220412 Bijlage 5 - Evaluatierapport GR WBA 2022..pdf
Tekst van het document
17 februari 2022
Samenvatting 1. Inleiding 2. Achtergrond en feiten 3. Evaluatie 4. Conclusies 5. Adviezen Bijlagen Versiebeheer Datum
Versie
Omschrijving
07-12-2021
0.1
Concept rapportage
16-12-2021
0.2
Wijzigingen doorgevoerd na overleg evaluatiecommissie
05-01-2022
0.3
Wijzigingen doorgevoerd na feedback geïnterviewden
24-03-2022
0.4
Besproken met dagelijks bestuur
28-03-2022
0.5
Besproken met regiefunctionarissen
06-04-2022
1.0
Vastgesteld door algemeen bestuur
raad meer kennis hebben over het West-Brabants Archief en de betrokkenheid groter is bij de GR. De veranderingen in de Wgr Het is belangrijk om gemeenschappelijke regelingen periodiek te evalueren. Tijdens de evaluatie van het West-Brabants Archief is gepoogd te bepalen of de geformuleerde doelen behaald zijn, de inrichting van de regeling nog past en of de deelnemers voldoende mogelijkheden hebben om te sturen. Tevens is onderzocht welke uitgangspunten meegegeven moeten worden om tot een nieuwe kostenverdeelsleutel te komen.
kunnen zorgen voor meer inhoudelijke sturing bij alle deelnemers. Het WBA zal deze Wgr volgen en tijdig implementeren. Communicatie richting de diverse groepen belanghebbenden is evident voor de toekomst. Een belangrijke conclusie over de nieuwe kostenverdeling die getrokken kan worden is dat deze beheersbaar moet zijn en moet voldoen aan een aantal uitgangspunten:
Voor de beantwoording van de vragen is gekozen te starten met een documentstudie om de feiten te achterhalen. Daarna is een kwalitatief onderzoek gedaan onder belangrijke stakeholders, namelijk (burger)raadsleden, bestuurders, regiefunctionarissen en financieel adviseurs. Uit de resultaten blijkt dat het overgrote deel van de beschreven doelen behaald zijn. Daarbij kunnen we stellen dat de belangrijkste hoofddoelen die in de gemeenschappelijke regeling beschreven zijn nog valide zijn voor de toekomst. Extra aandacht moet er komen om te ontwikkelen naar een regionaal kennis- en informatiecentrum. Er wordt met een positieve blik gekeken naar het WestBrabants Archief. Zowel over de huidige koers als de geleverde diensten aan de deelnemers en bezoekers. Sturen op de inhoud is voldoende mogelijk. De regiefunctionarissen zijn hiervoor in de lead. De samenwerking tussen de regiefunctionarissen en het WBA verbetert continue. Opvallend is dat deelnemers die werken met ambassadeurs/ adoptanten vanuit de
-
Eenvoudig;
- Begrijpelijk;
-
Objectief;
- Meetbaar.
Geadviseerd wordt om met een project te starten rondom de nieuwe kostenverdeling en bovenstaande uitgangspunten mee te nemen. In 2022 start het WBA met het ontwikkelen van een nieuwe beleidsvisie. Hierin wordt naar aanleiding van deze evaluatie geadviseerd om; •
Uitgangspunten te bepalen om te ontwikkelen naar een regionaal kennis- en informatiecentrum;
•
De invloed van de veranderende digitale wereld op de organisatie mee te nemen in de beleidsvisie.
Het West-Brabants Archief is klaar voor de toekomst en maakt mooie stappen in het professionaliseren van de organisatie!
Het is belangrijk om de werking van een gemeenschappelijke regeling (GR) periodiek te evalueren. Dit is vastgelegd in spelregel 6 van de Nota verbonden partijen. Bij de oprichting van het West-Brabants Archief (WBA) in 2016 is afgesproken om de GR te evalueren na vier jaar. Die periode bleek te kort, waarop het bestuur heeft besloten om het evaluatiemoment plaats te laten vinden rondom de gemeenteraadsverkiezingen van 2022, zoals afgesproken in eerder genoemde Nota Verbonden Partijen. In de afgelopen jaren zijn diverse doelen en uitgangspunten voor deze evaluatie vastgelegd, namelijk; Doelen •
In beeld brengen of de bij aanvang beschreven doelen behaald zijn;
•
Te onderzoeken of sturingsmechanisme passend zijn;
•
Adviezen mee te geven aan het nieuw te vormen bestuur;
•
Richting te geven aan de nieuwe beleidsvisie 2022.
Uitgangspunten •
•
•
Onderzoek
De evaluatie moet toekomstgericht zijn: wat kan er vanuit
In de eerste periode van de evaluatie is documentonderzoek
de huidige doelen en organisatie beter en hoe zou je dat
gedaan. Er is onderzocht welke doelen de afgelopen jaren
kunnen realiseren?
geformuleerd zijn voor het WBA en welke verbeterpunten mee zijn
Het is belangrijk dat de evaluatie draagvlak geniet bij
gegeven, bijvoorbeeld in kaderbrieven, zienswijzen of door de
stakeholders zoals de bestuurders, regiefunctionarissen en
accountant. Ook is door de WBA-medewerkers bekeken in hoeverre
raden;
deze doelen behaald zijn. Het resultaat van die interne analyse is
De output van de evaluatie is input voor de te ontwikkelen
terug te vinden in Bijlage 2.
beleidsvisie; •
De impact van digitale archiefzorg op de verdeelsleutels
In kaart is gebracht hoe de bestuurlijke inrichting eruit ziet en wat
wordt bekeken, de evaluatie levert geen nieuwe
de organisatiestructuur is. We bekijken vanuit de documentstudie
verdeelsleutels op. Dit is een traject na de evaluatie.
hoe de processen verlopen rondom de P&C-cyclus en hoe tot de huidige verdeelsleutels is gekomen. Ook is onderzocht hoe de kosten van de digitale opslag eruit zien. Om de uitkomst van deze documentstudie te verifiëren, maar ook om de mening en motivatie
Opdracht
van de deelnemers te onderzoeken is er gekozen voor diepte-
Om de beschreven doelen te kunnen behalen zijn er een aantal
interviews met verschillende stakeholders; raadsleden, bestuurders,
hoofdvragen opgesteld, namelijk;
regiefunctionarissen en financieel adviseurs van de deelnemers. In
• In welke mate zijn de in de gemeenschappelijke regeling
bijlage 1 is een lijst opgenomen van de geïnterviewde personen.
geformuleerde doelstellingen behaald? • Voldoet de bestuurlijke inrichting? • Is de huidige organisatiestructuur passend? • Hebben de deelnemers voldoende mogelijkheden om op basis van de beschikbare beleids- en financiële kaders in de planningen control cyclus (P&C-cyclus) te sturen op de inhoud? • Wat is de impact van digitale archiefzorg op de kostenverdeling (heroriëntatie verdeelsleutels)?
Met deze brede afspiegeling is zorgvuldig onderzoek gedaan.
De gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief is ingesteld op 1 juli 2016 als fusie-organisatie van het Regionaal Archief WestBrabant (RAWB) en de gemeentearchieven van Bergen op Zoom (waarbij aangesloten Steenbergen en Woensdrecht) en Roosendaal. De noodzaak om te komen tot een adequate oplossing voor de duurzame toegankelijkheid en preservering van digitaal gevormde informatie was de directe aanleiding voor de fusie. Net als de toenemende toezicht- en adviestaak rondom informatiebeheer. De drie archiefdiensten individueel konden prima de fysieke archieven beheren en beschikbaar stellen, maar hadden onvoldoende specifieke kennis en middelen om te komen tot een eigen E-depot. Bundeling van mensen en middelen zou een toekomstbestendig archief opleveren, dat de transitie naar digitaal archiefbeheer kon maken. Niet alleen een E-depot werd mogelijk, maar ook een eigentijdse digitale dienstverlening. Ter voorbereiding op de nieuwe archiefdienst kwamen er een stuurgroep, die de richting bepaalde en een projectgroep, die de bedrijfsvoering en het takenpakket voorbereidde. Vanaf 2012 leverde de projectgroep achtereenvolgens een SWOT-analyse, een businesscase, een plan van aanpak, een sociaal- en formatieplan,
opslag) als in Oudenbosch (opslag); een bedrijfsplan en een beleidsbegroting op. Deze documenten
•
vormden de basis voor het WBA. De gemeenschappelijke regeling werd geheel vernieuwd en in 2016 door de negen raden van de
Werkgarantie voor het zittende personeel en passende voorzieningen zoals een sociaal plan;
•
aangesloten gemeenten goedgekeurd.
