2A SAMENVATTING businesscase - Cultuurcluster Oudenbosch Openbaar.pdf

Cultuurcluster Oudenbosch Businesscase - samenvatting

Datum 29 september 2021

Referentie 2105FB

In opdracht van Gemeente Halderberge

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

Inhoudsopgave 1

2

3

4

5

6

Inleiding

2

1.1 1.2

2 3

Aanleiding en onderzoeksopdracht Leeswijzer

De accommodaties en het beoogde cluster

4

2.1 2.2 2.3 2.4

4 5 5 6

Fidei et Arti Kapel St. Anna Kapel St. Louis Beoogde situatie: Het cultuurcluster

Beheer en bestuursmodel

7

3.1 3.2

7 7

Uitgangspunten ten aanzien van het beheer en de exploitatie: Uitgangspunten bij het bestuursmodel:

Beheermodellen en voorkeursvariant

8

4.1 4.2

8 9

Stichtingsmodel Advies juridische vormgeving en overgang stichtingsmodel

Exploitatieopzet en -begroting

12

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6

12 12 13 14 14 15

Inleiding Exploitatie Sint Louis inclusief Mariabouw Exploitatie Sint Anna Exploitatie Fidei et Arti Integrale exploitatie Cultuurcluster Oudenbosch Frictie- en opstartkosten

Vervolgtraject

16

6.1 6.2 6.3

16 16 18

Stichting Fidei et Arti hervormen naar stichting cultuurcluster Oudenbosch Kapel Sint Louis Kapel Sint Anna

Bijlagen

20

Gemeente Halderberge | Cultuurcluster Oudenbosch

1 / 21

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

1

Inleiding

1.1

Aanleiding en onderzoeksopdracht

Gemeente Halderberge beschikt in de kern Oudenbosch over een rijk geschakeerd religieus erfgoed. Dit betreft onder meer de Kapel Sint Anna en de Kapel St. Louis. In het voortraject zijn verschillende scenario’s verkend om te komen tot een passende bestemming voor de monumentale gebouwen. Daaruit is naar voren gekomen om beide locaties een culturele, maatschappelijke functie te geven. Naast de twee kapellen heeft Oudenbosch met Fidei et Arti reeds een culturele voorziening. Het cultureel centrum beschikt onder meer over een theaterzaal met 230 zitplaatsen, 2 zalen voor max 60 personen (koppelbaar tot max 100 personen) en 2 kleinere zalen voor ca. 15 personen. De gemeente Halderberge is na het raadsbesluit van 14 januari jl. om te komen tot het beoogde cultuurcluster, de planvorming nu verder aan het uitwerken middels het opstellen van schetsontwerpen en investeringskostenramingen voor alle drie de gebouwen. Op basis van deze uitwerking kan de gemeenteraad een definitief besluit nemen. Naast de bouwkundige aspecten is nu ook de vraag naar voren gekomen hoe de exploitatie van de drie gebouwen optimaal kan worden ingericht. Aandachtspunten zijn hierbij: • • • • • •

kritisch te zijn op de onderhoudslasten; creativiteit te betrachten bij het delen van de ruimtes; op zoek te gaan naar extra kostendragers; een uniforme en afgestemde exploitatie van de gebouwen Fidei et Arti, kapel St. Anna en kapel St. Louis, een combinatie met andere maatschappelijke functies; een rationeel beheer van de gebouwen.

In relatie tot de exploitatievraagstukken is professionalisering van het integrale beheer noodzakelijk. Bij de fysieke doorontwikkeling van deze drie sociaal‐culturele gebouwen in Oudenbosch is het moment nu daar om het huidige beheer te optimaliseren en meer en betere afspraken te maken aan de voorkant. Er is immers sprake van een schaalsprong in het maatschappelijk gebruik. Om te voorkomen dat de jaarlijkse structurele lasten onbeheersbaar worden, is een andere beheersvorm dan ook nu noodzakelijk. De denkrichting is te komen tot een overkoepelende exploitatiestichting voor de drie gebouwen. Dit zal in samenspraak met alle betrokken partijen vorm en inhoud moeten krijgen. Voor de uitwerking van het best passende beheer en exploitatiemodel is nu behoefte aan businesscase waarin de uitwerkingsaspecten zijn opgenomen. Dit betreft ondermeer: • Hoe organiseer je het exploitatie en beheer van de drie culturele voorzieningen. Wat is het best passende model? • Welke bestuurlijke inrichtingsvorm sluit hier het beste op aan en over welke competenties en expertises dienen de toekomstige bestuurders, directie en/of management te beschikken? • Wat is de rol van de gemeente Halderberge, welke mate van invloed wenst zij te behouden, hoe realiseer je dit en hoe ziet de contractuele relatie er uit? • Uitgangspunt is dat de structurele jaarlasten beheersbaar zijn.

Dat betekent het opstellen van een realistische meerjarenbegroting, met een laag risicoprofiel, waarin alle baten en lasten zijn opgenomen.

Gemeente Halderberge | Cultuurcluster Oudenbosch

2 / 21

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

1.2

Leeswijzer

Om invulling te geven aan een passend beheer‐ en exploitatieplan is deze businesscase opgesteld. De onderliggende businesscase is als volgt opgesteld: • Allereerst worden in hoofdstuk 2 de drie accommodaties en het beoogde cultuurcluster beschreven; • Vervolgens zijn de uitgangspunten en randvoorwaarden ten aanzien van het beheer en de exploitatie samengevat in hoofdstuk 3 • Hoofdstuk 4 beschrijft de mogelijke beheermodellen en voorkeursvariant voor het cultuurcluster; • In hoofdstuk 5 wordt de exploitatieopzet inclusief indicatieve begroting beschreven.

