1a 20150611 GEHEIM Raadsvoorstel gunning en aanwijzing accountant.pdf

RAADSVOORSTEL

Raadsvergadering d.d.

11 juni 2015

Agendanummer:

13

Collegevergadering d.d. 1 juni 2015 Portefeuillehouder:

P.J. Bons

Registratienummer:

Voorstel Gunning en aanwijzing accountant Samenvatting Onlangs hebben vijf gemeenten, de gemeenten Rucphen, Geertruidenberg, Drimmelen, Tholen en Halderberge, de accountantsdiensten gezamenlijk Europees aanbesteed. De aanbesteding is begeleid door de Stichting Inkoopbureau West-Brabant. Drie accountantskantoren hebben een offerte ingediend. De gezamenlijke beoordeling van de drie offertes heeft onlangs plaats gevonden. De raad gunt de opdracht tot het controleren van de jaarstukken voor de jaren 2015 – 2017 met de optie om de opdracht twee keer met een jaar te verlengen aan BDO Audit & Assurance B.V. Inleiding Eind 2014 hebben vijf gemeenten, in samenwerking met de Stichting Inkoopbureau WestBrabant (hierna: inkoopbureau), een gezamenlijke aanbesteding van de accountantsdiensten opgestart. Aan deze gezamenlijke aanbesteding namen aanvankelijk de volgende gemeenten deel: de gemeente Drimmelen, de gemeente Geertruidenberg, de gemeente Rucphen, de gemeente Zundert en de gemeente Tholen De audit commissie bereidt, namens de raad van de gemeente Halderberge (hierna: raad), de aanbesteding van de accountantsdiensten in de gemeente Halderberge voor. Omdat het eenjarige contract met Deloitte op 1 juli 2015 afloopt, staat er op de werkagenda 2015 van de audit commissie een nieuwe aanbesteding van de accountantsdiensten.

In zijn vergadering van 19 januari 2015 heeft de audit commissie besloten om de raad voor te stellen aan te haken bij de (reeds gestarte) gezamenlijke regionale aanbesteding van de accountantsdiensten in plaats van de aanbesteding van de accountantsdiensten zelf ter hand te nemen. De belangrijkste reden voor de audit commissie om aan te haken bij de gezamenlijke aanbesteding was de verwachting dat de opdrachtwaarde van de aanbesteding aanzienlijk hoger zou gaan uitvallen met als (mogelijk) gevolg dat de gemeente Halderberge de accountantsdiensten Europees zou moeten aanbesteden. Deze verwachting was gebaseerd op de berichten, onder meer van de huidige accountant, dat de accountant niet meer mag/kan steunen op het interne beheersingssysteem van de gemeente, tenzij er aan een aantal voorwaarden wordt voldaan die voor onze gemeente vrij ingrijpend zijn. Omdat de gemeente Halderberge nu niet, en naar verwachting ook in de toekomst niet, aan deze voorwaarden kan voldoen, zal de account zelf meer controles moeten gaan uitvoeren, wat gepaard gaat met extra controlekosten. Daarnaast speelde bij deze afweging ook het toegenomen takenpakket van de gemeente, de drie decentralisaties ,

Gunning en aanwijzing accountant

Pagina 1 van 5

een rol en de verwachting dat het in de markt zetten van een groter volume aanbestedingsvoordelen met zich mee brengt. Op regionaal niveau was er al een werkgroep actief die - onder leiding van het inkoopbureau - een programma van eisen had opgesteld voor de Europese aanbesteding van de accountantsdiensten. Op verzoek van de audit commissie heeft de concerncontroller de (belangrijkste) verschillen met het programma van eisen dat bij de vorige (meervoudig onderhandse) aanbesteding gehanteerd is in beeld gebracht. De audit commissie kon zich unaniem vinden in het programma van eisen (in het bijzonder de gunningscriteria) dat de regionale werkgroep had opgesteld. De audit commissie heeft vervolgens - via de burgemeester - de raad voorgesteld aan te haken bij de gezamenlijke aanbesteding van de accountantsdiensten en in te stemmen met het programma van eisen. Uw raad heeft in (het besloten deel van) uw vergadering van 12 februari 2015 het programma van eisen voor de gezamenlijke aanbesteding van de accountantsdiensten vastgesteld. Met uitzondering van de gemeenteraad van Zundert hebben alle andere gemeenteraden van de deelnemende gemeenten ingestemd met het programma van eisen t.b.v. de gezamenlijke aanbesteding van de accountantsdiensten.

