14 Raadsvoorstel -besluit GR WBA - 1e begrotingswijziging 2023 en begroting 2024 (getekend raad 22-06-2023).pdf

RAADSVOORSTEL

Zaaknummer

553575

Behandeld door

Hans Böhm

Raadsvergadering d.d. 22-06-2023

Commissie

SM&V B&O 07-06-2023

Portefeuillehouder

Telefoonnummer

14 0165

Sharona Malfait, wethouder, wethouder

Onderwerp Gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief: 1e begrotingswijziging 2023, ontwerpbegroting 2024 en jaarrekening 2022. Samenvatting De gemeente Halderberge neemt deel aan diverse gemeenschappelijke regelingen, waaronder het West-Brabants Archief. Het dagelijks bestuur van deze gemeenschappelijke regeling heeft de ontwerpbegroting voor 2024 vastgesteld en stelt een wijziging van de begroting 2023 voor. Voordat het dagelijks bestuur de ontwerpbegroting en begrotingswijziging aanbiedt aan het algemeen bestuur stelt het de raad in de gelegenheid zijn zienswijze naar voren te brengen. Ook stelt het dagelijks bestuur de raad in kennis van de jaarrekening 2022. Het college stelt de raad voor: 1. een zienswijze op de ontwerpbegroting 2024 naar voren te brengen; 2. geen zienswijze in te dienen op de le begrotingswijziging 2023 van het WBA; 3. kennis te nemen van de jaarrekening 2022/jaarstukken; Inleiding & beeldvorming De gemeente Halderberge neemt deel aan de gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief (WBA). Het dagelijks bestuur van deze gemeenschappelijke regeling heeft de ontwerpbegroting voor 2024 vastgesteld en stelt een wijziging van de begroting 2023 voor. Voordat het dagelijks bestuur de ontwerpbegroting en de begrotingswijziging ter vaststelling aanbiedt aan het algemeen bestuur stelt het uw raad in de gelegenheid zijn zienswijze naar voren te brengen.

Daarnaast stelt het dagelijks bestuur uw raad voor kennis te nemen van de jaarrekening 2022.

Doelstelling De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) is per 1 juli 2022 gewijzigd. Volgens het gewijzigde artikel 35 Wgr stuurt het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling de ontwerpbegroting twaalf weken voordat deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden, naar de raden van de deelnemende gemeenten. Dat was acht weken. De gemeenteraden kunnen hun zienswijzen over de ontwerpbegroting naar voren brengen bij het dagelijks bestuur. Hetzelfde geldt voor begrotingswijzigingen. Nieuw is dat het dagelijks bestuur de raden schriftelijk en gemotiveerd in kennis stelt van zijn oordeel over de ingediende zienswijzen en van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt. Het dagelijks bestuur voegt de zienswijzen bij de ontwerpbegroting, zoals die aan het algemeen bestuur ter vaststelling wordt aangeboden.

1 van 5

Op 2 juli 2015 heeft uw raad de Nota verbonden partijen vastgesteld. In deze nota staan kaderstellende spelregels voor de omgang tussen verbonden partijen en de deelnemende gemeenten. Een gemeenschappelijke regeling is een verbonden partij. De spelregels bepalen dat de verbonden partij de ontwerpbegroting en de jaarrekening uiterlijk voor 15 april naar de deelnemende gemeente stuurt. Behandeling in de raad vindt uiterlijk plaats in de vergadering van juni. Financieel beleidsmatige panels, bestaande uit betrokken vakambtenaren en financieel adviseurs, stellen op basis van een vast format voor elke gemeenschappelijke regeling een advies op. Als zij een zienswijze wenselijk achten wordt die opgenomen in het format. Zo nodig kan het college de ontwerp-zienswijze aanpassen aan de lokale omstandigheden. Daarna biedt het college het format met een voorstel aan voor behandeling in de raad. Het voorstel kan luiden: geen zienswijze naar voren brengen, de regionale zienswijze overnemen of een aangepaste zienswijze naar voren brengen. De Nota verbonden partijen is in 2022 geëvalueerd. Deze wordt in de loop van 2023 in regionaal verband en in samenwerking met de regio Midden-Brabant geactualiseerd. Voor de ontwerpbegroting van de gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief hebben wij een zienswijze opgesteld.

