2. Herijken Nota verbonden partijen versie voor zienswijzen.pdf

Strategie en investeringen Uit de strategie en het bijbehorende bedrijfsplan moet duidelijk blijken wat de gevolgen voor de gemeenten zijn. Belangrijke indicatoren waarop de gemeenten toetsen zijn de te bereiken maatschappelijke effecten, de meerjarige ontwikkeling van het resultaat, de kasstroom, het (herijken van) dividendbeleid en de uitkering van dividend, de omvang en samenstelling van de balans van de onderneming, de kredietwaardigheid, de risico’s en de duurzaamheidsdoelen. De gemeenten willen hun risico’s beheersen door over het bedrijfsplan en/of jaarplan (inclusief begroting) en de jaarstukken tijdig en adequaat door de verbonden partij geïnformeerd te worden over de strategische, operationele en financiële risico’s, alsmede de mate waarin de risico’s worden gemitigeerd en de maatregelen die daartoe worden ondernomen. Als de colleges van B&W via de statuten een goedkeuringsrecht over de investeringen hebben verworven (in omvang en aard) hanteren de gemeenten tenminste de volgende criteria om de investeringen te toetsen: 1. De investering dient in lijn te zijn met het publiek belang, de statutaire doelstellingen en de strategie van de onderneming. 2. De verbonden partij heeft de investering afgezet tegen enkele realistische alternatieven. Ook het alternatief ‘niets doen’ is daarbij in beeld gebracht.

20

3. De investering heeft een aanvaardbare impact op de vermogenspositie van de verbonden partij. De colleges van B&W bekijken hiervoor bijvoorbeeld de impact op de kredietwaardigheid, en de solvabiliteit. Monitoring en toetsing na afloop van een boekjaar Doorgaans leggen de privaatrechtelijke verbonden partijen verantwoording af over het gevoerde beleid en beheer in het bestuursverslag als onderdeel van het jaarverslag dat uiterlijk binnen de statutaire termijn door de aandeelhouders moet worden vastgesteld. De colleges van B&W beoordelen jaarverslagen op: • Tijdigheid en transparantie: de deelneming moet binnen de wettelijke en statutaire termijn het jaarverslag publiceren en deponeren bij de Kamer van Koophandel; • Realisatie beoogde maatschappelijke effecten en doelen: het verslag van het bestuur beschrijft de maatschappelijke effecten en de doelstellingen en de mate waarin de onderneming deze maatschappelijke effecten en doelstellingen heeft bereikt. Ook geeft de verbonden partij daarbij de scores op de afgesproken effectindicatoren weer; • Financiële kengetallen: de colleges van B&W beoordelen de ontwikkelingen bij een deelneming aan de hand van gebruikelijke financiële ratio’s (waaronder solvabiliteit).

Daarnaast kunnen de colleges van B&W per deelneming ook een aantal niet-financiële kengetallen hanteren, waarover de onderneming in het jaarverslag rapporteert; • Risico’s: de onderneming dient in het jaarverslag te rapporteren over strategische, operationele en financiële risico’s; • Handelen conform statuten en overeenkomsten; • Toepassing beginselen Corporate Governance Code: de colleges van B&W verzoeken deelnemingen om de Corporate Governance Code en WNT toe te passen en daarover te rapporteren in het jaarverslag; • Accountantsverklaring: het jaarverslag, inclusief bestuursverslag en jaarrekening, moet zijn voorzien van een goedkeurende samenstel- of controleverklaring van een NBA Accountant.

