210913 Aan de gemeenteraad Getekende Bestuursrapport en begrotingswijziging 2021 WBA.pdf

Gemeente Halderberge

Aan de gemeenteraad van Halderberge

Zaaknummer 249874

Behandeld door Hans Bqhm

Onderwerp

Telefoonnummer 140165

Bestuursrapportage en begrotingswijziging 2021 WBA

Uw kenmerk

Bijlage(n)

2

VERZONDEN 13 SEP 2021 Oudenbosch, 13 september 2021

Geachte raadsleden, Op 12 juli 2021 is bijgaande bestuursrapportage in het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling West-Brabants Archief vastgesteld. De gemeente heeft deze bestuursrapportage op 13 juli 2021ontvangen. De rapportage wordt ter kennisgeving aan uw raad gestuurd. In de bestuursrapportage zit een begrotingswijziging waarop uw raad een zienswijze kan indienen. Door de verkoop van het pand in Oudenbosch en de daarbij horende huur van het kelderdepot, ontstond er een aanzienlijk saldo over het boekjaar 2020. Een deel van dat saldo wordt gereserveerd voor de verbetering van de dienstverlening. In totaal komt daarmee een bedrag van € 180.296,- terug voor alle deelnemers in 2021 in de vorm van een korting op de bijdrage. De gemeente Halderberge krijgt een korting van € 17.802,- op de deelnemersbijdrage 2021. Bij de zomernota 2021 was uitgegaan van een bedrag van € 16.500,-. De exacte hoogte van het bedrag dat de deelnemers terug zouden ontvangen, was destijds nog niet bekend. Het resterende nog te ontvangen bedrag van € 1.302,- zal worden meegenomen bij de najaarsnota 2021. Gezien de beperkte financiële consequenties adviseren wij uw raad geen zienswijze kenbaar te maken. Wenst u niettemin een zienswijze in te dienen dan vernemen wij die graag uiterlijk voor 1 oktober 2021.

Als wij geen zienswijzen vernemen van uw raad dan delen wij de directie van het West Brabants Archief mede dat uw raad en ons college instemmen met de begrotingswijziging. . JO AA Oudenbosch -Tel: 140165_ .• gerneente@halderberge.nl- www.halderberge.n1 Bankfek-eningnummer: NL42 BNGH 028.50.74.547 - Kvk-nr: 20164480 12

Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd,

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van de gemeente Halder de sec de bur

mevrouwi

Jacobs

41 00 dhr. e

A Roks

Bijlagen: • 1.Toezending bestuursrapportage en begrotingswijziging juli 2021 2.Bestuursrapportage 2021 WBA

S• • • • • • •• WBA Hofstraat 2b, 4611TJ Bergen op Zoom

Aan de gemeenteraad

contactpersoon:

M. Korving

datum:

onderwerp:

Toezending bestuursrapportage en begrotingswijziging 2021

bijlage:

13 juli 2021

Beste gemeenteraad, Hierbij sturen wij u de Bestuursrapportage (Berap) 2021 van de gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief (WBA) toe. Het algemeen bestuur van het WBA heeft deze vastgesteld op 12 juli jl. Aangezien deze leidt tot een wijziging van de begroting, kunt u hierop uw zienswijze indienen. De wijziging is uitgelegd op pagina 9 e.v. Dit betreft o.a. de teruggave van het positieve saldo over 2020 groot € 180.296. Dit bedrag zal evenredig in mindering worden gebracht op de deelnemersbijdrage voor het vierde kwartaal 2021. Uw zienswijze gelieve voor 1 oktober 2021 toesturen om dit tijdig af te kunnen wikkelen. Voor de volledigheid deel ik u nog mede dat zowel jaarrekening 2020 als de begroting 2022 in de AB vergadering van 12 juli jl. ongewijzigd zijn vastgesteld. Aangezien u deze stukken al in uw bezit heeft worden ze niet opnieuw toegestuurd, behalve op uw verzoek. Vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en in afwachting van uw reactie, Namens het algemeen bestuur van het West-Brabants Archief, •

. Korving directeur WBA

www.westbrabantsarchietn1 info@westbrabantsarchietn1

IBAN: NL68R4B00159821657, BIC: RABON12U K.v.K.: 20171320 BTWnr: NL.8068.34.511.B.01

• • •• • • ,.

