220616 West-Brabants Archief, accountantsverslag 2021.pdf

Accountantsverslag West-Brabants Archief Boekjaar 2021

16/06/2022

© Baker Tilly

1

Aan de leden van het bestuur van West-Brabants Archief Hofstraat 2b 4611 TJ BERGEN OP ZOOM ONDERWERP: Accountantsverslag 2021 DATUM: Breda,16 juni 2022

Geachte leden van het bestuur,

Voor u ligt het accountantsverslag dat wij hebben opgesteld op basis van de door ons uitgevoerde werkzaamheden in het kader van de controle van de jaarrekening 2021 van het West-Brabant Archief. De belangrijkste bevindingen naar aanleiding van de eindejaarscontrole hebben wij in dit accountantsverslag opgenomen. Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken inzake getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekening 2021 van West-Brabant Archief. Wij bedanken de directie en de betrokken medewerkers van West-Brabant Archief. voor de open en constructieve samenwerking bij het verrichten van onze controlewerkzaamheden en de totstandkoming van onze rapportage.

Indien en voor zover de jaarrekening niet wordt goedgekeurd en vastgesteld en leidt tot een aangepaste jaarrekening, dient ook bij deze aangepaste jaarrekening door ons toestemming te worden verleend tot het opnemen van onze controleverklaring. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid de inhoud van deze rapportage nader toe te lichten. Met vriendelijke groet, Baker Tilly (Netherlands) N.V.

drs. R. Opendorp RA Partner

2

Inhoudsopgave

Bestuurlijke samenvatting

Opdracht, scope en uitkomsten

Financiële positie

Bevindingen interne beheersing

Overige onderwerpen

Bijlagen

Belangrijkste bevindingen

3

Bestuurlijke samenvatting

1. Bestuurlijke samenvatting Wij zijn voornemens een goedkeurende verklaring te verstrekken voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid.

Het jaarverslag is cf. NV COS 720 verenigbaar met de jaarrekening en voldoet aan de laatste actuele voorschriften.

Het Besluit Begroting en Verantwoording is in alle opzichten nageleefd in 2021.

We hebben geen begrotingsoverschrijdingen geconstateerd.

Uit onze controle blijken geen ongecorrigeerde fouten groter dan de rapporteringstolerantie.

Wij hebben ten aanzien van de financiële rechtmatigheidscontrole geen andere bevindingen.

Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2021 in overeenstemming is met de Wet normering Topinkomens (WNT) en dat de jaarrekening 2021 van WestBrabants Archief voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT.

5

1. Bestuurlijke samenvatting Als accountant van West-Brabants Archief hebben wij de controle van de jaarrekening uitgevoerd op basis van de kaders en normen die door de wetgever als ook door u als algemeen bestuur aan ons zijn meegegeven.

In hoofdstuk 5 gaan we in op specifieke verslaggevingsaspecten (WNT en het schatkistbankieren). Wij hebben hier geen bijzonderheden geconstateerd.

In dit accountantsverslag doen wij verslag van de uitkomsten van ons onderzoek naar de getrouwheid en de rechtmatige totstandkoming van de lasten en baten en de activa en passiva in de jaarrekening 2021.

In hoofdstuk 6 gaan wij in op een aantal overige onderwerpen waarover wij dienen te rapporteren. Dit betreft de onafhankelijkheid van ons als accountant, de wijze waarop wij in onze controle omgaan met fraude en onze conclusie ten aanzien van de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Wij hebben geen signalen van fraude geconstateerd. Daarnaast zijn wij onafhankelijk van West-Brabants Archief.

In hoofdstuk 2 geven wij inzicht in de aard en reikwijdte van de werkzaamheden. Hierin worden onder andere de toleranties benoemd en de gekozen controleaanpak. De bij onze controle van de jaarrekening 2021 toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% (€ 26.000) en voor onzekerheden 3% (€ 79.000) van de totale lasten. Wij hebben geen fouten of onzekerheden geconstateerd die het netto resultaat beïnvloeden.