21

4. SAMENWERKING BUITEN DE WGR OF HET BW Andere regioactiviteiten zonder formele structuur De opgaven waar gemeenten voor staan houden niet op bij de gemeentegrenzen en spelen steeds vaker op regionaal niveau. Om deze opgaven op te pakken werken gemeenten samen. Deze samenwerking wordt vormgegeven in verbonden partijen maar ook zonder formele structuur binnen de Wgr of het BW wordt samenwerking vormgegeven. Dit hoofdstuk gaat over de samenwerking tussen gemeenten onderling en tussen gemeenten en andere partijen zonder formele structuur. Met bestuurders, griffiers en gemeentesecretarissen uit West-Brabant is overleg gepleegd om te peilen in hoeverre we tot een meer eenvormige governance richting gemeenschappelijke opgaven kunnen komen. In de afgelopen jaren is duidelijk geworden dat bijvoorbeeld het organiseren van regiobrede bijeenkomsten door één of meer gemeenschappelijke regelingen op steeds minder bezoek van raadsleden of hun ondersteuners kan rekenen. Dat werd nog gecompliceerder omdat tijdens en na corona ook digitale bijeenkomsten werden georganiseerd. Die hadden als voordeel dat reisafstanden en -tijden worden geëlimineerd, maar als nadeel dat het onderlinge contact tussen raadsleden wegviel.

Daarnaast is in de governance op gemeentelijk niveau een veelvoud van vormen te zien in de wijze waarop de gemeenten en raden zelf naar samenwerkingssopgaven of naar gemeenschappelijke regelingen kijken. Er zijn raden die alleen in gesprek zijn met hun college(leden) tot raden waar er gestructureerde contacten en uitwisselingen zijn tussen de portefeuillehouder, een deel van de raadsleden/burgerleden en beleidsmedewerkers of waar een regiocommissie actief is. Wat bestuurders opvalt is dat het gesprek, ook in veel raden vaak neigt naar een gesprek over financiën en vaak los staat van de relatie tussen de eigen beleidsambities van een gemeente en de rol van een samenwerkingspartner hierin. Laat staan dat er ook gekeken wordt naar dwarsverbanden tussen de regelingen. Verder is er geen gremium voor gesprekken over bijvoorbeeld Regionale Investeringsagenda (RIA), Regionale Energiestrategie (RES), Provinciaal Meerjarenprogramma Infrastructuur Energie en Klimaat (PMIEK), regionale Woondeals enz. Steeds vaker ontstaan opdrachtstructuren buiten de raden om waarin invulling wordt gegeven aan rijks-, provinciale of regio opgaven. We constateren dat er behoefte is aan een vorm of structuur die een breed gesprek hierover faciliteert. In West-Brabant beschikken we niet over zo’n structuur. In dit hoofdstuk beschrijven we hoe we samenwerking tussen de deelnemende gemeenten vormgeven.

We doen dit door te voorzien in een gestructureerd overlegplatform (zowel op college- als raadsniveau) tussen de deelnemende gemeenten dat erop gericht is: 1. elkaar te informeren over gemeentelijke activiteiten die voor de regio van belang zijn of kunnen zijn; 2. op de afstemming en informatie-uitwisseling, bijvoorbeeld strekkend tot aanbeveling van beleid dat gemeenten gemeenschappelijk zouden kunnen voeren, of aanbeveling van maatregelen waarvan vastgesteld wordt dat het in het belang van de regio wenselijk is als de individuele gemeenten die nemen; 3. projecten die gemeenten gezamenlijk en eventueel met andere partners kunnen ontwikkelen en uitvoeren. Om de gemeenteraden invloed te geven wordt een commissie ingesteld. Deze commissie bestaat uit één raadslid per deelnemende gemeente (inclusief plaatsvervanger). Overigens staat het gemeenteraden vrij om ervoor te kiezen geen raadslid aan te wijzen. De commissie wordt ondersteund door enkele griffiers en adviseert over procesmatige aspecten en houdt een regionale kernagenda bij, met daarop een overzicht van de samenwerkingsvormen zonder formele structuur inclusief de te bereiken maatschappelijke effecten en de mijlpalen die relevant zijn voor de gemeenteraden. Verder heeft de commissie een signaalfunctie in de verbinding tussen regionale ontwikkelingen en de gemeentelijke ambities/instrumenten.

De commissie adviseert ook over de invulling van de radenbijeenkomsten zoals beschreven in hoofdstuk 2.