•

WBA

Bestuursrapportage 2021

juni 2021

Inhoudsopgave Inleiding

1. Corona

2. Personeel

3. Bedrijfsvoering

4. Primaire taken

5. Financiën

Inleiding Het voorliggende document is de eerste bestuursrapportage van de GR WBA voor het jaar 2021. Deze rapportage geeft inzicht in de belangrijkste ontwikkelingen bij het WBA en de gevolgen hiervan in de eerste vijf maanden van 2021 en heeft betrekking op de begroting van het lopende jaar 2021. De financiële effecten van ontwikkelingen en aanpassingen die in deze rapportage zijn opgenomen en toegelicht, zijn input voor een begrotingswijziging die tegelijk met deze rapportage voor een zienswijze aan de deelnemers wordt voorgelegd.

In de rapportage en de begrotingswijziging zijn twee bestuursbesluiten met financiële consequenties verwerkt. Voor de deelnemende gemeenten geldt in 2021 een voordeel van €180.296. Dit betreft het positieve resultaat over 2020 in de vorm van een korting op de bijdrage 2021, zoals besloten door het algemeen bestuur van het WBA op 8 april 2021. In diezelfde vergadering is ingestemd met het instellen van een bestemmingsreserve van € 65.000 voor de verbetering van de digitale dienstverlening i.h.b. een nieuwe website. Deze bestuursrapportage bestaat uit vier paragrafen, voorafgegaan door een korte rapportage over de corona-effecten op het WBA. De drie paragrafen over personeel, bedrijfsvoering en primaire taken beschrijven de belangrijkste ontwikkelingen. De financiële effecten van de genoemde ontwikkelingen worden in de tabellen in de paragraaf financiën inzichtelijk gemaakt. West-Brabants Archief Het Dagelijks Bestuur

2

1. Corona De berichtgeving over de effecten van de Corona crisis op het WBA zoals opgenomen in het jaarverslag 2020, is helaas ook nog van toepassing op de eerste vijf maanden van 2021.

3. Iedereen werkt vanaf 11 maart 2020 thuis. Net als in 2020 zijn incidenteel medewerkers op kantoor of in het depot aanwezig. Omdat thuiswerken al voor de uitbraak van corona gangbaar was bij het WBA,

De uitbraak van het coronavirus COVID-19 eind februari 2020, heeft

zijn er bijna geen extra kosten voor voorzieningen om massaal thuis te

grote impact op de Nederlandse samenleving en ook op het WBA. Het

werken. Waar nodig werden medewerkers van extra hardware

WBA volgt de landelijke richtlijnen. Bij het nemen van maatregelen

voorzien. De meeste werkprocessen en de communicatie verlopen

stond en staat nog steeds de gezondheid van onze medewerkers en

vrijwel geheel digitaal. Daarom is extra aandacht besteed aan het

anderen voorop. Vanzelfsprekend hebben de getroffen maatregelen

gebruik van voorzieningen zoals Microsoft Teams. Medewerkers werden

ook gevolgen voor het WBA. Die gevolgen zijn op meerdere gebieden

tweemaal getraind en zijn daardoor vertrouwd geraakt met de werking

zichtbaar, zowel op het vlak van bedrijfsvoering als financieel:

van dit pakket.

1.Sinds het uitbreken van corona zijn meerdere medewerkers positief

Kortom: het WBA heeft beheersmaatregelen getroffen om onder deze

getest. Iedereen hield zich aan de regels, ook bij verdenkingen werden

omstandigheden uitvoering te geven aan de primaire taken. Op dit

anderen die een mogelijk risico liepen tijdig gewaarschuwd. De collega

moment zijn er, calamiteiten uitgezonderd, geen financiële risico's te

die in 2020 een zwaar ziekteproces heeft doorgemaakt is weer aan het

verwachten. Tegenover een geringe vermindering van de inkomsten

werk maar de impact van corona op zijn gezondheid blijft merkbaar.

van de studiezaal en beperkte investering in de facilitering van digitaal (thuis)werken, staan eveneens geringe voordelen zoals lagere

2. De belangrijkste projecten voor het WBA konden doorgaan zoals

reiskosten en schoonmaakkosten.

gepland, langs digitale weg en met behulp van video bijeenkomsten.