Ten slotte hebben wij in hoofdstuk 7 informatie opgenomen over een aantal actuele onderwerpen waaronder de rechtmatigheidsverantwoording die mogelijk met ingang van 2022 van kracht is en welke effecten dit heeft voor uw organisatie. Daarnaast algemene ontwikkelingen die voor de organisatie van belang zijn.

Hoofdstuk 3 geeft de ontwikkeling van het eigen vermogen over de jaren heen weer. Hierin is zichtbaar dat de algemene reserve stabiel is en de fluctuaties in het eigen vermogen worden verklaard door het resultaat boekjaar en de incidenteel gevormde bestemmingsreserves. In hoofdstuk 4 van dit accountantsverslag gaan wij met name in op de zaken die van belang zijn voor u als algemeen bestuur. Wij ondersteunen u daarbij in uw controlerende rol en uw besluitvorming rondom de jaarrekening. Ten aanzien van de prestatielevering inkopen, constateren wij dat dit een intensief deel van de controle is. De organisatie heeft hier in 2021 stappen in gezet. In het kader van de aankomende rechtmatigheidsverantwoording door het bestuur is het van belang om op dit element de interne beheersing en vastlegging te verbeteren. Hierbij is samen met de nieuwe financieel dienstverlener gekeken naar de inrichting van het proces voor de factuurcontrole. We adviseren dit ook verder in het proces te borgen en te documenteren. Ook de toepassing van verslaggevingsstandaarden worden in dit hoofdstuk behandeld. We constateren dat de standaarden juist zijn toegepast.

6

Opdracht Scope en uitkomsten

2. Opdracht, scope en uitkomsten 2.1 Reikwijdte van de controle Met de opdrachtbevestiging van d.d. 22 september 2021 heeft u ons opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2021. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle geen sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. Naast de opdrachtbevestiging zijn bepalend voor onze controle: ❑ Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). ❑ Financiële verordening WBA zoals vastgesteld door het bestuur d.d. 1 juli 2016. Tijdens de uitvoering van de controle hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2021 voldoende voor de doelstelling van onze controle. 2.2 Overzicht toleranties De materialiteit bij de uitvoering van onze controle is € 26.000. Deze materialiteit sluit aan op het door het bestuur vastgestelde percentage. Grondslag

Bedrag

1% lasten inclusief toevoegingen reserves

€ 26.000

Goedkeuringstolerantie onzekerheden 3% lasten inclusief toevoegingen reserves

€ 79.000

Rapporteringstolerantie

€ 5.000

Goedkeuringstolerantie fouten

Conform financiële verordening

2.3 Kernpunten en significante risico’s in de controle Wij hebben voldoende en geschikte controle-informatie verkregen, onder andere met betrekking tot de volgende kernpunten van de controle: ▪ schattingen en toelichtingen in de jaarrekening; ▪ nauwkeurigheid van de voorzieningen; ▪ rechtmatigheid van de Europese aanbestedingen; ▪ Covid-19 aspecten; ▪ WNT-verantwoording; ▪ onrechtmatige en/of onnauwkeurige betalingen inkopen.

2.4 Grondslagen De accountantscontrole omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen, beoordeling van de grondslagen van de financiële verslaggeving en van belangrijke schattingen die bij het opmaken van de jaarrekening zijn gehanteerd. Wij hebben de aanvaardbaarheid van de gehanteerde waarderingsgrondslagen en de consistente toepassing daarvan vastgesteld. In dit kader komen tevens zaken aan de orde die een significante invloed hebben op de kwaliteit van de jaarverslaggeving, zoals nieuwe of gewijzigde waarderingsgrondslagen, schattingen, beoordeling onzekerheden en bijzondere transacties. Naar onze mening zijn de door het bestuur gekozen waarderingsgrondslagen aanvaardbaar en consistent toegepast met betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transacties. In het verslagjaar 2021 zijn geen wijzigingen doorgevoerd in de keuze of de toepassing van belangrijke verslaggevingsgrondslagen.