Gemeente Halderberge | Cultuurcluster Oudenbosch

3 / 21

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

2

De accommodaties en het beoogde cluster

In dit hoofdstuk wordt de huidige situatie van de drie accommodaties beschreven. Zoals op de onderstaande plattegrond aangeduid, liggen de drie culturele accommodaties dichtbij elkaar in het centrum van de kern Oudenbosch. Oudenbosch

Fidei et Arti

Kapel St. Anna

Kapel St. Louis

2.1

Fidei et Arti

Fidei et Arti is een cultureel centrum dat sinds 1988 wordt geëxploiteerd door Stichting Cultureel Centrum Fidei et Arti. De stichting heeft als doel het verzorgen van culturele activiteiten in de ruimste zin des woords en het ter beschikking stellen van zalen. Daartoe heeft zij de beschikking over de accommodatie aan de Pastoor Hellemonsstraat 1 in Oudenbosch. Zoals in de inleiding vermeld, heeft Fidei et Arti een theaterzaal met 230 zitplaatsen, 2 zalen voor max 60 personen (koppelbaar tot max 100 personen) en 2 kleinere zalen voor ca. 15 personen. Ook beschikt Fidei et Arti over een bar met keuken. De stichting heeft een vrijwillig bestuur, bestaande uit een voorzitter, penningmeester, secretaris. De personele formatie omvat, inclusief het management/directie, 7 werknemers in loondienst voor in totaal ongeveer 2,3 fte (op basis van 38 uur per week). Naast zaalverhuur aan maatschappelijke organisaties en commerciële partijen worden in Fidei et Arti films vertoond en vinden er diverse culturele voorstellingen plaats zoals cabaret, toneel en muzikale optredens.

Figuur 1. Fidei et Arti

De investeringen in de accommodatie zijn de afgelopen jaren beperkt tot het hoogst noodzakelijke. Voor het adequaat in stand houden van de functie dient de accommodatie gerenoveerd te worden.

Gemeente Halderberge | Cultuurcluster Oudenbosch

4 / 21

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

2.2

Kapel St. Anna

In Kapel St. Anna is op dit moment de bibliotheek gehuisvest op de begane grond. Het pand moet gerenoveerd worden om de accommodatie geschikt te maken voor diverse maatschappelijke organisaties, zoals beoogd in de nieuwe bestemming. Het schetsontwerp voor de renovatie is recent gepresenteerd. De renovatie zal op korte termijn moeten starten om in 2022 de kapel in gebruik te kunnen nemen. Vaste gebruikers worden onder andere de KBO, het Toeristen Informatie Punt (TIP), de Bibliotheek, Vluchtelingenwerken de Heemkundekring. Met overige maatschappelijke organisaties worden momenteel gesprekken gevoerd om ruimten in de kapel te gaan gebruiken (structureel of incidenteel). De (voorlopige) ruimteverdeling onder vaste gebruikers is gemaakt. Met de vaste gebruikers is een huurtarief per vierkante meter overeengekomen. Dit tarief is inclusief service en beheer. Figuur 2. Kapel St. Anna

2.3

De Kapel St. Anna wordt gebruiksklaar opgeleverd met uitzondering van de losse inrichting, deze zal door de gebruikers zelf worden verzorgd. De accommodatie zal geen nevenvoorzieningen hebben zoals horeca.

Kapel St. Louis

De kerkzaal en de buitenzijde van de Kapel zijn volledig gerenoveerd en recentelijk opgeleverd. Om de kapel verder gebruiksklaar te maken, dient de binnenzijde nog (gedeeltelijk) te worden gerenoveerd en inventaris te worden aangeschaft. Aandachtspunten voor de beoogde exploitatie zijn: • Het ontbreken van voldoende toiletvoorzieningen. Deze moeten worden gerealiseerd in de naastgelegen Mariabouw of in het souterrain; • De akoestiek in de kapel. Naar de akoestiek zal nader onderzoek plaats vinden. • De reparatie en het draagvermogen van de vloer in de kapel. Figuur 3. Kapel Saint Louis De Mariabouw, die in eigendom is van Woonkwartier, wordt eveneens gerenoveerd om in te kunnen zetten als horeca/ foyer bij de Kapel St. Louis. Er is nog geen (definitief) ontwerp beschikbaar. De gemeente zal de Mariabouw op jaarbasis huren van Woonkwartier. Bijzonder aandachtspunt is de btw-belaste exploitatie. De btw over de renovatiekosten is door de huidige eigenaar fiscaal verrekend. Dit impliceert een directe btw-claim bij de gemeente indien de exploitatie niet voor 90% of meer btw-belaste activiteiten omvat. Hier dient bij de exploitatieopzet rekening te worden gehouden.

Gemeente Halderberge | Cultuurcluster Oudenbosch

5 / 21

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

2.4

Beoogde situatie: Het cultuurcluster

Door de clustering van de drie eerder genoemde accommodaties, kan een toekomstbestendig cultureel aanbod worden gecreëerd . Gezien de specifieke functionaliteiten van de drie accommodaties dient iedere accommodatie in het beoogde cultuurcluster zijn eigen bestemming krijgen, namelijk: • Fidei et Arti behoudt zijn functie als cultureel zalencentrum waar sociaal culturele (en commerciële) activiteiten plaats zullen blijven vinden binnen de mogelijkheden van de accommodatie; • Kapel St. Anna zal een multifunctioneel karakter krijgen voor de huisvesting van maatschappelijke organisaties als de Bibliotheek, Toeristen Informatie Punt (TIP), KBO, Vluchtelingenwerk, Heemkundekring en andere vaste gebruikers. • De Kapel St. Louis moet in het cultuurcluster een functie krijgen voor concerten, uitvoeringen van amateurgezelschappen, grote(re) commerciële activiteiten en evenementen zoals bruiloften, zakelijke bijeenkomsten, beurzen en andere binnen de aard en het karakter van het gebouw passende activiteiten. Uit oogpunt van een eventuele btw-claim over de renovatiekosten, is het noodzakelijke dat de exploitatie van de Kapel St. Louis voor minimaal 90% met btw belast moeten zijn. De exploitatieopzet van het beoogde cultuurcluster is verder uitgewerkt in Hoofdstuk 5. De clustering van de accommodaties vraagt een professioneel beheer.

Bij de fysieke doorontwikkeling van deze drie sociaal‐culturele gebouwen in Oudenbosch is het moment daar om het integrale beheer vorm te geven en meer en betere afspraken te maken aan de voorkant. Er is immers sprake van een schaalsprong in het maatschappelijk gebruik. Om te voorkomen dat de jaarlijkse structurele lasten onbeheersbaar worden, is een andere beheersvorm dan ook noodzakelijk. De denkrichting is te komen tot een overkoepelende exploitatiestichting voor de drie gebouwen waarbij verschillende varianten mogelijk zijn.

