08 Raadsvoorstel -besluit formatie Griffie - raadsadviseur (plaatsvervangend griffier) (getekend raad 25-09-2025).pdf

RAADSVOORSTEL Gemeente

Halderberge

Zaaknummer

1305199

Contactpersoon

Raadsvergadering d.d. 25 september 2025

Commissie

Portefeuillehouder

Telefoonnummer

Ari Koenen

140165

Onderwerp Formatie griffie — raadsadviseur (plaatsvervangend griffier) Samenvatting Op grond van artikel 107e lid 1 van de Gemeentewet is de raad bevoegd tot de vaststelling en wijziging van de organisatie van de griffie. Voorgesteld wordt de formatie van de griffie per 1 januari 2026 gewijzigd vast te stellen door uitbreiding van de uren van de plaatsvervangend griffier (raadsadviseur) van 2 naar 36 uur per week. Inleiding & beeldvorming De huidige plaatsvervangend griffier zal in 2026 zijn taak binnen de griffie neerleggen. De plaatsvervangend griffier combineert zijn taken met andere werkzaamheden binnen de organisatie en is voor gemiddeld twee uur in de week gedetacheerd op de griffie. Zijn terugtreden is een natuurlijk moment om te onderzoeken hoe de invulling van de functie van plaatsvervangend griffier (raadsadviseur) en de formatie van de griffie het best vormgegeven kan worden. De druk op de griffie en de kwetsbaarheid van de griffie neemt steeds meer toe. Het aantal raadsleden is toegenomen en er zijn burgercommissieleden aangesteld. Het werk van de raads- en burgercommissieleden is de afgelopen jaren verzwaard en complexer geworden bijvoorbeeld vanwege de decentralisatie van taken en maatschappelijke (regionale) ontwikkelingen. De (extra) ondersteuning die daardoor nodig is, is achtergebleven blijkt uit een presentatie van Petra Paulides (18 september 2023).

Uit diezelfde presentatie wordt ook duidelijk ook dat de benodigde formatie van een griffie met een vergelijkbare raadsomvang groter is dan dat nu het geval is. Dit blijkt ook uit het aantal taken dat nu binnen de griffie (lang) blijft liggen of niet kan worden opgepakt. Zonder extra capaciteit kan niet adequaat op vragen vanuit de gemeenteraad en nieuwe ontwikkelingen worden ingespeeld en blijft een verdere professionalisering uit. Adequate ondersteuning van raads- en burgercommissieleden is geen luxe of bijzaak. Het is een essentiële voorwaarde voor het goed functioneren van de raad. Een raadsadviseur (plaatsvervangend griffier) in de huidige constructie kan niet meer doen dan één commissie adviseren en ondersteunen en de griffier vervangen bij diens afwezigheid. Er is geen ruimte voor advisering van de gemeenteraad in brede zin en het oppakken extra taken vanwege interne (herinrichting raadzaal, besluitvorming rond het Periklesrapport) en externe (invoering omgevingswet, inwonersparticipatie) ontwikkelingen.

1 van 3

Doelstelling Bij uitbreiding van de griffie met een fulltime raadsadviseur (plaatsvervangend griffier) kunnen meer taken worden opgepakt en komt er minder druk op de griffie te liggen. De kwetsbaarheid neemt daardoor af en de gemeenteraad kan een professionaliseringsslag maken. Overwegingen Om de gewenste taakuitbreiding te kunnen vormgeven is het van belang dat er een uitbreiding komt op strategisch niveau in de vorm van een raadsadviseur (plaatsvervangend griffier) die ook in staat is om de griffier volledig te vervangen. Een uitbreiding van de griffie met een fulltime raadsadviseur (plaatsvervangend griffier) is een logische stap in de verdere professionalisering van de gemeenteraad. Wat er kan er allemaal bijvoorbeeld (extra) worden opgepakt: • Betere en structurele (strategische) advisering en coaching van raads- en burgercommissieleden. • De regie op de interne raadswerkgroepen en kunnen door de griffie worden opgepakt in plaats van door de ambtelijke organisatie. Dat geeft ook minder druk op de ambtelijke organisatie. • Uitwerken van de aanbevelingen over de vergaderwijze van de gemeenteraad uit de rapportage "Voorspelbaar, vriendelijk en vroeg klaar" van het Periklesinstituut. • Meer inzet op de bekendheid van de gemeenteraad naar inwoners toe. Denk dan bijvoorbeeld aan het organiseren van werkbezoeken en/of het vergaderen op locatie.