De taken van het WBA zijn afgeleid van de Archiefwet en primair gericht op de digitale transformatie;
•
Instellen van zogenoemde plustaken voor Bergen op Zoom
Dat de stap naar een grotere archieforganisatie de kwaliteit en
en Roosendaal om de daar wegvallende educatieve taken
duurzaamheid van het fysieke én digitale archiefbeheer zou
te compenseren.
versterken was evident. Maar het leverde de drie instellingen ook financieel voordeel op. Voor de RAWB-gemeenten was dit voordeel
Ontwikkeling
impliciet. Bij het WBA werd de extra investering die nodig was om de
Gemeenten gaven het WBA ruimte om zich te ontwikkelen, uiteraard
hiervoor genoemde versterking te realiseren aanmerkelijk lager dan
met inachtneming van de spelregels, zoals die gelden voor de
in het geval van de eigen kleinschalige archiefdienst. Voor zowel
verbonden partijen. In de eerste vijf jaar van het WBA is
Bergen op Zoom als Roosendaal was er een expliciet financieel
geïnvesteerd in het stabiliseren van de (cultuur van) nieuwe
voordeel, omdat de overhead- en huisvestingskosten bij het WBA
organisatie. De financiële huishouding is op orde; begrotingen zijn
lager waren en hetzelfde impliciete voordeel zoals bij het RAWB.
steeds sluitend en exploitatiesaldi worden deels teruggegeven en deels efficiënt ingezet voor specifieke WBA-projecten. De uiteindelijk
Uitgangspunten
overbodige plustaken zijn opgeheven, maar ook het sinds 2017 half
De uitgangspunten van het WBA, vastgelegd in het Bedrijfsplan,
leegstaande pand in Oudenbosch werd afgestoten. Veel van de al
werden door het nieuwe WBA bestuur op 1 juli 2016 vastgesteld als
vanaf de start van het WBA lopende zaken zijn per 2021 zo goed als
volgt:
mogelijk afgerond. Bovenal werden kansen benut om de personele organisatie om te vormen richting het E-depot en de digitale
•
Governance die bestond uit een dagelijks en algemeen
dienstverlening.
bestuur met gelijke stemmen; • •
Een begroting die toereikend was voor zowel de oude als
Resultaat is dat het WBA anno 2021 het fysieke archiefbeheer
nieuwe taken, waaronder specifiek budget voor het E-depot;
nagenoeg op orde heeft en enthousiast en ambitieus de stap naar
Verdeling van de gemeentelijke bijdragen op basis van de
het digitale archiefbeheer maakt. Daarbij is het WBA wat betreft het
op het moment van oprichting in beheer zijnde fysieke
E-depot toonaangevend in Nederland.
archieven (berekend op 10.938 meter); •
Dubbele huisvesting, zowel in Bergen op Zoom (kantoor én
•
Het West-Brabants Archief (WBA) werd in 2016 opgericht
met als doel om onder meer de archieven te bewaren en beheren voor 9 gemeenten in West-Brabant. In dit werkingsgebied wonen bijna 350.000 mensen. •
Bij het WBA zijn 23 medewerkers in dienst en zij krijgen
geregeld de hulp van circa 25 vrijwilligers. •
In totaal bewaren we ruim 11 strekkende kilometer aan
archief in 2 depots, in Bergen op Zoom en Oudenbosch. •
Via de website kun je niet alleen het grootste deel van de
inventarissen doorzoeken, maar ook grasduinen door de beeldbank met ruim 125.000 foto's en filmpjes. •
Jaarlijks laten mensen gemiddeld 1400 archiefstukken
digitaliseren met onze kosteloze dienst Scanning on Demand. •
Top 3 meest aangevraagde archieven voor scanning in 2021: o
Rechterlijk Archief Zundert, 1487-1811 (raw-1356) - [stond in 2020 op 3]
o
Rechterlijk Archief Zevenbergen, 1542-1811 (raw-0605) [nieuw]
o
Rechterlijk Archief Wouw, 1507-1811 (roo-0388) - [stond in 2020 op 5]
•
Ruim 134.000 bouwdossiers zijn eenvoudig en kosteloos op
te vragen via ons E-Loket Bouwdossiers. •
Via ons E-Loket Bouwdossiers zijn 15.000 verzoeken
binnengekomen. •
In 2021 bezochten ruim 107.000 mensen onze website.
•
Meer dan 1.500 mensen volgen het WBA via Facebook,
Twitter en LinkedIn. •
Onze deelname aan het Geheugen van Nederland (met als
thema de voedingsmiddelen van Liga) is 45.972 keer bekeken. •
Er zijn 2.679 meldingen via de website binnengekomen ter
verbetering en verrijking van onze data. •
Ruim 3.500 mails van klanten zijn in 2021 binnengekomen en
beantwoord. •
De afgelopen 5 jaar is het archiefcollectie met 600 meter
gegroeid. •
Alle archieven zijn AVG-proof gemaakt.
In dit hoofdstuk zijn de uitkomsten van het documentonderzoek en de interviews te lezen.
3.1 Geformuleerde doelstellingen Bij de start van het West-Brabants Archief is een aantal doelen geformuleerd en vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling. Maar ook zijn doelstellingen beschreven in de missie van het WBA en een aantal plannen en richtlijnen die in de loop der tijd verschenen zijn. Een beschrijving van de doelen per onderdeel, is terug te vinden in bijlage 3.
De tekst van de Gemeenschappelijke Regeling (GR) beschrijft de
De interviews leveren een interessant beeld op ten aanzien van de
doelen van het West-Brabants Archief met name in de artikelen 3
doelen. Het intern gerichte doel (punt 1, hierboven) wordt door de
en 4. De missie vat dit nog een keer bondig samen.
bestuurders en medewerkers van de deelnemers unaniem als positief ervaren.
Naast de doelen in de GR en de missie is in de afgelopen jaren een aantal documenten door de stuurgroep en het bestuur vastgesteld,
Opvallend daarbij is dat het positieve beeld een passieve en een
waarin eveneens doelen voor het WBA zijn beschreven. Dit betreft:
actieve component kent: met name de bestuurders zijn positief,
•
de Business Case 2013
omdat het WBA bestuurlijk gezien niet of nauwelijks problemen
•
het Plan van Aanpak 2014
oplevert en de medewerkers van de deelnemers zijn positief omdat
•
het Bedrijfsplan 2015
ze tevreden zijn over de invulling van de diensten die het WBA levert.
•
het Beleidsplan 2018-2022
Niet alleen het bestuur stelt documenten vast die doelstellingen voor het WBA bevatten. De deelnemers droegen de afgelopen 5
Jermaine Hoeven, gemeente Woensdrecht
jaar aandachtspunten aan via de beleidsmatige richtlijnen voor de begroting. En vanuit externe controle heeft de accountant een
Dit geldt het sterkst voor de regiefunctionarissen. Beide groepen
aantal verbeterpunten meegegeven.