8

2. Opdracht, scope en uitkomsten 2.5 Jaarverslag en overige gegevens In het jaarverslag worden de beleidsuitgangspunten en beleidsevaluaties zichtbaar. De paragrafen maken deel uit van het jaarverslag en vallen dus niet onder de controle van de jaarrekening. Primair object van de accountantscontrole (op grond van Artikel 213 van de Gemeentewet) is de jaarrekening, waaronder het overzicht van baten en lasten met toelichting en de balans met toelichting, zoals in de jaarstukken 2021 is opgenomen. Voor de accountantscontrole onderzoeken wij het jaarverslag om vast te stellen of het jaarverslag verenigbaar is met de jaarrekening en geen materiële afwijkingen bevat en of het jaarverslag alle informatie bevat die op grond van de Gemeentewet en de Nederlandse Standaard 720 is vereist. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Wij hebben geen strijdigheden geconstateerd tussen de in het jaarverslag opgenomen informatie en het beeld van de jaarrekening en geen materiele afwijkingen gesignaleerd.

2.6 Managementinzicht en schattingen Schattingen op basis waarvan sommige jaarrekeningposten worden bepaald, zijn gebaseerd op inzichten van het bestuur. Wij hebben de belangrijkste gehanteerde factoren en veronderstellingen beoordeeld op basis waarvan de afzonderlijke oordelen en schattingen zijn gevormd. Wij hebben vastgesteld dat dit aanvaardbaar is in het kader van de jaarrekening als geheel, maar wel voorzichtig. De maximale voorziening is opgenomen terwijl de mogelijk bestaat dat de volledig voorziening niet noodzakelijk is. Voor volgend jaar dient hier een verdiepende analyse plaats te vinden. Schattingen Belangrijkste schattingsposten

Onderhoudsvoorziening

Inbaarheid van de vorderingen

Inschatting 2020

Inschatting 2021

Toelichting

Wij kunnen ons vinden in de waardering van de onderhoudsvoorziening. Op basis van het huidige plan is voldaan aan de vereisten voor een onderhoudsvoorziening.

We kunnen ons vinden in de waardering van de vorderingen.

9

Financiële positie

3. Ontwikkelingen in de jaarcijfers 3.1 Verloop van het eigen vermogen van uw gemeenschappelijke regeling Het eigen vermogen, inclusief het gerealiseerde resultaat, bedraagt per 31 december 2021 volgens de jaarrekening € 0,3 miljoen en heeft zich de afgelopen jaren als volgt ontwikkeld: Grafiek ontwikkeling eigen vermogen (x € 1.000) 400.000 350.000 300.000 250.000 200.000 150.000 100.000 50.000 0 2018

2019

2020

2021

Algemene reserve Bestemmingsreserve Gerealiseerd resultaat

De totale reserves ter hoogte van € 0,3 miljoen bestaat een algemene reserve, een bestemmingsreserve en het resultaat boekjaar. 3.2 Analyse van het resultaat Het resultaat voor mutaties in de reserves laat een negatief saldo zien. Het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten bedraagt afgerond € 0,1 miljoen negatief. In de begroting was rekening gehouden met een negatief resultaat voor mutaties in de reserves van € 0,2 miljoen negatief.

11

Constateringen accountantscontrole

4. Constateringen accountantscontrole 4.1 niet-gecorrigeerde afwijkingen Wij hebben naar aanleiding van onze controle geen, niet gecorrigeerde fouten groter dan de rapporteringstolerantie. 4.2 Een goedkeurende verklaring voor getrouwheid en rechtmatigheid Bij de jaarrekening over boekjaar 2021 zijn wij voornemens een goedkeurende controleverklaring voor het aspect getrouwheid als ook voor het aspect rechtmatigheid te verstrekken, waarvan de oordeelparagraaf als volgt luidt: Naar ons oordeel: • geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2021 als van de activa en passiva van West-Brabants Archief op 31 december 2021, in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV); •

zijn de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2021 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling, zoals opgenomen in de financiële verordening.

Wij gaan er daarbij vanuit dat de door het dagelijks en algemeen bestuur geen wijzigingen worden doorgevoerd in de goed te keuren jaarrekening.