Het WBA zal nauwgezet de impact volgen en actief en tijdig het bestuur

De directe fysieke dienstverlening aan bezoekers is in 2021 nog steeds

hierover informeren.

niet hervat, maar de digitale dienstverlening inclusief Scanning on Demand wordt, met enkele kleine aanpassingen, wél gecontinueerd. Met alle maatregelen proberen we zo goed als mogelijk dienstverlening te leveren. Het WBA doet er alles aan om de fysieke dienstverlening digitaal op te vangen. Evenals de directe fysieke dienstverlening aan de aangesloten gemeenten. Hierbij zijn de doorlooptijden helaas langer dan gewenst. Als de harde lockdown wordt ingetrokken zal de studiezaal op afspraak open gaan. Het WBA hoopt dat dit weer snel mogelijk is.

2. Personeel De opvulling van de al langere tijd openstaande vacature voor

heroverweging van de inzet van functies. Deze belangrijke opdracht is

functioneel applicatiebeheerder per 1 maart 2021 biedt versterking

door de nieuwe directeur van het WBA voortvarend opgepakt.

van de processen van zowel het E-depot als de digitale

Takenpakketten van medewerkers werden aangepast, met als doel om

dienstverlening.

kennis en ambities van medewerkers beter te koppelen aan projecten en doelen van het WBA. Dit had vooral effect op het terrein van archieftoezicht en advisering.

Met deze personele uitbreiding is de volgende situatie bereikt: Ter ondersteuning van essentiële processen als de implementatie van a.

it

b.

De formatie van het WBA bedraagt vanaf die datum 19,11 FTE.

het nieuwe E-depot en de uitoefening van het archieftoezicht wordt in

Hierin zijn de effecten van het generatiepact (waarvan drie

2021 externe deskundigheid ingehuurd. Vermeldenswaard is ook nog

medewerkers gebruik maken) verwerkt.

dat een stagiaire van Hogeschool Avans is aangetrokken om

De formatie is daarmee in overeenstemming met het bij de start van het WBA vastgestelde formatieplan en functieboek.

c.

De totale loonkosten sluiten vanaf 1 maart 2021 aan bij de personeelsbegroting d.w.z. raming en kosten zijn nagenoeg gelijk.

Het uitgangspunt van loonsomsturing kan onverkort worden gehandhaafd en toegepast, maar pas vanaf 2023 komt er weer vacatureruimte. Dat neemt niet weg dat het bestuur van het WBA de opdracht heeft gegeven om kritisch te blijven naar de capaciteit die het WBA nodig heeft om het E-depot tot een succes te maken. Om gemeenten nog beter te ondersteunen en te begeleiden bij aansluittrajecten en daaropvolgende digitale overbrenging, is het niet onlogisch dat het WBA extra menskracht in gaat zetten. Dit zal gemeenten gedeeltelijk ontlasten en ontzorgen. Het WBA bevindt zich in een fase van doorontwikkeling van de digitale dienstverlening in de meest brede zin van het woord. Daarbij past een

onderzoek te doen naar het proces van opstellen van een nieuwe beleidsvisie begin 2022.

3. Bedrijfsvoering In 2021 is het WBA verdergegaan met de al in het laatste kwart van 2020 gestarte reflectie op de bedrijfsvoeringsfuncties. Het gaat dan specifiek om: 1.

Het interne informatiebeheer: op basis van een objectieve KPIrapportage zijn verbeterpunten vastgesteld die in teamverband worden aangepakt. Daarvoor gebruikt het WBA een dynamische verbeteragenda, die op verzoek wordt gedeeld met gemeenten om als voorbeeld te dienen voor hun eigen gemeentelijk KPIverbeterplan.