(bestuurders en medewerkers) leggen de nadruk op het eerste, intern gerichte doel. De regiefunctionarissen zijn daarbij gebrand op
Doelen behaald
aansluiting van de eigen organisatie op het E-depot (die voor het
Tijdens de interviews is bijlage 2 doorgenomen. In deze bijlage is de
grootste deel van de deelnemers reeds is bewerkstelligd) en vragen
beoordeling van de doelen opgenomen. De belangrijkste
zich af of het WBA in de toekomst voldoende geëquipeerd is in fte’s
hoofddoelen staan in de GR:
om de E-depot-taak goed te kunnen blijven uitvoeren.
1.
Beheer en beschikbaarstelling van de archieven van de deelnemers, alsmede toezicht houden op de nog niet overgebrachte archieven bij de deelnemers;
2.
Een regionaal kennis- en informatiecentrum zijn op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis, op basis van de verkregen en beheerde collectie. Adrie Reniers, gemeente Moerdijk
In de eerste jaren moet geïnvesteerd worden in het leren werken met een e-depot. Dan is een goede investering in voldoende mensen met kennis, middelen en de bijbehorende financiën belangrijk om op een efficiënte en effectieve manier de doelen te
Johan de Beer, gemeente Zundert
bereiken. Als deze informatie in het e-depot is opgenomen, is het belangrijk dat deze in goede, geordende en toegankelijke staat blijft. Uiteraard moet het WBA dan blijven investeren in mensen, middelen en de bijbehorende financiën. Ook de raadsleden hebben een passieve houding ten aanzien van het eerste doel (ze horen geen klachten), maar hebben daarnaast een duidelijke mening over het tweede doel (punt 2, hierboven): het wordt tijd dat het WBA zich sterker profileert als kennis- en informatiecentrum. Over de precieze invulling daarvan bestaat nog geen eenduidig beeld. Twee raadsleden adviseren daarbij wel de activiteiten die ontwikkeld worden op basis van het tweede doel, zo
Vermeldenswaardig is de vaak voorkomende constatering van de financieel specialisten over de verbeterpunten van de accountant: die hoort men al langer en ze gelden eigenlijk voor elke overheidsorganisatie. Alle geïnterviewden personen herkennen de genoemde doelen en vinden de doelen zoals beschreven in de GR nog valide voor de toekomst.
3.2 Bestuurlijke inrichting
veel mogelijk lokaal te organiseren (inwoners identificeren zich
Bij de start van het WBA is er gekozen voor een openbaar lichaam
vooral lokaal met het verleden en in veel mindere mate regionaal).
op grond van de Wgr met een algemeen bestuur, dagelijks bestuur
Over de extern gerichte dienstverlening van het WBA op dit moment
en voorzitter zoals dit is vastgelegd in de GR. Het algemeen bestuur
horen ze geen klachten.
wordt gevormd door de bestuurlijke vertegenwoordigers van de negen aangesloten gemeenten. De voorzitter wordt aangewezen
Van alle geïnterviewde medewerkers hebben de
door en uit het algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur bestaat uit
regiefunctionarissen het meest duidelijke beeld bij een verdere
de bestuurlijke vertegenwoordigers van de gemeenten Bergen op
invulling van het tweede doel. Zij staan daar positief tegenover.
Zoom, Roosendaal en de gemeente Moerdijk. Het dagelijks bestuur
Hoewel het geen direct belang heeft voor hun rol en functie, is het
wijst uit zijn midden een vicevoorzitter aan. De directeur vervult de
van maatschappelijk belang dat deze taak goed uitgevoerd wordt.
functie van secretaris van zowel het dagelijks als het algemeen
Bestuurders hebben daar een wat meer genuanceerde mening
bestuur.
over, mede omdat het nu wel goed gaat met het WBA.
Het WBA is een organisatie die uitvoering geeft aan een wettelijke
1. De dienstverleningsovereenkomst (DVO)
taak die conform de Archiefwet 1995 is toegekend aan het college
2. De gemeenschappelijke regeling (GR) centrumgemeente
van burgemeester en wethouders. Alle deelnemers hebben een
3. De gemeenschappelijke regeling openbaar lichaam, en
gelijke stem in het algemeen bestuur. Vanuit het opgestelde
4. De gemeenschappelijke regeling bedrijfsvoering
mandaatbesluit en directiestatuut worden werkafspraken gemaakt tussen het dagelijks bestuur en de directeur. Deze
De wetgever heeft een voorkeur voor publiekrechtelijke
werkafspraken zijn de belangrijkste basis voor het jaarlijkse
samenwerkingsvormen. De uiteindelijke keuze is vooral op basis
managementgesprek tussen het dagelijks bestuur en de
van politiek-bestuurlijke argumenten bepaald. Daarbij zijn de
directeur.
volgende aspecten ter afweging meegenomen:
Uitgangspunten gekozen inrichting
•
Democratische legitimatie
Het WBA is ontstaan uit een samenvoeging van drie
•
Mate van beïnvloeding en controle
archiefdiensten, namelijk die van de gemeente Bergen op Zoom
•
Slagvaardigheid en flexibiliteit
(tevens voor de gemeenten Steenbergen en Woensdrecht), de
•
Risico en afbreukfactor
gemeente Roosendaal en de gemeenschappelijke regeling
•
BTW en ondernemerschap
Regionaal Archief West-Brabant, waarbij aangesloten de
•
Vennootschapsbelasting
gemeenten Etten-Leur, Halderberge, Moerdijk, Rucphen en
•
Aanbestedingsplicht
Zundert. De nieuwe archieforganisatie diende een passende
•
Positie van de gemeentearchivaris
juridische vorm te krijgen, die voldoende waarborgen biedt om de
•
Takenpakket
doelstellingen te bereiken en om de taken uit te voeren. Hiervoor
•
(De risico’s verband houdende met) werkzaamheden voor derden.
is aan een collectief van juristen, afkomstig van de drie samenwerkingspartners, om advies gevraagd. De juristen hebben de verschillende vormen van samenwerking verkend en
Over vrijwel al deze aspecten hebben de juristen zich in
beschreven en hebben bovendien relevante bijkomende
verkennende zin gebogen. Hun eindadvies komt samengevat
aspecten en vragen eveneens onderzocht. Daarnaast hebben zij
neer op:
een korte marktverkenning uitgevoerd: hoe is het in archievenland nu geregeld. Daaruit bleek dat vrijwel alle onderstaande vormen
1.
lichaam;
voorkomen, maar dat optie 3 het vaakst wordt gekozen. Vier samenwerkingsvormen waren in beeld, namelijk:
Kies voor de vorm gemeenschappelijke regeling openbaar
2.
Er zijn geen overwegende bezwaren om in dat geval te opteren voor omvorming van de huidige GR RAWB;
3.
Na toetreding van de nieuwe deelnemers moet die GR RAWB
De bestuurders geven aan dat de huidige inrichting volstaat en aan
worden gewijzigd;
de wensen voldoet als het gaat om governance. Met de gekozen
4. De vorm GR openbaar lichaam biedt de mogelijkheid om
regeling is het WBA met zijn deelnemers in staat om de beschreven
diensten te leveren aan niet-deelnemers. Voordat daartoe
doelen te bereiken. Ook de gesproken raadsleden beamen dit. “De
wordt besloten dient een gedegen afweging te worden
huidige bestuurlijke inrichting werkt goed voor een
gemaakt van de eventuele risico’s en zal rekening gehouden
uitvoeringsorganisatie”, aldus Ruud Gaarkeuken.
moeten worden met het aanbestedingsrecht; 5. De taken van de GR en de bevoegdheden en
Berend Doedens vraagt aandacht voor de interactie. Als raadslid
kostenberekeningen moeten in de gewijzigde GR expliciet
sta je wat verder af van een gemeenschappelijke regeling. “Als er
worden aangegeven.
stukken op tafel komen in de raadsvergadering is het verleidelijk om erop te gaan schieten. De goede gesprekken om tot nieuwe
Het overgrote deel van de geïnterviewden herkende de
ideeën te komen, heb je dan niet.” Een oplossing komt nog niet op
uitgangspunten en de keuze voor de ‘college-regeling’. De
tafel.
inrichtingsprincipes die zijn gekozen zijn helder en in lijn wat de bedoeling is geweest bij de start van het WBA. De bestuurders
De Wet Gemeenschappelijke Regeling biedt wellicht een
geven aan dat het momenteel goed werkt. Het samenspel tussen
inhoudelijke oplossing.
het algemeen en dagelijks bestuur is goed. Het algemeen bestuur is voldoende aangesloten op de grotere doelen en het dagelijks bestuur kijkt mee in de organisatie.