4.3 Geen (materiële) afwijkingen die in het oordeel moeten worden betrokken in het kader van begrotingsrechtmatigheid De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn gebaseerd op Artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door het algemeen bestuur zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting, via de verordening op het financieel beheer en het controleprotocol. Het systeem van budgetbeheer en –bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan het algemeen bestuur, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan het algemeen bestuur van budgetoverschrijdingen brengt het risico met zich mee dat er inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van het algemeen bestuur. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de kadernota rechtmatigheid die door de Commissie BBV is uitgebracht. Een belangrijke inhoudelijke aanvulling betreft de vaststelling, dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel.

Essentieel is dat algemeen bestuur nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij open-einde regelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In het geval dat het algemeen bestuur geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende controleverklaring kan worden gegeven, wordt betrokken. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. In de jaarstukken 2021 legt het dagelijks bestuur in de toelichting op het overzicht van baten en lasten verantwoording af over de realisatie van de lasten en baten ten opzichte van de begroting na wijziging. Uit de analyse blijkt geen overschrijding van de begrote lasten.

13

4. Accountantscontrole 4.4 Bevindingen uit de eindejaarscontrole Rechtmatigheid inkopen en prestatielevering Ten aanzien van rechtmatigheid inkopen en prestatielevering constateren wij dat dit een intensief deel van de controle blijft. Dit onderdeel van de controle is in het huidige boekjaar goed verlopen. Verdere verbetering van dit proces en de documentatie is van belang in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. We constateren dat intern bevestiging wordt verkregen met betrekking tot de prestatielevering, maar de documentatie die hieraan ten grondslag ligt is niet altijd eenduidig gedocumenteerd. Belangrijk is dat er goed gedocumenteerd wordt op welke wijze de beoordeling van facturen plaatsvindt, zodat de prestatielevering achteraf is vast te stellen en voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen vast te leggen, waarom voor welke vorm van inkoop wordt gekozen, om hiermee de naleving van het inkoopbeleid zichtbaar te maken.

4.5 Voorziening groot onderhoud Als gevolg van de verkoop van het pand te Oudenbosch is voorgaand jaar de voorziening groot onderhoud deels vrijgevallen. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen het deel van de voorziening dat reeds was opgebouwd specifiek voor het onderhoud van het archief en het overige onderhoud van het pand. In 2021 heeft de dotatie conform plan plaatsgevonden voor de componenten die voor rekening komen van WBA. Onttrekking heeft ook plaatsgevonden conform het plan. Hierbij constateren we dat de organisatie de vrijval van de voorziening boekt op basis van het verwacht onderhoud vanuit het plan en niet op basis van de werkelijke kosten. Werkelijke bestedingen worden in de lasten geboekt. 4.6 Verslaggevingsgrondslagen Wij hebben de aanvaardbaarheid van de gehanteerde waarderingsgrondslagen, de consistente toepassing daarvan alsmede de duidelijkheid en volledigheid van de jaarverslaggeving beoordeeld. West-Brabants Archief heeft gedurende 2021 geen wijzigingen doorgevoerd in de keuze of de toepassing van belangrijke verslaggevingsgrondslagen. Wij concluderen dat de gehanteerde waarderingsgrondslagen aanvaardbaar zijn en dat de toepassing daarvan, samen met de in de jaarrekening opgenomen toelichtingen, een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de organisatie.

14

Kwaliteit verslaggeving

5. Specifieke verslaggevingsonderwerpen 5.1 Wet Normering Topinkomens (WNT) Uw gemeenschappelijke regelingen neemt en in de jaarrekening de verantwoording van de Wet Normering Topinkomens (WNT) op. Op basis van deze wet zijn de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector en de uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen wettelijk gemaximeerd.

5.2 Wet schatkistbankieren We hebben geconstateerd dat de organisatie over het boekjaar 2021 wet- en regelgeving met betrekking tot schatkistbankieren juist heeft toegepast en verantwoord. In 2021 hebben geen overschrijdingen plaatsgevonden.

