220511 TECHN VR11 Jan Gielenplein - Communicatieplan religieus erfgoed Definitief zoals vastgesteld.pdf

Communicatieplan religieus erfgoed Inleiding Dit is een communicatie-aanpak voor het totaal van de deelprojecten binnen het totale project Religieus Erfgoed Oudenbosch. De aanpak gaat over de communicatie van de ontwikkelingen rondom St. Anna (woningbouw en kapel), Saint Louis, Fidei et Arti, Mariabouw, Mariaschool en de omliggende buitenruimte. In deze aanpak vindt u uitgangspunten, doelgroepen en middelen die we de komende tijd gaan inzetten en wie daarvoor verantwoordelijk is.

Uitgangspunten Voor de komende periode zijn er een aantal uitgangspunten die belangrijk zijn voor de communicatie: •

Participatie Vanaf de eerste communicatie maken we duidelijk dat er in deze fase voor wat betreft het ontwerp weinig participatiemogelijkheden zijn. Er heeft eerder namelijk al participatie plaatsgevonden door het betrekken van de belangengroep Hart van Oudenbosch en het inschakelen van het digitaal burgerpanel. De uitkomsten van de gesprekken en de vragenlijst zijn meegenomen in een raadsbesluit van 14 januari over de randvoorwaarden. Hierop heeft de raad 15 april besloten om geen bezwaar in te dienen. Daarom is over het ontwerp van de gebouwen geen participatie meer mogelijk en staan omwonenden en andere doelgroepen op de trede informeren van de participatieladder. Voor het plan van de openbare buitenruimte is wel ruimte voor participatie. Deze participatie zetten we in op de trede raadplegen.

•

Alleen voor planvorming Deze communicatie-aanpak is alleen bedoeld voor de fase van planvorming. Niet voor de realisatie. Daar volgt later een communicatie-aanpak voor. Mogelijk kan daar ook een bouw-app voor gebruikt worden, die eerder is ingezet bij de restauratie van de Kapel van Saint Louis.

•

Vooraf communicatie over elke stap die gezet wordt Met name omwonenden hebben een grote informatiebehoefte. Langere stilte over de ontwikkelingen, kan onrust bij hen veroorzaken. Daarom communiceren we open en transparant over elke stap die genomen gaat worden in het proces. Dat betekent dat voordat er een stap genomen wordt die openbaar is, zoals het aanvragen van een vergunning of iets wat zichtbaar verandert aan het pand of de openbare ruimte er communicatie plaatsvindt. In elk geval naar de omwonenden. Dat doen we dan in elk geval in een artikel in de Halderbergse Bode en post op social media of door een digitale nieuwsbrief voor mensen die zich hiervoor aangemeld hebben.

•

Afstemming gemeente en samenwerkingspartners Bij deze fase in het proces van de verschillende deelprojecten zijn meerdere partijen samen verantwoordelijk. Dat betekent dat elke vorm van communicatie van één van deze partijen vooraf met de andere partijen wordt afgestemd. Voor elke uiting wordt in gezamenlijkheid bepaald wie op dat moment de uitvoering van de communicatie op zich neemt.

Verschillende doelgroepen, verschillende vormen van betrokkenheid Bij de verschillende deelprojecten binnen religieus erfgoed zijn veel doelgroepen te onderscheiden. De mate waarop zij invloed (willen) hebben op het project, is verschillend. Daarom onderscheiden we hen in beslissers (partijen die echt een beslissende rol hebben in een deelproject), belanghebbenden (partijen die belang

hebben bij een deelproject, maar geen besluiten erover nemen), betrokkenen (partijen die betrokken zijn of willen worden in een deelproject) en overige. Deze doelgroepen kunnen voor de verschillende projecten ook verschillende rollen hebben in het geheel. Daarom is in het plan hieronder ook soms dezelfde doelgroep op meerdere manieren terug te zien. Bij de doelgroepen staat kort vermeld welke middelen we inzetten. Deze middelen worden onder Middelen verder uitgewerkt.