Wij adviseren uw raad te besluiten de zienswijze naar voren te brengen bij het dagelijks bestuur. Overwegingen Toelichting op de zienswijze m.b.t. de verdeelsleutel: Punt van kritiek is met name dat verdeelsleutel nu alleen is gebaseerd op de parameters die verband houden met één van de kerntaken van het WBA, en niet op de parameters van de andere twee kerntaken, terwijl wij ervan uitgaan dat het WBA aan de uitvoering van alle drie kerntaken kosten en tijd besteed in een bepaalde verhouding. Voor alle duidelijkheid zijn hieronder de drie kerntaken opgenomen, zoals die zijn beschreven in artikel 4 van de gemeenschappelijke regeling: 1. Het West-Brabants Archief vervult ten behoeve van de in artikel 3 genoemde doelstellingen voor de deelnemers alle taken inzake de: a. De zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers (artikel 30 Archiefwet 1995); b. Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht (artikel 32 Archiefwet 1995); c. Het stimuleren van de lokale en de regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie relevant bronnenmateriaal op het gebied van de lokale- en regionale geschiedenis.

Financiële gevolgen Jaarrekening 2022 De jaarrekening 2022 sluit met een negatief resultaat van € 2.978 Dit saldo is vooral veroorzaakt door de hogere energiekosten. In de bestuursrapportage van juli 2022 werd er al een nadelig saldo voorzien. Voor een uitgebreide toelichting op verschillen, verwijzen wij u naar de jaarrekening 2022. Voorstel tot Resultaatbestemming In de begrotingswijziging van juli 2022 besloot het bestuur om een voorzien tekort te dekken door opname van een bedrag uit de algemene reserve. Bij het besluit tot vaststelling van de jaarrekening zal dit worden geëffectueerd. le Begrotingswiiziging 2023 Voor 2023 is door het WBA middels de bestuursrapportage een ie begrotingswijziging voor 2023 2 van 5

opgesteld. De loonkosten stijgen enerzijds door de nieuwe CAO en anderzijds door de formatie uitbreiding. Leveranciers met wie verplichtingen zijn aangegaan, berekenen de effecten van de inflatie van 2022 door en daardoor zijn vrijwel alle structurele kosten voor 2023 hoger dan oorspronkelijk begroot. Deze structurele kostenstijging wordt voor een klein deel gecompenseerd door hogere baten. De incidentele kostenstijging betreft de lasten voor projecten ter uitwerking van de in 2022 vastgestelde Beleidsvisie van € 160.000. De kosten van het grootste project, een nieuwe website, zijn gedekt door een bestemmingsreserve. De kosten voor de twee andere projecten krijgen dekking uit een verhoging van de deelnemersbijdrage. De totale begrotingswijziging bedraagt € 437.831. Hiervoor is een begrotingswijziging opgesteld. Dit betekent voor onze gemeente een extra bijdrage voor 2023 van € 43.231 (€ 43.688 inclusief kostenverhogende BTW) Aangezien een aantal kostenstijgingen buiten de invloedsfeer van het WBA liggen, een gevolg zijn van de uitvoering van genomen besluiten en een aantal incidentele kosten gedekt worden door een onttrekken aan de reserves, stellen wij voor om geen zienswijze op de voorliggende begrotingswijziging 2023 in te dienen. De financiële gevolgen van deze begrotingswijziging worden meegenomen bij de zomernota 2023.