Voor de bezoldiging van topfunctionarissen geldt naast de maximering van de bezoldiging en eventuele uitkering wegens beëindiging van het dienstverband een publicatieverplichting in de jaarrekening. Deze publicatieverplichting geldt eveneens voor bezoldiging van niettopfunctionarissen met een dienstbetrekking, indien hun bezoldiging het algemene bezoldigingsmaximum (naar rato van de omvang van het dienstverband) overschrijdt. Zijn de maximale bedragen van topfunctionarissen overschreden In het kader van de jaarrekening 2021 heeft u een analyse uitgevoerd van de topfunctionarissen en hun bezoldiging en eventuele uitkering wegens beëindiging dienstverband binnen uw organisatie. Tevens heeft u vastgesteld of er overige functionarissen, niet topfunctionarissen met een dienstbetrekking zijn die een hogere bezoldiging dan het naar rato van de omvang van het dienstverband berekende algemene bezoldigingsmaximum voor 2021 de gestelde maxima kennen. Deze informatie heeft u opgenomen in de toelichting op de jaarrekening. Wij hebben de juistheid en volledigheid van deze toelichting gecontroleerd en hebben vastgesteld dat de toelichting voldoet aan de daaraan te stellen eisen. De naleving van de anticumulatiebepaling maakt geen onderdeel meer uit van de controle van de accountant. De WNT-toezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden.

16

Overige Aandachtspunten

6. Overige aandachtspunten 6.1 Overige dienstverlening -> onafhankelijkheid accountant Baker Tilly (Netherlands) N.V. heeft diverse organisatorische maatregelen getroffen om zijn onafhankelijkheid en die van zijn medewerkers te waarborgen. Deze maatregelen omvatten onder meer: • Voorschriften en procedures omtrent onafhankelijkheid. Deze voorschriften voor professioneel gedrag op het gebied van kwaliteit en onafhankelijkheid zijn opgenomen in de Gedragscode van Baker Tilly (Netherlands) N.V. Deze Gedragscode geldt voor iedere medewerker van Baker Tilly Netherlands N.V. en wordt natuurlijk steeds geactualiseerd; • Jaarlijkse bevestiging van onafhankelijkheid door partners en medewerkers van Baker Tilly (Netherlands) N.V. en ondersteunende stafdiensten; • Cliënt- en opdrachtacceptatieprocedures, waaronder een beoordeling, of er sprake is van mogelijk conflicterende diensten; • Intern en extern kwaliteitsonderzoek; • Reviews door externe toetsers die niet bij de opdracht betrokken zijn, ter waarborging van een deugdelijke grondslag/deskundig oordeel; • Roulatie van externe accountants op de opdracht. Wij zijn van mening dat wij in relatie tot uw organisatie onafhankelijk in overeenstemming met de ViO (Verordening inzake de Onafhankelijkheid van accountants), hebben gefunctioneerd en dat de objectiviteit van onze oordeelsvorming in het afgelopen jaar niet is aangetast.

6.2 Fraude Bij de uitvoering van de werkzaamheden hanteren wij onder andere de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS) 240: “De verantwoordelijkheid van de accountant voor het onderkennen van het risico van fraude in het kader van de controle van financiële overzichten”. Het dagelijks bestuur is primair verantwoordelijk voor de preventie van fraude. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor een cultuur van eerlijkheid en ethisch verantwoordelijk gedrag.

Zij dient zowel preventieve als repressieve beheersingsmaatregelen te nemen om de kans op fraude zo veel mogelijk te beperken, zodat de integriteit van de financiële verslaggeving is gewaarborgd. Tijdens de controle van de jaarrekening inventariseren wij de frauderisico’s binnen uw organisatie en beoordelen wij de interne beheersingsmaatregelen die gericht zijn op het voorkomen en ontdekken van fraude. Tijdens de beoordeling bleek ons dat binnen uw organisatie reeds de nodige aandacht wordt besteed aan de onderwerpen fraude en integriteit. U heeft aangegeven belang te hechten aan een adequate beheersing van frauderisico’s. Volledigheidshalve wijzen wij erop dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude. Tijdens onze controle hebben wij geen fraude geconstateerd. In onze controle hebben we betalingen als frauderisico geïdentificeerd omdat er sprake is van het zelfstandig kunnen verrichten van betalingen (geen verplichte functiescheiding). Te ondervanging van dit risico hebben de steekproef op de kosten doorgetrokken tot aan de betalingen om vast te stellen dat betaling aan juiste bankrekening plaatsvinden en gebaseerd zijn op een factuur die intern geaccordeerd is.