Gemeente Halderberge | Cultuurcluster Oudenbosch

6 / 21

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

3

Beheer en bestuursmodel

Bij de verkenning en uitwerking van een best passend beheer en bestuursmodel is het kernvraagstuk hoe de exploitatie van de drie gebouwen optimaal kan worden ingericht.

3.1

Uitgangspunten ten aanzien van het beheer en de exploitatie:

• Het eigendom van het vastgoed blijft bij de gemeente Halderberge. Hierdoor ontstaat een zakelijke huur/verhuurrelatie met de verantwoordelijk exploitant. De gemeente is verantwoordelijk voor de eigenaarsverantwoordelijkheden en -kosten. Bijvoorbeeld de kapitaallasten, groot onderhoud en vastgoed gerelateerde belastingen en verzekeringen. Dit model vergt een bepaalde mate van vastgoedexpertise bij de eigenaar, met name ten aanzien van het onderhoud. Het betreft immers monumentale gebouwen. Deze expertise kan ook worden ingehuurd op die momenten dat dit noodzakelijk of gewenst is; • De structurele jaarlasten dienen beheersbaar te zijn. Dat betekent het opstellen van een realistische meerjarenbegroting, met een laag risicoprofiel, waarin alle baten en lasten zijn opgenomen; • Voor Kapel Saint Louis dient sprake te zijn van een btw-belaste exploitatie die voldoet aan het ‘90%-criterium’. In de praktijk hangt de mogelijkheid om een volledig belaste exploitatie te realiseren af van de activiteiten en van de eindgebruikers. Dit vergt creativiteit bij de programmering en bij het verdelen van de ruimtes: zoveel mogelijk btw-belaste activiteiten en verhuur naar Kapel Saint Louis en de overige activiteiten en huurders naar Fidei et Arti of Kapel Sint Anna.

3.2

Uitgangspunten bij het bestuursmodel:

• Het realiseren van een professionaliseringsslag. Er moet ruime kennis en expertise binnen het bestuur en/of directie aanwezig zijn; • Cultureel ondernemerschap; Er moet gestreefd worden naar optimaal maatschappelijk rendement en culturele impact door groei in culturele activiteiten en citymarketing. Voor de kapel Saint Louis brengt dit een bovenlokale programmering met zich mee, daar waar mogelijk op bovenregionaal/nationaal niveau; • Onderlinge concurrentie tussen exploitant en gebruikers dient te worden voorkomen en te worden afgehecht; • Er dient een financieel verantwoorde exploitatie te worden nagestreefd. De ambitie – maar niet het hoofddoel - is een budgetneutrale exploitatie (exclusief kapitaallasten); • De onderlinge relatie tussen gemeente en beheersorganisatie dient niet alleen te worden geborgd middels overeenkomsten maar ook door adequaat accounthouderschap vanuit de gemeente.

Gemeente Halderberge | Cultuurcluster Oudenbosch

7 / 21

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

4

Beheermodellen en voorkeursvariant

In de separate bijgevoegde bijlage 1 is een algemene beschouwing opgenomen van beheermodellen. Per beheermodel zijn de kenmerken omschreven. Op basis van deze kenmerken kunnen nadere kaders worden geformuleerd met betrekking tot welk model voor de gemeente de beste kansen biedt om haar doelstellingen te realiseren en een goede basis vormt voor het toekomstig beheer van de maatschappelijke voorzieningen. De beheermodellen evenals de uitgangspunten en randvoorwaarden die de gemeente ten aanzien van de exploitatie stelt, geven in de basis richting aan de keuze voor een stichtingsmodel. • Dit is bij culturele accommodaties de meest gebruikelijke vorm. Een stichting heeft een ideële doelstelling. Dat wil niet zeggen dat een stichting geen winst mag maken. De bestemming van de winst is echter beperkt tot de doelstellingen van de stichting; • Dit sluit aan bij de vorming van het beoogde cultuurcluster. Hierbij zal sprake zijn van een vrijwel volledig geïntegreerd geheel (juridisch en organisatorisch). Er wordt één beheerorganisatie gevormd met een directie en bestuursleden (of Raad van Toezicht (RvT)) die het maatschappelijke belang van cultuur in Oudenbosch hoog in het vaandel hebben staan. Het bestuur of RvT vormt het bevoegd gezag over één stichting waarin alle activiteiten zijn geïntegreerd. De stichting laat zich leiden door de principes van de Governance Code Cultuur.

• Dit geeft de mogelijkheid als ideële stichting een ANBI status (Algemeen Nut Beogende Instelling) bij de belastingdienst aan te vragen. Hierdoor wordt het voor bedrijven aantrekkelijker om giften en sponsorgelden te doneren. De gift is met een rekenfactor van 1,25 fiscaal aftrekbaar. Daarnaast is het met een ANBI status mogelijk om energiebelasting terug te vorderen. (NB: Voor het verkregen van de ANBI status zijn voorwaarden verbonden en de status brengt met zich mee dat de stichting belastingplichtig wordt (vennootschapsbelasting). Er is echter sprake van een vrijstellingsdrempel. Daarbij is het niet de verwachting dat de stichting met haar ideële doelstellingen substantiële winsten gaat genereren waarover belasting zou moeten worden afgedragen). In de volgende paragraaf worden de karakteristieken weergegeven van een stichting.

4.1

Stichtingsmodel

4.1.1

Kenmerken van de Stichting

Een stichting is zelf drager van rechten en verplichtingen en is daar zelf voor aansprakelijk. In haar statuten legt ze vast waartoe het vermogen van de stichting is bestemd: een ideëel doel. Dit betekent niet dat de stichting geen commerciële activiteiten mag bedrijven; wel dat de winst niet aan derden, waaronder de oprichters of de gemeente, mag worden uitgekeerd. Eventuele exploitatieoverschotten kunnen dus niet in de vorm van dividend – zoals bij een vennootschap - worden uitgekeerd. De stichting laat grote vrijheid in de inrichting van de statuten toe. Naast het bestuur kunnen bijvoorbeeld organen worden ingesteld zoals een Raad van Toezicht (RvT), een algemeen en/of dagelijks bestuur et cetera. De samenstelling en de wijze van benoeming van het bestuur of andere organen kan de gemeente desgewenst (statutair) sturen. De gemeente kan bijvoorbeeld de gelieerdheid met de stichting vorm geven door een bindende voordracht over benoeming/ ontslag van bestuursleden of Rvt. Ook kan de gemeente haar invloed op de bevoegdheden van het bestuur of RvT statutair vormgeven. Daarnaast kunnen bepalingen in de statuten worden opgenomen dat instemming van de gemeente vereist is bij wijzigingen van de statuten het opheffen en liquideren van de stichting of bij vaststelling van de (meerjaren)begroting.