Begroting 2024 en gemeentelijke bijdrage Conform de financiële richtlijnen 2024 heeft het WBA de begroting 2024 en meerjarenbegroting opgesteld. Naast de gevolgen van de nieuwe CAO en de gevolgen van inflatie is een belangrijke wijziging in de begroting 2024 is de kostenverdeelsleutel. Er is vanuit de deelnemers aan het WBA gevraagd om een voorstel te doen voor een nieuwe kostenverdeling. Dit project is in 2022 uitgevoerd door een commissie van 10 personen uit diverse gemeenten. Op 7 december 2022 is door het algemeen bestuur het besluit genomen om de kosten te verdelen op de meters overgebrachte overheidsarchieven met een jaarlijkse vaststelling ervan. De verdeelsleutel zal over vijf jaar wederom geëvalueerd worden. Op basis van de verdeelsleutel voor 2024 is het percentage voor de gemeente Halderberge berekend op 9,4226% Gemeentelijke bijdrage De totale deelnemersbijdrage 2024 aan het WBA bedraagt € 3.338.770. Voor 2024 bedraagt de deelnemersbijdrage aan het WBA voor Halderberge € 291.306. Sinds 2020 is de BTW op archiefdiensten kostenverhogend. Dit betekent dat de werkelijke deelnemersbijdrage 2024 hoger uitvalt dan in de begroting van het WBA vermeld en uitkomt op € 294.365. In de meerjarenbegroting is voor het WBA voor 2024 een bedrag van € 251.985 geraamd. Dit betekent voor 2024 een nadeel van € 42.380.

In de onderstaande tabel is de meerjarige ontwikkeling van de deelnemersbijdrage afgezet tegen de huidige meerjarenbegroting. 2024

2025

2026

Begroting Halderberge

251.985

251.985

251.985

Deelnemersbijdrage WBA*

294.365

303.305

316.723

Verschil (nadeel)

-42.380

-51.320

-64.738

Meerjarenoverzicht

De structurele bijstelling zal worden meegenomen in de reguliere P&C cyclus. Communicatie Wij informeren het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling over uw besluit. Vervolg Het dagelijks bestuur stuurt de vastgestelde begroting uiterlijk voor 15 september naar de provincie. 3 vare 5

Voorstel Ons college adviseert uw raad: 1 kennis te nemen van de jaarrekening 2022/jaarstukken; 2 geen zienswijze in te dienen op de le begrotingswijziging 2023 van het WBA; 3 de volgende zienswijze op de ontwerpbegroting 2024 bij het bestuur van het WBA in te dienen: a. de aangepaste verdeelsleutel nog niet toe te passen in de begroting 2024-2027, omdat deze onzes inziens onvoldoende aansluit op alle drie de kerntaken die het WBA voor de deelnemers uitvoert en daarmee de gewenste evenwichtigheid niet volledig behaalt; b. het voorstel voor de verdeelsleutel aan te passen op aansluiting op alle drie de genoemde kerntaken; c. voor de invoering van de nieuwe verdeelsleutel een overgangsregeling te hanteren van minimaal 3 jaar; Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Halderberge. Bijlagen: 1 aanbiedingsbrief 2 ontwerpbegroting 3 jaarrekening 4 bestuursrapportage 5 regionaal format met zienswijze

4 van 5

rif

p

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Halderberge ;

Gemeente Halderberge

gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 16 mei 2023; gelet op artikel 35 van de Wet gemeenschappelijke regelingen; BESLUIT: 1. kennis te nemen van de jaarrekening 2022/jaarstukken; 2. geen zienswijze in te dienen op de le begrotingswijziging 2023 van het WBA; 3. de volgende zienswijze op de ontwerpbegroting 2024 bij het bestuur van het WBA in te dienen: a. de aangepaste verdeelsleutel nog niet toe te passen in de begroting 2024-2027, omdat deze onzes inziens onvoldoende aansluit op alle drie de kerntaken die het WBA voor de deelnemers uitvoert en daarmee de gewenste evenwichtigheid niet volledig behaalt; b. het voorstel voor de verdeelsleutel aan te passen op aansluiting op alle drie de genoemde kerntaken; c. voor de invoering van de nieuwe verdeelsleutel een overgangsregeling te hanteren van minimaal 3 jaar; Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Halderberge op 22 juni 2023,

5 van 5