• Meer tijd en ruimte voor het inregelen van beeldvorming op allerlei onderwerpen. • Meer tijd en ruimte om de raad ook inhoudelijk meer te ondersteunen doordat meer verdieping in de onderwerpen die spelen mogelijk is. Ook de raadsvoorstellen kunnen meer inhoudelijk worden getoetst als daar behoefte aan is. Vanuit de griffie zal meer inzicht in en grip zijn op grote, complexe, dossiers. • De link naar en met de ambtelijke organisatie kan worden verbeterd als er meer capaciteit beschikbaar is. • Er kan een grotere rol bij de griffie komen te liggen rondom de grip op verbonden partijen. Denk daarbij onder andere aan (hulp bij) het uitbreiden en ondersteunen van raadsrapporteurs en profilering binnen de regio. • Met meer capaciteit zal de griffie ook in staat zijn om kennis te delen. Een cursus zoals Politiek Actief zal in de toekomst dan wellicht ook door de griffie zelf kunnen worden gegeven. • Betere ondersteuning bij het duurzaam inregelen van het nieuwe raadsinformatiesysteem en de bediening van de audiovisuele installatie in de raadzaal. Landelijk en regionaal is in vergelijkbare gemeenten nagenoeg overal een fulltime raadsadviseur (plaatsvervangend griffier) naast de griffier benoemd. Concrete invulling van de extra formatie vindt plaats na een behoeftepeiling bij de gemeenteraad. Voor een voorbeeld van een functieprofiel verwijs ik u naar de bijlage.

Financiële gevolgen Een raadsadviseur (plaatsvervangend griffier) dient de griffier te kunnen vervangen. Gebruikelijk is om daarvoor een beloning in te stellen die twee schalen onder de griffier zit. Dat betekent voor deze functie een salaris in schaal 12. De kosten zullen bij de gewenste invulling bij een 36 urige werkweek op termijn maximaal ca. € 130.000,-- (inclusief werkgeverslasten) gaan bedragen. Aanstellen van een nieuwe medewerker in een aanloopschaal (11A) ligt voor de hand. Dit wordt meegenomen in de raming van de salarislasten voor de begroting 2026. Voorstel Wij stellen u voor: 1. De formatie van de griffie per 1 januari 2026 uit te breiden met een full-time raadsadviseur (plaatsvervangend griffier). 2. De funcie van raadsadviseur (plaatsvervangend griffier) te waarderen in schaal 12 (aanloopschaal 11A) 3. De financiele gevolgen mee te nemen in de raming van de salarislasten voor de de begroting 2026. Namens de werkgeverscommissie van de griffie, Mevrouw G.C.M. van Beek- van Oosterhout voorzitter Bijlage: Concept functieprofiel raadsadviseur (plaatsvervangend griffier) vin 3

RAADSBESLUIT Gemeente

Halderberge

De raad van de gemeente Halderberge; gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie van de griffie, gelet op artikel 107e van de Gemeentewet,

BESLUIT:

1. 2. 3.

De formatie van de griffie per 1 januari 2026 uit te breiden met een full-time raadsadviseur (plaatsvervangend griffier). De funcie van raadsadviseur (plaatsvervangend griffier) te waarderen in schaal 12 (aanloopschaal 11A). De financiele gevolgen mee te nemen in de raming van de salarislasten voor de de begroting 2026.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Halderberge op 25 september 2025,

de voorzitter,

3 van 3