2. De ondersteuning van de HR-functie door de gemeente Bergen op Zoom. Er is contractueel vastgelegd dat er na vijf jaar geëvalueerd wordt. In de eerste maanden van 2021 is daarom in onderlinge samenwerking een evaluatie gedaan van de HRondersteuning vanaf 2017. De uitkomst daarvan is vooralsnog dat dit steeds meer naar tevredenheid is gaan lopen. Er zal in 2021 meer focus liggen op de digitalisering van HR-processen. Wel is geconstateerd dat het ongemakkelijk blijft dat het WBA de arbeidsvoorwaarden van de gemeente Moerdijk volgt en de uitvoering daarvan door Bergen op Zoom wordt gedaan. 3. De financiële ondersteuning door de gemeente Bergen op Zoom is eveneens onderwerp van evaluatie. Omdat er in 2017 gekozen is voor een soort van hybride administratie (deel bij WBA en deel bij Bergen op Zoom) is de opvatting nu dat dit niet bevredigend verloopt. Dit wordt onderschreven door de accountant. Daarom wordt er gekeken of het mogelijk is om de administratie in zijn volledige omvang bij Bergen op Zoom onder te brengen. De eventuele consequenties daarvan zullen in de komende maanden op verschillende niveaus besproken worden.

We onderzoeken of het mogelijk is om de administratie in zijn volledige omvang bij Bergen op Zoom onder te brengen.

4. Primaire taken In deze Bestuursrapportage lichten we de voortgang in de eerste maanden van 2021 van vijf primaire taken toe. Ook gaan we nog kort in op de stand van zaken rond de evaluatie van de gemeenschappelijke regeling. E-depot De definitieve inrichting en het productie gereed zijn van het in 2020 aangekochte E-depot naderen hun voltooiing. Handige tools zijn aangeschaft en gebruiksklaar gemaakt, trainingen zijn gevolgd, handleidingen zijn opgesteld en alle tests zijn nu gedaan. Het heeft wel wat langer geduurd omdat we alles door Corona op afstand moesten

mogelijkheden hebben om te kunnen voldoen aan de voorwaarden voor aansluiting op het E-depot. Dit kost flinke inspanningen en de daarnaast is de veronderstelling dat informatie zomaar 1-2-3 van het ene systeem (de gemeentelijke applicatie) naar het andere (het Edepot) kan worden overgepompt is vooralsnog onterecht. Maar uiteindelijk moet dit wel gaan gebeuren. Naar verwachting zullen in 2021 alle gemeenten zijn aangesloten op het E-depot, maar dan is een wederzijdse maximale inspanning noodzakelijk. Daar moet prioriteit aan gegeven worden en er moeten middelen (procedures, mensen en financiën) voor worden ingezet. Het zal de komende maanden blijken of die middelen voldoende zijn, aan de kant van het WBA als aan de kant van de gemeenten.

doen, maar het resultaat is een optimaal werkend en volledig

Huisstijl

gedocumenteerd E-depot vanaf juni 2021. Ook het aantrekken van een

Al in 2020 is een start gemaakt met de ontwikkeling van een nieuwe

deskundige functioneel applicatiebeheerder is, na eerdere mislukte

huisstijl. Er is gekozen voor een meer eigentijdse uitstraling, een nieuw

pogingen, per 1 maart gelukt. Het E-depot team is daarmee in principe

logo en een nieuwe kleurstelling. Vrijwel alle deelproducten zijn

compleet.

inmiddels opgeleverd en het WBA heeft tot nu toe al veel positieve

Maar daarmee zijn we er niet. Het succes van het E-depot hangt af van een goede afstemming en samenwerking tussen archiefvormers,

reacties ontvangen. De nieuwe website (zie hierna) zal uiteraard ook in de nieuwe huisstijl worden vormgegeven.