22

Voor samenwerkingsvormen die geen verbonden partijen zijn is het lastiger om vooraf heldere afspraken te maken over de verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden aangezien een wettelijk kader hiervoor ontbreekt. Om gemeenteraden ook bij deze samenwerkingsvormen in positie te brengen en te houden om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende bevoegdheden uit te oefenen, is het noodzakelijk om ook over deze vormen van samenwerking kaderstellende afspraken vast te leggen. Deze afspraken leest u hieronder. Afspraak 4.1. Samenwerking op basis van convenant, bestuurlijke afspraak en dergelijke De volgende kaderstellende afspraken leggen we vast over samenwerking tussen gemeenten onderling maar ook van gemeenten met onderwijs, ondernemers en andere overheden buiten het kader van de Wgr en het BW: •

•

•

Sleutel tot goede samenwerking is het vinden van de balans in bevoegdheden, verantwoordelijkheden, verantwoordingsplichten en partnerschap. Zo creëer je samen maatschappelijke meerwaarde voor de gemeenten in West-Brabant; Colleges van B&W moeten ruimte hebben om (mogelijke) samenwerkingsvormen te verkennen en voorbereidingen te treffen om daadwerkelijk tot een samenwerkingsvorm te komen. De actieve informatieplicht op basis van artikel 169 lid 2 Gemeentewet is hierop van toepassing; Voordat colleges besluiten tot het aangaan van een samenwerking buiten het kader van de Wgr of het BW bieden ze aan de raad: o Informatieverstrekking via een radenbijeenkomst zoals beschreven in afspraak 2.1; o Een voorstel aan waarin ten minste wordt beschreven welke maatschappelijke effecten met de samenwerking behaald moeten worden, de beleidsmatige en financiële kaders waarbinnen deze maatschappelijke effecten behaald moeten worden, waarom de samenwerking niet publiekrechtelijk of privaatrechtelijk vormgegeven kan worden, mijlpalen waarover de gemeenteraden moeten besluiten, momenten waarop gemeenteraden de mogelijkheid wordt geboden om wensen en bedenkingen kenbaar te maken, de verdeling van de taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, de wijze en de periodiciteit van verantwoorden aan de raden en de risico’s die de gemeenten lopen inclusief de wijze waarop deze worden beheerst; o De

mogelijkheid om op bovenstaand voorstel wensen en bedenkingen kenbaar te maken; o Periodieke verantwoording via de planning- en controlcyclus inclusief de mogelijkheid om bij te sturen wanneer deze verantwoording daar aanleiding toe geeft.

23

Bijlage 1 aanpassingen die in gemeenschappelijke regelingen moeten worden doorgevoerd op basis van de Wgr zoals die vanaf 1 juli 2022 geldt Met ingang van 1 juli 2022 is de aangepaste Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) van kracht. Gemeenschappelijke regelingen hebben twee jaar de tijd om hun regeling op deze wetswijziging aan te passen. Dit betekent dat voor 1 juli 2024 de gemeenschappelijke regelingen moeten zijn aangepast. Inmiddels hebben gemeenschappelijke regelingen een planning gemaakt om de regelingen aan te passen. Deze planning komt erop neer dat de gemeenten uiterlijk 1 oktober van dit jaar een voorstel voor een wijziging van elk van de gemeenschappelijke regelingen waaraan ze deelnemen gaat ontvangen. Het is van belang dat gemeenteraden aangeven wat ze verwachten ten aanzien van de wijziging van gemeenschappelijke regelingen. Welke wijzigingen moeten in een gemeenschappelijke regeling worden doorgevoerd In onderstaande tabel leest u in de linker kolom welke wijzigingen in elke gemeenschappelijke regeling moeten worden aangebracht. In de rechter kolom leest u of er sprake is van keuzevrijheid voor wat betreft de invulling van de wijziging. Tevens leest u een advies bij de onderdelen waar keuzevrijheid over de wijze van invulling bestaat. WIJZIGINGEN DIE IN EEN GR OPGENOMEN MOETEN WORDEN Zienswijze bij treffen of wijzigen regeling Zienswijze voor besluiten

IS SPRAKE VAN KEUZEVRIJHEID EN ZO JA IN WELKE MATE Nee Ja In de regeling moet bepaald worden voor welke besluiten een zienswijze van de raden wordt gevraagd. Advies: over de volgende typen besluiten wordt een zienswijze gevraagd: • bestuursbesluiten met een aanzienlijk financieel belang • politiek gevoelige bestuursbesluiten • meerjarenbeleidsplannen en tussentijdse wijzigingen hiervan (geldt uiteraard alleen voor de gemeenschappelijke regelingen die werken met een meerjarenbeleidsplan).