Daarnaast hebben we een analyse uitgevoerd op het MT940 –bestand over 2021 om vast te stellen of er betalingen hebben plaatsgevonden naar bankrekening (puur waarop salaris wordt uitbetaald) en op naam van degenen die bevoegd zijn om betalingen te verrichten. Hieruit blijken geen bijzonderheden en resteert geen risico met betrekking tot de betalingen. 6.3 Geautomatiseerde gegevensverwerking Wij onderzoeken de geautomatiseerde gegevensverwerking voor zover wij dat noodzakelijk achten in het kader van de controle van de jaarrekening. De accountantscontrole kan daarom leiden tot andere constateringen dan wanneer een gericht onderzoek naar de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking wel zou plaatsvinden. Aan ons is ook geen opdracht verstrekt met dit doel. De door ons uitgevoerde werkzaamheden hebben evenwel geen bevindingen opgeleverd die wij in dit kader onder uw aandacht moeten brengen.

18

Overige onderwerpen

7. Overige onderwerpen Fraude en continuïteit in de controleverklaring Als reactie op de rapporten van de Commissie Toezicht Accountancysector en Monitoring Commissie Accountancy heeft de NBA in de 2e helft van 2020 aangekondigd dat zij het beleid op de gebieden Fraude en Continuïteit meer concreet en meer zichtbaar tot uitdrukking wil brengen. In het voorjaar van 2021 is een pilot uitgevoerd waarbij aan accountantsorganisaties is gevraagd aandacht aan deze onderwerpen te besteden in de controleverklaring. Het gaat niet om een uitbreiding van uit te voeren werkzaamheden maar over het rapporteren over onze werkzaamheden. Inmiddels is de volgende stap gezet en zijn in december 2021 de beroepsregels (vastgelegd in de Nadere Voorschriften Controle en Overige Standaarden) aangepast. De aanvulling in Standaard 700 komt er in hoofdlijnen op neer dat afzonderlijke secties voor de onderwerpen continuïteit en fraude in de controleverklaring worden opgenomen. Hierin wordt uiteengezet hoe de accountant bij de controle-aanpak inspeelt op risico’s ten aanzien van fraude en continuïteit en worden de uitgevoerde werkzaamheden toegelicht. Als aanvulling kan de accountant ook de uitkomsten van deze werkzaamheden of belangrijke waarnemingen met betrekking tot het onderwerp toelichten.

De beide secties worden in alle controleverklaringen (verplicht) opgenomen; ook in situaties waar geen sprake is van ernstige continuïteitsonzekerheid of spraakmakende fraudecasuïstiek. Deze verplichting geldt voor de verklaring bij de jaarrekening 2022. Omdat binnen de publieke sector het begrip continuïteit minder relevant is, zijn de stakeholders nog in overleg hoe de accountant hier voor de publieke sector invulling aan gaat geven. Ten aanzien van de fraudecasuïstiek zou idealiter de nieuwe sectie in de controleverklaring moeten aansluiten op de frauderisico-analyse opgesteld door het directie, dan wel de toelichting van het directie op eventuele frauderisico’s in de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag.