Jan Mollen, gemeente Halderberge
Ger de Weert, gemeente Etten-Leur
Behalve de financiële verantwoording komt in de gesprekken de communicatie vanuit het WBA naar de deelnemende
gemeenteraden naar voren. Hier wordt wisselend over gedacht. De
•
Dienstverlening
een wil meer communicatie zien. Meer communicatie zorgt voor
Totaal:
4,2 FTE 19,54 FTE
een beter beeld over wat er speelt binnen de GR en dus meer draagvlak. De ander vindt de huidige informatievoorziening vanuit
Structuur vs. doelen
de P&C-cyclus voldoende om te kunnen sturen.
Alle geïnterviewden, inclusief de bestuursleden vinden dit voornamelijk een zaak van het WBA zelf: “als het werkt, dan werkt
De regiefunctionarissen zijn tevreden over de huidige inrichting en
het”. Wel zijn er wat algemene opmerkingen over de
werkwijzen. Er zijn korte lijnen tussen de uitvoeringsorganisatie, de
houdbaarheid van de organisatiestructuur, die zich richten op de
regiefunctionarissen en de bestuurders. Ook worden adviezen goed
‘platheid’ van de organisatie versus de taakvolwassenheid van de
overgenomen. Vergaderingen worden onderling goed
medewerkers en de span of control. Uitgaande van het huidige
voorbesproken, waarbij de regiefunctionarissen veelal op één lijn
aantal fte werd dat laatste nog als haalbaar gezien. Men heeft
liggen.
geen zicht op de beleving en cultuur binnen de organisatie. Dit wordt als belangrijk ervaren, maar ook dit is in eerste instantie een
3.3 Organisatiestructuur De organisatie bestaat uit 19,54 FTE. Het is een platte organisatie, dus niet geleed. De directeur is integraal manager en eindverantwoordelijk voor de organisatie. Het WBA heeft een archivaris in dienst die deze wettelijke rol tevens vervult voor de deelnemers. De archivaris is vanuit de archieffunctie de eerste adviseur van de directeur.
zaak van het WBA zelf. Bestuursleden kijken wel naar signalen als ziekteverzuim en personeelsverloop. Een aantal regiefunctionarissen ziet wel een verandering na de directeurswisseling. De regiefunctionarissen hebben het meeste inzicht in de organisatiestructuur, maar ook zij hebben contact met maar een klein deel van de organisatie. Afgaande op de huidige werkzaamheden wordt de structuur als
Het WBA kent naast de managementfunctie een viertal
toekomstbestendig gezien.
bedrijfsfuncties: Bedrijfsvoering, Toezicht en advies, Beheer en Dienstverlening. De verdeling conform het functieboek in FTE is anno 2021 als volgt: •
Management
2 FTE
•
Bedrijfsvoering
2,6 FTE
•
Toezicht en advies
3,5 FTE
•
Beheer
7,24 FTE
Chantal Damen, gemeente Moerdijk
De exponentiële toename van elektronische (digitale) archieven
Maart
Accountantscontrole op de jaarrekening
(terwijl de reeds in beheer zijnde papieren (analoge) archieven
Maart/april
DB en AB stellen concepten van jaarrekening en
niet of nauwelijks afnemen) betekent dat in eerste instantie met
begroting vast en sturen deze naar gemeenten
name de beheerfunctie binnen het WBA meer te verduren krijgt.
voor zienswijze
Met name de regiefunctionarissen vragen zich af of dit
April – juni
Gemeenten dienen eventuele zienswijze in
behapbaar blijft met de huidige personeelssamenstelling.
Juni/juli
DB en AB stellen de jaarrekening en begroting
Als het WBA zich daarnaast meer gaat richten op de taak van
definitief vast
regionaal historisch kennis- en informatiecentrum, zal dit ook gevolgen hebben voor de dienstverleningsfunctie. Dat zoiets zal
Betrokkenheid
kunnen leiden tot uitbreiding van de formatie, wordt door zowel
De regiefunctionarissen geven aan in de lead te zijn als het gaat
de bestuurders als raadsleden niet als onmogelijk ervaren.
om de inhoudelijke beleidsrichting. Samen geven ze richting aan
Daarnaast zien de geïnterviewden dat alle ontwikkelingen op het
het WBA door beleidsinhoudelijke richtlijnen uit te zetten via de
gebied van informatie versneld naar een digitale focus gaan.
kaderbrief. Ze doen dit in gezamenlijkheid en zijn tevreden over het proces. Jermaine Hoeven, “Complimenten hoe het de laatste
3.4 Sturen op inhoud
tijd gaat.” Ook de andere regiefunctionarissen herkennen zich
De deelnemers kunnen op diverse manieren sturen op de inhoud.
voorheen.
hierin. Er is meer communicatie en meer samenwerking dan
Het WBA volgt twee kernregelingen: 1.
De Wet gemeenschappelijke regelingen
2.
De zes spelregels in de nota verbonden partijen
De P&C-cyclus is daarbij het belangrijkste proces om te kunnen sturen. Het proces is als volgt: December
Gemeenten sturen financiële en beleidsrichtlijnen voor de begroting aan het WBA
Januari
WBA reageert hierop met het toezenden van een Kaderbrief over de begroting van het volgende jaar
Februari
Opstellen van de jaarrekening vorig jaar en begroting volgend jaar
Patric van Dongen, gemeente Rucphen
Vanuit de raadsleden wordt aangegeven dat de betrokkenheid in
Jan Mollen “Ook de terugkoppeling richting de raden gaat goed.
de P&C-cyclus vooral in de kaderbrief zit. Daarbij zit er een
Dit vertaalt zich in zienswijzen en die zienswijzen worden zelden
verschil in beleving tussen de gemeenten die werken met
ingediend, dus kun je ook stellen dat er geen aanleiding is om bij
ambassadeurs/ adoptanten. Deze geïnterviewden zijn erg
te gaan sturen. Het gaat goed.”
tevreden over het proces. Jan Oskam geeft aan “Ik vind het een goede cyclus. Zeker met een ambtenaar aan je zijde die de
Op de vraag of de raadsleden voldoende kunnen sturen komt
inhoud kan verdiepen.” Dit is een verbeterslag geweest in het
geen eenduidig antwoord. Het gaat er uiteindelijk om of de raden
proces. Ook de raadsleden uit Woensdrecht geven dat aan. “We
het belangrijk genoeg vinden. Raadsleden geven aan te kunnen
zijn bevoorrecht met adoptantenniveaus. We zijn goed op de
sturen op de inhoud.
hoogte van de P&C-stukken. Vooraf worden we bijgepraat door de regiefunctionaris. Daardoor ervaren we een goede informatiestroom ook vanuit WBA. Daarnaast zijn de stukken erg verbeterd ten opzichte van een paar jaar geleden.” De betrokkenheid bij de andere raadsleden wordt als minder ervaren. Beleids- en financiële documenten worden, voordat ze ter voorlopige vaststelling naar het bestuur gaan, gedeeld, gecheckt en besproken door en met financiële beleidsadviseurs en de regiefunctionarissen van het bestuur. De bestuurders geven aan op deze manier voldoende betrokken te zijn bij de totstandkoming van de P&C-stukken. Ook de financieel adviseurs zijn tevreden met dit proces. “We kijken naar de jaarrekening en de begroting. Zo kunnen we voorkomen dat er vreemde dingen of onjuistheden in zitten. Dat loopt steeds beter”, aldus Sjaak Walpot. Sturen op de inhoud doet een deelnemer enerzijds door de directe bestuurlijke betrokkenheid in het dagelijks en algemeen Bestuur. Beide bestuursorganen nemen besluiten en stellen vast. En anderzijds door het zienswijze-recht van de gemeenteraad.