Gemeente Halderberge | Cultuurcluster Oudenbosch

8 / 21

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

4.1.2

Stichtingsmodellen

Er zijn meerdere vormen om een stichting te modelleren. In relatie tot het cultuurcluster beperken we ons tot de volgende twee modellen: a. Bestuur en directiemodel b. Raad van toezichtmodel a. Bestuur en directiemodel In een bestuur en directiemodel is de directeur in dienst van de stichting en legt in die hoedanigheid rekening en verantwoording af aan het stichtingsbestuur. Het stichtingsbestuur draagt de eindverantwoordelijkheid. De mate waarin taken en verantwoordelijkheden zijn belegd bij de directie kan variëren en wordt vastgelegd in een reglement. Bij een maximale delegatie door het bestuur aan de directie formuleert de directie het inhoudelijke en het zakelijk beleid en stelt het bestuur dat vervolgens vast. Bij een minder vergaande delegatie of bij een éénhoofdige (programma-inhoudelijke) directie, heeft het bestuur een grotere, directe bestuurlijke verantwoordelijkheid. b. Raad van Toezicht In het Raad van Toezicht-model is sprake van een directeur-bestuurder. Deze is verantwoordelijk voor het beleid en de uitvoering daarvan. De RvT houdt vervolgens toezicht op het bestuur van de stichting. Dit kan bijvoorbeeld door in de statuten vast te leggen dat bepaalde bestuursbesluiten vooraf goedkeuring vereisen van de RvT, of dat bepaalde andere besluiten uitsluitend aan de RvT zijn voorbehouden. Naast een toezichthoudende rol heeft de RvT een adviserende rol.

Daarmee fungeert zij als klankboord voor de directie bij het ontwikkelen van beleid.

4.2

Advies juridische vormgeving en overgang stichtingsmodel

Gegeven de uitgangspunten om te komen tot een bestuursmodel waarbij de gewenste professionaliseringsslag kan worden gemaakt, maakt het (optionele) RvT-model in de basis tot een goede invulling. In het RvT-model is sprake van een directeur-bestuurder. Deze functie vergt niet alleen specifieke ervaring en kennis in de dagelijkse aansturing van de organisatie maar ook bestuurlijke ervaring en expertise. In de huidige situatie is bij Fidei et Arti sprake van een directeur in loondienst. Gegeven deze situatie zijn er twee denkrichtingen: 1. Het oprichten van een nieuwe stichting; Bij deze optie ligt het in de lijn der verwachtingen dat de Wet Overgang van Onderneming van toepassing is. Deze wet is met name dwingend ten aanzien van het arbeidsrecht. Dat betekent dat bijvoorbeeld medewerkers die nu in vaste dienst zijn overgaan naar de nieuwe stichting. Tevens is een overgang als ‘economische eenheid’ denkbaar. In deze situatie gaan alle assets over naar de nieuwe stichting. 2. Een doorstart vanuit de huidige stichting en het doorvoeren van hervormingen. Deze optie brengt met zich mee dat de huidige stichting ‘hervormt’ dient worden.

De belangrijkste aandachtspunten hierbij zijn: • Aanpassen van de statuten; • Hervorming naar RvT-model; Dit leidt tot het advies om in de overgangsperiode naar het cultuurcluster een doorstart te maken vanuit Stichting Fidei et Arti, daarbij het bestuur-/managementmodel te continueren en op termijn de stichting te hervormen naar een RvT model (zie bijlage 2).

Gemeente Halderberge | Cultuurcluster Oudenbosch

9 / 21

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

4.2.1

Cultural Governance Code

Ten aanzien van het bestuur / directiemodel van de stichting wordt geadviseerd een cultural governance code op te stellen. Deze code voorziet in regelingen om invulling te geven aan good governance: goed bestuur, adequaat toezicht en transparante verantwoording. Dit is inclusief taken, verantwoordelijkheden en mandatering aan bestuur en directie die recht doet aan de rol van iedere partij. De code cultural governance van ‘Cultuur-Ondernemingen’, welke zij in opdracht van het ministerie van OCW heeft opgesteld, kan hiertoe als leidraad dienen. Hierin zijn tevens concepten voor statuten, bestuursreglementen en een directiereglement opgenomen.

4.2.2

Fiscaal regime

De exploitaties van Fidei et Arti en van Kapel Sint Anna zijn qua fiscale aandachtspunten redelijk aan elkaar. In beide accommodaties is sprake van deels belaste activiteiten en deels onbelaste activiteiten. Dit impliceert dat niet alle btw over de exploitatiekosten kan worden verrekend. In de beide exploitatiebegrotingen dient rekening te worden gehouden met een post niet-verrekenbare btw. Deze btw is kostenverhogend. Dit is in de huidige begroting van Fidei et Arti al het geval. Vanuit het fiscaal regime is het dan ook geen dilemma om de twee exploitaties direct onder te brengen in het stichtingsmodel. Er zijn dus geen aparte juridische entiteiten noodzakelijk. Uit oogpunt van sturing en rapportage wordt wel geadviseerd om binnen de administratie van de stichting voor elke exploitatie een afzonderlijke kostenplaats op te nemen. Voor de exploitatie van Kapel Sint Louis ligt dit anders. Het criterium ‘minimaal 90% belaste prestaties’ is hard om te voorkomen dat btw over de investeringskosten alsnog geheel of gedeeltelijk terugbetaald moeten worden. De fiscus zal dit beoordelen op entiteitsniveau: de financiële administratie van de stichting. Het direct opnemen van de exploitatie Sint Louis in het stichtingsmodel leidt dan ook tot verwatering van de baten en lasten waardoor ook btw over de exploitatiekosten van Sint Louis niet volledig verrekend kunnen worden.