Rechtmatigheidsverantwoording In de loop van 2022 wordt de Wet versterking decentrale rekenkamers van kracht. In de tweede nota van wijziging is hierin ook de rechtmatigheidsverantwoording meegenomen die de directie met ingang van 2022 moet afleggen. Deze verantwoording wordt onderdeel van de jaarrekening en daarmee ook object van onderzoek van de accountant ten aanzien van getrouwheid van de jaarrekening. In de Kadernota rechtmatigheid 2022 is door de commissie BBV invulling gegeven aan de rechtmatigheidsverantwoording met betrekking tot het voorwaarden-, begrotings- en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Voor u als gemeenschappelijke regeling is het van belang om: De rapporteringsgrens vast te stellen (0-3% van de begrote lasten na dotatie aan de reserves); het normenkader 2022 op te stellen (en dit door het bestuur te laten vaststellen); het normenkader te vertalen in een toetsingskader (toetspunten financiële rechtmatigheid); Beheersdoelstellingen, risico’s en beheersmaatregelen te formuleren; Een controleplan opstellen; en De controlewerkzaamheden uitvoeren. Daarbij vragen wij specifieke aandacht voor deugdelijke dossiervorming. Bij de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen die hiertoe in 2021 al een pilot hebben gedraaid is gebleken dat het geen sinecure is om de onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording goed in te richten.

De intentie van de wetswijziging is om de gemeentelijke organisatie beter in control te laten komen. Dat betekent dus ook dat de organisatie, denk aan budgethouders en management, moeten worden meegenomen. Ook gaat de wetswijziging uit van collectieve verantwoordelijkheid van de directie. Dat vraagt het creëren van breed draagvlak en betrokkenheid. Wij adviseren u tijdig de werkzaamheden op te starten, niet alleen de controle, maar juist ook de versterking van de interne beheersing. Hoewel alleen financiële rechtmatigheid nu een wettelijke borging kent, is bovenstaand framework ook goed toe te passen bij o.a. doelmatigheid, doeltreffendheid, niet-financiële rechtmatigheid, fiscaliteit en IT. 20

7. Overige onderwerpen Grensbedrag belangrijke verplichtingen Vanuit de wetgeving is voorgeschreven om belangrijke financiële verplichtingen op te nemen en toe te lichten onder de ‘Niet in de balans opgenomen verplichtingen’. Er is echter geen nadere duiding gegeven aan het begrip ‘belangrijk’ waardoor dit ter interpretatie is door de gemeente zelf. Om te waarborgen dat dit op een consistente wijze en in overeenstemming met de verwachtingen vanuit de raad wordt toegepast adviseren wij u om een grensbedrag op te nemen in de financiële verordening. Aankondiging impact NV COS 315 Vanaf boekjaar 2022 treedt de nieuwe controlestandaard 315 in werking. Deze standaard vormt het ‘hart’ van de controleaanpak en behandelt de risicoanalyse. Er wordt meer nadruk gelegd op het risico-inschattingsproces wat de basis verschaft voor het identificeren en inschatten van de risico’s op een afwijking van materieel belang en het opzetten van verdere controlewerkzaamheden. Daarnaast komen er wijzigingen ten aanzien van indirecte en directe interne beheersingsmaatregelen en in hoeverre deze geëvalueerd worden bij de opzet of implementatie.De exacte impact op de uitwerking voor de controleopdracht 2022 zal in de komende periode meer duidelijk worden en in aanloop naar de controle 2022 zullen wij dit met u bespreken.

Notitie paragraaf bedrijfsvoering De commissie BBV heeft, mede naar aanleiding van het uitbrengen van de geactualiseerde kadernota rechtmatigheid, recent de notitie Paragraaf Bedrijfsvoering aangepast. Hierin zijn de volgende stellige uitspraken en aanbevelingen gedaan die ingaan over het boekjaar 2022. Stellige uitspraken • In de paragraaf bedrijfsvoering wordt, op basis van de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de gemeenteraad, aanvullende informatie opgenomen over de individueel geconstateerde afwijkingen uit de rechtmatigheidsverantwoording.

