totaal baten

Effect gemeentebegroting gemeente-begroting (2025) € € -

Lasten Groot onderhoud Kapitaallasten (oud) incl. rente Kapitaallasten (nieuw) incl. rente Energie (g/w/e) Telefoonkosten Huur/erfpacht Belastingen en verzekeringen Bijdrage vanuit Gemeente - Bijdrage in exploitatie (reeds voorzien in gemeentebegroting) - Compensatie huur Stichting - Dekking aanvullend tekort Totaal lasten Resultaat

€ €

Toelichting 'Geactualiseerd (DenP) ' Geactualiseerd (DenP) € 69.574 € 69.574

€

12.904 € 7.887 € 47.821 € 3.801 € 216 € 1.519 € 1.037 € 25.000 € 25.000 € € € 100.184 €

12.904 Dient nog geactualiseerd te worden 7.887 69.574 Overgeheveld naar exploitatiebijdrage Overgeheveld naar exploitatiebijdrage 1.519 1.037 139.379 29.017 Incl. overheveling energie en telefoonkosten 69.574 Budgetneutraal ivm betaling huur 40.787 232.300

€

-100.184 €

-162.725

€ € € € € € €

Het verschil in de gemeentebegroting van circa € 62.000,- negatief wordt veroorzaakt door: • Hogere kapitaallasten. De raming voor de investeringskosten voor het definitief ontwerp (2-11-2022) inclusief raming kosten inventaris, resulteren in hogere kapitaallasten dan begroot. Dit verschil is circa € 21.750,-. • Aanvullend tekort exploitatiebegroting Stichting. Zoals hiervoor geschetst, resulteert de exploitatiebegroting (d.d. 4-11-2022) in een Aanvullend tekort van circa € 40.000,-. Dit is dus naast de reeds begrootte bijdrage ad € 29.000,- en verrekening van de kostprijsprijs dekkende huur.

4.7

Frictie- en opstartkosten

Naast de structurele exploitatiebaten en -lasten dient rekening te worden gehouden met eenmalige kosten. Dit zijn de kosten die verband houden met de oprichting van de nieuwe stichting en het opstarten van de nieuwe exploitatie. Denk hierbij aan een weerstandsvermogen, de werving en selectie van bestuursleden, het opstellen en afstemmen van overeenkomsten en bijvoorbeeld de vormgeving van een huisstijl en website. De hiermee verband houdende kosten worden geraamd op € 119.600,-. Raming (eenmalige) frictiekosten Weerstandsvermogen Personele inzet voor start exploitatie Oprichtingskosten, huisstijl en werving personeel Raming overige kosten implementatieproces na besluitvorming Totaal frictiekosten

€ 66.600 € 18.000 € 10.000 € 25.000 € 119.600

De voorbereidende werkzaamheden dienen minimaal 6 maanden voor de openstelling van het nieuwe dorpshuis aan te vangen, om de nieuwe exploitatie succesvol van start te laten gaan. Het weerstandsvermogen wordt als vermogen bij oprichting van de stichting ingebracht. Daarmee heeft de stichting een buffer om eventuele tegenvallers in de exploitatie op te vangen.

Gemeente Halderberge | Dorpshuis ‘De Blokhut’ Bosschenhoofd

18 / 23

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

4.8

Risicoparagraaf

Bij de bovengenoemde begroting en het exploitatieresultaat, dienen de volgende afbreukrisico’s te worden benoemd: Vrijwillig bestuur Deze businesscase gaat uit van een vrijwillig bestuur van de exploitatiestichting. Zoals ook in het advies omtrent de beheervorm is opgenomen, wordt er in deze businesscase van de bestuursleden verwacht dat zij ook werkgeverstaken uitvoeren. Hierbij kan gedacht worden aan onder andere financiële administratie, werving en selectie, arbeidsovereenkomsten en beoordeling functioneren medewerker(s). Het stichtingsbestuur wordt derhalve idealiter gevormd door bestuursleden met ieder specifieke, elkaar completerende expertises. Het vinden van een dergelijk bestuur kan een afbreukrisico zijn. Vrijwillige inzet door gebruikers Zoals eerder beschreven, kan vrijwilligheid omslaan in vrijblijvendheid en protocollen m.b.t. voorraadbeheer, kasafdrachten, schoonmaak en opruimen worden mogelijk niet nageleefd. Het is derhalve essentieel dat tussen gebruikers en exploitant heldere afspraken gemaakt worden en op die gemaakte afspraken ook wordt toegezien. Ook kan het hanteren van hogere gebruikers- en consumptietarieven ervoor zorgen dat de bereidheid tot vrijwillige inzet afneemt. Samenwerkingsovereenkomsten (vaste) gebruikers De conceptsamenwerkingsovereenkomsten zijn nog niet geformaliseerd. Gemeente is in afwachting op akkoord vanuit de gebruikers.

Hoewel de verwachting is dat er in de afspraken en voorwaarden niets wijzigt, moet rekening gehouden worden met eventuele tegenvallers. Daarbij geldt specifiek aandacht voor het grote aandeel van Groenhuysen en de Ouderenbond Bosschenhoofd. Dit betreft op jaarbasis respectievelijk circa € 12.500,- en € 9.678,-. Groenhuysen en de gemeente zijn nog in gesprek over de subsidieafspraken.