Het criterium ‘minimaal 90% belaste activiteiten’ kan dan niet worden gewaarborgd. Voor de exploitatie van Sint Louis betekent dit het oprichten van een autonome rechtspersoon. Dit kan een stichting zijn of een vennootschap (BV). In beide gevallen kan de ‘stichting cultuurcluster’ de bestuurder worden van deze stichting of in het geval van een BV: de aandeelhouder en bestuurder. Het btw-regime leidt tot een (meer) commerciële exploitatieopzet. Een vennootschapsstructuur sluit daar beter op aan evenals de aansprakelijkheidsstelling van bestuursleden Wij adviseren derhalve een BV. Het toekomstig bestuur van het cultuurcluster kan daar haar eigen afwegingen bij maken. Voor de dagelijkse exploitatie en begroting is het model nevengeschikt.

4.2.3

Relatie gemeente Halderberge en Stichting

De gewenste gemeentelijke invloed kan worden vastgelegd in de stichtingsstatuten en in de overeenkomsten. Vorming statuten: Door in de statuten van de stichting op te nemen dat gemeentelijk instemming noodzakelijk is bij het benoemen van bestuursleden, het wijzigingen van de statuten en eventueel overige onderdelen, behoudt de gemeente Halderberge de gewenste invloed en sturing, ook zonder direct zitting te nemen in het stichtingsbestuur.

Gemeente Halderberge | Cultuurcluster Oudenbosch

10 / 21

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

Vormgeving overeenkomsten Tussen de gemeente en de stichting worden verschillende overeenkomsten opgesteld om de wederzijdse randvoorwaarden, uitgangspunten en bepalingen vast te leggen, bijvoorbeeld: • Subsidiebesluit/ uitvoeringsovereenkomst; • Huurovereenkomsten. Niet alleen tussen de gemeente en de stichting worden overeenkomsten opgesteld, maar ook tussen stichting en de zakelijke of culturele partners: de gebruikers en (onder)huurders. De op te stellen overeenkomsten zijn schematisch in de onderstaande tabel weergegeven. Tabel 1. Uitwerking contractdocumenten Overeenkomst / beschikking Huurovereenkomst gebouwen (gemeente - stichting) (gemeente - BV)

Uitvoeringsovereenkomst Subsidiebesluit (gemeente - stichting) (gemeente - BV (prijssubsidie)

Huur- en ter beschikkingstelling (stichting - derden) (BV - derden)

Item a. b. c. d. e. f. g. a. b. c. d. e. f. a. b. c. d. e.

Belangrijkste onderwerpen duur, verlenging en opzegging bestemming en gebruik betalingsverplichting en betaalperiode omzetbelasting staat van accommodatie en onderhoud aansprakelijkheid en verzekering bijzondere bepalingen duur, verlenging en opzegging doelstellingen subsidie en financiele bepalingen beschrijving activiteiten kwantitatieve en kwalitatieve prestaties bijzondere bepalingen duur, verlenging en opzegging bestemming en gebruik huur en omzetbelasting verrekeningen en doorbelastingen bijzondere bepalingen

De relatie tussen de gemeente, de stichting en de BV is onderstaand schematisch weergegeven.

Gemeente Halderberge

huur- en uitvoeringsovereenkomst

eigendom en vastgoedbeheer

Stichting Cultuurcluster Oudenbosch Exploitatie Sint Anna en Fidei et Arti

aandeelhouder en bestuur

Exploitatie Kapel Sint Louis BV

Gemeente Halderberge | Cultuurcluster Oudenbosch

11 / 21

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

5

Exploitatieopzet en -begroting

5.1

Inleiding

In hoofdstuk 4 is de juridische en bestuurlijke structuur weergegeven van het Cultuurcluster in Oudenbosch. De financiële uitwerking van de culturele accommodaties wordt in dit hoofdstuk beschreven. Algemene uitgangspunten zijn: Functionaliteit: • Kapel St. Louis: culturele functie voor (klassieke) concerten, uitvoeringen en kleine en grotere evenementen en bijeenkomsten. • Kapel sint Anna: multifunctionele functie voor huisvesting van maatschappelijke organisaties als de bibliotheek, Toeristisch Infopunt, KBO, Vluchtelingenwerk, Heemkundekring, Gidsen van Saint Louis en overige vaste gebruikers. • Cultuurcentrum Fidei et Arti: uitvoeringszaal voor kleinschalig theaterprogramma en repetitieruimte en de kleinere zalen voor sociaal-cultureel gebruik; Management, directie en officetaken: Voor de exploitatie van Fidei et Arti is uitgegaan van de huidige managementformatie. Voor de exploitaties van Kapel Sint Anna en Sint Louis is formatie opgenomen voor management, marketing en administratie. Hoewel dit in elke exploitatie is begroot, zullen deze taken en verantwoordelijkheden centraal moeten worden georganiseerd vanuit het cultuurcluster (de stichting). Dit uit oogpunt van efficiënt en effectief beheer. Voor zowel Sint Anna als Sint Louis is gezien de exploitatieopzet ook geen volwaardige managementfunctie op elke locatie noodzakelijk.

Vanuit de stichting worden de hiermee verband houden urenbesteding en kosten intern doorbelast naar de afzonderlijke exploitatie. Ten opzichte van de huidige stichting Fidei et Arti (zie ook paragraaf 4.2.) zal de overheadformatie voor management, marketing en administratie toenemen. Dit ongeacht of er een nieuwe stichting wordt opgericht of dat de huidige stichting wordt hervormd. De huidige management formatie is parttime ingevuld: 0,66 fte management en 0,53 fte assistent management. Totaal 1,18 fte. Binnen het cultuurbedrijf zal de managementformatie toenemen naar 1,5 fte, waaronder 1 fte voor de beoogde directiefunctie.