Beslissers: Portefeuillehouders: Op dit moment zijn wethouders Jan Mollen en Hans Wierikx de portefeuillehouders voor de verschillende deelprojecten. Zij worden in wekelijkse overleggen op de hoogte gehouden van alle ontwikkelingen. Middelen: Portefeuillehoudersoverleggen (wekelijks). College van burgemeester en wethouders: Het college neemt de besluiten over de vervolgstappen binnen religieus erfgoed. Zij worden periodiek in de collegevergadering bijgepraat over de laatste ontwikkelingen. Als een besluit nodig is, wordt dat genomen op basis van een adviesnota. Middelen: Periodiek bijpraten in de collegevergadering. Gemeenteraad: Het college heeft een informatieplicht voor elke ontwikkeling naar de gemeenteraad. In dit project is eerder gebleken dat er een grote betrokkenheid van de raad is. Daarom houden we ook hen van de voortgang van het project op de hoogte. Middelen: Bijpraten in informatiebijeenkomsten (1x per kwartaal), raadinformatiebrieven, toezending nieuwsbrief. Samenwerkingspartners: Van Agtmaal, Woonkwartier, Provincie Noord-Brabant, Dhr. Koopmans en dhr. Buijs Bij de deelprojecten zijn er verschillende partners betrokken. Dit zijn Van Agtmaal Woonkwartier Dhr. Buijs en dhr. Koopmans Provincie Noord-Brabant

St Anna woningbouw Mariabouw Mariaschool Subsidie

De realisatie van de deelgebieden wordt door deze partijen of samen met deze partijen tot stand gebracht. Voor alle communicatie over deze deelprojecten wordt in een projectgroep en stuurgroep per deelproject overleg gevoerd. Verder wordt alle communicatie in overleg met elkaar vormgegeven (zie ook uitgangspunten). De provincie Noord-Brabant is vooral betrokken als subsidieverlener. Zij krijgen periodiek een schriftelijke update van het project. Middelen: Projectgroepoverleggen (periodiek ingepland). Stuurgroepoverleggen Provincie krijgt periodiek een schriftelijke update van de voortgang van het project

Monumentencommissie De Monumentencommissie geeft een advies over de plannen voor de verbouw van de panden binnen het project. Zij worden op tijd, door de partij die daarvoor verantwoordelijk is, betrokken bij de plannen en worden optimaal voorzien van informatie zodat zij op basis alle juiste informatie een besluit kunnen nemen. Middelen: Bijpraten in vergaderingen monumentencommissie. Verder ontvangen zij de digitale nieuwsbrief zodat ze op de hoogte blijven van het vervolg. Rijksdienst voor monumenten Bij wijzigingen aan Rijksmonumenten moet deze commissie akkoord geven op de plannen. Middelen: Zij worden via de Monumentencommissie op de hoogte gebracht van de plannen en om een advies gevraagd. Kwartiermaker cultuurcluster Er is een kwartiermaker bezig met het formeren van een bestuur voor het Fidei et Arti, de kapel van Sint Anna en de kapel van Saint Louis. Diegene wordt door de gemeente ingehuurd. De kwartiermaker is ook de interim bestuurder van Fidei et Arti. Middelen: Afstemmingsoverleggen. Verder ontvangt de kwartiermaker ook de digitale nieuwsbrief ter informatie

Belanghebbenden: Management Team (MT) Het MT neemt ambtelijk besluiten over de vervolgstappen binnen religieus erfgoed. Zij worden periodiek in de MT vergadering bijgepraat over de laatste ontwikkelingen door de projectleider. Afzonderlijke betrokken managers worden via afstemmingsoverleggen met betrokken medewerkers op de hoogte gehouden. Middelen: Periodiek bijpraten in de MT vergadering en tijdens bilateriale overleggen met de betrokken medewerkers Gebruikers St Anna In de kapel van St. Anna komen verschillende maatschappelijke instellingen. Deze instellingen houden we ook op de hoogte van elke stap die gezet wordt in het proces. Middelen: Er vinden regelmatig afstemmingsoverleggen met hen plaats. Zij ontvangen ook de digitale nieuwsbrief. Nieuw bestuur stichting cultuurcluster Als er een nieuw bestuur is geformeerd voor Fidei et Arti en het hele cultuurcluster, dan worden daar ook regelmatig afstemmingsoverleggen mee gehouden. Verder stellen we hen voor in een nieuwsbrief. Verder vragen we hen ook om de informatie te delen met hun personeel. Middelen: Er vinden regelmatig afstemmingsoverleggen met hen plaats. Zij ontvangen ook de digitale nieuwsbrief.