Gemeente Halderberge | Dorpshuis ‘De Blokhut’ Bosschenhoofd

19 / 23

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

5

Vervolgproces

De businesscase is als bespreekstuk opgesteld. De input uit de project- en de stuurgroep zijn verwerkt. Tevens zijn er gesprekken geweest tussen gemeente toekomstig gebruikers. Dit met als doel de gebruikers- en consumptietarieven, de vrijwillige inzet en zelfwerkzaamheid met hen te bespreken en te komen tot (concept) samenwerkingsovereenkomsten. De businesscase blijft een dynamisch document dat parallel met de verdere planontwikkeling en ontwerpfase geactualiseerd is. Drijver en Partners zal twee versies van de businesscase op stellen. Een integraal rapport voor de gemeente en een ‘geschoonde’ versie (exclusief specificaties investeringen en eigenaarslasten) voor de gebruikers en toekomstig bestuur. Opzetten organisatiestructuur Zodra definitief ontwerp (DO) en de businesscase zijn vastgesteld, kan de volgende fase in uitvoering gebracht worden. Dit betreft de oprichting van de stichting en implementatie van de businesscase. Een aantal werkzaamheden kunnen reeds voor het vaststellen worden opgestart ter voorbereiding. Drijver en Partners begeleidt de gemeente hierin in de rol van kwartiermaker. Facetten die aan de orde komen, zijn onder andere:  



Werving (kandidaat) bestuursleden (reeds in gang gezet) Begeleiding oprichting stichting o Opstellen (concept) statuten o Opstellen en afsluiten van overeenkomsten (gebruikers-, huur- en exploitatieovereenkomst) o Inschrijving Kamer van Koophandel en overige instanties (bank, verzekeraars, vergunningen) Werving beheerder

Overdracht en implementatie beheer Om vervolgens de exploitatie over te dragen aan de stichting en het beheer en de businesscase te implementeren zullen diverse processen en taken worden opgepakt. Denk hierbij aan inrichting financiële administratie en vormgeving van een huisstijl, website en contact met (lokale) media en andere betrokkenen. Een groot deel betreft uitvoerende taken en zullen veelal bij het stichtingsbestuur en bij de beheerder liggen. De kwartiermaker(s) van Drijver en Partners hebben daarbij een begeleidende en coördinerende rol.

Gemeente Halderberge | Dorpshuis ‘De Blokhut’ Bosschenhoofd

20 / 23

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

tuk 4 is de juridische en bestuurlijke structuur weergegeven van het Cultuurcluster in Oudenbosch. De financiële uitwerking van de culturele accommodaties wordt in dit hoofdstuk beschreven.

Bijlagen Gemeente Halderberge | Dorpshuis ‘De Blokhut’ Bosschenhoofd

21 / 23

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

Bijlagen Bijlage 1

Programma van Eisen

Deze bijlage is separaat bijgevoegd.

Bijlage 2

Notitie beheervormen

Deze bijlage is separaat bijgevoegd.

Bijlage 3

Gemeentebegroting Dorpshuis de Blokhut

Nummer

Rekening

T60132 Ouderenbeleid 4.210.100

4.384.100

betaalde belastingen levering aardgas/electriciteit kosten waterlevering huur gebouwen en terreinen

4.385.100

verzekeringen

4.389.100

telefoonkosten overige uitgaven goederen en diensten inkomensoverdrachten aan overige instellingen en personen exploitatiebijdrage De Blokhut toevoeging aan voorzieningen (onderh.geb.) afschrijvingen staat kapitaallasten investeringsprogramma

4.382.100 4.382.110

4.389.900 4.438.100

4.720.100 4.730.100

4.740.100

toegerekende rente staat kapitaallasten investeringsprogramma

Totaal Ouderenbeleid

Dekking voor exploitatie (subsidie) Dekking voor groot onderhoud en kapitaallasten

Gemeente Halderberge | Dorpshuis ‘De Blokhut’ Bosschenhoofd

2021

2022

2023

2024

2025

30.234 735 3.227 354 1.431

21.691 736 3.276 359 1.453

22.260 747 3.325 365 1.474

30.578 100.184 758 770 3.375 3.425 370 376 1.496 1.519

243

256

259

263

267

203 14.188

206

210

213

216

7.414 0 2.344 0

7.414 0 6.982 0

7.414

12.904

25.000 12.904

6.982

6.982

6.982 41.255

0 94 0

0 1.010 0

975 510

940 3.277

905 6.566

30.234

21.691

22.260

30.578 100.184

3.841 7.414

3.899 7.924

3.958 16.181

29.017 60.725

22 / 23

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

Drijver en Partners Kelvinring 54 2952 BG Alblasserdam tel: 010 -2112121 info@drijver-en-partners.nl www.drijver-en-partners.nl

Gemeente Halderberge | Dorpshuis ‘De Blokhut’ Bosschenhoofd

23 / 23