5.2

Exploitatie Sint Louis inclusief Mariabouw

Kapel Sint Louis is, naast de huidige activiteiten als de rondleidingen door de gidsen Saint Louis, bij uitstek geschikt als uitvoeringslocatie voor (klassieke) muziek, uitvoeringen door muziekverenigingen en commerciële verhuur t.b.v. huwelijkssluitingen en overige bijeenkomsten. Voor de exploitatieopzet en -begroting zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: • Volledig btw-belaste exploitatie. Dit is uit oogpunt van een eventuele btw-claim over de renovatiekosten noodzakelijk. Dit impliceert: o Geen verhuurmodel. Verhuur is in de basis een btw-onbelaste activiteit. Alleen aan organisaties die kunnen worden aangemerkt als ondernemer voor de btw kan belast worden verhuurd. o Entree bij (muziek)voorstellingen is een btw-belaste activiteit. Voor gebruik door amateurgezelschappen zal dan ook moeten worden geopteerd voor entreeheffing per bezoeker/deelnemer i.p.v. verhuur per dagdeel.

Gemeente Halderberge | Cultuurcluster Oudenbosch

12 / 21

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

o

Commerciële verhuur op basis van arrangementen. Verhuur inclusief dienstverlening (horeca, schoonmaak, technische ondersteuning e.d.) is een btw-belaste activiteit. • Exploitatieopzet inclusief Mariabouw (foyerfunctie) • De Mariabouw wordt casco opgeleverd en Sint Louis exclusief meubilair. Dit betekent dat een stelpost voor aanschaf meubilair en inrichtingskosten voor de Mariabouw dient te worden opgenomen. • Een zelfstandige juridische entiteit binnen het Cultuurcluster Oudenbosch. Bij een integraal cultuurcluster in 1 stichtingsmodel kan een volledig belaste exploitatie anders niet worden gewaarborgd. Als juridische entiteit kan worden geopteerd voor een stichtingsmodel maar ook voor een BV. Een vennootschapsstructuur is gezien de meer commerciële exploitatieopzet (btw-aspect) en qua aansprakelijkheid beter passend. In een stichtingsmodel zijn de bestuursleden hoofdelijk aansprakelijk. In de exploitatieopzet is vooralsnog uitgegaan van een BV. In de Mariabouw zullen de nevenvoorzieningen (foyer en horeca) voor de kapel Sint Louis worden opgenomen. Het beschikbare oppervlak is ca. 150 m2. De toiletvoorzieningen worden gesitueerd in het souterrain van de kapel. Hoewel de kapel uniek is en een zeer bijzondere uitstraling en daarmee aantrekkingskracht heeft, kent de exploitatie ook beperkingen. Met name door de akoestiek van de kapel is niet elke type verhuur mogelijk.

Festiviteiten met muziekband of DJ zijn bijvoorbeeld niet of beperkt mogelijk. Wel kan worden ingespeeld op verhuurarrangementen met ‘silent disco’. Deze vorm wint aan populariteit, alle genodigden hebben dan een koptelefoon waarop ze muziek kunnen luisteren en kunnen dansen. Er is vooralsnog niet uitgegaan van een jaarrond exploitatie. Dit is uiteraard op termijn in potentie wel mogelijk. Het zijn nu aannames die in de praktijk kunnen meevallen of tegenvallen. Bij toename van het aantal activiteiten en verhuringen zullen ook de exploitatielasten naar rato toenemen. Kapel Sint Louis wordt ongemeubileerd opgeleverd en Mariabouw wordt casco-plus opgeleverd. Voor de exploitatie dient derhalve een post voor aanschaf van inventaris en inrichting te worden opgenomen. Het betreft een basis inventaris, afhankelijk van de activiteit zal er aanvullende inventaris of benodigdheden moeten worden ingehuurd. Dit zal dan in de verhuurprijs moeten worden opgenomen. De BV heeft bij aanvang van de exploitatie nog niet de middelen om de aanschaf zelf te financieren. Een leningen voor inventaris via banken is vrijwel kansloos. De gemeente kan hier mogelijk in faciliteren. Hetzij middels een lening of middels een startkapitaal (zie ook paragraaf ‘integrale begroting en opstartkosten’)

5.3

Exploitatie Sint Anna

Kapel Sint Anna zal worden verbouwd ten behoeve van de maatschappelijke gebruikers als KBO, Bibliotheek, Heemkundekring, Vluchtelingenwerk, het Toeristisch Infopunt (onderdeel van de bibliotheekruimte) en overige maatschappelijke organisaties. Voor de exploitatieopzet en -begroting zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: • • • • • •

Vaste jaarverhuur aan de betreffende maatschappelijke organisaties; Hoge mate van zelfwerkzaamheid door deze gebruikers (denk aan schoonmaak van de eigen ruimten); Beperkte incidentele verhuur (alleen voor de multifunctionele ruimte); Geen centrale horecavoorziening; Gebruiks gerede oplevering na renovatie; Uniform all-in huurtarief ad € 56,- per m2;

Gemeente Halderberge | Cultuurcluster Oudenbosch

13 / 21

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

•

•

Geen zelfstandige juridische entiteit maar onderdeel van de ‘stichting cultuurcluster’ in gezamenlijkheid met Fidei et Arti. Dit kan de bestaande stichting zijn maar desgewenst ook een nieuwe stichting. In de financiële exploitatie van de stichting dient Sint Anna als autonome kostenplaats te worden opgenomen. Het Toeristisch Infopunt maakt gebruik van ruimte in de bibliotheek. Partijen dienen onderling afspraken te maken over eventuele doorbelasting van de huur.

Voor de exploitatie van Sint Anna is gezien het karakter van de exploitatie (permanente verhuur aan de maatschappelijke gebruikers die in hoge mate zelfvoorzienend zijn) geen uitgebreide personele formatie noodzakelijk. De coördinatie (waaronder de facilitaire taken als schoonmaak en onderhoud), de verhuur en financiële administratie zal georganiseerd worden vanuit het cultuurcluster. Sint Anna heeft dus geen ‘eigen’ formatie of beheerders. Uiteraard zal er vanuit de stichting wel een vast aanspreekpunt zijn.