Personeel Fidei et Arti Het personeel is werkzaam binnen Fidei et Arti. Middelen: Ze worden op de hoogte gehouden door de kwartiermaker en het bestuur van de stichting cultuurcluster. Verder ontvangen zij de digitale nieuwsbrief. Gebruikers Fidei et Arti In Fidei et Arti zijn verschillende instellingen en verenigingen die daar hun huis hebben. Deze instellingen houden we ook op de hoogte van elke stap die gezet wordt in het proces. Bestuur stichting cultuurcluster Middelen: Er vinden regelmatig afstemmingsoverleggen met hen plaats. Ze worden op de hoogte gehouden door de kwartiermaker en het bestuur van de stichting cultuurcluster. Verder ontvangen zij de digitale nieuwsbrief. Gebruikers Saint Louis De kapel van Saint Louis heeft geen vaste gebruikers buiten de Gidsen van Saint Louis. We houden hen op de hoogte van elke stap die gezet wordt in het proces. Verder zal de kapel na renovatie gebruikt gaan worden voor maatschappelijke en culturele doeleinden. Partijen die aangeven interesse te hebben in het gebruik van de kapel worden apart op de hoogte gehouden via e-mail. Middelen: Er vinden regelmatig afstemmingsoverleggen met hen plaats. Zij ontvangen ook de digitale nieuwsbrief. Zusters van St. Anna en Broeders van Saint Louis De gebouwen van St. Anna waren vroeger van de zusters van St. Anna. Saint Louis en de bijbehorende gebouwen waren van de Broeders van Saint Louis.

De zusters en broeders die nog in leven zijn, moeten op de hoogte gehouden worden van de ontwikkelingen. Dat doen we door hen de nieuwsbrief te sturen. Bij belangrijke stappen voor St. Anna (zusters) of Saint Louis (broeders) wordt er tussentijds een overleg met hen gepland. Middelen: Zij krijgen de digitale nieuwsbrief. Voorafgaand aan een informatieavond over Sint Anna of Saint Louis plannen we een overleg in met hen waarin we hen op de hoogte stellen van de laatste ontwikkelingen en vragen hoe zij op de hoogte gehouden willen worden. Parochie en Bisdom De Parochie is zeer betrokken, met name bij de ontwikkelingen van St. Anna vanwege de locatie/eigendom (naast de basiliek) en de herhuisvesting van de pastoor en parochiecentrum. Middelen: Voor elke nieuwe stap in het proces van met name St. Anna, sloop van de pastorie en de buitenruimte is er een gesprek met vertegenwoordigers van de parochie over wat dit betekent voor hen. Zij ontvangen ook de digitale nieuwsbrief.

Betrokkenen: Hart van Oudenbosch Dit is een groep van inwoners die zich eerder zeer betrokken heeft getoond bij de plannen van het totale religieus erfgoed. Daarom is het zaak dat zij ook op de hoogte gesteld worden voordat informatie daarover wordt gepubliceerd of zichtbaar wordt. Middelen: De nieuwsbrief die de omwonenden krijgen, wordt ook per mail naar Hart van Oudenbosch gestuurd. Verder ontvangen zij per mail de informatiebrieven die naar omwonenden worden gestuurd bij belangrijke ontwikkelingen. Zij worden voor het deelproject buitenruimte ook geraadpleegd voor de uitwerking van de plannen. Als er van kaders van de in januari 2021 genomen raadsbesluiten wordt afgeweken, dan wordt Hart van Oudenbosch geraadpleegd. Omwonenden deelprojecten De omwonenden moeten over elke zichtbare stap in het proces vooraf worden geïnformeerd. Zo zijn zij van elke stap op de hoogte en voelen zij zich niet overvallen door bijvoorbeeld een publicatie van een aangevraagde vergunning. Door hen vooraf te informeren, voorkomen we mogelijk ook weerstand tegen vervolgstappen in het proces. Middelen: Informatiebrief bij bijzondere ontwikkelingen, zoals het ter inzage leggen van een wijziging bestemmingsplan, digitale nieuwsbrief, informatiebijeenkomst.