Instellen gemeenschappelijke adviescommissie

Ja Wanneer alle raden dat willen moet het AB van een GR een gemeenschappelijke adviescommissie instellen. Advies: adviescommissie instellen bij gemeenschappelijk regelingen die beleidsrijk zijn. Voor de te maken afweging wordt verwezen naar bijlage 2 bij deze nota. Omdat de Wgr niet gedualiseerd is, is het advies dat de adviescommissie met het bestuur overlegt en op basis hiervan de gemeenteraden van de deelnemers adviseert (en niet het bestuur van de gemeenschappelijke regeling)

Afspraken over participatie

Ja Er kan ook gekozen worden voor geen participatie van inwoners en belanghebbenden. Advies: Daar waar de gemeenschappelijke regeling gaat over onderwerpen waar inspraak van inwoners en belanghebbenden gewenst is, de participatie via de gemeenschappelijke regeling regelen. Gaat het om een taak die gericht is op de uitvoering van

24

door de gemeente vastgesteld beleid, dan de participatie via de deelnemende gemeenten laten verlopen. Actieve informatieplicht

Nee De Wgr schrijft voor dat het bestuur van de gemeenschappelijke regeling de raad alle inlichtingen geeft die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft. Advies: Bepaal als raden gezamenlijk in overleg met de gemeenschappelijke regelingen welke inlichtingen nodig zijn en op welke wijze de raden deze inlichtingen willen ontvangen. De resultaten van dit overleg, leg je vast in een door het bestuur vast te stellen document.

Extra vergoeding voor lidmaatschap nieuwe gemeenschappelijke commissies

Ja De wet geeft aan dat de leden van een gemeenschappelijke adviescommissie kunnen krijgen. Enige wat je af moet spreken is de hoogte van de vergoeding. Advies: Verstrek wanneer je een gemeenschappelijke adviescommissie instelt een vergoeding aan de leden. Sluit voor de vergoeding aan bij het rechtpositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers (toelage lid bijzondere commissie)

Recht van onderzoek of recht van enquête

Nee Dit recht ligt vast in artikel 155a Gemeentewet.

Onderzoeksmogelijkheden lokale rekenkamers

Nee Dit ligt vast in hoofdstuk XIa Gemeentewet.

Afspraken over evaluatie

Ja In de gemeenschappelijke regeling moet worden aangegeven of er wel of geen evaluatie plaatsvindt en zo ja met welke frequentie die evaluatie uitgevoerd moet worden. Advies: in beginsel eenmaal per raadsperiode (dus iedere vier jaar) een evaluatie naar de werkwijze en de bereikte effecten van een gemeenschappelijke regeling uitvoeren. Indien een meerderheid van de raden van de deelnemende gemeenten geen behoefte heeft aan een evaluatie kan van een evaluatie worden afgezien.

Aanpassing begrotingscyclus

Nee De uiterlijke termijnen liggen vast in de Wgr. Advies: De termijnen niet op te nemen in de gemeenschappelijke regelingen maar te volstaan met de afspraken die in deze nota zijn vastgelegd. In een aantal gevallen (met name bij het aanbieden van de ontwerpbegroting voor een zienswijze en bij het aanbieden van de kaderbrief) is in deze nota de termijn naar 1 februari (voor de kaderbrief) en 1 april (voor de ontwerpbegroting) naar voren gehaald. Omdat het aanpassen van een GR een tijdrovend proces is stellen we voor te volstaan met de termijnen zoals in deze nota vastgelegd.

25

Afspraken over uittreden opnemen in de GR

Nee Deze moeten worden opgenomen in de GR. Advies: leg de bepalingen over uittreding vast op basis van staande jurisprudentie en praktijkervaringen.

26