De reden waarom de gemeenteraad van Zundert uiteindelijk besloten heeft om niet deel te nemen aan de gezamenlijke aanbesteding van de accountantsdiensten is bij ons niet bekend. Procedure tot aan de beoordeling van de offertes Op 13 maart 2015 is de aankondiging in het publicatieblad van de Europese Gemeenschap gepubliceerd. Naar aanleiding van de publicatie hebben vier ondernemingen het programma van eisen opgevraagd. De vier houders van het programma van eisen hadden tot 30 maart 2015 de gelegenheid om schriftelijke vragen te stellen. Deze vragen zijn door het inkoopbureau en de regionale werkgroep beantwoord. Op 8 april 2015 is de Nota van Inlichtingen verzonden aan alle houders van het programma van eisen. De inschrijving sloot op 28 april 2015 om 11.00 uur. Een drietal ondernemingen hebben offertes ingediend, te weten: 1. Deloitte Accountants B.V 2. BDO Audit & Assurance B.V. 3. Mazars Paardekooper Hoffman Accountants N.V. Beoordelingen offertes Op 11 mei 2015 heeft de audit commissie de drie offertes c.q. inschrijvingen van bovengenoemde accountantskantoren met elkaar vergeleken en beoordeeld op basis van de gunningscriteria, zoals vermeld in het programma van eisen. In het programma van eisen is een weging tussen de gunningscriteria prijs en kwaliteit opgenomen van 40% respectievelijk 60%.

De regionale werkgroep is op 12 mei 2015 bij elkaar geweest om de drie offertes gezamenlijk te beoordelen. Namens de gemeente Halderberge is de voorzitter van de audit commissie hierbij aanwezig geweest. Uit de (gezamenlijke) beoordeling van de offertes is naar voren gekomen dat BDO Audit & Assurance B.V. (hierna: BDO) de beste inschrijving heeft gedaan. Op zowel prijs als kwaliteit had BDO de hoogste beoordeling. Voor een nadere detaillering van de beoordeling verwijs ik u naar de bijgevoegde beoordelingsmatrix, die in verband met concurrentiegevoelige informatie geheim is (in casu op de beoordelingsmatrix is geheimhouding opgelegd). Onder het onderdeel communicatie wordt hierop nader ingegaan. Gezien de uitkomsten van de offertevergelijking is besloten de aanbieding van BDO als economisch meest voordelig aan te duiden en de opdracht voor de accountantscontrole aan BDO te gunnen.

Pagina 2 van 5

Juridisch kader U bent degene die op grond van artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet de accountant aanwijst. Vervolgens dient u het college de opdracht te geven tot uitvoering van het raadsbesluit (op grond van artikel 160 lid 1 onder b van de Gemeentewet). Dit laatste houdt in dat het college de accountant benoemt en besluit tot het aangaan van de overeenkomst met BDO. Effecten Op grond van artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet moet u een accountant aanwijzen die belast is met de controle van de jaarstukken. Voor de werkzaamheden van de jaarrekeningen 2015 (en eventueel volgende jaren) moet u een accountant aanwijzen nu het huidige contract met de huidige accountant op 1 juli 2015 afloopt. Overwegingen Uit de gezamenlijke beoordeling van de drie ingediende offertes is naar voren gekomen dat BDO voor zowel prijs als kwaliteit de beste aanbieding heeft gedaan. De aanbieding van BDO is door de regionale werkgroep aangeduid als de economisch meest voordelige aanbieding. Risico's Zoals bij elke Europese aanbesteding bestaat de mogelijkheid dat een van de andere inschrijvers (of beiden) na de (voorgenomen) gunning bezwaar gaat/gaan maken over de gevolgde procedure en/of uitkomst van de gezamenlijke beoordeling (binnen een termijn van 22 dagen, Alcatel termijn).