Hans van Gurchom, gemeente Halderberge
Jan Oskam zegt dat de raad meer grip wil. “Maar het is zo sterk zover de raad geïnteresseerd is. Daar ontbreekt het soms aan”. De nieuwe Wet Gemeenschappelijke Regelingen zorgt ervoor dat de gemeenteraden meer inhoudelijke sturing kunnen geven aan het West-Brabants Archief. Vanuit de financieel adviseurs wordt hier kritisch naar gekeken. Vanuit de Wgr zouden de financiële stukken nog eerder opgesteld moeten gaan worden. Marsja Dubbelman geeft aan “Financieel is het een onmogelijke opgave om het proces eerder en korter te maken. Het is al knap hoe de GR in april een goedkeurende verklaring krijgt en een jaarrekening en een begroting. Nog eerder aanleveren is verschrikkelijk moeilijk.”
Informatievoorziening De informatievoorziening vanuit het West-Brabants Archief is de
3.5 Kostenverdeling
afgelopen periode verbeterd. De informatie wordt door de
Het aantal strekkende meters archief per deelnemer zoals dat
raadsleden gezien als duidelijk en helder, ze geeft in hoofdlijnen
op 1-1-2017 in de archiefbewaarplaats is opgenomen, vormt de
goed inzicht in wat het WBA doet. Ook de financieel adviseurs geven
basis van de kostenverdeelsleutel die het WBA hanteert.
aan dat de nieuwe huisstijl uitnodigt om te lezen. Ook zijn de stukken makkelijker te begrijpen.
Daarbij is voor elke gemeente uitgegaan van overbrenging van de overheidsarchieven tot en met 1996 (een
De behoefte aan meer informatie blijkt iets persoonlijks. Wel wordt
overbrengingstermijn van 20 jaar) zoals door de Archiefwet 1995
aangegeven dat een goede informatievoorziening vertrouwen
voorgeschreven. Dit betekent dat overbrengingsachterstanden
creëert.
zijn gekwantificeerd en meegenomen in de totalen van analoge bestanden van de deelnemers. Als voorbeeld: de gemeente
Een aantal adviezen wordt meegegeven; •
Zundert moest in 2017 nog 26 meter gemeentearchief over de
“Maak een nieuwsbrief 1 à 2 keer per jaar. Dit hoeft niet veel
periode 1988-1996 overbrengen. Die 26 meter is meegerekend bij
te zijn. Ook ter informatie voor belangstellenden, bewoners.
de meters voor de kostenverdeelsleutel. De huidige
Hierin kun je aangeven wat je doet, waar je naartoe wilt en
kostenverdeelsleutel in percentages ziet er als volgt uit.
hoe je dit wilt gaan doen. Hoe meer mensen een beeld hebben waar het archief voor staat, hoe meer info en
Gemeente
suggesties er kunnen komen. Hier kun je je voordeel
Meters
Percentage
Bergen op Zoom
3.800
34,74%
uithalen.”
Roosendaal
2.400
21,94%
•
“Investeren in thematische binding zou nog beter kunnen.”
Moerdijk
1.155
10,56%
•
“Misschien meer, misschien minder. Misschien samen eens
Halderberge
1.080
9,87%
Steenbergen
608
5,56%
Etten-Leur
560
5,12%
Rucphen
450
4,12%
Woensdrecht
445
4,07%
Zundert
440
4,02%
Totaal
10.938
100%
onderzoeken wat de informatiebehoefte is van de Raad.”
Ronald Riteco, gemeente Steenbergen
Of de digitale archieven onderdeel uit kunnen gaan maken van
vooralsnog beperkt. Daarnaast moet opgemerkt worden dat de
de kostenverdeelsleutel hangt af van de snelheid en het volume
digitale archieven vanuit het oude RAWB nog verdeeld moeten
van de aanlevering van digitaal gevormde informatie van de
worden onder de betreffende deelnemers van het RAWB.
aangesloten gemeenten. Op dit moment is dat nog gering, maar
Het hanteren van een andere kostenverdeelsleutel dan die op basis
dit zal de komende jaren toenemen. Het valt nog niet goed in te
van analoge archieven kan tot wijzigingen voor de bijdrage van
schatten wanneer de hoeveelheid data in het E-depot het
gemeenten leiden. Landelijk worden diverse modellen gehanteerd.
noodzakelijk maakt om een heroverweging van de kostenverdeelsleutel uit te voeren. Momenteel voeren de
Uitgangspunten verdeelsleutel
gemeenten een digitale monitor uit. Hieruit kan een voorzichtige
Tijdens de interviews is aan de respondenten gevraagd welke
schatting gemaakt worden hoeveel digitale informatie
uitgangspunten zij belangrijk vinden om tot een nieuwe
aankomende jaren in het E-depot opgeslagen gaat worden.
verdeelsleutel te komen. Alle respondenten hebben aangegeven dat de verdeelsleutel beheersbaar moet zijn. Er moet geen jaarlijkse
Het huidig aantal gigabytes digitale opslag van archieven per
discussie ontstaan of de bijdragen goed berekend zijn. Daarbij gaf
deelnemer is als volgt.
de overgrote meerderheid aan dat de nieuwe verdeelsleutel in ieder geval moet zijn;
Gemeente
Gb
Percentage
Bergen op Zoom
5.320
39,44%
•
Eenvoudig;
Roosendaal
1.571
11,65%
•
Begrijpelijk;
Moerdijk
1.178
8,74%
•
Objectief;
Halderberge
1.895
14,05%
•
Meetbaar.
Steenbergen
0
0%
Etten-Leur
11
0,08%
Rucphen
371
2,75%
Woensdrecht
812
6,02%
0
0%
RAWB
2.329
17,27%
Totaal
13.487
100%
Zundert
Het overgrote deel van deze gigabytes betreft de gedigitaliseerde historische documenten. Het aandeel opslag in het E-depot is
Deze uitgangspunten worden door de respondenten onderstreept als basis om tot een nieuwe verdeelsleutel te komen.
Cees Lok, gemeente Roosendaal
Een veelgenoemde optie is een verdeelsleutel op inwonersaantal.
variabele deel is het verbruik in meters archief en gigabytes digitale
Deze verdeelsleutel voldoet aan bovenstaande uitgangspunten en
opslag. Dit deel van de kosten zou jaarlijks gemeten moeten
kan jaarlijks gemeten worden. Daarbij geeft een aantal
worden. Betalen per strekkende meter of digitale opslag is geen
respondenten aan dat je er vanuit mag gaan dat de hoeveelheid
unaniem gedragen optie. “Een verdeelsleutel met terabytes en
inwoners een afspiegeling is van de hoeveelheid archieven die een
meters papier maakt het nodeloos ingewikkeld”, aldus Ronald
gemeente produceert. Eén respondent geeft aan dat een kleinere
Riteco. Daarnaast mag de verdeelsleutel absoluut niet het
gemeente een grotere cultuurhistorische waarde kan hebben
verkeerde gedrag stimuleren. “Een verdeelsleutel op verbruik kan
waardoor het inwonersaantal niet helemaal rechtvaardig is.
voor de deelnemers het verkeerde gedrag triggeren… dat moeten we niet willen”, aldus Ger de Weert.