zijnde de deelnemende gemeenten en de verbonden partijen die via

Website

een DVO zijn aangehaakt, en de archiefbeheerder: het WBA. Die

Bij de start van het WBA in 2016 zijn de websites van de drie voormalige

samenwerking verloopt nog niet optimaal. Aan de ene kant zoekt het

archiefdiensten geïntegreerd in één nieuwe WBA site. Er is toen bewust

WBA naar manieren om archiefvormers op een adequate manier te

gekozen om deze zoveel mogelijk aan te laten sluiten bij de, voor de

ondersteunen. Dan gaat het niet alleen over het aanreiken van

klanten vertrouwde en beproefde, indelingen en functionaliteiten. Maar

volledige en uitvoerbare richtlijnen voor aanlevering van digitale

al in het beleidsplan 2018-2022 is aangekondigd dat er een

informatie aan het E-depot, maar ook om het vaststellen van de

doorontwikkeling plaats moet vinden en dat de website moet voldoen

hoeveelheid en kwaliteit van de ondersteuning die het WBA daarbij kan

aan hedendaagse eisen en maatstaven. De zoek-en-vind functie

en wil leveren. Gemeenten en verbonden partijen vragen daar

behoeft verbetering, de interactiviteit moet veel beter en intensiever en

nadrukkelijk om, vooral omdat ze niet allemaal voldoende

tenslotte dient de website de belangrijkste dienstverleningsprocessen

te ondersteunen. Als hét dienstverleningsportaal van het WBA, gaan we

digitaliseringsslag. Het WBA grijpt de uitbreiding van SOD aan om te

de website meer dan voorheen afstemmen op de vraag van de vele

onderzoeken of scanning in eigen beheer zowel kostentechnisch als

gebruikersgroepen die het WBA onderscheidt.

uitvoeringstechnisch een haalbare (lees: betere en efficiëntere) methode is. De verwachting is dat we in de loop van 2021 gaan komen

In tegenstelling tot 2016 maken we nu de keuze voor vernieuwing en gaan we op zoek naar een leverancier die creativiteit en

tot het inrichten en bemensen van een eigen scanstraat. De kosten zijn gedekt in de reguliere begroting.

klantgerichtheid als kernwaarden heeft. Om de juiste partij te vinden stellen we samen met een bureau een programma van eisen op,

Archieftoezicht

waarna hopelijk nog voor de zomer de aanbesteding kan starten. De

Een belangrijke archiefwettelijke taak is de uitoefening van het

planning voorziet in de oplevering van een basis website in 2021 en een

archieftoezicht. Sinds enkele jaren, na de invoering van de wet

doorontwikkeling en verdieping, met name van de zoek-vind functie in

revitalisering generiek toezicht, gebeurt dat toezicht aan de hand van

2022 en verder. De dekking van de kosten van de nieuwe website

het toetsen van kritische prestatie indicatoren, de KPI's. Gemeenten en

bestaat voor een deel uit exploitatievoordelen 2021 en voor een deel uit

verbonden partijen leveren zelf de basisgegevens voor deze KPI's aan

een bestemmingsreserve, door het bestuur ingesteld op 8 april jl.

en het WBA toetst of deze voldoen aan wet- en regelgeving. In het tweejaarlijkse rapport vermeldt het WBA aanbevelingen die nodig zijn

Scanning on Demand Essentieel en zelfs cruciaal onderdeel van de digitale dienstverlening is het concept van scanning on demand (SOD). Dit houdt in dat klanten aanvragen kunnen indienen voor de scanning van de door hen ter inzage gevraagde archiefstukken. Het WBA laat deze stukken extern scannen, plaatst de scans op de website en deelt een link naar die scans met de oorspronkelijke aanvrager. SOD komt op deze manier direct tegemoet aan de aanvraag van de klant, maar biedt ook alle andere klanten rechtsreeks toegang tot de digitale documenten. Voorheen bepaalde het WBA welke archiefstukken voor scanning in aanmerking kwamen, nu doet de klant dat. Aanbod wordt dus vervangen door vraag. Dit is een veel efficiëntere manier van het inzetten van middelen voor uitbreiding van de digitale collectie. Met de aangesloten gemeenten is begin 2021 afgesproken dat SOD ook ingezet gaat worden voor de informatieverstrekking aan gemeenten. Sinds 2016 is er een koerierdienst van het WBA en worden ter uitlening aangevraagde dossiers fysiek vervoerd van WBA naar gemeenten. Deze vorm van uitlening is niet meer van deze tijd en behoeft een

om specifieke onderdelen van het archief- en informatiebeheer weer op orde te brengen. In de eerste vier maanden van 2021 werden rapportages verzorgd voor de gemeenten Moerdijk, Roosendaal, Rucphen en Woensdrecht. De archivaris is de functionaris die de toezichttaak uitoefent. Sinds de aanstelling van de nieuwe archivaris in augustus 2020, heeft het WBA daarvoor een unieke werkwijze ingevoerd. Voortaan is er een toezicht team, waarin specialismen en bijzondere deskundigheid zijn verzameld. Dit team bestaat naast de archivaris uit een deskundige (die de rapportages opstelt), een jurist, informatieadviseurs (vooral deskundig mbt het E-depot), een specialist selectie en overbrenging en een medewerker dienstverlening. En tenslotte is ook de directeur van het WBA betrokken. Door het toezicht zo breed aan te pakken hoopt het WBA de kwaliteit van de adviezen en rapporten te vergroten en duidelijkheid te geven aan gemeenten en verbonden partijen wie zij voor welk onderwerp als WBA aanspreekpunt kunnen benaderen.