Aangezien een van de inschrijvers de huidige accountant van onze gemeente is (en bovendien ook de accountant van een aantal andere deelnemende gemeenten), verliest dit kantoor met de uitkomst van deze gezamenlijke aanbesteding een stuk omzet. Mocht een van de andere inschrijvers dan wel beiden - binnen de termijn van 22 dagen - met succes de uitkomst van de gezamenlijke aanbesteding hebben aangevochten bij de rechter, dan heeft dat tot gevolg dat er geen overeenkomst tot stand is gekomen en zal er een nieuwe (Europese) aanbesteding moeten worden voorbereid. Middelen Financiële middelen De aanbesteding van de accountantsdiensten valt voor de gemeente Halderberge uiteindelijk financieel gezien gunstig uit. De controlekosten voor 2015 en 2016 vallen € 1.000 lager uit dan in de (meerjaren)begroting 2015 – 2018 aan controlekosten is opgenomen. In deze prijs is nog geen rekening gehouden met de in de offerte van BDO genoemde besparingspotentieel van 10% op het jaarlijks tarief. Deze is onder meer te behalen door het opstellen van position papers voor belangrijke jaarrekeningposten. Overige middelen n.v.t. Administratieve druk n.v.t.

Uitvoering / verdere procedure De vervolgprocedure tot ondertekening van de overeenkomsten ziet er als volgt uit;  Na alle raadsbehandelingen, van bij deze aanbesteding betrokken gemeenten, wordt de (voorgenomen) gunning gedaan aan BDO (start 20 dagen ten behoeve van bezwaren)  22 dagen na de voorgenomen gunning vindt de definitieve gunning plaats en volgt de ondertekening van de overeenkomsten. De overeenkomst zal ingaan op deze datum. Overleg gevoerd met Audit commissie d.d. 11 mei 2015 en regionale werkgroep d.d. 12 mei 2015

Pagina 3 van 5

Burgerparticipatie n.v.t. Communicatie Geheimhouding Op de beoordelingsmatrix “aanbesteding Accountantscontrole 2015-2017” is geheimhouding opgelegd in het belang van voorkoming van onevenredige bevoordeling of benadeling van de bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden, conform artikel 10, tweede lid onder g van de WOB. De tabbladen bevatten namelijk de motivatie van de beoordeling van de kwaliteit van de dienstverlening van de inschrijvers. Het bevat de sterke en de zwakke punten van een inschrijver, en als die informatie openbaar wordt kan dit ertoe leiden dat bedrijven daarmee in de toekomst concurrentievoordeel behalen ten koste van andere inschrijvers. Geheimhouding is opgelegd door het college op grond van artikel 55 lid 1 van de Gemeentewet en dient door uw raad te worden bekrachtigd op grond van artikel 25 lid 3 van de Gemeentewet in een eerstvolgende (besloten) vergadering die door meer dan de helft van de zittinghebbende leden is bezocht. Als uw raad de opgelegde geheimhouding niet bekrachtigt, vervalt deze. Het is uw raad, die op grond van artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet, de accountant aanwijst. Vervolgens dient u het college opdracht te geven tot uitvoering van uw raadsbesluit (op grond van artikel 160 lid 1 onder b van de Gemeentewet).