Rechtvaardigheid is door 50% van de respondenten genoemd. De nieuwe verdeelsleutel moet recht doen aan de werkelijkheid. Een voorbeeld dat hierbij gegeven wordt, is een verdeling met vaste en variabele kosten. De vaste kosten zouden op basis van inwoneraantal verdeeld kunnen worden en de variabele kosten op verbruik. ‘De verbruiker betaalt’ wordt door 31% van de respondenten aangedragen als mogelijke verdeelsleutel. Het tegengeluid op dit voorstel is de ingewikkelde administratie die deze verdeelsleutel vraagt. Daarbij moet het objectief en meetbaar blijven.
Gemeenten moeten overbrengen wat wettelijk vereist is. Het kan volgens een aantal respondenten niet zo zijn dat de bijdrage hoger is voor een gemeente die het informatiebeheer op orde heeft. Twee respondenten opperen om met de verdeelsleutels juist de positieve stimulans te belonen. Hoe dit vorm te geven, is niet duidelijk geworden tijdens de interviews. Een onderwerp wat in 80% van de interviews benoemd is, is de discussie die het veranderen van de kostenverdeling op gaat leveren. Er zijn gemeenten waarbij een andere kostenverdeling voordeel oplevert, maar er zijn ook gemeenten waar dit nadelige financiële gevolgen heeft. De financieel adviseurs geven aan dat het belangrijk is om in het proces eerst de uitgangspunten en mogelijke kostenverdeelsleutels vast te stellen. Daarna komt het financiële plaatje.
Berend Doedens, gemeente Bergen op Zoom
Het werken met een variabel deel in de verdeelsleutel wordt door 43% van de geïnterviewden aangedragen. Een voorstel voor het
Marsja Dubbelman, gemeente Etten-Leur
Door het documentonderzoek en de interviews trekken we conclusies en geven we antwoord op de geformuleerde hoofdvragen. In welke mate zijn de in de gemeenschappelijke regeling geformuleerde doelstellingen behaald? We kunnen concluderen dat het overgrote deel van de beschreven doelen behaald zijn. Daarbij kunnen we stellen dat de belangrijkste hoofddoelen die in de gemeenschappelijke regeling beschreven zijn nog valide zijn voor de toekomst. • Beheer en beschikbaarstelling van de archieven van de deelnemers, alsmede toezicht houden op de nog niet overgebrachte archieven bij de deelnemers; • Een regionaal kennis- en informatiecentrum zijn op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis, op basis van de verkregen en beheerde collectie.
Jermaine Hoeven regiefunctionaris gemeente Woensdrecht
Extra aandacht moet er komen om te ontwikkelen naar een regionaal kennis en informatiecentrum. De vorm en hoe dit eruit moet zien is nog niet duidelijk. Er wordt met een positieve blik gekeken naar het West-Brabants Archief. Zowel over de huidige koers als de geleverde diensten aan de deelnemers en bezoekers. Of het WBA voldoende geëquipeerd is om de digitale taak goed uit te voeren en de deelnemers meer te ondersteunen zal in samenspraak bekeken moeten worden.
Voldoet de bestuurlijke inrichting?
is groter. De andere groep heeft dat gevoel minder, waardoor
Met de huidige bestuurlijke inrichting worden de beschreven doelen
communicatie een groter onderwerp is. Werken met adoptanten/
behaald. Het samenspel tussen de organisatie en de deelnemers
ambassadeurs vanuit de raad levert meer betrokkenheid bij een GR
verloopt goed. Er wordt tijdig en helder gecommuniceerd. De Wgr
op. De veranderingen in de Wgr kunnen gaan zorgen voor meer
komt een aantal keer langs, waarbij lijkt dat de wijziging in deze wet
inhoudelijke sturing bij alle deelnemers. Door de financieel
zorgt voor meer zeggenschap vanuit de gemeenteraden. Hoe dit
adviseurs wordt kritisch gekeken naar het proces van de Wgr. Dit
precies gaat verlopen is nog niet helemaal bekend. De huidige
vraagt dat de GR nog eerder alle financiële stukken klaar heeft.
gekozen inrichting werkt prima. Hier hoeft niets in te wijzigen. De communicatie rondom de hele P&C-cyclus is de afgelopen Is de huidige organisatiestructuur passend?
periode verbetert. De stukken zien er aantrekkelijker uit en lezen
De organisatiestructuur is een verantwoordelijkheid van het WBA
makkelijk. De juiste vorm om voor binding te zorgen, blijft iets
zelf. Er is gekozen voor een platte organisatiestructuur. Van buitenaf
persoonlijks en tegelijk een zoektocht voor het WBA.
bekeken lijkt het allemaal goed te werken, waarbij een positieve ontwikkeling gezien wordt door de directeurswissel. De snel
Wat is de impact van digitale archiefzorg op de kostenverdeling
veranderende wereld naar een digitale focus heeft invloed op de
(heroriëntatie verdeelsleutels)?
doelen en structuur van het WBA. Hier moet aandacht voor zijn in de
De huidige verdeelsleutel is per strekkende meter. Daarvan is een
nieuw op te stellen beleidsvisie.
deel gedigitaliseerd door alle gemeenten. Dit is nog een beperkt aantal gigabytes. Om te kijken naar een nieuwe beheersbare
Hebben deelnemers voldoende mogelijkheden om te sturen op de
verdeelsleutel worden de volgende uitgangspunten meegegeven:
inhoud?
-
Eenvoudig;
- Begrijpelijk;
De regiefunctionarissen zijn hiervoor in de lead. Deze groep is
-
Objectief;
- Meetbaar.
tevreden over het proces. Ook de financiële adviseurs vinden dat er voldoende mogelijkheid is om te sturen. Het gaat steeds beter.
Tijdens de interviews worden een aantal opties meegegeven door de geïnterviewden. Kostenverdeling naar aanleiding van het aantal
In de afgelopen vijf jaar zijn er geen zienswijzen ingediend. Hieruit
inwoners voldoet aan de uitgangspunten. Een andere optie is de
concluderen we dat het goed gaat met het WBA. Binnen de
vaste kosten verdelen op basis van inwoners en de variabele kosten
raadsleden is er een groot verschil te merken tussen deelnemers
op verbruik. Dit mag bij de deelnemers niet een verkeerde actie
die met adoptanten of ambassadeurs werken en de andere
triggeren. Daarbij moet het geen jaarlijkse discussie opleveren als
gemeenten. De eerste groep geeft aan goed aangehaakt en
de begroting passeert.
betrokken te zijn. Het kennisniveau over het West-Brabants Archief
1.
Neem in de beleidsvisie 2022 mee wat de uitgangspunten zijn om te ontwikkelen tot een regionaal kennisen informatiecentrum. Heb aandacht hoe het doel te behalen. Geef bij de ontwikkeling van deze visie de stakeholders van het West-Brabants Archief de kans hierin mee te denken.
2.
Volg de ontwikkelingen rondom de Wgr en zorg ervoor dat de wijzigingen tijdig zijn geïmplementeerd.
3.
De focus van het WBA ligt op de digitale wereld. Neem deze focus mee in de te ontwikkelend beleidsvisie 2022. Kijk daarbij naar de invloed van deze veranderingen op de organisatie en of het WBA voldoende geëquipeerd is voor de toekomst.