S Evaluatie De voor 2020 voorziene evaluatie van de GR WBA is eerder door het

In juli stelt het algemeen bestuur de tot en met de oplevering van het

algemeen bestuur uitgesteld tot 2022. Het lopende jaar 2021 is dus het

eindrapport te nemen processtappen definitief vast, waarna kort na de

jaar waarin die evaluatie wordt voorbereid. Het is de bedoeling dat het

zomer gestart kan worden met de feitelijke evaluatie-interviews. Voor

huidige bestuur in het voorjaar van 2022 de uitkomsten ervan fiatteert,

elk van de hierboven genoemde evaluatie vragen worden specifieke

zodat deze input zijn voor het nieuwe WBA bestuur (na de

stakeholders bevraagd en betrokken.

•

gemeenteraadsverkiezingen) en voor de in 2022 op te stellen nieuwe archiefvisie. Om die evaluatie optimaal te kunnen doen, heeft het bestuur in april een plan van aanpak goedgekeurd, wat erin voorziet dat de evaluatie

•

Omdat de evaluatie zoals gezegd in eigen beheer wordt gedaan, zijn er geen kosten aan verbonden en is om die reden de in 2022 geplande opname uit de algemene reserve voor dit doel komen te vervallen.

in eigen beheer wordt uitgevoerd. Een evaluatiecommissie, bestaande uit WBA medewerkers, een bestuurslid en een regiefunctionaris, begeleidt dit evaluatieproces. De aspecten die voor evaluatie in aanmerking komen, zijn al in 2015 en 2016 bij de vaststelling van het bedrijfsplan en de gemeenschappelijke regeling benoemd:

In welke mate zijn de in de gemeenschappelijke regeling geformuleerde doelstellingen behaald? Voldoet de bestuurlijke inrichting? Is de huidige organisatiestructuur passend? Hebben de deelnemers voldoende mogelijkheden om op basis van de beschikbare financiële kaders in de P&C cyclus te sturen op de inhoud? Wat is de impact van digitale archiefzorg op de kostenverdeling (heroriëntatie verdeelsleutels)?

8

5. Financiën Het COVID-19 (corona) virus heeft geen financiële gevolgen voor de begroting 2021. Of er voor de jaren daarna financiële impact zal zijn en zo ja, hoe groot die zal zijn, is nu onmogelijk te bepalen. We

Verschil

Begroting

Begroting na

2021

Wijziging 2021

Ai

monitoren onze risico's en die van onze partners voortdurend. Onze

LASTEN

organisatie loopt geen risico voor de continuïteit. We bewaken onze

Personele lasten

1.657.615

1.657.615

0

liquiditeitspositie goed en nemen zo nodig maatregelen om onze

Huisvestingslasten

629.568

562.968

-68.800

taken gedurende deze crisis zo goed mogelijk te blijven uitvoeren.

Overige exploitatielasten

439.553

464.553

25.000

Toevoeging voorziening

39.150

5.245

-33.905

Wijzigingen De besluiten die het bestuur heeft genomen op 8 april 2021 leiden tot wijzigingen in de begroting 2021. Die besluiten hadden betrekking op mutaties in de reserve en voorzieningen van het WBA met als gevolg dat een substantieel deel van het saldo over 2020 in 2021 terug kan vloeien naar de deelnemers. Daarnaast kan een deel van het saldo

Totaal lasten

2.765.888

2.690.381 NE75.5411

BATEN Vaste baten Variabele baten

o

o

o

216.249

216.249

0

worden bestemd voor de digitale (website) dienstverlening. Voor het

Opname uit algemene reserve

o

o

o

Programma Archiefbeheer heeft dit onderstaande gevolgen:

Opname verhuisreserve

104.737

0

-104.737

o

180.296

180.296

o o

25.000

25.000

4.232

4.232

320.986

425.777

2.444.900

2.264.604

Mutaties reserve bijdrage deelnemers Mutaties reserve digitale dienstverlening Mutaties voorziening Totaal Baten Te verdelen onder deelnemers

-180.296

9

•• •S..