Als er zich omwonenden melden met een specifieke zorg over het project dan wordt er een gesprek met deze mensen gepland om hun verhaal aan te horen en extra uitleg te geven over de ontwikkelingen. In eerste instantie zijn deze gesprekken ambtelijk. Als blijkt dat zorgen niet weg genomen kunnen worden of als er ingeschat wordt door de projectleider dat het wenselijk is, dan is er een ook bestuurlijke vertegenwoordiging bij het gesprek. Ook projectpartners kunnen met omwonenden in gesprek gaan. Het is wel van belang dat er vooraf onderling wordt afgestemd met welke omwonenden gesprekken worden gevoerd en dat teruggekoppeld wordt wat de uitkomst daarvan is, om verwarring tussen partijen onderling te voorkomen. Samenwerkingspartners buiten het project waar zij mede verantwoordelijk voor zijn. De samenwerkingspartners informeren we bij ontwikkelingen bij andere deelprojecten waar zij niet voor verantwoordelijk zijn. Middelen: Nieuwsbrief (voorafgaand aan verzending), informatiebrief. Ambtenaren gemeente Religieus erfgoed is één van de grootste projecten op dit moment binnen de gemeentelijke organisatie. Daarom willen we de collega’s die in eerste instantie niet betrokken zijn bij het project er toch van op de hoogte houden. Middelen: Bij belangrijke vervolgstappen plaatsen we een nieuwsbericht op intranet over het laatste nieuws. Ook de nieuwsbrief plaatsen we bij nieuws.

Bij het project betrokken collega’s kunnen ook zelf op het prikbord op de homepage weetjes over het project of leuke mijlpalen delen. Verder wordt twee keer per jaar via de projectenmarkt het personeel bijgepraat over het project.

Thomashuis en Herbergier Het Thomashuis en de Herbergier liggen bijna naast de Mariabouw. In het verleden zijn er al veel afstemmingsoverleggen geweest met hen. Gezien de doelgroep van het Thomashuis is het belangrijk om hen vooraf op de hoogte te stellen, zeker van zichtbare ontwikkelingen bij Saint Louis en de Mariabouw. Middelen: Bij kleine stappen kan dat telefonisch. Bij grotere stappen wordt er een afstemmingsoverleg gepland. Verder ontvangen zij de nieuwsbrief. Voor afstemming over de huisvesting stemt Woonkwartier af met het Thomashuis. Daar zijn wij als gemeente geen partij in. Voor de inrichting van de buitenruimte staan zij op de trede raadplegen. Arboretum Het arboretum heeft aangegeven betrokken te willen worden bij het project en vooral bij de invulling van de buitenruimte. In een later stadium komen er contacten over arrangementen met cultuurcluster Middelen: Voor start met buitenruimte: gesprek over hun wensen en wens voor mate van betrokkenheid (trede raadplegen). Zij ontvangen de digitale nieuwsbrief. Tivoli Tivoli kan mogelijk verderop in het proces een rol gaan spelen, bijvoorbeeld bij het opstellen van arrangementen vanuit het cultuurcluster. Daarom willen we hen informeren over deze ontwikkelingen. Middelen: Nieuwsbrief. Bij verdere betrokkenheid afstemmingsoverleggen (mogelijk vooral met het bestuur van de stichting cultuurcluster).

Overige: Inwoners Halderberge We willen naast direct betrokkenen ook dat alle inwoners van Halderberge de laatste informatie over de ontwikkelingen van het religieus erfgoed kunnen volgen. Middelen: Persbericht, website, social media, gemeentelijke informatiepagina Halderbergse Bode. Mortuarium Het mortuarium ligt aan de rand van het plangebied. Middelen: Zij ontvangen de digitale nieuwsbrief. Borgesius Stichting De Borgesius Stichting heeft een school rondom het plangebied (De Schittering) en hun eigen kantoor zit in het gebied. Daarom worden zij op de hoogte gehouden. Middelen: Zij ontvangen digitale nieuwsbrief.

Middelen Nieuwsbrief

We verzenden 1x per kwartaal een digitale nieuwsbrief in pdf naar inwoners en andere belangstellenden die zich hebben opgegeven voor het ontvangen van de nieuwsbrief. In de nieuwsbrief behandelen we de laatste stand van zaken per deelproject. Zie bijlage voor eerste aanzet voor eerste nieuwsbrief. De eerste nieuwsbrief hebben we bezorgd bij de omwonenden. Hierin staat duidelijk vermeld dat als mensen volgende edities willen ontvangen, ze zich op kunnen geven door een e-mail te sturen. Informatiebrief Soms is er voor 1 deelproject een belangrijke ontwikkeling waar we alleen de omwonenden van dat deelgebied over willen informeren. Een voorbeeld hiervan is de ter inzage legging van de bestemmingsplanwijziging van St. Anna voor woningbouw. In zo’n geval versturen we een informatiebrief naar de omwonenden van dat deelproject. Dat doen we per post zodat alle omwonenden erover geïnformeerd worden, ook degenen die de digitale nieuwsbrief niet ontvangen. Gemeentelijke informatiepagina Halderbergse Bode (korte artikelen en themapagina’s) Bij kleine stappen in het vervolg van één of twee deelprojecten plaatsen we een kort artikel op de gemeentelijke informatiepagina in de Halderbergse Bode. Bij meerdere vervolgstappen of mijlpalen tegelijkertijd in verschillende deelprojecten plaatsen we een themapagina in de Halderbergse Bode.