4. Onderzoek wat de juiste communicatievorm is voor de binding met de deelnemers van het WBA op de diverse lagen. Hou hierbij aandacht voor de persoonlijke behoeftes. 5. Start een nieuw project om tot een nieuwe beheersbare verdeelsleutel te komen en neem de volgende uitgangspunten mee: •
Eenvoudig;
•
Begrijpelijk;
•
Objectief;
•
Meetbaar.
geen
Lijst van geïnterviewde personen
Ronald Riteco
Gemeente Steenbergen
Adrie Reniers/
Gemeente Moerdijk
Chantal Damen Financieel Adviseurs
(Burger)raadsleden
Marsja Dubbelman
Gemeente Etten-Leur
Berend Doedens
Gemeente Bergen op Zoom
Sjaak Walpot
Gemeente Moerdijk
Janneau Meijer
Gemeente Etten-Leur
X
Gemeente Roosendaal
Hans Van Gurchom
Gemeente Halderberge
Jan Oskam
Gemeente Moerdijk
X
Gemeente Roosendaal
X
Gemeente Rucphen
X
Gemeente Steenbergen
Robbert-Jan Willeboordse
Gemeente Woensdrecht
Ruud Gaarkeuken X
Gemeente Zundert
Bestuurders Ger de Weert
Gemeente Etten-Leur
Jan Mollen
Gemeente Halderberge
Cees Lok
Gemeente Roosendaal
Johan de Beer
Gemeente Zundert
Regiefunctionarissen Ruud Quispel
Gemeente Bergen op Zoom
Patric van Dongen
Gemeente Rucphen
Jermaine Hoeven
Gemeente Woensdrecht
Beoordeling doelen Artikel 3. GR West-Brabants Archief
1. Het West-Brabants Archief is ingesteld met als doel de belangen van de deelnemers met betrekking tot de zorg, het beheer, de bewaring en het ter beschikking stellen van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en collecties van de deelnemende gemeenten te behartigen alsmede het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht.
2. Het West-Brabants Archief heeft tevens als doel het in het samenwerkingsgebied vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis middels het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie regionaal-historisch bronnenmateriaal en deze op een zo actief mogelijke wijze beschikbaar stellen aan en dienstbaar maken voor een breed publiek. Dit wordt door het WBA minimaal gedaan. Hierin kan nog een grote slag gemaakt worden. De afgelopen jaren zijn vooral gericht op artikel 3.1 en om de bedrijfsvoering op orde te brengen. Wegens gebrek in capaciteit is er gekozen voor een passief acquisitiebeleid. We nemen collecties aan, maar gaan hier niet actief voor naar buiten. Ook het beschikbaar stellen van deze bronnen gebeurt minimaal. Er is dienstverlening ingericht.
Artikel 4. GR West-Brabants Archief Kerntaken, plustaken en taken voor derden
1. In aanvulling op de taken voor alle deelnemers kan het West-Brabants Archief, voor zover dit geen verstoring veroorzaakt in de uitvoering van deze taken, op verzoek van één van de deelnemers ook andere adviserende, ondersteunende of uitvoerende werkzaamheden op het werkterrein van het West-Brabants Archief, uitvoeren. De verschuldigde bijdrage voor deze plustaken wordt vastgesteld door het algemeen bestuur. Er worden momenteel geen plustaken uitgevoerd voor een van de deelnemers. Voor de grote bouwvergunningen digitaliseringsprojecten van de deelnemers worden extra uren ingezet en door de desbetreffende gemeente bekostigd. Sommige gemeenten kiezen voor uitplaatsing van hun archieven in de depots van het WBA. Ook dit wordt door de gemeente bekostigd.
2. Het West-Brabants Archief kan desgevraagd taken in het kader van de Archiefwet 1995 dan wel met betrekking tot de cultuur-historische functie, voor derden uitoefenen onder de volgende voorwaarden:
a. Het algemeen bestuur beslist over de vraag of en in welke omvang het WestBrabants Archief voor een derde taken gaat uitvoeren;
b. Het algemeen bestuur van het West-Brabants Archief zal daartoe op voorstel van het dagelijks bestuur een stelsel van algemene voorwaarden 'Dienstverlening aan derden' vaststellen. Dit wordt zelden gedaan. Wel is er een actieve relatie met het Mastboomhuis waarvoor projecten in het kader van de cultuur-historische functie worden gedaan, die door de stichting worden betaald.
Business Case 2013 De doelstellingen van de samenwerking zijn conform de bestuurlijke opdracht: • Een bijdrage leveren aan een efficiënte en effectieve borging van de digitale informatie voor de bedrijfsvoering, verantwoording en controleerbaarheid nu en voor erfgoed in de toekomst. • Goede kwaliteit van beleidsontwikkeling en de uitvoering van kerntaken die voortvloeien uit de Archiefwet 1995 en lokale regelingen. • Geringe kwetsbaarheid van de uitvoering van kritische taken op het gebied van archiefbeheer en wettelijk toezicht op de nog niet overgebrachte archiefbescheiden. • Goede kwaliteit van innovatieve en eigentijdse dienstverlening aan de interne en externe klanten tegen gelijke kosten. Het WBA is bezig om met kleine stapjes innovatie toe te passen. De nieuwe website en de behoefte om meer geautomatiseerd te laten plaatsvinden is daar een voorbeeld van. Tot 2021 is hier geen tijd en energie in gestoken, daar is nu mee gestart. Ook het ‘Scanning on demand’-project levert innovatie en eigentijdse dienstverlening op. Plan van Aanpak 2014 De doelstellingen van de samenwerking volgens het plan van aanpak aanvullend op de Business Case is: •
Door de samenvoeging van de instellingen dienen de taakstellingen per instelling gerealiseerd te worden en binnen de nieuwe organisatie, met minder personeel voor de klassieke taken, te komen tot een goede organisatie die de wettelijke taken kan borgen.
•
Daarnaast dient de organisatie te voorzien in het oppakken van nieuwe taken rondom het E-depot.
Bedrijfsplan 2015 Onze strategische doelstellingen: • Het WBA ontwikkelt samen met en ten behoeve van de aangesloten overheden een gedragen visie op en bijbehorende instrumenten voor de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van archieven. Er is een beleidsplan 2018-2022 opgesteld en goedgekeurd. • Het WBA voert een advies- en toezichtprogramma uit dat voorziet in de ondersteuningsbehoefte van de aangesloten overheden.
• Het WBA werkt aan optimale digitale toegankelijkheid van zijn archieven en collecties. Aan het optimaliseren van de digitale toegankelijkheid wordt dagelijks gewerkt, maar daar mogen nog slagen in gemaakt worden.
• Het WBA ontwikkelt en levert producten en diensten die voldoen aan de kwaliteitseisen van overheden en aansluiten bij de behoeften van diezelfde overheden, burgers en erfgoedinstellingen.
Beleidsplan 2018-2022 •
Hét historisch informatiecentrum zijn voor de regio West-Brabant
Net als bij artikel 3.2 is dit een groot aandachtspunt voor het WBA. Er is vooral focus geweest op de informatiekwaliteit en bedrijfsvoering. •
Van aanbod- naar vraaggericht
Kanteling is gemaakt. Scannen op aanvraag is daar een mooi voorbeeld van. •
WBA is de deskundige partner die overheden ondersteunt bij het borgen van de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van hun informatie
•
WBA realiseert een volwaardig E-depot waarop alle negen gemeenten zijn aangesloten
Er is een volwaardig E-depot. Er zijn inmiddels 7 van de 9 gemeenten aangesloten. De ontsluiting van de informatie richting de deelnemers is gereed. De toegang voor externe klanten maakt deel uit van de ontwikkeling van een nieuwe website in 2022. •
Kwalitatief hoogstaande dienstverlening op maat aanbieden
De dienstverlening heeft vanuit een kwaliteitsmonitor een 8,3 mogen ontvangen.
Accountantsverslag De aandachtspunten van de accountant betroffen: •
Zorg voor een adequate, kloppende en volledige controle op de prestatielevering
•
Leef de regels en voorschriften van de BBV volledig na
•
Zorg voor een goede toepassing van het schatkistbankieren
•
Zorg voor het opstellen van de verplichte regelingen zoals controleprotocol en investeringsnota en hou deze actueel en leef ze na.
