Bijlage 1 Aanbiedingsbrief.pdf
Tekst van het document
Hofstraat 2b, 4611TJ Bergen op Zoom
Aan het de gemeenteraad
contactpersoon:
M. Korving
datum: 22 maart 2024
onderwerp:
Reactie op zienswijzen GR WBA
Bijlagen:
-
Overzicht zienswijzen raden op GR WBA met reactie Wijzigingsbesluit West-Brabants Archief 2024
-
Gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief 2024 Artikelsgewijze toelichting Gemeenschappelijke Regeling West-Brabants Archief
In augustus 2023 stuurden wij u de ontwerpwijziging van de gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief toe. Inmiddels hebben wij de reacties van alle negen gemeenten ontvangen. Zeven gemeenten hebben een zienswijze ingediend. Via deze brief informeren wij u over de reactie op de zienswijzen en de besluitvorming in het algemeen bestuur. Zienswijzen, reactie en besluitvorming De zienswijzen van de zeven gemeenten op de ontwerpwijziging worden hieronder samengevoegd. Het betreft twee inhoudelijke zienswijzen op de onderwerpen ‘Evaluatie’ en de ‘P&C cyclus’, enkele tekstuele/technische wijzigingen en een advies (niet zijnde een zienswijze), weergegeven in het blauw. 1. Evaluatie De gewijzigde bepaling in artikel 43 lid 2 GR WBA luidt op dit moment: “Op verzoek van één van de deelnemers kan deze regeling eenmaal per raadsperiode worden geëvalueerd.”. Zeven gemeenten hebben dezelfde zienswijze gegeven op het onderwerp evaluatie. De wijziging van de Wgr beoogt op dit punt om periodieke evaluatie te bevorderen. Om dit daadwerkelijk te borgen zou het lid aangepast moeten worden. In de zienswijze wordt voorgesteld om artikel 43 lid 2 van de regeling aan te passen, zodat de bepaling meer in lijn is met het doel van de gewijzigde Wgr en meer in lijn is met de nieuwe Nota Verbonden Partijen.
www.westbrabantsarchief.nl info@westbrabantsarchief.nl
IBAN: NL68RABO0159821657, BIC: RABONL2U K.v.K.: 20171320 BTWnr: NL.8068.34.511.B.01
Hofstraat 2b, 4611TJ Bergen op Zoom
Besluitvorming Deze zienswijze is meegenomen in de besluitvorming. Het algemeen bestuur stemt in met het aanpassen van de bepaling, zodat deze in lijn is met de Wgr en de Nota Verbonden Partijen. Op 5 februari 2024 is de definitieve versie van de Nota Verbonden Partijen vastgesteld. Voor de voorgestelde wijziging van artikel 43 lid 2 is dan ook aansluiting gezocht bij de bepaling die in de laatste versie is vastgelegd. Artikel 43 lid 2 GR WBA komt als volgt te luiden: Eenmaal per vier jaar wordt een besluit genomen op de vraag of en in welke vorm een evaluatie van de werkwijze en het functioneren van het West-Brabants Archief gewenst is. Ter voorbereiding op dit besluit worden de wensen van de raden van de deelnemende gemeenten gepeild. 2. Termijnen P&C cyclus Eén gemeente heeft een zienswijze gegeven op het onderwerp P&C cyclus. Op dit moment is er geen aparte bepaling over de P&C cyclus opgenomen in de GR WBA, omdat het WBA de termijnen uit de Wgr volgt. Dit is ook besloten in de AB vergadering van 7 december 2022. In de nieuwe Nota Verbonden Partijen is echter opgenomen dat het volgen van Wgr termijnen tot gevolg zal hebben dat de raden niet voor 1 juli een zienswijze kunnen geven op de ontwerpbegroting. Om dit te voorkomen adviseert men in de nieuwe Nota Verbonden Partijen de termijnen uit de Wgr met twee weken te vervroegen.
Het WBA zal de Nota Verbonden Partijen volgen en daarmee ook de vervroegde termijnen. Dit zal echter nog officieel moeten worden vastgesteld in een besluit. In de zienswijze wordt voorgesteld om in de regeling op te nemen dat als in de Nota Verbonden Partijen van de wet afwijkende termijnen zijn opgenomen, de termijnen van de Nota van toepassing zijn. Besluitvorming Deze zienswijze is meegenomen in de besluitvorming. Hoewel het WBA (in positieve zin) afwijkt van de Wgr termijnen, lijkt het overbodig om bovengenoemd voorstel op te nemen in de GR tekst. In de Algemene toelichting op de GR WBA is immers in de aanhef al het volgende opgenomen: Regionale afspraken omtrent de begrotingscyclus van gemeenschappelijke regelingen zijn voor gemeenten bijvoorbeeld vastgelegd in aparte documenten. Daarom wordt het niet nodig geacht om dergelijke bepalingen expliciet in de regeling op te nemen.
www.westbrabantsarchief.nl info@westbrabantsarchief.nl
IBAN: NL68RABO0159821657, BIC: RABONL2U K.v.K.: 20171320 BTWnr: NL.8068.34.511.B.01
Hofstraat 2b, 4611TJ Bergen op Zoom
Het algemeen bestuur stemt daarom niet in met het aanpassen van de bepaling, maar zal in een apart besluit vaststellen dat het WBA de Nota Verbonden Partijen volgt en de termijnen die daarin zijn opgenomen voor de P&C cyclus. 3. Tekstuele/technische aanpassingen Drie gemeenten hebben een aantal tekstuele/technische aanpassingen voorgesteld, namelijk: •
In artikel 21 lid 1 het woord ‘worden’ weghalen;
•
In artikel 24 aan het kopje toevoegen: aan het dagelijks bestuur;
•
De toelichting bij artikel 29 opnemen bij artikel 30, waarmee ook de nummering van de toelichting bij artikel 32 doorschuift;
•
Het laatste hoofdstuk 10 aanpassen in hoofdstuk 11, omdat er twee hoofdstukken 10 zijn.
Besluitvorming Het algemeen bestuur stemt in bovengenoemde aanpassingen door te voeren. Advies jaartal in titel GR Buiten de zienswijzen om adviseert één gemeente om het jaartal aan de titel van de GR toe te voegen, zodat duidelijk blijkt dat de oude regeling in stand blijft en het hier slechts om een wijzigingsvoorstel gaat. Het algemeen bestuur stemt in met deze aanpassing, zodat de titel van de regeling komt te luiden: Gemeenschappelijke Regeling West-Brabants Archief 2024. Tot slot Bijgaand bij deze brief treft u het aangepaste wijzigingsbesluit aan, de complete tekst van de gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief en de Artikelsgewijze toelichting daarbij inclusief de wijzigingen. Met vriendelijke groet,
M.H.M. Korving Directeur West-Brabants Archief
www.westbrabantsarchief.nl info@westbrabantsarchief.nl
IBAN: NL68RABO0159821657, BIC: RABONL2U K.v.K.: 20171320 BTWnr: NL.8068.34.511.B.01