5.4

Exploitatie Fidei et Arti

Voor cultureel centrum Fidei et Arti is door directie en bestuur voor 2021 een exploitatiebegroting opgesteld. Deze begroting wordt ook voor het cultuurcluster aangehouden. Het activiteitenaanbod van Fidei et Arti is in lijn van de exploitatie in 2018 en 2019 (pre corona) en voorziet in een kleinschalig theateraanbod en vaste en incidentele verhuur aan maatschappelijke (en commerciële) gebruikers. De uit deze activiteiten voortvloeiende horecaomzet maakt een wezenlijke deel uit van de totale opbrengsten. De personele formatie bestaat nu uit een team van 7 werknemers in loondienst voor in totaal ongeveer 2,3 fte (op basis van 38 uur per week):

5.5

Integrale exploitatie Cultuurcluster Oudenbosch

In onderstaande tabel is de integrale begroting van het cultuurcluster weergegeven. Zoals benoemd bij de uitgangspunten wordt de exploitatie van Fidei et Arti en van Sint Annakapel samengevoegd in één stichting (bestaand of nieuw). Voor de exploitatie van Kapel Sint Louis inclusief Mariabouw is het om fiscale redenen noodzakelijk een autonome juridische entiteit op te richten (stichting of BV). In beide gevallen kan de stichting Cultuurcluster de eigenaar (bestuurder/aandeelhouder) zijn van hetzij de stichting, hetzij de BV. Stichting Cultuurcluster Oudenbosch Cultuurcluster Oudenbosch (exploitatie in de stichting) Indicatieve begroting cultuurcluster

Exploitatie BV

Fidei et Arti

Sint Anna

Cluster FEA + Sint Anna

Kapel St. Louis

jaar 1 (prijspeil 2021)

jaar 1 (prijspeil 2021)

jaar 1 (prijspeil 2021)

jaar 1 (prijspeil 2021)

Baten Opbrengsten onbelast met btw Opbrengsten belast met btw Totaal opbrengsten

€ € €

34.000 € 141.500 € 175.500 €

43.762 26.257 70.019

€ € €

77.762 167.757 245.519

€ € €

88.931 88.931

Inkoopkosten Brutoresultaat

€ €

76.035 € 99.465 €

70.019

€ €

76.035 169.484

€ €

35.708 53.222

Lasten Personeelskosten Huisvestingskosten en huur Algemene kosten Totaal lasten

€ € € €

125.000 € 47.000 € 17.000 € 189.000 €

35.031 113.677 21.556 170.263

€ € € €

160.031 160.677 36.621 357.328

€ € € €

36.644 93.515 17.250 147.409

Resultaat

€

-89.535 €

-100.244

€

-187.844

€

-94.187

Subsidie Saldo tekort/overschot

€ €

88.284 € -1.251 €

100.244 -

€ €

188.000 156

€ €

94.500 313

Gemeente Halderberge | Cultuurcluster Oudenbosch

14 / 21

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

Opmerkingen: • Door samenvoeging van de exploitaties Fidei et Arti en Sint Anna verandert het mengpercentage nietverrekenbare btw. Dit levert een klein voordeel op en is opgenomen in de post ‘niet verrekenbare btw. • De totale subsidie aan het cultuurcluster (stichting + BV Sint Louis) bedraagt op basis van de begrotingsopzet en de daarbij geformuleerde uitgangspunten en randvoorwaarden: Subsidie stichting incl bestaande subsidie FEA Subsidie BV Sint Louis Totaal subsidie

€ € €

188.000 94.500 282.500

Huur Sint Anna en Sint Louis aan gemeente Subsidie exclusief huur

€ €

-120.456 162.044

5.6

Frictie- en opstartkosten

Naast de structurele exploitatiebaten en -lasten dient rekening te worden gehouden met eenmalige kosten. Dit zijn de kosten die verband houden met de hervorming van de huidige stichting (of oprichten nieuwe stichting) en de oprichting van de BV. Voor oprichting van de BV is een kapitaalstorting nodig. Met de huidige regelingen rondom de flex-bv kan dit een geringe kapitaalstorting zijn. Wij adviseren echter de stichting voor oprichting van de BV Sint Louis een weerstandsvermogen mee te geven. Met dit vermogen kan de BV worden opgericht én kan een reserve worden gevormd om onverhoopte tegenvallers in de opstartjaren te kunnen opvangen. Het Eigen Vermogen van Stichting Cultureel Centrum Fidei et Arti bedraagt einde boekjaar 2019 € 80.000,-. De solvabiliteit is op orde. Indien ingebracht in de Stichting ‘Cultuurcluster’ is dit als weerstandsvermogen toereikend ook inclusief de exploitatie van Sint Anna. Het risicokarakter van Sint Anna is als ‘laag’ te kwalificeren. De verhuur en de inkomsten daaruit kennen een structureel karakter. Tevens zullen kosten moeten worden gemaakt ter voorbereiding van de opstart van de exploitaties van Sint Anna en Sint Louis.

Denk hierbij aan selectie en werving voor uitbreiding van het team, aanschaf inventaris Sint Louis, inrichten verhuur- en financiële administratie, opstellen en afstemming overeenkomsten (met gemeente en met derden (huurders en gebruikers), de programmering Sint Louis, opstellen van arrangementen, vormgeving huisstijl, marketing en acquisitie etc, etc. Om succesvol van start te gaan dient minimaal 6 maanden voor de openstelling van de accommodaties hiermee van start te gaan. Indien de managementcapaciteit voor de voorbereidende activiteiten niet toereikend is kan desgewenst gebruik worden gemaakt van een kwartiermaker. De hiermee verband houdende kosten ramen wij als volgt: Raming opstart- en frictiekosten Oprichtingskosten stichting en BV Voorbereiding start exploitaties Kwartiermaker Kapitaalstorting/ weerstandsvermogen BV Sint Louis Totaal Voorfinanciering inventaris Lening aanschaf inventaris Sint Louis (geen kosten, lening wordt vanuit de exploitatie terugbetaald)

Gemeente Halderberge | Cultuurcluster Oudenbosch

€ € € €

10.000 52.000 pm 50.000 112.000

€

145.500

15 / 21

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

6

Vervolgtraject

Na besluitvorming dienen de volgende stappen te worden doorlopen:

6.1

Stichting Fidei et Arti hervormen naar stichting cultuurcluster Oudenbosch

De volgende – niet limitatieve - werkzaamheden zullen deels volgtijdelijk en deels parallel worden uitgevoerd: Risico-inventarisatie gebouwen en installaties Om de exploitatie op een verantwoorde manier te kunnen uitvoeren is het noodzakelijk om te controleren of de accommodatie en de exploitatie voldoen aan alle vigerende wet- en regelgeving. De kwaliteit en de veiligheid van het gebouw en de inrichting voor de bezoekers, de medewerkers en de omgeving worden gecontroleerd en beoordeeld. Financieel en juridisch • Due diligence onderzoek – doorlichting financiële exploitatie en verplichtingen- Fidei et Arti • Besluit stichtingsbestuur tot statutenwijziging • Aanpassen statuten in samenspraak met gemeente en notarieel de statuten laten wijzigen; • Aanpassen inschrijving Kamer van Koophandel als bestuurder en mutaties bij overige instanties (bank, verzekeraars, vergunningen); • Herijken overeenkomsten tussen stichting en gemeente en tussen stichting en derden; Bedrijfsvoering • Doorvoeren gewenste of noodzakelijke aanpassingen in de dagelijkse bedrijfsvoering (going concern); • Afstemming met managementteam en medewerkers; • Afstemming en overleg met de gebruikers; • Uitvoeren onderhoud- en renovatieplan

6.2

Kapel Sint Louis

De kapel is recentelijk gerenoveerd maar de werkzaamheden zijn nog niet volledig voltooid. Dit betreft de binnenzijde van het gebouw en de Maria aanbouw waar de sanitaire voorzieningen en de horeca/foyer wordt gerealiseerd. De datum dat de kapel in gebruik kan worden genomen is nog niet geheel duidelijk en hangt samen met de eigendomsoverdracht van de huidige eigenaar naar de gemeente. Vooruitlopend op de ingebruikname kan al wel het nodige worden voorbereid (niet-limitatieve opsomming): Juridisch • Opstellen concept statuten BV • Oprichten besloten vennootschap (BV) als werkmaatschappij onder stichting Cultuurcluster Oudenbosch • Inschrijving Kamer van Koophandel en overige instanties (bank, verzekeraars, vergunningen) • Concept overeenkomsten tussen BV en gemeente en tussen BV en derden Financieel en fiscaliteit • Voorbereidingsbudget en startkapitaal • Inrichten financiële administratie en procedures

Gemeente Halderberge | Cultuurcluster Oudenbosch

16 / 21

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

• Actualiseren en detailleren exploitatiebegroting • Fiscale regelingen • Verdere afstemming met belastingdienst Btw-constructie • Btw belastbaarheid van huur en exploitatiebijdragen van en naar gemeente • Belasting op levering roerende en onroerende zaken Marketing en PR / communicatieplan • Opstellen communicatieplan • Vormgeven huisstijl • Contact met lokale media • Betrokkenheid gebruikersgroepen en inwoners Accommodatie • Effectueren huur/ingebruikneming accommodatie • Inspectie bij oplevering • Aanschaf inventaris • Onderhoudsplanning • Afsluiten of overname van onderhoudscontracten • Schoonmaakprogramma’s Veiligheid en zorgplicht • Opstellen ontruimings- en calamiteitenplan • Sleutelplan inclusief open/sluitingsprocedures • Beveiliging en brandvoorschriften • Afsluiten verplichte en relevante verzekeringen Personeel en organisatie (indien van toepassing voor de BV of binnen de stichting) • Werving en selectie van medewerkers • Opstellen arbeidsovereenkomsten • Inrichten personeel- en loonadministratie • Aanmelding pensioen-, ziekteverzuim- en overige personele verzekeringen • Opstellen bedrijfsreglement (huishoudelijk reglement of personeelshandboek) • ARBO regelgeving • Taakomschrijving en werkinstructies Exploitatie en programmering • Afstemming en overleg met de gebruikers en samenwerkingspartners • Openstelling en gebruiksroosters • Opstellen tarievenstructuur en

verhuur- en cateringarrangementen • Opstellen programmering (concerten en uitvoeringen) in samenwerking met stichting Cultuur Oudenbosch • Inrichten verhuuradministratie • Inkoop (energie, ict/beveiliging, schoonmaak ect) Overig • Automatisering en archivering • Website en online ticketing

Gemeente Halderberge | Cultuurcluster Oudenbosch

17 / 21

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

6.3

Kapel Sint Anna

Voor de exploitatie van de kapel wordt in tegenstelling tot kapel sint Louis geen aparte juridische entiteit opgericht maar ondergebracht in stichting Cultuurcluster Oudenbosch (nu stichting Fidei et Arti). Wel dient binnen de financiële administratie een afzonderlijke kostenplaats te worden aangemaakt zodat de baten en lasten goed te herleiden zijn. De voorbereidende werkzaamheden zijn verder grotendeels gelijk aan de opstart van sint Louis (zie paragraaf 6.2.). De nadruk zal echter liggen op de samenwerking en taakverdeling met alle vaste gebruikers. De ambitie om voor het facilitair beheer samen te werken is groot, zowel onderling als met de stichting. Tijdens eerdere gesprekken is wel gebleken dat op enkele werkvelden verschil van inzicht of andere behoeften bestaan. Dit betekent dat aan de voorkant reeds glasheldere afspraken moeten worden gemaakt. Er dient een demarcatielijst te worden opgesteld waarin de verantwoordelijkheden zijn afgebakend en welke verdeelsleutels voor de kosten worden toegepast. Dit betreft ondermeer: • Schoonmaak • Beheer pantry’s, inkoop horeca en verantwoording opbrengsten • ICT • Beveiliging (inclusief toegang en sleutelbeheer) • Inrichting eigen en gezamenlijke ruimten • Doorbelasting van kosten voor energie, water, belastingen, heffingen en verzekeringen • Conciërge diensten (indien van toepassing) • Etc.

De afspraken dienen schriftelijk te worden vastgelegd en maken een onlosmakelijk onderdeel van de overeenkomsten met de gebruikers.

Gemeente Halderberge | Cultuurcluster Oudenbosch

18 / 21

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

Bijlagen Gemeente Halderberge | Cultuurcluster Oudenbosch

19 / 21

Kelvinring 54 | 2952 Alblasserdam

Bijlagen De volgende bijlagen zijn separaat bijgevoegd. 1. 2. 3.

Notitie beheermodellen Taken en competenties bestuur Voorbeeld directiereglement

Gemeente Halderberge | Cultuurcluster Oudenbosch

20 / 21

Drijver en Partners Kelvinring 54 2952 BG Alblasserdam tel: 010 -2112121 info@drijver-en-partners.nl www.drijver-en-partners.nl