Toelichting

•

terug huur van het kelderdepot, ontstond er een aanzienlijk saldo over het boekjaar 2020. Een deel van dat saldo wordt gereserveerd voor de verbetering van de dienstverlening (zie de paragraaf hierna). In totaal komt daarmee een bedrag van € 180.296 terug in 2021 in de vorm van een korting op de bijdrage. Dit leidt tot de volgende nieuwe deelnemersbijdrage voor 2021: Deelnemers

Begroting 2021

Begroting

Verschil

2021 na 'wijziging

Bergen op Zoom

849.389

786.752

62.637

Etten-Leur

125.173

115.942

9.231

Halderberge

241.405

223.603

17.802

Moerdijk

258.170

239.131

19.038

Roosendaal

536.456

496.896

39.560

Rucphen

100.586

93.168

7.418

Steenbergen

135.902

125.880

10.022

Woensdrecht

99.468

92.133

7.335

Zundert

98.350

91.098

7.253

Totaal

2.444.900

2.264.604

180.296

•

•

Door de verkoop van het pand in Oudenbosch en de daarbij horende

10

Staat van reserves en voorzieningen In de bestuursvergadering van 8 april 2021 is eveneens besloten om een bedrag van € 65.000 van het saldo 2020 te reserveren voor de verbetering van de digitale dienstverlening. In het bijzonder gaat het dan om een investering in de website als platform voor die digitale dienstverlening. Het WBA voorziet dat van die reserve in 2021 € 25.000 wordt opgenomen voor de financiering van de eerste fase van het website project. Die eerste fase wordt eind 2021 opgeleverd. Daarna vindt in 2022 een verdiepingsslag plaats, waarvoor het restant van € 40.000 is bedoeld. Door het vervallen van de verhuisreserve, het opnemen van de nieuwe reserve en het afschalen van de onderhoudsvoorziening voor de vanaf 2021 gehuurde archiefkelder het pand in Oudenbosch (op advies van de accountant) wijzigt de staat van reserves en voorzieningen voor 2021 en wordt als onderstaand:

Naam reserve of voorziening

Saldo per 1-12022

Saldo per 31-

Vermeerderingen

Verminderingen

12-2021

Reserves Algemene reserve Reserve opslag archieven Reserve digitale dienstverlening Totaal

128.073

0

0

128.073

0

0

0

0

0

65.000

25.000

40.000

128.073

65.000

25.000

168.073

Voorzieningen Onderhoudsvoorziening gehuurde archiefkelder

25.859

5.245

4.232

26.872

Totaal

25.859

5.245

4.232

26.872

11

Staat van geactiveerde kapitaaluitgaven Door de verkoop van het pand Oudenbosch vervallen de daaraan gekoppelde geactiveerde kapitaaluitgaven. De staat wijzigt als volgt: Omschrijving van de kapitaaluitgaven

Oorspronkelijk bedrag der kapitaaluitgaven 2021

Vermeerderingen 2021

Vermindering (anders dan door aflossing/afschrijving 2021)

Oorspronkelijk bedrag der kapitaaluitgaven 31-12-2021

Percentage en maatstaf van afschrijving

Meubilair

60.000

0

0

60.000

Lin 15jr

Electronische aandrijving archiefst

48.910

0

0

48.910

Lin 10jr

Hardware kantoorautomatisering

24.935

0

0

24.935

Lin 3jr

133.845 Totaal afschrijving op kapitaal uitgaven tot 2021

0

0

133.845 Boekwaarde 01-012021

Boekwaarde 31-122021

TOTAAL Omschrijving van de kapitaaluitgaven

Vemeerderingen 2021

Afschrijving op kapitaaluitgaven 2021

Meubilair

16.000

0

4.000

44.000

40.000

Electronische aandrijving archiefst

4.891

0

4.891

44.019

39.128

Hardware kantoorautomatisering

8.312

0

8.312

16.623

8.312

29.203

0

17.203

104.642

87.440

TOTAAL

12

•

• •• •

WBA

Het verleden

snel gevonden. Westbrabantsarchief.n1