Dit houdt in dat het college de accountant benoemt en besluit tot het aangaan van de overeenkomst met BDO Audit & Assurance B.V. Voorstel  Op grond van artikel 23 leden 3 en 4 van de Gemeentewet te besluiten dat over de gunning en aanwijzing van de accountant met gesloten deuren wordt vergaderd en dat daarvan een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt.  De op de informatie in de beoordelingsmatrix “aanbesteding Accountantscontrole 2015 2017” gevestigde geheimhouding te bekrachtigen op grond van artikel 25 lid 3 van de Gemeentewet juncto artikel 10 lid 2 onder g van de WOB.  Op grond van artikel 23 lid 4 en artikel 25 lid 1 van de Gemeentewet, juncto artikel 10 lid 2 onder b en g van de WOB te besluiten dat geheimhouding tevens wordt opgelegd op het afzonderlijke verslag van de beraadslagingen over de beoordelingsmatrix “aanbesteding Accountantscontrole 2015 - 2017”.  Kennis te nemen van het aanbestedingsresultaat van de Europese Aanbesteding Accountantscontrole 2015 - 2017.  De opdracht voor de accountantscontrole 2015 - 2017 te gunnen aan BDO Audit & Assurance B.V. rekening houdend met opschortende voorwaarde (Alcatel Arrest)  BDO Audit & Assurance B.V. conform artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet aan te wijzen als accountant.

 Het college opdracht te geven tot uitvoering van dit aanwijzingsbesluit door middel van benoeming van de accountant en het besluiten tot het aangaan van de overeenkomst met BDO Audit & Assurance B.V. Burgemeester en wethouders van de gemeente Halderberge. Bijlage: Ter inzage:

Pagina 4 van 5

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Halderberge; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 1 juni 2015; gelet op gelet op artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet en gelet op artikelen 25, 160 en 169 van de Gemeentewet en artikel 10 lid 2 onder g van de Wet openbaarheid van bestuur; overwegende, dat tabblad 2 van de beoordelingsmatrix “aanbesteding Accountantscontrole 2015 - 2017” de motivatie van de beoordeling van de kwaliteit van de dienstverlening van de inschrijvers bevat. Hierin staan de sterke en de zwakke punten van een inschrijver, en als die informatie openbaar is kan dit ertoe leiden dat bedrijven daarmee in de toekomst concurrentievoordeel behalen ten koste van andere inschrijvers. overwegende, dat op grond van deze belangen geheimhouding is opgelegd op de informatie die is opgenomen in tabblad 2 van de beoordelingsmatrix “aanbesteding Accountantscontrole 2015 - 2017” en dat deze geheimhouding bekrachtigd dient te worden door de gemeenteraad op grond van artikel 25 lid 3 van de Gemeentewet; BESLUIT:  Op grond van artikel 23 leden 3 en 4 van de Gemeentewet te besluiten dat over de gunning en aanwijzing van de accountant met gesloten deuren wordt vergaderd en dat daarvan een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt.

 De op de informatie in de beoordelingsmatrix “aanbesteding Accountantscontrole 2015 2017” gevestigde geheimhouding te bekrachtigen op grond van artikel 25 lid 3 van de Gemeentewet juncto artikel 10 lid 2 onder g van de Wet openbaarheid van bestuur (WOB).  Op grond van artikel 23 lid 4 en artikel 25 lid 1 van de Gemeentewet, juncto artikel 10 lid 2 onder b en g van de WOB te besluiten dat geheimhouding tevens wordt opgelegd op het afzonderlijke verslag van de beraadslagingen over de beoordelingsmatrix “aanbesteding Accountantscontrole 2015 - 2017”.  Kennis te nemen van het aanbestedingsresultaat van de Europese Aanbesteding Accountantscontrole 2015 - 2017.  De opdracht voor de accountantscontrole 2015 - 2017 te gunnen aan BDO Audit & Assurance B.V. rekening houdend met opschortende voorwaarde (Alcatel Arrest).  BDO Audit & Assurance B.V. conform artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet aan te wijzen als accountant.  Het college opdracht te geven tot uitvoering van dit aanwijzingsbesluit door middel van benoeming van de accountant en het besluiten tot het aangaan van de overeenkomst met BDO Audit & Assurance B.V. Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Halderberge d.d. 11 juni 2015, de griffier,

de voorzitter,

A. Koenen

G.A.A.J. Janssen

Gunning en aanwijzing accountant

Pagina 5 van 5