241031 Bijlage VR76 - Memo Auditcommissie PM posten.pdf

Aan :

Leden van de Auditcommissie

Van :

Herbert Giljam

Datum :

15 november 2022

Betreft :

Gebruik van PM posten

Beste leden van de auditcommissie,

Inleiding Naar aanleiding van de vragen in de commissie SM&V over de programmabegroting 2023 wil ik in deze memo verder ingaan op het gebruik van PM posten. PM posten zijn dit jaar niet nieuw in P&C documenten, zoals de zomernota en begroting, maar worden al jaren gebruikt binnen gemeente Halderberge. Ook bij andere gemeenten is dit een gebruikelijke werkwijze. In deze memo neem ik u mee in de achtergrond van het gebruik van PM posten, maar ook het onderscheid met risico's, stelposten en begrotingsbudgetten.

Van risico tot begrotingsbudget In de P&C cyclus worden verschillende instrumenten gebruikt om aan te geven dat iets een bepaald financieel effect met zich meebrengt. Factoren die hierbij meespelen zijn: • • • • •

Is er wel of geen keuze meer aanwezig? Is er een wettelijke verplichting? Is het wel of niet opgenomen in het CWP? Is het duidelijk wat een en ander zal kosten of kan er een inschatting worden gemaakt. De mate van zekerheid dat iets ook daadwerkelijk zal gebeuren?

In de P&C documenten binnen gemeente Halderberge en ook bij andere gemeenten wordt gebruikt gemaakt van de volgens instrumenten: 1. 2. 3. 4.

Een risico in de paragraaf weerstandsvermogen Een PM post in de exploitatiebegroting Een stelpost in de exploitatiebegroting Een begrotingsbudget

Instrumenten Hieronder ga ik kort in op de definities van bovenstaande instrumenten zoals die binnen Halderberge worden ingezet. 1. Een risico in de paragraaf weerstandsvermogen Een risico is een kans op het optreden van een ongewenste gebeurtenis met een negatief gevolg. Bij het bepalen van de omvang van het risico speelt de kans dat het zich voordoet en de financiële impact een rol. Het gaat hierbij dus om zaken die zich voor kunnen doen waar je niet direct invloed (geen keuzemogelijkheid) op hebt en waarvan je het exacte bedrag en of het zich ook daadwerkelijk voordoet niet in kunt schatten. Voorbeelden zijn: • •

Open eind regelingen, zoals WMO en Jeugd Gevolgen van natuureffecten op openbare ruimte (wateroverlast, vorst, dooi, ed.)

2. Een PM post in de exploitatiebegroting PM betekent Pro Memorie (ter herinnering). Dit wordt vaak gebruikt binnen kostenramingen en begrotingen, indien er nog geen uitsluitsel bestaat over de omvang van de kosten. Er is hierbij sprake van een keuzemogelijkheid iets wel of niet te doen en de manier waarop iets te doen. Omdat dit nog niet duidelijk is of afhankelijk is van verdere besluitvorming door de gemeenteraad wordt hiervoor een PM post opgenomen, waardoor het in de P&C cyclus wel in beeld blijft. Daarnaast is er een raadsbesluit nodig om als college hier mee verder te kunnen in de uitvoering. Meestal, en ook voor de begroting 2023, gaat het hierbij hoofdzakelijk om beleidskeuzes uit het collegewerkprogramma. Voorbeelden hiervan zijn: • • • •

Huis van Halderberge – afhankelijk van welk scenario wordt gekozen. Manifest dienstverlening – Afhankelijk van de verdere uitwerking van het Manifest dat nog moet worden opgesteld. Visie op cultuur – afhankelijk van het beleidsplan Cultuur Actualiseren MJOP gebouwen – Afhankelijk van welke gebouwen in beheer blijven bij de gemeente en de keuze bijvoorbeeld voor duurzaamheid

Dergelijke PM posten horen ook niet thuis in de risicoparagraaf, omdat dit geen “gebeurtenissen” zijn die je overkomen, maar bewuste beleidskeuzes die nog gemaakt moeten worden. Het streven van het college is om het aantal PM posten tot een minimum te beperken en ook altijd de relatie te leggen naar de beschikbaar (begrotings)ruimte om deze kosten om te kunnen vangen.

3. Een stelpost in de exploitatiebegroting Een in de begroting opgenomen geschat bedrag voor een bepaalde aanschaf of activiteit, omdat de precieze omvang op dit moment nog niet is vast te stellen. Dit gaat net wat verder dan een risico op te nemen in de risicopragraaf. Bij een stelpost weet je eigenlijk voor 100% zeker dat het effect zich voor zal doen. Als dat het geval is, is het

geen risico meer en moet je het in de begroting opnemen. Alleen is in dit geval de omvang lastig (per programma) in te schatten. Omdat het vaak een grote impact heeft, wordt een bedrag “gereserveerd” in de begroting. Voorbeelden hiervan zijn: • •

Stelpost kapitaallasten prijsstijging investeringen Stelpost prijsstijging energielasten

4. Een begrotingsbudget Een in geld uitgedrukte samenvatting van een taakstellend plan/beleid. Het taakstellende budget wordt ook daadwerkelijk beschikbaar gesteld door de gemeenteraad aan het college om het plan/beleid/CWP uit te voeren. De kaders zijn dus zowel beleidsinhoudelijk als financieel door de gemeenteraad gesteld. Via de P&C cyclus wordt de raad op de hoogte gehouden van de voortgang en vindt verantwoording plaats.

PM posten nader beschouwd Zoals hierboven aangegeven zijn PM posten één van de instrumenten die binnen de decentrale overheid worden gebruikt om aan te geven dat iets een financieel effect met zich meebrengt. In de commissie is ook geopperd in hoeverre er kan worden aangegeven wat financiële impact is, bijvoorbeeld via een bandbreedte. Dit is echter lastig en ook niet altijd verstandig, mede om onderstaande argumenten: • •

•

De financiële vertaling is vaak niet in te schatten en leidt tot een bepaalde bandbreedte die eigenlijk geen toegevoegde waarde heeft. De financiële impact is bijna altijd afhankelijk van de kaderstelling die nog door de raad moet plaatsvinden. Door vanuit het college vooruitlopend daarop invulling aan te geven, is de beleidsvorming niet zuiver. Het noemen van bedragen kan ook verwachtingen wekken dat iets ook daadwerkelijk door gaat en dat bedrag ook kost. Dit vertroebelt ook de besluitvorming in de gemeenteraad.

Indien er PM posten worden opgenomen in de begroting, dan wordt hier als volgt mee omgegaan: • • •

Het aantal PM posten tot een minimum beperken Rekening houden met het totale financieel beeld. In de huidige programmabegroting 2023 resteert nog een behoorlijk saldo. PM posten worden “concreet’ gemaakt via een raadsbesluit, waarbij de kaders worden vastgesteld (inhoudelijk en financieel)

Ik hoop u hiermee meer inzicht te hebben gegeven in de verschillende manier van begroten en het omgaan met PM posten. Tijdens de auditcommissie kan een en ander nog worden toegelicht. Met vriendelijke groet, Herbert Giljam Teammanager Team Advies