•

•

In de paragraaf bedrijfsvoering beschrijft het bestuur welke actie hij onderneemt om de afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording in de toekomst te voorkomen. Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de wet Fido en bijbehorende Regelingen moeten worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Aanbevelingen • De commissie BBV adviseert kaderstelling op het gebied van bedrijfsvoering niet bij begroting vorm te geven, maar door middel van de (financiële) verordening of nota bedrijfsvoering aan de raad voor te leggen en deze periodiek te herzien. • De commissie BBV adviseert focus aan te brengen in de paragrafen. Minimaliseer herhalingen tussen verordeningen, nota’s, programma’s en paragrafen. Maak hierbij gebruik van verwijzingen binnen begroting of jaarverslag teneinde de omvang van deze documenten te beperken en daarmee de toegankelijkheid voor de raad te vergroten. • De commissie BBV adviseert om afspraken te maken tussen raad en bestuur over de wijze waarop met niet financiële onrechtmatigheden wordt omgegaan. Deze afspraken kunnen onderdeel zijn van de nota bedrijfsvoering of de financiële verordening. • De commissie BBV adviseert om geconstateerde fraude(s) vanuit de eigen organisatie door bijvoorbeeld eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering.

21

8. Overige onderwerpen Digitalisering HR-processen Veel organisaties zijn bezig met het digitaliseren van standaard HR processen. De komende jaren zal deze ontwikkeling sterk doorzetten. Als gevolg van digitalisering zullen nog meer HR-processen geautomatiseerd worden en kunt u uw data binnen uw organisatie steeds beter benutten.

•

Human Resources is een essentieel onderdeel van elk bedrijf. Vroeger bestond de afdeling voor het merendeel uit handmatige en administratieve processen. De technische ontwikkelingen binnen het HR-vakgebied hebben een ware evolutie ondergaan. HR-processen kunnen tegenwoordig vergaand geautomatiseerd worden, waardoor we meer tijd kunnen besteden aan de werknemers en ons als bedrijf kunnen focussen op de strategie. Daarnaast wordt uw werknemersbestand steeds meer ingevuld door de Generatie Z. Deze generatie is opgegroeid in het digitale tijdperk en verwacht van hun werkgever ook deze manier van werken. Digitalisering is dan ook zeker een onderdeel van het binden en boeien van uw (toekomstige) werknemers.

Bent u in controle omtrent deze onderwerpen?

U door het automatiseren van uw HR-processen uw administratie op orde heeft conform de geldende wettelijke en fiscale richtlijnen. Denk hierbij ook aan bijvoorbeeld de AVG-wetgeving of de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB). Deze onderwerpen kunnen, indien niet goed toegepast, grote financiële risico’s met zich mee brengen.

Wij kunnen passende oplossingen bieden die passen bij de omvang van uw organisatie, danwel met onze professionals met u meedenken hoe en met welke instrumenten we dit onderwerp binnen uw organisatie verder kunnen brengen. Mocht u over dit onderwerp en de bijbehorende uitdagingen meer willen weten kunt u contact opnemen met onze HR-consultants binnen Employment Advisory.

Om als organisatie in control te blijven is het belangrijk dat: • U er voor zorgdraagt dat u voor uw werknemers de HR-processen zo innovatief mogelijk heeft geregeld. Digitalisering kan namelijk bijdragen aan werknemerstevredenheid en meer betrokkenheid. In zijn algemeenheid heeft digitalisering een gunstig effect op de verdieping van de functie-inhoud van de werknemer. • U als gevolg daarvan uw administratieve processen efficiënt heeft ingeregeld, wat verlaging van kosten met zich meebrengt. Deze besparingen kunnen substantieel zijn. Daarnaast is personeel schaars en willen we ze vooral de juiste dingen laten doen, die bijdragen aan het succes van uw organisatie. • U dus ook de beschikking heeft over real-time personeelsdata, waar u gericht op kunt sturen als onderdeel van uw strategie. Data-analyse wordt hierin steeds belangrijker, ook als onderdeel van bijvoorbeeld strategische personeelsplanning of bijvoorbeeld uw verzuim.

22

Contactgegevens drs. R. (Rik) Opendorp RA Partner 06 100 904 64 r.opendorp@bakertilly.nl S. Schilders MSc RA Manager Audit +31 6 13 29 83 64 s.schilders@bakertilly.nl

Kantoorgegevens: Baker Tilly (Netherlands) N.V. Bijster 39 4817 HZ BREDA Postbus 3814 4800 DV BREDA T: 076 525 00 00

23