Beleidsmatige richtlijnen voor begroting 2018: •
Geef de fase van het E-depot aan en wat de eenmalige kosten zijn in het begrotingsjaar
2019: •
Voor alle deelnemers is een eerste ingest uitgevoerd in het E-depot
•
Het E-depot voldoet aan de geldende wettelijke eisen
•
Elke deelnemer heeft een eigen gedeelte in het E-depot
•
Er zijn afspraken over vervroegde overbrenging gemaakt
•
De opdracht voor de evaluatie is geformuleerd
2020: •
Invulling geven aan een strategische personeelsformatie
Beleidsmatige richtlijnen voor begroting 2021: •
Voor iedere gemeente is een eerste aansluiting gereed
•
De consequenties van het E-depot voor de verdeelsleutel zijn in kaart gebracht
Dit project wordt na de evaluatie opgepakt. Uit deze evaluatie komen de uitgangspunten om met de nieuwe verdeelsleutel aan de slag te gaan. •
Het WBA neemt de regierol
•
De beheerorganisatie van het WBA is op orde en volledig geëquipeerd
Qua kwaliteit wel, kwantiteit niet. Er is meer vraag aan ondersteuning dan nu geleverd kan worden. Daarbij is het een groot risico op kwetsbaarheid en inzetbaarheid door de huidige formatie •
Er is een bruikbare toegang op het E-depot
Voor de deelnemers wel, voor de externe klant nog niet. Dit zit in het project nieuwe website. •
Het WBA levert aan de gemeenten duidelijke richtlijnen over de overdracht van bestanden naar het E-depot
2022: Dezelfde richtlijnen als voor 2021, aangevuld met: • WBA ondersteunt gemeenten bij de implementatie en de consequenties van nieuwe wet- en regelgeving
Overzicht van de doelen
Artikel 4. GR West-Brabants Archief Het West-Brabants Archief vervult ten behoeve van de in artikel 3 genoemde
Missie West-Brabants Archief Het WBA is een deskundige partner voor overheden bij het
doelstellingen voor de deelnemers alle taken inzake de: 1.
berustende archiefbescheiden van de deelnemers (artikel 30
borgen van de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid
Archiefwet 1995);
voor hun archieven en fungeert als hét informatiecentrum voor de geschiedenis van West-Brabant.
De zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats
2.
Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht (artikel 32 Archiefwet 1995);
3.
het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet
Artikel 3. GR West-Brabants Archief 1.
zorg, het beheer, de bewaring en het ter beschikking stellen van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en collecties van de deelnemende gemeenten te behartigen alsmede het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht. 2.
mogelijke collectie relevant bronnenmateriaal op het gebied van de lokale- en regionale geschiedenis.
Het West-Brabants Archief is ingesteld met als doel de belangen van de deelnemers met betrekking tot de
Het West-Brabants Archief heeft tevens als doel het in het samenwerkingsgebied vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis middels het
In aanvulling op de taken voor alle deelnemers kan het West-Brabants Archief, voor zover dit geen verstoring veroorzaakt in de uitvoering van deze taken, op verzoek van één van de deelnemers ook andere adviserende, ondersteunende of uitvoerende werkzaamheden op het werkterrein van het West-Brabants Archief, uitvoeren. De verschuldigde bijdrage voor deze plustaken wordt vastgesteld door het algemeen bestuur. Het West-Brabants Archief kan desgevraagd taken in het kader van de Archiefwet 1995 dan wel met betrekking tot de cultuur-historische functie, voor derden uitoefenen onder de volgende voorwaarden: a.
deze op een zo actief mogelijke wijze beschikbaar stellen aan en dienstbaar maken voor een breed publiek.
Het algemeen bestuur beslist over de vraag of en in welke omvang het West-Brabants Archief voor een derde taken gaat uitvoeren;
opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie regionaal-historisch bronnenmateriaal en
Het stimuleren van de lokale en de regionale geschiedbeoefening en
b.
Het algemeen bestuur van het West-Brabants Archief zal daartoe op voorstel van het dagelijks bestuur een stelsel van algemene voorwaarden 'Dienstverlening aan derden' vaststellen.
Business Case 2013
Plan van Aanpak 2014
Bedrijfsplan 2015
De doelstellingen van de
De doelstellingen van de
Onze strategische
samenwerking zijn conform de
samenwerking volgens het plan
doelstellingen:
bestuurlijke opdracht: • Een bijdrage leveren aan een efficiënte en effectieve borging van de digitale informatie voor de bedrijfsvoering, verantwoording en controleerbaarheid nu en voor erfgoed in de toekomst. • Goede kwaliteit van beleidsontwikkeling en de
van aanpak aanvullend op de Business Case is: • Door de samenvoeging van de instellingen dienen de taakstellingen per instelling gerealiseerd te worden en binnen de nieuwe organisatie, met minder
uitvoering van kerntaken die
personeel voor de klassieke
voortvloeien uit de Archiefwet
taken, te komen tot een
1995 en lokale regelingen.
goede organisatie die de
• Geringe kwetsbaarheid van de
wettelijke taken kan borgen.
uitvoering van kritische taken op het gebied van archiefbeheer en wettelijk toezicht op de nog niet overgebrachte archiefbescheiden. • Goede kwaliteit van innovatieve en eigentijdse dienstverlening aan de interne en externe klanten tegen gelijke kosten.
Daarnaast dient de organisatie te voorzien in het oppakken van nieuwe taken rondom het e-depot.
Beleidsplan 2018-2022 •
informatiecentrum zijn voor de regio West-
• Het WBA ontwikkelt samen met en ten behoeve van de aangesloten overheden een gedragen visie op en bijbehorende instrumenten
Brabant • •
ondersteunt bij het borgen van de duurzame
betrouwbaarheid van
toegankelijkheid en
archieven.
betrouwbaarheid van hun
• Het WBA voert een advies- en
informatie •
waarop alle negen
de aangesloten overheden.
gemeenten zijn
• Het WBA werkt aan optimale zijn archieven en collecties. • Het WBA ontwikkelt en levert producten en diensten die voldoen aan de kwaliteitseisen van overheden en aansluiten bij de behoeften van diezelfde overheden, burgers en erfgoedinstellingen.
WBA realiseert een volwaardig E-depot
ondersteuningsbehoefte van
digitale toegankelijkheid van
WBA is de deskundige partner die overheden
toegankelijkheid en
voorziet in de
Van aanbod- naar vraaggericht
voor de duurzame
toezichtprogramma uit dat
Hét historisch
aangesloten •
Kwalitatief hoogstaande dienstverlening op maat aanbieden.
Beleidsmatige richtlijnen voor begroting
Accountantsverslag
2018:
De aandachtspunten van de accountant
•
Geef de fase van het E-depot aan en wat de eenmalige kosten zijn in het begrotingsjaar
•
Wat zijn de effecten van het E-depot op de bedrijfsvoering?
2019: •
Van alle deelnemers is een eerste ingest gedaan
•
Het E-depot voldoet aan de geldende wettelijke eisen
•
Elke deelnemer heeft een eigen gedeelte in het E-depot
•
Er zijn afspraken over vervroegde overbrenging gemaakt
•
De opdracht voor de evaluatie is geformuleerd
2020: •
Invulling geven aan een strategische personeelsformatie
•
De plustaken duidelijk verantwoorden
2021: •
Voor iedere gemeente is een eerste aansluiting gereed
•
De consequenties van het E-depot voor de verdeelsleutel zijn in kaart gebracht
•
Het WBA neemt de regierol
•
De beheerorganisatie van het WBA is op orde en volledig geëquipeerd
•
Er is een bruikbare toegang op het E-depot
•
Het WBA levert aan de gemeenten duidelijke richtlijnen over de overdracht van bestanden naar het E-depot
2022: Dezelfde richtlijnen als voor 2021, aangevuld met: • WBA ondersteunt gemeenten bij de implementatie en de consequenties van nieuwe wet- en regelgeving
betroffen: •
Zorg voor een adequate, kloppende en volledige controle op de prestatielevering
•
Leef de regels en voorschriften van de BBV volledig na
•
Zorg voor een goede toepassing van het schatkistbankieren
•
Zorg voor het opstellen van de verplichte regelingen zoals controleprotocol en investeringsnota en hou deze actueel en leef ze na.
Westbrabantsarchief.nl