Dat betekent rondom de gemeentelijke informatiepagina een hele pagina waarin we alle ontwikkelingen op dat moment mee kunnen nemen. De kosten hiervoor zijn € 750 euro (excl. Btw) per pagina en komen voor rekening van het project. Persberichten Bij een belangrijke vervolgstap met nieuwswaarde, zoals een vaststelling van een bestemmingsplanwijziging, stellen we een persbericht op. Als er meerdere partijen bij betrokken zijn, dan is dat een gezamenlijk persbericht. Het persbericht wordt door de portefeuillehouders toegelicht tijdens het wekelijkse persgesprek op donderdagochtend van het college en lokale journalisten van de Halderbergse Bode en BN/De Stem. Hier kan ook iemand van de andere partijen digitaal bij aansluiten. Informatiebijeenkomsten Bij belangrijke mijlpalen of bij signalen van onrust bij omwonenden plannen we een informatiebijeenkomst. Dat kan voor alle omwonenden en belanghebbenden van het betrokken deelproject of het totaal. Na het raadsbesluit van 3 november gaan we aan de slag met een informatiebijeenkomst. Deze doen we in de vorm van een informatiemarkt met per deelproject een kraam, als de Coronamaatregelen dat toelaten. Hierdoor kunnen de aanwezigen op een laagdrempelige manier kennis nemen van de ontwikkelingen van de laatste periode op het gebied van dit deelproject.

Hiervoor is het wel noodzakelijk dat alle partijen aanwezig zijn en hieraan mee willen werken. Bij verdere belangrijke mijlpalen binnen deelprojecten plannen we een informatiebijeenkomst. Per mijlpaal bekijken we of dat een informatiebijeenkomst alleen voor dat deelproject wordt of voor meerdere deelprojecten bij elkaar. Dat bepaalt ook wie er een uitnodiging krijgen voor deze bijeenkomst. De uitnodigingen voor informatiebijeenkomsten worden in de nieuwsbrief vermeld, op de gemeentelijke informatiepagina van de Halderbergse Bode vermeld (en per post verspreid. Op die manier kunnen omwonenden die zich nog niet hebben opgegeven voor de digitale nieuwsbrief er ook kennis van nemen. Website gemeente De informatie op de website wordt regelmatig geüpdate zodat iedereen die dat wil altijd kan zien wat de laatste stand van zaken is (https://www.halderberge.nl/religieus-erfgoed-oudenbosch). Ook de nieuwsbrieven worden hierop geplaatst. Verder heeft Van Agtmaal een aparte website voor de woningbouw St. Anna ontwikkeld (https://sintannaoudenbosch.nl/home).

Social media Op de gemeentelijke social media worden de digitale nieuwsbrieven geplaatst , de persberichten en artikelen die we op de gemeentelijke informatiepagina in de Halderbergse Bode plaatsen worden hier ook op gepost. Mogelijk kunnen ook filmpjes worden gemaakt om te laten zien wat de vorderingen zijn per deelproject. Als het gaat om een kort filmpje vanuit de gemeente, dan kan dat gemaakt worden in de tool Vormats. Bij langere filmpjes en filmpjes alleen vanuit de partners die verantwoordelijk zijn voor dat deelproject (zoals Van Agtmaal bij woningbouw St. Anna of woonkwartier voor de Mariabouw) dan wordt dit vanuit de partners gemaakt. Informatiebijeenkomsten raad De raad wordt 1x per kwartaal in een besloten bijeenkomst bijgepraat over de laatste stand van zaken van alle deelprojecten. Als er een projectenmarkt plaatsvindt, dan worden zij via die weg bijgepraat. Dan vindt er geen aparte bijeenkomst meer plaats in dat kwartaal. Raadsinformatiebrieven Tussen de informatiebijeenkomsten door wordt de raad op de hoogte gehouden door raadsinformatiebrieven als er een nieuwe ontwikkeling te melden is. Reguliere overleggen Onder reguliere overleggen verstaan we wekelijkse overleggen tussen ambtenaren en portefeuillehouders, projectgroepoverleggen (extern en intern) en periodieke overleggen met toekomstige gebruikers.